TIPO DE PROCESO: APOYO FECA: 27-07-2015 RESPONSABLE: REQUISITOS: NTC GP 1000:2009: Jefe Jefe l Servicios Generales 4.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 5.2, 5.3, 5.4.1, 5.4.2, 5.5.1, 5.5.3, 6.3, 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3, 8.2.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3 OBJETIVO: ALCANCE: UMANOS RECURSOS: FISICOS LEGALES: Constitución Política Nacional, Ley 30 1992, Estatuto Contratación la l Atlántico Acuerdo Superior 000006 2009, Estatuto General la l Atlántico Acuerdo Superior 000004 2007, Estatuto Presupuestal la Acuerdo Superior 000013 1997, Norma NTC 4095 NTC 3723 NTC 5029, Decreto 111 1996, Ley 80 1993, Ley 1150 2007, Decreto 1510 2013, Ley 1474 2011, Ley 190 1995, Decreto 019 2013, Ley 527 1999, Boletín Responsables Fiscales (Contraloría General la Nación), Certificado Antecentes Disciplinarios (Procuraduría), Ley 57 1985, Ley 594 2000, Decreto 1515 2013, Decreto 2150 1995, Decreto 2842 2010, Decreto 2578 2012, Resolución 5544 2003, Resolución 6289 2011, Resolución 5799 2006. Atenr en forma oportuna los requerimientos bienes y servicios solicitados por las Depenncias la l Atlántico, mediante el acompañamiento y asesoría en la planeación las necesidas, y la ejecución las acciones y actividas que garanticen la adquisición los mismos, conformidad con las especificaciones técnicas y calidad requeridas por el solicitante, en el marco los principios la Función Administrativa, en especial, publicidad, transparencia, selección objetiva, eficiencia y economía. Igualmente, garantizar el funcionamiento óptimo la infraestructura institucional. Aplica s el recibo la solicitud bidamente autorizado por la Rectoría, o quien haga sus veces, hasta la comunicación al supervisor la suscripción y legalización la Orn o Contrato. Un 1 Jefe Gestión Bienes y. Un 1 Jefe Gestión Servicios Generales. Profesionales universitarios. Técnicos administrativos. Personal vigilancia Personal aseo Personal. Dotación básica escritorios, archivadores, equipos cómputo, impresoras, y, equipos Mantenimiento Industriales y herramientas Trabajo.
TIPO DE PROCESO: APOYO FECA: 27-07-2015 EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES SALIDA RECEPTOR Solicitus aprobadas P Revisar la solicitud y asignarla al cotizador Gestión Bienes y Solicitud adquisición Bienes y Servicios revisada y asignada Cotizaciones Ofertas. Evaluación cotizaciones u Ofertas Cotizar e Invitar a Ofertar bienes o servicios a contratar / Revisar Estudios Previos Revisar la cotización Verificar las especificaciones técnicas y enviar para evaluación. Elaborar las Órnes Compra y los Contratos Solicitud revisada y asignada Bienes o servicios cotizados Estudios Previos Revisados Asignaciones operativas Cotización u Oferta seleccionada Contrato u Orn Compra o Contratistas. Gestión Bienes y Requisitos Inscripción Bien adquirido. Solicitud baja Bienes Inscribir y actualizar proveedores.. Actualizar inventario Activos. Dar baja los bienes. Proveedor inscrito Inventario Activos Bien dado baja amparado en su respectiva Resolución. Proveedor Contratistas Gestión Bienes, y Servicios Estratégico.
TIPO DE PROCESO: APOYO FECA: 27-07-2015 Entes externos interesados Donaciones Necesidas servicio preventivo y correctivos planta física, equipos, muebles y enseres, sistemas eléctricos, zonas vers, res hidrosanitarias, res telefónicas y sistemas monitoreo. Recibir y legalizar donaciones Ejecutar el preventivo y correctivo la Planta física, equipos, muebles y enseres, sistemas eléctricos, zonas vers, res hidrosanitarias, res telefónicas y sistemas monitoreo, y piscinas. Bien mueble o inmueble donado, amparado en su respectiva resolución. Mantenimiento correctivo o preventivo recibido a satisfacción y soportado con acta Comunidad universitaria. Recibidos a satisfacción los bienes y servicios V entregados y servicios realizados Gestión Bienes y Indicadores V Seguimiento a todos los servicios preventivo y correctivo la Planta física, equipos, muebles y enseres, sistemas eléctricos, zonas vers, res hidrosanitarias, res telefónicas y sistemas monitoreo y piscinas; y los bienes y servicios entregados Realizar seguimiento y consolidación los indicadores Acta o formato recibo a satisfacción diligenciado. Indicadores medidos Depenncias la y Comunidad Universitaria Estratégico estratégico Gestión Calidad Control Interno Resultados auditorías internas o medición indicadores Directrices para el mejoramiento continuo A Realizar acciones preventivas y correctivas sobre las evaluaciones l proceso. Planes mejoramiento Comunidad universitaria
TIPO DE PROCESO: APOYO FECA: 27-07-2015 DOCUMENTOS SOPORTE REGISTROS PARÁMETROS DE SEGUIMIENTO Procedimientos compras. Procedimiento Inventario y administración Activos Procedimiento inscripción, y evaluación inicial proveedores. Estatuto Contratación la l Atlántico Plan estratégico 2009-2019. Procedimiento Mantenimiento Correctivo y Preventivos Planta Físicas y Equipo Estudios previos Pliegos Condiciones ojas vida equipos. Cotizaciones. Orn compra. Certificado Disponibilidad Presupuestal Registro Presupuestal Evaluación las cotizaciones y ofertas Inventarios Inscripción proveedor Evaluación proveedor Acta comité baja Resolución baja bienes Resolución donación Formatos solicitud servicios Programas a realizar. Acta trabajos realizados y recibido a satisfacción Solicitus autorización traslado bienes Actas reuniones Informes técnicos acerca necesidas. Requisitos legales Estatuto Contratación. Documentos soporte. Inventario Activos Actas baja bienes. Formato salida y/o ingreso bienes a la Ciudala Universitaria. Proveedor inscrito y evaluado. Informe gestión, acciones correctivas y preventivas. Auditoria jefe l Departamento INDICADORES TIPO DESCRIPCIÓN EFECTIVIDAD EFICACIA EFICIENCIA Satisfacción l cliente interno Índice Evaluación Oportunidad en la atención Recibidos satisfacción conformidad a PUNTOS DE CONTROL Verificación la aprobación la solicitud por parte l ornador l gasto y visto bueno la Vicerrectoría Adminístrativa Verificación cotizaciones e inscripción proveedores en el portal web Fichas o especificaciones técnicas productos o RIESGOS Adquisición un bien o servicio no autorizado Errores en la cotización, proveedores sin evaluación inicial Compras productos o servicios no conformes con la
TIPO DE PROCESO: APOYO FECA: 27-07-2015 servicios a adquirir Capacidad Jurídica y Financiera los proponentes La inscripción las adquisiciones correspondientes en el Banco Programas y Proyectos la Visto Bueno y aprobación l Gestión Bienes y Pólizas cumplimiento y calidad los bienes y servicios Seguimiento o inspección los s realizados Diagnóstico y Plan Mantenimiento Preventivo Verificación estudios previos por el Comunicación a los supervisores la suscripción y legalización la orn compra o contrato Coordinación entre el contratista y supervisor con el partamento gestión Bienes y suministros, respecto a las entregas, especialmente reactivos, químicos y materiales peligrosos necesidad la Depenncia solicitante Suscripción Ornes o Contratos con personas naturales o jurídicas no facultadas para contratar Adquisición bienes o servicios no contemplados ntro l Banco Proyectos y Programas. Falta control Errores en la Orn Compra o Contratos Imposibilidad efectuar una reclamación por incumplimiento al Contrato Mantenimientos que incumplen las especificaciones técnicas Daño y terioro la planta física y equipos Estudios previos mal diligenciados por la Depenncia solicitante Inacuada supervisión Reactivos o medicamentos dañados por requerir almacenamientos especiales, o que puedan causar daños a los integrantes l grupo por contaminación al manipularlos; productos mal recepcionados e inspección por tener características especiales