Código: PG-COS-RDV Página: 1 de 11 Operativo (RO) con el Detalle de Facturación y (DFG) 0 01-01-12 Revisión General CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS Rev.Nº Fecha Descripción Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Javier Rodríguez Jefe de Costos Miriam Machaca Ing. Costos Jorge Moran Jefe de Control de Proyectos Melquiades Damián Jara Gerente Gestión de Operaciones Firmas de la revisión vigente
Código: PG-COS-RDV Página: 2 de 11 I. Tabla de contenido. I. Tabla de contenido.... 2 1. Propósito... 3 2. Alcance... 3 3. Documentos de Referencia... 3 4. Definiciones... 3 5. Desarrollo... 4 5.1. Contexto Preliminar... 4 5.2. Procedimiento General... 4 5.3. Cuentas relacionadas a la Venta... 5 5.4. Cuentas relacionadas al Costo... 6 6. Responsabilidades... 9 7. Anexos.... 9
Código: PG-COS-RDV Página: 3 de 11 1. Propósito Determinar cada mes, las diferencias existentes entre el Resultado Operativo (RO) y el Detalle de Facturación y (DFG), explicando cada diferencia existente en la venta y el costo de obra por rubros: materiales, mano de obra, supervisión, equipos, vehículos, subcontratos y gastos generales. De esta manera cada mes se ajustará el RO según los montos reales obtenidos en la compatibilización 2. Alcance Este procedimiento rige para todas las obras de COSAPI S.A. ó en las que participe en asociación con otras empresas, siempre que el Comité Técnico Administrativo (CTA) de la asociación lo apruebe y se aplica en todo el territorio nacional. Para proyectos fuera del territorio nacional se deberá compatibilizar con el reporte contable equivalente al DFG. 3. Documentos de Referencia Detalle de facturación y (DFG). Resultado operativo general de obra (PCO I RO I 01). Planillas de venta (PCOI VTA I 01 al 06). Planillas de Costos (PCO I CTO I 01 al 07). Plan de cuentas vigentes (Aplicadas a proyectos de COSAPI SA) 4. Definiciones Detalle de facturación y gastos (DFG): Es el reporte emitido cada mes por la Gerencia de Administración y Finanzas, donde se detallan; los ingresos y gastos de la obra, detallados por cuentas contables. Resultado Operativo (RO): Programa de obra valorizado, tanto en lo referente a la venta, como en el costo. Debe entenderse la intima relación entre ambos conceptos, venta proyectada (programa valorizado de venta) y los recursos que disponemos para generarla. La proyección depende básicamente del planeamiento que debe cuantificar y valorar todas las obligaciones contractuales establecidas en el contrato.
Código: PG-COS-RDV Página: 4 de 11 5. Desarrollo 5.1. Contexto Preliminar Antes de realizar la compatibilización del RO con el DFG; debemos entender los datos que reporta el detalle de facturación y gastos. UN: Representa el código de Unidad de Negocio a la que pertenece el proyecto. Dpto: No relevante Proy: Hace referencia al código de CR del proyecto. Cuenta: Hace referencia al número de cuenta según registro contable Descripción Cuenta: Detalla el nombre de la cuenta. Fecha: Fecha en que se registro contablemente. Id Asiento: Código de asiento contable. Lin: Número de documento. Tipo Doc: Tipo de documento en clasificación numérica. Descripción: Detalla el concepto de la transacción registrada. ACT: Indica la fase de la transacción registrada. Mon: Indica el tipo de moneda. Monto Mon Extranjera: Indica el monto de las transacciones registrada en dólares. Debe: - Para el caso de la Venta, son las anulaciones y/o correcciones de valorización y las notas de crédito. - Para el caso del Costo, son los gastos y provisiones correspondientes al proyecto Haber: - Para el caso de la Venta, son los ingresos por valorización de obra, adicionales, y venta de terceros. - Para el caso del Costo, son las anulaciones y/o correcciones al costo; así como también los abonos por servicios y/o recursos prestados o transferidos internamente. 5.2. Procedimiento General - El Responsable de Costos deberá solicitar el envío del DFG (Detalle de Facturación y ) de acuerdo a las fechas y formatos establecidos. - Una vez recepcionado el archivo se deberá verificar el archivo resumen de las cuentas para la verificación de la columna de Saldo Anterior del Mes en análisis, junto con la columna de Saldo Actual del Mes anterior.
Código: PG-COS-RDV Página: 5 de 11 - En caso se encontrara alguna diferencia se deberá solicitar un reporte a Contabilidad (GAF) de los ajustes realizados. Contabilidad debería informar a cada Obra de los ajustes realizados al DFG posterior al cierre de cada Mes. - Se deberá verificar que todos los ítems tengan y les corresponda una Fase de acuerdo al Plan Fase del Proyecto, en caso no lo tuvieran se tendrá que analizar e incluírsele a la fase q le corresponde. - También se deberá analizar el porqué no se encuentra faseado y hacer las correcciones en obra o si el caso proviene de Sede Central se deberá informar para que se corrija para los próximos reportes. - Se deberá hacer un primer resumen de costos por rubros (Materiales, Equipos, Vehículos, Mano de Obra, Supervisión, Subcontratos, Generales) para realizar la verificación de las mismas con el RO (acumulado). - En los rubros en donde se encuentren diferencias se deberá realizar un segundo resumen por Fases y hacer la comparación con las fases de las Planillas del RO (por cada rubro). - Las diferencias encontradas se deberán analizar para su debida explicación, los cuales podrían ser: Facturas no ingresadas a la contabilidad por la no presentación de las mismas. Valorizaciones de equipos pendientes de aprobación y facturación Reclasificaciones de personal de Mano de Obra y Supervisión no realizadas en el Mes Rendiciones no efectuadas en el Mes (Adelantos de Viaje, Caja Chica) Un costo mal faseado. Mal cargo a la obra por contabilidad - Analizadas e identificadas las diferencias se deberá guardar en la Base de Datos Maestra del DFG (la cual acumula todos los DFG s del Proyecto a la fecha emitidos, analizados y corregidos) de todo el Proyecto para la acumulación real de las ventas y los costos. - Las correcciones realizadas deberán ser informadas a Contabilidad para su reclasificación respectiva. En el caso de direccionar rubros de venta, mano de obra y supervisión enviar un correo al área de Contabilidad, con copia a los interesados. - Aquellos códigos de materiales que estén mal direccionados a las cuentas contables se deberá informar a Procura (con copia a Operaciones y Control de Proyectos) para su análisis y corrección en el Sistema Oracle. 5.3. Cuentas relacionadas a la Venta
Código: PG-COS-RDV Página: 6 de 11 Con los datos del RO y el último DFG, procedemos en un formato según Anexo B, a comparar y hallar la diferencia de las cantidades: El acumulado de la venta total del resultado operativo con el saldo actual de la cuenta 704100 del DFG (existen otras cuentas referentes a otro tipo de venta 704210, 705100, 709710 y 709720. Y por otro lado las cuentas 704230 y 704240 que se refieren a ajustes contables los cuales no se toman en cuenta. 704100 Prestación de servicios - terceros 704210 Prestación servicios relacionadas Consorcios 704230 Prestación servicios pendientes Facturar 704240 Exceso / Defecto Facturación 705100 Alquileres 709710 Terceros 709720 Relacionadas 5.4. Cuentas relacionadas al Costo El acumulado del costo de materiales con el saldo actual de la cuenta: 901000 Mercaderías 901800 Otras mercaderías 903000 Materiales auxiliares, suministros y repuestos 903100 Materiales auxiliares 903200 Suministros 911000 Mercaderías 913200 Suministros 913300 Repuestos El acumulado del costo mano de obra con la suma de los saldos actuales de las cuentas: 921120 Salarios 921320 Vales de alimento obreros 921412 Gratificaciones ordinarias obreros 921422 Gratificaciones extraordinarias obreros 921520 Vacaciones obreros 922400 Otras remuneraciones obreros 927120 Essalud obreros 927220 ONP obreros 927320 SCTR obreros 927420 Seguro vida obreros
Código: PG-COS-RDV Página: 7 de 11 929120 CTS obreros 929220 AFP s obreros El acumulado del costo de subcontratos con la suma de los saldos actuales de las cuentas: 933000 Producción encargada a terceros 933100 Subcontratos de obra 933200 Otros tipos de subcontrato El acumulado del costo de equipos con la suma de los saldos actuales de las cuentas: 931100 Transportes de carga 934100 Reparación y mantenimiento de terceros 934999 Valorización Equipos - Cosapi 935000 Alquileres 935300 Alquiler maquinaria y equipos de explotación 935600 Alquiler equipos diversos 941420 Depreciación maquinaria y equipos de explotación 941450 Depreciación equipos diversos 941460 Depreciación herramientas y unidades de reemplazo El acumulado del costo de vehículos con la suma de los saldos actuales de las cuentas: 931100 Transporte 931120 Transporte de pasajeros 934100 Reparación y mantenimiento de terceros 935400 Alquiler equipos de transporte 941430 Depreciación equipos de transporte 959999 Otros servicios internos El acumulado del costo de supervisión con la suma de los saldos actuales de las cuentas: 921110 Sueldos 921310 Vales de alimento empleados 921411 Gratificaciones ordinarias empleados 921421 Gratificaciones extraordinarias empleados 921510 Vacaciones empleados 922300 Otras remuneraciones empleados 927110 Essalud empleados 927210 ONP empleados
Código: PG-COS-RDV Página: 8 de 11 927310 SCTR empleados 927410 Seguro de vida empleados 929110 CTS empleados 929210 AFP s empleados El acumulado del costo de gastos generales con la suma de los saldos actuales de las cuentas: 922200 Provisión de premios de obra 924000 Capacitación y entrenamiento 925000 Atención al personal 931000 Transporte, correo y gastos de viaje 931130 Movilidad 931200 Correos 931300 Alojamiento 931400 Alimentación 931500 Pasajes aéreos 931600 Pasajes terrestres 932100 Honorarios 934200 Reparación y mantenimiento inmueble y equipos de oficina 935200 Alquiler Edificaciones 936100 Energía Eléctrica 936300 Agua 936400 Teléfono 936500 Internet 936600 Radio 937000 Publicidad, publicaciones, RRPP 939000 Otros servicios prestados por terceros 939100 Bancarios e ITF 939110 Bancarios 939111 ITF 939300 Otros Servicios de Terceros 939310 Servicios de vigilancia, limpieza y jardinería 941440 Depreciación muebles y enseres 951000 Impuesto General a las ventas 952500 Tributo a gobiernos locales 952710 Sencico
Código: PG-COS-RDV Página: 9 de 11 952720 Otros tributos 953000 Seguros, regalías 953100 Seguros de obra 953200 Seguros generales 954000 Licencias y derechos de vigencia 956100 Útiles de oficina 956200 Software 956300 Hardware 959000 Otros gastos de gestión 959100 Donaciones 959300 de Representación 6. Responsabilidades Jefatura de Control de Proyectos: es la responsable de la revisión y actualización del presente procedimiento. El Jefe de Obra: es responsable de velar por el fiel cumplimiento de este procedimiento. Jefe de Control de Proyectos o responsable de costos: tiene la responsabilidad de cumplir a cabalidad el procedimiento. 7. Anexos. Anexo 1 Ejemplo Compatibilización RO vs DFG Anexo 2 Formato de Compatibilización RO vs DFG
Anexo 1: Ejemplo Compatibilización RO vs DFG GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES Código: PG-COS-RDV Página: 10 de 11
Anexo 2: Formato Compatibilización GERENCIA DE RO GESTIÓN vs DFG DE OPERACIONES Código: PG-COS-RDV Página: 11 de 11