INTRODUCCIÓN El presente documento fue elaborado atendiendo a los criterios contenidos tanto en el numeral 7 de la Circular Uno Bis vigente, como por la Ley de Archivos del Distrito Federal. Para el cumplimiento de las obligaciones establecidas en los cuerpos legales referidos, se contempla para el presente ejercicio fiscal; el desarrollo de diversos proyectos y mecanismos orientados a la implementación y seguimiento de las actividades propias del Sistema Institucional de Archivos en éste Órgano Político Administrativo. El Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA), ha venido siendo guía desde el año de 2007, en la programación y sistematización de los trabajos implementados por la Delegación Benito Juárez. Como en el hecho que en ese mismo año, se practicó un estudio-diagnóstico tendiente a reflejar las problemáticas que en materia archivística, presentaban las unidades administrativas de la Delegación Benito Juárez, y trabajo que permitió determinar la metodología a seguir en materia de capacitación del personal encargado de archivos institucionales, detección de inconsistencias en el resguardo de documentos, así como para fijar los criterios de clasificación de los acervos, en concordancia con la realidad del Órgano Político Administrativo. La Delegación Benito Juárez, ha venido propugnando por contar con un Sistema Institucional de Archivos de corte integral, que otorgue el mismo trato a la gestión de sus archivos, como a la gestión de correspondencia de entrada y salida. Dado lo que antecede, y al efecto de dar continuidad a las acciones instrumentadas en materia archivística, se presenta el conducente Programa Institucional de Desarrollo Archivístico aplicable en la Delegación Benito Juárez 2011. 1
PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO APLICABLE EN LA DELEGACIÓN BENITO JUÁREZ 2011 Con la finalidad de dar cumplimiento a lo establecido en el numeral 7 de la Circular Uno Bis vigente, y a los artículos 41y 43 de la Ley de Archivos del Distrito Federal. La Dirección General de Administración de la Delegación Benito Juárez, elaboró el presente programa en atención a los rubros contenidos en el artículo 42 de la referida disposición legal, y mismo que se presenta en los siguientes términos: I.- PROYECTOS Y ACCIONES DE DESARROLLO E INSTRUMENTACIÓN DE NORMATIVIDAD TÉCNICA Para lograr la debida instrumentación en las áreas que integran al Órgano Político Administrativo, de las herramientas Cuadro General de Clasificación Archivística, Catálogo de Disposición Documental y su actualización, así como del Listado Genérico desarrollado por la Oficina de Información Pública Delegacional, se hace indispensable tomar acciones en sentido de condicionar el desarrollo determinados procesos bajo control del Archivo de Concentración Delegacional, como forma de concretar este rubro, y que consisten en: 1. Introducción de Portada Archivística 2. Identificativo de Caja 3. Inventario Documental de Transferencia Primaria 2
Para lograr la plena instrumentación de las herramientas archivistícas elaboradas por la Coordinación de Archivos, se hace necesario condicionar la procedencia de realizar trasferencias primarias al Archivo de Concentración Delegacional, a la requisitación de los documentos; Portada Archivística, Identificativo de Caja e Inventario Documental de Transferencia Primaria. Los señalados elementos serán hechos del conocimiento de las áreas, a través de circulares administrativas que contendrán el calendario de trasferencias por área, y la obligación de mantener actualizados el Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental en el mes de febrero de cada año, como otro de los pasos necesarios para realizar transferencias. En el rubro de transparencia, se genera una vinculación efectiva con la Oficina de Información Pública Delegacional, para la requisitación del rubro conducente contenido en la Portada Archivística. Con las referidas acciones, se estará en aptitud de instrumentar las acciones que dicte Consejo General de Archivos del Distrito Federal, en materia de destino final de los expedientes. II.- PROYECTO DE CAPACITACIÓN, ESPECIALIZACIÓN Y DESARROLLO PROFESIONAL DEL PERSONAL DE ARCHIVO Dadas las necesidades de capacitación de los encargados de los archivos delegacionales, se solicito a la Dirección de Recursos Humanos a través de la J.U.D de Selección y Capacitación, fueran integrados en la Guía para el Diagnóstico de Necesidades de Capacitación del 2011, los siguientes cursos de capacitación: SERIE DE CAPACITACIÓN BÁSICA 1. APLICACIÓN Y ANÁLISIS DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA EN ARCHIVOS DE TRÁMITE. 2. MANEJO DE ARCHIVOS DE TRÁMITE 3
3. CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA 4. ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS PÚBLICOS 5. APLICACIÓN DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA SERIE SE CAPACITACIÓN ESPECIALIZADA 6. APLICACIÓN DE LA NORMA ISO 15489, INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN, GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS PÚBLICOS 7. VALORACIÓN DE ARCHIVOS III.- PROYECTO PARA LA ADQUISICIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES DE MAYOR URGENCIA QUE REQUIERAN LOS ARCHIVOS DE LA INSTITUCIÓN. En materia de adquisición de recursos materiales urgentes para los archivos del Órgano Político Administrativo, reviste prioridad la instalación de equipos automatizados de control de clima e incendios en el Archivo de Concentración Delegacional, atento a la naturaleza de la información ahí se encuentra resguardada. Cabe hacer mención que una vez aprovisionado el señalado archivo, los equipos contra incendio consistentes en extintores con material HAXAFLUROPROPANO, serán distribuidos entre los archivos delegacionales, para procurar las medidas mínimas necesarias en la extinción de incendios. IV.- ESTUDIO E INVESTIGACIÓN PARA LA INCORPORACIÓN ORDENADA DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN EN EL CAMPO DE LOS ARCHIVOS Atento a que la Ley de Archivos del Distrito Federal en sus artículos 37, 38, 39 y 40, contemplan la introducción de tecnologías en materia archivística, éste Órgano Político Administrativo, verificará la viabilidad de introducir sistemas informáticos que sean compatibles con los equipos con que actualmente se cuenta, con miras a la introducción de un sistema de gestión documental que pueda vincular a las áreas sus archivos de trámite y la oficialía de partes y Archivo de Concentración Delegacional. 4
El programa requerido, deberá permitir la gestión administrativa de correspondencia, la creación y manejo de expedientes electrónicos, la validación del Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental, la disposición documental en línea, inventarios de usos múltiples, fichas técnicas y la declaración de pre-valoración documental.. V.- ACCIONES DE DIFUSIÓN Y DIVULGACIÓN ARCHIVÍSTICA, PARA EL FOMENTO DE UNA NUEVA CULTURA INSTITUCIONAL EN LA MATERIA, Si bien el sitio de intranet creado por la Delegación Benito Juárez, con dirección:, fue ideado en sus orígenes, como el canal de consulta de información referente a las sesiones del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Delegación Benito Juárez, (COTECIADBEJU), y como medio para consulta de materiales, tales como Actas, Manuales, Normatividad y Sesiones y de noticias en la materia. No menos cierto es, se hace necesario ampliar la base de contacto con los encargados de archivos delegacionales, para lo cual, se fortalece este canal con la emisión mensual de la serie de trípticos titulado Por qué?, Para qué? De igual manera, y en el rubro de procurar la generación de conciencia archivística, se tiene considerado la publicación de pósters referentes a la importancia de la conservación de la información generada por el Órgano Político Administrativo. VI.- PROYECTO PARA LA CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Una vez actualizado el Catálogo de Disposición Documental se podrá estar en aptitud de proceder a la depuración de los archivos delegacionales, con miras a su debida conservación en las áreas que corresponda. 5
Es de señalarse que el presente rubro, se encuentra interrelacionado con otros del presente programa, de manera tal que no obstante que las transferencias primarias, corresponden a decisiones operativas propias de las áreas resguardantes de expedientes. No menos cierto lo es, que se requiere normar las trasferencias hacia el Archivo de Concentración Delegacional, para procurar una debida conservación y preservación de la documentación generada, se requiere de la instrumentación de medidas que hagan más eficiente su integración a los acervos delegacionales. El punto fundamental a prevenir, es el colapso de archivos. El colapso comprende la saturación de espacios que impiden su debida conservación por contener información que no resulta ser necesaria, como en el caso de los papeles de trabajo. A este punto en particular, es de referirse que la consecución de los rubros; I.- PROYECTOS Y ACCIONES DE DESARROLLO E INSTRUMENTACIÓN DE NORMATIVIDAD TÉCNICA y III.- PROYECTO PARA LA ADQUISICIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES DE MAYOR URGENCIA QUE REQUIERAN LOS ARCHIVOS DE LA INSTITUCIÓN. Contribuirán a eficientizar los espacios de conservación de documentación Delegacional. VII.- PROYECTO Y PLANES PREVENTIVOS QUE PERMITAN ENFRENTAR SITUACIONES DE EMERGENCIA, RIESGO O CATÁSTROFES 1. PROGRAMA DE MANTENIMIENTO 2. SIMULACROS 3. REVISIONES PERIÒDICAS DE SALIDAS DE EMERGENCIA 4. DETECTORES DE HUMO Y SISTEMA CONTRA INCENDIOS 1.- En materia de programas de mantenimiento para los archivos delegacionales, los mismos se encuentran en fase de programación con el apoyo de los encargados de los archivos delegacionales. 2.- Se encuentran en fase de programación las revisiones periódicas de salidas de emergencia con el auxilio del área de Protección Civil Delegacional, en las áreas adaptadas para archivos o definidas para tal fin. 4.- Por lo que respecta a la de instalación de sistemas contra incendio y detectores de humo, éste Órgano Político se encuentra valorando aquellos sistemas que 6
satisfagan las necesidades propias de los archivos delegacionales. Atento a que los archivos fueron ubicados en inmuebles que no fueron diseñados para el efecto, es necesario promover la utilización de gases inocuos para la salud de los encargados de estos centros (III.- PROYECTO PARA LA ADQUISICIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES DE MAYOR URGENCIA QUE REQUIERAN LOS ARCHIVOS DE LA INSTITUCIÓN ). 7
PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVISTICO APLICABLE EN LA DELEGACIÓN BENITO JUÁREZ 2011 ESQUEMATIZADO PROYECTO INSTANCIA QUE INTERVIENEN PARA SU DESARROLLO ACCIONES A a) PROYECTO Y ACCIONES DE DESARROLLO E INSTRUMENTACIÓN DE NORMATIVIDAD TÉCNICA Coordinación de Archivos Archivo de Concentración Delegacional Oficina de Transparencia Comité Técnico Interno de Administración de Documentos Direcciones Generales, Direcciones de Área, Subdirecciones, Unidades Departamentales Aplicar la Portada Archivística Aplicar el Identificativo de Caja Actualizar operativamente el Catálogo de Disposición Documental Actualizar operativamente el Cuadro General de Clasificación Elaborar Inventarios de Archivos b) PROYECTO DE CAPACITACIÓN, ESPECIALIZACIÓN Y DESARROLLO PROFESIONAL DEL PERSONAL ARCHIVÍSTICO Coordinación de Archivos Unidad Departamental de Capacitación Aplicación y Análisis del Cuadro General de Clasificación Archivística en el Archivo de Trámite. Manejo de Archivos de Trámite Clasificación Archivística. Organización y Conservación de Archivos Públicos Aplicación del Cuadro General de Clasificación Archivística 8
Aplicación de la Norma ISO 15489, Información y Documentación, Gestión Documental en la Organización de Archivos Públicos Valoración de Archivos. c) PROYECTO PARA LA ADQUISICIÓN, DE LOS RECURSOS MATERIALES DE MAYOR URGENCIA QUE REQUIERAN LOS ARCHIVOS DE LA INSTITUCIÓN Subdirección de Servicios Generales Subdirección de Recursos Materiales Adquisición e instalación de equipos automatizados de control de clima e incendios en el Archivo de Concentración Delegacional Cajas de Archivo Histórico d) ESTUDIO E INVESTIGACIÓN PARA LA INCORPORACIÓN ORDENADA DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN EN EL CAMPO DE LOS ARCHIVOS Subdirección de Servicios Generales Coordinación de Informática Introducción de un sistema de gestión documental e) ACCIONES DE DIFUSIÓN Y DIVULGACIÓN ARCHIVÍSTICA, PARA EL FOMENTO DE UNA NUEVA CULTURA INSTITUCIONAL EN LA MATERIA Coordinación de Archivos Subdirección de Servicios Generales Unidad Departamental de Apoyos a Eventos Coordinación de Informática Página Electrónica Serie de trípticos Por qué?, Para qué? Pósters f) PROYECTOS PARA LA CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Coordinación de Archivos Archivo de Concentración Delegacional Direcciones Generales, Direcciones de Área, Subdirecciones, Unidades Departamentales Depuración de Archivos en Resguardo del Archivo de Concentración. Transferencias Primarias al Archivo de Concentración 9
g) PROYECTOS Y PLANES PREVENTIVOS QUE PERMITAN ENFRENTAR SITUACIONES DE EMERGENCIA, RIESGO O CATÀSTROFES Archivo de Concentración Subdirección de Servicios Generales Unidad Departamental de Capacitación Dirección General de Prevención del Delito y Protección Civil Programas de Mantenimiento Simulacros Revisiones Periódicas de Salidas de Emergencia 1. PROYECTO Y ACCIONES DE DESARROLLO E INSTRUMENTACIÓN DE NORMATIVIDAD TÉCNICA Catálogo de Disposición Documental Inventario de Archivos de Tramite Inventarios de Transferencia Primaria Inventarios de Baja Inventarios de Transferencia Secundaria 2. PROYECTO DE CAPACITACIÓN, ESPECIALIZACIÓN Y DESARROLLO PROFESIONAL DEL PERSONAL ARCHIVÍSTICO Aplicación y Análisis del Cuadro General de Clasificación Archivística en el Archivo de Trámite Manejo de Archivos de Trámite Clasificación Archivística Organización y Conservación de Archivos Públicos Aplicación del Cuadro General de Clasificación Archivística Aplicación de la 10
Norma ISO 15489, Información y Documentación, Gestión Documental en la Organización de Archivos Públicos Valoración de Archivos 3. PROYECTO PARA LA ADQUISICIÓN, DE LOS RECURSOS MATERIALES DE MAYOR URGENCIA QUE REQUIERAN LOS ARCHIVOS DE LA INSTITUCIÓN Equipamiento del Archivo de Concentración 4. ESTUDIO E INVESTIGACIÓN PARA LA INCORPORACIÓN ORDENADA DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN EN EL CAMPO DE LOS ARCHIVOS Introducción de un sistema de gestión documental 5. ACCIONES DE DIFUSIÓN Y DIVULGACIÓN ARCHIVÍSTICA, PARA EL FOMENTO DE UNA NUEVA CULTURA INSTITUCIONAL EN LA MATERIA Pagina Electrónica Serie de trípticos Por qué?, Para qué? Pósters 11
6. PROYECTOS PARA LA CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Depuración de Archivos en Resguardo del Archivo de Concentración Transferencias Primarias al Archivo de Concentración 7. PROYECTOS Y PLANES PREVENTIVOS QUE PERMITAN ENFRENTAR SITUACIONES DE EMERGENCIA, RIESGO O CATÁSTROFES Programa de Mantenimiento Simulacros Revisiones Periódicas de Salidas de Emergencia 12