Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Departamento Administrativo y Financiero Unidad de Servicios Generales DAF-SG-PO-03 Elaborado por: Control de Vehículos Nombre: Jeffrey Jiménez Oviedo Reparación de los vehículos oficiales del SFE Página 1 de 4 Aprobado por: Jefe SG Nombre: Azarías Ruiz Villalobos Aprobado por: Director DAF Nombre: Henry Vega Vega 1. OBJETIVO Brindar reparación preventiva y correctiva a los vehículos oficiales del Servicio Fitosanitario del Estado. 2. ALCANCE Se aplicará para la reparación de todos los vehículos oficiales del SFE. 3. PRODUCTOS Reparación de los vehículos oficiales del SFE. 4. INDICADORES Cantidad de reparaciones en cada uno de los vehículos para un periodo determinado. Monto por pagar por la empresa proveedora versus monto cancelado. 5. CLIENTES Departamentos del SFE. Proveedor del servicio de reparación. 6. DEFINICIONES TÉCNICAS Análisis de la solicitud. Es la exploración complementaria que se realiza a fin de establecer que la justificación de la reparación del vehículo amerita su realización Informe de análisis. Es el documento oficial donde se emite el reporte por parte del o los mecánicos del SFE, donde debe quedar muy claro la justificación de la reparación realizada.
Reparación de los vehículos oficiales del SFE Página 2 de 4 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Cuadro I. Documentos relacionados o de referencia CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO GC-Ex-02 Ley de Protección Fitosanitaria N 7664 Reglamento autónomo para el uso de vehículos del Ministerio de Agricultura y GC-Ex-22 Ganadería GC-Ex-10 Ley de Control Interno N 8292 F-01-DAF-SG-PO-03 Acta de inspección técnica de vehículos oficiales 8. AUTORIDADES Y RESPONSABLES Encargado de la flotilla vehicular de la Unidad de Servicios Generales Jefatura de la Unidad de Servicios Generales 9. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 9.1. El Encargado de la flotilla vehicular en la Unidad de Servicios Generales, recibirá la solicitud reparación por parte de cada encargado del vehículo. 9.2. El Encargado de la flotilla vehicular en la Unidad de Servicios Generales, solicitará vía nota al mecánico del SFE el diagnóstico del estado del vehículo y lo que efectivamente se debe reparar. Esto en el caso de los vehículos a reparar en las oficinas centrales. 9.3. En el caso de los vehículos Regionales, cuando el encargado de la flotilla vehicular catalogue las reapariciones como mayores, el mecánico experto del SFE se trasladara a la región para corroborar dicha reparación y posteriormente se aprobara o rechazara la petición de reparación. 9.4. Para el caso de las Regiones, cuando las reparaciones sean catalogadas como menores, se procederá de acuerdo al siguiente ítem. 9.5. El Encargado de la flotilla vehicular en la Unidad de Servicios Generales, comunicará al Taller asignado más cercano la necesidad de concertar la cita, y posteriormente remitirá el vehículo para lo que corresponda.
Reparación de los vehículos oficiales del SFE Página 3 de 4 9.6. El Taller asignado recibirá el vehículo con base al acta de inspección correspondiente (F01-DAF-SG-PO-03) realizará una revisión ocular a la unidad, anotando posibles ralladuras, golpes, vidrios reventados, espejos en mal estado, etc. 9.7. El Taller asignado, una vez recibido el vehículo realizará su propio diagnóstico y comunicará al encargado de la flotilla vehicular en la Unidad de Servicios Generales del SFE lo que efectivamente es necesario repararle al Vehículo, incluyendo en todos las casos los posibles repuestos a sustituir. 9.8. Una vez que el taller diagnosticó el daño, procederá a enviar vía correo al encargado de la flotilla vehicular la proforma de reparación donde incluye mano de obra y repuestos con el fin de que el SFE de la aprobación de la reparación. 9.9. Una vez aprobada la proforma de la reparación el taller asignado, se compromete a reparar y a recibir eventualmente partes o repuestos nuevos que el SFE pudiera tener almacenados en su bodega, producto de compras pasadas mediante la Proveeduría Institucional. 9.10. Después de que se efectué la reparación el taller asignado deberá de informar por medio de correo electrónico la finalización del trabajo con el objetivo de enviar al mecánico experto del SFE para que compruebe la reparación y el cambio de repuestos que se le realizo al vehículo oficial. 9.11. El taller asignado tomará nota de los repuestos viejos que fueron sustituidos a la unidad vehicular, la nota deberá ser entregada al encargado de recibir el vehículo, y este a su vez la trasladará al encargado de la flotilla vehicular en la Unidad de Servicios Generales para el Control Interno. Sin embargo todos los repuestos cambiados, baterías, llantas, etc., lo reciclará el taller asignado, toda vez que el mismo cuenta con la distinción de Bandera Azul. En ningún caso los repuestos usados se retirarán, pues la responsabilidad de reciclarlos será de Súper Servicio. 9.12. Cuando se presentan irregularidades tales como comentarios dañinos o maliciosos de parte los usuarios del SFE, cuando van a entregar o retirar vehículos de cualquiera de los planteles de los talleres, el gerente de taller deberá enviar las
Reparación de los vehículos oficiales del SFE Página 4 de 4 quejas respectivas a los correos electrónicos aruiz@sfe.go.cr con copia a hvegav@sfe.go.cr. 9.13. Cada vez que a un vehículo se le deba cambiar la batería, el mecánico del SFE marcará la misma con el número de placa del vehículo al que se le está colocando, así como la fecha del día que se instala en el vehículo. Igualmente cada vez que a un vehículo se le instalen llantas nuevas las mismas deben estar marcadas con el distintivo de SFE, lo cual lo hará el encargado del almacén de suministros de la Proveeduría Institucional. 9.14. El Taller asignado, llevará de forma detallada en sus registros un expediente de los trabajos realizados a cada uno de los vehículos, al igual que lo realizará el encargado de la flotilla en la Unidad de Servicios Generales, con el propósito de cruzar eventualmente los controles. 9.15. El SFE en ningún caso autoriza al Taller asignado el pago de trabajos realizados a vehículos particulares, igualmente aquellos que no estén contemplados en el contrato efectuado, excepto los vehículos oficiales que por medio de un adendum al contrato estén autorizados. 9.16. El Taller asignado, se compromete a recibir los vehículos para su reparación sin previa cita, en aquellos casos cuando de forma fortuita se averíen o dañen estando en alguna gira, y exista alguno de los talleres cerca, en estos casos el funcionario o conductor del vehículo lo coordinará inicialmente con el encargado de la flotilla vehicular de la Unidad de Servicios Generales. 9.17. De conformidad los trabajos, se procederá a enviar las facturas que se generen mensualmente para su pago. Antes de entregarlas a la Proveeduría, debe registrarse en el expediente del vehículo en el sistema correspondiente. 9.18. El Taller asignado, se compromete a emitir las facturas a nombre del SFE una vez que los vehículos fueron reparados y recibidos a satisfacción por el encargado, dicha factura expresará MANTENIMIENTO Y REPACACIÓN AL VEHICULO PLACAS N XXX-XX indicará el monto total de la reparación, sin incluir los impuestos, además el
Reparación de los vehículos oficiales del SFE Página 5 de 4 Taller se compromete a respaldar la factura con una nota adicional donde indicará por líneas los trabajos de forma detallada que se le realizaron al vehículo. 10. CONTROL DE CAMBIOS Para el seguimiento de los cambios se debe consultar el registro PCCI-GC-R-01 Registro de Aprobación y Control de cambios en el documento de este procedimiento el cual se encuentra en custodia del Gestor de Calidad. -----Última línea-----