COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA DIRECCIÓN FINANCIERA CGAF-DF-T Versión 1.0, Revisión 1.0 2015 Dirección Administración por Procesos Coordinación General Gestión Estratégica MIDUVI TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS Queda reservado el recho propiedad este documento, con la facultad disponer él, publicarlo, traducirlo o autorizar su traducción. No se permite la reproducción total o parcial este documento, ni su incorporación a un sistema informático, ni su locación, ni su transmisión en cualquier forma o por cualquier medio, sea éste escrito o electrónico, mecánico, por fotocopia, por grabación u otros métodos, sin el permiso previo y escrito los titulares los rechos y l copyright. FOTOCOPIAR ES DELITO. Otros nombres compañías y productos mencionados en este documento, puen ser marcas comerciales o marcas registradas por sus respectivos dueños.
Página 2 79 LISTA DE CAMBIOS Versión Fecha ejecución Descripción l cambio o eliminación 1.0 Septiembre-2015 Elaboración l Manual Procesos Fecha vigencia Solicitado por Septiembre -2015 Ing. Silvia Gómez Responsable y/o Cargo Directora Administración por Procesos DECLARACIÓN DE LIBERACIÓN: Este documento, con la versión indicada es para uso institucional la Coordinación General Gestión Estratégica l Ministerio Desarrollo Urbano y Vivienda y está sujeto a los controles procedimientos su emisor, la Dirección Administración por Procesos. Comentarios, sugerencias o preguntas berán ser direccionadas al emisor. Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 3 79 TABLA DE CONTENIDO INFORMACIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO... 1 FIRMAS Y APROBACIONES... 1 LISTA DE CAMBIOS... 2 1.- Objetivos... 7 1.1 Objetivo general... 7 1.2 Objetivos específicos... 7 2.- Alcance... 7 3.- Responsables... 7 4.- Glosario Términos y Abreviaturas... 8 5.- Lineamientos y Políticas l Proceso... 8 6.- Información Básica l Proceso... 9 6.1 Ficha l Proceso... 9 7.- Mapa Interrelación los Procesos... 10 8.- Descripción los Subprocesos... 11 8.1 Subproceso custodia y control garantías... 11 8.1.1. Ficha l subproceso custodia y control garantías... 11 8.1.2 Controles l subproceso custodia y control garantías... 12 8.1.3 Diagrama flujo l subproceso custodia y control garantías... 12 8.1.4 Matriz aclaratoria l subproceso custodia y control garantías... 13 8.1.5.- Indicadores gestión l subproceso custodia y control garantías... 15 8.2 Subproceso gestión ingresos... 16 8.2.1. Ficha l subproceso gestión ingresos... 16 8.2.2 Controles l subproceso gestión ingresos... 17 8.2.3 Diagrama flujo l subproceso gestión ingresos... 17 8.2.4 Matriz aclaratoria l subproceso gestión ingresos... 17 8.2.1.1 Subproceso vinculado a gestión ingresos varios (por incumplimiento, valor por interés, multas, venta bases y efectivización garantías)... 18 8.2.1.2 Ficha l subproceso gestión ingresos varios (por incumplimiento, valor por interés, multas, venta bases y efectivización garantías)... 18 Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 4 79 8.2.1.3 Diagrama flujo l subproceso gestión ingresos varios (por incumplimiento, valor por interés, multas, venta bases y efectivización garantías)... 19 8.2.1.4 Matriz aclaratoria l subproceso gestión ingresos varios (por incumplimiento, valor por interés, multas, venta bases y efectivización garantías)... 20 8.2.1.5.- Indicadores gestión l subproceso gestión ingresos varios (por incumplimiento, valor por interés, multas, venta bases y efectivización garantías) 22 8.2.2.1 Subproceso vinculado a gestión ingresos (por servicios avalúos)... 23 8.2.2.2 Ficha l subproceso gestión ingresos por servicio avalúos... 23 8.2.2.3 Diagrama flujo l subproceso gestión ingresos por servicio avalúos... 24 8.2.2.4 Matriz aclaratoria l subproceso gestión ingresos por servicio avalúos... 24 8.2.2.5.- Indicadores gestión l subproceso gestión ingresos por servicio avalúos... 25 8.3 Subproceso gestión tributaria... 26 8.3.1. Ficha l subproceso gestión tributaria... 26 8.3.2 Controles l subproceso gestión tributaria... 27 8.3.3 Diagrama flujo l subproceso gestión tributaria... 27 8.3.4 Matriz aclaratoria l subproceso gestión tributaria... 27 8.3.5.- Indicadores gestión l subproceso gestión tributaria... 29 8.4 Subproceso gestión comprobantes electrónicos... 30 8.4.1. Ficha l subproceso gestión comprobantes electrónicos... 30 8.4.2 Controles l subproceso gestión comprobantes electrónicos... 31 8.4.3 Diagrama flujo l subproceso gestión comprobantes electrónicos... 31 8.4.4 Matriz aclaratoria l subproceso gestión comprobantes electrónicos... 32 8.4.1.1 Subproceso vinculado a gestión comprobantes electrónicos (retenciones)... 33 8.4.1.2 Ficha l subproceso gestión comprobantes electrónicos (retenciones)... 33 8.4.1.3 Diagrama flujo l subproceso comprobantes electrónicos (retenciones).. 34 8.4.1.4 Matriz aclaratoria l subproceso comprobantes electrónicos (retenciones).. 34 8.4.1.5.- Indicadores gestión l subproceso comprobantes electrónicos (retenciones)... 35 8.4.2.1 Subproceso vinculado a gestión comprobantes electrónicos (facturas)... 36 8.4.2.2 Ficha l subproceso gestión comprobantes electrónicos (facturas)... 36 8.4.2.3 Diagrama flujo l subproceso comprobantes electrónicos (facturas)... 37 Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 5 79 8.4.2.4 Matriz aclaratoria l subproceso comprobantes electrónicos (facturas)... 37 8.4.2.5.- Indicadores gestión l subproceso comprobantes electrónicos (facturas)... 38 8.5 Subproceso gestión solicitud pagos... 39 8.5.1. Ficha l subproceso gestión solicitud pagos... 39 8.5.2 Controles l subproceso gestión solicitud pagos... 40 8.5.3 Diagrama flujo l subproceso gestión solicitud pagos... 40 8.5.4 Matriz aclaratoria l subproceso gestión solicitud pagos... 41 8.5.1.1 Subproceso vinculado a gestión solicitud pagos (por adquisición bienes y servicios)... 42 8.5.1.2 Ficha l subproceso gestión solicitud pagos por adquisición bienes y servicios... 42 8.5.1.3 Diagrama flujo l subproceso gestión solicitud pagos por adquisición bienes y servicios... 43 8.5.1.4 Matriz aclaratoria l subproceso gestión solicitud pagos por adquisición bienes y servicios... 43 8.5.1.5.- Indicadores gestión l subproceso gestión solicitud pagos por adquisición bienes y servicios... 45 8.5.2.1 Subproceso vinculado a gestión solicitud pagos (por viático)... 46 8.5.2.2 Ficha l subproceso gestión solicitud pagos por viáticos... 46 8.5.2.3 Diagrama flujo l subproceso gestión solicitud pagos por viáticos... 47 8.5.2.4 Matriz aclaratoria l subproceso gestión solicitud pagos por viáticos... 47 8.5.2.5.- Indicadores gestión l subproceso gestión solicitud pagos por viáticos... 49 8.5.3.1 Subproceso vinculado a gestión solicitud pagos (por anticipos contractuales, creación caja chica, anticipo sueldos y anticipo viáticos)... 50 8.5.3.2 Ficha l subproceso gestión solicitud pagos por anticipos contractuales, creación caja chica, anticipo sueldos y anticipo viáticos... 50 8.5.3.3 Diagrama flujo l subproceso gestión solicitud pagos por anticipos contractuales, creación caja chica, anticipo sueldos y anticipo viáticos... 51 8.5.3.4 Matriz aclaratoria l subproceso gestión solicitud pagos por anticipos contractuales, creación caja chica, anticipo sueldos y anticipo viáticos... 52 8.5.3.5.- Indicadores gestión l subproceso gestión solicitud pagos por anticipos contractuales, creación caja chica, anticipo sueldos y anticipo viáticos... 55 Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 6 79 8.6 Subproceso gestión documental trámites pago... 57 8.6.1. Ficha l subproceso gestión documental trámites pago... 57 8.3.2 Controles l subproceso gestión documental trámites pago... 57 8.3.3 Diagrama flujo l subproceso gestión documental trámites pago... 58 8.3.4 Matriz aclaratoria l subproceso gestión documental trámites pago... 58 8.3.5.- Indicadores gestión l subproceso gestión documental trámites pago... 59 9.- Anexos... 60 9.1.- Ficha técnica y diagrama l subproceso custodia y control garantías... 60 9.2.- Ficha técnica y diagrama l subproceso gestión ingresos por varios conceptos (por incumplimiento, valor por interés, multas, venta bases y efectivización garantías)... 62 9.3.- Ficha técnica y diagrama l subproceso gestión ingresos por servicios avalúos 64 9.4.- Ficha técnica y diagrama l subproceso gestión tributaria... 66 9.5.- Ficha técnica y diagrama l subproceso gestión comprobantes electrónicos por retenciones... 68 9.6.- Ficha técnica y diagrama l subproceso gestión comprobantes electrónicos por facturas... 70 9.7.- Ficha técnica y diagrama l subproceso gestión solicitud pagos por adquisición bienes y servicios... 72 9.8.- Ficha técnica y diagrama l subproceso gestión solicitud pagos por viáticos... 74 9.9.- Ficha técnica y diagrama l subproceso gestión solicitud pagos por anticipos contractuales, creación caja chica, anticipo sueldos, anticipo viáticos... 76 9.10.- Ficha técnica y diagrama l subproceso gestión documental trámites pago... 78 Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 7 79 PROCESO DE TESORERÍA 1.- Objetivos 1.1 Objetivo general Pagar las obligaciones legalmente exigibles que fueron contraídas por la entidad, acuerdo a lo establecido en la Normativa Legal Vigente y a la disponibilidad presupuestaria, siendo el custodio los documentos que ingresan en la unidad. 1.2 Objetivos específicos Mantener la custodia las garantías para solicitar su renovación o liberación Generar y administrar los comprobantes electrónicos generados en la unidad tanto como facturas y/o retenciones Gestionar los ingresos que se generan por servicio avalúos o incumplimiento Gestionar las solicitus pagos por adquisición bienes y servicios, por viáticos, por anticipos contractuales, creación caja chica, anticipo sueldos y anticipo viáticos Generar el archivo físico manteniendo un orn cronológico y/o 2.- Alcance alfabético según corresponda El proceso es aplicable para el Ministerio Desarrollo Urbano y Vivienda, don se realizan los subprocesos custodia y control garantías, gestión ingresos, gestión tributaria, gestión comprobantes electrónicos, gestión solicitus pago hasta obtener la documentación soporte que genera un archivo físico y digital que se riva en la gestión documental. 3.- Responsables Promotor inmobiliario Funcionario la empresa aseguradora y/o institución financiera Director (a) Financiero Contador (a) s Contabilidad Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 8 79 Lír s Servidores l SRI s la DINAC 4.- Glosario Términos y Abreviaturas ABREVIATURAS DEFINICIÓN BCE CUR DF DINAC e-sigef MIDUVI SITAC SRI WEB-SYS-GAR TÉRMINOS Avalúo Comprobante electrónico CUR contable CUR vengado Garantía Banco Central l Ecuador Código único registro Dirección Financiera Dirección Nacional Avalúos y Catastros Sistema Gestión Financiera Ministerio Desarrollo Urbano y Vivienda Sistema Integrado Tributación Asesor Contable Servicio Rentas Internas Sistema control garantías DEFINICIÓN Es la estimación l valor comercial un inmueble o artículo reflejado en cifras monetarias por medio un informe técnico, a través sus características físicas, uso, investigación y el análisis mercado, tomando en cuenta las condiciones físicas y urbanas l inmueble. Es un documento que sirve para scribir el costo los servicios y sglosar los impuestos correspondientes a pagar. CUR que no afecta al presupuesto En contabilidad, este término se vincula con el acto registrar los ingresos o el egreso en el momento en que nacen como rechos u obligaciones. Por lo general, los sistemas contables se llevan sobre la base vengada. Esto significa que todos los ingresos o egresos la explotación ben ser registrados en el mismo instante en que surge el recho percepción u obligación pago, y no en el momento en que dichos ingresos o egresos se hacen efectivos. Especie valorada stinado a asegurar el cumplimiento una obligación 5.- Lineamientos y Políticas l Proceso La documentación ingresada a la Unidad berá estar previamente revisada y be contener el formulario control previo con sus respectivas firmas. Los cálculos pago berá contener la documentación habilitante los trámites pago los mismos que están basados en la Normativa Legal Vigente, y que corresponda a la obligación contraída. Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 9 79 6.- Información Básica l Proceso 6.1 Ficha l Proceso Proceso: Código l Proceso: Descripción: CGAF-DF-T PROPÓSITO: Pagar las obligaciones legalmente exigibles acuerdo a la disponibilidad presupuestaria manera oportuna. DISPARADOR: Necesidad cumplir con las obligaciones pago asumidas por la Institución. ENTRADAS: Documentación Habilitante Contratos y garantías Reportes contables para el pago impuestos SUBPROCESOS: 1. Custodia y control garantías 2. Gestión ingresos i. Gestión ingresos por varios conceptos ii. Gestión ingresos por servicios avalúos 3. Gestión tributaria 4. Gestión comprobantes electrónicos i. Gestión comprobantes electrónicos (retenciones) ii. Gestión comprobantes electrónicos (facturas) 5. Gestión solicitud pagos i. Gestión solicitud pago por adquisición bienes y servicios ii. iii. Gestión solicitud pago por viáticos Gestión solicitud pago por anticipos contractuales, creación caja chica, anticipo sueldos, anticipo viáticos. 6. Gestión documental trámites pago Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 10 79 Productos/Servicios l Proceso: Tipo Proceso: Responsable l Proceso: Tipo cliente: Custodia y control las garantías Gestión ingresos Gestión tributaria Control los pagos a realizar Adjetivo Director (a) Financiero y/o externo Marco Legal: ARTÍCULO NORMATIVA 73; 74; 75; 76; 77 LOSNC 117; 118; 119 Reglamento la LOSNC Normas Control 403-12 Instructivos l Sistema Financiero e-sigef Capítulo IX Ley Régimen Tributario Resolución NAC-DGRCGC14-00788 Registro Oficial 351 l 9 octubre l 2014 Ley Régimen Tributario Capítulo I Instructivos l Sistema Financiero e-sigef Normas Control 403-08 Normas Control 403-04 7.- Mapa Interrelación los Procesos Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 11 79 8.- Descripción los Subprocesos 8.1 Subproceso custodia y control garantías 8.1.1. Ficha l subproceso custodia y control garantías Subproceso: Código l Subproceso: Descripción: Productos/Servicios l Subproceso: Responsable l Subproceso: Tipo cliente: Custodia y control garantías CGAF-DF-T-01 PROPÓSITO: Administrar las garantías generadas por los compromisos adquiridos por la institución por conceptos contractuales DISPARADOR: Necesidad administrar las garantías ENTRADAS: Suscripción l contrato ACTIVIDADES PRINCIPALES: Registrar las garantías en el sistema e-sigef Registrar las garantías en el sistema WEB-SYS-GAR Realizar control l vencimiento garantías Emitir reporte garantías por caducarse Renovar las garantías Verificar si solicitan liberación Archivar documentación Custodiar las garantías Devolución garantías Archivar documentación Director (a) Financiero Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 12 79 8.1.2 Controles l subproceso custodia y control garantías ARTÍCULO 73; 74; 75; 76; 77 LOSNCP 117; 118; 119 Reglamento la LOSNCP Normas Control 403-12 NORMATIVA 8.1.3 Diagrama flujo l subproceso custodia y control garantías Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 13 79 8.1.4 Matriz aclaratoria l subproceso custodia y control garantías No. Actividad Rol Descripción Documento 1 Registrar garantías en sistema e-sigef Contabilidad La unidad contabilidad mediante sus analistas registra las garantías en el sistema e- SIGEF 2 Elaborar y remitir memorando custodia garantía y documento original Contador (a) Se elaborará memorando para la custodia garantía y remite documento original a Memorando con custodia garantía y documento original 3 Recibir y remitir expediente a responsable garantías Lír La unidad tesorería a través su lír recibirá y remitirá el expediente al analista responsable las garantías Expediente 4 Verificar documentación y convalidar información la aseguradora Se verificará la documentación habilitante que se encuentre conforme y se convalidará la información con la aseguradora. La documentación está conforme? Si la documentación está conforme va a la actividad 5; Si la documentación no está conforme va a la actividad 25 5 Registrar garantías en el sistema WEB- SYS-GAR El responsable la custodia garantías registrará la misma en el sistema control garantías WEB-SYS-CAR, la nueva garantía se creará en el formulario, para esta forma hacer seguimiento acuerdo al vencimiento y alerta sistemas. Formulario 6 Generar archivo garantías Se generará el archivo físico garantías en forma cronológica por año y meses 7 Realizar control l vencimiento garantías Mensualmente se realizará el control l vencimiento garantías para establecer acciones preventivas 8 Emitir reporte garantías por caducarse Del control mensual que se realiza se emitirá un reporte garantías por caducarse Reporte garantías caducarse por 9 Remitir informe al Director Financiero Se remitirá al Director Financiero el informe garantías por caducarse para aprobación l mismo Informe garantías por Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 14 79 caducarse 10 Receptar, sumillar y remitir a contabilidad para el control Director (a) Financiero El/la Director (a) Financiero sumillará el informe garantías a caducarse y remitirá a contabilidad para continuar con el proceso renovación o liberación las garantías Expediente 11 Revisar informe en base a los mayores contables Contabilidad En base a la revisión los mayores contables realizado por la unidad Contabilidad se terminará la renovación o la liberación las garantías. Es renovación o liberación? Si es renovación va a la actividad 14; Si liberación va a la actividad 19 12 Realizar y consolidar informe renovación Contabilidad Una vez terminada la renovación se realizará y consolidará el informe renovación 13 Autorizar la renovación y remitir documentación Director (a) Financiero En base al informe renovación el/la Director (a) Financiero autorizará la renovación y remitirá la documentación a Expediente 14 Elaborar solicitud renovación Se elaborará la solicitud renovación garantías Solicitud renovación 15 Entregar solicitud renovación firmada 16 Renovar garantías 17 18 19 Empresa aseguradora o institución financiera Registrar la renovación en el sistema WEB-SYS- GAR Archivar documentación Solicitar a la aseguradora la liberación Una vez elaborada la solicitud renovación se entregará a la empresa aseguradora o institución financiera, y se realizará el respectivo seguimiento por parte l analista tesorería para obtener el documento renovación y cumplir los tiempos establecidos La empresa aseguradora o institución financiera renovará la garantías Se registrará en el sistema WEB-SYS-CAR la renovación las garantías Obtenida la renovación y una vez que fue subida al sistema se proce a archivar el Expediente Una vez terminado que no se renovará la garantía, se solicitará a la empresa aseguradora o institución financiera disponga la liberación la misma Oficio entrega solicitud renovación Documento físico renovación Expediente Oficio solicitando liberación Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 15 79 20 21 22 23 24 25 26 Solicitar volución garantías Convalidar información promotor la la l Realizar y consolidar informe liberación Autorizar la liberación y remitir documentación Realizar acta volución garantías Gestionar la conformidad la documentación Remitir documentación solicitada Promotor Contabilidad Contabilidad Director (a) Financiero Contabilidad Mediante oficio el promotor o consultor solicitará la liberación las garantías a la unidad tesorería Se convalidará la información remitida por el promotor Una vez convalidada la información el analista contabilidad realizará y consolidará el informe liberación para su respectiva aprobación La Dirección Financiera mediante su Director(a) Financiero autorizará la liberación y remitirá la documentación para que continúe con la liberación Cuando haya sido aprobada la volución las garantías se realizará el acta volución garantías, y se archivará la documentación resultante l trámite realizado Determinado la inconformidad los documentos, se solicitará la documentación necesaria, completa y conforme Se remitirá la documentación solicitada para continuar con el proceso y vuelve a la actividad 4 Oficio Informe liberación Expediente Acta volución garantías Documentación solicitada 8.1.5.- Indicadores gestión l subproceso custodia y control garantías N Indicador Fórmula Cálculo 1 Control (# garantías garantías remitidas / # garantías registradas en sistema WEB- SYS-GAR)x100 2 Renovación garantías (# garantías renovadas / total garantías por renovar)x100 Unidad Medida Responsable Medición Fuente la Medición Porcentaje Sistema e- SIGEF Porcentaje Sistema WEB- SYS-GAR Frecuencia Medición Semestral Mensual Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 16 79 8.2 Subproceso gestión ingresos 8.2.1. Ficha l subproceso gestión ingresos Subproceso: Código l Subproceso: Descripción: Productos/Servicios l Subproceso: Responsable l Subproceso: Tipo cliente: Gestión ingresos CGAF-DF-T-02 PROPÓSITO: Controlar los ingresos que la institución genera sea por servicio avalúos o varios conceptos. DISPARADOR: Incumplimientos contractuales, Solicitar la emisión l valor l avalúo ENTRADAS: Informe técnico contratos consultoría, construcción y/o fiscalización Requerimiento institución pública o privada y/o persona natural avalúo un bien inmueble ACTIVIDADES PRINCIPALES: Notificar al contratista la volución l monto o el pago l valor los piegos Receptar cheque a favor l MIDUVI Realizar conciliación bancaria Verificar efectivización en el estado cuenta Realizar y remitir recibo caja Generar archivo físico y digital Gestionar los ingresos por varios conceptos Gestionar los ingresos por servicio avalúos Director (a) Financiero y/o externo Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 17 79 8.2.2 Controles l subproceso gestión ingresos ARTÍCULO NORMATIVA Normas Control 403-04 Instructivos l Sistema Financiero e-sigef 8.2.3 Diagrama flujo l subproceso gestión ingresos 8.2.4 Matriz aclaratoria l subproceso gestión ingresos No. Actividad Rol Descripción Documento 1 Gestión ingresos por incumplimiento Subproceso vinculado a gestión ingresos 2 Gestión ingresos por servicio avalúos Subproceso vinculado a gestión ingresos Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 18 79 8.2.1.1 Subproceso vinculado a gestión ingresos varios (por incumplimiento, valor por interés, multas, venta bases y efectivización garantías) 8.2.1.2 Ficha l subproceso gestión ingresos varios (por incumplimiento, valor por interés, multas, venta bases y efectivización garantías) Subproceso: Código l Subproceso: Descripción: Productos/Servicios l Subproceso: Responsable l Subproceso: Tipo cliente: Gestión ingresos por varios conceptos CGAF-DF-T-02-01 PROPÓSITO: Controlar los ingresos que genera la institución por incumplimiento, valor por interés, multas, venta bases y efectivización garantías DISPARADOR: Incumplimientos contractuales, valor por interés, multas, venta bases, y efectivización garantías. ENTRADAS: Informe técnico contratos consultoría, construcción y/o fiscalización ACTIVIDADES PRINCIPALES: Notificar al contratista o promotor Receptar cheque a nombre l MIDUVI Realizar recibo caja Generar papeleta pósito Verificar efectivización en la cuenta respectiva Generar archivo físico y digital Gestionar los ingresos por incumplimiento hasta la consecución l mismo y generar su archivo físico y digital Director (a) Financiero Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 19 79 8.2.1.3 Diagrama flujo l subproceso gestión ingresos varios (por incumplimiento, valor por interés, multas, venta bases y efectivización garantías) Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 20 79 8.2.1.4 Matriz aclaratoria l subproceso gestión ingresos varios (por incumplimiento, valor por interés, multas, venta bases y efectivización garantías) No. Actividad Rol Descripción Documento 1 2 3 4 5 6 7 Notificar al contratista o promotor el motivo la volución montos Establecer tiempo volución montos Recibir y verificar notificación Receptar cheque certificado a nombre l MIDUVI Realizar carta explicativa y remitir a la Dirección Financiera Reasignar expediente Verificar documentación cheque a la y Dirección Provincial / Matriz Dirección Provincial / Matriz Contratista y/o Promotor Inmobiliario Dirección Provincial / Matriz Dirección Provincial / Matriz Director (a) Financiero Una vez intificado el incumplimiento contractual por parte l contratista y/o promotor inmobiliario, mediante el informe técnico, se notificará al mismo la notificación los montos a volver por incumplimiento y la motivación l exigible La Dirección Provincial o la matriz establecerán tiempo la volución los montos para cumplimiento l contratista o promotor inmobiliario Una vez que el contratista y/o promotor inmobiliario, recibe y verifica la notificación tiene 15 días hábiles para pronunciarse y realizar la entrega los valores notificados. Proce volución en tiempo establecido? Si se realiza la volución en el tiempo establecido va a la actividad 4; Si no se realiza la volución en el tiempo establecido va a la actividad 16 Se receptará el cheque el mismo que tiene que ser certificado y berá estar a nombre l MIDUVI La Dirección provincial remite cheque con la carta explicativa l motivo los valores entregados por el contratista y/o promotor inmobiliario, y remitirá al Director Financiero Se reasignará el expediente a para su verificación, recaudación y registro El analista tesorería verificará la documentación y el cheque que se encuentre conformidad. La documentación es correcta? Si la documentación está correcta va a la actividad 8; Si la documentación no está correcta va a la Oficio notificación Memorando con expediente y carta explicativa Expediente Expediente Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 21 79 actividad 27 8 Realizar recibo caja fichado y numerado emitirá un recibo caja el mismo que será fichado y numerado a nombre l remitente el mismo que será controlado Recibo caja 9 Ingresar a base datos excel Se llevará un control mediante una hoja excel en la misma que se ingresará los datos correspondiente los ingresos recibidos por diferentes conceptos 10 Generar papeleta pósito Del cheque recibido se generará una papeleta pósito a la cuenta rotativa ingresos aperturada en el banco l pacífico con su respectivo ítem presupuestario Papeleta pósito 11 Realizar pósito Se realizará el pósito respectivo, la papeleta pósito se anexará al expediente para su seguimiento 12 Realizar conciliación bancaria en excel Se realizará conciliación bancaria en hoja excel contable, confrontando el control ingresos l sistema e-sigef 13 Verificar efectivización en la cuenta respectiva El analista verificará la efectivización l cheque en la cuenta respectiva 14 Registrar en sistema e-sigef Una vez que se efectivizó en la cuenta se registrará en el sistema e-sigef acuerdo a ítem presupuestario CUR recaudación 15 16 17 18 Generar archivo físico y digital Solicitar convenio pagos Elaborar pagos Notificar sembolsos realizados convenio los 19 Emitir recibo caja Contratista y/o promotor inmobiliario Dirección Provincial / Matriz Contratista y/o promotor inmobiliario Se generará archivo físico y digital para custodio documentos Debido a que el contratista y/o promotor inmobiliario no procedió a la volución en el tiempo establecido, solicitará convenio pagos al MIDUVI Se elaborará el convenio pagos para que el contratista y/o promotor inmobiliario cumpla con las obligaciones hacia la institución Establecido el convenio pago el contratista y/o promotor inmobiliario notificará los sembolsos realizados, a favor l MIDUVI cumpliendo el convenio y cronograma establecido Cada mes se emitirá un recibo caja los sembolsos realizados Expediente Oficio solicitando convenio pagos Convenio pagos Recibo caja Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 22 79 20 Notificar al contratista y/o promotor el recibo caja Se notificará al contratista y/o promotor inmobiliario el recibo caja. Va a la actividad 22 Oficio 21 Verificar la efectivización valores en la cuenta El analista tesorería verificará la efectivización valores en la cuenta 22 Emitir memorando a Contabilidad registro valor Se emite el memorando a contabilidad para su registro contable l valor l pago efectuado Memorando solicitando registro valor 23 Registrar valor en sistema e-sigef Contabilidad Se registrará el valor en el sistema e-sigef CUR contable 24 Notificar el registro realizado Contabilidad Una vez registrado el valor se notificará el número CUR l valor registrado en el sistema e-sigef 25 Registrar en base excel Con la notificación l registro se registrará en la base excel tallando número CUR y documentos que habilitan el expediente Expediente 26 Generar archivo físico y digital Se generará archivo físico y digital para custodio documentos Expediente 27 28 Solicitar correcciones respectivas Realizar correcciones solicitadas Dirección Provincial y/o Matriz Si la documentación habilitante no está conforme se solicitará las respectivas correcciones a fin que el proceso continúe Se realizarán las correcciones solicitadas y se remitirán al requirente. Va a la actividad 7 Documentación corregida 8.2.1.5.- Indicadores gestión l subproceso gestión ingresos varios (por incumplimiento, valor por interés, multas, venta bases y efectivización garantías) N Indicador Fórmula Cálculo 1 Ingresos por incumplimiento (# ingresos por incumplimiento tramitados / total ingresos por incumplimiento receptados)x100 Unidad Medida Responsable Medición Fuente la Medición Frecuencia Medición Porcentaje Quipux Semestral Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 23 79 8.2.2.1 Subproceso vinculado a gestión ingresos (por servicios avalúos) 8.2.2.2 Ficha l subproceso gestión ingresos por servicio avalúos Subproceso: Código l Subproceso: Descripción: Productos/Servicios l Subproceso: Responsable l Subproceso: Tipo cliente: Gestión ingresos por servicios avalúos CGAF-DF-T-02-02 PROPÓSITO: Controlar los ingresos que genera la institución por servicios avalúos DISPARADOR: Solicitar la emisión l valor l avalúo ENTRADAS: Requerimiento institución pública o privada y/o persona natural avalúo un bien inmueble ACTIVIDADES PRINCIPALES: Solicitar la emisión l avalúo Emitir y registrar factura en base Excel Verificar estado cuenta y efectivización valores Generar archivo Gestionar los ingresos por servicio avalúos hasta la consecución l mismo y generar su archivo físico y digital Director (a) Financiero Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 24 79 8.2.2.3 Diagrama flujo l subproceso gestión ingresos por servicio avalúos 8.2.2.4 Matriz aclaratoria l subproceso gestión ingresos por servicio avalúos No. Actividad Rol Descripción Documento 1 Solicitar la emisión l valor l avalúo Requirente La institución requirente l avalúo solicita la emisión l valor l avalúo Solicitud emisión l valor avalúo 2 Emitir factura emite la factura por los servicios avalúos Factura 3 Registrar factura en base excel Se registrará la factura en la base excel para control interno la unidad 4 Hacer seguimiento la factura hará seguimiento la factura emitida para recaudar los valores establecidos ntro l mismo mes emisión la misma Recauda los valores en el mismo mes? Si los valores recaudados son ntro l mismo mes va a la actividad 5 Si los valores no son recaudados ntro l mismo mes va a la actividad 10 Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 25 79 5 Verificar estado cuenta l Banco Central Verificado la realización la transferencia por la entidad requirente se verifica en el estado cuenta l Banco Central su acreditación 6 Realizar y remitir recibo caja Se realizará y remitirá el recibo caja al requirente para retiro l informe técnico l avalúo y se verificará la efectivización valores en la cuenta respectiva Recibo caja 7 Registrar en sistema e-sigef Se registrará en el sistema e-sigef las facturas, también se solicitará y aprobará el CUR recaudación CUR recaudación 8 Ingresar en base datos excel Una vez registrado se alimentará la base datos excel para control la unidad tesorería 9 Generar archivo físico y digital Se generará archivo físico y digital para custodio documentos Expediente 10 Anular la factura Debido a que no se recaudó la factura ntro l mismo mes se procerá a anular la factura y va a la actividad 2 8.2.2.5.- Indicadores gestión l subproceso gestión ingresos por servicio avalúos N Indicador Fórmula Cálculo 1 Ingresos por servicios avalúos (# ingresos por servicio avalúos tramitados / total ingresos por avalúos receptados)x100 Unidad Medida Responsable Medición Fuente la Medición Frecuencia Medición Porcentaje Quipux Semestral Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 26 79 8.3 Subproceso gestión tributaria 8.3.1. Ficha l subproceso gestión tributaria Subproceso: Código l Subproceso: Descripción: Productos/Servicios l Subproceso: Responsable l Subproceso: Tipo cliente: Gestión tributaria CGAF-DF-T-03 PROPÓSITO: Realizar y pagar las claraciones impuestos adquiridos por la institución DISPARADOR: Necesidad clarar impuestos por las obligaciones contractuales adquiridas ENTRADAS: Expediente ACTIVIDADES PRINCIPALES: Ingresar facturas proveedores en el sistema SIITAC Ingresar comprobantes retención electrónica, facturas, comprobantes retención anulados, y facturas anuladas. Confrontar información Generar formularios 103, 104 y anexo transaccional Legalizar el pago Archivar física y digitalmente Comprobantes pagos (físico y digital archivado) Director (a) Financiero Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 27 79 8.3.2 Controles l subproceso gestión tributaria ARTÍCULO NORMATIVA Capítulo IX Ley Régimen Tributario 8.3.3 Diagrama flujo l subproceso gestión tributaria 8.3.4 Matriz aclaratoria l subproceso gestión tributaria No. Actividad Rol Descripción Documento 1 Ingresar facturas proveedores en sistema SITAC Del expediente pagos recibidos, se ingresará las facturas proveedores adquisición bienes y prestación servicios en el sistema SITAC Expediente 2 Ingresar comprobantes retención electrónico los Una vez ingresado las facturas se proce a ingresar los comprobantes retención electrónico Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 28 79 3 Ingresar las facturas ventas mensuales Se ingresará las facturas ventas mensuales 4 Ingresar comprobantes retención anuladas Se ingresará los comprobantes retención anuladas 5 Ingresar anuladas facturas Se ingresará las facturas anuladas 6 Emitir reporte compras y/o ventas Cuando se ha ingresado los documentos en el sistema se emitirá un reporte compras y/o ventas Reporte compras ventas y/o 7 Emitir reporte e- SIGEF cuentas por pagar El analista tesorería emitirá un reporte físico cuentas por pagar Reporte cuentas pagar por Confrontar información 8 compras, ventas y relación penncia l reporte cuentas por pagar al SRI l sistema e-sigef vs reporte remuneración SPRYN Se confrontará la información ingresada en el sistema SITAC compras, ventas y relación penncia en contra el reporte remuneración SPRYN y las cuentas por pagar al SRI l sistema e-sigef 9 Consolidar información Se consolidará la información. Una vez consolidada la información se terminará: Si es formulario 104 va a la actividad 9 Si es formulario 103 va a la actividad 11 Si es anexo transaccional va a la actividad 13 10 Generar formulario 104 Se generará el formulario 104 Formulario 104 11 Subir al sistema l SRI la claración impuestos IVA Cuando se haya generado el formulario 104 se subirá al sistema l SRI la claración impuestos IVA. Y pasa a la actividad 15 12 Generar formulario 103 Se generará el formulario 103 Formulario 103 13 Transcribir la información l SITAC al sistema l Cuando se haya generado el formulario 103 se transcribirá la información l sistema SITAC al sistema l SRI. Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 29 79 SRI Y pasa a la actividad 15 14 Generar anexo transaccional Se generará el anexo transaccional Anexo transaccional 15 16 Subir al sistema l SRI el anexo transaccional l impuesto a la renta Imprimir comprobantes pago Cuando se haya generado el anexo transaccional se subirá al sistema l SRI el anexo transaccional l impuesto a la renta. Y pasa a la actividad 15 Una vez subida la información en cualquiera los casos se imprimirá los comprobantes pago Comprobantes pago 17 Legalizar el pago Se legalizará el pago 18 Notificar mediante Zimbra la confirmación SRI El SRI notificará mediante Zimbra la confirmación la legalización l pago 19 Archivar física y digitalmente Se archivará el expediente forma física y digital para su custodio Expediente 8.3.5.- Indicadores gestión l subproceso gestión tributaria N Indicador Fórmula Cálculo 1 Tributaciones (# legalizaciones pago realizadas / # legalizaciones pago registradas)x100 Unidad Medida Responsab le Medición Fuente la Medición Porcentaje Sistema e- SIGEF Frecuencia Medición Semestral Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 30 79 8.4 Subproceso gestión comprobantes electrónicos 8.4.1. Ficha l subproceso gestión comprobantes electrónicos Subproceso: Código l Subproceso: Descripción: Productos/Servicios l Subproceso: Responsable l Subproceso: Tipo cliente: Gestión comprobantes electrónicos CGAF-DF-T-04 PROPÓSITO: Generar los comprobantes electrónicos las obligaciones adquiridas por el MIDUVI y las instituciones o personas naturales a favor la Institución. DISPARADOR: Necesidad generar retenciones electrónicas a favor los proveedores Necesidad generar factura electrónica por petición avalúos ENTRADAS: Solicitud pago Petición avalúo ACTIVIDADES PRINCIPALES: Generar archivo comprobante electrónico Enviar la solicitud autorización al SRI Legalizar el pago Archivar expediente Solicitar la emisión la factura Enviar la solicitud autorización al SRI Remitir factura electrónica a beneficiario Archivar expediente Comprobante retención electrónica Factura electrónica Director (a) Financiero y/o externo Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 31 79 8.4.2 Controles l subproceso gestión comprobantes electrónicos ARTÍCULO Capítulo I NORMATIVA Resolución NAC-DGRCG14-00788 Registro Oficial 351 l 09 octubre l 2014 Ley Régimen Tributario Instructivos l Sistema Financiero e-sigef 8.4.3 Diagrama flujo l subproceso gestión comprobantes electrónicos Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 32 79 8.4.4 Matriz aclaratoria l subproceso gestión comprobantes electrónicos No. Actividad Rol Descripción Documento Gestión 1 comprobantes electrónicos (retenciones) Subproceso vinculado a gestión comprobantes electrónicos Gestión 2 comprobantes electrónicos (avalúos) Subproceso vinculado a gestión comprobantes electrónicos Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 33 79 8.4.1.1 Subproceso vinculado a gestión comprobantes electrónicos (retenciones) 8.4.1.2 Ficha l subproceso gestión comprobantes electrónicos (retenciones) Subproceso: Código l Subproceso: Descripción: Productos/Servicios l Subproceso: Responsable l Subproceso: Tipo cliente: Gestión comprobantes electrónicos (retenciones) CGAF-DF-T-04-01 PROPÓSITO: Generar los comprobantes electrónicos las obligaciones adquiridas por la Institución DISPARADOR: Necesidad generar retenciones electrónicas a favor los proveedores ENTRADAS: Solicitud pago ACTIVIDADES PRINCIPALES: Generar archivo comprobante electrónico en sistema e-sigef Enviar la solicitud autorización al SRI Generar comprobante retención pre impreso Legalizar pago Archivar expediente Comprobante retención electrónica Director (a) Financiero y/o externo Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 34 79 8.4.1.3 Diagrama flujo l subproceso comprobantes electrónicos (retenciones) 8.4.1.4 Matriz aclaratoria l subproceso comprobantes electrónicos (retenciones) No. Actividad Rol Descripción Documento 1 Generar archivo comprobante electrónico en sistema e-sigef En el sistema e-sigef se generará el archivo comprobante electrónico la solicitud pago 2 Firmar digitalmente el comprobante electrónico Se firmará digitalmente el comprobante electrónico mediante el sistema e-sigef Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 35 79 3 Enviar la solicitud autorización al SRI El analista tesorería enviará la solicitud autorización al SRI emisión l comprobante retención electrónico Solicitud autorización El SRI berá establecer el número 4 Establecer número autorización SRI autorización. Autoriza? Si el SRI autoriza va a la actividad 5; Si el SRI no autoriza va a la actividad 6 5 Revisar autorización e imprimir comprobante Una vez que el SRI a autorizado mediante el numero al analista tesorería berá revisar la misma e imprimir el comprobante electrónico retención. Va a la actividad 7 Comprobante retención 6 Generar comprobante retención impreso pre En el caso que el SRI no autoriza, la unidad tesorería mediante su analista procerá a generar el comprobante retención pre impreso. Va a la actividad 7 Comprobante retención 7 Anexar comprobante pago a expediente Cuando es generado el comprobante pago se anexará el mismo al expediente pago Expediente 8 Legalizar pago La unidad tesorería mediante su analista legalizará el pago 9 Remitir comprobante retención a Se remitirá una copia l comprobante retención al proveedor proveedor 10 Archivar expediente Se archivara expediente para custodio la unidad tesorería Expediente 8.4.1.5.- Indicadores gestión l subproceso comprobantes electrónicos (retenciones) N Indicador Fórmula Cálculo Unidad Medida 1 Emisión retenciones (# retenciones emitidas por ingresos solicitus pago / total ingresos solicitus pago receptados)x100 Responsable Medición Fuente la Medición Frecuencia Medición Porcentaje Quipux Semestral Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 36 79 8.4.2.1 Subproceso vinculado a gestión comprobantes electrónicos (facturas) 8.4.2.2 Ficha l subproceso gestión comprobantes electrónicos (facturas) Subproceso: Código l Subproceso: Descripción: Productos/Servicios l Subproceso: Responsable l Subproceso: Tipo cliente: Gestión comprobantes electrónicos (facturas) CGAF-DF-T-04-02 PROPÓSITO: Generar las facturas electrónicas los servicios prestados por la Institución DISPARADOR: Necesidad generar factura electrónica por petición avalúos ENTRADAS: Petición avalúo ACTIVIDADES PRINCIPALES: Solicitar la emisión la factura Generar factura en plataforma l SRI Firmar y enviar la solicitud autorización l SRI Remitir a beneficiario factura electrónica Archivar físico y virtual Factura electrónica Director (a) Financiero y/o externo Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 37 79 8.4.2.3 Diagrama flujo l subproceso comprobantes electrónicos (facturas) 8.4.2.4 Matriz aclaratoria l subproceso comprobantes electrónicos (facturas) No. Actividad Rol Descripción Documento 1 Solicitar la emisión la factura Unidad Requirente Si existe petición avalúo la unidad requirente solicitará la emisión la factura l mismo Solicitud emisión factura 2 Solicitar el trámite avalúo a DINAC El analista tesorería solicitará el trámite avalúo a la DINAC Memorando solicitando trámite Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 38 79 3 Emite el oficio avalúo la DINAC Se emitirá el oficio avalúo para generar la factura electrónica por la unidad tesorería Oficio avalúo 4 Generar factura en plataforma l SRI En el sistema l SRI se generará la factura que será entregada al requirente 5 Firmar documento electrónicamente Se firmará el documento electrónicamente 6 Enviar la solicitud autorización l SRI El analista tesorería enviará la solicitud autorización al SRI Solicitud autorización 7 Establecer número autorización SRI El Servicio Rentas Internas establecerá el número autorización 8 Revisar e imprimir factura electrónica Una vez que contamos con el número autorización emitido por el SRI revisaremos e imprimiremos la factura electrónica Factura electrónica 9 Remitir a beneficiario factura electrónica Se remitirá a beneficiario la copia la factura electrónica 10 Archivar físico y virtual La unidad tesorería generará un archivo físico y digital para custodio documentos Expediente 8.4.2.5.- Indicadores gestión l subproceso comprobantes electrónicos (facturas) N Indicador Fórmula Cálculo 1 Facturaciones electrónicas (# peticiones avalúos realizadas / total peticiones avalúos receptados) x 100 Unidad Medida Responsable Medición Fuente la Medición Frecuencia Medición Porcentaje Quipux Semestral Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 39 79 8.5 Subproceso gestión solicitud pagos 8.5.1. Ficha l subproceso gestión solicitud pagos Subproceso: Código l Subproceso: Descripción: Productos/Servicios l Subproceso: Responsable l Subproceso: Tipo cliente: Gestión solicitud pagos CGAF-DF-T-05 PROPÓSITO: Realizar los pagos por las obligaciones contractuales adquiridas por la Institución DISPARADOR: Necesidad pagar las obligaciones contractuales adquiridas ENTRADAS: Expediente pago ACTIVIDADES PRINCIPALES: Enumerar y fechar el expediente Registrar ingreso en base datos excel Solicitar el pago en sistema e-sigef Realizar el seguimiento pago Emitir comprobante pago Legalizar CUR pago Gestión solicitud pagos por adquisición bienes y servicios Gestión solicitud pagos por viáticos Gestión solicitud pagos por anticipos contractuales, creación caja chica, anticipo sueldos y anticipo viáticos Director (a) Financiero y externo Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 40 79 8.5.2 Controles l subproceso gestión solicitud pagos ARTÍCULO LOSNCP Reglamento la LOSNCP Normas Control 403-08 NORMATIVA 8.5.3 Diagrama flujo l subproceso gestión solicitud pagos Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 41 79 8.5.4 Matriz aclaratoria l subproceso gestión solicitud pagos No. Actividad Rol Descripción Documento 1 Gestión solicitud pagos por adquisición bienes y servicios Subproceso vinculado a gestión solicitud pagos 2 Gestión solicitud pagos por viáticos Subproceso vinculado a gestión solicitud pagos 3 Gestión solicitud pago por anticipos contractuales, creación caja chica, anticipo sueldos y anticipo viáticos Subproceso vinculado a gestión solicitud pagos Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 42 79 8.5.1.1 Subproceso vinculado a gestión solicitud pagos (por adquisición bienes y servicios) 8.5.1.2 Ficha l subproceso gestión solicitud pagos por adquisición bienes y servicios Subproceso: Código l Subproceso: Descripción: Productos/Servicios l Subproceso: Responsable l Subproceso: Tipo cliente: Gestión solicitud pagos por adquisición bienes y servicios CGAF-DF-T-05-01 PROPÓSITO: Realizar los pagos por las obligaciones contractuales adquiridas por la Institución por concepto adquisición bienes y servicios DISPARADOR: Necesidad pagar las obligaciones contractuales adquiridas por adquisición bienes y servicios ENTRADAS: Expediente pago ACTIVIDADES PRINCIPALES: Enumerar y fechar el expediente Registrar ingreso en base datos excel Solicitar el pago en sistema e-sigef Realizar el seguimiento pago Emitir comprobante pago Legalizar CUR pago Archivar expediente CUR pago legalizado Director (a) Financiero y/o externo Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 43 79 8.5.1.3 Diagrama flujo l subproceso gestión solicitud pagos por adquisición bienes y servicios 8.5.1.4 Matriz aclaratoria l subproceso gestión solicitud pagos por adquisición bienes y servicios No. Actividad Rol Descripción Documento 1 2 Enumerar y fechar el expediente Registrar ingreso en base datos excel Cuando a la unidad tesorería le llega el expediente pago procemos a enumerar y fechar el mismo Una vez que se encuentra el expediente enumerado y fechado se registrará en base datos excel Expediente Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador
Página 44 79 3 Convalidar documentación la Se proce a convalidar la información acuerdo a la Normativa Legal Vigente. La documentación está conforme? Si la documentación está conforme pasa a la actividad 4; Si la documentación no está conforme va a la actividad 17 Expediente 4 Solicitar el pago en sistema e-sigef En el sistema gestión financiera e-sigef el analista tesorería solicitará el pago 5 Gestión Comprobantes Electrónicos Subproceso Comprobante electrónico 6 Realizar el seguimiento pago Se realizará el seguimiento pago, en el sistema financiero e-sigef El pago está confirmado? Si el pago está confirmado va a la actividad 7; Si el pago no está confirmado va a la actividad 12 7 Emitir comprobante pago Una vez confirmado que el pago fue realizado el analista tesorería emitirá el comprobante pago Comprobante pago 8 Actualizar base datos excel El analista tesorería actualizará la base datos excel las obligaciones proveedores 9 Entregar comprobante retención Se entregará el comprobante retención al beneficiario Comprobante retención 10 Legalizar el CUR pago con contratista Confirmado el pago y actualizada la información respectiva, el analista tesorería se legalizará el CUR pago con el contratista CUR pago 11 Archivar forma alfabética La información física generada durante las actividas l proceso se archivará forma alfabética Expediente 12 Verificar en sistema e-sigef el estado Una vez confirmado que el pago no fue realizado, se verificará el estado l mismo en el sistema financiero e-sigef y se hará seguimiento. El pago está rechazado? Si el pago fue rechazado va a la actividad 13; Si el pago no fue rechazado regresa a la actividad 6 Av. 10 agosto 2270 y Luis Corro (593)2 2983600, Quito Ecuador