DESCPCIÓN RECTORÍA Oficina de Planeación y Institucional Área de Estrategia y Análisis PLAN DE ESGOS 2013-II PLAN DE ESGOS 2013-II ELEMENTOS DEL ESGO ESGO TRATAMIENTO DEL ESGO ES TES AE/E // MANUALES DEL ESGO VULNERABILIDAD META META CUMPLIDA % DE LOGRO AL INTEOR DE LA la 1.1. Resistencia a interiorizar los conceptos de en el desarrollo de su gestión en los diferentes procesos de la Se han generado espacios de discusión y socialización (reuniones de inducción y reinducción). Existencia de Comités de Calidad en Facultades, Institutos y Sedes Regionales. Cursos dirigidos a docentes sobre conceptos de impartidos por el MEN. Existencia de un proyecto formulado para generar interiorización de conceptos de en los procesos administrativos. Los controles son parcialmente efectivos. 1. Generar actividades de participación de las personas b 2 M ASUMIR-MITIGACIÓN (docentes, administrativos, directivos, trabajadores) que motiven al cambio. Número de actividades del GICUV que generan participación realizadas dic-13 12 0 Coordinador de Calidad y Área de Calidad y OPDI la 1.1. Resistencia a interiorizar los conceptos de en el desarrollo de su gestión en los diferentes procesos de la Se han generado espacios de discusión y socialización (reuniones de inducción y reinducción). Existencia de Comités de Calidad en Facultades, Institutos y Sedes Regionales. Cursos dirigidos a docentes sobre conceptos de impartidos por el MEN. Existencia de un proyecto formulado para generar interiorización de conceptos de en los procesos administrativos. Los controles son parcialmente efectivos. 1. Implementar un ciclo de capacitación continua en GICUV; política de de la Universidad/Facultad y ETHOS Universitario. Ciclo de capacitación implementado dic-14 1 0 de Calidad Facultad de Salud la 1.1. Resistencia a interiorizar los conceptos de en el desarrollo de su gestión en los diferentes procesos de la Se han generado espacios de discusión y socialización (reuniones de inducción y reinducción). Existencia de Comités de Calidad en Facultades, Institutos y Sedes Regionales. Cursos dirigidos a docentes sobre conceptos de impartidos por el MEN. Existencia de un proyecto formulado para generar interiorización de conceptos de en los procesos administrativos. Los controles son parcialmente efectivos. 2. Difundir a través de medio físico y electrónico el ETHOS Universitario, el ideario y política de de la Facultad de Salud. Número de actividades realizadas dic-14 2 0 de Calidad Facultad de Salud la 1.1. Resistencia a interiorizar los conceptos de en el desarrollo de su gestión en los diferentes procesos de la Se han generado espacios de discusión y socialización (reuniones de inducción y reinducción). Existencia de Comités de Calidad en Facultades, Institutos y Sedes Regionales. Cursos dirigidos a docentes sobre conceptos de impartidos por el MEN. Existencia de un proyecto formulado para generar interiorización de conceptos de en los procesos administrativos. Los controles son parcialmente efectivos. 3. Entregar dos informes del avance de la matriz de riesgos 2013 Informes de matriz entregados nov-13 1 0 a los directores de las Unidades Académicas. de Calidad Facultad de Salud la 1.1. Resistencia a interiorizar los conceptos de en el desarrollo de su gestión en los diferentes procesos de la Se han generado espacios de discusión y socialización (reuniones de inducción y reinducción). Existencia de Comités de Calidad en Facultades, Institutos y Sedes Regionales. Cursos dirigidos a docentes sobre conceptos de impartidos por el MEN. Existencia de un proyecto formulado para generar interiorización de conceptos de en los procesos administrativos. Los controles son parcialmente efectivos. 2. Generar actividades que presenten el cambio como b 2 M ASUMIR-MITIGACIÓN oportunidad y no como obstáculo, permitiendo interiorizar el GICUV. Número de actividades del GICUV de sensibilización hacia el cambio ejecutadas dic-13 12 0 Coordinador de Calidad y Área de Calidad y OPDI la 1.1. Resistencia a interiorizar los conceptos de en el desarrollo de su gestión en los diferentes procesos de la Se han generado espacios de discusión y socialización (reuniones de inducción y reinducción). Existencia de Comités de Calidad en Facultades, Institutos y Sedes Regionales. Cursos dirigidos a docentes sobre conceptos de impartidos por el MEN. Existencia de un proyecto formulado para generar interiorización de conceptos de en los procesos administrativos. Los controles son parcialmente efectivos. Comité de Calidad la 1.1. Resistencia a interiorizar los conceptos de en el desarrollo de su gestión en los diferentes procesos de la Se han generado espacios de discusión y socialización (reuniones de inducción y reinducción). Existencia de Comités de Calidad en Facultades, Institutos y Sedes Regionales. Cursos dirigidos a docentes sobre conceptos de impartidos por el MEN. Existencia de un proyecto formulado para generar interiorización de conceptos de en los procesos administrativos. Los controles son parcialmente efectivos. 1. Generar espacios de discusión y socialización (reuniones de inducción y re-inducción). Porcentaje de socializaciones realizadas por área dic-13 75% 0 Director Instituto de Psicología la 1.1. Resistencia a interiorizar los conceptos de en el desarrollo de su gestión en los diferentes procesos de la Se han generado espacios de discusión y socialización (reuniones de inducción y reinducción). Existencia de Comités de Calidad en Facultades, Institutos y Sedes Regionales. Cursos dirigidos a docentes sobre conceptos de impartidos por el MEN. Existencia de un proyecto formulado para generar interiorización de conceptos de en los procesos administrativos. Los controles son parcialmente efectivos. 2. Programar periódicamente Comités de Calidad en el Instituto. Número de comités realizados por semestre dic-13 2 0 Director Instituto de Psicología
DESCPCIÓN PLAN DE ESGOS 2013-II ELEMENTOS DEL ESGO ESGO TRATAMIENTO DEL ESGO ES TES AE/E // MANUALES DEL ESGO VULNERABILIDAD META META CUMPLIDA % DE LOGRO AL INTEOR DE LA la 1.1. Resistencia a interiorizar los conceptos de en el desarrollo de su gestión en los diferentes procesos de la Se han generado espacios de discusión y socialización (reuniones de inducción y reinducción). Existencia de Comités de Calidad en Facultades, Institutos y Sedes Regionales. Cursos dirigidos a docentes sobre conceptos de impartidos por el MEN. Existencia de un proyecto formulado para generar interiorización de conceptos de en los procesos administrativos. Los controles son parcialmente efectivos. Continuar trabajando desde diferentes dependencias por capacitar al personal en temas relacionados con el sistema de b 2 M ASUMIR-MITIGACIÓN que permita responder a los requerimentos de la Gestión. Número de empleados capacitados (docentes y empleados públicos) dic-14 40 0 Decano, Jefes de Unidad Académica Facultad de Humanidades la 1.1. Resistencia a interiorizar los conceptos de en el desarrollo de su gestión en los diferentes procesos de la Se han generado espacios de discusión y socialización (reuniones de inducción y reinducción). Existencia de Comités de Calidad en Facultades, Institutos y Sedes Regionales. Cursos dirigidos a docentes sobre conceptos de impartidos por el MEN. Existencia de un proyecto formulado para generar interiorización de conceptos de en los procesos administrativos. Los controles son parcialmente efectivos. c 2 B # DIV/0! Comité de Calidad FAI Se programa hacer reuniones periódicas del Comité de donde se aborden los conceptos y se socialice lo correspondiente a. la 1.1. Resistencia a interiorizar los conceptos de en el desarrollo de su gestión en los diferentes procesos de la Se han generado espacios de discusión y socialización (reuniones de inducción y reinducción). Existencia de Comités de Calidad en Facultades, Institutos y Sedes Regionales. Cursos dirigidos a docentes sobre conceptos de impartidos por el MEN. Existencia de un proyecto formulado para generar interiorización de conceptos de en los procesos administrativos. Los controles son parcialmente efectivos. b 2 M ASUMIR-MITIGACIÓN Realizar inducción y reinducción a los responsables de procesos. Número de induccionesreinducciones realizadas ago-13 2 0 Calidad Sede Yumbo la 1.1. Resistencia a interiorizar los conceptos de en el desarrollo de su gestión en los diferentes procesos de la Se han generado espacios de discusión y socialización (reuniones de inducción y reinducción). Existencia de Comités de Calidad en Facultades, Institutos y Sedes Regionales. Cursos dirigidos a docentes sobre conceptos de impartidos por el MEN. Existencia de un proyecto formulado para generar interiorización de conceptos de en los procesos administrativos. Los controles son parcialmente efectivos. Realizar capacitaciones dirigidas a responsables de procesos sobre conceptos de para el adecuado funcionamiento del SGC de la Número de capacitaciones realizadas dic-13 2 0 Sede Pacífico la 1.1. Resistencia a interiorizar los conceptos de en el desarrollo de su gestión en los diferentes procesos de la Se han generado espacios de discusión y socialización (reuniones de inducción y reinducción). Existencia de Comités de Calidad en Facultades, Institutos y Sedes Regionales. Cursos dirigidos a docentes sobre conceptos de impartidos por el MEN. Existencia de un proyecto formulado para generar interiorización de conceptos de en los procesos administrativos. Los controles son parcialmente efectivos. En la Sede no se ha presentado resistencia a los conceptos de, ha sido lenta pero todos están concientes de su necesidad. Desde la coordinación de se trabaja para hacer de los temas del SGC un asunto inmerso en la cotidianidad, apoyados en talleres, charlas y Comité de donde las diferentes dependencias participan y apoyan los procesos de mejoramiento de la. Calidad y Sede Cartago la 1.1. Resistencia a interiorizar los conceptos de en el desarrollo de su gestión en los diferentes procesos de la Se han generado espacios de discusión y socialización (reuniones de inducción y reinducción). Existencia de Comités de Calidad en Facultades, Institutos y Sedes Regionales. Cursos dirigidos a docentes sobre conceptos de impartidos por el MEN. Existencia de un proyecto formulado para generar interiorización de conceptos de en los procesos administrativos. Los controles son parcialmente efectivos. Realización de los comités de, en los cuales se realizan talleres, divulgaciones y capacitaciones, en los que se interiorizan los conceptos de en el desarrollo de la gestión en los diferentes procesos de la c 2 B # DIV/0! Oficina de Calidad y, Coordinadora de Calidad
DESCPCIÓN PLAN DE ESGOS 2013-II ELEMENTOS DEL ESGO ESGO TRATAMIENTO DEL ESGO ES TES AE/E // MANUALES DEL ESGO VULNERABILIDAD META META CUMPLIDA % DE LOGRO AL INTEOR DE LA la 1.1. Resistencia a interiorizar los conceptos de en el desarrollo de su gestión en los diferentes procesos de la Se han generado espacios de discusión y socialización (reuniones de inducción y reinducción). Existencia de Comités de Calidad en Facultades, Institutos y Sedes Regionales. Cursos dirigidos a docentes sobre conceptos de impartidos por el MEN. Existencia de un proyecto formulado para generar interiorización de conceptos de en los procesos administrativos. Los controles son parcialmente efectivos. b 2 M ASUMIR-PREVENCIÓN Realizar reuniones con los responsables de los procesos en las Sedes Regionales para interiorizar los procesos de. Número de reuniones de socialización realizadas nov-15 10 0 la 1.1. Resistencia a interiorizar los conceptos de en el desarrollo de su gestión en los diferentes procesos de la Se han generado espacios de discusión y socialización (reuniones de inducción y reinducción). Existencia de Comités de Calidad en Facultades, Institutos y Sedes Regionales. Cursos dirigidos a docentes sobre conceptos de impartidos por el MEN. Existencia de un proyecto formulado para generar interiorización de conceptos de en los procesos administrativos. Los controles son parcialmente efectivos. Realizar capacitaciones y divulgaciones que aporten claridad y b 2 M ASUMIR-MITIGACIÓN faciliten la interiorización, donde estén los involucrados en los procesos. Número de capacitaciones realizadas dic-13 2 0 Coordinadora de Calidad Sede Norte del Cauca la 1.1. Resistencia a interiorizar los conceptos de en el desarrollo de su gestión en los diferentes procesos de la Se han generado espacios de discusión y socialización (reuniones de inducción y reinducción). Existencia de Comités de Calidad en Facultades, Institutos y Sedes Regionales. Cursos dirigidos a docentes sobre conceptos de impartidos por el MEN. Existencia de un proyecto formulado para generar interiorización de conceptos de en los procesos administrativos. Los controles son parcialmente efectivos. Calidad Sede Palmira la 1.1. Resistencia a interiorizar los conceptos de en el desarrollo de su gestión en los diferentes procesos de la Se han generado espacios de discusión y socialización (reuniones de inducción y reinducción). Existencia de Comités de Calidad en Facultades, Institutos y Sedes Regionales. Cursos dirigidos a docentes sobre conceptos de impartidos por el MEN. Existencia de un proyecto formulado para generar interiorización de conceptos de en los procesos administrativos. Los controles son parcialmente efectivos. b 2 M ASUMIR-PREVENCIÓN Socializar con el personal los cambios en procedimientos y procesos relacionados con el Sistema de Calidad. Número de actividades encaminadas a la socialización de los cambios en el S.G.C. realizadas por año / Número de cambios en los procedimientos y procesos relacionados con el S.G.C. X 100 dic-15 100% 0 Calidad y Talento Humano Sede Buga la 1.1. Resistencia a interiorizar los conceptos de en el desarrollo de su gestión en los diferentes procesos de la Se han generado espacios de discusión y socialización (reuniones de inducción y reinducción). Existencia de Comités de Calidad en Facultades, Institutos y Sedes Regionales. Cursos dirigidos a docentes sobre conceptos de impartidos por el MEN. Existencia de un proyecto formulado para generar interiorización de conceptos de en los procesos administrativos. Los controles son parcialmente efectivos. Continuar con las capacitaciones al personal nuevo, acompañamiento continuo de la de Calidad a las Número de estrategias desarrolladas diferenteres áreas, realización de capacitaciones enfocadas al para apropiación del GICUV a 1 M ASUMIR-PREVENCIÓN mejoramiento del clima organizacional y por lo tanto una mejor (Dos talleres, una actividad con los cultura de la. Igualmente continuar involucrando a la estudiantes (cine club o ciclo de comunidad estudiantil a través de la entregra de la Cartilla de conferencias)) Calidad y una actividad lúdico-pedagógica. dic-13 3 0 Lina Pineda Sede Caicedonia la 2.1.Dependencia de los recursos propios y de inversión por cumplimiento de tareas y funciones Estampilla para apoyar los sin los recursos apropiados para tal procesos de gestión de y gestión del mejoramiento. Existencia de recursos de inversión por Estampilla. Los controles son parcialmente efectivos. A pesar de los recursos ser muy limitados para el SGC se ha tomado como estrategia aprovechar el recurso humano con que se cuenta dentro de los administrativos y los docentes que apoyen desde sus disciplinas las diferentes actividades que requiere el sistema. Existencia de recursos de inversión por Estampilla. Los controles son parcialmente efectivos. Calidad y Sede Cartago la 2.1.Dependencia de los recursos propios y de inversión por cumplimiento de tareas y funciones Estampilla para apoyar los sin los recursos apropiados para tal procesos de gestión de y gestión del mejoramiento. Formulación de proyectos anuales o por el período del Rector para financiación del GICUV. Solicitud de contratos de prestación de servicios por el Fondo Común para sostenimiento del GICUV. c 2 B # DIV/0! Coordinador de Calidad y Área de Calidad y OPDI la 2.1.Dependencia de los recursos propios y de inversión por cumplimiento de tareas y funciones Estampilla para apoyar los sin los recursos apropiados para tal procesos de gestión de y gestión del mejoramiento. Solicitud de apoyos económicos a través de cursos, asesorías y demás planes al Ministerio de Educación de acuerdo con la política de apoyo a las IES en las certificaciones Existencia de recursos de. de inversión por Estampilla. Los controles son parcialmente efectivos. Realizar seguimientos continuos a las inversiones por estampilla DEL IEP. c 2 B # DIV/0! Dirección, Consejo IEP IEP la 2.1.Dependencia de los recursos propios y de inversión por cumplimiento de tareas y funciones Estampilla para apoyar los sin los recursos apropiados para tal procesos de gestión de y gestión del mejoramiento. Existencia de recursos de inversión por Estampilla. Los controles son parcialmente efectivos. Decano, Jefes de Unidad Académica Facultad de Humanidades la 2.1.Dependencia de los recursos propios y de inversión por cumplimiento de tareas y funciones Estampilla para apoyar los sin los recursos apropiados para tal procesos de gestión de y gestión del mejoramiento. Existencia de recursos de inversión por Estampilla. Los controles son parcialmente efectivos. Gestionar ante Rectoría la toma de decisiones en términos de adquisición de inmuebles o construcción en el lote. Número de comunicaciones dirigidas a Rectoría en términos de adquisición de inmuebles o construcción en el lote dic-13 1 0 Dirección Sede Buga
DESCPCIÓN PLAN DE ESGOS 2013-II ELEMENTOS DEL ESGO ESGO TRATAMIENTO DEL ESGO ES TES AE/E // MANUALES DEL ESGO VULNERABILIDAD META META CUMPLIDA % DE LOGRO AL INTEOR DE LA la 1.1. Resistencia a interiorizar los conceptos de en el desarrollo de su gestión en los diferentes procesos de la Se han generado espacios de discusión y socialización (reuniones de inducción y reinducción). Existencia de Comités de Calidad en Facultades, Institutos y Sedes Regionales. Cursos dirigidos a docentes sobre conceptos de impartidos por el MEN. Existencia de un proyecto formulado para generar interiorización de conceptos de en los procesos administrativos. Los controles son parcialmente efectivos. Sociales y s La Sociales y s tiene programada la realización de un Diagnóstico de clima organizacional y una auditoría interna a un programa académico. la 2.1.Dependencia de los recursos propios y de inversión por cumplimiento de tareas y funciones Estampilla para apoyar los sin los recursos apropiados para tal procesos de gestión de y gestión del mejoramiento. Existencia de recursos de inversión por Estampilla. Los controles son parcialmente efectivos. Implementar la ley 594 del 2000 (Ley General de Archivos) en el Porcentaje de avance en la nivel central de la Facultad de Salud. implementación de la Ley dic-14 100% 0 Facultad de Salud la 2.1.Dependencia de los recursos propios y de inversión por cumplimiento de tareas y funciones Estampilla para apoyar los sin los recursos apropiados para tal procesos de gestión de y gestión del mejoramiento. Existencia de recursos de inversión por Estampilla. Los controles son parcialmente efectivos. a 2 A ASUMIR-ATENCIÓN Asignar una partida presupuestal que permita, al menos, atender las actividades organizadas por el Comité. Millones de pesos asignados dic-13 2 0 Comité de Calidad la 2.2. Inexistencia de un sistema de La gestión del sistema de se realiza a cumplimiento de tareas y funciones información institucional para el través de hojas electrónicas. sin los recursos apropiados para tal Sistema de Calidad. 1. Suministrar los requerimientos técnicos del Área respecto al b 2 M ASUMIR-MITIGACIÓN Términos de Referencia establecidos dic-13 1 0 software para el planteamiento de la licitación. Coordinador de Calidad y Área de Calidad y OPDI la 2.2. Inexistencia de un sistema de La gestión del sistema de se realiza a cumplimiento de tareas y funciones información institucional para el través de hojas electrónicas. sin los recursos apropiados para tal Sistema de Calidad. b 2 M ASUMIR-MITIGACIÓN 2. Implementar alternativas que permitan controlar la información del GICUV. Número de estrategias ejecutadas que permitan garantizar el control de la documentación del GICUV dic-13 3 0 Coordinador de Calidad y Área de Calidad y OPDI la 2.1.Dependencia de los recursos propios y de inversión por cumplimiento de tareas y funciones Estampilla para apoyar los sin los recursos apropiados para tal procesos de gestión de y gestión del mejoramiento. Existencia de recursos de inversión por Estampilla. Los controles son parcialmente efectivos. Continuar con la realización del seguimiento a los procesos de compra realizados con recursos de estampilla a través de Número de comunicaciones enviadas b 3 A ASUMIR-MITIGACIÓN comunicaciones, correos electrónicos y/o atención a y/o solicitudes atendidas requerimientos solicitados por los encargados de la ejecución de los proyectos. dic-13 2 0 la La gestión del sistema de se realiza a través de hojas electrónicas. 2.2. Inexistencia de un sistema de Continuar la adecuación del sistema de cumplimiento de tareas y funciones información institucional para el información elaborado por estudiantes de sin los recursos apropiados para tal Sistema de Calidad. Ingeniería de Sistemas para darle funcionamiento a los módulos desarrollados para la gestión del Sistema de Calidad. c 2 B # DIV/0! Oficina de Calidad y la 2.2. Inexistencia de un sistema de La gestión del sistema de se realiza a cumplimiento de tareas y funciones información institucional para el través de hojas electrónicas. sin los recursos apropiados para tal Sistema de Calidad. Gestionar un Sistema de Información para la Sede, con el fin de Sistema de información creado dic-15 1 0 Calidad Sede Palmira manejar el Sistema de Calidad. La gestión del sistema de se realiza a través de hojas electrónicas. la En la sede la información del sistema se maneja a través de la página web, carteleras 2.2. Inexistencia de un sistema de informativas y además, la mayoría de los cumplimiento de tareas y funciones información institucional para el funcionarios responsables de procesos hacen sin los recursos apropiados para tal Sistema de Calidad. parte del del comité de por lo tanto el sistema es asunto de todos. Además se hacen inducciones y reuniones de inicio y final de semestre para informar sobre lo que se trabajará o el resumen de lo realizado. Calidad y Sede Cartago la 2.9. Formas de asignación presupuestal no responden a las La responsabilidad se le asigna a un necesidades de recursos para funcionario nombrado con otras funciones cumplimiento de tareas y funciones vinculación de un responsable con propias de su cargo. El control responde sin los recursos apropiados para tal dedicación de tiempo completo al medianamente. sistema de gestión de la en la Sede. Gestionar ante la dirección central de la Universidad los a 1 M ASUMIR-PREVENCIÓN recursos que permitan la asignación de un responsable del proceso de en la Sede. Funcionario de tiempo completo asignado al proceso jun-14 1 0 Dirección Sede Zarzal la 2.10. Inexistencia de instructivo que establezca y formalice la cumplimiento de tareas y funciones actualización y la difusión en sin los recursos apropiados para tal normas de Contratación. El Consejo Superior ratificó que la información sobre los cambios legales en la contratación debe darla la Oficina Jurídica y ser difundida por la misma y la División de Contratación, lo cual se hace coyunturalmente a través de pocas circulares e insuficientes reuniones informativas. Cuando se tengan los resultados de estudio, se entrará a ajustar a 1 M ASUMIR-PREVENCIÓN Informe ajustado jun-14 1 0 Jefe el informe de necesidad de externalizar la interventoría. División de Contratación la 2.11. Poco conocimiento de la Existe un protocolo de consultas (Circular de normatividad comercial y civil por Rectoría 09-2012), que se hagan por cumplimiento de tareas y funciones parte de los funcionarios iniciativa de los operadores de las compras sin los recursos apropiados para tal encargados de las compras de de bienes y servicios, en el que intervienen la bienes y servicios centralizados. Oficina Jurídica y la División de Contratación. Número de dependencias en las que al menos un funcionario con Capacitar a los operarios de procesos centralizados de compra capacidad de multiplicar la de bienes y servicios. información haya recibido la capacitación/ Número de dependencias de la Universidad jun-14 1 0 Profesional División de Contratación
DESCPCIÓN PLAN DE ESGOS 2013-II ELEMENTOS DEL ESGO ESGO TRATAMIENTO DEL ESGO ES TES AE/E // MANUALES DEL ESGO VULNERABILIDAD META META CUMPLIDA % DE LOGRO AL INTEOR DE LA Planeación 1.2. Desestimación de la importancia del seguimiento y Las unidades realizan seguimiento a los evaluación de los planes en el planes de manera semestral, sin embargo no proceso de planeación por parte de se evidencia una evaluación de los mismos. las Unidades. b 2 M ASUMIR-MITIGACIÓN Realizar seguimiento semestral al plan de acción. Número de reuniones de seguimiento realizadas dic-15 1 0 Calidad y Sede Cartago Planeación Las unidades realizan seguimiento a los 1.2. Desestimación de la planes de manera semestral, sin embargo no importancia del seguimiento y se evidencia una evaluación de los mismos. evaluación de los planes en el proceso de planeación por parte de La Decanatura velará por el seguimiento al las Unidades. cumplimiento de los Planes de Acción. Decano Facultad de Salud Planeación Las unidades realizan seguimiento a los 1.2. Desestimación de la planes de manera semestral, sin embargo no importancia del seguimiento y se evidencia una evaluación de los mismos. evaluación de los planes en el proceso de planeación por parte de En la Sociales y las Unidades. s se programó la evaluación de los planes de acción en el Consejo de Facultad. Sociales y s Planeación Planeación Planeación Planeación Planeación Planeación Planeación Planeación Planeación Planeación Planeación Planeación Planeación 1.2. Desestimación de la importancia del seguimiento y Las unidades realizan seguimiento a los evaluación de los planes en el planes de manera semestral, sin embargo no proceso de planeación por parte de se evidencia una evaluación de los mismos. las Unidades. 1.2. Desestimación de la importancia del seguimiento y Las unidades realizan seguimiento a los evaluación de los planes en el planes de manera semestral, sin embargo no proceso de planeación por parte de se evidencia una evaluación de los mismos. las Unidades. 1.2. Desestimación de la importancia del seguimiento y Las unidades realizan seguimiento a los evaluación de los planes en el planes de manera semestral, sin embargo no proceso de planeación por parte de se evidencia una evaluación de los mismos. las Unidades. 1.2. Desestimación de la importancia del seguimiento y Las unidades realizan seguimiento a los evaluación de los planes en el planes de manera semestral, sin embargo no proceso de planeación por parte de se evidencia una evaluación de los mismos. las Unidades. 1.2. Desestimación de la importancia del seguimiento y Las unidades realizan seguimiento a los evaluación de los planes en el planes de manera semestral, sin embargo no proceso de planeación por parte de se evidencia una evaluación de los mismos. las Unidades. 1.2. Desestimación de la importancia del seguimiento y Las unidades realizan seguimiento a los evaluación de los planes en el planes de manera semestral, sin embargo no proceso de planeación por parte de se evidencia una evaluación de los mismos. las Unidades. 1.2. Desestimación de la importancia del seguimiento y Las unidades realizan seguimiento a los evaluación de los planes en el planes de manera semestral, sin embargo no proceso de planeación por parte de se evidencia una evaluación de los mismos. las Unidades. 1.2. Desestimación de la importancia del seguimiento y Las unidades realizan seguimiento a los evaluación de los planes en el planes de manera semestral, sin embargo no proceso de planeación por parte de se evidencia una evaluación de los mismos. las Unidades. 1.2. Desestimación de la importancia del seguimiento y Las unidades realizan seguimiento a los evaluación de los planes en el planes de manera semestral, sin embargo no proceso de planeación por parte de se evidencia una evaluación de los mismos. las Unidades. 1.2. Desestimación de la importancia del seguimiento y Las unidades realizan seguimiento a los evaluación de los planes en el planes de manera semestral, sin embargo no proceso de planeación por parte de se evidencia una evaluación de los mismos. las Unidades. 1.2. Desestimación de la importancia del seguimiento y Las unidades realizan seguimiento a los evaluación de los planes en el planes de manera semestral, sin embargo no proceso de planeación por parte de se evidencia una evaluación de los mismos. las Unidades. 1.2. Desestimación de la importancia del seguimiento y Las unidades realizan seguimiento a los evaluación de los planes en el planes de manera semestral, sin embargo no proceso de planeación por parte de se evidencia una evaluación de los mismos. las Unidades. La OPDI una vez al semestre reune los 1.3. Discontinuidad en el proceso profesores que han sido nombrados en de planeación debido a la rotación cargos como Vicerrectorías, Decanaturas, en los cargos académicoadministrativos. adscritas a la Rectoría, Sedes, Escuela, Direcciones (Instituto Académico, Oficinas Departamento). Informar al Decano las razones por las cuales la unidad a 2 A ASUMIR-ATENCIÓN académica no ha cumplido con las metas relacionadas en su Informe anual realizado dic-13 1 0 Directores de Escuela Facultad de Ingeniería Plan de Acción y detallar la estrategia para poder cumplirlas. Hacer seguimiento y evaluación del plan en mayo y noviembre a 2 A ASUMIR-ATENCIÓN Número de evaluaciones realizadas dic-13 1 0 Consejo de Facultad de 2013. Realizar informe de seguimiento a los indicadores que no se cumplieron del Plan de Acción semestralmente, para que las de Número de informes elaborados dic-13 1 0 Consejo de Facultad unidades académicas se comprometan a su logro en el siguiente la Administración período. Dependencias del d 1 B # DIV/0! Instituto de Psicología Instituto Informar y capacitar a los nuevos docentes que ocupen cargos Número de reuniones y Decanatura, académico - administrativos, acerca de las políticas de y b 2 M ASUMIR-MITIGACIÓN capacitaciones en torno a la temática jun-15 5 0 Videcanatura FAI acreditación de los programas académicos de la Universidad del en cuestión realizadas Académica Valle en respuesta a las exigencias normativas del Estado. Exigir con el informe de seguimiento el Acta del Consejo o Porcentaje de unidades que cumplen Área de Análisis y a 2 A ASUMIR-ATENCIÓN dic-13 70% 0 Ludmila Medina OPDI Comité donde se trató el tema. con el requerimiento Estrategia b 2 M ASUMIR-MITIGACIÓN Realizar seguimiento y evaluación periódicamente. Porcentaje de evaluación realizado dic-13 50% 0 Calidad Sede Yumbo Realizar seguimiento semestral y generar informes de Número de informes de evaluación dic-15 6 0 Sede Pacífico evaluación de los mismos. generados Realizar seguimiento y evaluación trimestral al Plan de Acción b 2 M ASUMIR-PREVENCIÓN Plan evaluado dic-15 100% 0 Profesional Dirección de la. Realizar seguimiento periódico al Plan de Acción de la Sede y Número de seguimientos realizados y dic-15 5 0 Director Sede Norte del Cauca dejar evidencia de la acción. publicados Incluir dentro del plan de capacitación anual de la sede lo Número de capacitaciones realizadas b 2 M ASUMIR-PREVENCIÓN correspondiente a planeación y evaluación, con las personas dic-13 1 0 Sede Buga en el año encargadas por Unidad del proceso de Planeación. Realizar seguimiento periódico al Plan de Acción de la Sede. Número de seguimientos realizados dic-15 14 0 Director Sede Palmira Estandarizar el documento Informe de Gestión para el proceso de entrega y recibo de cargo académico administrativo en Proceso estandarizado dic-13 100% 0 Profesional Dirección.
DESCPCIÓN PLAN DE ESGOS 2013-II ELEMENTOS DEL ESGO ESGO TRATAMIENTO DEL ESGO ES TES AE/E // MANUALES DEL ESGO VULNERABILIDAD META META CUMPLIDA % DE LOGRO AL INTEOR DE LA Planeación La OPDI una vez al semestre reune los profesores que han sido nombrados en cargos como Vicerrectorías, Decanaturas, Direcciones (Instituto Académico, Oficinas 1.3. Discontinuidad en el proceso adscritas a la Rectoría, Sedes, Escuela, de planeación debido a la rotación Departamento). en los cargos académicoadministrativos. La de la ODP de la Facultad y la DACA velaran por la inclusión de docentes nuevos en cargos académico administrativos en los cursos de capacitación o inducción a dichos cargos. d 1 B # DIV/0! Vicedecanatura Académica Facultad de Salud Planeación La OPDI una vez al semestre reune los profesores que han sido nombrados en cargos como Vicerrectorías, Decanaturas, Direcciones (Instituto Académico, Oficinas 1.3. Discontinuidad en el proceso adscritas a la Rectoría, Sedes, Escuela, de planeación debido a la rotación Departamento). en los cargos académicoadministrativos. En la Sociales y s se realizan reuniones de empalme cuando hay rotación de cargos académico-administrativos. Sociales y s Planeación La OPDI una vez al semestre reune los 1.3. Discontinuidad en el proceso profesores que han sido nombrados en de planeación debido a la rotación cargos como Vicerrectorías, Decanaturas, en los cargos académicoadministrativos. adscritas a la Rectoría, Sedes, Escuela, Direcciones (Instituto Académico, Oficinas Departamento). b 2 M ASUMIR-MITIGACIÓN Elaborar la guía metodológica sobre los procesos administrativos como parte de la inducción a los docentes. Guía metodológica elaborada jun-14 1 0 Coordinadora de Área Facultad de Ingeniería Planeación La OPDI una vez al semestre reune los 1.3. Discontinuidad en el proceso profesores que han sido nombrados en de planeación debido a la rotación cargos como Vicerrectorías, Decanaturas, en los cargos académicoadministrativos. adscritas a la Rectoría, Sedes, Escuela, Direcciones (Instituto Académico, Oficinas Departamento). Consejo de Facultad Planeación La OPDI una vez al semestre reune los 1.3. Discontinuidad en el proceso profesores que han sido nombrados en de planeación debido a la rotación cargos como Vicerrectorías, Decanaturas, en los cargos académicoadministrativos. adscritas a la Rectoría, Sedes, Escuela, Direcciones (Instituto Académico, Oficinas Departamento). Jefes de Departamento de la Administración Planeación La OPDI una vez al semestre reune los profesores que han sido nombrados en 1.3. Discontinuidad en el proceso cargos como Vicerrectorías, Decanaturas, de planeación debido a la rotación Direcciones (Instituto Académico, Oficinas en los cargos académicoadministrativos. Departamento). adscritas a la Rectoría, Sedes, Escuela, Se Realizarán los empalmes de cada uno de los cargos academico-administrativos. c 2 B # DIV/0! Dependencias del Instituto Instituto de Psicología Planeación La OPDI una vez al semestre reune los 1.3. Discontinuidad en el proceso profesores que han sido nombrados en de planeación debido a la rotación cargos como Vicerrectorías, Decanaturas, en los cargos académicoadministrativos. adscritas a la Rectoría, Sedes, Escuela, Direcciones (Instituto Académico, Oficinas Departamento). Realizar una reunión semestral con los nuevos directivos que ocupan cargos académico administrativos (Decanos, Número de reuniones realizadas b 2 M ASUMIR-MITIGACIÓN Vicerrectores, Directores de Instituto Académico, Directores de anualmente Oficina, Directores de Sede y ). dic-15 2 0 Área de Análisis y Estrategia OPDI Planeación Planeación La OPDI una vez al semestre reune los profesores que han sido nombrados en cargos como Vicerrectorías, Decanaturas, Direcciones (Instituto Académico, Oficinas 1.3. Discontinuidad en el proceso adscritas a la Rectoría, Sedes, Escuela, de planeación debido a la rotación Departamento). en los cargos académicoadministrativos. Asistir a las capacitaciones que cada año organiza la OPDI, con el fin de dar a conocer los lineamientos institucionales para la planeación. 3. Falta de voluntad política para 3.1. Incongruencia entre la planta Se han dado nuevas vinculaciones en puntos comprometerse con la financiación de cargos actual frente a los neurálgicos como Atención de Quejas, adicional que requiere la educación requerimientos actuales y futuros Reclamos y Sugerencias y en el Restaurante superior. de la Universitario. Dirección, c 2 B # DIV/0! Coordinadora Calidad Continuar con el proceso de simulación de escalafonamiento docente de acuerdo a las solicitudes que la realice frente a la simulación ya realizada en el Número de solicitudes tramitadas o periodo 2013-1. a 3 E ASUMIR-MITIGACIÓN atendidas frente a lo señalado por la dic-13 Dirección. NOTA: NO SE REGISTRA LA META PUESTO QUE LA EJECUCIÓN DE LA ACCIÓN DEPENDE DE LAS SOLICITUDES QUE REALICE LA DIRECCIÓN DE REGIONALIZACIÓN. Planeación 3. Falta de voluntad política para 3.1. Incongruencia entre la planta Se han dado nuevas vinculaciones en puntos comprometerse con la financiación de cargos actual frente a los neurálgicos como Atención de Quejas, adicional que requiere la educación requerimientos actuales y futuros Reclamos y Sugerencias y en el Restaurante superior. de la Universitario. c 2 B # DIV/0! Coordinador de Calidad y Área de Calidad y OPDI Planeación 3. Falta de voluntad política para 3.1. Incongruencia entre la planta Se han dado nuevas vinculaciones en puntos comprometerse con la financiación de cargos actual frente a los neurálgicos como Atención de Quejas, adicional que requiere la educación requerimientos actuales y futuros Reclamos y Sugerencias y en el Restaurante superior. de la Universitario. Elaborar informe sobre las necesidades de cupos en planta identificados en la Facultad, tanto para cargos de empleados públicos docentes como no docentes. Informe elaborado dic-14 1 0 Decano Facultad de Ingeniería Planeación 3. Falta de voluntad política para 3.1. Incongruencia entre la planta Se han dado nuevas vinculaciones en puntos comprometerse con la financiación de cargos actual frente a los neurálgicos como Atención de Quejas, adicional que requiere la educación requerimientos actuales y futuros Reclamos y Sugerencias y en el Restaurante superior. de la Universitario. Enviar comunicación a la jefatura de la oficina exponiendo la necesidad de un reforzamiento con un equipo técnico que b 2 M ASUMIR-MITIGACIÓN permita dar respuesta a los requerimientos de proyectos Número de solicitudes enviadas dic-13 1 0 Álvaro Poveda técnicos de menor escala que la mayoría de las solicitudes que tramita el área de planeación. Área de Planeación Física OPDI Planeación 3. Falta de voluntad política para 3.1. Incongruencia entre la planta Se han dado nuevas vinculaciones en puntos comprometerse con la financiación de cargos actual frente a los neurálgicos como Atención de Quejas, adicional que requiere la educación requerimientos actuales y futuros Reclamos y Sugerencias y en el Restaurante superior. de la Universitario.
DESCPCIÓN PLAN DE ESGOS 2013-II ELEMENTOS DEL ESGO ESGO TRATAMIENTO DEL ESGO ES TES AE/E // MANUALES DEL ESGO VULNERABILIDAD META META CUMPLIDA % DE LOGRO AL INTEOR DE LA Planeación Las unidades realizan seguimiento a los 1.2. Desestimación de la planes de manera semestral, sin embargo no importancia del seguimiento y se evidencia una evaluación de los mismos. evaluación de los planes en el proceso de planeación por parte de Continuar con los seguimientos semestrales las Unidades. al Plan de Acción a nivel de Sede y en el Comité de. Dirección, Coordinadora Calidad Planeación Planeación Se han dado nuevas vinculaciones en puntos neurálgicos como Atención de Quejas, Reclamos y Sugerencias y en el Restaurante 3. Falta de voluntad política para 3.1. Incongruencia entre la planta Universitario. comprometerse con la financiación de cargos actual frente a los adicional que requiere la educación requerimientos actuales y futuros Desde la dirección se está gestionando el superior. de la nombramiento de los dos profesionales de medio tiempo para que puedan atender sus dependencias de manera más idónea. Se han dado nuevas vinculaciones en puntos 3. Falta de voluntad política para 3.1. Incongruencia entre la planta neurálgicos como Atención de Quejas, comprometerse con la financiación de cargos actual frente a los Reclamos y Sugerencias y en el Restaurante adicional que requiere la educación requerimientos actuales y futuros Universitario. superior. de la del plan de capacitación. Dirección Sede Cartago Dirección Sede Buga Planeación Se han realizado capacitaciones sobre la formulación de proyectos con recursos de estampilla. Se creó un grupo de mejoramiento en los procesos de compra y obras para revisar la lenta ejecución de los 3. Falta de voluntad política para 3.2 Deficiencias en la formulación y proyectos. comprometerse con la financiación lenta ejecución de los proyectos adicional que requiere la educación tanto de recursos propios como de En cuanto a la ejecución, la Rectoría, con el superior. estampilla. apoyo de la OPDI, División Financiera y División de Contratación ha asumido directamente el control de autorización y seguimiento de la ejecución del Plan de Inversión con recursos de Estampilla. c 3 M ASUMIR-ATENCIÓN Realizar capacitación en la presentación de proyectos. Número de capacitacones realizadas dic-15 1 0 Sede Cartago Se han realizado capacitaciones sobre la formulación de proyectos con recursos de estampilla. Se creó un grupo de mejoramiento en los procesos de compra y obras para revisar la lenta ejecución de los proyectos. Planeación En cuanto a la ejecución, la Rectoría, con el apoyo de la OPDI, División Financiera y División de Contratación ha asumido directamente el control de autorización y 3. Falta de voluntad política para 3.2 Deficiencias en la formulación y seguimiento de la ejecución del Plan de comprometerse con la financiación lenta ejecución de los proyectos Inversión con recursos de Estampilla. adicional que requiere la educación tanto de recursos propios como de superior. estampilla. Con el propósito de mantener óptimo y fluido el proceso de presentación y selección de las solicitudes de inversión, el formato de perfil en el cual las unidades consignan sus proyectos, se revisará y actualizará de manera periódica. Antes de la fecha de inicio de la Convocatoria Anual de Proyectos de Inversión, se llevarán a cabo las actualizaciones pertinentes al formato y para facilitar el acercamiento de los usuarios a este, se actualizará a su vez la Guía de Diligenciamiento. Coordinador Área de Proyectos de Área de Proyectos de Inversión Inversión OPDI Planeación Se han realizado capacitaciones sobre la formulación de proyectos con recursos de estampilla. Se creó un grupo de mejoramiento en los procesos de compra y obras para revisar la lenta ejecución de los 3. Falta de voluntad política para 3.2 Deficiencias en la formulación y proyectos. comprometerse con la financiación lenta ejecución de los proyectos adicional que requiere la educación tanto de recursos propios como de En cuanto a la ejecución, la Rectoría, con el superior. estampilla. apoyo de la OPDI, División Financiera y División de Contratación ha asumido directamente el control de autorización y seguimiento de la ejecución del Plan de Inversión con recursos de Estampilla. Facultad de Salud Se han realizado capacitaciones sobre la formulación de proyectos con recursos de estampilla. Se creó un grupo de mejoramiento en los procesos de compra y obras para revisar la lenta ejecución de los proyectos. Planeación 3. Falta de voluntad política para 3.2 Deficiencias en la formulación y En cuanto a la ejecución, la Rectoría, con el comprometerse con la financiación lenta ejecución de los proyectos apoyo de la OPDI, División Financiera y adicional que requiere la educación tanto de recursos propios como de División de Contratación ha asumido superior. estampilla. directamente el control de autorización y seguimiento de la ejecución del Plan de Inversión con recursos de Estampilla. La Sociales y s en su Plan de Acción tiene como meta la ejecución con recursos propios y la presentación de proyectos con recursos de estampilla. Sociales y s
DESCPCIÓN PLAN DE ESGOS 2013-II ELEMENTOS DEL ESGO ESGO TRATAMIENTO DEL ESGO ES TES AE/E // MANUALES DEL ESGO VULNERABILIDAD META META CUMPLIDA % DE LOGRO AL INTEOR DE LA Planeación Se han realizado capacitaciones sobre la formulación de proyectos con recursos de estampilla. Se creó un grupo de mejoramiento en los procesos de compra y 3. Falta de voluntad política para 3.2 Deficiencias en la formulación y obras para revisar la lenta ejecución de los comprometerse con la financiación lenta ejecución de los proyectos proyectos. adicional que requiere la educación tanto de recursos propios como de En cuanto a la ejecución, la Rectoría, con el superior. estampilla. apoyo de la OPDI, División Financiera y División de Contratación ha asumido directamente el control de autorización y seguimiento de la ejecución del Plan de Inversión con recursos de Estampilla. Elaborar informe de seguimiento a los proyectos formulados por las unidades académicas. Número de informes elaborados dic-13 2 0 Decano Oficina de laboratorios Facultad de Ingeniería Planeación Se han realizado capacitaciones sobre la formulación de proyectos con recursos de estampilla. Se creó un grupo de mejoramiento en los procesos de compra y obras para revisar la lenta ejecución de los proyectos. En cuanto a la ejecución, la Rectoría, con el apoyo de la OPDI, División Financiera y 3. Falta de voluntad política para 3.2 Deficiencias en la formulación y División de Contratación ha asumido comprometerse con la financiación lenta ejecución de los proyectos directamente el control de autorización y adicional que requiere la educación tanto de recursos propios como de seguimiento de la ejecución del Plan de superior. estampilla. Inversión con recursos de Estampilla. Decanatura, FAI Actividad presente en el Plan de Acción 3.3.2-1.7 Proyecto de Inversión con de Estampilla "Terminación bloques 6 y 7, construcción de los bloques 8, 9 y 10 del edificio 313 y reformas y adecuación de los edificios 316 380 382 y 383 de la Facultad de Artes Integradas: Etapa I de IV". Planeación Se han realizado capacitaciones sobre la formulación de proyectos con recursos de estampilla. Se creó un grupo de mejoramiento en los procesos de compra y obras para revisar la lenta ejecución de los 3. Falta de voluntad política para 3.2 Deficiencias en la formulación y proyectos. comprometerse con la financiación lenta ejecución de los proyectos adicional que requiere la educación tanto de recursos propios como de En cuanto a la ejecución, la Rectoría, con el superior. estampilla. apoyo de la OPDI, División Financiera y División de Contratación ha asumido directamente el control de autorización y seguimiento de la ejecución del Plan de Inversión con recursos de Estampilla. Enviar comunicación a la Jefe de la Oficina solicitando una persona con dedicación de tiempo completo para el seguimiento a los procesos contractuales a cargo del área. Número de solicitudes enviadas dic-13 1 0 Álvaro Poveda Área de Planeación Física OPDI Planeación Se han realizado capacitaciones sobre la formulación de proyectos con recursos de estampilla. Se creó un grupo de mejoramiento en los procesos de compra y obras para revisar la lenta ejecución de los 3. Falta de voluntad política para 3.2 Deficiencias en la formulación y proyectos. comprometerse con la financiación lenta ejecución de los proyectos adicional que requiere la educación tanto de recursos propios como de En cuanto a la ejecución, la Rectoría, con el superior. estampilla. apoyo de la OPDI, División Financiera y División de Contratación ha asumido directamente el control de autorización y seguimiento de la ejecución del Plan de Inversión con recursos de Estampilla. Fortalecer el comité técnico de coordinación de proyectos permitiendo la celeridad y maduración de los mismos, mediante un plan de trabajo del comité técnico. % de cumplimiento del plan de trabajo dic-14 100 0 Álvaro Poveda Área de Planeación Física OPDI Planeación Se han realizado capacitaciones sobre la formulación de proyectos con recursos de estampilla. Se creó un grupo de mejoramiento en los procesos de compra y obras para revisar la lenta ejecución de los 3. Falta de voluntad política para 3.2 Deficiencias en la formulación y proyectos. comprometerse con la financiación lenta ejecución de los proyectos adicional que requiere la educación tanto de recursos propios como de En cuanto a la ejecución, la Rectoría, con el superior. estampilla. apoyo de la OPDI, División Financiera y División de Contratación ha asumido directamente el control de autorización y seguimiento de la ejecución del Plan de Inversión con recursos de Estampilla. c 2 B # DIV/0! Investigaciones y Postgrados Planeación Se han realizado capacitaciones sobre la formulación de proyectos con recursos de estampilla. Se creó un grupo de mejoramiento en los procesos de compra y obras para revisar la lenta ejecución de los 3. Falta de voluntad política para 3.2 Deficiencias en la formulación y proyectos. comprometerse con la financiación lenta ejecución de los proyectos adicional que requiere la educación tanto de recursos propios como de En cuanto a la ejecución, la Rectoría, con el superior. estampilla. apoyo de la OPDI, División Financiera y División de Contratación ha asumido directamente el control de autorización y seguimiento de la ejecución del Plan de Inversión con recursos de Estampilla. Revisar los proyectos tanto de recursos propios como de c 3 M ASUMIR-PREVENCIÓN estampilla asignados a la SCAB desde su formulación y en su ejecución. Numero de proyectos entregados a la SCAB por el área de planeación/número de proyectos ejecutados dic-13 56,63% 0 Jefe Sección de Compras y Administración de Bienes Planeación 2.3. Inexistencia de un sistema de Se realizó una aplicación para la planeación cumplimiento de tareas y funciones información institucional para el institucional pero esta no ha sido puesta al sin los recursos apropiados para tal proceso de planeación. servicio por parte de la OITEL. Dirección, de Calidad Planeación 2.3. Inexistencia de un sistema de Se realizó una aplicación para la planeación cumplimiento de tareas y funciones información institucional para el institucional pero esta no ha sido puesta al sin los recursos apropiados para tal proceso de planeación. servicio por parte de la OITEL. Realizar la gestión para lograr personalizar la aplicación que se Porcentaje de personalización compre para el Sistema de Calidad de la Universidad en los logrado módulos de planeación. dic-13 20% 0 Área de Análisis y Estrategia OPDI