INDICE Página 1. Objetivos 2 2. Alcance 2 3. Responsables 2 4. Descripción del procedimiento 3 5. Referencias 6 6. Definiciones 6 7. Anexos 7 8. Registros 7 Elaborado: Revisado: Aprobado: Coordinador SGC Jefe del Sistema de Gestión Jefe del Sistema de Gestión Firma: Alberto Alcívar Firma: Jacqueline Cuadrado Firma: Jacqueline Cuadrado Fecha: 19-04-2006 Fecha: 20-04-2006 Fecha: 21-04-2006 Revisión: 07 Pág. 1 / 7
1. OBJETIVO: Establecer los mecanismos de control para identificar, almacenar, proteger, recuperar, retener y disponer de los registros generados en el GRUPO PAPELESA para los Sistemas de Gestión 2. ALCANCE: Concierne a todos los registros indicados en la Lista Maestra de Registros (F- SGI-004). 3. RESPONSABLES: Es responsabilidad del Coordinador SGC la elaboración del presente procedimiento. Es responsabilidad del Jefe del Sistema de Gestión la revisión y aprobación del presente procedimiento. Es responsabilidad del Coordinador ISO 9000: Implantar y asegurar que este procedimiento se cumpla, en coordinación con los departamentos correspondientes de la empresa, elaborar los registros para los Sistemas de Gestión requeridos por las Norma ISO 9001: 2000 u OHSAS 18001:2000. El personal del GRUPO PAPELSA es responsable de mantener los registros que permitan demostrar cumplimiento con los requisitos de la normas antes mencionadas. Revisión: 07 Pág. 2 / 7
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 Diagrama de Flujo A B C RESPONSABLE DEL GERENTE O JEFE DEL COORDINADOR SGC REGISTRO DEPARTAMENTO INICIO B1 C1 1. Solicitar la creación, modificación o anulación de un registro utilizando el formulario (F- SGI-001) 2. Aprobar la revisión del registro. 5. Recibir el borrador del registro y la actualización del mismo. No B1 A1 A1 Si 4. Firmar en campo "Aprobado" en el formulario (F-SGI-001) No 6. Verificar si el registro está correcto 3. Corregir el registro. B1 C1 A1 Si 7. Mantener actualizada Lista Maestra de Registros (F-SGI- 004) A2 9. Uso del registro. 8. Comunicar la actualización de la LMR vía mail a las áreas involucradas. FIN A2 Revisión: 07 Pág. 3 / 7
4.2 Descripción de actividades Responsable Secuencia Actividad Responsable del Registro Gerente o Jefe del Departamento Responsable del Registro Gerente o Jefe del Departamento 01 02 03 04 Coordinador SGC 05 Coordinador SGC 06 Coordinador SGC 07 Coordinador SGC 08 Responsable del Registro 09 Cualquier funcionario de la empresa solicita la creación, modificación o anulación de los registros, utilizando el formulario Solicitud Actualización de Documentos (F-SGI-001), llenando los campos correspondientes para formularios. Los cargos responsables de la revisión y aprobación del documento lo analizan previa colocación de su firma para validarlo. Verifica que el registro evidencie conformidad con los requisitos establecidos y demuestren la eficacia de los Sistema de Gestión según sea el caso. Valida el registro, colocando la firma en el campo Aprobado del formulario Solicitud Actualización de Documentos (F-SGI-001). Recibe el borrador del registro, y la Solicitud Actualización de Documentos (F-SGI-001). Revisa y verifica que el registro evidencie conformidad con los requisitos establecidos según las Normas de los Sistemas de Gestión y cumpla con el formato según Instructivo para Elaborar Documentos (I-SGI-001). Mantiene actualizada Lista Maestra de Registros (F-SGI-004) en archivo electrónico. Comunica la actualización de la LMR a las áreas involucradas vía mail. Uso del registro conforme a este procedimiento. Todos los formatos incluidos en el alcance son elaborados, revisados y aprobados (incluyendo su identificación) de acuerdo a lo definido en el Instructivo para Elaborar Documentos (I-SGI-001). Revisión: 07 Pág. 4 / 7
Control de la Identificación y Disposición de los Registros Todos los registros son mantenidos por los responsables de cada proceso el tiempo indicado en la Lista Maestra de Registros LMR (F-SGI-004). Concluido el periodo establecido el responsable de cada proceso, tiene la obligación de retirarlos y destruirlos o destinarlos para reciclaje siempre y cuando se coloque una línea diagonal que indique que la información mantenida en el registro no es válida y por tanto puede ser utilizada para el reciclaje. Cuando se requiera conservar los registros por tiempo adicional, el responsable de cada proceso, debe proceder a identificarlos como documentos obsoletos de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento para Control de Documentos y mantenerlos como archivo pasivo en su área de trabajo o en el sitio destinado por la empresa para tal uso. Para facilitar el proceso de disposición final de los registros obsoletos, los responsables de áreas tienen la obligación de hacer revisiones semestrales, para determinar que registros deben ser mantenidos y cuales ser dispuestos de acuerdo a lo establecido en este procedimiento. Almacenamiento, Protección y Recuperación de lo Registros Los registros de los Sistemas de Gestión del GRUPO PAPELESA se almacenan en lugares accesibles por parte del responsable de generarlos o almacenarlos y en un ambiente adecuado, de tal manera de protegerlos previniendo su deterioro o daño y evitar su pérdida. Recuperación Indica la frecuencia con la cual se recupera la información (llenar el formulario) a través de los registros de cumplimiento. Modificaciones a la LMR La LMR, esta sujeta a permanentes cambios debido a la inclusión, actualización o exclusión de registros controlados, el Coordinador SGC es el encargado de mantener actualizada la información que contiene esta lista. Revisión: 07 Pág. 5 / 7
Tiempo de Retención de los Registros Los tiempos mínimos de retención de los registros controlados, están especificados en la LMR. Modificación de Datos en los Registros Los tachones, borrones o enmendaduras debido a algún cambio presentado o error en el llenado del formulario deben ser acompañados por la firma, iniciales o rúbrica del responsable de llenar el formulario, como muestra de conformidad para validar los datos modificados. Para el caso de registros generados por el sistema de computo, proveedor, clientes o áreas internas, donde no existan formatos elaborados o preestablecidos, se manejan registros en formato libre, en cuyo caso se requiere al menos de la siguiente información. - Nombre del registro - Fecha - Código (cuando sea aplicable) - Responsable (Cuando se aplique) - Identificación de la organización Nota: Se permite el uso de registros anteriores hasta agotar stock. 5. REFERENCIAS: Instructivo para Elaborar Documentos (I-SGI-001) Norma ISO 9001:2000 Norma OHSAS 18001:2000 6. DEFINICIONES: Lista Maestra de Registros (LMR): Lista que recoge a todos los registros que evidencian la aplicación de los sistemas. Registro: Documento que permite demostrar cumplimiento con los requisitos especificados. Una vez que los formularios han sido utilizados y llenados, éstos se convierten en registros. Revisión: 07 Pág. 6 / 7
Formulario o Formato: Son formas elaboradas, en las que se registran la información generada durante la realización de una actividad especifica dentro de los sistemas. Formato Libre: Es la característica de un formulario de no tener una forma establecida. 7. ANEXOS: No Aplica 8. REGISTROS: Formulario Solicitud Actualización de Documentos (F-SGI-001). Formulario Lista Maestra de Registro (F-SGI-004). Revisión: 07 Pág. 7 / 7