de Infraestructura Código: POL/PRO-IM02 Versión: 1 Enero 2015 Fecha de aprobación: Diciembre 2014 Revisado por: Dirección Ejecutiva Reemplaza a: Ninguna Aprobado para entrar en vigencia: 14 de enero 2015. OBJETIVO: Establecer los lineamientos a seguir para la ejecución de mantenimiento de infraestructura en las instalaciones del Colegio. Además de la adecuada clasificación y prioridad en mantenimiento correctivo y preventivo, según corresponda. ALCANCE: Dirigido a colaboradores y órganos del Colegio POLÍTICAS: Específicas 1. El Departamento de Infraestructura y será el encargado de proporcionar oportuna y eficientemente los servicios de mantenimiento correctivo y preventivo que requiera el Colegio en las sedes de San José, Alajuela y centro recreativo de Alajuela. 2. Toda solicitud de mantenimiento de infraestructura debe ser tramitada a través de la unidad de, mediante el formulario Solicitud de (F-IM-01) debidamente lleno y firmado por la Jefatura del solicitante. 3. Tanto los Auxiliares de mantenimiento como cualquier otro colaborador del Colegio deben reportar a la Unidad de, mediante el respectivo formulario, los asuntos que detecten y que requieran atención oportuna, ya sea de manera preventiva o correctiva. 4. El encargado de deberá supervisar y verificar periódicamente el trabajo realizado tanto por los auxiliares de como por los proveedores externos.
5. Toda solicitud de mantenimiento será analizada previamente por el encargado de quien las clasificará según corresponda, de acuerdo con el nivel de prioridad, así como el tipo de mantenimiento: a) correctivo: es aquel provocado por averías u otros defectos en la infraestructura y se realiza con el fin de reparar los fallos en las instalaciones y otros. Éste será atendido en un plazo máximo de 8 días hábiles posteriores al recibido del formulario para las áreas de prestación de servicio y 12 días hábiles para las otras áreas, tanto en sede Alajuela, Centro de Recreo de Alajuela y sede San José. b) preventivo: es la programación de actividades de inspección de las instalaciones mediante el F-IM-02 lista de chequeo de mantenimiento preventivo, los cuales se llevarán a cabo por parte del de forma periódica en sede Alajuela y sede San José, para prevenir el deterioro de la infraestructura. 6. En cuanto a las reparaciones de mantenimiento que requieren contratación de empresa externa, se regirán por la POL-PRO-CMP-01. 7. Los auxiliares de mantenimiento son los responsables de las herramientas, equipo de protección y materiales del área; el realizará inventarios mensuales a los mismos. 8. Se mantendrá un archivo digital y físico con los indicadores y especificaciones de cada formulario de mantenimiento F-IM-01, con el fin de mantener un mayor control de cumplimiento de las metas establecidas. 9. Los auxiliares de mantenimiento deberán dar el adecuado uso al equipo de protección, así como aplicar las medidas de seguridad y salud ocupacional. El supervisará su cumplimiento. *** FIN DE LA POLÍTICA *** Sistema de Gestión de Calidad, Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Artes. POL/PRO- 2 / 5
Descripción: DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE MANTENIMIENTO 1. Confecciona boleta de Solicitud de (F-IM-01) y traslada al debidamente llena con la firma respectiva de su jefatura. 2. Recibe la Boleta de Solicitud de y verifica que esté debidamente llena. 3. Clasifica según el tipo de mantenimiento y nivel de prioridad en el espacio de correctivo o preventivo del F-IM-01 4. Analiza si el mantenimiento lo realiza el auxiliar de o se requiere de una empresa externa para su elaboración. 5. Ingresa en los indicadores las solicitudes recibidas de mantenimiento. 6. Analizan el trabajo de mantenimiento a realizar en el sitio indicado y determinan la compra de materiales en caso de requerirse. Interesado y Auxiliar de DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO POR PARTE DEL AUXILIAR DE MANTENIMIENTO 1. Entrega al Auxiliar de correspondiente, la lista clasificada según prioridad de solicitudes para reparación. 2. Realiza la reparación según lo indicado en el formulario F-IM- 04 asignación de trabajo. Auxiliar de 3. Verifica el trabajo realizado por el Auxiliar de asignado. En caso de requerirse solicita los cambios respectivos y finalmente da el V.B al trabajo ejecutado. 4. Ingresa datos del informe del trabajo realizado en los Sistema de Gestión de Calidad, Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Artes. POL/PRO- 3 / 5
indicadores correspondientes. DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO POR EMPRESA EXTERNA 1. Selecciona por prioridad los trabajos que requieren contratación de empresa externa para realizarlos. 2. Solicita las cotizaciones de los trabajos requeridos y las compara para su apropiada selección. 3. Realiza la Autorización de Compra en el F-CMP-02 según corresponda y la firma. 4. Trasladar la boleta de Autorización a su Jefe Inmediato, Encargada de Tesorería y Director Ejecutivo para sus respectivas firmas. 5. Confecciona la orden de compra con base en la boleta de autorización de compra, la imprime, y solicita la firma de su jefe inmediato. 6. Envía la orden de compra por correo electrónico al proveedor seleccionado. 7. Confecciona la Solicitud de pago. 8. Ejecuta el trabajo específico para el cual fue contratado. Proveedor externo 9. Revisa que el servicio fue recibido según la cotización planteada con el proveedor. 10. Firma la factura del proveedor para su respectivo pago. 11. Realiza un informe sobre el alcance y los logros del trabajo realizado, costo y otros. *** FIN DEL PROCEDIMIENTO *** Sistema de Gestión de Calidad, Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Artes. POL/PRO- 4 / 5
Histórico de Versiones Versión Fecha de cambio Breve descripción del cambio Solicitado por Sistema de Gestión de Calidad, Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Artes. POL/PRO- 5 / 5