MANUAL DEL PROCESO DE USO CORRECTO Y EFICIENTE DE BIENES CS-STGB-01-P02 Versión 2.0 02/09/2014
CORRECTO Y EFICIENTE DE BIENES Página: Página 1 de 9 Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA... 2 2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO... 3 3. ROLES... 3 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS... 4 5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO... 5 6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE USO CORRECTO Y EFICIENTE DE BIENES... 6 6.1. PROPÓSITO... 6 6.2. ALCANCE... 6 6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES... 6 7. INDICADORES... 8 1
CORRECTO Y EFICIENTE DE BIENES Página: Página 2 de 9 1. INFORMACIÓN BÁSICA Proceso USO CORRECTO Y EFICIENTE DE BIENES Código del Proceso CS-STGB-01-P02 PROPÓSITO Determinar la situación técnica jurídica y el uso correcto, eficiente y provechoso de los bienes inmuebles del Sector Público. DISPARADOR Leyes Decretos Ejecutivos Requerimientos por parte de las Entidades Públicas y/o Unidades de INMOBILIAR. Descripción ENTRADAS Requerimiento interno o externo Informe Jurídico del Proceso de Regularización de ACTIVIDADES PRINCIPALES Recibir requerimiento Realizar inspección Elaborar Informe Técnico de y/o situación jurídica Entregar informe al requirente o a la Dirección Nacional de Legalización de PROCESO RELACIONADO Regularización de Productos/Servicios del Proceso Tipo de Proceso Responsables del Proceso Tipo del cliente Informe Técnico de Sustantivo Director Nacional de Cliente Interno y externo 2
CORRECTO Y EFICIENTE DE BIENES Página: Página 3 de 9 Marco Legal Constitución de la República del Ecuador Decreto Ejecutivo Nro. 798 Funciones INMOBILIAR Decreto Ejecutivo Nro. 435 Transferencia de Dominio de aquellos bienes que no son usados en sus funciones principales RESOLUCIÓN-INMOBILIAR-DSI-2014-0006 2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO El proceso de Uso Correcto y Eficiente de requiere considerar los siguientes lineamientos en los procesos: Cuando se reciba el Informe Jurídico del Proceso de Regularización de, se gestionará como un requerimiento interno y se incluirá en el Informe Técnico de los montos aproximados para la venta o arriendo del inmueble de acuerdo al sector y el mercado. Cuando el requerimiento sea interno, se remite un memorando en el que se adjunta el Informe Técnico de. Cuando el requerimiento sea externo, se remite un oficio en el que se describen las conclusiones del Informe Técnico de. 3. ROLES Analista de.- Ejecuta los procesos técnicos de gestión y análisis de bienes inmuebles en atención a requerimientos de dotación de infraestructura. Analista Jurídico de.- Ejecuta los procesos jurídicos de gestión y análisis de bienes inmuebles en atención a requerimientos de dotación de infraestructura. Director Nacional de.- Dirige y controla los procesos de gestión y análisis de bienes inmuebles en respuesta a requerimientos de las entidades públicas para la dotación de infraestructura. Director Nacional de Legalización de.- Asesora, sistematiza, promueve y ejecuta la gestión inmobiliaria en respuesta a los requerimientos de las entidades públicas para la dotación de infraestructura. 3
CORRECTO Y EFICIENTE DE BIENES Página: Página 4 de 9 Experto en.- Coordina y organiza los procesos de gestión y análisis de bienes inmuebles en respuesta a requerimientos de las entidades públicas para la dotación de infraestructura. Subdirector Técnico de Gestión de.- Responsable de dirigir y coordinar la gestión técnica de bienes del Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector Público a partir de las directrices nacionales, sectoriales e institucionales en materia de gestión inmobiliaria. 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS Ficha Jurídica.- Documento que evidencia la situación jurídica de un bien inmueble sujeto de aplicación del Decreto 435, para su posterior regularización y transferencia a INMOBILIAR. Informe Jurídico del Proceso de Regularización de.- Documento resultado del análisis previo elaborado por la Dirección Nacional de Legalización de, mismo que determina que un bien inmueble en proceso de regularización no cuenta con impedimentos legales que imposibiliten la obtención de las escrituras a nombre de INMOBILIAR, facultando así la gestión integral de la Institución. Informe Técnico de.- Documento resultado de una inspección técnica, en él se describe aspectos técnicos del bien inmueble inspeccionado y se determina el uso provechoso del bien. 4
5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL CORRECTO Y EFICIENTE DE BIENES Página: Página 5 de 9 5
CORRECTO Y EFICIENTE DE BIENES Página: Página 6 de 9 6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE USO CORRECTO Y EFICIENTE DE BIENES 6.1. PROPÓSITO Definir las actividades que permitan determinar correctamente la situación técnica jurídica y el uso correcto y eficiente de los bienes inmuebles del Sector Público. 6.2. ALCANCE Este proceso abarca desde la recepción de los requerimientos internos o externos y/o el Informe Jurídico del Proceso de Regularización de hasta la emisión del Informe Técnico de. 6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN Recibir y reasignar requerimiento Proceso de Regularización de Recibir y reasignar requerimiento Subdirector Técnico de Gestión de Director Nacional de Legalización de Director Nacional de El requerimiento puede ser interno a través de un memorando y/o externo a través de un oficio. El Subdirector Técnico de Gestión de reasigna el documento al Director Nacional de. El Director Nacional de Legalización de comunicará a través de un Informe Jurídico el ingreso de nuevos bienes inmuebles a la Institución, previo a la obtención de las escrituras, con el fin de determinar oportunamente el uso correcto y eficiente de los mismos y remitir el Informe Técnico de a la Subdirección Técnica de Administración de para su gestión. El Director Nacional de recibe los requerimientos o el Informe Jurídico y procede con la revisión de los mismos para posteriormente reasignarlos al Experto en Análisis de. DOCUMENTO Y/O REGISTRO Memorando/Oficio Informe Jurídico Memorando 6
CORRECTO Y EFICIENTE DE BIENES Página: Página 7 de 9 Recibir y designar Analista Experto en El Experto en designa al Analista responsable, quien coordinará las actividades para realizar la inspección del inmueble y posterior elaboración del Informe Técnico de. Memorando (sumilla) Coordinar inspección Analista en El analista coordinará las actividades y planificación correspondientes para ejecutar la inspección del bien inmueble. Realizar inspección Analista en En base a la planificación realizada se realiza la inspección del inmueble, en donde se valora y verifica la situación técnica actual del mismo. Una vez realizada la inspección, se elabora el Informe Técnico de. Elaborar Informe Técnico de Analista en Si el informe corresponde a la gestión derivada del Informe Jurídico del Proceso de Regularización de, este deberá incluir además los montos aproximados para la venta o arriendo del inmueble de acuerdo al sector y el mercado. Borrador del Informe Técnico de Revisar y corregir Informe Técnico de Experto en El Experto revisa y corrige, de ser necesario, el Informe Técnico de para posteriormente remitirlo al Director Nacional de Análisis y Gestión de para su firma. Informe Técnico de Firmar el Informe Técnico de Director Nacional de El Director revisa el Informe Técnico de y de no encontrar observaciones procede con la firma del mismo. Informe Técnico de 7
CORRECTO Y EFICIENTE DE BIENES Página: Página 8 de 9 Aplica Decreto 435? Establecer situación jurídica del inmueble Remitir Informe Técnico de 7. INDICADORES Director Nacional de Analista Jurídico de Gestión de Director Nacional de Una vez firmado el Informe Técnico de, el Director determinará si el bien inmueble gestionado es sujeto de aplicación del Decreto 435, si es así, procederá a remitir mediante Memorando el Informe Técnico de al Analista Jurídico de Gestión de para su gestión, caso contrario procederá a remitir el mismo de acuerdo a lo estipulado en el presente Manual. Con el Informe Técnico de del inmueble, el Analista coordinará las actividades necesarias para establecer la situación jurídica del mismo y posteriormente elaborar la Ficha Jurídica que será remitida a la Dirección Nacional de Legalización de para su gestión. Si el Informe Técnico de fue realizado en respuesta a un requerimiento; si es interno procederá a remitirlo adjunto al Memorando, caso contrario si es externo, la respuesta será a través de un oficio en el cual se transcribirá las conclusiones y recomendaciones del mismo. Si el Informe Técnico de fue realizado consecuentemente del Informe Jurídico del Proceso de Regularización de, este deberá ser remitido adjunto a Memorando dirigido al Subdirector Técnico de Administración de. Memorando Informe Técnico de Ficha Jurídica Memorando/oficio Informe Técnico de N Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida Responsable de Medición Frecuencia de Medición 1 Porcentaje de Informes Técnicos de atendidos oportunamente Número de requerimientos de inspecciones atendidos oportunamente/ Total de solicitudes de inspección recibidas. Porcentaje Director Nacional de Mensual 8. ANEXOS o Manual del Proceso de Regularización de 8
FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL CORRECTO Y EFICIENTE DE BIENES Página: Página 9 de 9 Acciones Nombre Cargo Firma Fecha Elaborado Por: Ing. Diana Ruiloba Analista de Procesos Director Nacional de Aprobado Arq. Gisella Por: Ballesteros Validado por: Dr. Marco Vinicio Landázuri Subdirector Técnico de Gestión de CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización 1.0 Emisión Inicial 08/07/2014 2.0 Ajustes para aplicación del Decreto 435 04/09/2014 9