Revisó: Jefe División Financiera Jefe Sección de Presupuesto Jefe Sección de Tesorería Profesional Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 17 Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007 Resolución N 1858 OBJETIVO ALCANCE Describir las actividades a seguir para atender gastos identificados que se requieren de forma inmediata y realizar el trámite de pago. Aplica a todos los fondos fijos renovables que manejan las Unidades Académicas y/o Administrativas. NORMATIVIDAD Acuerdo 019 de 2005 de Consejo Superior, por el cual se adopta el Reglamento de Contratación de la Universidad Industrial de Santander. Acuerdo 067 de 2003 de Consejo Superior, por el cual se adopta el Estatuto Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander. Resolución de constitución del fondo fijo renovable respectivo. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Unidad Responsable: Unidad que solicita y tiene bajo su responsabilidad el manejo del fondo fijo renovable. Unidad Solicitante: Unidad que solicita la adquisición de un bien o servicio a través del fondo fijo renovable de la División Financiera Ffr: Fondo Fijo Renovable CDP: Es el documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir, la existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender un gasto determinado. Registro Presupuestal: El registro presupuestal es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso, garantizando que los recursos comprometidos no sean desviados a ningún otro fin. De acuerdo con el Art. 38 del Estatuto Presupuestal: Los compromisos efectivamente adquiridos con cargo a las disponibilidades presupuestales expedidas deben contar también con registro presupuestal, en virtud del cual los recursos no podrán ser desviados a ningún otro fin.
Página 2 de 17 DEFINICIONES Modificación Presupuestal: Cambios necesarios al presupuesto a través de adiciones, reducciones y traslados. Apropiación Presupuestal: Partida que aparece en el presupuesto de gastos y señala el tope máximos de gasto para ser comprometido o ejecutado durante la vigencia anual correspondiente. Ejecución Presupuestal: Etapa del ciclo presupuestal en la cual se llevan a cabo decisiones y operaciones financieras, para informar acerca de los resultados obtenidos en el transcurso y al final del proceso presupuestario. Disponibilidad Presupuestal: Existencia de apropiación o saldo no ejecutado ni comprometido en el presupuesto, suficiente para atender un nuevo gasto que se proyecte. Rubro: Código de clasificación por concepto de gasto o de ingreso. DSI: División de Servicios de Información. CONSIDERACIONES El límite máximo para cada desembolso es el diez por ciento (10%) del efectivo del valor del fondo fijo. Los conceptos de gastos autorizados para cada fondo fijo están establecidos en el acto administrativo de aprobación. La Universidad para proteger los recursos de la institución, incluirá al responsable del fondo en la póliza global de manejo. Sólo podrá responsabilizarse del manejo de un fondo fijo a personal vinculado laboralmente con la Universidad. En las operaciones con recursos del Fondo, se deben realizar los descuentos y retenciones establecidos por las normas vigentes. Con el registro de la factura, el SIF automáticamente realiza el descargue y ejecución presupuestal en el (los) rubro(s) afectado(s). La legalización del Fondo Fijo Renovable para adquisición de pasajes se describe detalladamente en el procedimiento Adquisición de Pasajes PFI.29. El vale provisional por la entrega de efectivo para la Caja principal de la Universidad, y cuyo responsable es el Jefe de la Sección de Tesorería, tendrá validez durante la vigencia fiscal respectiva.
Página 3 de 17 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO INICIO 1. Solicita la creación de un fondo fijo renovable Documento de soliditud 1. Solicita a la División Financiera la creación de un fondo fijo renovable a su cargo, a través de un documento firmado por el Ordenador del Gasto o Jefe de la UAA, justificando la necesidad, monto,y UAA por donde se generan los gastos. Unidad Responsable 2. Estudia y analiza solicitud 2. Estudia y analiza la solicitud de creación del fondo fijo renovable. Jefe División Financiera No Solicitud viable? Si 3. Verifica ejecución presupuestal y disponibilidad de efectivo 3. Si la solicitud es viable verifica en el SIF la ejecución presupuestal de ingresos y gastos y la disponibilidad de efectivo de la unidad responsable. Jefe de Sección de Presupuesto Solicitud aceptada? No Si 1 Pág 4 4. Informa a la UAA la no aceptación del fondo fijo renovable 4. Si la solicitud no es aceptada informa a la UAA. Jefe División Financiera FIN
Página 4 de 17 1 5. Prepara proyecto de resolución 6. Envía proyecto de resolución a Secretaria General 5. Si la solicitud de creación del fondo fijo es aceptada, elabora proyecto de resolución en donde define: responsable del fondo fijo renovable, UAA (fondo de la UAA responsable por donde se generan los gastos), conceptos de gastos y montos autorizados en SMMLV. 6. Envía proyecto de Resolución a Secretaria General. Jefe División Financiera Jefe División Financiera Proyecto de resolución 7. Revisa, asigna número y firma 7. Revisa, asigna número, firma resolución y la remite a Rectoría para su aprobación. Secretario(a) General 8. Firma resolución 8. Firma resolución de aprobación de creación del fondo fijo renovable y envia a Secretaria General. Rector Resolución 9. Envía copia de resolución 9. Recibe resolución y envía copia a la unidad responsable del fondo fijo renovable y a la División Financiera para que cada una de estas realice de manera simultánea las actividades correspondientes: Secretaria General Informa a Inventarios 1 A. Informa al Jefe del Grupo de Inventarios para que realice el proceso de inclusión del responsable del Fondo en la póliza global de manejo. Jefe División Financiera
Página 5 de 17 1 Solicita inclusión en la póliza a) Solicita por medio de una carta a la compañía aseguradora la inclusión del responsable del fondo fijo renovable en la póliza global de manejo. Jefe Grupo de Inventarios carta Incluye al responsable en la póliza global de manejo b) Incluye dentro de la póliza global de manejo al responsable del fondo fijo renovable. Compañía aseguradora Recibe resolución B. Recibe resolución y procede a solicitar simultáneamente la creación del fondo en el SIF. Responsable del Envía comunicación de solicitud de creación del fondo en el sistema a) Solicita por medio de una comunicación escrita a DSI la creación del fondo fijo renovable en el SIF, adjuntando copia de la resolución. Responsable del Comunicación Resolución Crea el fondo fijo renovable 2 pág 6 Recibe documentos soporte para la creación del fondo fijo en el SIF y registra la información según resolución. Funcionario División de Servicios de Información Asigna el administrador del fondo 3 pág 6 Crea en el SIF al Ordenador del Gasto como administrador del fondo fijo e informa a Presupuesto. Funcionario División de Servicios de Información
Página 6 de 17 2 Solicita la apertura de la cuenta corriente Carta Resolución de creación del Fondo Fijo b) Solicita mediante una carta a la entidad bancaria, la apertura de una cuenta corriente a nombre del Fondo Fijo, con el objeto de trasladar el dinero de una cuenta UIS a la nueva cuenta que se crea para administrar el fondo fijo renovable. Esta carta debe ir firmada por el Jefe de la Sección de Tesorería y por el responsable del Fondo Fijo. Adjunta copia de la resolución de creación del Fondo Fijo Renovable. Jefe Sección de Tesorería Crea la cuenta corriente Revisa solicitud y crea la cuenta corriente. Entidad Bancaria Entrega chequera Hace entrega de la chequera al Responsable del fondo fijo renovable. Entidad Bancaria 3 Hace la inclusión de la numeración de los cheques Una vez recibida la chequera hace la inclusión en el SIF de la numeración de los cheques. Responsable del 10. Genera orden de pago manual inicial 10. Genera en el SIF la orden de pago manual por el valor inicial del fondo fijo renovable e informa al responsable del fondo. Auxiliar Presupuesto 11. Imprime y firma orden de pago inicial 11. Imprime orden de pago manual inicial, revisa y firma. Envía la orden a la Sección de Presupuesto. Responsable del Orden de pago manual inicial 2
Página 7 de 17 2 12. Recibe y envía orden de pago manual a Tesorería 13. Entrega orden de pago a Tesorería 12. Recibe documentos y registra el recibido de la orden de pago manual en el SIF, consulta el tipo o clase de dcto, número de orden, identificación y nombre del ordenador del gasto y registra la orden de pago manual. 13. Envía orden de pago manual a la Sección de Tesorería para realizar la transferencia electrónica. Auxiliar Presupuesto Auxiliar Presupuesto 14. Transferencia electrónica para constituir efectivo 14. Realiza el traslado de dinero a la cuenta creada para el manejo del fondo por medio de transferencia electrónica. Auxiliar Tesorería Egresos Procedimiento de Egresos No Creación de una caja menor? Si 15. Gira cheque para constituir el efectivo 15. Si se crea una caja menor dentro del fondo fijo renovable, gira y firma cheque para constituir el efectivo como caja menor, teniendo en cuenta el monto autorizado en SMMLV. Responsable del Egresos Procedimiento de Egresos 16. Define necesidad de compra o servicio y evalúa urgencia 3 16. Define la necesidad de compra según lo estipulado con los planes y programas fijados por la Universidad, evalúa la urgencia y determina el valor a pagar. Responsable del y/o UAA Solicitante
Página 8 de 17 3 17. Verifica disponibilidad presupuestal y solicita CDP Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal 18. Elabora la solicitud de compra del fondo fijo renovable 17. Verifica en el SIF que exista disponibilidad presupuestal para los rubros que se quieren afectar y solicita CDP. 18. Una vez asignado el CDP, elabora en el SIF la solicitud de compra del fondo fijo renovable, registrando: código del fondo fijo, código de la UAA y/o proyecto, que generará el gasto, monto aproximado, descripción, cantidad, rubro y No de CDP. Secretaria de la UAA Secretaria de la Unidad Responsable Procedimiento Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal 19. Asigna número de solicitud de compra de fondo fijo y RP 19. Si existe disponibilidad de efectivo el SIF automáticamente asigna número de solicitud de compra del fondo fijo y número de registro presupuestal (RP) generando el compromiso como tal. Secretaria de la Unidad Responsable 20. Autoriza la solicitud de compra 20. Revisa y autoriza en el SIF la solicitud de compra. Responsable del y/o Unidad Solicitante 4 21. Verifica autorización 21. Verifica en el SIF que la solicitud de compra sea autorizada. Secretaria de la Unidad Responsable y/o Unidad Solicitante 22. Solicita bien y/o servicio 22. Solicita al proveedor el bien y/o servicio. Secretaria de la Unidad Responsable y/o Unidad Solicitante 4
Página 9 de 17 4 23. Entrega bien y/o servicio 23. Hace entrega del bien y/o servicio solicitado por la UAA responsable y presenta factura. Proveedor Factura de venta 24. Verifica que el bien y/o servicio se reciba a satisfación 25. Hace el desembolso en efectivo o cheque y realiza retenciones Adquisición de bienes? Si No 5 pág 10 24. Recibe y verifica que el bien y/o servicio se haya recibido a satisfacción. 25. Hace el desembolso y registra en el SIF el número de solicitud de la compra y la información de la factura ingresando nombre de proveedor, documento y número de identificación, número, valor y fecha de factura. Y se realizan las retenciones y descuentos de Ley a que haya lugar según las tablas que maneja la Sección de Tesorería de la Universidad. Secretaria de la Unidad Responsable 26. Legaliza los bienes 26. En caso de adquisición de bienes, realiza la legalización en el SIF donde registra el ingreso de los elementos al inventario, lo cual consiste en realizar la entrada y salida de almacén, registrar el nombre del servidor que va asumir en el inventario la responsabilidad y los clasifica de acuerdo a su naturaleza. Secretaria de la Unidad Responsable Ingreso de Elementos al Inventario Procedimiento Ingreso de elementos al inventario 5
Página 10 de 17 DIAGRAMA DE FLUJO 5 5 27. Solicita reembolso Arqueo Facturas Comprobantes de cheques 27. Cuando haya superado como mínimo el 50% del valor del fondo fijo y/o caja menor o cuando se considere apropiado, de acuerdo con las necesidades del fondo solicita el reembolso, adjuntando el arqueo generado por el SIF, facturas y comprobantes de cheque, soportando los gastos y envía a la sección de presupuesto. Responsable del 6 28. Revisa arqueo y documentos 28. Revisa arqueo y documentos soporte. Auxiliar Presupuesto No Inconsistencias? Si 29. Devuelve documentos a la UAA 29. En caso de encontrar inconsistencias devuelve documentos a la UAA responsable para que realice las respectivas modificaciones. Auxiliar Presupuesto 30. Revisa, realiza modificaciones 30. Revisa, realiza modificaciones y envía documentos a la Sección de Presupuesto. Responsable del 31. Genera la orden de pago manual 31. Si no encuentra inconsistencias genera en el SIF la orden de pago manual por el valor a reembolsar o cancelar el fondo e informa al responsable del fondo fijo. Auxiliar Presupuesto 6
Página 11 de 17 6 32. Imprime y firma orden de pago 32. Ingresa al SIF, revisa e imprime la orden de pago manual y firma. Envía la orden a la Sección de Presupuesto. Responsable del Orden de pago manual 33. Registra el recibido 33. Recibe orden y registra el recibido en el SIF, consulta el tipo clase de dcto, número de orden, identificación y nombre del ordenador del gasto y registra la orden de pago manual. Auxiliar Presupuesto 34. Envía orden de pago manual a Tesorería 34. Envía orden de pago manual, arqueo y documentos soporte a la Sección de Tesorería. Auxiliar Presupuesto 35. Realiza el recibido 35. Recibe documentos y registra el recibido de la orden de pago manual en el SIF, consulta el tipo clase de dcto, número de orden, identificación y nombre del ordenador del gasto y registra la orden de pago manual. Auxiliar Tesorería 36. Activa la cuenta 36. Activa en el SIF la cuenta para que sea autorizada por el ordenador del gasto. Nota: Al cierre de la vigencia, la Sección de Tesorería realiza la transferencia electrónica a la cuenta corriente del fondo fijo. Al año siguiente, el SIF genera la orden de pago con el incremento del salario mínimo dado que el monto del fondo está establecido en SMLMV. Auxiliar Tesorería 7
Página 12 de 17 DIAGRAMA DE FLUJO 7 37. Autoriza cuenta 37. Ingresa al SIF y autoriza el pago. Responsable del 38. Transferencia electrónica Egresos 38. Una vez autorizada la cuenta, realiza la transferencia electrónica. Nota: Para el caso de cancelación del fondo, el dinero existente en la cuenta corriente del fondo fijo, debe ser trasladado por la Jefe de la Sección de Tesorería a la cuenta corriente del fondo especial. Auxiliar Tesorería Procedimiento de Egresos FIN 7 39. Legaliza el fondo fijo 39. Todos los fondos fijos deben ser legalizados antes del cierre de la vigencia fiscal, ésta legalización consiste en verificar el valor de los recibos, facturas y comprobantes de cheque, junto con el arqueo que genera el SIF. Secretaria de la Unidad Responsable Existe dinero en efectivo? No 8 pág 13 8 Si 40. Consigna el dinero en la cuenta corriente del fondo fijo de la Universidad 40. Al cierre de la vigencia, si la UAA y/o proyecto cuenta con dinero en efectivo, debe consignarlo en la cuenta corriente del fondo fijo. Nota: Para el caso de cancelación del fondo, el dinero existente en la cuenta corriente del fondo fijo, debe ser trasladado por la Jefe de la Sección de Tesorería a la cuenta corriente del fondo especial. Secretaria de la Unidad Responsable
Página 13 de 17 8 8 41. Envía documentos a Presupuesto 41. Envía a la Sección de Presupuesto el arqueo generado por el SIF, facturas, comprobantes de cheques y anexa recibos de consignaciones si hubo sobrantes de dinero. Secretaria de la Unidad Responsable Facturas Comprobantes de cheques Recibos de consignación Arqueo 6 pág 10 42. En caso de cancelación del fondo fijo verifica los gastos legalizados 42. En caso de cancelación del fondo fijo, verifica que todos los gastos hayan sido legalizados. Secretaria de la Unidad Responsable Gastos legalizados? Si No 4 pág13 43. Elabora acta de cancelación 44. Envía comunicación de solicitud de cancelación del fondo fijo Comunicación Acta de cancelación 43. Elabora acta de cancelación, la cual es revisada y firmada por el responsable del fondo fijo. 44. Envía comunicación de solicitud de cancelación del fondo fijo al Jefe de la División Financiera junto con el acta de cancelación, con copia a Control Interno y Evaluación de Gestión. Secretaria de la Unidad Responsable Responsable del 9
Página 14 de 17 DIAGRAMA DE FLUJO 9 45. Analiza solicitud y prepara proyecto 45. Analiza la solicitud, entrega acta de cancelación a la Sección de Presupuesto y elabora proyecto de resolución de cancelación del fondo fijo. Jefe División Financiera 46. Envía proyecto de resolución a Secretaria General 46. Envía proyecto de Resolución a Secretaria General. Jefe División Financiera Proyecto de resolución 47. Revisa, asigna número y firma 47. Revisa, asigna número y firma resolución. Remite a Rectoría para su aprobación. Secretario General 48. Firma resolución de aprobación de la cancelación del 48. Firma resolución Rector fondo fijo y envía a Secretaria General. Resolución 49. Envía copia de resolución 49. Recibe resolución y envía copia a la División Financiera, Sección Presupuesto y a la unidad responsable del fondo fijo. Secretario(a) General Informa a Inventarios A. Informa al Jefe del Grupo de Inventarios para que realice la solicitud de exclusión del responsable de la póliza global de manejo. Jefe División Financiera 13
Página 15 de 17 13 Solicita exclusión en la póliza Solicita por medio de una carta a la compañía aseguradora la exclusión del responsable del fondo fijo de la póliza global de manejo Jefe Grupo de Inventarios Solicita la cancelación del fondo fijo B. Una vez aprobada la resolución de cancelación, envía una comunicación escrita a la DSI solicitando la cancelación del fondo fijo en SIF y adjunta copia de la resolución. Responsable del Comunicación Cancela el fondo fijo Recibe documentos y realiza la cancelación del fondo fijo en el SIF, y registra la fecha de finalización del fondo fijo. Funcionario División de Servicios de Información Solicita la cancelación de la cuenta corriente Carta Resolución de cancelación del Fondo Fijo Solicita mediante una carta a la entidad bancaria, la cancelación de la cuenta corriente, ésta carta debe ir firmada por el el Jefe de la Sección de Tesorería y por el responsable del Fondo Fijo. Adjunta copia de la resolución de cancelación del Fondo Fijo Renovable. Jefe Sección de Tesorería Realiza la cancelación en libros Una vez la entidad bancaria envía el extracto a la Universidad, se procede a realizar la cancelación en libros. Auxiliar Tesorería FIN
Página 16 de 17 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 Octubre 11 de 2004 Creación del procedimiento (Resolución No. 886 de 2004) 2 Diciembre 04 de 2007 Adecuación del documento al Sistema de Gestión de Calidad según el Procedimiento Control de Documentos. Inclusión del alcance y definiciones Complemento de las consideraciones Especificación de los responsables de las actividades Unificación de los Procedimientos fondo fijo renovable y reembolso por fondos fijos renovables Se rediseñaron actividades y responsabilidades, a la vez que se mejoraron algunas por medio del SIF para hacer el procedimiento más ágil y eficiente. Se diseñaron de manera más completa las actividades concernientes al reembolso, a la legalización y a la cancelación del fondo fijo. Se eliminaron las actividades relacionadas con el proceso de solicitud de CDP ya que éstas se remiten al nuevo procedimiento diseñado para CDP. El registro y devolución de los arqueos se realiza en el SIF. Se incluyeron las actividades correspondientes al proceso de transferencia electrónica El acta de cancelación del fondo va a ser realizada por la misma UAA responsable del fondo fijo. 3 Agosto 01 de 2008 Complemento de algunas actividades Revisión y complemento de las consideraciones Modificación de la actividad de solicitud de creación y cancelación de la cuenta corriente al Banco, la cual debe ser realizada por la Jefe de la Sección de Tesorería de la Universidad.
Página 17 de 17 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 4 Marzo 21 de 2012 Inclusión de la consideración: La validez del vale provisional por la entrega de efectivo a la Sección de Tesorería para el sencillo en caja, será durante la vigencia fiscal respectiva. Cambio en el nombre del procedimiento. Revisión y modificación de la numeración de las actividades. Elimina la actividad 20. Verifica que exista disponibilidad de efectivo, en caso de no existir no puede continuar con el proceso. Si existe disponibilidad de efectivo el SIF automáticamente asigna número de solicitud de compra del fondo fijo y número de registro presupuestal (RP) generando el compromiso como tal.