Revisó: Jefe División Recursos Profesional Asuntos Personal Profesional Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 8 Fecha de aprobación: Octubre 11 de 2004 Resolución N 884 OBJETIVO ALCANCE Realizar la legalización, el seguimiento y el control a las actividades del docente de la Universidad en disfrute de año sábatico, remuneradas o no remuneradas. Aplica al personal docente vinculado de planta con la Universidad, con categoría de asociado o de titular. Decreto 1279 de 2002 Acuerdo Consejo Superior 029 de 2002 (Reglamento del año sabático) Reglamento del profesor (Acuerdo Consejo Superior 063 de 1994) NORMATIVIDAD DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Año Sabático: Período de hasta un año en el cual el docente es exonerado de sus obligaciones y de su presencia en la Universidad.
Página 2 de 8 DEFINICIONES CONSIDERACIONES Los profesores de carrera de la Universidad que pertenezcan al escalafón docente en las categorías de profesor titular o asociado, que hayan cumplido siete (7) años, o su equivalente en tiempo parcial, de servicio continuo en la institución y no tengan pendiente ningún compromiso de contraprestación de servicios con la Universidad por concepto de comisiones de estudio, tendrán derecho por una sola vez, a ser exonerados de sus obligaciones docentes hasta por un año calendario (año sabático) con el goce pleno de salarios y prestaciones sociales, incluidos los aumentos salariales que en forma general llegare a decretar la institución para su personal docente. Los requisitos para acceder al año sabático son: Para profesores de tiempo completo: haber cumplido por lo menos siete años continuos de servicios como profesor de carrera. Para profesores de medio tiempo: haber cumplido por lo menos catorce años continuos de servicios como profesor de carrera. Pertenecer al escalafón docente en la categoría de titular o asociado No tener pendiente ningún compromiso de contraprestación de servicios por concepto de comisiones. Haber obtenido evaluaciones iguales o superiores al promedio de la evaluación obtenida por los profesores de la Facultad o del INSED según el caso. No haber tenido sanciones disciplinarias durante el tiempo de servicio en la Universidad. Cuando se solicite, la División de Recursos atenderá cualquier solicitud sobre el estado de la comisión de estudios concedida a un docente.
Página 3 de 8 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.F. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE INICIO Solicita año sabático 1. Solicita ante el Consejo de Escuela el otorgamiento del año sabático, presentado la propuesta plan de trabajo. Emite concepto 2. Emite concepto previa revisión de los requisitos para obtener el año sabático, y lo envía a la DRH Consejo de Escuela y Decano Revisa cumplimiento de requisitos 3. Revisa cumplimiento de requisitos para el otorgamiento del año sabático y remite a la Vicerrectoría Académica. Profesional de apoyo División de Recursos No Cumple requisitos? Rechaza solicitud Si 4. Rechaza la solicitud por incumplimiento de requisitos y envía dicho concepto al Consejo de Escuela. Vicerrector Académico FIN Revisa y emite concepto 5. Revisa todo lo actuado hasta el momento y con base en los cupos anuales definidos por el Consejo Superior emite concepto. Vicerrector Académico 1
Página 4 de 8 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1 No El concepto es favorable? Devuelve solicitud Si 6. Si el concepto es desfavorable, devuelve la solicitud a la Escuela.. Vicerrector Académico FIN Envía a Secretaría General 7. Si la solicitud es favorable, la envía a Secretaría General para que se expide la resolución respectiva. Vicerrector Académico Expide Resolución 8. Expide resolución en la cual se estipula el tipo de trabajo a desarrollar y la fecha en que el docente va a disfrutar de su periodo sabático, la cual debe ser firmada por el Rector. Secretaria General Resolución Año Sabático Cuantifica contrato de contraprestación 9. Cuantifica el contrato de contraprestación de servicios y solicita los documentos que deben allegar los garantes o fiadores, informando por escrito al docente de lo correspondiente. Profesional de apoyo División de Recursos Allega documentos solicitados 10. Allega los documentos solicitados sobre los garantes. 2
Página 5 de 8 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 2 Elabora contrato y pagaré 11. Elabora contrato de contraprestación y pagaré respectivo, lo cuales deben ser revisado por la oficina de Asesoría Jurídica. Profesional de apoyo División de Recursos Contrato Firma contrato 12. Firma contrato, pagaré y carta de instrucciones de diligenciamiento de pagaré. Se sacan dos copias, una para el archivo de hoja de vida y otra para tesorería. Legaliza contrato 13. Procede a legalizar el contrato. Para ello, debe adjuntar al contrato el recibo de pago del impuesto de timbre y el recibo de pago de la publicación en la gaceta, entregando lo anterior en la DRH. 1 Presenta informe Informe 14. Envía a la División de Recursos los informes de comisión cada 3 meses, en donde demuestre un cabal cumplimiento de los compromisos descritos en la propuesta aprobada. En cada periodo académico, sí es el caso, el docente envía constancia de matrícula y fotocopias de las calificaciones obtenidas. FTH.36 Informe sobre año sabático Registra en Sistema de informaición 14. Registra el envío del informe en el sistema de información de Recursos y lo envía al Consejo de Escuela, adjuntando el formato Informe de comisión de estudios que permite recoger el concepto sobre el avance en la propuesta aprobada. Auxiliar Administrativo Asuntos Personal Emite concepto 15. Emite concepto sobre el informe presentado por el docente en comisión, y lo remite a la decanatura. Consejo de Escuela 3
Página 6 de 8 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 3 Emite concepto 16. Emite concepto sobre el informe presentado por el docente en comisión, previamente estudiado por el consejo de Escuela Consejo de Facultad Acta Remite el Acta de Consejo de Facultad 17. Remite a la División de Recursos lo actuado, adjuntando el formato Informe sobre comisiones de estudio diligenciado. Decano Registra en Sistema de informaición 18. Recibe y registra en el Sistema de Información la novedad sobre el informe de comisión del docente. Auxiliar Administrativo Asuntos Personal Es el Informe final? No 1 Pág. 5 Si es el informe final se debe realizar reintegro del docente. No Si Presenta informe final? Si Presenta último informe 19. Presenta informe final Informe Solicita a la escuela informe de compromisos 2 Pág. 7 20. Envía comunicación a la Escuela sobre los compromisos que debe cumplir el docente luego de la terminación del año sabático. Jefe División Recursos 4
Página 7 de 8 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 4 Solicita último informe 21. Envía comunicación al docente solicitándole el informe final. Adicionalmente envía comunicación a la Escuela sobre los compromisos que debe cumplir el docente luego de la terminación del año sabático. Jefe División Recursos Presenta último informe 22. Presenta informe final Informe 2 Presentan informe de compromisos 22. Presenta informe de compromisos sobre el periodo de año sabático a la División de Recursos. Escuela Informe FIN
Página 8 de 8 DEFINICIONES CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Octubre 11 de 2004 Creación del Documento 02 Enero 24 de 2008 Inclusión de la actividad relacionada con la legalización del contrato y el pagaré. 03 Abril 14 de 2008 Ampliación normativa, aclaración en definiciones, adición de actividades (revisión de requisitos, emisión de concepto del Vicerrector Académico, cuantificación del contrato y pagaré, presentación del último informe y solicitud del informe de compromisos) e inclusión de registros (Resolución de período sabático, contrato y informe de compromisos)