Nº. de Página: 2/8 7.0. FORMULARIOS (FORMAS), INSTRUCTIVOS Y ANEXOS: No.DE ANEXO No. DE FORMA TÍTULO 1 DINF/01 Control de Atención. 8.0. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD / ACCIÓN: Unidad Responsable / Funcionario Pasos Descripción de la Actividad / Acción Dirección de Informática 1 Llena la FORMA: DINF/01, "Control de Atención" (Anexo N 1) y obtiene firma del usuario de las dependencias judiciales y administrativas en cada provincia, de que se esta retirando los bienes informáticos dañados u obsoletos. Verifica el estado físico y técnico de los bienes informáticos si cumplen con los estándares técnicos institucionales en vigor, si son reparables en el Taller de la Dirección, si deben ser enviados a un Taller externo de reparación o deben ser descartados. Empresa externa de reparación (Contrato de Mantenimiento) Envía al Taller externo (Contrato de Mantenimiento) los equipos informáticos dañados siempre que estén cubiertos en el Contrato vigente. 2 Recibe los equipos informáticos dañados, los evalúa y remite cotización de aquellos bienes cuya reparación es viable. Identifica las unidades irreparables y describe en la Orden de Servicio las razones: *Obsolescencia, *Piezas descontinuada, *Daño mayor y *Reparación onerosa, etc. Devuelve los equipos reparados e irreparable con su correspondiente Orden de Servicio individual que indica la labor realizada y/o diagnóstico por irreparable.
Nº. de Página: 3/8 Unidad Responsable / Funcionario Pasos Descripción de la Actividad / Acción Dirección de Informática 3 Recibe los equipos irreparables del Taller externo. Identifica cada unidad e incorpora con el resto de los bienes a descartar. Confecciona un listado con las generales de los bienes irreparables. Prepara nota adjuntándole el listado de los equipos informáticos a descartar y la remite a la Secretaría Administrativa. Secretaria Administrativa 4 Recibe la solicitud de descarte. Departamento de Bienes Patrimoniales Aprobada dicha solicitud, remite los documentos al Departamento de Bienes Patrimoniales y a la Dirección de Contabilidad y Finanza para su trámite. 5 Recibe los documentos con el visto bueno de la Secretaria Administrativa. Verifica en la base de datos los equipos a descartar. Toma en consideración los Procedimientos Administrativos: MPAD/SADM/036, "Descarte de Mobiliarios y/o Equipos", DCF/001," Trámite y Aprobación de Pago de Viático por el Fondo Rotativo o DCF/006, "Trámite y Aprobación de Pago de Viático por Caja Menuda, según sea el caso. Dirección de Informática 6 Actualiza el listado de bienes a descartar con el Valor en Libros. Recibe a los funcionarios responsables del descarte en la fecha programada. Participa en la labor de descarte localizando físicamente los bienes y corrigiendo el listado de los
Nº. de Página: 4/8 Unidad Responsable / Funcionario Pasos Dirección de Informática 6 equipos descartados. Descripción de la Actividad / Acción Dirección de Bienes Patrimoniales Firma y sella el Acta de Descarte. 7 Participa en la labor de descarte y retira las placas del Estado asignadas a cada unidad. Garantiza la destrucción de cada unidad. Confecciona y firma el Acta de Descarte en conjunto con los funcionarios del Ministerio de Economía y Finanzas y Contraloría General de la República. Dirección de Contabilidad y Finanzas Lleva los bienes al vertedero de basura. 8 Recibe la información de los bienes descartados, para lo que corresponda en los libros Contables.
Nº. de Página: 5/8 9.0. DIAGRAMA DE FLUJO: Dirección de Informática Empresa externa de reparación (Contrato de Mantenimiento) Secretaria Administrativa Inicio Llenar la FORMA: DINF/01, y obtiene firma del usuario de las dependencias judiciales y administrativas en cada provincia, que se retira los bienes informáticos dañados u obsoletos. Verificar el estado físico y técnico de los bienes informáticos si cumplen con los estándares técnicos institucionales en vigor, si son reparables en el Taller de la Dirección, si deben ser enviados a un taller externo de reparación o deben ser descartados. Enviar al Taller externo (Contrato de Mantenimiento) los equipos informáticos dañados siempre que estén cubiertos en el Contrato vigente. Recibir los equipos informáticos dañados, los evalúa y remitir cotización de aquellos bienes cuya reparación es viable Identificar las unidades irreparables y describir en la Orden de Servicio las razones: *Obsolescencia. *Piezas descontinuada. *Daño mayor y *reparación onerosa, etc. Devolver los equipos reparados e irreparables con su correspondiente Orden de Servicio individual que indica la labor realizada y/o diagnóstico por irreparable. Devolver los equipos reparados e irreparables con su correspondiente Orden de Servicio individual que indica la labor realizada y/o diagnóstico por irreparable. Recibir los equipos irreparables del Taller externo. Identificar cada unidad e incorporar con el resto de los bienes a descatar. Confeccionar un listado con las generales de los bienes irreparables. Preparar nota adjuntándole el listado de los equipos informáticos a descartar y la remite a la Secretaría Administrativa. Recibir la solicitud de descarte. Aprobar dicha solicitud y remitir los documentos al Departamento de Bienes Patrimoniales y a la Dirección de Contabilidad y Finanzas para su trámite. 1
Nº. de Página: 6/8 Departamento de Bienes Patrimoniales Dirección de Informática Dirección de Contabilidad y Finanzas 1 Recibir los documentos con el visto bueno de la Secretaria Administrativa. Verificar en la base de datos los equipos a descartar. Tomar en consideración los procedimientos administrativos: MPAD/SADM/36, DCF/001 Y DCF/ 006. Actualizar el listado de bienes a descartar con el Valor en Libros. Recibir a los funcionarios responsables del descarte en la fecha programada. Participar en la labor de descarte localizando físicamente los bienes y corrigiendo el listado de los equipos descartados. Firmar y sellar el Acta de Descarte. Participar en la labor de descarte y retirar las placas del Estado asignadas a cada unidad. Garantizar la destrucción de cada unidad. Confeccionar y firmar el Acta de Descarte en conjunto con los funcionarios del Ministerio de Economía y Finanzas y Contraloría General de la República. Llevar los bienes al vertedero de basura. Recibir la información de los bienes descartados para lo que corresponda en los Libros Contables. Fin
Nº. de Página: 7/8 ANEXO N 1 FORMA: DINF/01 Fecha de Rev.:Septiembre/2006 ÓRGANO JUDICIAL DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA CONTROL DE ATENCIÓN No... FECHA:.../.../... HORA...:... DEPENDENCIA... PROVINCIA/LUGAR:... USUARIO:... Funcionario de Informática:... DESCRIPCIÓN DEL REPORTE:... ANOTACIÓN TÉCNICA:... EQUIPO MARCA MODELO SERIE PLACA USUARIO FIRMA:... INFORMATICA:... FECHA:.../.../... HORA:.../...
Nº. de Página: 8/8 ANEXO N 1 FORMA:DINF/01 Fecha de Edición:Enero/2000 No.de Rev.:01 Fecha de Rev.:Septiembre/2006 INSTRUCTIVO: 1.0. OBJETIVO: Controlar la atención que se le suministra a los usuarios, levantando registros de cada solicitud. 2.0. DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN: 2.1. Fecha y Hora: Anotar la fecha y la hora del reporte. 2.2. No.: Numeración pre-impresa que contiene el formulario en color rojo. 2.3. Dependencia, Provincia/Lugar: Detallar el despacho y la provincia, si se trata del interior de la República. 2.4. Usuario, Funcionario de Informática: Identificar el nombre del usuario de la máquina y el nombre del técnico que hace la visita. 2.5. Descripción del Reporte: Describir el reporte que se recibe. 2.6. Anotación Técnica: Detallar el trabajo realizado. 2.7. Equipo, Marca, Modelo, Serie y Placa: Identificar el equipo (E/R), marca, modelo, serie y el número de placa de la institución. 2.8. Usuario Firma, por Informática y Fecha: Firmar el usuario y el funcionario de la Dirección de Informática responsable de la atención, agregar la fecha y la hora. 3.0. DISTRIBUCIÓN: 3.1. ORIGINAL: Dirección de Informática. 3.2. COPIA: Unidad Solicitante del Servicio. 4.0. DISPOSICIONES GENERALES: No Aplica.