CF-PRD-003 Página 1 de 17 1. OBJETIVO Determinar para la Institución, los procedimientos de Tesorería para el desarrollo de su gestión de forma eficaz. 2. ALCANCE El presente procedimiento abarca a todos los cargos involucrados en el proceso de ingreso y egresos de dinero de la Cámara de Comercio de Girardot. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES Ingresos Públicos: La Cámara de Comercio, según el artículo 93 de Código de Comercio y la Ley 6ª. De 1992 en su artículo 24, cumple con la función pública de llevar el registro mercantil y certificar sobre los actos y documentos en él inscritos. Ingresos Privados: Establecidos por el artículo 93 del código de comercio y el artículo 24 de la Ley 6ª. De 1992, se tienen como ingresos privados de la Cámara de Comercio. Cheque: Jurídicamente el cheque es un titulo valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una Institución de crédito, que es librado, el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona llamada beneficiario. Tarjeta: Una tarjeta de crédito es una tarjeta de plástico con una banda magnética, a veces un microchip, y un número en relieve que sirve para hacer compras y pagar el préstamo en fechas posteriores. Cajeros: Los cajeros son los que Liquidan los formularios de matrícula y renovación de los comerciantes y sus respectivos establecimientos; liquidarán los derechos correspondientes al registro de documentos y de la expedición de certificados. Cierre de caja: En el cierre de caja deben coincidir el dinero con el inicio la caja general y los recaudos hechos en el transcurso del día, con los reportes de ventas generados por el sistema. Entidades descentralizadas: Alcaldías municipales. 4. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD CÓMO RESPONSABLE REGISTRO VARIABLE CONTROLAR A 1. Pago Dinero en Caja El cajero recibe el pago del cliente en efectivo o tarjeta, entregándole el desprendible del recibo de caja. En caso de que el pago se realice en cheque, Seguir indicaciones del punto 5.2.1 de las Condiciones Generales. Cajero 2. Arqueo y Cierre Tesorería Cierre y Arqueo de Caja REVISADO POR: ANGEL MAURICIO GOMEZ FIGUEREDO APROBADO POR: GERMAN RENE GARCIA GUZMAN FECHA: 22 de Mayo de 2013 FECHA: 24 de Mayo de 2013
Página 2 de 17 de Caja Todos los días al finalizar la atención al público Tesorería debe realizar el Arqueos y Cierre de cada Caja, para ello imprime del SIREP la Planilla CIERRE DE CAJA RESUMIDO PARCIAL, el cajero en presencia del tesorero cuenta el dinero, cheques, Boucher de tarjetas débito y crédito y formatos de retiro si los hay, tesorería registra las cifras en el formato CF-FRT-008 Cierre y Arqueo de Caja General y compara las sumas reportadas con la Planilla si hay diferencias se procederá de acuerdo al Punto 5.4.1 hecho el arqueó se imprime la Planilla CIERRE DE CAJA RESUMIDO DEFINITIVO y corre la opción de cierre de caja del SIREP. General FRT-008 CF- Nota: En los cierres de caja de la oficina delegada de La Mesa no será necesario diligenciar el formato CF-FRT-008 y las confirmaciones de saldos entre la Planilla CIERRE DE CAJA RESUMIDO PARCIAL SIREP y el dinero cheques, Boucher de tarjetas débito y crédito se harán vía telefónica. 3. Elaboración del comprobante de Consignación Cada cajero debe elaborar los Comprobantes de consignación a los bancos respectivos de acuerdo a las instrucciones entregadas por tesorería y teniendo en cuenta la naturaleza de los recursos (Públicos, Privados o Impuesto de Registro), conforme a la Planilla CIERRE DE CAJA RESUMIDO DEFINITIVO. Procediendo a entregar el dinero junto con los Comprobantes de consignación a Tesorería quien las depositara en la caja fuerte hasta el día siguiente, Tesorería entrega la Planilla CIERRE DE CAJA RESUMIDO DEFINITIVO al Auxiliar Segundo de Archivo SENA junto con las copias de los Recibos de Caja para el archivo contable, y la Planilla CIERRE DE CAJA RESUMIDO PARCIAL lo Cajeros
Página 3 de 17 deja en el archivo de Tesorería. Nota: Para el caso de la Oficina delegada la Mesa los recibos de caja serán enviados al día hábil siguiente por correspondencia y recibidos por el Auxiliar Segundo de Archivo SENA. 4. Contabilización y Archivo. Al día siguiente hábil del cierre, Tesorería procede en el aplicativo de contabilidad SEGA a correr el proceso de IMPORTAR INGRESOS DESDE SIREP a así registrar contablemente estos ingresos del SIREP en el SEGA, una vez surtido este proceso se imprime del SEGA los reportes: RESUMEN DE INGRESOS POR CAJERO y RELACION DE RECIBOS DE CAJA / FACTURAS ANULADOS para verificar su correcta incorporación entregándoselos al Auxiliar Segundo de Archivo SENA para que los archive en contabilidad junto con la Planilla CIERRE DE CAJA RESUMIDO DEFINITIVO y las copias de los Recibos de Caja. Tesorería 5. Realización de la Consignación ante la entidad Bancaria. Al día siguiente hábil del cierre, Tesorería diligencia la Planilla de Control de Consignaciones formato CF-FRT-010 y entrega a la persona designada para llevar a cabo la consignación ante la entidad bancaria junto con los comprobantes de Consignación dineros y cheques, firmando el recibido a entera satisfacción. Una vez consignados los dineros en la entidad bancaria, las copias de los comprobantes de consignación se entregan a tesorería quien los constata con la planilla y los entrega al Auxiliar Primero de Contabilidad para su correspondiente registro contable. Tesorería Control de Consignacione s formato CF- FRT-010
Página 4 de 17 Nota: Las copias de los comprobantes de consignación de la Oficina delegada La mesa deberán ser escaneadas y enviadas por correo electrónico al asistente de contabilidad y a tesorería y físicamente por correspondencia, junto con los recibos de caja, el mismo día de efectuada la consignación. 6. Elaboración de causación en Contabilidad. 7. Recibo de Causaciones 8. Autorización, Giro y pago del cheque El auxiliar primero de contabilidad recibe y revisa las cuentas de cobro, Factura, Solicitud de gastos de viaje y/o anticipos con sus respectivas órdenes de compromiso, aprobados si es el caso, para luego causarlos en el sistema y efectúa el Documento Equivalente cuando se dé aplicabilidad. Tesorería recibe del auxiliar primero de contabilidad la Causación General de Pagos junto con todos los soportes (Factura, Cuenta de cobro, Documento Equivalente, Solicitud de gastos de viaje, Orden de Compromiso etc.) revisa y compara que coincidan el valor de la causación con el del comprobante y los archiva de acuerdo a su vencimiento para su respectivo giro. Nota: Antes del giro de cada cheque la Tesorería debe revisar que la cuenta corresponda al origen Público o Privado de la deuda. La Presidencia Ejecutiva de acuerdo a los vencimientos y prioridades, autoriza el pago de las cuentas, y tesorería procede a elaborar el Comprobante de Egreso Respectivo y Giro del cheque para el pago y/o consignación en Cuentas bancarias del acreedor. Nota: El comprobante de egreso deberá ir con el visto bueno del Auxiliar primero de Contabilidad. Tesorería Tesorería
Página 5 de 17 ordenador de la facturación para que pueda ser autorizado por la Presidencia. 9. Conciliaciones Todos los meses, el Auxiliar Primero de Contabilidad, con cada una de las cuentas Bancarias que maneja la Cámara de Comercio de Girardot, coteja los movimientos registrados en la contabilidad con los Extractos recibidos de las entidades Bancarias dejando constancia de ello y de todas las diferencias encontradas en el formato CF- FRT-011 Conciliaciones Bancarias. Auxiliar Primero de Contabilidad. Conciliaciones Bancarias CF- FRT-011 Estado de las cuentas vs libros. 5. CONDICIONES GENERALES 5.1 DE LAS CUENTAS BANCARIAS La apertura y cierres de cuentas Bancarias Corrientes o de Ahorros, será autorizadas mediante carta firmada por la Presidencia Ejecutiva y el tramite respectivo estará a cargo de la Tesorería. La Tesorería debe presentar informe semanal de los movimientos y saldos de las cuentas bancarias. Las operaciones de los fondos comunes, se registraran separadamente de lo que corresponda a fondos especiales (Dineros con destinación especifica). 5.2 DE LOS CHEQUES 5.2.1 CHEQUES RECIBIDOS Queda terminantemente prohibido recibir cheques girados al portador o a nombre de persona diferente de la entidad, aunque estos sean endosados por el beneficiario. En caso de que el pago se realice en Cheque este debe: Estar girado a nombre de la Cámara de Comercio de Girardot y poseer la siguiente información: Nombre del girador, Teléfono, Dirección, Número de matrícula mercantil cuando sea procedente. Ser autorizado por la Presidencia ejecutiva o Jefatura Administrativa. Se deben colocar a todos los cheques que se reciban, sello de endoso restrictivo, que diga para consignar únicamente en la cuenta de la Cámara de Comercio de Girardot No se aceptarán cheques posfechados, ni que implique devolución de excedentes. Todo cheque recibido diferente al de Gerencia, debe ser confirmado ante la entidad bancaria respectiva, y colocar en el dorso del cheque el nombre del funcionario de la entidad bancaria que confirmó, fecha y hora.
Página 6 de 17 5.2.2 DE LOS CHEQUES DEVUELTOS POR PARTE DE LA ENTIDAD BANCARIA: En la eventualidad que se presenten cheques devueltos por parte de la entidad bancaria, será responsabilidad de la Tesorería: Recoger los cheques en la entidad financiera respectiva. Estar pendiente de las notas de devolución de cheques y las notas débito y crédito, así como llevar el control de los cheques devueltos y hacer las gestiones pertinentes para recuperar estos dineros, e informar a: Contabilidad para que reverse contablemente la devolución y deje el valor en Caja, y a la Jefatura Administrativa de la gestión realizada. Si la devolución obedece a fondos insuficientes, se debe requerir al Girador del cheque para que lo cambie por efectivo o tarjeta (crédito o debito) cobrándole la sanción legal respectiva. Si la devolución obedece a causas diferentes a fondos insuficientes, se debe requerir al Girador del cheque para que subsane la inconsistencia y proceder a reconsignarlo. Si la devolución de los cheques es reiterativa por parte de ciertos comerciantes igual o mayor a 3 devoluciones, se optara por solo aceptar pagos en efectivo o tarjeta crédito o debito de los mismos. Al recibir los dineros recuperados por cheques devueltos, el cajero principal, a cambio del dinero en efectivo, entregará el cheque devuelto, los dineros recibidos por el cambio del cheque se consignará en el Banco con un comprobante de consignación totalmente independiente de los recaudos del día, el valor recibido por concepto de la sanción, la registrará en caja como un aprovechamiento de acuerdo a la naturaleza de los recursos (Publico o Privado) expidiendo el respectivo Recibo de Caja como soporte. En caso de ser incobrable el cheque, se envía a la Jefatura Administrativa, para que proceda al cobro judicial. 5.2.3 CHEQUES GIRADOS Todos los pagos que deba realizar la Cámara de Comercio de Girardot que no puedan ser cancelados por caja menor, serán ejecutados a través de la Tesorería mediante Cheques Individuales, debidamente respaldados en comprobantes legalizados, previo cumplimiento de los requisitos que se establecen para cada caso en lo concerniente a autorizaciones y soportes. Los cheques se expedirán a nombre de cada beneficiario, su apoderado o autorizado. Además cruzarán con la leyenda Consígnese en cuenta del primer beneficiario, cuando se trate de personas jurídicas. Los cheques serán girados en el orden que corresponda observando su numeración. En caso de que el cheque girado por la Cámara de Comercio sea devuelto, se debe averiguar la causal de la devolución para proceder a su re-consignación o elaboración de un nuevo cheque. Las chequeras que por cualquier motivo no fueren utilizadas, serán destruidas levantando un acta que firmará La Presidencia Ejecutiva, el Revisor Fiscal, el Asistente de Control Interno y el Tesorero e informar al banco respectivo. En caso de que ocurra la pérdida de cheques en blanco, se dará aviso inmediato a la Jefatura Administrativa, Control Interno y al Banco, señalando la serie y número con el fin de que no sean utilizados. Así mismo, la Presidencia Ejecutiva pondrá el denuncio ante la autoridad competente. Queda expresamente prohibido Firmar cheques en blanco o girados al portador. Todos los cheques girados a persona natural debe cruzarse con la leyenda Páguese únicamente al primer beneficiario excepto a los funcionarios de la Cámara de Comercio de Girardot.
Página 7 de 17 El manejo de las chequeras o cheques impresos en forma continua, cheques girados y no entregados, será responsabilidad exclusiva de la Tesorería. Las cuentas bancarias de las seccionales deben establecerse condicionadas para recepción de consignaciones o para retiros a través de la oficina principal y con las firmas autorizadas de pagos. 5.2.4 FIRMAS AUTORIZADAS Todo Cheque Girado debe como mínimo tener dos firmas autorizadas. La Única firma autorizada para Girar cheques esta en cabeza de la Presidencia Ejecutiva de la cámara. La Presidencia Ejecutiva mediante delegación de la Junta Directiva, facultará a otros funcionarios de la Cámara para que puedan autorizar y firmar cheques Los funcionarios autorizados para firmar los cheques emitidos por la institución no podrán delegar tal autorización y los bancos deben tener confirmación escrita de la Presidencia Ejecutiva en este sentido. Cuando un funcionario autorizado para firmar cheques anuncie su retiro de la Cámara, deberá existir comunicación previa de la Presidencia Ejecutiva a los bancos, anunciando el evento y la fecha límite de vigencia de la autorización. 5.2.5 ANULACION DE CHEQUES Cuando se anule un cheque debe quitársele el número y pegarse al Comprobante de Egreso Correspondiente y si fue firmado quitarle la firma en presencia del Coordinador de Control Interno. Si se extravía un cheque ya girado, para la anulación se debe: mediante un comunicado firmado por la Presidencia Ejecutiva y uno de los funcionarios que tenga la firma autorizada dar instrucciones al banco del no pago del cheque, colocar el denuncio de la pérdida del cheque ante la autoridad competente por quien se le haya extraviado. Una vez surtido estos tramites y con la confirmación del banco de que el cheque no ha sido cobrado, contabilidad procederá a realizar el registro respectivo reversando el pago, para que tesorería gire un nuevo cheque. El siguiente es el procedimiento por la anulación de cheques con más de 60 días de giro y de cheques reclamados y no cobrados, con una antigüedad de 6 meses. 5.2.5.1. ANULACIÓN DE CHEQUES GIRADOS Y NO RECLAMADOS Transcurridos tres (3) días después del giro del cheque, sin que haya sido reclamado, la Tesorería debe requerir telefónicamente al beneficiario del cheque girado, para que se acerque a reclamar el título valor, con el cual se cancela la obligación que tiene la Cámara de Comercio con el titular del cheque. Si una vez surtida la etapa anterior y transcurridos tres (3) meses contados a partir de la fecha del giro, el beneficiario no se acerca a reclamar el cheque, se procederá a anularlo y a registrar su valor nuevamente en el renglón contable correspondiente a la obligación por pagar. 5.2.5.2. CHEQUES RECLAMADOS POR EL BENEFICIARIO Y NO COBRADOS EN EL BANCO DESPUÉS DE SEIS (6) MESES DE GIRADOS Después de seis (6) meses de girado un cheque, reclamado por el beneficiario y no cobrado, se debe proceder a reversar la operación que originalmente cursó el giro del cheque. El valor de los cheques que se anulan con posterioridad a su registro será cargado nuevamente en la cuenta bancaria afectada con el giro constituyéndose la acreencia respectiva (Acreedores Varios)
Página 8 de 17 Si el beneficiario del cheque emitido por la cámara de Comercio, después de 18 meses no exige el pago en el Banco girado, o no reclama y no hay mérito para efectuar un pago por consignación, se debe trasladar dicho valor de la cuenta Acreedores varios a la cuenta de Ingresos respectiva y se procederá a enviar a una cuenta de Orden para su respectivo control por un lapso de diez (10) años, término que corresponde a la prescripción de la acción ejecutiva. 5.2.5.3 CHEQUES GIRADOS A EMPLEADOS O EXEMPLEADOS PRODUCTO DE LA TERMINACIÓN DEL CONTRATO LABORAL Transcurrido un día después del giro del cheque, sin que haya sido reclamado, la tesorería debe requerir telefónicamente al beneficiario del cheque girado, para que se acerque a reclamar el título valor, con el cual se cancela la obligación que tiene la Cámara de Comercio con el titular del cheque. Si una vez surtida la etapa anterior y transcurridos cinco (5) días calendario, contados a partir de la fecha de terminación del contrato, el exempleado no se acerca a reclamar el cheque, se procederá a consignar en el Banco Popular el valor de la liquidación y posteriormente a depositar el título en un Juzgado Laboral del Circuito, notificando al interesado de dicha actuación mediante telegrama a la última dirección registrada. 5.3 CUENTAS POR COBRAR: En la Cámara de Comercio no existe de manera definida una sección de cobranzas, por lo que la responsabilidad ejecutiva de esta operación queda delegada a la departamento o sección que originó la cuenta por cobrar. Cada mes, con mínimo cinco (5) días de anticipación al cierre contable, Tesorería reportará a cada departamento o sección, una clasificación periódica por vencimientos de sus cuentas por cobrar relacionando número de factura, fecha de emisión, identificación del deudor, valor y fecha de vencimiento, de esta relación se dará copia a la jefatura Administrativa, al Asistente de Control Interno y a Contabilidad Cada departamento o Sección será el encargado del control de los buenos oficios que en materia de cobranzas, quienes contarán con el respaldo y asesoría de la Jefatura Administrativa. La gestión de recaudo que debe adelantarse para la recuperación es la siguiente: De 1 a 10 días de vencimiento Llamada telefónica Con 15 días de vencimiento Mensaje escrito por correo certificado Con 25 días de vencimiento Mensaje escrito por correo certificado con aviso de paso a cobro jurídico Aquellas cuentas por cobrar que pasados treinta (30) días de su fecha de vencimiento y surtido el proceso anterior no se hayan hecho efectivas, serán presentadas con una relación adjunta ante la Jefatura Administrativa, para que por su conducto se inicie el trámite ejecutivo que se considere conveniente con el Asesor Jurídico. 5.4. CAJA GENERAL Por todo ingreso de fondos a la caja debe expedirse un Recibo de Caja en el momento de recaudo de los dineros. Los recibos de caja se distribuyen así: Original para el cliente, y la copia acompañará a los documentos radicados en la sección de registro en todo su trámite. En las oficinas receptoras de la Cámara, aunque se da el mismo trámite para la recepción del dinero, el ingreso contable en la oficina principal se tramita con la entrega del dinero o consignaciones que remite la oficina receptora y el reporte diario de ingresos.
Página 9 de 17 La Cámara de Comercio de Girardot, en principio, no ofrecerá servicios para facturar a crédito. No obstante, para cubrir las eventualidades que puedan presentarse con los usuarios oficiales o los de excepción, se hace necesario establecer la emisión de una factura a crédito. Para le emisión de este documento solo se autoriza a la Tesorería con la información suministrada por el departamento o sección que da origen al ingreso. Se podrán autorizar la venta de todos aquellos bienes y servicios que no sean considerados como generadores de ingresos públicos. Con el mismo criterio y además, para mejorar la operatividad y control sobre los recaudos que se realizan en áreas diferentes a las cajas de la sede principal, se establece un recibo provisional de caja, Los cuales solo se expedirán en caso de ser estrictamente necesario. La serie de numeración de los recibos de caja y facturas será única (una sola) para la Cámara de Comercio y la conservación de consecutivo será controlada por Tesorería y el Coordinador de Sistemas. De acuerdo con las disposiciones gubernamentales, el valor liquidado del IVA quedará incluido en el precio unitario de aquellos servicios o productos que sean sujetos del gravamen. 5.4.1 MANEJO DEL EFECTIVO EN LAS CAJAS Cada cajero tendrán una base diaria en efectivo equivalente a 3 días de SMLV aproximado al mil más cercano, las cuales deberán depositarse al finalizar el día en la caja fuerte de la entidad. Para la apertura inicial de una base de caja por primera vez deberá hacerse mediante resolución de la Presidencia Ejecutiva la cual será remitida a tesorería para el giro del cheque correspondiente según las reglas del manual. Las bases tanto de Tesorería como de las Cajas deberán reintegrarse el último día hábil del año en curso y Tesorería girara los cheques por el valor correspondiente a las bases a nombre de cada cajero el día hábil del nuevo año. Tesorería tendrá disponible en caja fuerte una base en monedas y billetes de menor denominación equivalente al doble de la base de una caja. Los cajeros no deben manejar montos de efectivo diario superior a tres SMLMV, En el momento de sobrepasar este monto, el cajero solicitará a tesorería un retiro que será depositado en la caja Fuerte (exceptuando la Oficina Delegada de La Mesa). Teniendo en cuenta que los descuadres son inherentes en el recaudo de las cajas, se fija un monto máximo de desfase diario que no podrá ser superior al 10% de un día de SMLV aproximado al mil más cercano. En caso contrario la Jefatura Administrativa procederá a solicitar al responsable los descargos y tomar los correctivos administrativos necesarios. Todo faltante que se encuentre en los arqueos diarios de caja deberán ser restituidos inmediatamente por los cajeros y los sobrantes deben ser registrados en la caja como aprovechamientos privados durante el cierre de caja. 5.4.2 CAMARA MOVIL Para los recaudos de Cámara móvil las facturas de caja provisionales deben ser diligenciadas completamente, en original y copia, sin tachones ni enmendaduras. Los recibos de caja que sean anulados se deben archivar el original con todas las copias juntas, como prueba de la anulación y control de consecutivo. Todos los días se debe depositar en caja general los dineros recolectados por este programa.
Página 10 de 17 5.4.2 CONDICIONES DEL RECAUDO Para hacer los cierres de Caja diarios, el cajero deberá diligenciar el formato Cierre Y Arqueo De Caja General CF-FRT-008 y hacer entrega de los recaudos que se realizaron a Tesorería para el debido proceso, así como deberá cumplir las Condiciones de Recaudo de la caja que se describen a continuación: - Cuando se produzcan errores en el registro se debe llevar el control consecutivo de las operaciones anuladas y saltos del sistema, así como también debe dejar constancia escrita del motivo de la corrección. - Los recibos de caja que sean anulados se deben de archivar el original con todas las copias juntas, como prueba de la anulación y control de consecutivo. - El dinero recaudado no se podrá destinar para cancelar obligaciones de la entidad. - No se podrá hacer uso del efectivo con el propósito de cambiar cheques personales ni de nomina o vales a particulares salvo expresa autorización de la Presidencia Ejecutiva o la Jefatura Administrativa. - Así mismo los Cajeros no podrán tomar para sí o para otra persona, cualquiera que sea el motivo, el dinero que hayan recaudado en razón de las funciones que desarrollan. - Queda terminantemente prohibido recibir cheques girados al portador o a nombre de persona diferente de la entidad, aunque estos sean endosados por el beneficiario. 5.5 EGRESOS Los egresos se manejaran de acuerdo a lo establecido en el manual de normas y procedimientos Contables en la Sección de Gastos. 5.6 REINTEGRO POR SERVICIOS NO PRESTADOS O MAYORES VALORES CANCELADOS: En el caso de que en el área de registro mercantil se presenten circunstancias en las cuales el cliente o comerciante realiza pagos por conceptos que la Cámara no podrá prestar o por mayores valores cancelados que solo se detectan en el proceso de atención al usuario. El funcionario de registro que detecta tal situación, informa al Director Jurídico y de Registro, para que autorice la devolución respectiva. En este sentido se hace necesario observar los siguientes pasos: El primer día hábil de cada semana en caso de haber devoluciones, para proceder a rembolsar los dineros se deberá: Emitir una Resolución motivada a cada uno de los clientes o comerciantes, relacionando el número del recibo de caja en trámite, el nombre y el NIT a quien se le hará la devolución, los conceptos objeto de la devolución con sus respectivos valores totales, suscrita por el Presidente Ejecutivo y el Director Jurídico y de Registro. Esta Resolución junto con una copia del recibo de caja será entregada al beneficiario con copia a contabilidad quienes procederán de manera inmediata al registro y procesamiento de la información y pasar a la sección de Tesorería la documentación para que se proceda con la elaboración de los respectivos cheques. La sección de Tesorería tendrá hasta el último día hábil de la semana en cuestión para proceder a la entrega a los destinatarios finales. Con respecto a este punto, la sección de registro mercantil en el momento que comunica al comerciante sobre la devolución también debe indicarle la fecha a partir de la cual puede acercarse a reclamar el cheque que le corresponde. Todos los recibos de caja que son objeto de devolución, deben tener la firma del jefe de registro mercantil y de la Presidencia Ejecutiva, como indicativo de autorización para la devolución, considerando esta condición de carácter indispensable.
Página 11 de 17 5.7 MANEJO DE INVERSIONES Las inversiones financieras en procura de rentabilidad para incrementar los ingresos privados y públicos de la Institución son en principio, decisiones que la Presidencia Ejecutiva toma como resultado de los análisis de la situación financiera que rija para el entorno económico de la Cámara de Comercio. Desde este punto de vista, será responsabilidad de la Jefatura Administrativa asesorar a la Presidencia Ejecutiva sobre la conveniencia de la inversión mediante la investigación y análisis de los antecedentes comerciales, posición en el mercado y desenvolvimiento ecuánime de las entidades o corporaciones financieras en las cuales se piensa invertir. De igual manera, también será de su responsabilidad el control y reporte mensual del comportamiento de tales inversiones, la vigilancia de sus rendimientos y de las fechas de vencimiento y/o rendimiento. 5.7.1 INGRESOS POR RENTA DE INVERSIONES Los ingresos por rendimientos de inversiones se harán efectivos con la certificación que al respecto conseguirá Tesorería ante la correspondiente corporación o entidad bancaria, generando contabilidad el movimiento contable y soportándose con el título correspondiente de cada inversión. Los títulos serán depositados en la caja fuerte de la Institución. No se podrán guardar en las cajas de caudales de la entidad, dineros y otros valores pertenecientes a particulares o empleados. 5.8 DONACIONES Queda expresamente prohibido dar donaciones en dinero, excepto aquellas que expresamente autorice la junta directiva siempre y cuando vayan en cumplimiento de las actividades delegadas por el estado, estén debidamente presupuestadas y sean a personas jurídicas. La Cámara de Comercio de Girardot, podrá colaborar en eventos que realicen los comerciantes o entidades descentralizadas en cumplimiento de las actividades delegadas por el estado, estén debidamente presupuestadas y esta colaboración será en especie. Definida la asignación, la Junta Directiva, o por su delegación la Comisión de la Mesa o la Presidencia Ejecutiva, dará a conocer tal decisión a la entidad beneficiaria, indicando, los destinos y requerimientos que deben cumplir para la recepción del beneficio. Copia de esta comunicación debe llegar a la Jefatura Administrativa y por su intermedio a contabilidad para su respectiva causación y posterior giro por parte de Tesorería, autorizando por escrito la emisión del cheque correspondiente. Para soportar contablemente la erogación, se le requerirá al beneficiario un certificado de donación registrando en él, el número del acta con la cual se asignó la donación. Será potestad de la Cámara de Comercio, exigir programas a desarrollar, Cronograma de actividades e informes financieros. De igual manera la Cámara podrá ejercer la veeduría que estime conveniente sobre la destinación y manejo que se pueda dar a los fondos en cuestión. La Cámara de Comercio conservará la exigibilidad o reembolso de los dineros sobrantes o reintegro de la totalidad de las asignaciones, cuando llegue a comprobar desviación en el destino de los dineros o malversación de los mismos.
Página 12 de 17 5.9 ENTREGA DE TESORERÍA: 5.9.1. Entrega definitiva La entrega y recibo de esta dependencia de manejo será autorizada por la Presidencia Ejecutiva y presenciado por el Asistente de Control Interno, para lo cual la Presidencia Ejecutiva deberá designar al empleado que vaya a recibir la Tesorería con tres días de anticipación. El empleado que va a recibir la dependencia, debe estar nombrado en el cargo antes de empezar la diligencia y haber constituido la fianza en la cuantía que se fije y que ella se encuentre a probada por la Presidencia Ejecutiva. Una vez se hayan llenado los requisitos exigidos y sean comprobados, el empleado saliente hará entrega al entrante de todos los fondos, valores y bienes de la oficina, según arqueo general de fondos y valores, efectuando el corte de cuentas correspondientes. Tal atención comprende el recuento conforme al certificado que debió haber expedido la entidad donde se hubieran hecho las correspondientes inversiones, la toma de saldos de las cuentas bancarias según registro de los libros auxiliares y de la numeración de cheques y recibos por utilizar y demás formularios que pasen a poder del responsable entrante, lo mismo que la relación de los libros, cuentas por pagar y demás documentos que se encuentren en poder suyo y se entreguen. Simultáneamente con la entrega de lo indicado en el párrafo anterior, se elabora un acta que firmarán a su terminación, los empleados de manejo entrante y saliente, el Asistente de Control Interno y el Presidente Ejecutivo o Jefe Administrativo como constancia de su intervención. Acto seguido se enviaran los oficios a los bancos, informando la novedad y solicitando la expedición de los extractos o movimientos bancarios cortados en la fecha de la entrega. Así mismo se le comunicara al banco en la nota que los cheques que se giren a partir de la fecha llevaran la firma de nuevo empleado, LO CUAL SE REITERARA OPORTUNAMENTE MEDIANTE OFICIO DE LA PRESIDENCIA EJECUTIVA. Se solicitará a las entidades a las cuales se les haya entregado títulos valores en custodia, una relación certificada de éstos hasta la fecha de la entrega. El ordenador informará a las entidades encargadas de tal cuestión, el nombre, cargo e identificación del nuevo empleado, para efecto del movimiento de los títulos correspondientes. Posteriormente se analizarán los saldos de las cuentas que maneje la Oficina que se entrega y con los extractos bancarios, se elaborarán las conciliaciones respectivas. Tales análisis y conciliaciones integrarán al acta de entrega. El Asistente de Control Interno para la entrega de la oficina, vigilará con sumo cuidado la elaboración del acta de entrega, la cual deberá contener los siguientes detalles : Encabezamiento (lugar, fecha, dependencia, nombre de los empleados que intervienen, datos sobre nombramientos, fianzas, cargos y demás). Transcripción exacta del recibo de fondos, valores, bienes, libros, formularios, chequeras y demás documentos de que se trata en el párrafo 3º. Constancia sobre la revisión de la caja fuerte, escritorio y demás muebles de la oficina para verificar que no se exceptúen de la entrega de fondos, valores o bienes de la empresa.
Página 13 de 17 Verificación de los saldos, tomados inicialmente en el recibo mediante la transcripción de los análisis y conciliaciones y la representación de los certificados de depósitos según el caso. Inventario de los elementos devolutivos que el empleado saliente entregue a quien lo reemplaza. En caso de que presenten diferencias entre las cantidades entregadas y las que según los análisis y certificados deberán entregarse, el Asistente de Control Interno exigirá las explicaciones y hará las investigaciones del caso para tomar los correctivos pertinentes. Se anotará la fecha del cierre del acta, las firmas y antefirmas de los responsables entrante y saliente y de los demás funcionarios que hayan intervenido. Constancia de que finalizada la entrega, los libros, valores, documentos, etc. Quedan en poder del nuevo funcionario. El Acta se firmará en Original y copia y se archivarán en las Hojas de Vida del Funcionario Entrante y el saliente respectivamente. 5.9.2. Entrega sin intervención del responsable : Cuando un empleado de manejo que ha sido o debe ser reemplazado no se presente para la entrega de su oficina, se niegue a hacerlo, o de cualquier manera dificulte esa diligencia el Presidente Ejecutivo deberá asignar otro empleado para que la efectúe. Se fijará una fecha para la iniciación de la entrega y se notificará a la entidad aseguradora y al Asistente de Control Interno, con tres días de anticipación. La entrega se debe iniciar en la fecha y hora previamente señaladas y se adelantará bajo la supervisión permanente del Presidente Ejecutivo o de quien este designe. 5.9.3. Reemplazos temporales. Cuando el tesorero solicite se le autorice salir en uso de vacaciones o licencia, el Presidente Ejecutivo, al autorizar las vacaciones o licencia encargará de la dependencia a una persona de confianza que bajo su responsabilidad deba reemplazarlo y recibir la dependencia mediante inventario Inmediatamente, se solicitará a la compañía que haga extensivo el seguro del empleado titular al reemplazo mientras dura la ausencia. Si el reemplazo es designado sin la intervención o en ausencia del titular, debe constituir fianza, si no la tuviere y recibir la dependencia mediante inventario 5.10 ENTREGA DE CAJAS MENORES: 5.10.1 Reemplazo superior a 30 días o Definitivo Cuando se reemplaza al responsable de un fondo rotatorio o caja menor, se procede así: El responsable saliente legaliza ante la Tesorería los gastos efectuados y el dinero sobrante. La Presidencia Ejecutiva emite resolución designando al nuevo responsable, solicita a la compañía de seguros la cancelación de la póliza que ampara al responsable saliente y cuando sea del caso, la devolución del dinero por concepto de la prima no causada.
Página 14 de 17 El nuevo responsable constituye póliza de manejo por el valor correspondiente. Tesorería gira al nuevo responsable el cheque por el valor del fondo o caja menor. 5.10.1 Reemplazo Temporal o Inferior a 30 días Cuando se reemplaza al responsable de un fondo rotatorio o caja menor de manera Temporal, se procede así: El responsable saliente legaliza ante la Tesorería los gastos efectuados y el dinero sobrante. La Presidencia Ejecutiva emite Comunicación designando al nuevo responsable,. Tesorería gira al nuevo responsable el cheque por el valor del fondo o caja menor 5.11. Seguridad de los cheques y sellos Una vez terminada la jornada laboral el tesorero(a), deberá guardar en la caja fuerte: Los cheques Girados y no entregados Las Chequeras Los sellos
Página 15 de 17 6. DIAGRAMA DE FLUJO 6.1 INGRESOS Cliente Cajero Tesorería Auxiliar SENA Mensajero INICIO Paga el servicio en caja Recibe el Pago e imprime el recibo Realizacion de Arqueo Recibe el desprendible de Pago Elaboración de Consignación de los dineros recaudados. Cierre de Caja Se custodia el dinero en la caja fuerte con su consignacion Encadena el SIREP CON EL SEGA para inmforme de ricibos y cajeros Se entregan las consignaciones y el dinero al mesajero Recoge los recibos de caja y los archiva. Consignación del dinero en el Banco Recibe las Constancias de la consignación 2
Página 16 de 17 6.2 EGRESOS JEFES DE AREA CONTABILIDAD TESORERIA PRESIDENCIA EJECUTIVA ACREEDOR O TERCERO BANCO 1 Envía soporte de la deuda con el acreedor o tercero Se elabora la Causación Causacion Se revisa la causacion y se confronta la informacion con los soportes. Se elabora el cheque a nombre del acreedor o tercero Autoriza el cheque Cobra el Cheque Entrega el Dinero Elabora Conciliaciones Envía estracto Bancario Informe Semanal de saldo en Cuentas Bancarias FINAL 7. REFERENCIA Norma NTC-ISO-9000-2005. Sistema de gestión de calidad. Fundamentos y vocabulario Norma NTC-ISO-9001:2008 Sistema de Gestión de Calidad. Requisitos. 8. ANEXOS Anexo 1. CF-FRT-008 Cierre y Arqueo de Caja General. Anexo 2. CF-FRT-009 Informes Saldos de Cuentas. Anexo 3. CF-FRT-010 Control de Consignaciones. Anexo 4. CF-FRT-011 Conciliaciones Bancarias.
Página 17 de 17 9. CONTROL DE MODIFICACIONES VERSIÓN DESCRIPCION FECHA 01 ORIGINAL 25 de Septiembre de 2009 Se incluye la actividad Elaboración de causación en 02 contabilidad. Se modifico la actividad Recibo de causaciones Se modifico de las condiciones generales el punto 14 de Junio de 2011 5.4.1. Manejo efectivo en las cajas Se modifica diagrama de flujo 6.2 Egresos. Se incluyo en la Nota de la actividad No. 5, el envió por correo electrónico, las copias de los comprobantes de consignación de la oficina delegada de la Mesa, para su control y seguimiento. Se modifico el numeral 5.2.5 respecto a que el número de la 03 colilla que se le retira a los cheques anulados será pegado en el comprobante de Egreso. 24 de Mayo de 2013 Se enumero en condiciones generales con respecto a la entrega de Tesorería y cajas menores, esta última se modifico. Se incluyo el punto 5.11 seguridad de los cheques y sellos