PROCESO EVALUACION INSTITUCIONAL Fecha de Revisión 7 de junio de 2007 SUBPROCESO EVALUACION INDEPENDIENTE Fecha de Aprobación Res.159-25 junio 2007 INSTRUCTIVO - GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE VISITA DE AUDITORÍA A PROCESOS DE GESTIÓN HUMANA Versión 1 INS EV EI - 055 Página 1 1.1 INSTRUCTIVO - GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE VISITA DE AUDITORÍA A PROCESOS DE GESTIÓN HUMANA GUÍA Para la elaboración del Plan de Visita de Auditoría a los procesos de gestión humana de la Procuraduría General de la Nación. 1 DESCRIPCIÓN Un plan de auditoría a los procesos de gestión humana incluye las actividades de elaboración del plan de auditoría y la distribución de tareas en el equipo auditor. 2 OBJETIVOS Definir el Plan de Visita del auditor a los procesos de gestión humana tales como: carrera administrativa, viáticos y gastos de viaje, hojas de vida, nómina, cesantías y pensiones, bienestar social, administración de riesgos profesionales, a fin de determinar la gestión y sus resultados, analizar los hechos y soportar adecuadamente las afirmaciones del auditor. 3 REQUISITOS Designación del equipo auditor, recursos físicos, tecnológicos y presupuestales para el desarrollo de la visita. 4 OPERACIÓN El auditor (entiéndase equipo o servidor designado) cumple con las siguientes tareas: a. Elaborar el Plan de Visita de Auditoría. i. Precisar los detalles de la auditoría tales como:
ii. Determinación del tipo de auditoria. Determinación de equipos y medios de almacenamiento electrónico a utilizar. Consideración y definición de fechas, inicio y terminación, actividades in situ, preparación y entrega de informe. Asignación de tareas al equipo auditor. Determinación de recursos necesarios. Definir: Objetivos Alcance Antecedentes b. Someter el Plan de Visita de Auditoría a aprobación del Jefe de la Oficina de Control Interno c. Generar comunicaciones necesarias. d. Abrir archivo documental de la auditoria. 4.1 Especificidades en la Preparación del Plan de Visita de Auditoría a los procesos de Gestión Humana 4.1.1 Objetivos Es necesario precisar el propósito de la visita y registrarlo en el software Proaudit menú de <Resumen Ejecutivo>; seleccione de la lista de objetivos siguientes los que se adecuen a la situación específica que se desea revisar, en caso de requerir otros por favor concertarlos con el servidor público encargado de administrar los parámetros de auditoría: 4.1.1.1 General: Ejercer el control de gestión sobre los procesos de gestión humana que se cumple. Verificar el cumplimiento de la normatividad general que regula los procesos Determinar que los procesos se cumplen conforme los manuales y parámetros definidos para su operación Verificar el cumplimiento de políticas institucionales definidas en resoluciones, directivas, circulares, manuales e instructivos. Verificar la efectividad de los controles de los procedimientos de gestión huata. 4.1.1.2 Específicos: El auditor se formará un juicio en torno a:
OBJETOS DE CONTROL COMUNES A LOS DIVERSOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Constatar la existencia de planes operativos y de mejoramiento y su aplicación o nivel de desarrollo. Verificar el manejo del sistema de información que soporta la operación, su correcta operación, actualización, calidad de información, atención a requerimientos de soporte. Determinar la existencia de un esquema de operación para el desarrollo de los procesos (dependencias, responsables, lideres, equipos) Constatar que los registros se realizan con base en soportes 1 Verificar el adecuado archivo de los soportes documentales Determinar el nivel de soporte de tecnología informática y su adecuada operación Considerar si se presentan los informes en la debida oportunidad Determinar la administración de los riesgos asociados al proceso Determinar la existencia de seguros y pólizas, referidos a talento humano OBJETO DE CONTROL CARRERA ADMINISTRATIVA La reserva y confidencialidad en el manejo de los procesos La existencia de manuales de funciones, requisitos y perfiles para los cargos a convocar Los procesos periódicos de actualización de los manuales de funciones Los soportes de solicitudes de las dependencias sobre los perfiles requeridos El estudio de traslados en forma previa a la determinación de la convocatoria El estudio previo para iniciar una convocatoria, donde se determine los cargos a proveer los costos estimados, entre otros. El cronograma de trabajo para la convocatoria El banco de preguntas o el proceso de contratación de las pruebas La realización del concurso o Los plazos o Las carpetas de los aspirantes o La organización del archivo de aspirantes o La atención de reclamaciones o Las actuaciones de la Comisión de Carrera actas o Las listas de elegibles o El nombramiento en periodo de prueba o El agotamiento de listas de elegibles o El registro en carrera La calificación de servicios 1 Para este objeto e control se puede aplicar el programa de revisión a sistemas de información
o La existencia de un método de calificación de servicios o El cumplimiento en la calificación y la remisión de las calificaciones o La atención a reclamaciones o Las actuaciones de la Comisión de carrera sobre calificaciones o El adecuado archivo de las calificaciones y su custodia o El mejoramiento del sistema de calificación El adecuado manejo y registro en los sistemas de información Convocatoria y elección de representantes de los empleados en la Comisión de Carrera Administrativa OBJETO DE CONTROL PARA VIATICOS Determinar si se realiza una programación adecuada del presupuesto para viáticos Las modificaciones al presupuesto para viáticos La racionalización del gasto en este concepto Determinar si se realizan los anticipos en las comisiones La tenencia y custodia de las chequeras El adecuado registro de la información en los sistemas de información La tenencia y registro en los libros La legalización de la caja menor El manejo de la caja menor Establecer la existencia de los soportes documentales de los procedimientos El contrato de pasajes El trámite de pago de los pasajes con sus soportes OBJETO DE CONTROL HOJAS DE VIDA Carpetas de personal o Existencia de las carpetas de personal o Actualización en el archivo de la información Sistemas de información SUIP o Actualización en el registro o Completitud de la información o Reportes de alarmas o Acciones para actualizar registro Sistema de información SIAF o Actualización en el registro o Completitud de la información o Reportes de alarmas o Acciones para actualizar registro Proceso de peticiones Proceso de sistemas de información y manejo de hojas de vida Proceso manejo y conservación de historias laborales Rendición de informes
OBJETO DE CONTROL NOMINA, CESANTIAS Y PENSIONES Soportes para descuentos de nómina Exactitud en el pago de sueldos Controles aplicados en la nómina Legalización de listados de nómina Retiro de funcionarios de nómina y ajuste de pagos Liquidación y pagos a fondos de pensiones Liquidación y pagos a fondos de cesantías Liquidación y pagos de transferencias Liquidación y pago a administradora de riesgos profesionales Verificar el archivo de los soportes de los procesos Inconsistencia presentadas y su tratamiento Traslados de fondos de pensiones y cesantías Trámite de pensiones Retiros parciales de cesantías Registro y presentación en la planilla única A nivel de procesos verificar las interacciones con tecnología informática, tesorería, entre otras. OBJETO DE CONTROL BIENESTAR SOCIAL Y LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS PROFESIONALES Existencia de programas de bienestar, nivel de cumplimiento, presupuesto. Existencia de planes de emergencia Existencia de los panoramas de riesgos profesionales Programación y desarrollo de las actividades de la ARP Cumplimiento de las obligaciones de la ARP Exigencia de la entidad a la ARP para el desarrollo de programas Desarrollo de actividades culturales, recreativas, deportivas Capacidad de convocatoria, nivel de concurrencia de personal a actividades convocadas Actividades de asistencia y bienestar social Actividades de apoyo psicológico Seguimiento a casos de enfermedades profesionales Realización de las actividades de los Comités Paritarios de Salud Ocupacional Convocatoria y elección de representantes del COPASO por parte de los empleados Convenios con otras instituciones (Para la inclusión de esta información en el software de auditoría remítase al capítulo I).
4.1.2 Alcance Se refiere a los procesos, períodos, cuentas que serán objeto de revisión, se busca delimitar el objeto de la auditoría lo que se convierte en el compromiso de la auditoría. A manera de ejemplo se presentan las siguientes: Todos los procesos de la gestión humana en el nivel central Un procedimiento, Vg. El proceso de hojas de vida, de personal activo. Un evento, la liquidación de la nómina de enero de 2006. 4.1.3 Antecedentes Justificación de la necesidad de realizar la auditoría e información relevante que debe ser considerada por el equipo auditor: las observaciones de visitas anteriores y las recomendaciones de auditoría las consideraciones que tiene el auditor al revisar el proceso hechos especiales de los cuales se tiene conocimiento y son objeto de verificación Al ser aprobado por el Jefe de la Oficina de Control Interno se crea el Registro REG-OCI-000 Plan de Visita de Auditoría. 4.2 Elaboración Plan de Visita de Auditoría a procesos de gestión humana Se refiere al método que seguirá el auditor e incluye la revisión de las mejores prácticas de la Oficina de Control Interno, para la determinación de las áreas del plan de auditoría, sus pasos, así como la preparación de algunos de los papeles de trabajo a obtener y algunas de las pruebas a realizar; normalmente in situ es apropiado recoger más papeles de trabajo y aplicar más pruebas de las inicialmente previstas. 4.2.1 Áreas de Programa 2 Es la definición del nombre del compromiso 3 (proceso, subproceso, área o asunto) que será objeto de examen, en forma general pueden ser: 2 En el software se incluyen por menú <áreas de programa>, <Detalles> y <pasos de programa>. 3 En la terminología propia de los auditores se utiliza la el palabra << compromiso >> para referirse a el alcance de una revisión.
Proceso de carrera administrativa Proceso de viáticos y gastos de viaje Proceso de hojas de vida Proceso de nómina, cesantías y pensiones Proceso de bienestar social y administración de riesgos profesionales Al definir un área de programa se pasa a definir detalles, actividades y pruebas que serán realizadas. Detalles Presentación de la definición del proceso, los objetivos de la realización de la auditoria y la secuencia que se define para realizar la visita. En este caso se incluye Definición de: GESTIÓN HUMANA Los procesos de gestión humana encauzan la relación de las personas que laboran con la institución, son procesos que posibilitan el aporte de los servidores, desde su ingreso, su compensación, desarrollo, convivencia y retiro. Proceso de Carrera Administrativa: Incluye los procesos de convocatoria, vinculación, registro en carrera, calificación de servicio, es el proceso fundamental para el desarrollo del talento humano que ingresa en carrera a la entidad. Proceso de viáticos y gastos de viaje: Brinda los recursos necesarios para que los funcionarios cumplan actividades propias en otros departamentos, o fuera de su lugar de habitual de trabajo. Proceso de hojas de vida: Es el proceso que permite el registro de la información del servidor público, referida a sus datos básicos, de formación académica y de su relación laboral con la institución. Proceso de nómina, cesantías y pensiones: Estos procesos permiten la compensación de los servidores que laboran en la entidad y el cumplimiento de las exigencias legales de aportes y traslado de recursos a los fondos de pensiones y de cesantías.
Proceso de plan de bienestar social y administración de riesgos profesionales: Este proceso se orienta a conservar la capacidad de los servidores y la moral de trabajo, la reducción y control de riesgos y enfermedades asociadas a la labor. Los procesos de carrera administrativa se cumplen bajo la dirección del señor Procurador General de la Nación y la orientación de la Jefe de la Oficina de Selección y Carrera, los demás procesos se cumplen bajo la dirección de la Secretaria General y la orientación de la Jefatura de la División de Gestión Humana. Se incluyen siempre la valoración de los planes operativos y de mejoramiento asociados a estos procesos. 4.2.2 Determinación de actividades y pruebas 4 La metodología que seguirá el auditor se define en los denominados pasos de programa, son la definición de actividades y pruebas que in situ se van a realizar para el cumplir el compromiso de auditoría adquirido. Las acciones del plan consideradas como la mejor práctica son los siguientes: Instructivo, Actividades y pruebas INS-EV-EI-009- Guía Realización de la Reunión de Apertura Formato REG-EV-EI- 055 Lista de chequeo carrera administrativa Formato REG-EV-EI- 056- Lista de Chequeo viáticos y gastos de viaje Formato REG-EV-EI- 057- Lista de chequeo de hojas de vida Formato REG-EV-EI- 058 Lista de chequeo nómina, cesantías y pensiones Descripción Presentación ante el Jefe de la dependencia y ante los servidores que atenderán la auditoría Verificar el cumplimiento de la normatividad, políticas generales e institucionales en los procesos de carrera administrativa, convocatorias de concurso, calificación de servicios y registro en carrera Verificar el cumplimiento de la normatividad, políticas generales e institucionales en el proceso de viáticos y gastos de viaje Verificar el cumplimiento de la normatividad, políticas generales e institucionales en el proceso de hojas de vida y registro de novedades Verificar el cumplimiento de la normatividad, políticas generales e institucionales en el proceso de nómina, cesantías y pensiones 4 En el software se incluye por <Pasos de programa en el software>
Formato REG-EV-EI- 059- Lista de chequeo bienestar social y ARP INS-EV-EI-014- Guía realización de la reunión de cierre Verificar el cumplimiento de la normatividad, políticas generales e institucionales en el proceso de bienestar social En puesto de trabajo asignado al auditor y sala de reuniones o despacho del jefe de la dependencia visitada. Elaboración y aprobación del acta de visita de auditoría. (Incluye la organización de la documentación) 4.2.3 Selección de pruebas a realizar 5 Las pruebas corresponden a la constatación física, verificación de documentación y tratamiento de información, sirven para generar evidencias y se constituyen en registros (o papeles de trabajo). Las pruebas deben tener un mínimo predefinido para homologar el trabajo de los auditores y soportar los conceptos posteriores. 5 PAPELES DE TRABAJO Permanentes: Decretos anuales sobre régimen salarial y prestacional para los servidores públicos de la PGN Resoluciones Nos. 432 de 1999 del Fondo Nacional de Ahorro y 106, 107 y 017 de 1986, señalan los procedimientos para atender el reconocimiento de las cesantías de los servidores de la entidad. Resolución 385 del 7 de noviembre de 2002. Por los cuales se conforman el comité para la gestión de los planes de estímulos. Resolución 386 por el cual se crea el comité de seguimiento del plan de estímulos e incentivos. Resolución 468 de 2002. Asignación de funciones a los Coordinadores Administrativos. Resolución 248 de 2003. Por la cual se crea, como grupo de trabajo adscrito a la Secretaría General, el Centro de Atención al Servidor -CAS- y se adoptan otras disposiciones Resolución número 404 del 3 de noviembre de 2005. Por el cual se conforma el comité para la asignación de los subsidios educativos a los funcionarios del Ministerio Público. 5 Se incluye en el software por <tests>
Resolución 0023 del 29 de octubre de 2002. Reglamentación del trámite interno del Derecho de petición. Resolución 292 y 293 de 2006, sobre acoso laboral. Hojas de vida Ley 190 de 1995 Decreto 2232 de 1995 Decreto 1145 de 2004 Resolución 0023 del 29 de octubre de 2002. Reglamentación del trámite interno del Derecho de petición. Circular 041 de 2003. Por la cual se regula el acceso a las hojas de vida. Bienestar Constitución Política: Art. 52: El ejercicio del deporte su manifestación recreativa, competitiva y autóctona, tiene como función la formación integral de las personas, preservar y desarrollar una mejor salud en el ser humano. Ley 181 de 1985: Art. 4. Derecho social. El deporte, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre son elementos fundamentales de la educación y factor básico de la formación integral de la persona. Decreto Ley 1567 de 1998: Regula el sistema de estímulos, programas de Bienestar Social y de incentivos en Entidades del Estado. Este decreto define el Bienestar social como Procesos permanentes orientados a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento del nivel de vida y de su familia; así mismo deben permitir elevar los niveles de satisfacción, eficacia, eficiencia, efectividad e identificación del empleado con el servicio de la Entidad en la cual labora. Ley 734 de 2002. Código Disciplinario Único: Artículo 33. Derechos. Además de los contemplados en la Constitución, la Ley y los reglamentos, son derechos de todo servidor público. Literal 4: Participar en todos los programas de bienestar social que para los servidores públicos y sus familiares establezca el Estado, tales como los de vivienda, educación, recreación, cultura, deporte y vacacionales. Resolución 227 de 2005. Por la cual se aprueba el Programa de Salud Ocupacional y se adoptan otras disposiciones Resoluciones de convocatoria a elecciones de miembros para integrar el Comité Paritario de Salud Ocupacional Resoluciones de designación de representantes al Comité Paritario de Salud Ocupacional Circular 042 del Despacho del Procurador. Obligatoriedad de asistir a programas de Salud Ocupacional Plan Estratégico de la PGN
Salud ocupacional Ley 100 de 1993 Ley 9 de 1979 Ley 776 de 2002 Decreto 2400 de 1979 Decreto 1295 de 1994 Decreto 1530 de 1996 Decreto 2463 de 2001 Resolución 1016 de 1989 del Ministerio de Salud Resolución 2013 de 1986 del Ministerio de Salud Viáticos Resolución 0357 de 2003. Regula el reconocimiento y pago de viáticos y gastos de viaje en la PGN Circular 046 de 2006. Define el formato para la comisión de servicios. Resoluciones de caja menor de la entidad. Resoluciones del Ministerio de Hacienda de reglamentación de la constitución y funcionamiento de cajas menores Normas de austeridad Nómina Decretos salariales Circulares sobre reportes de novedades Cesantías Ley 6 de 1945 Régimen del empleado oficial Código laboral colombiano Decreto 1160 de 1947 Decreto 2755 de 1966 Decreto 3118 de 1968. Fondo Nacional del Ahorro Ley 564 de 1971 Decreto 1726 de 1973 Decreto 1045 de 1978 Ley 33 de 1985 Decreto 888 de 1991 Decreto 54 y 51 de 1994 Decreto 1209 de 1997 Decretos anuales de salarios Derecho privado Ley 50 de 1990
Decreto 2076 de 1967 Ley 244 de 1995 Ley 0663 de 1993 Decreto 2759 de 1991 Resolución 020 de 1994 Resolución 106 de 1985 Resolución 017 de 1985 Resolución 018 de 1986. retiro de cesantías Circulares sobre reportes de novedades Adicionalmente ver: Programa de auditoría a financiera, contratación Resoluciones, circulares, directivas, manuales que regulan las operaciones en la Procuraduría General de la Nación. Ley de apropiación y decreto de liquidación del presupuesto, normas de presupuesto Normatividad de austeridad Corrientes: Soportes de los procesos Plan Operativo Anual POA Plan de Mejoramiento Informe de la visita anterior e información de seguimiento Formato de Registro REG-EV-EI-012 Plan de Visita de Auditoría Formato de Registro REG-EV-EI-055 - Lista de chequeo carrera administrativa Formato de Registro REG-EV-EI-056 - Lista de Chequeo viáticos y gastos de viaje Formato de Registro REG-EV-EI-057- Lista de chequeo de hojas de vida Formato de Registro REG-EV-EI-058 Lista de chequeo nómina, cesantías y pensiones Formato de Registro REG-EV-EI-059- Lista de chequeo bienestar social y ARP /