DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN BÁSICA, MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR. Manual de Políticas y Procedimientos de la Dirección Educación Básica, Media Superior y Superior. H.H. Cuautla, Mor., a 8 de Agosto del 2017
II. CONTENIDO Apartado Consecutivo del Apartado Portada Contenido Autorización Introducción Políticas Lista de Procedimientos Procedimientos Diagrama de Procedimientos Directorio Hoja de Participación I II III IV V VI VII VIII IX X
III. AUTORIZACIÓN Con fundamento en lo dispuesto por los artículos 115 fracción II de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, 112 de la Constitución del Estado Libre y Soberano de Morelos, 19 del Reglamento Interno de la Administración Publica del Municipio de Cuautla, Morelos; y demás normatividad Federal, Estatal y Municipal aplicable, se expide el presente Manual de políticas y procedimientos de la Dirección de Educación Básica, Media Superior y Superior que establece su políticas de las áreas administrativas que la integran para el desempeño de las funciones y atribuciones asignadas. Elaboró Revisó Lic. Francisco Meza Santos Director de Educación Básica, Media Superior y Superior. Ing. Oscar Rancho Torres Encargado de la Dirección de Planeación Visto Bueno Visto Bueno Ing. Argimiro Lama Ovíes Contraloría Municipal M.V.Z. José Manuel Sampedro López de Nava Oficial Mayor Autoriza Ing. Raúl Tadeo Nava PRESIDENTE MUNICIPAL
V.- INTRODUCCIÓN El Manual de Políticas y Procedimientos es un instrumento de control y apoyo administrativo, que describe las formas correctas de ejecutar las actividades propias del trabajo que se dan entre las unidades administrativas de la dependencia, enunciando sus políticas, estrategias y funciones, siendo por ello, un elemento de apoyo y orientación al funcionamiento administrativo e información al público en general. El presente Manual define responsabilidades de cada uno de los trabajadores, representa el instrumento de nuevas técnicas y herramientas enmarcadas en la nueva política de modernización administrativa, procurando ser más eficientes y eficaces en el quehacer administrativo a fin de evitar que se dupliquen actividades y hacer congruentes sus atribuciones con los objetivos, funciones, estructuras administrativas, programas y recursos disponibles, racionalizando así el uso de estos y orientando a realizar de una forma ordenada y cronológica los procedimientos de trabajo, delimitando a cada persona involucrada en los procesos a desarrollar hasta donde se debe y puede actuar. Por lo anterior, el presente Manual, representa una herramienta clave en la consecución de los objetivos y metas en materia de educación y cultura de este Gobierno Municipal.
V.- POLÍTICAS La Dirección de Educación Básica, Media Superior y Superior se encuentra ubicada en las oficinas del tren escénico y cumple un horario con el fin de coadyuvar las necesidades y atenciones de las escuelas en sus diferentes niveles. Damos seguimiento a los alumnos sobresalientes y buscamos los estímulos necesarios con las autoridades correspondientes. La presencia como autoridad municipal es importante; es por ello que se logra estar en constante visita y comunicación con todas las escuelas en sus diferentes modalidades. Mantenemos constante comunicación con todas las instituciones educativas a nivel municipal, estatal y federal, para necesidades se presente y resolverlas desde el punto de vista político-educativo.
No. VI.- LISTA DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS Nombre 1 Atención de Correspondencia recibida 2 Utilización de plazas públicas para la realización de ceremonias cívicas en fechas determinadas por parte de la Dirección de Educación Básica; media Superior y Superior. 3 Realización de honores a la bandera con escuelas en sus diferentes modalidades mediante previa solicitud y agenda. 4 Organización y coordinación para llevar a cabo los festejos del Sitio de Cuautla del 19 de febrero al 2 de mayo. 5 Realización de Informes mensuales y anuales de acuerdo a los indicadores de gestión 6 Información mensual para actualizar la página de transparencia. 7 Responder todas las solicitudes de información pública. 8 Resguardo de información digital e impresa para el archivo general del gobierno municipal. 9 Elaboración del Programa Operativo Anual. 10 Elaboración de los Manuales de Organización y Procedimientos.
VII.- PROCEDIMIENTOS 1.- ATENCIÓN DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA. PASO PASO A SEGUIR DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE INICIO 1 Recibe, sella y firma el acuse de recibido y se turna el documento al Director de Educación Básica, Media Superior y Superior. 2 Se integra al documento el sello oficial del Juzgado con fecha, hora y firma de recibido. 3 Se registra documento recibido se en el libro de correspondencia. 4 Se turna al Director de Educación Básica, Media Superior y Superior para su análisis e indicación de trámite. DIRECTOR DE EDUCACIÓN BÁSICA, MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR. DIRECTOR DE EDUCACIÓN BÁSICA, MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR. TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROCESO 5 MINUTOS 5 MINUTOS 5 MINUTOS 5 CONTESTACIÓN 6 Si requiere algún trámite interno, se turna al responsable, de lo contrario se archiva. ASISTENTE 7 Se elabora oficio y se turna a oficina correspondiente. FIN DEL PROCESO
2.- Utilización de plazas públicas para la realización de ceremonias cívicas en fechas determinadas por parte de la Dirección de educación Básica, Media Superior y Superior. PASO PASOS A SEGUIR DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROCESO INICIO 1 Se cuenta con una previa calendarización de los eventos cívicos a realizar en el año. 2 Se redacta la circular para la convocatoria del Presidente Municipal, su cabildo, Directores, Coordinadores y Jefes de Área. 3 Se realiza la entrega de circulares y/o memorándums, con previo acuse. DIRECTOR EDUCACIÓN BÁSICA, MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR DEPENDENCIAS DEL AYUNTAMIENTO 4 Se realiza el evento y/o ceremonia cívica. DIRECTOR DE EDUCACIÓN BÁSICA, MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR FIN DEL PROCESO
3.- Realización de honores a la bandera con escuelas en sus diferentes modalidades mediante previa solicitud y agenda. PASOS PASOS A SEGUIR DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE INICIO 1 Recibe, sella y firma el acuse de recibido y se turna el documento al Director de Educación Básica, Media Superior y Superior. 2 Revisa las solicitudes y da instrucciones a la secretaria para dar contestación a cada una de ellas. 3 Se elabora la contestación oficio correspondiente. 4 Recibe la información y firma el acuse de recibido. DIRECTOR DE EDUCACIÓN BÁSICA, MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR SOLICITANTE TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROCESO S 2 DÍA 2 DÍAS 5 Se archiva información FIN DEL PROCESO
4.- Organización y coordinación para llevar a cabo los festejos del Sitio de Cuautla del 19 de febrero al 2 de mayo. PASO PASOS A SEGUIR DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROCESO INICIO 1 Entrega de invitación y entrevistas con las escuelas que son prospecto a participar. 2 Calendarización de las escuelas participantes que se ha aceptado la invitación. 3 Coordinar los eventos. Preparar los reconocimientos para las escuelas participantes. 4 Entrega de Reconocimientos a las escuelas que participaron en el evento. FIN DEL PROCESO DIRECTOR DE EDUCACIÓN BÁSICA, MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR DIRECTOR DE EDUCACIÓN BÁSICA, MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR, ASISTENTE. DIRECTOR DE EDUCACIÓN BÁSICA, MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR
5.- INFORMES MENSUALES Y ANUAL DE ACUERDO A LOS INDICADORES DE GESTIÓN PASO PASOS A SEGUIR DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROCESO INICIO 1 Se asiste al curso de capacitación de elaboración impartido por la Dirección de Planeación. 2 Concentrar y ordena la Información de resultados parciales de los indicadores de gestión. 5 DÍAS 3 Se elabora el informe mensual. 4 Se entrega el informe en la Dirección de Planeación. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN FIN DEL PROCESO
6.- INFORMACIÓN MENSUAL PARA ACTUALIZAR LA PÁGINA DE TRANSPARENCIA PASO PASOS A SEGUIR DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROCESO INICIO 1 Se asiste al curso de capacitación de elaboración impartido por la Unidad de Transparencia. 2 Recaba información sobre las solicitudes atendidas, clasifica la información de acuerdo a reservada, confidencial o pública, concentra la información clasificada como pública y la turna al Director para su revisión. 5 DÍAS 3 Se sube la información digital de acuerdo a los formatos de la Plataforma Nacional de Transparencia. 4 Se envía acuses a la Unidad de Transparencia. UNIDAD DE TRANSPARENCIA FIN DEL PROCESO
7.- RESPONDER TODAS LAS SOLICITUDES DE INFORMACIÓN PÚBLICA PASO PASOS A SEGUIR LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROCESO INICIO 1 Recibe solicitud de Ciudadano 10 MIN. 2 Registra y clasifica las solicitudes recibidas, las turna al Director para su revisión. 3 Revisa las solicitudes y da instrucciones a la secretaria para dar contestación a cada una de ellas. 4 Se elabora la contestación a la petición. 5 La entrega al ciudadano, firma de recibido el acuse. DIRECTOR DE EDUCACIÓN BÁSICA, MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR 2 DÍA 3 DÍA 3 DÍA 6 Archiva el acuse FIN DEL PROCESO
8.- RESGUARDAR INFORMACIÓN DIGITAL E IMPRESA PARA EL ARCHIVO GENERAL DEL GOBIERNO MUNICIPAL PASO PASOS A SEGUIR DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROCESO INICIO 1 Registra la correspondencia recibida, atendida y enviada. 30 DÍAS 2 Organiza la correspondencia interna y externa, impresa y digital. AUXILIAR ADMINISTRATIVO 3 Clasifica, la información de acuerdo a reservada, confidencial o pública. AUXILIAR ADMINISTRATIVO 4 Archiva la información impresa y hace un responsable de la información digital. AUXILIAR ADMINISTRATIVO FIN DEL PROCESO
9.- ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL PASO PASOS A SEGUIR DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROCESO INICIO 1 Se asiste al curso de capacitación de elaboración impartido por la Dirección de Planeación. 2 Se recaba la información concerniente al Direccion sobre los proyectos en base a las líneas de acción y ejes transversales. 5 DÍAS 3 Elaboración del Programa Operativo Anual presupuestal sobre los lineamientos que se señalan en el Plan de Desarrollo Municipal. 10 DÍAS 4 Se remite de manera digital a la Dirección de Planeación para su revisión y observaciones respectivamente. 15 MIN. 5 Se aprueba. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN 3 DÍA
6 Se imprime, firma y sella por parte del Director del departamento. DIRECTOR DE EDUCACIÓN BÁSICA, MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR 1 DÏA 7 Nuevamente se remite a la Dirección de Planeación para recabar las firmas de las áreas implicadas en la revisión, visto bueno, autorización y publicación. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN 7 DÍA 8 Una vez firmados se resguardan en el Archivo del Departamento. 10 MIN. Fin del proceso 10.- ELABORACIÓN DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN Y MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PASO PASOS A SEGUIR DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROCESO INICIO 1 Se asiste a la capacitación de elaboración impartido por la Dirección de Planeación. 5 DÍAS 2 Recepción de la información necesaria 3 DÍAS 3 Realización de los Manuales tanto de Procedimiento y de Organización 2 SEMANAS 4 Se remite de manera digital a la Dirección de Planeación para su revisión y observación respectivamente. 15 MIN.
5 Se aprueban. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN 3 DÍA 6 Se imprimen, firman y sellan por parte del jefe del departamento. DIRECTOR DE EDUCACIÓN BÁSICA, MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR 7 Nuevamente se remite a la Dirección de Planeación para recabar las firmas de las áreas implicadas en la revisión, visto DIRECCIÓN DE bueno, autorización y publicación. PLANEACIÓN 7 DÍA 8 Una vez firmados se resguardan en el Archivo del Departamento. 10 MIN: FIN DEL PROCESO
IX.- DIRECTORIO Nombre y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial Lic. Francisco Meza Santos Dirección de Educación Básica, Media Superior y Superior. C. Abundio de la Cruz Asistente Especializado Lic. Bertha Guillermina Tablas Farfán Morales. Secretaria. 1080829 1080829 1080829 Batalla 19 de Febrero S/N, Antigua Estación del Ferrocarril Interoceánico, Col. Centro, Cuautla, Morelos. C.P. 62740 Plaza y Fuerte de Galeana, Altos Cine Robles s/n Col. Centro, Cuautla, Morelos. C.P. 62740 Plaza y Fuerte de Galeana, Altos Cine Robles s/n Col. Centro, Cuautla, Morelos. C.P. 62740
X.- HOJA DE PARTICIPACIÓN NOMBRE DEL PARTICIPANTE Lic. Francisco Meza Santos PUESTO Dirección de Educación Básica, Media Superior y Superior.