CONFIDENCIAL Y DE USO INTERNO Fecha Código Versión Páginas Abril / 2014 NAP-CGF-PAPP-001.2 3.0 1/12 PROCESO: PROGRAMACIÓN ANUAL DE LA POLÍTICA PÚBLICA PROCEDIMIENTO: APROBACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN ANUAL DE LA POLÍTICA PÚBLICA Actividad Nombre Cargo Fecha Firma Aprobado por: Revisado por: Elaborado por: Ing. Paúl Ayora Ing. Eduardo Rosero Ing. Alejandro Flores Ing. Rodmin Echeverría Lic. Juan Rivera Ing. Mariana Novillo Dra. Adriana Imbaquingo Administrador General Coordinador General Financiero Coordinador General de Planificación Responsable Unidad de Procesos Responsable Unidad de Planificación Operativa Técnico de Procesos Técnico de Procesos
Gobernante Agregador de Valor Apoyo CONTROL DE CAMBIOS Descripción Aprobado por: Fecha: Firma: Fecha: Firma: PÁGINA: 2/13
Gobernante Agregador de Valor Apoyo ÍNDICE CONTROL DE CAMBIOS... 2 1. DEFINICIONES... 4 2. OBJETIVO... 4 3. ALCANCE... 5 4. RESPONSABLES... 5 5. BASE LEGAL... 5 6. POLÍTICAS... 5 6.1. POLÍTICAS GENERALES... 5 6.2. POLÍTICAS ESPECÍFICAS... 5 7. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO... 6 7.1. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO... 6 7.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO... 6 8. PROCESOS O SUBPROCESOS RELACIONADOS... 11 8.1. PROCESOS / PROCEDIMIENTOS INTERNOS... 11 8.2. PROCESOS EXTERNOS... 12 9. INDICADORES... 12 10. ANEXOS... 13 10.1. ANEXO 1... 13 PÁGINA: 3/13
Gobernante Agregador de Valor Apoyo 1. DEFINICIONES ASIGNACIÓN PRESUPUESTARIA: Importe destinado a cubrir las erogaciones previstas en programas, subprogramas, proyectos y unidades presupuestarias necesarias para el logro de los objetivos y metas programadas. EJERCICIO FISCAL: Período regular presupuestario y contable dentro del cual se realiza y ejecutan las estimaciones de ingresos y de gastos. Comprende del 1 de enero al 31 de diciembre de cada año. INDICADOR DE RESULTADO: Es el indicador de medida de resultados obtenidos (directos o indirectos) de las actuaciones. Mide los efectos directos o inmediatos, la calidad y el rendimiento. INVERSIÓN PÚBLICA: Es el conjunto de egresos y/o transacciones que realizan las entidades del sector público en la ejecución de programas y proyectos para mantener o incrementar la riqueza y capacidades sociales y del Estado, con la finalidad de cumplir con los objetivos de la planificación nacional. NORMA: Disposición de carácter obligatorio, específico y preciso que persigue un fin determinado enmarcado dentro de una política. PAC: Plan Anual de Compras PAPP: Programación Anual de la Política Pública; es un instrumento de planificación interna que recogerá la planificación operativa anual de las unidades de trabajo internas como de las unidades desconcentradas de la Institución. POLÍTICA PÚBLICA: La Guía de Formulación de Políticas Públicas Sectoriales define a la política pública, como un curso de acción de la gestión pública que institucionaliza la intervención pública en respuesta a un problema social identificado como prioritario, y que se convierte de esta manera en materia de política de Estado de la realización de una acción. REGLAMENTO: Conjunto de políticas, normas y procedimientos que guía el desarrollo de una actividad. SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 2. OBJETIVO Instrumentar la planificación interna que recogerá la planificación operativa anual de las unidades de trabajo internas y desconcentradas de la Institución, para instituir un sistema de formulación, ejecución y evaluación de las actividades institucionales acorde al Plan Nacional PÁGINA: 4/13
Gobernante Agregador de Valor Apoyo del Buen Vivir, el reglamenten. Código de Planificación y Finanzas Publicas y otras normas que la 3. ALCANCE Desde la disposición de elaboración de la PAPP, hasta la aprobación de la misma, su campo de acción está direccionado a Secretaría General, las Coordinaciones Generales, las Unidades Técnicas, y la Unidad de Protocolo. 4. RESPONSABLES Consejo de Administración Legislativa (CAL) Administración General Planificación Coordinación General Financiera Coordinadores Generales de la Asamblea Nacional 5. BASE LEGAL Constitución de la República Ley Orgánica de la Función Legislativa Reglamento Orgánico Funcional de la Asamblea Nacional Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas Instrumentos dictados por la SENPLADES y el Ministerio de Finanzas Normas Técnicas de Control Interno 6. POLÍTICAS 6.1. POLÍTICAS GENERALES La Planificación consolidará las matrices de información referente a la Planificación para posteriormente realizar su seguimiento y evaluación de cumplimiento. De la Planificación Anual de la Política Pública se desprenderá el Presupuesto y el Plan Anual de Contratación. 6.2. POLÍTICAS ESPECÍFICAS Las Coordinaciones Generales de la Asamblea Nacional, remitirán hasta el mes de mayo de cada año, las matrices de la PAPP. PÁGINA: 5/13
COORDINACI ÓN FINANCIERA COORDIN ADORES GENERALES ASAMBLEA ADMINISTRACIÓ N GENERAL PRESIDENCIA ASAMBLEA NACIONAL CAL COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN MANUAL DE PROCEDIMIENTO APROBACIÓN DE LA Gobernante Agregador de Valor Apoyo La Planificación facilitará y diseñará las matrices para la recopilación de información respecto a los contenidos de la PAPP y brindará todo el soporte necesario a todas y cada una de la Unidades y Coordinaciones que conforman la institución, en la elaboración de las mismas. 7. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO 7.1. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO MACROPROCESO: COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN PROCESO: PROGRAMACIÓN ANUAL DE LA POLÍTICA PÚBLICA PROCEDIMIENTO: Aprobación de la PAPP CÓDIGO: NAP-CGP-PAPP-001.3 VERSIÓN: 3.0 FECHA: Julio 2014 Página: 1 de 1 DOCUMENTOS DE SOPORTE D1. Matriz de seguimiento D2. Proforma presupuestaria D3. Proforma presupuestaria ajustada D4. PAPP 1. Disponer y comunicar la elaboración de la PAPP ( Coordinador) 2. Actualizar matrices para la PAPP 3. Enviar matrices y cronograma de trabajo (digital y físico) 1 NO 6. Información correcta? 5. Analizar y validar las matrices recibidas 1 8. Consolidar la PAPP Institucional 1 2 Seguimiento y evaluación de la PAPP 15. Ingresar al sistema de SENPLADES la información NO 17. Registrar los ajustes al PAPP PAC 21. Comunicar a las Coordinaciones Generales y Unidades Técnicas, la PAPP final 2 SI 11. Revisar y aprobar la PAPP y proforma 12. Enviar al Ministerio de Finanzas para aprobación 13. Recibir respuesta por parte del Ministerio de Finanzas 14. Ajustes a la proforma? 20. Revisar y aprobar la PAPP y presupuesto institucional SI 10. Revisar la PAPP y proforma presupuestaria 16. Priorizar y ajustar las actividades 19. Revisar la PAPP y presupuesto institucional 4. Llenar las matrices de la PAPP 7. Formalizar y remitir matrices 1 9. Generar la proforma presupuestaria 2 18. Generar presupuesto institucional 3 7.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1 Disponer y comunicar la elaboración de la PAPP 2 Actualizar matrices para la PAPP El Coordinador General de Planificación, dispone Vía electrónica al personal de su unidad, la elaboración de la Programación Anual de la Política Pública. Se elaboran matrices (ANEXO 1) en las que se reflejarán los contenidos de la Planificación Coordinador General Planificación - Analista 1 PÁGINA: 6/13
Gobernante Agregador de Valor Apoyo 3 Enviar matrices y cronograma de trabajo (digital y físico) planificación operativa, el PAC y luego se remiten a la Secretaría General, las Coordinaciones Generales, las Unidades Técnicas, la Unidad de Protocolo para ser completadas. Remitir las matrices vía física con memorando y electrónica a la Secretaría General, las Coordinaciones Generales, Unidades Técnicas, y a la Unidad de Protocolo. Planificación - Coordinador General 4 En los formatos recibidos se procede a llenar las matrices con la información Llenar las matrices de la PAPP correcta, adicionalmente el personal de Planificación se entrevistará con cada una de las Unidades para brindar Secretaría General, Coordinadores Generales, y Jefes de Unidad asesoramiento en la elaboración de la PAPP. 5 Revisar que el contenido integral de cada una de las matrices sea el Analizar y validar las correcto. En caso de existir Planificación - Analistas y matrices recibidas observaciones, se contactará al Técnicos Coordinador para realizar los ajustes necesarios. 6 Si: La información es correcta, pasa a la Información correcta? actividad no. 7 No: La información no es correcta, Planificación - Analistas y regresa a la actividad no. 4 Técnicos 7 Formalizar y remitir matrices Remitir por escrito (memorando) y en digital las matrices con la información solicitada. Coordinadores General de la Asamblea PÁGINA: 7/13
Gobernante Agregador de Valor Apoyo 8 Elaborar la matriz PAPP institucional Consolidar la PAPP preliminar consolidada. Institucional Planificación - Analistas y Técnicos 9 - Recibir la información de las matrices que remite la Coordinación de Planificación. - Consolidar la información por grupos presupuestarios, tanto en gasto corriente como de inversión, con la finalidad de obtener el presupuesto institucional basado en el PAPP. - Desagregar en partidas presupuestarias a cada una de las Generar la Proforma unidades administrativas en base Coordinación General Presupuestaria al presupuesto solicitado. Financiera - Elaborar el documento consolidado de la proforma presupuestaria del año que corresponda, para su envió y revisión por parte de la Administración General, previo su presentación y aprobación en el CAL, una vez aprobado en el CAL se remite al Ministerio de Finanzas para su inclusión en el Presupuesto General del Estado. 10 Revisar la PAPP y Proforma Presupuestaria Revisar la información de la PAPP, Proforma Presupuestaria y se remite a la Presidencia mediante oficio para aprobación del CAL. En caso de Administración General PÁGINA: 8/13
Gobernante Agregador de Valor Apoyo considerar alguna modificación se regresará el trámite al paso anterior. 11 La Presidencia dispone se incluya en el Orden del Día para el CAL, la Secretaría Revisar y aprobar la PAPP y Proforma General incluye para la reunión la presentación de la Proforma Presupuestaria y mediante resolución CAL el CAL procede a aprobar el presupuesto institucional. 12 Enviar al Ministerio de Finanzas para aprobación Mediante oficio, la Secretaría General remite a la Presidencia para la firma del mismo y el envío al Ministerio de Finanzas. Presidencia Asamblea Nacional 13 Recibir respuesta por parte del Ministerio de Finanzas Recibir la respuesta mediante oficio por parte del Ministerio de Finanzas y dirigido a la Presidencia de la Asamblea. Presidencia Asamblea Nacional 14 Si: Se comunicará a la Administración General; pasa a la actividad 16. Priorizar y ajustar las actividades. Ajustes a la Proforma? : No: Se comunicará a través de la Administración General para su ejecución, quien a su vez remitirá a la Presidencia Asamblea Nacional Coordinación de Planificación; pasa a la actividad 15. Ingresar en el sistema de SENPLADES la información. 15 Ingresar al Sistema Integrado de Ingresar al sistema de SENPLADES la información Planificación e Inversión Pública (SIPeIP) el usuario y contraseña asignados, allí se llenará la información correspondiente a los elementos Planificación Técnico orientadores: PÁGINA: 9/13
Gobernante Agregador de Valor Apoyo - Datos institucionales. - Alineación de objetivos estratégicos, se ingresa la descripción del Objetivo Estratégico Institucional y se selecciona el objetivo del Plan Nacional del Buen Vivir al que se encuentra alineado, seguido las Políticas y Lineamiento Estratégico del Plan Nacional del Buen Vivir a las que el Objetivo Estratégico Institucional (OEI) se encuentra alineado y finalmente se señalará cual será la política principal a la que el OEI estará alineado. - En los Indicadores intermedios se ingresarán los siguientes campos: unidad de medida, línea base, fecha límite línea base, fuente y periodicidad de la línea base, meta, fórmula y prioridad y luego se guardan los datos. - En envío de la información, se seleccionará el botón enviar elementos orientadores y se genera el reporte preliminar. - El ingreso de información paso a paso se encuentra detallada en el Instructivo del Sistema Integrado de Planificación e Inversión Pública Módulo de Planificación disponible en la web. PÁGINA: 10/13
Gobernante Agregador de Valor Apoyo 16 Priorizar y ajustar las actividades 17 Registrar los ajustes al PAPP-PAC 18 Generar presupuesto institucional 19 Revisar la PAPP y presupuesto institucional 20 Revisar y aprobar la PAPP y presupuesto institucional 21 Comunicar a las Coordinaciones Generales y Unidades Técnicas la PAPP final Se priorizan las actividades que vayan en beneficio de la institución por cada una de las Coordinaciones y Jefes de Unidad y se ajustan a un nuevo presupuesto. Con el nuevo Presupuesto ajustado, se ajusta las actividades en las matrices de cada Coordinación y Unidades. Registrar el presupuesto ajustado, conforme a la información recibida de cada una de las unidades administrativas en sus partidas presupuestarias. Revisar y remitir mediante oficio, la Proforma Presupuestaria ajustada a la Presidencia, para su aprobación. Recibe oficio con la Proforma Presupuestaria ajustada y aprueba el documento para socializarlo a través de la Planificación. Entregar la Proforma Presupuestaria aprobada de cada una de las Coordinaciones Generales y Unidades Técnicas de la Asamblea Nacional, para su conocimiento y ejecución. Administración General Planificación - Analistas y Técnicos Coordinación General Financiera Administración General Presidencia Asamblea Nacional Planificación Coordinador General 8. PROCESOS O SUBPROCESOS RELACIONADOS 8.1. PROCESOS / PROCEDIMIENTOS INTERNOS Código Nombre PÁGINA: 11/13
Gobernante Agregador de Valor Apoyo NAP-CGP-PAPP-001.3 Seguimiento y evaluación de la PAPP 8.2. PROCESOS EXTERNOS Institución SENPLADES Ministerio de Finanzas Nombre Herramienta tecnológica: Instructivo del Sistema Integrado de Planificación e Inversión Pública Módulo Planificación Elaboración de Dictámenes Presupuestarios 9. INDICADORES Nombre del Indicador Porcentaje de ajuste a la PAPP Porcentaje de ajuste por área/unidad Fórmula de Cálculo Valor aprobado por Finanzas x100 Valor enviado presupuestado original Valor ajustado x100 Valor planificado Responsable del control Responsable de la Unidad de Planificación Operativa Responsable de la Unidad de Planificación Operativa Frecuencia Anual Anual PÁGINA: 12/13
Gobernante Agregador de Valor Apoyo 10. ANEXOS 10.1. ANEXO 1 ASAMBLEA NACIONAL PLAN ANUAL DE LA POLÍTICA PÚBLICA 2014 Objetivo PNBV Meta PNBV Indicador Meta Indicador de Apoyo Unidad Objetivo Estratégico Proceso Proyecto Subproceso / Actividad Fecha de inicio dd/mm/aa Fecha final dd/mm/aa Duración (en días) Descripción de la Meta Nombre del Indicador Seguimiento de Ejecución Responsable Peligro Precaución Óptimo 30/12/14 01/10/2014 02/07/2014 Forma de Cáculo Riesgo / Contingencia Medio de Verificación Evidencia / Avance Partida presupuestaria CÓDIGO COMPRAS PÚBLICAS TIPO TAREAS AREA : Clasificación del Gasto UNIDAD CANTIDAD UNITARIO COSTO TOTAL TOTAL ACTIVIDAD PÁGINA: 13/13