CONTENIDO: 1. Introducción 2. Objetivo General 3. Funciones y responsabilidades 3.1 Del Administrador de cada aula remota. 3.2 De la persona encargada del activo fijo a Nivel Nacional. 3.3 De la persona que custodia los equipos en la matriz (Loja). 4. Ingreso de verificación de Activos Vía Web. 4.1 Ingreso de activos vía Web por parte de la persona encargada del activo fijo a Nivel Nacional. 4.2 Verificación de activos por parte del administrador del aula. 4.3 Ingreso de requerimientos vía Web. 5. Procesos. 5.1 Pedido de Activo. 5.2 Adquisiciones de Activo Nuevo. 5.3 Reubicación de Equipos. 5.3.1 Reubicaciones Temporales. 5.3.1.1 Por Mantenimiento. 5.3.1.2 Por Préstamo. 5.3.2 Reubicaciones Fijas. 5.3.2.1 Equipo cumplió con la vida Útil. 5.3.2.2 Por Algún Siniestro (Robo, Hurto, etc.) 5.4 Baja de equipos. 5.5 Venta de Equipos a Terceros. 5.6 Trámite de Seguros 5.7 Trámite de Garantías
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS 1. INTRODUCCIÓN La Unidad de Videoconferencia conciente de la importancia de llevar un control del Activo Fijo, ha elaborado el presente documento administrativo referente a dicho control, que contiene una serie de normas, políticas y procedimientos orientados a mejorar el control de los bienes muebles de los diferentes centros donde se tiene instalado el sistema de Videoconferencia, que permita el control especifico de los bienes que ingresan a los centros y conciliar contablemente los movimientos de altas, bajas, mantenimiento, que se generen en cada uno de los lugares, con el departamento de Activo Fijo de UTPL. 2. OBJETIVO GENERAL Contar con un documento, que permita establecer los mecanismos necesarios de registro y control del activo fijo, mediante sus características físicas y técnica. 3. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 3.1 Del Administrador da cada aula remota. A los administradores de cada una de las aulas, corresponde llevar a cabo el resguardo y el control de su mobiliario y equipo, en coordinación con la Unidad de Videoconferencias y la Unidad de Activo Fijo de la UTPL. Los Administradores serán los responsables de verificar el uso adecuado de los bienes muebles asignados, así como también de sus necesidades de mantenimiento. Cuando los administradores de los diferentes centros se beban separar de su cargo por renuncia, cambio, licencia, jubilación, etc. deberán de entregar físicamente el activo que tiene bajo su
resguardo al jefe inmediato, a la persona que se designe o a la persona que recibe el puesto. Los administradores de los centros serán los responsables de efectuar la actualización permanente del inventario de los equipos, conjuntamente con la persona responsable en la Matriz. Todos lo bienes muebles, deberán ser controlados, mediante un resguardo que será el documento valido para responsabilizar al usuario de su custodia. Los bienes que no estén asignados a los administradores, deberán ser custodiados por los Coordinadores de cada uno de los centros quienes serán responsables de ellos. En caso de accidente robo o pérdida, los administradores deberán dar parte a la Policía y con esta información notificar a la Unidad de Videoconferencia y Activo Fijo, para reportar a la aseguradora. Los Administradores de cada una de las provincias conjuntamente con el administrador encargado en la matriz serán los encargados de llevar el estricto control de los movimientos internas temporales del activo fijo. Los equipo que requieran reparación solo podrán salir del centro al que esta asignado mediante la autorización del Administrador del Activo Fijo de la Matriz. Verificar el inventario físico con el inventario cargado en la página de la unidad de videoconferencias (www.utpl.edu.ec/videoconferencias) permanentemente. Cuando se presenten movimientos de equipos por asignación, mantenimiento o baja; legalizar las actas de entrega pertinente, guardar una copia en el archivo de inventario del aula y enviar inmediatamente los originales a la matriz, al administrador de activo fijo a nivel nacional. Actualizar los resguardos de activo fijo en caso de renuncias, licencias, jubilaciones, etc. Bajo ninguna circunstancia deben ser dañados o retirados las etiquetas que contiene el número de identificación de los equipos, es responsabilidad del administrador notificar a la Unidad de
videoconferencia y Unidad de Activo fijo de la Universidad la ausencia de esta, en el bien, a efecto de que se proceda a una nueva reimpresión del código interno y el bien mantenga su identificación. 3.2 De la persona encargada del activo fijo a Nivel Nacional. Conciliar permanentemente el listado de equipos que mantiene la unidad de videoconferencias con el listado de equipos que mantiene la unidad de Activo Fijo. Controlar y verificar la salida de los equipos por reparaciones en los diferentes centros. Registrar y controlar la existencia de equipo y mobiliario que ingresa a la Unidad. Documentar las actas de activo fijo, y enviar a la unidad de Activo Fijo. Supervisar y/o vigilar permanentemente el uso racional y cuidado del activo fijo. Mantener actualizada la información en www.utpl.edu.ec/videoconferencias con la finalidad que los Administradores a Nivel Nacional puedan verificar el activo físico. 3.3 De la persona que custodia los equipos en la matriz (Loja). Conciliar permanentemente el listado de equipos que mantiene el custodio de la matriz con el listado que se encuentra en www.utpl.edu.ec/videoconferencias Mantener el registro de entrada y salida de los equipos, utilizando los formato que se indica en el Anexo 8. Llenado todos los datos solicitados en le formato, y legalizados por las personas pertinentes. Cumplir con las responsabilidades de los administradores de aulas remotas que se indican en el apartado anterior.
4. INGRESO DE VERIFICACIÓN DE ACTIVOS VIA WEB. 4.1. Ingreso de activos vía Web por parte de la persona encargada del activo fijo a Nivel Nacional. Para el ingreso de inventarios primeramente se debe tener levantado un inventario físico de todos los equipos asignados al aula. Una vez verificado los datos se procede a ingresar la información en la página de la Unidad de Videoconferencias (www.utpl.edu.ec/videoconferencias). Una de las funcionalidades de esta pagina es la de llevar el control de activo fijo de los centros a nivel nacional. Esta funcionalidad la administra solamente la persona asignada desde la matriz para el control de los activos a nivel nacional Los pasos que se deben seguir para actualizar la información de los activos de cada uno de los centro es la siguiente: 1. Hacer clic en Administrador e ingresar la clave asignada Clave del Responsable del Activo Fijo en Loja)
2. Ubicarse en Reportes/Estudio/Inventarios de la siguiente manera: Al dar clic en inventarios se presentan algunas funcionalidades como las siguientes: Listar Actualizar Borrar Nuevo La opción de Listar, permite mostrar todos los equipos existentes en cada uno de los centros. Para ver esta información se tiene que pulsar Listar, luego se selecciona la provincia y se envía a Buscar, la interfaz que se muestra es la siguiente
El icono de Actualizar, permite realizar cambios en caso de haber alguna modificación en los equipos ingresados en el activo de las provincias, ya sea por una mala digitación o por otra causa. De igual forma que el de Listar Se pulsa Actualizar. Se selecciona la Provincia donde vamos a realizar la actualización. Seleccionamos el artículo o item a ser modificado. Modificamos los datos necesarios. Y pulsamos el botón Modificar, para que se guarden los datos ingresados.
El icono de Borrar, permite borrar algún artículo mal ingresado, para poder realizar este proceso se tiene que: Pulsar Borrar Seleccionar la provincia donde se va a borrar el ítem Colocar un visto en el ítem o los Ítems a ser borrados Hacer clic en Borrar. Haciendo clic en Nuevo, permite agregar nuevo equipos en el caso de que existan compras en cada una de la provincias, para realizar esta proceso se tiene que: Tener los datos completos de los equipos que se van a ingresar, (Centro donde se lo va asignar, número de serie del equipo, código asignado por la unidad de activo fijo, marca, modelo, estado del equipo). Pulsar Nuevo en el sistema Ingresar la información requerida en el formulario que se presenta
Guardar la información ingresada. Para verificar la información se puede realizar el proceso de listar que se indica en pasos anteriores. Cada uno de los pasos que indicaron, solamente los manipula el Administrador de Activo fijo a nivel nacional asignado por la Matriz 4.2. Verificación de activos por parte del administrador del aula. El administrador de activo fijo a Nivel Nacional, es la persona encargada de mantener la información actualizada en el sistema de Inventarios, conjuntamente con el administrador de cada una de las aulas. El administrador de cada aula puede verificar esta información siguiendo los siguientes pasos: 1. Hacer clic en el botón de administrador e ingresar la clave asignada como administrador de aula. Clave del Responsable del Activo Fijo en Loja) 3. Cuando se ingresa la calve se presenta una pantalla como la que se indica a continuación en donde se tiene la opción de Inventarios.
4. Hacemos clic en inventarios y muestra los inventarios de la provincia 4.3 Ingreso de requerimientos via Web. Para ingresar requerimientos de nuevos equipos o de algún accesorio se puede realizar en línea, en el apartado anterior se indica cuales son los pasos pero en lugar de ingresar a inventario se ingresa a requerimientos Se hace clic en requerimiento y se llena la información indicada en el formulario.
Para enviar el requerimiento se pulsa en Enviar Requerimiento.
5. PROCESOS 5.1. Pedido de activo Cuando una provincia requiera de un equipo, se tiene que realizar en forma escrita Ver Anexo 1 e ingresando a www.utpl.edu.ec/videoconferencias, indicando que equipo requiere, y la razón del pedido. Esta solicitud de envío se presenta por las siguientes causas, adquisición de activo nuevo, envió a mantenimiento 5.2. Adquisiciones Activo Nuevo. La adquisición de activos fijos se realiza por medio del Departamento Administrativo Financiero, según el procedimiento siguiente: Solicitud de pedido de equipo. Ver Anexo 1. El centro que solicita la adquisición de un nuevo equipo, adjunta las cotizaciones y a su vez la matriz también solicita las respectivas cotizaciones en los locales comerciales que se encuentran ubicados en su lugar de funcionamiento. Las cotizaciones deben contemplar lo siguiente: Características del equipo que se va a adquirir Precios Unitarios de los mismos Capacidad instalada de los equipos Tiempo de entrega Servicio de Post Venta Periodo de instalación Otros servicios adicionales Una vez que se recolectan las cotizaciones, se realizan los respectivos análisis con la finalidad de comparar los precios, eficacia de servicio, medios de transporte y en muchos casos hasta la calidad de los equipos que se necesita adquirir, para así tomar la mejor decisión. La persona responsable de analizar y comparar las mejores cotizaciones es el líder técnico de la unidad. Una vez analizado se realiza la solicitud de autorización de compra ver Anexo 2, esta cambiara según el monto de autorización de cada una de las Autoridades. El Cuadro de monto de autorización se indica en el Anexo 3.
Adquisición del bien según la mejor oferta. Recepción de la factura de compra y del bien. En cuanto llegue el equipo adquirido el técnico que solicita el activo debe emitir el informe técnico indicando que esta en perfecto estado de funcionamiento. Ver Anexo 4 y de igual forma legalizar el acta de entrega del equipo el formato de la misma se indica en el Anexo 5. Una vez emitida la factura, se debe realizar el tramite de pago de la misma, con el formato indicado en el Anexo 6, adjuntando los siguientes documentos Pedido de Activo Proformas Solicitud de autorización debidamente legalizada Factura Informe Técnico Acta de entrega de equipos Toda esta documentación se la debe de hacer llegar al departamento de tesorería y al departamento de activo fijo de la Universidad. Etiquetar los equipos, esto lo realiza el departamento de activo fijo. Envío de los equipos, al lugar donde se asigne. La información que antecede es con la única finalidad, de poder conocer cuales son los procedimientos que realiza esta Unidad cuando se desea adquirir un nuevo equipo. 5.3. Reubicación de Equipos. Los pedidos de traspaso o de reubicación de activo fijo se lo realiza mediante notificación al departamento administrativo financiero. Al momento de hablar de reubicación de activos fijos se debe considerar dos tipos de reubicaciones: Temporales Fijas 5.3.1. Reubicaciones temporales que son las más frecuentes, y se presenta por que los equipos asignados en las aulas salen a mantenimiento, o por préstamo para cubrir algunos otros eventos. Para esto se deben considerar los siguientes aspectos:
5.3.1.1. Por Mantenimiento Reporte del problema del equipo. Ver Anexo 7. Envío del equipo para el mantenimiento. Solicitar cotizaciones de mantenimiento al proveedor. Envió de equipo de Backup con las actas que se indican en el Anexo 8, al lugar solicitante. Envió a mantenimiento del equipo con proveedor, solicitar fecha de entrega Una vez que el equipo este operativo se envía el equipo al lugar de origen y se solicita sea devuelto el equipo de Backup. Registrar en la hoja de préstamo Anexo 8 la fecha en la que retorna a bodega. 5.3.1.2. Por Préstamo Envió de equipo de Backup con las actas que se indican en el Anexo 8, al lugar solicitante. Registrar en la hoja de préstamo Anexo 8 la fecha en la que retorna a bodega. 5.3.2. Reubicaciones fijas, estas se presentan por que el equipo no funciona es decir por que el equipo cumplió con su vida útil, o porque ocurrió algún siniestro como robo o pérdida. 5.3.2.1. Por que el equipo cumplió con la vida útil Reporte de problema del equipo, este tiene que estar respaldado por el informe del técnico que realizo la revisión del equipo, en el que indica que no funciona el equipo. Ver Anexo 7. Envío del equipo para la baja de inventarios en el departamento financiero y en el sistema de la unidad. Mas detalle de este proceso se indica en el apartado 5.4. Para remplazar este equipo se tiene que seguir el proceso indicado en el apartado 5.2, del presente manual.
5.3.2.2. Por algún siniestro (Robo, Hurto, perdida Fortuita) Se debe cumplir con la siguiente documentación Reporte de problema del equipo este tiene que ser enviado a la unidad de videoconferencias. Ver Anexo 7. Denuncia ante las autoridades locales, detallando el siniestro, respaldado por fotografías o algún otro documento que respalde el siniestro. Hacer constar la fecha y la hora en que se sustrajo el equipo robado, también se puede detallar cúales eran las actividades específicas que estaban realizando cada uno de los miembros de ese Centro. De igual forma hacer constar la marca, la serie, el código, color y la marca del equipo sustraído, además del valor comercial expresado en dólares. Oficio de la Unidad de videoconferencias responsable del bien notificando el siniestro al departamento administrativo financiero, conjuntamente con la documentación indicada anteriormente. Para remplazar este equipo se tiene que seguir el proceso indicado en el apartado 5.2, del presente manual. Todos los requisitos antes mencionados son importantes al momento de presentar la denuncia en las aseguradoras y para así poder realizar los trámites legales. Los documentos enviados deben contar con el respaldo de las personas que conforma el Centro Universitario es decir debe constar la firma del Coordinador y del Administrador de Aulas en ese Centro. 5.4. Baja de equipos Para dar de baja un equipo se presenta por las siguientes situaciones: venta, mal estado, robo, donación. Que se indican en el apartado 5.3.2 Para realizar este trámite se debe de incluir la documentación indicada en el apartado, más la siguiente documentación
El administrador del cada una de las aulas tiene que enviar el equipo al que se va a dar de baja por aspectos de robo, daño, donaciones. Envió del informe técnico detallando el problema. Anexo 7. Envío del acta de entrega del equipo debidamente legalizada. Anexo 5. Solicitud del responsable del activo fijo a nivel nacional, al departamento de activo fijo. Para dar de baja el equipo. Anexo 9 Actualizar la base de datos en el sistema Web según la provincia Entregar el equipo al departamento de activo fijo con la documentación legalizada Todos los requisitos antes mencionados son importantes al momento de presentar la denuncia en las aseguradoras y para así poder realizar los trámites legales y las investigaciones pertinentes. 5.5. Venta de Equipos a Terceros Cuando alguno de los Centros Asociados vende los equipos a terceros debe cumplir con los siguientes reglamentos: El administrador de Activo Fijo a Nivel Nacional, debe consultar con la Unidad de Activo Fijo el valor contable del equipo que se desea vender, una vez que se tenga este dato, se tiene que estimar un valor referencial al valor proporcionado por Activo Fijo. Solicitar al Director Financiero la autorización para poder vender el bien el en valor sugerido desde la Unidad o el valor ofertado por el cliente interesado. Ver Anexo 10 Indicar al administrador del aula el valor, para mantener contacto con el cliente para los trámites de legalización y factura. Solicitar los datos del cliente para proceder a la facturación
El cliente debe depositar el valor indicado en las cuentas de la UTPL. Y presentar el comprobante de deposito al Administrador para que sea enviado a la matriz para la liquidación pertinente Legalizar el acta de entrega del equipo de la UTPL al cliente. Anexo 5 Toda esta documentación debe ser entregada a la Unidad de Activo Fijo y una copia en el Arquito de la Unidad de Videoconferencias. Se pueden adjuntar otros documentos para constancia de las partes y para legalidad de la compra como son: Cedula de Identidad y Certificado de Votación del adquiriente del equipo, además alguna decisión que se haya tomado con anterioridad por parte del comprador (Junta de socios). 5.6. Trámite de seguros. La Universidad tiene un programa de seguros contratado para aquellos bienes considerados Activos Fijos, cómo por ejemplo: Equipo Informático (Computadoras, Impresoras, etc.); equipo de laboratorio (Baños Ultrasónicos, Centrífugas, Microscopios, etc.); equipo de oficina (Fax, Copiadoras, etc.); entre otros, los cuales al verse afectados por algún daño ya sea parcial o total debe seguirse el siguiente procedimiento: Informar sobre lo ocurrido indicando el día del siniestro, el equipo o bien afectado, modelo, serie, código de barra colocado por el departamento de Activos Fijos, departamento, dependencia o laboratorio que está a cargo del equipo siniestrado. Esta información debe enviarse vía email a las direcciones: emerino@utpl.edu.ec, gp_cardenas@utpl.edu.ec, vpriera@utpl.edu.ec, para así proceder con la notificación o comunicación a la compañía de seguros. Luego de que el seguro confirme la notificación, se procederá a solicitar a la dependencia que sufrió el siniestro información adicional como por ejemplo: Carta de presentación formal del siniestro: oficio dirigido a la Dra. Edith Merino, TESORERA DE LA UTPL, indicando el día que
ocurrió el siniestro, el equipo o bien afectado, modelo, serie, código de barra colocado por el Departamento de Activos Fijos, departamento, dependencia o laboratorio que está a cargo del equipo siniestrado. El oficio debe incluir el visto bueno del líder de área o de departamento. Proforma de reparación o reposición: proforma de lo que costaría reparar el equipo en caso de que el daño sea parcial y susceptible de reparación, o la proforma de reposición es decir de un bien nuevo de similares características al siniestrado en caso de que el daño sea total o de difícil reparación. Informe técnico indicando la causa y el daño del equipo: este informe es emitido por los técnicos que revisan el equipo, por lo general lo emiten los técnicos proveedores del bien a los cuales se envía el equipo para su revisión. Documentos contables de preexistencia: De esta información se encarga el Departamento Financiero. Salvamento: el bien que sufra daño total debe cuidarse, ya que la compañía de seguros puede pedir que éste sea enviado después de su reposición según las proformas enviadas. Cabe indicar que una vez ocurrido el siniestro con el bien, la Universidad tiene un plazo de notificación del siniestro de tres días hábiles, por tal razón solicito a ustedes que una vez ocurrido el percance se informe de éste a las direcciones de correo antes indicadas máximo al siguiente día, para así proceder con el tramite con la compañía de seguros. 5.7 Trámite de Garantía de Equipos Para que la unidad de videoconferencias se beneficie de la Garantía se debe realizar el siguiente proceso según el caso que se presente: Equipo Informático: se tiene que verificar directamente con el departamento de Soporte Técnico. Otros equipos (amplificador, micrófono, consolas, cámaras, etc,)
Verificar la fecha de compra y el tiempo de Garantía otorgada por el proveedor, en la Factura de compra Ponerse en contacto con el proveedor para solicitar la granita Cumplir el proceso que indique el proveedor según el equipo y el problema presentado En cualquiera de lo casos se debe poner en conocimiento al departamento de activo fijo para la actualización de datos
ANEXO 1 Loja, <FECHA ACTUAL> Ingeniera <Nombre del Linder Tecnico> LIDER TECNICO DE LA UNIDAD DE VIDEOCONFERENCIAS De mis consideraciones El presente tiene la finalidad de hacerle conocer a Usted que el centro <NOMBRE DEL CENTRO> solicita se envié un <Equipo que se requiere> <Causa del envió, explicación detallada del problema > Por la atención que le de a la presente le anticipo mis sentimientos de estima y gratitud Atentamente, <Nombre del Administrador del aula > ADMIISTRADOR DEL AULA DE <CUIDAD>
ANEXO 2 Loja, <FECHA ACTUAL> <Nombre del Coordinador> COORDINADORA DE LA UNIDAD DE VIDEOCONFERENCIAS De mis consideraciones El presente tiene la finalidad solicitar a usted se autorice la compra <Detalle de equipo>, para el centro <Nombre del centro>, para lo cual adjunto proformas, la cual la mas recomendable es de la <Empresa > cuyo monto es de <valor en números y letras> valor que incluye el IVA. Particular que pongo en conocimiento para los fines pertinentes de autorización. Atentamente, <Nombre del Administrador del aula > ADMIISTRADOR DEL AULA DE <CUIDAD>
ANEXO 3 DEPARTAMENTO RESPONSABLES MONTO DE APROBACIÓN Melania González Líderes del Dpto. Nancy Armijos Administrativo Ximena Franco $ 300 Directores de Escuela, Líderes de Cittes, Líderes de Dependencias $ 500 Directores Generales RRHH Secretaría General $ 1500 Misiones Director General Financiero Administrativo $ 1500 a $ 10000 Canciller o Vicecanciller superiores a $ 10,000
ANEXO 4 <Fecha actual> Ingeniera <Nombre del Linder Tecnico> LIDER TÉCNICO DE LA UNIDAD DE VIDEOCONFERENCIA De mis consideraciones El presente tiene la finalidad de hacerle conocer a Usted que el centro <nombre del centro> ha recibido en perfectas condiciones el o los equipos indicado en el siguiente cuadro: CANT. Equipo Marca Modelo Cod. UTPL Serie El o los mismo que se encuentra en muy buen estado operativo y funcionando. Por la atención que le de a la presente le anticipo mis sentimientos de estima y gratitud Atentamente, <Nombre del Administrador> TÉCNICO DEL CENTRO REGIONAL CUENCA
ANEXO 5 ACTA DE ENTREGA DE EQUIPO DE <NOMBRE DE LA PROVINCIA> AULA <NOMBRE DE LA PROVINCIA> FECHA <FECHA ACTUAL> CANT EQUIPO SERIE CODIGO MARCA/ MODELO ESTADO B R M ENTREGADO POR <nombre de persona que entrega el equipo> RECIBIDO POR <nombre de persona que recibe el equipo> FIRMA FIRMA
ANEXO 6 Ofc. Nro- XX-VC-2007 Loja, <Fecha actual > Doctora Edith Merino TESORERA DE LA UTPL Ciudad De mi consideración: Adjunto al presente remito facturas DETALLE DE LA FACTURA emitida por RAZÓN SOCIAL DEL PROVEEDOR LTDA por concepto de compra de equipos para el aula virtual de PROVINCIA SOLICITANTE, adjunto informe técnico y aprobación, el valor a cancelar es de DETALLE DE LA CANTIDAD EN LETRAS dólares americanos ($CANTIDAD EN NÚMEROS) el mismo que solicito sea cancelado al proveedor antes indicado mediante la emisión de cheque. A SU VEZ SOLCIITO DE MANERA COMEDIDA SE PROCEDA A LA ETIQUETACIÓN DE ESTOS EQUIPOS PARA PODER SER ENVIADOS A LA CIUDAD DE DESTINO DE LOS EQUIPOS Sin otro particular que comunicarle, me es grato suscribirme. Atentamente, NOMBRE DEL COORIDNADOR DE LA UNIDAD UNIDAD DE VIDEOCONFERENCIAS Adj/ Lo indicado
ANEXO 7 Loja, <FECHA ACTUAL> Ingeniera <Nombre del Linder Tecnico> LIDER TÉCNICO DE LA UNIDAD DE VIDEOCONFERENCIAS De mis consideraciones El presente tiene la finalidad de informar a usted que en el centro de <Nombre del centro>, el <Nombre del equipo>, fue o presento <Detalle del problema por daño o por robo>, para lo cual solicito sea enviado un equipo de Backup para operar durante el tiempo requerido. El equipo es de las siguientes caracteristicas CANT. Equipo Marca Modelo Cod. UTPL Serie NOTA: <Detalle del problema presentado> Particular que pongo en conocimiento para los fines pertinentes de envio. Atentamente, <Nombre del Administrador del aula > ADMIISTRADOR DEL AULA DE <CUIDAD> Adj, Equipo
ANEXO 8
REGISTRO DE SALIDA DE EQUIPO # EQUIPO SERIE CODIGO DESTINO ESTADO 1 FECHA DE ENVIO FECHA DE RETORNO FECHA EN A QUE LLEGA EL EQUIPO A LA BODEGA SOLICIANTE 2 3 4 5 6
ANEXO 9 Inf. Nro- XX VC XXXX Loja, <fecha actual> <Nombre del Respomsable> RESPONSABLE DE LA UNIDAD DE ACTIVOS FIJOS DE LA UTPL Ciudad De mi consideración: Por el presente solicito de manera comedida autorice a la persona que corresponda, se proceda a dar de baja el siguiente equipo de <Nombre de la provincia> FECHA <fecha actual> Sistema Cliente ESTADO CANT EQUIPO CÓDIGO SERIE MODELO MARCA B R M Este equipo presenta problemas <Detalle del problema que presnto> Sin otro particular que comunicarle, me es grato suscribirme. Atentamente, <Nombre del Linder Tecnico> UNIDAD DE VIDEOCONFERENCIAS
ANEXO 10 OFC- XXX -VC-UTPL Loja, Fecha Actual Economista Ramiro Armijos DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO UTPL Ciudad. De mi consideración: El presente tiene como finalidad solicitar la autorización para la venta de nombre del equipo, con código de barras # cod utpl, que se encuentra no operativa en el aula remota de provincia, el valor en libros informado por la persona a cargo de activo fijo es de cien dólares americanos valor de Activo Fijo, (adjunto correo con comunicado). El cliente ofrece valor ofertado por cliente considero es aceptable. Sin otro particular que comunicarle esperando que lo solicitado sea atendido, me es grato suscribirme, reiterándole mi sentimiento y estima personal. Atentamente, <Nombre del Coordinador> COORDINADOARA DE LA UNIDAD DE VIDEOCONFERENCIAS