PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA FACULTAD DE CIENCIAS Nombre del Procedimiento: SOLICITUD DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS PARA SER ORDENADOS EN EXPEDIENTES DE RECURSOS HUMANOS (Departamento de Documentación, Información y Archivo-CEDIA) 1.- Especificaciones del trámite La Solicitud de transferencia de documentos para ser ordenados en expedientes de recursos humanos, ha de ser utilizado con carácter de obligatoriedad en todas las dependencias de la Facultad de Ciencias que requieran remitir documentos sueltos o legajos al Departamento de Documentación, Información y Archivo (CEDIA) para ser ordenados en los expedientes de recursos humanos sean estos administrativos, profesionales, técnicos, de servicio, obrero, docente y/o preparador, bajo la modalidad de lotes de documentos. De requerirse realizar una transferencia de expedientes de recursos humanos de la Facultad, se deberá utilizar el formato Solicitud de transferencia de documentos instalados en cajas. Los funcionarios de las oficinas remitentes deberán consultar al personal del Departamento de Documentación, Información y Archivo (CEDIA), sobre cualquier problema que tengan con el llenado del formato, y no deberán solucionar dicho problema modificándolo o llenándolo con datos diferentes a los solicitados. Si el lote de documentos posee errores en su llenado o disparidades entres sus datos y los documentos recibidos en el CEDIA, este lote será devuelto en su totalidad a la oficina remitente para su corrección, tanto física como electrónica, utilizando el formato Notificación de Devolución de Trámite Administrativo El personal del CEDIA tendrá la potestad de no recibir la documentación de una oficina, si ésta no se encuentra al día con la remisión de las solicitudes de transferencia en su formato electrónico. Los lotes de documentos a ser remitidos al CEDIA para ser ordenados en los expedientes de recursos humanos, estarán sólo referidos a trámites de empleados Profesionales, Administrativos, Técnicos, de Servicio, Docentes y Preparadores, por lo que no deberán mezclarse, ni remitirse otros referidos a la correspondencia, la cual ha de enviarse al CEDIA para su custodia y organización bajo el procedimiento Solicitud de transferencia de documentos instalados en cajas. Previamente al llenado del formato, el funcionario de la oficina remitente deberá separar los documentos referidos a los distintos tipos de expedientes de personal que posee el CEDIA, a saber: o Administrativo, Profesional, Técnico, Servicio y Obrero o Docente o Preparador Ya separados los documentos, el funcionario de la oficina remitente podrá comenzar a llenar el(los) formulario(s), de acuerdo a los tipos de expedientes de personal que posee el CEDIA. No deberán transferirse documentos de distintos tipos de personal mezclados en un mismo lote. La remisión se realizará de dos formas: Página Nº 1
o o En papel: Enviando al CEDIA un original y una copia. Ambos ejemplares serán recibidos por un funcionario del Departamento, quien cotejará la información plasmada en el formulario, con los documentos consignados para su organización. Luego de su verificación, el funcionario del CEDIA se quedará con el ejemplar original, devolviendo al funcionario remitente la copia firmada y sellada como recibida. En electrónico: Cada oficina deberá mantener y respaldar periódicamente una carpeta electrónica contentiva con los archivos de cada uno de los formatos enviados al CEDIA. Luego del llenado, verificación e impresión del formato, el funcionario de la oficina remitente deberá enviar vía correo electrónico a la cuenta: arcangel.sanchez@ciens.ucv.ve, el archivo contentivo con el formato. 2.- Recaudos a consignar Solicitud de Transferencia de Documentos para ser ordenados en Expedientes de Recursos Humanos (Original y una copia) 3.- Procedimiento RESPONSABLE (S) Remitente- Solicitante Departamento Documentación, Información Archivo (CEDIA) de y PASO O ACTIVIDAD 1. Separa los documentos sueltos o legajos a ser transferidos por tipo de personal: ATS, Docente o Preparadores 2. Transcribe en el formato Solicitud de Transferencia de Documentos para ser ordenados en Expedientes de Recursos Humanos los datos de los documentos sueltos y legajos a ser transferidos de acuerdo al tipo de personal. Llene un formato por cada tipo de trabajador. 3. Remite lote en físico al Archivo de Expedientes de Recursos Humanos de la Facultad en original y una copia 4. Remite archivo electrónico al correo: arcangel.sanchez@ciens.ucv.ve 5. Recibe original y copia de la Solicitud de Transferencia de Documentos para ser ordenados en Expedientes de Recursos Humanos, junto con el lote de documentos y legajos enviados por el remitente-solicitante 6. Coteja los documentos y legajos remitidos contra la información transcrita en la Solicitud de Transferencia de Documentos para ser ordenados en Expedientes de Recursos Humanos, de no estar conforme, devuelve lote al remitente-solicitante junto con la Notificación de Devolución de Trámite Administrativo, el cual especifica las razones por las cuales se realiza dicha devolución 7. En caso de no encontrar ninguna discrepancia, el funcionario del CEDIA conforma la solicitud de transferencia de documentos y envía copia firmada y sellada como recibido al remitente-solicitante 8. Recibe y revisa en correo electrónico el archivo correspondiente a la Solicitud de Transferencia de Documentos para ser ordenados en Expedientes de Recursos Humanos enviada por el remitente-solicitante 9. Incluye información del archivo electrónico recibido en el inventario de documentos transferidos para ordenar en expedientes de recursos humanos Página Nº 2
4.- Formatos relacionados con el procedimiento 4.1.- Formato: Solicitud de Transferencia de Documentos para ser ordenados en Expedientes de Recursos Humanos Objetivo del documento Especificaciones DATOS GENERALES Transferir al Departamento de Documentación, Información y Archivo, documentos sueltos y legajos para ser ordenados en expedientes de recursos humanos El formato deberá ser llenado en forma clara, completa y detallada con la información requerida en cada campo, presentando original (Departamento de Documentación, Información y Archivo) y una (01) copia (Remitente- Solicitante) El formato se presenta diseñado con listas desplegables para los nombres de dependencias remitentes DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO Nº Nombre del Campo Explicación del Campo 1 Oficina remitente De la lista desplegable seleccione el nombre de la dependencia que remite el lote de documentos a ser ordenados en los expedientes de recursos humanos 2 Nº de legajos Cuente el número de documentos sueltos o legajos a ser transferidos y coloque el total de estos 3 Tipo de envío Seleccione el tipo de personal que corresponde al lote de documentos a ser transferidos, ya sea ATS, Docente o Preparador 4 Fecha de envío Ingrese la fecha en la cual se está enviado los documentos 5 Fecha de recepción Sólo para ser llenado por el personal del CEDIA: Coloque la fecha de recepción del lote de documentos 6 Funcionario receptor Sólo para ser llenado por el personal del CEDIA: Coloque el nombre del funcionario del CEDIA que recibe el lote de documentos 7 Lote Nº Sólo para ser llenado por el personal del CEDIA: Coloque el número consecutivo de control de lotes transferidos al CEDIA 8 Correlativo oficina remitente Ingrese el número correlativo de lotes asignado por el departamento remitente 9 Fecha de procesamiento Sólo para ser llenado por el personal del CEDIA: Ingrese la fecha en la cual fue procesada técnicamente la documentación transferida Página Nº 3
10 Funcionario que procesa Sólo para ser llenado por el personal del CEDIA: Ingrese el nombre del personal que se encargó del procesamiento técnico de la documentación transferida 11 Id Número de control de los documentos que van a ser transferidos. Ingrese los datos de los documentos en el mismo orden con que se ordenan para su transferencia 12 Nº de oficio Ingrese el número de oficio o número de control del documento, asignado por la dependencia productora 13 Fecha Ingrese la fecha de producción del documento 14 Apellidos y nombres del trabajador Ingrese los apellidos y nombres del trabajador al cual se hace referencia en el documento o legajo 15 Dep. Seleccione de la lista desplegable, las siglas de la dependencia a la cual está adscrito el trabajador al cual se hace referencia en el documento o legajo 16 Trámite, Contenido y Anexos Describa el documento reseñando en pocas palabras el contenido del trámite realizado y los anexos incluidos en el mismo 17 Ubicación CEDIA Sólo para ser llenado por el personal del CEDIA: Ingrese el nombre del expediente donde se incluirá el documento o legajo transferido. Si el expediente está dividido en partes, incluya las siglas de la parte (PI, PII, PIII, PIV), a fin que se ordene adecuadamente el documento dentro del expediente 18 Observaciones Espacio destinado para que el remitente o el personal del CEDIA coloquen cualquier información relevante para la transferencia y/u ordenación del documento o legajo Página Nº 4
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