Fecha: 18-08-2016 Páginas: Página 1 de 8 I. OBJETIVO Establecer las acciones y medidas necesarias para el adecuado registro y control de todos II. aquellos bienes muebles y equipos clasificado como activo fijo, que constituyen el patrimonio de la UTRSUR. ALCANCE Aplica a todos los bienes y equipos clasificados como activo fijo que integran el patrimonio de la UTRSUR, desde su adquisición, hasta la salida de los mismos mediante la correspondiente baja. III. GLOSARIO Término Definición UTRSUR Universidad Tecnológica Regional del Sur. ACTIVO FIJO RESGUARDANTE ETIQUETA ALTA BAJA Bienes materiales que representan el patrimonio de la Universidad Tecnológica Regional del Sur. Funcionario al que se le asigna un bien mueble. Medio de identificación codificada de un bien mueble. Proceso administrativo en el que se documenta la adquisición y afectación de bienes muebles que obtenga la Universidad Tecnológica Regional del Sur. Proceso administrativo en el que se documenta la desafectación de un bien mueble de la base de datos de la Universidad Tecnológica Regional del Sur, ya sea por robo, extravío, enajenación o porque deje de ser útil por siniestro o deterioro. IV. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS O DOCUMENTOS DEL SISTEMA Código M-SG-CA-01 M-AD-AF-01 P-SG-CA-03 IT-AD-AF-02 IT-AD-AF-03 Externo Documentos Manual de Calidad Manual control de Procedimiento para la elaboración de documentos Traslado de Traslado de para garantía Ley General de Contabilidad Gubernamental Elaboró Revisó Autorizó Nombre Y Firma T.S.U. Carmen Ayuso Ortegón CP. Francisco J. Mejía Cobián CP. Lizzete J. Escobedo Salazar Cargo Fijos Director de Admon y Fzas. Rector
Fecha: 18-08-2016 Páginas: Página 2 de 8 V. POLÍTICAS 1. El alta y baja de los bienes se harán de conformidad con lo estipulado en el Manual Control de Activos (M-AD-AF-01). 2. Es responsabilidad de la Dirección de Administración y Finanzas entregar los fijos en conjunto con la hoja de resguardos de bienes y equipos correspondientes al área pertinente. 3. En aquellos casos en que la duración de un bien y sus características no sea suficientes para definir su clasificación como fijos, se aplicará como criterio adicional que su valor exceda de $2500. 4. En caso de que se decida reubicar, prestar o que salga de la Universidad algún activo fijo por más de una semana, el resguardante cedente deberá notificar al controlador de fijos para realizar el traslado de acuerdo al Instructivo de Traslado de Activos (IT-AD-AF-02). 4. En caso de requerir algún préstamo de urgencia para el uso en menos de una semana el área resguardante realizará el llenado del formato vale de préstamo de (F-AD-AF-10) cuando otra área le solicite el préstamo del mismo. 5. Es responsabilidad del resguardante notificar mediante el formato notificación de bien faltante o malas condiciones (F-AD-AF-09) cuando algún bien no se encuentre en su área o se encuentre en malas condiciones. 7. Es obligación del resguardante permitir las revisiones del activo fijo que se encuentren determinadas en la presente política. 8. Es responsabilidad del controlador de realizar anualmente una revisión de inventarios físicos de todos los bienes muebles y equipos asignados a las áreas en base al programa de revisión de inventarios de los bienes muebles y equipos, tales revisiones serán respaldadas con la elaboración de actas circunstanciadas de hechos. 9. Es responsabilidad del controlador de realizar verificaciones aleatorias, al menos dos veces al año. Los resultados tendrán constancia en actas circunstanciadas de hechos. 10. En aquellos casos que un equipo presente fallas. El resguardante deberá observar la vigencia de garantía que indica la etiqueta en el equipo y si aún está vigente reporta al controlador de para proceder válida la garantía de acuerdo al Instructivo de Traslado de Activos para Garantía (IT-AD-AF-03). 11. Es responsabilidad del controlador de realizar cada 3 meses, conciliaciones del importe de los bienes en el inventario general contra el importe de los bienes en contabilidad con el departamento de Servicios Administrativos Procesos Contables. 12. Es responsabilidad del controlador de realizar cada mes un respaldo de la información del Inventario General de Activos Fijos (F-AD- AF-06). 13. Indicadores de calidad: a) Cumplimiento del Programa de Revisión de Inventarios de los Bienes Muebles y Equipos Anual= ((Total de inventarios físicos realizados/ Total de inventarios físicos programados)*100). b) Resguardos Actualizados= ((Total de resguardos firmados/ Total de resguardos generados)*100).
Fecha: 18-08-2016 Páginas: Página 3 de 8 VI. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO No. CONTROLADOR DE ACTIVOS DIRECTOR DE ADMON Y FINANZAS COORDINADORA RESGUARDANTE ESPECIALISTA Inicio 1 Recibe el activo adquirido por medio de factura o actas y entrega copias a coordinadora. 2 Codifica y da de alta al activo en el sistema COI y envía facturas o acta al controlador de 3 Recibe factura y asigna clave de inventario de acuerdo al manual de 4 Imprime y adhiere etiquetas del activo y de su vigencia de garantía 5 Registra el activo en el Inventario General de Electrónico(F- AD-AF-06) 6 Elabora el resguardo de para su firma y entrega bien al resguardante Recepciona bien el 7 1
Fecha: 18-08-2016 Páginas: Página 4 de 8 No. CONTROLADOR DE ACTIVOS DIRECTOR DE ADMON Y FINANZAS COORDINADORA RESGUARDANTE ESPECIALISTA 1 8 El bien es faltante? NO SI Realiza la notificación mediante el formato F- AD-AF-09 9 Recibe la notificación y realiza trámite de baja de acuerdo al manual de (M-AD-AF-01) Término El bien está en malas condiciones? NO 10 SI Realiza la notificación mediante el formato F-AD-AF- 09 Recibe la notificación 11 Tiene garantía? NO 2 SI Aplica IT-AD-AF-03 12 Recibe resguardo de firmados e integra expediente Término
Fecha: 18-08-2016 Páginas: Página 5 de 8 No. CONTROLADOR DE ACTIVOS DIRECTOR DE ADMON Y FINANZAS COORDINADORA RESGUARDANTE ESPECIALISTA 2 13 Remite oficio de solicitud de especialista para que revise el bien. 14 Dictamina y rinde informe al controlador de. Recibe dictamen Es aprovecha ble? Si 15 NO Realiza trámite de baja de acuerdo al manual de (M-AD-AF-01). Término 16 Resguarda en sitio
Fecha: 18-08-2016 Páginas: Página 6 de 8 VII. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Secuencia Actividades Cuando sea el caso de dar de alta el activo, recepciona por medio de facturas o en su caso por medio de actas de entrega por parte del IDEFEY Instituto de Desarrollo y Certificación de Director de la Infraestructura Física Educativa de Yucatán Administración y 1 (antes ICEMAREY) y entrega copias al Finanzas. Coordinador(a) de Departamento de Servicios Administrativos, Presupuestos-Contables, cuando se tiene que dar de baja el activo turna oficio de baja de activo al controlador de. Coordinador(a) de Codifica contablemente y da de alta al activo fijo Departamento de en el sistema de nómina integral (COI). En un Servicios período no mayor a cinco días hábiles posteriores 2 Administrativos, a su alta, entregará las facturas o acta de entrega Presupuestos- (originales) al controlador de. Contables Recibe original de factura o acta de entrega y 3 asigna clave de inventario, de acuerdo a lo establecido en el punto 2.2 del Manual de Activos Controlador Controlador de de Resguardante 7 Resguardante 8 Resguardante 10 4 5 6 9 11 M-AD-AF-01 Imprime y adhiere o rotula al activo el número de inventario que se le asignó, de acuerdo a lo indicado en el punto 2.3 del Manual de Activos M- AD-AF-01 con las fechas de inicio y fin de la garantía. Registra el activo en el formato F-AD-AF-06 Inventario general de fijos, de acuerdo a lo indicado en el punto 2.1 del Manual de Activos. M-AD-AF-01 Elabora el resguardo de activo en el formato F-AD- AF-07 para su firma y entrega bien al resguardante Recepciona el bien y verifica, continua en la secuencia 8 Si el bien es faltante ya sea por robo o extravío se realiza la notificación mediante el formato (F-AD- AF-09) notificación de bien faltante o en malas condiciones y continúa en la secuencia 9, en caso contrario continua en la secuencia 10. Recibe la notificación firmada F-AD-AF-09 por faltante de activo ya sea el caso por robo o extravío y realiza trámite de baja de acuerdo al manual de M-AD-AF-01. se verifica si es un activo en malas condiciones de ser así se comunica mediante el formato F-AD-AF- 09 mencionado anteriormente y se continua en la secuencia 11, en caso contrario se continua en la secuencia 12 y termina. Ya recibida la notificación del activo por malas condiciones, verifica si el activo cuenta con garantía vigente, en caso de ser así, se aplica instructivo traslado de para garantía IT- AD-AF-03 y finaliza el procedimiento, si el activo no cuenta con garantía continua en la secuencia 13.
Fecha: 18-08-2016 Páginas: Página 7 de 8 12 Recibe resguardo firmados e Integra expediente y finaliza. Remite oficio de solicitud de especialista para que 13 revise el bien. Continua en la secuencia 14 El especialista dictamina y rinde informe a Especialista 14 controlador de. Continua en la secuencia 15 Recibe dictamen y si no es reaprovechable realiza trámite de baja de acuerdo al manual de 15 (M-AD-AF-01) y termina en caso contrario devuelve a el resguardante continua en la secuencia 16. Resguardante 16 Resguarda en sitio y termina el procedimiento. VIII. LISTA DE DISTRIBUCIÓN AREA RESPONSABLE No. DE COPIA CONTROLADA Rectoría 01 Direcciones de Carreras 02 Representante de Rectoría 03 Dirección de Vinculación 04 Dirección de Administración y Finanzas 05 Servicios Escolares 06 Departamento de Prensa, Difusión y Actividades Culturales 07 Auditor Líder 08 Departamento de Servicios Administrativos, Presupuestos - Contables 09 Departamento de Biblioteca 10 Coordinación Educativa 11 Recursos Humanos 12 Servicios Tecnológicos 13 IX. CONTROL DE REGISTROS Código Nombre Retención Almacenaje Disposición final F-AD-AF-06 Inventario General 1 año Archivo electrónico Transparencia F-AD-AF-07 Resguardo de Activo Fijo 1 año Archivo Transparencia F-AD-AF-08 Traslado de 1 año Archivo Transparencia F-AD-AF-09 Notificación de bien faltante o en 1 año Archivo Transparencia malas condiciones F-AD-AF-09 Vale de préstamo de 1 año archivo Transparencia F-AD-AF-11 Traslado de para garantía 1 año Archivo o Transparencia
Fecha: 18-08-2016 Páginas: Página 8 de 8 X. ANEXOS F-AD-AF-06 F-AD-AF-07 F-AD-AF-08 F-AD-AF-09 F-AD-AF-10 F-AD-AF-11 Inventario General Resguardo de Activo Fijo Traslado de Notificación de bien faltante o en malas condiciones Vale de préstamo de Traslado de para garantía XI. Número de Revisión CAMBIOS A ESTA VERSIÓN Fecha de la actualización 00 19-Feb-14 01 19-feb-2015 02 18-08-2016 Descripción del cambio Se modificó el apartado descripción del procedimiento secuencia 1 y se especificó la realización de la actividad de la Coordinador(a) de Departamento de Servicios Administrativos, Presupuestos-Contables y se elimino la de Coordinadora de Recursos Humanos. Se agregó la interacción con la Ley General de Contabilidad Gubernamental, se reestructuraron las políticas y se modificó la número 8 cambiando la revisión del inventario a solamente 1, se especificó el cambio del nombre del organismo ICEMAREY a IDEFEY, se añadió la interacción con el instructivo traslado de para garantía, se adicionó la política 9, se rediseño el diagrama de procedimiento de la secuencia 10 a 15, se cambió la descripción del procedimiento de las secuencias mencionadas anteriormente. Se eliminó la figura del DGTI ya que también existen otros especialistas dictaminadores, se modificó el nombre del formato préstamo de bienes muebles o equipos, se modificaron y reestructuraron las políticas, se modificó el diagrama de procedimiento.