Guía Básica de Financiación Afectada Unidades Gestras de Transferencias, Subvencines y similares. - Que sn gasts cn financiación afectada? Según la nrmativa cntable a la que está sujeta la gestión ecnómica de la universidad <<cn carácter general, ls ingress de carácter presupuestari se destinan a financiar la ttalidad de ls gasts de dicha naturaleza, sin que exista relación directa entre uns y trs. N bstante, en el supuest de que determinads gasts presupuestaris se financien cn ingress presupuestaris específics a ells afectads el sistema cntable debe reflejar esta circunstancia y permitir su seguimient A este respect, se identificará cm un gast cn financiación afectada al gast presupuestari que, bien pr su naturaleza cndicines específicas, bien cm cnsecuencia de cnvenis entre la entidad respnsable de su ejecución y cualesquiera tras entidades, de carácter públic privad, se financie, en td en parte, mediante recurss cncrets que en el cas de n realizarse el gast presupuestari n pdrían percibirse, si se hubiesen percibid, deberían destinarse a la financiación de trs gasts de similar naturaleza, en su cas, ser bjet de reintegr a ls agentes que ls aprtarn.>> N bstante, debid a l cmplej de la definición y de su aplicación a la realidad de la gestión, crrespnde en última instancia a la Sección de Gestión Presupuestaria y Cntabilidad la determinación del carácter afectad n de ls ingress de la Universidad, así cm la asistencia a las Unidades Gestras en la gestión de ests gasts. - Qué es una Unidad Gestra? Cnfrme a l establecid en las Nrmas de Ejecución del Presupuest 2011 de la UPCT (NEP) <<se entenderá pr Unidad Gestra de un ingres a la dependencia administrativa de la Universidad respnsable de su gestión y de la justificación, en su cas, de ls gasts de la actividad desarrllada, cn independencia de a quien le crrespnda su ejecución>>. - Qué deb hacer cm Unidad Gestra a partir de 2011? Básicamente las Unidades Gestras tienen 3 deberes respect a ls ingress que smetan al nuev prcedimient: Cmunicar ls ingress
Cmunicar, cn carácter previ, la justificación de las subvencines Cmunicar las incidencias en las justificacines realizadas 1. Deber de cmunicar ls ingress. Establecen las NEP 2011 que <<las Unidades Gestras, en el mment de tener cncimient del act administrativ manifestación de la vluntad de la entidad cncedente y en td cas antes de su ejecución en ls presupuests de ingress y gasts, deberán cmunicar a la Sección de Gestión Presupuestaria y Cntabilidad la realidad del ingres, la asunción de su gestión y la infrmación ecnómica crrespndiente. La Unidad de Asunts Ecnómics facilitará en su web el frmulari acces electrónic crrespndiente. Es decir, cn el ánim de racinalizar el fluj de la gestión, determinar crrectamente las respnsabilidades y reducir las insuficiencias en la infrmación, se establece cm pas intermedi entre la cmunicación del rganism cncedente y la cmprbación y cntabilización del ingres y la habilitación del crédit pr la Unidad de Asunts Ecnómics, la cmunicación pr parte de la Unidad Gestra de la realidad del ingres, de la asunción de su gestión y de la infrmación ecnómica crrespndiente En td cas, deberá adjuntare tda la dcumentación suficiente crrespndiente al act de cncesión, sin la cual la Sección de Gestión Presupuestaria y Cntabilidad n prcederá a la cnfirmación y cntabilización del ingres y la habilitación del crédit. Para remitir la infrmación se ha habilitad una funcinalidad en ExtraEc llamada Buzón de Ingress a dispsición de tds ls usuaris de UXXIEC, permitiend elegir entre ds alternativas: Cmunicación de ingress externs / Alta selección de rgánicas. Susceptibles de ser cnsiderads afectads. Cmunicación de ingress prpis / Alta selección de rgánicas. Pr l general n pueden ser cnsiderads ingress afectads. a) Cmunicación de ingress externs: El primer de ls frmularis crrespnde a tds ls ingress prcedentes del exterir de la UPCT que n crrespnden a la prestación de servicis matrículas, tales cm transferencias, subvencines, cnvenis de clabración, Sn ls susceptibles de ser cnsiderads afectads y a ls que se refiere esta guía.
Ls dats cmunicads serán bjet de cmprbación pr parte de la Unidad de Asunts Ecnómicas que la validará, mdificará, cmpletará rechazará según el cas, pudiend para ell recabar tda la infrmación cmplementaria necesaria. A este respect, cuant mayr sea el númer de dats prprcinads y más acertada la determinación n de Financiación Afectada pr la prpia Unidad Gestra, más breve será el plaz de espera para el alta asignación de la rgánica y, en su cas, la habilitación del crédit. Ls camps del frmulari sn ls siguientes: DATO REQUERIDO AYUDA Financiación Afectada Ingress externs para financiar gasts cncrets que, en el cas de n realizarse, deberían destinarse a la financiación de trs gasts de similar naturaleza, en su cas, ser bjet de reintegr a ls agentes que ls aprtarn. En el cas de tratarse de subvencines en ls que, según la cncesión las bases, la UPCT actúe cm Entidad Clabradra cnfrme a la Ley General de Subvencines, el ingres será en td cas NO afectad. Descripción del Ingres Identificación del cntrat, cnveni, reslución de cncesión cualquier tr act de manifestación de vluntad pr parte de una persna física jurídica u rganism públic, de recncer un ingres en favr de la UPCT. Presupuestación Seleccine de entre las tres pcines atendiend a ls siguientes criteris: Marque A si el ingres n está presupuestad n l está ttalmente y desea generar habilitar crédit. En tal cas deberá indicar la aplicación dnde desee realizar la generación habilitación de crédit, pudiend la UAE prceder a la habilitación de crédit en la partida señalada tant para este ingres cm para ls futurs que puedan acumularse. En el cas de que la rgánica crrespndiente a la aplicación ya existiera, pdrá cmpletar, en cas de que así l cnsidere, ls dats de FA. En cas de n existir deberá slicitar el alta de una nueva rgánica. Marque B si el ingres está destinad a cubrir gasts cntraíds cn anteriridad a la cncesión. En tal cas, deberá acceder a la Cmunicación de Justificación de Subvencine de este Buzón de Ingress para infrmar a la Unidad de Asunts Ecnómics de ls gasts cn ls cuales va a justificarse el ingres. Pr últim, y en el cas en el que deba de realizar una Devlución de Ingress, puede acceder al frmulari crrespndiente en la web de la Unidad de Asunts Ecnómics. Marque C si desea cmunicar un ingres en cumplimient de las Nrmas para la elabración del presupuest del ejercici siguiente. En tal cas n será necesari especificar una rgánica mas allá de ls 6 primers dígits (unidad de gast de su presupuest) Entidad Clabradra Ley General de Subvencines Atención Marque SI slamente si está segur de que se trata de una subvención de la que la Universidad n es beneficiaria sin que actúa cm Entidad Clabradr según la Ley General de Subvencines, y así se establece expresamente en la cncesión en las Bases. En cas de duda marque NO. Unidad de Gast Códig de rgánica a 6 dígits dnde desee gestinar ls gasts. La selección de una rgánica ya existente sl se prevé para la cnversión de ingress
antigus en nuevs. Cnsulte a la Unidad de Asunts Ecnómics. N se pdrá seleccinar una rgánica ya incluida en el Buzón de Ingress. Nº Pryect Indique ls 4 dígits del númer de pryect si este ya existía. La selección de una rgánica ya existente sl se prevé para la cnversión de ingress antigus en nuevs. Cnsulte a la Unidad de Asunts Ecnómics N se pdrá seleccinar una rgánica ya incluida en el Buzón de Ingress. Descripción de la rgánica Literal crt Utilice este camp si desea que el pryect se gestine cn una abreviatura cncreta. Respnsable Persna autrizada para le ejecución del gast Fecha de Inici Fecha del primer de ls acts a realizar en relación a la actividad financiada. En cas de n pder determinarla; fecha de cncesión Fecha de Fin Estimación de la fecha del últim de ls acts a realizar en relación a la actividad financiada. Prcentaje financiad pr la UPCT Prcentaje en el que, siempre según la cncesión, cnveni,, la UPCT debe cfinanciar la actividad ttal, crrespndiend necesariamente el rest a ls agentes financiadres. Deberá indicarse expresamente si desea que la cfinanciación sea aprtada desde una rgánica agrupación FA cncreta (cnsultar cn UAE) si desea que la actividad sea cfinanciada pr ls fnds genérics de la universidad. Esta cfinanciación será cnstante a l larg de la vida del pryect y n pdrá ser mdificada. Prcentaje de financiación ajena Prcentaje en el que, siempre según la cncesión, cnveni,, la ttalidad de ls agentes externs financian la actividad ttal, crrespndiend necesariamente el rest a la UPCT. Agentes Financiadres Persna física jurídica u rganism públic que financia cncede acuerda el ingres. Prcentaje aprtad Prcentaje en el que, siempre según la cncesión, cnveni,, el agente extern financia la actividad ttal. Se utilizará este prcentaje en el cas de que el cnveni, cncesión, determine una distribución prcentual de ls ingress y pr tant un aplicación análga a ls gasts. Pr ell, en el cas de que la aprtación sea a tant alzada y su aplicación a ls gasts n pueda cnsiderarse prprcinal deberán cmunicarse ls ingress pr separad y slicitar tantas rgánicas cm agentes financiadres. Ingress Prevists Ttal de ls ingress que se prevean percibir del exterir para la financiación de la actividad durante tda la duración de la misma (pudiend extenderse a varis añs) Gasts a financiar Ttal de ls gasts que se prevean ejecutar para la realización de la actividad durante tda la duración de la misma (pudiend extenderse a varis añs), incluyend la parte que, siempre según la cncesión, cnveni,, debe crrespnder a la UPCT. Presupuest (Añ / Ingress) Desglse en anualidades del ttal de ingress. Gasts Generales / Cstes Indirects Parte de ls ingress recibids que, según la cncesión, cnveni,, n es necesari ejecutar y justificar cm un gast presupuestari, ya que se destina a financiar ls gasts generales cstes indirects que la actividad genera a la UPCT pr el cnsum de recurss previamente
dispuests y que n se agtan necesariamente cn la actividad. Observacines a ls Gasts Generales En particular la OTRI pdrá slicitar el alta de un pryect gemel, fundamentad en la existencia de cstes indirect gasts generales, y si el mism puede imputarse n a la Transferencia de Capital de la CARM. Observacines En particular la OTRI pdrá indicar inexistencia de la Reslución de Cncesión y slicitar, mtivadamente, que la universidad anticipe el crédit. Dcumentación Pr favr, es extremadamente imprtante que anexe tda la dcumentación necesaria para que la Unidad de Asunts Ecnómics verifique, en su cas, cmplete ls dats del ingres. Sin esta dcumentación su slicitud será autmáticamente rechazada. Cncept ecnómic de gasts preferente para Generacines de Crédit Utilice este camp tan sl si desea que la Unidad de Asunts Ecnómics genere crédit de fici cn la infrmación aquí registrada. Indique el cncept ecnómic de gasts en el que el futur desea que se genere crédit tras la percepción de ls ingress cmunicads. La Unidad de Asunts Ecnómics prcederá a su tramitación de fici, sin necesidad de una nueva slicitud. Pdrá mdificar su preferencia en cualquier mment. Unidad Gestra de la Subvención La Unidad Gestra de la subvención, que es la que asume la respnsabilidad de la gestión de la subvención, su justificación y la cmunicación de la infrmación crrespndiente a la Unidad de Asunts Ecnómics. (Pr ejempl: OTRI, Relacines Internacinales, Servici de Alumns, ) será pr defect aquella a la que pertenece el slicitante, según ls registrs de UXXIEC. N bstante pdrá señalar una distinta, sujet a la cmprbación de la UAE. Fecha estimada de Justificación Indique, en su cas, el mes y añ en el que estima que la Unidad Gestra justificará la aplicación de ls ingress recibids ante el agente financiadr. Esta infrmación permitirá a la Unidad de Asunts Ecnómics un mayr rigr en la determinación de las desviacines de las subvencines. Usuari de UXXIEC Indique el usuari de UXXIEC al que desea que se le cncedan ls permiss necesaris para ejecutar el gast. Departament Respnsable En cas de pryects de investigación, cntrats del art.83, curss y seminaris similares, indique el departament del investigadr respnsable similar b) Cmunicación de ingress prpis: El presente frmulari crrespnde a tds ls ingress btenids pr la UPCT pr su actividad habitual (Art. 83 LOU, curss y seminaris, precis públics, ) y trs de derech privad (cncesines administrativas, intereses bancaris, ). Se slicitan sustancialmente mens dats que en el cas de ls ingress externs. En cualquiera de ls ds cass, una vez presentada la slicitud, la Sección de Gestión Presupuestaria y Cntabilidad la analizará, y en su cas: cntabilizará el ingres, habilitará el crédit,
cnfirmará a la Unidad Gestra el ingres y ls dats crrespndientes, la cnsideración de afectad n y las bligacines que ell cmprta, en particular la bligación de que se le cmunique la justificación previamente a que esta se realice. Es imprtante resaltar que esta cnfirmación se realizará tan sl a la Unidad Gestra, y n a la unidad que vaya a ejecutar el gast llevar a cab la actividad, dad que se ha cnsiderad que la elección del mment y la ejecución de esa segunda cmunicación deben crrespnder a las prpias Unidades Gestras. N bstante, si en el camp crrespndiente la Unidad Gestra seleccina un usuari al que deban trgársele ls permiss de la nueva rgánica creada, se infrmará igualmente a esta persna. 2. Deber de cmunicar cn carácter previ la justificación de las subvencines Establecen las NEP 2011 que <<las Unidades Gestras remitirán a la Sección de Gestión Presupuestaria y Cntabilidad una relación de ls gasts crrespndientes a la justificación de ls ingress smetids a esta bligación>>, es decir; sl en aquells ingress en cuya cnfirmación pr parte de la Unidad de Asunts Ecnómics se haya cmunicad esta bligación. Cntinua seguidamente; <<esta cmunicación se realizará cn carácter previ a la justificación y cn la antelación suficiente a la misma que permita su revisión sin cmprmeter el cumplimient de ls plazs establecids pr la entidad cncedente. Salv causa debidamente mtivada se establece el 31 de marz cm límite para la cmunicación previa de justificacines de ingress del ejercici anterir. La Unidad de Asunts Ecnómics facilitará en su web el frmulari acces electrónic crrespndiente.>> Se adjunta el frmulari crrespndiente en Excel tan sl cm referencia, ya que en un futur la cmunicación de ls dats pdrá realizarse a través del mism frmulari de Extraec que la Cmunicación del ingres pr la Unidad Gestra: 13 Cmunicacin previa a la Justificaci
De cara a evitar prácticas presupuestarias incrrectas de difícil impsible reslución, serán las Unidades Gestras las encargadas de velar prque la ejecución de ls gasts crrespndientes se realice en la rgánica crrecta, y que la remisión de este frmulari se efectúe en plaz y cn la debida antelación. A este respect se ha aprbad la incrpración en pruebas de un indicadr para departaments que premie a aquells que realicen una gestión que permita evitar la realización de las cstsas y desafrtunadamente frecuentes peracines rectificativas.
3. Deber de cmunicar las incidencias relacinadas cn la justificación realizada Establecen las NEP 2011 que <<las Unidades Gestras cmunicarán inmediatamente a la Sección de Gestión Presupuestaria y Cntabilidad cualquier incidencia relacinada cn la justificación de ls ingress cn cnsecuencias ecnómicas, tales cm descertificacines de gasts n elegibles, justificación de nuevs gasts elegibles, anulacines de ingress y devlucines cmpensacines de ls misms. La Unidad de Asunts Ecnómics facilitará en su web el frmulari acces electrónic crrespndiente.>> Es decir; cuand se prduzca la descertificación pr n elegibilidad de ls gasts justificads cualquier tr tip de incidencia cn efects ecnómics, se debe cmunicar a la Unidad de Asunts Ecnómics pr un prcedimient similar al de la Cmunicación previa a la Justificación de Subvencines. El frmulari de Cmunicación de Incidencia en Subvencines es el siguiente: 14 Cmunicacin Incidencias Subvenci
Finalmente, y tant para la Cmunicación previa de Justificación de Subvencines cm para la Cmunicación de Incidencias de Subvencines, establecen las NEP 2011 que <<tenga n el ingres la cnsideración de afectad, si la incidencia deviene en la necesidad de devlver las cantidades recibidas, la Unidad Gestra deberá prpner la aplicación presupuestaria de gasts a disminuir para restablecer el equilibri ecnómic de la peración y recabar la firma del respnsable del gast crrespndiente. La Unidad Gestra deberá adjuntar la cmunicación y/ describir
las circunstancias que mtivan la devlución, sin perjuici de las bligacines que el Plan de Cntrl Intern de la Universidad establezca para estas peracines. La Unidad de Asunts Ecnómics facilitará en su web el frmulari acces electrónic crrespndiente.>> El frmulari de Petición de Devlución de Ingress es el siguiente: 15 Peticin de Devlucin de Ingres Las devlucines de ingres cuya cuantía supere ls 3.000,00 deben ser intervenidas pr el Cntrl Intern. En cualquier cas, cuand se trate de incidencias de difícil frmulación y reslución, y dad que es de supner que sean pc frecuentes, la atención que presta la
Sección de Gestión Presupuestaria y Cntabilidad pdrá ser más persnal y más prfunda si cabe. N bstante, si bien la Unidad de Asunts Ecnómics ha previst el desarrll de muchs mecanisms de cntrl para asegurar el seguimient de ls gasts cn financiación afectada a pesar de las prácticas incrrectas que pudieran realizarse, en el cas cncret de las incidencias en las justificacines es extremadamente difícil y csts la implementación de dichs cntrles, pr l que la calidad de la infrmación final sbre la que deberá rendir cuentas la Universidad descansará en gran medida en cm las Unidades Gestras se invlucren y clabren cn el prcedimient aquí descrit. - Distinción entre ingress nuevs e ingress antigus Será un ingres nuev td act de cncesión de un ingres de un cmprmis de ingres que n esté recgid específicamente en una rgánica exclusiva a cmienzs de 2011. Sn ls que se smeten a este prcedimient. Ls ingress antigus serán tds aquells que se venga gestinand desde una rgánica de UXXIEC cn anteriridad a la entrada en vigr del nuev prcedimient. En principi n han de smeterse a este nuev prcedimient, gestinándse cm hasta ahra. Cm cnsecuencia de ell las Unidades Gestras deberán tener en cuenta ds cnsideracines: Tds ls ingress subvencines que se reciban desde la entrada en vigr del nuev prcedimient deberán ser cmunicads a través del Buzón de Ingress, slicitándse para ell un nueva rgánica. Es decir; n pdrán utilizarse rgánicas antiguas para ingress nuevs. En el cas de que una Unidad Gestra quiera que a un ingres antigu se le aplique el nuev prcedimient, deberá realizarse un prces de cnversión a ingres nuev. Este prces de cnversión cnsistirán en ls siguientes pass: La Unidad Gestra deberá determinar la desviación del ingres a la fecha de cnversión La Sección de Gestión Presupuestaria y Cntabilidad cmprbará la desviación, en particular si la gestión del ingres que se haya realizad permitirá garantizar la exactitud de la desviación. En cas psitiv, la Unidad Gestra cmunicará el ingres antigu a través del Buzón de Ingress, cn la salvedad de que deberá utilizar, pr l general, la pción Habilitar crédit y seleccinar la rgánica preexistente en la que viniera gestinándse el ingres.
La Sección de Gestión Presupuestaria cnfirmará ls dats y dará de alta el Sald Inicial del ingres en Universitas XXI Ecnómics, en el ejercici de la cnversión. A partir de est punt, el ingres antigu ya cnvertid en ingres nuev seguirá el tramite descrit para ests últims.