2009 MANUAL DE USUARIO FOXCON CONTABILIDAD VERSION 2.0 1
INDICE 1. INTRODUCCION 2. QUE ES FOXCON CONTABILIDAD 3. INICIANDO FOXCON 3.1. Ingreso al Programa 3.2. Creación de la empresa 3.3. Selección al Modulo Contabilidad 4. PARAMETRIZAR CONTABILIDAD 4.1. Documentos 4.2. Plan Único de Cuentas 4.3. Terceros 4.4. Centros de Costos 4.5. Formas de Pago 4.6. Plantillas 4.7. Configurar Cierre 5. GRABACION 5.1. Grabación Documento 5.2. Modificar Documento 5.3. Grabación Rápida 5.4. Imprimir Documento 6. CONSULTAS 6.1. Documentos del Año 6.2. Consultas X Cuentas 6.3. Consultas X Terceros 6.4. Cuentas por Pagar 6.5. Cuentas por Cobrar 7. INFORMES 7.1. Auxiliares 7.2. Balance de Prueba 7.3. Balance Detallado 7.4. Balance General 7.5. P y G 7.6. Mayor Analítico 7.7. Mayor y Balance 7.8. Caja Diario 7.9. Certificados 2
7.10. Cuentas por Pagar 7.11. Cuentas por Cobrar 8. ESPECIALES 8.1. Periodo Contable 8.2. Actualizar Saldos 8.3. Optimizar Datos 8.4. Reparar Tablas 8.5. Cambiar NIT O CC 8.6. Numero Libro Fiscal 8.7. Copia de Seguridad 8.8. Restaurar Copia 9. SALIR DEL PROGRAMA 3
GUIA PARA LA IMPLANTACION DE FOXCON MODULO CONTABILIDAD 1. INTRODUCCION Este documento tiene como fin, proporcionarle las indicaciones necesarias que le permitirán implantar y manipular eficazmente el software. Para el buen funcionamiento del software es necesario seguir los pasos indicados en este manual para garantizar el buen funcionamiento de la herramienta y evitar posibles errores en su manejo. 2. QUE ES FOXCON - MODULO CONTABILIDAD? FOXCON es una herramienta integral que facilita la administración y el mantenimiento de los procesos contemplados para el área de contabilidad. Está diseñado en la herramienta de desarrollo Microsoft Visual Foxpro 9.0, orientado al manejo de la información contable, tributaria, financiera y administrativa que le permitirá hacer una eficiente distribución de la información, los recursos y las actividades del sistema contable y apoyará así su operación y funcionamiento, reduciendo costos y aumentando el impacto de productividad sobre la organización. 3. INICIANDO FOXCON 3.1 Ingreso al Programa Para el ingreso al software se debe digitar un Usuario y una Contraseña; la clave por defecto del programa son ADMIN para usuario y ADMIN para contraseña; que luego el administrador podrá cambiar a su disposición. 4
3.2 Creación de la Empresa Este menú identificará con Icono y descripción el proceso que se desea llevar a cabo en la ventana en la que se encuentre ubicado, en este caso ARCHIVO DE EMPRESAS Salir de la Ventana Actual Nuevo Registro Modificar Registro Actual Eliminar Registro Actual Imprimir Archivo Actual Este paso nos permite personalizar el software creando la EMPRESA e ingresando la información general de la misma. Para esto, ingresamos en la opción NUEVO (F3) y luego de introducir los datos presionamos GRABAR (F2). TIPS: FOXCON nos permite crear hasta 999 Empresas, que se pueden trabajar simultáneamente en ventanas independientes. 5
Nombre : Nombre o Razón Social de la Empresa Nit: Identificación de la Empresa (Nit o Cédula) Dirección: Dirección del establecimiento Teléfono: Teléfono del establecimiento Base de Datos : Nombre Máximo de 10 Caracteres con el cual el sistema identificará la Base de Datos de la Empresa Ejemplo: DATOS, DATOS2, BD_DELGADO. Año de Inicio: Debe indicar el año en que empezará a grabar información de la empresa, si desea empezar a grabar información desde el año 2007, entonces debe indicar este valor, de lo contrario indique año actual. Mes de Inicio: Debe indicar mes de inicio del año indicado en el campo anterior, de lo contrario indique 01 La información solicitada sobre el Representante Legal, Revisor y Contador es informativa, no obligatoria. 6
Si deseamos modificar alguna información seleccionamos la empresa y Clic en Modificar ó presionamos (F4), Después de creada la empresa no será posible modificar Base de Datos, Año de Inicio y Mes de Inicio. 3.3 Selección al Modulo de Contabilidad TIPS: Para visualizar los módulos se debe dar doble clic o Enter sobre el NOMBRE DE LA EMPRESA y este desplegara una pantalla con las opciones de trabajo. 7
4. PARAMETRIZACION MODULO CONTABLE Ruta : Modulo CONTABILIDAD opción PARAMETROS Las Tablas Básicas, son aquellos datos elementales que requiere el sistema para su operación y que serán utilizados cuando se empiece a alimentar la información de la Contabilidad FOXCON. Por este motivo, es importante que se definan desde el inicio para evitar los retrocesos. TIPS: Para la inclusión de información a lo largo de toda la herramienta, es importante que defina un estándar de textos, es decir, usted deberá tomar una decisión sobre la forma como va a ingresar los datos. Por ejemplo, si va a ser todo con letra mayúscula o si por el contrario va a ser solo identificando la mayúscula en las iniciales de cada palabra. 4.1 Documentos Los documentos contables pueden ser creados o modificados desde la opción CONTABILIDAD PARAMETROS DOCUMENTOS Los documentos se deben clasificar en una de estas opciones: Nota Contable Egreso Ingreso Cierre Anual Factura de Venta Devolución en Venta Factura de Compra Devolución en Compra Cotización Ajuste de entrada Ajuste de Salida Traslado 8
4.2 Plan Único de Cuentas Ruta : CONTABILIDAD PARAMETROS PLAN UNICO DE CUENTAS Por medio de esta opción, el usuario puede crear, editar y definir los parámetros para las cuentas contables que manejará en la contabilización de los documentos de la empresa. Cuando se crea la base de datos el software le sugiere un PUC que se cargara automáticamente, para esto escogemos la opción SI como se ve a continuación, de lo contrario NO para Empezar a crearlo desde cero (0). 9
Sin embargo el usuario es el encargado de realizar la depuración, crear los auxiliares de cuenta que requiera o eliminar las cuentas que no utilizará, además de indicar si desea manejar la cuenta por Terceros. Para crear cuentas generales, solo es necesario definir Naturaleza e indicar General en Tipo de Cuenta. En el momento de crear la cuenta Auxiliar, el sistema despliega unas características a mano derecha según el requerimiento de la cuenta: Centros de costo, si desea que la cuenta discrimine centro de costo. Terceros, si desea discriminar la cuenta por terceros. Retención en la fuente, solo para cuentas de Rete-Fuente (2365) Rete-IVA, solo para cuentas de Rete-Iva (2367) Retención de ICA, solo para cuentas de Rete-Ica Cuenta por pagar, si la cuenta es una cuenta por Pagar Cuenta por Cobrar, si la cuenta es una Cuenta por Cobrar 10
4.3 Terceros Esta opción le permite al usuario crear una base de datos de todos los terceros : proveedores, clientes, bancos, empleados y demás entidades o personas con las que tenga relación de cualquier tipo. Ruta : CONTABILIDAD PARAMETROS TERCEROS 11
TIPS Para localizar el departamento o el municipio; ubicarse en el recuadro dar ENTER; automáticamente mostrara los códigos y el nombre seleccionado. 4.4 Centros de Costos Es un acumulador que agrupa de manera homogénea valores registrados en cuentas que pertenecen a una misma función del Estado de Resultado con el objeto de unificar la forma como operan sus ingresos y gastos. 4.5 Formas de Pago En esta opción se parametriza las formas de pago que utilizara la empresa de acuerdo a la política crediticia. A continuación se visualizan las siguientes opciones Contado Cheque Consignación Tarjeta Debito-Crédito Ejemplo 1: 12
Ejemplo 2: 4.6 Plantillas Ruta: CONTABILIDAD PARAMETROS PLANTILLAS Esta opción de FOXCON es de gran ayuda, pues nos permite diseñar modelos de documentos utilizados con frecuencia para optimizar tiempo, además de permitir grabar información sin conocimiento contable. 13
4.7 Configurar cierre El comprobante de cierre de fin de año contempla un proceso mediante el cual las cuentas de ingreso, costos y gastos quedan en cero, es decir cierra las cuentas de P y G contra la cuenta de ganancias y pérdidas. El proceso de realizar el comprobante de cierre es automático y se debe tener en cuenta haber revisado toda la información del balance, P Y G y demás que se requiera antes de generar el comprobante. El objetivo es dejar canceladas estas cuentas para iniciar un nuevo ejercicio contable. TIPS: El código indicado paran la contrapartida de la 4,5,6 Y 7 debe ser de cuentas de Estado de Resultado (360505) o según la política contable de la Empresa. Ejemplo de Configuración: 14
5. GRABACION Después de haber realizado la alimentación de las tablas básicas, se procederá con la generación de los procesos para las diversas transacciones del módulo de Contabilidad. TIPS: Para que los procesos tengan éxito y los resultados sean los correctos se debe haber realizado correctamente la parametrización básica del módulo. 5.1 Grabación Documento Ruta: CONTABILIDAD GRABACION GRABAR DOCUMENTO Documento: Presione Enter para Seleccionar de el Archivo de documentos, los cuales fueron creados en Parámetros, Documentos o digite el código del documento a trabajar si lo conoce. Número: El sistema automáticamente cargará el consecutivo, pero usted tendrá la opción de ingresar el número que desea crear, este le permitirá seguir si este no existe. 15
Día: Si usted se encuentra en el periodo actual contablemente el sistema cargará automáticamente el día actual, de lo contrario deberá indicarlo. C. de Costo: Esta opción se habilita si la empresa tiene creado como mínimo un centro de costo (Parámetros Centros de Costo), para seleccionar presione Enter o digite el código del Centro de Costo al cual pertenece el movimiento que va ha grabar. Detalle: Indique el detalle general del documento que se encuentra grabando, si desea lo puede dejar en blanco. Inserción de Cuentas en el Documento. 1. Sobre la cuadricula, en el Primer campo, presionamos Enter para cargar el archivo de Plan de Cuentas del cual seleccionamos una y presionamos Enter. 2. Indicamos el detalle particular de la cuenta seleccionada. 3. Digitamos el valor debito o crédito, el cual depende de el movimiento que estamos grabando, presionamos Enter para pasar a la siguiente línea y repetimos estos pasos para cada cuenta que deseemos afectar en este documento. Grabar el documento. Si damos clic en la opción Grabar este permitirá enviar la información a la base de datos para su posterior consulta. Si damos clic en la opción Imprimir este permitirá grabar la información y además pre visualizará el documento en pantalla para su impresión o Visualización. 5.2 Modificar Documento Ruta: CONTABILIDAD GRABACION MODIFICAR DOCUMENTO Este proceso permite modificar documentos creados previamente en el proceso de grabación de Comprobantes, de lo contrario generará un Mensaje de documento inexistente. 16
5.3 Grabación Rápida En estos momentos el usuario puede hacer uso de las plantillas creadas en PARAMETROS PLANTILLAS que cargara automáticamente. 17
5.4 Imprimir Documento El usuario puede hacer uso de esta opción ingresando por CONTABILIDAD GRABACION IMPRIMIR DOCUMENTO TIPS: Utilice opción Y para imprimir un documento, opción Entre para imprimir un RANGO. 18
6. CONSULTAS En esta opción encontrará varias ventanas que permitirán visualizar la información en pantalla, incluso podrá exportarla a Ms Excel. 6.1 Documentos del Año Ruta : CONTABILIDAD CONSULTAS DOCUMENTOS DEL AÑO Al ingresar a esta opción se lista todos los documentos grabados durante el año. Si desea una ubicación precisa; utilizamos el buscado pero antes indicamos algún parámetro que límite la búsqueda como documento, numero documento, mes, día o detalle. 6.2 Consultas x Cuenta Ruta : CONTABILIDAD CONSULTAS CONSULTA X CUENTAS Esta consulta permite visualizar todos los movimientos registrados en el año actual o en todos los años en que se halla grabado el movimiento de la cuenta indicada, podrá consultar desde el año 1990 hasta el año actual 2009 y el sistema permitirá ver el documento en el cual se realizo cada registro de la cuenta. 19
TIPS: Si desea exporta la consulta se utiliza la opción los datos en Ms Excel. y esta mostrara 6.3 Consultas x Terceros Ruta : CONTABILIDAD CONSULTAS CONSULTA X TERCERO TIPS: Para visualizar los movimientos y el saldo de una cuenta en particular indique el código en la cuadro de Texto de cuenta 20
6.4 Cuentas Por Pagar Ruta : CONSULTAS CUENTAS POR PAGAR Esta consulta permite visualizar el estado de cuentas del proveedor seleccionado en la Cuadricula superior. La información de la cuadricula inferior corresponde a : Cuenta : Código de la cuenta por pagar. Fuente : Tipo de documento con el que se causo la compra. Número: Últimos seis (6) dígitos de la Factura de Compra. Fecha: Año, mes y día de causación de la Compra. Vencimiento : Fecha de vencimiento de la factura. Valor : Total de la Causación. Débito: Valor de pagos o abonos del documento actual. Crédito: Valor de la Causación. Saldo : Débitos Créditos o Saldo Actual del Documento. Soporte: Tipo de Documento y Número en el que se causo la Factura de compra Además en el inferior de la pantalla se muestran los totales de la cartera del proveedor indicado. 21
6.5 Cuentas Por Cobrar Ruta : CONSULTAS CUENTAS POR COBRAR Esta consulta permite visualizar el estado de cuentas del Cliente seleccionado en la Cuadricula superior. La información de la cuadricula inferior corresponde a : Cuenta : Código de la cuenta por cobrar. Fuente : Tipo de documento con el que se causo la venta. Número: Número de la Factura de Venta. Fecha: Año, mes y día de causación de la Venta. Vencimiento : Fecha de vencimiento de la factura. Valor : Total de la Factura. Débito: Valor de la Causación. Crédito: Valor de pagos o abonos del documento actual. Saldo : Débitos Créditos o Saldo Actual del Documento. Soporte: Tipo de Documento y Número en el que se causo la Factura de venta. Además en el inferior de la pantalla se muestran los totales de la cartera del cliente indicado. 22
7. INFORMES Para que el usuario pueda realizar revisiones a la información digitada, detectar inconsistencias, realizar ajustes a los datos, conocer el estado actual de la información contable y financiera de la compañía y emitir los estados financieros y libros oficiales podrá hacer uso de reportes como lo son: 7.1 Auxiliares Ruta : CONTABILIDAD INFORMES AUXILIARES El procedimiento a seguir en una contabilidad, no es mas que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre. 23
TIPS: La opción tercero indicado en la casilla. nos permite listar el auxiliar del 7.2 Balance de Prueba Ruta: CONTABILIDAD INFORMES BALANCE DE PRUEBA El Balance de Prueba es una lista o relación de los saldos que muestran las diferentes cuentas registradas en el libro mayor. En esta opción se lista o se relacionan los saldos de las diferentes cuentas registradas en el libro mayor, la cual sirven de base para la hoja de trabajo que facilita los ajustes de estos saldos, además FOXCON permite listar este informe por terceros 24
7.3 Balance Detallado Ruta: CONTABILIDAD INFORMES BALANCE DETALLADO Es el documento contable que presenta situación financiera de un negocio en una fecha determinada. El Balance Detallado comprende el análisis de las propiedades de una empresa y la proporción en que intervienen los acreedores y los accionistas o dueños de tal propiedad, expresados en términos monetarios. Por lo tanto, es un estado que muestra la situación financiera y la denominación más adecuada del estado de la situación financiera. La situación financiera de un negocio se conoce por medio de la relación que haya entre los bienes y derechos que forman su activo y las deudas y obligaciones que forman su pasivo. 25
7.4 Balance General Ruta: CONTABILIDAD INFORMES BALANCE GENERAL Aquí encontramos el informe básico que muestra la situación financiera de la empresa, en una fecha determinada. Contiene información sobre los activos, pasivos y patrimonio, los cuales deben relacionarse unos con otros para reflejar dicha situación financiera. NIVEL MAXIMO ENCONTRADO EN EL PUC 26
NIVEL DE CUENTA (3) 7.5 P y G Ruta: CONTABILIDAD INFORMES P Y G Es un informe financiero que muestra el importe de la utilidad ganada o perdida incurrida durante un determinado periodo. Este incluye en primer lugar el total de ingresos provenientes de las actividades principales del ente y el costo y gastos incurridos para lograrlos, las partidas que lo conforman, suelen clasificarse en resultados ordinarios y extraordinarios. 27
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7.6 Mayor Analítico Ruta: CONTABILIDAD INFORMES MAYOR ANALITICO Este informe es elaborado para algún proyecto u objetivo específico, como pudiera ser algún proyecto de inversión, adquisición de maquinaria, emisión de acciones, aumentos en el capital, obtención de financiamientos, etc. Por tal motivo este informe debe tener y fomentar: Una visión clara de las utilidades. Un plan para mantener en equilibrio los factores de la utilidad, o sea el volumen de ventas, margen bruto y gastos de operación. Obtener mayor rentabilidad con lo que tiene la empresa, es decir, Inventarios, Clientes, Capital proveniente de bancos y otras fuentes. Ayuda a optimizar utilidades. Deberá llenarse el programa y reporté analítico todos los meses con el objeto de administrar financieramente la empresa. 29
7.7 Mayor y Balance Ruta: CONTABILIDAD INFORMES MAYOR y BALANCE Contiene información sobre los activos, pasivos y patrimonio, los cuales deben relacionarse unos con otros para reflejar dicha situación financiera. 30
7.8 Caja Diario Ruta: CONTABILIDAD INFORMES CAJA DIARIO El Caja Diario nos proporcionará la información necesaria para preparar el resumen de operaciones, que son los asientos que van a contener el acumulado de los ingresos recibidos, los cheques girados, compras al crédito y cualquier otra asiento que necesite la empresa. Luego esta información se convierte en la base de los libros de contabilidad para posteriormente elaborar los estados financieros. 31
7.9 Certificados Consiste en la expedición de los certificados de Retención en la Fuente, IVA, e ICA a los proveedores de bienes y servicios del Ministerio. Proveer las certificaciones tributarias a los proveedores de la Entidad de conformidad con las disposiciones legales a fin de que éstos atiendan sus obligaciones tributarias con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. 32
7.10 Cuentas Por Pagar Visualiza el informe de dos maneras diferentes, uno por edad a 30, 60, 90 y más de 90 días y otro que muestra facturas y saldos de los documentos. 33
7.11 Cuentas Por Cobrar Visualiza el informe de dos maneras diferentes, uno por edad a 30, 60, 90 y más de 90 días y otro que muestra facturas y saldos de los documentos. 8. ESPECIALES TIPS: Para que los procesos tengan éxito y los resultados sean los correctos se debe haber realizado correctamente la parametrización básica del módulo. 8.1 Periodo Contable Espacio de tiempo en el que deben rendirse y registrarse todos los resultados de la entidad, generalmente es un ejercicio de doce meses (1 año) en el cual deben acumularse los ingresos y los gastos, independientemente de la fecha en que se paguen. FOXCON, se compone de 13 periodos, que son del 1 al 12 correspondientes a los meses del año y un último periodo 13 correspondiente al cierre, además para el primer año de la empresa el sistema habilita un periodo de inicio, que solo es habilitado en el año en que se crea la empresa. En esta opción se puede modificar el periodo a trabajar. 34
8.2 Actualizar Saldos Propiciar que los estados financieros presenten un alto grado de calidad, veracidad y confiabilidad en sus cifras, para una mejor toma de decisiones en los diferentes niveles de autoridad. Este proceso es recomendable hacerlo antes de Visualizar o imprimir los estados financieros o reportes de impuestos. 8.3 Optimizar Datos En muchos programas contables este proceso es conocido como Reindexar, el cual es creado con el fin de corregir los índices y verificar la base de datos de la empresa actual. 8.4 Reparar Tabla Este proceso es exclusivo de la empresa proveedora del software, si en algún momento el sistema genera un mensaje de error indicando que la tabla está dañada, comuníquese inmediatamente con el proveedor del sistema FOXCON. 35
8.5 Cambiar Nit o CC En esta opción se puede modificar los Nit o Cedulas de terceros almacenados en la base de datos contable, con el fin de optimizar una información precisa. 8.6 Numero Libro Fiscal En esta opción se puede numerar y foliar los diferentes libros oficiales tales como Mayor y Balance, Libro Diario, Inventario y demás; que después serán registrados ante las respectivas entidades de control, según el caso. 36
8.7 Copia de Seguridad 37
8.8 Restaurar Copia 9. SALIR DEL PROGRAMA Usted puede salir de FOXCON desde esta opción o ir al archivo de empresas para cambiar de modulo o de empresa. 38