SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS EN LA EMPRESA Introducción. Información, Sistemas, Procedimientos Personal de Desarrollo v/s Personal de Procedimientos Enfoque de Sistemas para O y M Situación Actual. Modelo Organizacional Estructura Individuo. Comportamiento Organizacional Por qué O y M? Sistematización Elementos de la Sistematización Hernán Rodrigo Alvarado 2
Introducción. Información, Sistemas, Procedimientos Hernán Rodrigo Alvarado 3
Hernán Rodrigo Alvarado 4
UNIDAD DE DESARROLLO UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS (O y M) Hernán Rodrigo Alvarado 5
Personal de Desarrollo v/s Personal de Procedimientos Hernán Rodrigo Alvarado 6
SISTEMAS / O Y M SISTEMAS O Y M Hernán Rodrigo Alvarado 7
SISTEMAS / O Y M AL IMPLANTARSE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN EN UNA EMPRESA, SE PRODUCEN CAMBIOS QUE AFECTAN LAS OPERACIONES DE LAS UNIDADES, POR LO TANTO DEBEN REVISARSE LOS PROCEDIMIENTOS PARA ADAPTARLOS AL NUEVO SISTEMA. Hernán Rodrigo Alvarado 8
Enfoque de Sistemas para O y M Hernán Rodrigo Alvarado 9
ENFOQUE DE SISTEMAS EN O Y M LA EMPRESA ESTÁ CONFORMADA POR SISTEMAS. LOS SISTEMAS MANUALES Y AUTOMATIZADOS, INTERACTÚAN. CUANDO UNO SE ALTERA, EL OTRO TAMBIEN ES AFECTADO. SE DEBE ESTUDIAR EL CONJUNTO COMO UN SOLO SISTEMA. Hernán Rodrigo Alvarado 10
Situación Actual. Modelo Organizacional Hernán Rodrigo Alvarado 11
SITUACIÓN ACTUAL EN LA FORMACIÓN DEL PROFESIONAL DE INFORMÁTICA, NO SE HACE ÉNFASIS EN LA PARTE MANUAL DE LOS SISTEMAS. LAS FUNCIONES DE OYM, LAS DESARROLLAN PROFESIONALES DE ÁREAS DIFERENTES DE INFORMÁTICA. CONFUSIÓN GENERALIZADA DEL ALCANCE DE OYM. Hernán Rodrigo Alvarado 12
JERARQUÍA GERENCIAL estratégico táctico -Planifica -Control de Objetivos -Inspecciona Inversión -Control Gerencial -No opera el sistema técnico -Operar el sistema -Sistema rutinario -Control Operacional Hernán Rodrigo Alvarado 13
JERARQUÍA GERENCIAL DE ACUERDO AL TIPO DE OPERACIÓN Y DECISIÓN estratégico administración conocimiento operativo Director o administradores de nivel superior Gerentes o administradores medios Trabajadores del conocimiento y la información Gerentes operativos Hernán Rodrigo Alvarado 14
SILOS FUNCIONALES R.R.H.H. VENTAS PRODUCCIÓN ADMINISTRACIÓN procesos Hernán Rodrigo Alvarado 15
MODELOS DE ORGANIZACIONES tradicional (Alfons Cornella, 1999) informacional ordenes planificación control datos dirección operaciones información operaciones se comparte información Orientación por áreas funcionales Orientación por procesos Hernán Rodrigo Alvarado 16
MODELOS DE ORGANIZACIONES SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS informacional dirección operaciones información se comparte información Orientación por procesos Hernán Rodrigo Alvarado 17
Estructura Individuo. Comportamiento Organizacional Hernán Rodrigo Alvarado 18
ESTRUCTURA CARGOS AREAS FUNCIONALES ESTRUCTURA NIVELES JERARQUICOS FUNCIONES RELACIONES UNIDADES ADMINISTRATIVAS Hernán Rodrigo Alvarado 19
COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL DISCIPLINA QUE INVESTIGA EL INFLUJO QUE LOS INDIVIDUOS, GRUPOS Y ESTRUCTURAS EJERCEN SOBRE LA CONDUCTA DENTRO DE LAS ORGANIZACIONES, A FIN DE APLICAR ESOS CONOCIMIENTOS Y MEJORAR LA EFICIENCIA DE ELLAS. Stephen Robbins Hernán Rodrigo Alvarado 20
COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL NATURALEZA DE LAS PERSONAS Diferencias individuales Totalidad de la persona Conducta motivada Valor de la persona NATURALEZA DE LAS ORGANIZACIONES Sistemas sociales Interés mutuo Hernán Rodrigo Alvarado 21
Satisfacción con el puesto valores creencias COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL INDIVIDUO Identificación con el puesto Compromiso Organizacional actitudes Hernán Rodrigo Alvarado 22
Por qué O y M? Hernán Rodrigo Alvarado 23
JUSTIFICACIÓN DE O Y M EXCESIVA TRAMITACIÓN ROLES NO DEFINIDOS INSUFICIENTE DELEGACIÓN DE FUNCIONES DEFICIENCIAS ESTRUCTURALES CARGAS DESIGUALMENTE DISTRIBUÍDAS MUCHAS UNIDADES HACIENDO LO MISMO Hernán Rodrigo Alvarado 24
INDICADORES PÉRDIDA DE MATERIAL, TIEMPO, ENERGÍA DAÑO FRECUENTE DE LA MAQUINARIA OPERACIONES CUELLO DE BOTELLA TRANSPORTES LARGOS Y RIESGOSOS CONDICIONES DE TRABAJO PELIGROSAS ALTOS COSTOS DE OPERACIÓN EXCESO DE HORAS EXTRAS Hernán Rodrigo Alvarado 25
LA UNIDAD DE O y M ES LA ENCARGADA DE CONOCER LOS PROBLEMAS ORGANIZATIVOS, ESTRUCTURALES O DE PROCEDIMIENTOS, QUE SE GENERAN POR CAMBIOS O ADECUACIÓN DE SISTEMAS FORMALES, PROPONIENDO SOLUCIONES PARA MEJORAR LA EFICIENCIA DE LA ORGANIZACIÓN. Hernán Rodrigo Alvarado 26
FUNCIONES ESTUDIO DE LA ESTRUCTURA ANÁLISIS DE FUNCIONES ESTUDIO DE LOS PROCEDIMIENTOS DISEÑO DE FORMULARIOS REDACCIÓN DE MANUALES ORDENAMIENTO DE OFICINAS Hernán Rodrigo Alvarado 27
Sistematización Hernán Rodrigo Alvarado 28
SISTEMATIZACIÓN APLICACIÓN DE DIFERENTES TÉCNICAS QUE PERMITAN UNA MEJOR DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO, ESTABLECIMIENTO DE RESPONSABILIDADES Y DEFINICIÓN DE LA PARTICIPACIÓN DE LOS DIFERENTES ENTES ADMINISTRATIVOS DE LA ORGANIZACIÓN. Hernán Rodrigo Alvarado 29
TÉRMINOS ASOCIADOS NORMAS: Reglas que definen el funcionamiento de la organización. POLÍTICAS: Patrones de conducta que persiguen los diferentes objetivos de una organización. FUNCIONES: Principales actividades de una organización. (Ventas, Inventario, etc.) PROCESOS: Principales actividades por área. Hernán Rodrigo Alvarado 30
TÉRMINOS ASOCIADOS ACTIVIDADES: Acciones que se realizan en cada proceso (sub-procesos). TAREAS: Acciones físicas y mentales que se ejecutan para desarrollar una actividad. Es la mínima división en el trabajo administrativo. PROCEDIMIENTOS: Conjunto de normas aplicadas y método utilizado para llevar a cabo una actividad. Hernán Rodrigo Alvarado 31
Elementos de la Sistematización Hernán Rodrigo Alvarado 32
SISTEMATIZACIÓN MANUALES POLITICAS FUNCIONES NORMAS SISTEMATIZACIÓN PROCEDIMIENTOS PROCESO ACTIVIDAD TAREA FLUJOGRAMAS FORMULARIOS Hernán Rodrigo Alvarado 33
HACER LAS COSAS CORRECTAMENTE CON EL MÍNIMO ESFUERZO Hernán Rodrigo Alvarado 34
SERÁ TAMBIÉN LA ESENCIA DEL DESARROLLO DE SISTEMAS? EN LA PRÁCTICA, SE CUMPLE? Hernán Rodrigo Alvarado 35