Manual del Sistema Integrado de Gestión

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1 Manual del Sistema Integrado de Gestión

2 MANUAL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Normas aplicadas Código del Documento Fecha de Creación Doc. Número de paginas ISO ISO OHSAS M-SGI de 26 Reviso Fecha Aprobó Fecha Firma Aprobó Revisión Representante de Gerencia Gerente General INTRODUCCIÓN Geodatos, ha desarrollado un Sistema de Gestión Integrado para satisfacer en mayor grado las necesidades de sus Clientes y entregar una mayor calidad en nuestros servicios, prevenir la contaminación producto de nuestros procesos de exploración y prospección geofísica y proteger la salud e integridad de nuestro personal en relación a los peligros identificados para nuestras actividades. El Sistema de Gestión Integrado, contiene todos los requisitos normativos de ISO 9001 (Calidad), ISO (Medio Ambiente) y OHSAS (Seguridad y Salud Ocupacional) los cuales se describen en este Manual. El presente Manual de Sistema de Gestión Integrado, se desarrolla en base a los puntos y según esquema correspondiente a la Norma ISO Cada punto fue integrado con los de las Normas ISO y OHSAS según correspondencia. El propósito de este manual es documentar el Sistema de Gestión Integrado Implantado, instruir y guiar a los empleados con actividades conectadas con la calidad del servicio; del el mismo modo, informar a nuestros Clientes de los mecanismos que utiliza Geodatos, para otorgarles confianza en los servicios ofrecidos. Para ello nos proponemos como Visión y Misión de Empresa lo siguiente: Visión Ser reconocido como una Empresa Líder en Asesoría y Servicio de Exploración y Prospección en Geofísica. Ser una Empresa exitosa a través de la contribución individual y colectiva, posibilitando el crecimiento personal de nuestro equipo humano. M-SGI-01 Revisión: 11 Página 2 de 26

3 Misión Geodatos, gestiona permanentemente y utilizando todos los medios a su alcance, establecerse como una de las mejores Empresas de Exploración y Prospección en Geofísica, enfocada a satisfacer las solicitudes de todos nuestros Clientes, ofreciendo servicios apropiados y confiables, tecnología adecuada y actualizada, personal competente y motivado. PRESENTACIÓN 2.1. Presentación de la Empresa Geodatos, es una Empresa de Servicios de Exploración y Prospección Geofísica de Avanzada, fundada en 1981, para satisfacer la creciente demanda minera, petrolera y de recursos de agua en Chile y América del Sur. La compañía ha efectuado proyectos para Clientes tanto del sector público como privado en Chile, Argentina, Bolivia, Perú, Paraguay, Brasil, Colombia, Ecuador y Guatemala. Geodatos, ofrece Servicios de Exploración y Prospección Geofísica, como es la exploración minera metálica y no metálica, exploración de petróleo y aguas subterráneas, exploración geotécnica y consultoría geofísica. Geodatos, está permanentemente involucrado en proyectos de investigación y Desarrollo relacionados con nuevas aplicaciones y adaptaciones de técnicas geofísicas, como software para interpretación, proceso y presentación de datos y resultados. Se cuenta con los más importantes softwares comerciales disponibles de proveedores de U.S.A., Canadá y Australia. El personal profesional de la empresa incluye geofísicos altamente calificados graduados de universidades Chilenas y de Estados Unidos. 3.0 Términos y Definiciones Para el propósito del Manual de Sistema de Gestión Integrado de Geodatos, son aplicables los términos y definiciones que establece la cláusula 3 de la Norma ISO 9001, ISO y en la norma OHSAS Requisitos Generales ISO 9001 Cláusulas 4.1 ISO OHSAS Geodatos, ha establecido, documentado e implementado un Sistema de Gestión Integrado (SGI), el cual usa y mantiene eficazmente de acuerdo a los requisitos de la norma ISO 9001, ISO y OHSAS Este sistema se mantiene y se usa para mejorar continuamente la eficacia de la Organización. Por lo anterior Geodatos: 1. Identifica los procesos necesarios para el SGI, y su aplicación dentro la Empresa, estos se encuentran descritos en los documentos Procedimientos. 2. Determina la secuencia e interacción de los procesos identificados, a través medios gráficos (Ver Anexo N 06). M-SGI-01 Revisión: 11 Página 3 de 26

4 3. Determina los métodos y criterios, dentro de los procedimientos del SGI, que aseguran el funcionamiento y control de los procesos para que estos sean eficaces. 4. Asegura la disponibilidad de recursos y de información necesaria para apoyar la operación y verificación de los procesos, comunicando la importancia de satisfacer los requisitos del cliente, así como los requisitos legales y reglamentarios, por medio de su Planificación Anual del Sistema de Gestión Integrado (D-SGI-06) y a través del Compromiso de la Dirección (D-SGI-05 Ver Anexo Nº01). 5. Realiza el seguimiento, medición y análisis de los procesos, mediante las auditorias internas; los resultados entregados por la Matriz de Control, Monitoreo, Medición del Desempeño e Índices de Gestión del SGI (F-SGI-09) y la retroalimentación del Cliente a través de la encuesta para la medición de su satisfacción (F-SGI-13). 6. Implementa las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y con esto lograr la mejora continua de sus procesos, por medio de las acciones correctivas y preventivas tomadas y a través de los resultados las Reuniones de Revisión por la Gerencia. Para el control de colaboradores externos que realizan procesos que afectan directamente, tanto la calidad de los servicios ofrecidos por Geodatos, así como también, los requisitos de sus Clientes, se ha elaborado un procedimiento documentado Gestión de Riesgos e Impactos Ambientales para Empresas Contratistas (P-SGI-14) Este procedimiento asegura el control del subcontratista y sus procesos. Las colaboradores externos que realicen procesos que afectan directamente la calidad de los servicios ofrecidos por Geodatos, así como también los requisitos de sus Clientes, deberán trabajar bajo los Procedimientos Venta y Planificación de Proyecto (P-PR-01), Ejecución de Proyecto y Entrega de Producto Final (P-PR-02) e Instructivos Operativos de Terreno (D-PR-01). El control de dichos procesos que puedan tener un potencial impacto en el ambiente y la seguridad de los trabajadores, se canalizará a través del Procedimiento Gestión de Riesgos e Impactos Ambientales para Empresas Contratistas (P- SGI-14) Generalidades ISO 9001 Cláusulas ISO OHSAS Mediante el presente documento Geodatos, declara y mantiene una Política Integrada (D-SGI-01 Ver Anexo Nº03), con sus respectivos Objetivos Integrados (D-SGI-04 Ver Anexo Nº04). El nivel de la documentación planteada para el sistema de gestión integrado para Geodatos, se ve representada a través del siguiente esquema: M-SGI-01 Revisión: 11 Página 4 de 26

5 4.2.2 Manual de Sistema de Gestión Integrado ISO 9001 Cláusulas ISO OHSAS Geodatos, establece y mantiene actualizado el presente Manual de Sistema de Gestión Integrado (M-SGI-01) como soporte de implementación del SGI. Es un documento general, de aplicación a todas las áreas de la Empresa. Constituye un documento tanto interno como externo que puede ser utilizado para labores comerciales y de marketing. Describe la Política Integrada (D-SGI-01 Ver Anexo Nº03) de la Empresa, la estructura y métodos generales de conservación del Sistema de Gestión Integrado y entrega una descripción de la interacción de los procesos mediante métodos gráficos El Manual de Sistema de Gestión Integrado (M-SGI-01), hace referencia a los procedimientos que son parte del Sistema de Gestión Integrado. Este debe incluir: Presentación de la Empresa. Política y Objetivos Integrados. Organigrama de la Empresa y Funciones. Estructura General. El alcance del Sistema de Gestión Integrado (Ver Anexo Nº07): "Servicios de Geofísica, Ingeniería y Prospección a Nivel Nacional". M-SGI-01 Revisión: 11 Página 5 de 26

6 Las exclusiones del Sistema de Gestión Integrado (Ver Anexo Nº07): "SIN EXCLUSIONES" Métodos Generales para la Conservación del Sistema de Gestión Integrado. La documentación que la organización requiere para asegurar la planeación, operación y control de los procesos, están indicados en la Listado Maestro para el Control y Distribución de los Documentos (F-SGI-07). Geodatos, comunica a los clientes y las partes interesadas, su Política Integrada (D-SGI-01 Ver Anexo Nº03), a través de su Sitio Web Procedimientos: Los procedimientos establecidos y documentados especifican que es lo "que se hace" en el proceso indicado, la responsabilidad de la ejecución del trabajo y hace referencia a instructivos y/o registros. Además de los procedimientos establecidos por Geodatos, se incluyen aquellos procedimientos que son exigidos por las Normas, siendo estos los establecido en Listado Maestro para el Control y Distribución de los Documentos (F-SGI-07). Documentos Describe los instrumentos claves que componen el S.G.I, clasificándose en este nivel los siguientes documentos: Manual de Sistema de gestión Integrado Política y objetivos Compromiso de la dirección Organigrama y descripciones de cargo de la organización Compendio de normas chilenas ISO 9001, ISO y OHSAS Instructivos de Trabajo: Los instructivos de trabajo de Geodatos, son documentos que responden a "como se hace" el trabajo en el proceso indicado, cuando el control de un proceso depende de la ejecución de ciertos pasos o cuando la ausencia de tales instrucciones pueda afectar adversamente la Calidad, el Medio Ambiente y la Seguridad y Salud Ocupacional. Registros: Los registros son usados como evidencia objetiva de la realización efectiva de un proceso. Además, son utilizados como control de los procesos del Sistema de Gestión Integrado Implantado. Matrices Las matrices del S.G.I son utilizadas como estándares referenciales que intervienen en un proceso. Estos se presentan dentro del esquema de elaboración de un documento o dentro de los Registros Control de Documentos ISO 9001 Cláusulas ISO OHSAS Geodatos, mantiene su Sistema de Gestión Integrado en forma electrónica. En caso de emergencia o corte de luz, el coordinador de SGI mantendrá sólo una copia controlada de la documentación requerida. M-SGI-01 Revisión: 11 Página 6 de 26

7 Geodatos, controla los documentos requeridos por el SGI, para lo cual se ha establecido el Procedimiento "Control de Documentos" (P-SGI-02), el que se controla, por medio de Listado Maestro para el Control y Distribución de los Documentos (F-SGI-07) Control de los Registros ISO 9001 Cláusulas ISO OHSAS La organización establece y mantiene registros que proporcionan evidencia de la conformidad con los requisitos y la operación eficaz del Sistema de Gestión Integrado. Los registros permanecen legibles, fácilmente identificables y recuperables. Se ha establecido el procedimiento Control de Registros (P-SGI-03) que define los controles para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y la disposición de los mismos, según lo dispuesto en Planilla de Control de Registros (F-SGI-01) Compromiso de la Dirección ISO 9001 Cláusulas 5.1 ISO OHSAS La dirección de Geodatos, proporciona evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del SGI, y con la mejora continua de su eficacia, según lo dispuesto en Compromiso de la Dirección (D-SGI-05 Ver Anexo Nº01). 5.1 Responsabilidad de la Dirección (Ver Anexo N 01) ISO 9001 Cláusulas 5.1 ISO OHSAS Este punto normativo se cumple a través de Compromiso de la Dirección (D-SGI-05 Ver Anexo Nº01) y el Organigrama D- SGI-02 (Ver Anexo Nº2), dispuestos en Diarios Murales y en Intranet. Además dicho compromiso se evidencia comunicando a la organización la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios (Procedimiento de Requisitos Legales (P-SGI-08), y su evaluación de cumplimiento, por medio de la Matriz de Requisitos Legales (F-SGI-10), estableciendo la política de SGI (D-SGI-01), asegurando que se establecen los objetivos (D-SGI-03), llevando a cabo las revisiones por la dirección y asegurando la disponibilidad de recursos. La Organización establece los Perfiles de Cargos (D-RRHH-01) como Anexo del Procedimiento Recursos Humanos, Capacitación y Selección de Personal (P-RRHH-01). Los que establecen funciones, responsabilidades, responsabilidad total y autoridad, para asegurase de que su personal es competente para realizar las tareas que puedan tener impacto sobre SYSO, Medio Ambiente y la Satisfacción del Cliente, estos están documentados y controlados bajo procedimiento de Control de Documentos P-SGI-02 y ha sido comunicada por medio de la página de intranet de Geodatos. 5.2 Enfoque al Cliente ISO 9001 Cláusulas ISO /4.3.2/4.6 OHSAS /4.3.2/4.6 ISO 9001 Cláusulas 5.2 La organización se asegura, que los requisitos del cliente se determinan y se cumplen con el propósito de aumentar la satisfacción de éste, según lo expuesto en los Procedimientos de Venta y Planificación de Proyecto (P-PR-01), Procedimiento Ejecución de Proyecto y Entrega de Producto Final (P-PR-02), además para ello colabora el Procedimiento Control de Producto No Conforme (P-SGI-09) con el fin de verificar el aumento de la satisfacción del cliente se mide su percepción mediante formato de encuestas o retroalimentación con cliente.. M-SGI-01 Revisión: 11 Página 7 de 26

8 ISO Aspectos Ambientales - OHSAS De la Planificación para la Identificación de Peligros, evaluación del Riesgo y Control del Riesgo El requisito de planificación de la ISO y OHSAS , basado en la identificación de aspectos ambientales y de peligros respectivamente, representa la metodología usada por Geodatos a fin de conocer cuales son los aspectos ambientales y peligros, que se desarrollan en la organización y en los procesos de exploración (requisitos del cliente), considerando lo anterior y con el propósito de controlar aquellos aspectos ambientales y peligros que puedan generar consecuencias significativas, se generó procedimiento de Identificación de aspectos y evaluación de impactos ambientales (P-SGI-06) considerando su registro asociado a la Matriz de Identificación de Aspectos y Evaluación de Impactos Ambientales (F-SGI-06) y procedimiento de Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos (P-SGI-05), el que se complementa con la Matriz de Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos (F-SGI-05). Los documentos anteriormente mencionados apoyan a la definición de medidas de control operacional necesarias para la mitigación de los impactos ambientales y la disminución de los riesgos asociados a las actividades de Geodatos. Los procedimientos de; Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos (P-SGI-05) y Identificación de aspectos y evaluación de impactos ambientales (P-SGI-06), se deben identificar, evaluar y controlar los peligros riesgos y aspectos - impactos, de las actividades de todos los trabajadores que están bajo el control de la organización, sin embargo para el caso de los contratistas, considerando dicho requisito, se generó el de Procedimiento Gestión de Riesgos e Impactos Ambientales para Empresas Contratistas (P-SGI-14). ISO OHSAS De los requisitos legales y otros requisitos La identificación y evaluación de cumplimiento de los requisitos legales aplicables, también pueden ser un requisito del cliente y con el fin de identificar, acceder, mantener continuamente y evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales, relacionados con; salud y seguridad ocupacional, medio ambiente y los otros requisitos, Geodatos, ha establecido el Procedimiento de Requisitos Legales (P-SGI-08), y su evaluación de cumplimiento, por medio de la Matriz de Requisitos Legales (F-SGI-10). Para que de esta forma se asegure de cumplir y se verifique constantemente la ejecución de los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba y se tengan en cuenta en el establecimiento, implementación y mantenimiento de su Sistema de Gestión Integrado. ISO OHSAS Este punto se desarrolla en los puntos 5.6 de la revisión por la gerencia. 5.3 Política Integrada ISO 9001 Cláusulas 5.3 ISO OHSAS La Dirección de Geodatos ha definido su Política de Integrada (D-SGI-01 Ver Anexo Nº03), de forma consecuente con el propósito de la organización, apropiada a la naturaleza y magnitud de sus impactos ambientales y la criticidad de los riesgos de incidentes y enfermedades, incluye el compromiso de cumplir los requerimientos establecidos con sus clientes, legales y los otros suscritos y con el mejoramiento continuo de los procesos. El análisis de la Política Integrada (D-SGI-01 Ver Anexo Nº03), se efectúa en las Revisiones por la Gerencia, con la periodicidad indicada en el Procedimiento Revisión por la Gerencia (P-GG-01). La Política Integrada (D-SGI-01 Ver Anexo Nº03), se encuentra dispuesta en Diarios Murales e Intranet y a disposición del público a través de internet. M-SGI-01 Revisión: 11 Página 8 de 26

9 Objetivos Integrados ISO 9001 Cláusulas ISO OHSAS Geodatos ha definido objetivos coherentes con la Política de Integrada (P-GG-01), considerando principalmente; los requisitos legales, los peligros y riesgo de incidentes y enfermedades, los aspectos e impactos ambientales. El análisis de los Objetivos Integrados, se efectúa en las Revisiones por la Gerencia, con la periodicidad indicada en el Procedimiento Revisión por la Gerencia (P-GG-01). Los Objetivos Integrados (D-SGI-03 Ver Anexo Nº04), se encuentran dispuestos en Diarios Murales e Intranet. Estos objetivos se miden o monitorea de forma periódica, a través de la Matriz de Control, Monitoreo, Medición del Desempeño e Índices de Gestión del Sistema de Gestión Integrado (F-SGI-19) Planificación Anual del Sistema de Gestión Integrado ISO 9001 Cláusulas ISO OHSAS Geodatos, asegura que la planificación del SGI, se realiza con el fin de cumplir los requisitos normativos, así como los Objetivos Integrados, a través de su Planificación Anual del Sistema de Gestión Integrado (D-SGI-06) y con la Matriz de Control, Monitoreo, Medición del Desempeño e Índices de Gestión del Sistema de Gestión Integrado (F-SGI-19). Esta Planificación, es realizada por el Representante de la Gerencia en el primer trimestre del año. ISO Programa de Gestión de Medio Ambiente Con el fin de alcanzar los objetivos y metas relacionadas con la prevención de la contaminación se implementó el Programa de Gestión Medio Ambiental (PG-SGI-01), el que se deriva de la Matriz de Identificación de Aspectos y Evaluación de Impactos Ambientales (F-SGI-06) y también considerando la Matriz de evaluación de los requisitos legales (F-SGI-10). OHSAS Programa de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional Para dar cumplimiento a los objetivos relacionados con seguridad y salud ocupacional, se estableció Programa de Seguridad y Salud Ocupacional (PG-SGI-02), derivan de la Evaluación de las Matrices de Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos (F-SGI-05). Los Programas de Gestión y la Planificación Anual del SGI, se encuentran dispuestos en Intranet Responsabilidad y Autoridad ISO 9001 Cláusulas 5.5.1/5.5.2 ISO OHSAS La Gerencia de Geodatos, ha definido las responsabilidades y autoridades en el Organigrama de la Empresa (D-SGI-02) (Ver Anexo Nº2), que se encuentra dispuesto en Diarios Murales y en Intranet. La estructura organizacional establecida por Geodatos, ha sido elaborada principalmente para apoyar la operación del servicio y producto ofrecidos, como asimismo el cuidado del Medio Ambiente y de la seguridad y salud ocupacional de nuestros trabajadores, es por ello que cada procedimiento establece las responsabilidades y/o autoridades asociadas a los cargos. Además, las funciones, responsabilidades de rendición de cuenta, responsabilidad total y autoridades, para calidad, medioambiente, seguridad salud ocupacional están definidas, documentadas y comunicadas dentro de Geodatos mediante los Perfiles de Cargo (D-RRHH-01) de cada uno de los integrantes de la organización. M-SGI-01 Revisión: 11 Página 9 de 26

10 El representante de la gerencia, en el tenor de sus responsabilidades, asegura que los reportes del desempeño del SGI sean presentados a la alta dirección para su revisión y utilizados como base para la mejora del SGI. Geodatos reconoce que la responsabilidad final por la seguridad y salud ocupacional radica en la alta dirección siendo el Representante de la Gerencia quien tiene además delo anterior la responsabilidad y autoridad para establecer, implementar y mantener el Sistema de Gestión Integrado, es por ello que nuestra organización a decidido que el representante de la dirección sea miembro de la dirección, siendo, sus funciones plasmadas en el Documento D-SGI-04 Nombramiento del Representante de la Gerencia (Ver Anexo Nº05), que se encuentra dispuesto para todos los que trabajan en la organización y bajo el control de ésta, en Diarios Murales y en Intranet. Geodatos asegura que el personal en su lugar de trabajo, es responsable de llevar a cabo los controles operacionales de medio ambiente y de seguridad y salud ocupacional, según las actividades expuestas en la Matriz de Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos (F-SGI-05) Comunicación Interna ISO 9001 Cláusulas ISO OHSAS La dirección de Geodatos, ha establecido los canales apropiados de comunicación dentro de la Organización para lograr la eficacia de su Sistema de Gestión Integrado, a través de reuniones, Talleres, Folletos, Diarios Murales, Intranet, Correo Electrónico Corporativo, según lo dispuesto en el Procedimiento Consulta, Comunicación Interna y Externa (P-SGI-13), con el fin de difundir información sobre el Sistema de Gestión Integrado, en donde se analizan entre otros, los siguientes aspectos: a. Demostrar el compromiso con el Sistema de Gestión Integrado. b. Promover el conocimiento de la Política Integral, Objetivos, Metas, Programas de Gestión y Requisitos Legales. c. Divulgar los esfuerzos de la empresa en la implementación del Sistema de Gestión Integrado. Geodatos, garantiza además, la disposición de canales de comunicación internos entre los diversos, niveles y funciones de la organización, con contratistas y otras visitas al lugar de trabajo y sobre recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes con las partes interesadas, sean apropiados con el propósito de mantener las áreas conectadas para el envío de documentación y/o información. Estos canales son tanto personales como telefónicos, electrónicos (Internet e Intranet) y escritos, para ser utilizados por sus empleados, mandos medios y gerencia, en la realización de sus actividades y para asegurar el funcionamiento adecuado, eficacia y retroalimentación del Sistema de Gestión Integrado. Los cambios en el Sistema de Gestión Integrado, son realizados por el Representante de la Gerencia. Es responsabilidad del Representante de la Gerencia informar las modificaciones realizadas. Los medios utilizados para tal efecto son la utilización de Intranet, personalmente, telefónicamente y correo corporativo. Los cambios realizados en los documentos quedan explícitos en la sección de control de modificaciones de cada documento. Las modificaciones podrán ser vistas por todo el personal mediante el uso de Intranet. La Empresa dispone de diarios murales, enfocados a difundir información sobre actualidad del SGI Implantado. (Política y Objetivos Integrados, Misión, entre otros). La consulta y participación e información pertinente a prevención de riesgos será comunicada desde y hacia los trabajadores a través de su representación siendo este el Comité Paritario de Higiene y Seguridad., según lo dispuesto en el Procedimiento Consulta, Comunicación Interna y Externa (P-SGI-13). M-SGI-01 Revisión: 11 Página 10 de 26

11 Geodatos, ha decidido no comunicar externamente la información acerca de sus aspectos ambientales significativos. 5.6 Revisión por la Gerencia ISO 9001 Cláusulas 5.6/5.6.1/5.6.2/5.6.3 ISO OHSAS La Gerencia de Geodatos, planifica y revisa el Sistema de Gestión Integrado, según lo establecido en el Procedimiento Revisión por la Gerencia (P-GG-01), con el fin de asegurar su consistencia, adecuación y efectividad. La revisión incluye la evaluación de oportunidades de mejora y la necesidad de realizar cambios al SGI, incluyendo a la Política y los Objetivos Integrados. Las Revisiones del Sistema de Gestión Integrado, por parte de la Gerencia de Geodatos, se llevan a cabo con la periodicidad establecida en el Procedimiento Revisión por la Gerencia (P-GG-01). La información de entrada utilizada para analizar el funcionamiento del Sistema de Gestión Integrado consta de las temáticas expuestas en el acta de revisión de la gerencia (F- SGI-01) 6.1. Provisión de Recursos ISO 9001 Cláusulas 6.1 ISO OHSAS La determinación y proporciona los recursos necesarios para el funcionamiento efectivo del Sistema de Gestión Integrado, es de responsabilidad del Representante y se evidencia por medio de la Planificación Anual del Sistema de Gestión Integrado (D-SGI-06) además la gerencia aprueba dicha planificación en la revisión por la gerencia. Conociendo que la responsabilidad máxima para la seguridad y salud ocupacional recae en la alta dirección, los recursos requeridos deben ser provistos de tal manera que no provoquen demora tanto en la operación de los procesos críticos de la Empresa, como en la satisfacción de las necesidades y expectativas del Cliente. De la misma forma el cuidado del Medio Ambiente y la seguridad de los trabajadores no deben sufrir desviaciones en su planificación por falta de recursos. La distribución de los recursos necesarios para el buen desempeño y mantención del Sistema de Gestión Integrado, es planificada por el Comité de Gestión, de acuerdo a las prioridades identificadas en las Revisiones por la Gerencia (P- GG-01). El compromiso de la provisión de Recursos de Geodatos, queda estipulado en la Política Integrada (D-SGI-01 Ver Anexo N 03), en el Compromiso de la Dirección (D-SGI-05 Ver Anexo N 01) y en la Planificación Anual del Sistema de Gestión Integrado (D-SGI-06 Dispuesto en Intranet). 6.2 Recursos Humanos ISO 9001 Cláusulas 6.2.1/6.2.2 ISO OHSAS Geodatos, tiene como filosofía, mantener en constante actualización los conocimientos del personal que se estime como necesario para llevar a cabo el servicio y producto ofrecido. Por lo anterior y mediante el presente Geodatos, asegura que el personal que desarrolla trabajos que afectan directamente a la calidad del servicio ofrecido, a las actividades que puedan producir un impacto sobre la seguridad y salud ocupacional, y el Medio Ambiente, es competente con las funciones designadas, entrenado y consiente de la importancia de su actividad y de su contribución al logro de los Objetivos Integrados. Lo anterior, basándose en su Educación, habilidad, Formación y Experiencia según los requisitos establecidos en los Perfiles de Cargo (D-RRHH-01). M-SGI-01 Revisión: 11 Página 11 de 26

12 Para lo cual la Empresa mantiene un "Procedimiento Recursos Humanos, Capacitación y Selección del Personal" (P- RRHH-01), el cuál contiene entre otros puntos: a. Provisión de capacitación y entrenamiento necesario al personal, mediante el Plan Anual de Capacitación (F-RRHH-04), elaborado donde se contemplan temas de Calidad, Medio Ambiente y SYSO. b. Toma de conciencia referente a las consecuencias potenciales o actuales en el medio ambiente, la seguridad y salud ocupacional, de sus actividades laborales, su comportamiento y los beneficios de un mayor desempeño personal. c. Además de la toma de conciencia respecto de sus funciones, responsabilidades e importancia en el logro del cumplimiento de la política, procedimientos de control operacional e instructivo de preparación y respuesta ante la emergencia. Incluyendo también las potenciales consecuencias del incumplimiento de procedimientos de operación específicos. El "Procedimiento Recursos Humanos, Capacitación y Selección del Personal" (P-RRHH-01), define un método para identificar las necesidades de capacitación y entrenamiento, Además, de establecer una metodología de selección de personal (F-RRHH-07) (F-RRHH-08) y confeccionar el plan de capacitación (F-RRHH-04) y evaluar la eficacia de las capacitaciones realizadas (F-RRHH-02). Los registros que acreditan la educación, habilidades, formación y experiencia, del personal, se mantienen en las carpetas personales de cada trabajador. Y por último asegura que los empleados son conscientes de la importancia y relevancia de sus actividades y de cómo ellos contribuyen al logro de los Objetivos Integrados (D-SGI-03) (Ver Anexo N 04), a través de las Capacitaciones Internas ( Capacitaciones en el Lugar de Trabajo F-RRHH-01). 6.3 Infraestructura ISO 9001 Cláusulas 6.3/6.4 ISO /4.5.1 OHSAS /4.5.1 Geodatos, por medio de la Matriz de Determinación, Mantención de Infraestructura (F-SGI-08) determina, proporciona y mantiene la infraestructura necesaria que permite lograr la conformidad con los requisitos del servicio, además de contemplar controles operacionales de carácter administrativo, orientado a la mantención segura de la infraestructura. Las Instalaciones de Geodatos, se encuentran adaptadas especialmente para el desarrollo y elaboración de proyectos geofísicos, ingeniería y exploración. Consideran los puntos de la ISO y de la OHSAS se desarrollan en el punto 8.1 de Generalidad del presente manual integrado. 6.4 Ambiente de Trabajo ISO 9001 Cláusulas 6.3/6.4 ISO OHSAS Geodatos, ha determinado las condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo en los distintos ambientes de trabajo, por medio de la Matriz de Determinación, Mantención de Infraestructura y Ambiente de Trabajo (F-SGI-08). También en algunos puntos se determinan controles operacionales de carácter administrativo, que apoyan a la mantención del ambiente de trabajo en condiciones de seguridad. M-SGI-01 Revisión: 11 Página 12 de 26

13 Consideran los puntos de la ISO y de la OHSAS se desarrollan en el punto 8.1 de Generalidad del presente manual integrado. 7.1 Planificación de la Realización del Producto ISO 9001 Cláusulas 7.1/7.2 ISO /4.3.2/4.4.6 OHSAS /4.3.2/4.4.6 Geodatos, evidencia la planificación y el desarrollo de los procesos de la realización del servicio, de los procesos relacionados con el cliente tales como: la determinación de los requisitos relacionados con el servicio, la revisión de los requisitos relacionados con el servicio y de la comunicación con el cliente, se lleva a cabo a través del Procedimiento Venta y Planificación de Proyecto (P-PR-01) y el Procedimiento Ejecución de Proyecto y Entrega de Producto Final (P-PR-02) /4.3.2 OHSAS /4.3.2 Los cumplimientos de los puntos normativos antes mencionados, se desarrollan en punto 5.2 del presente Manual. ISO OHSAS Geodatos, ha identificado aquellas actividades que generan riesgos inaceptables y de impactos significativos, según el resultado de la Matriz de Identificación de Peligros, Evaluación de Riesgos (F-SGI-05) y la Matriz de Identificación de Aspectos y Evaluación de Impactos Ambientales (F-SGI-06) respectivamente. Las que exponen controles operacionales para cada uno de los peligros identificados, pero además, se complementa en el control mediante la ejecución de los programa de gestión de seguridad y salud ocupacional y de medioambiente, según corresponda. Y al mismo tiempo, se ha desarrollado instructivos de control operacional conocidos como Instructivos de Materiales Radioactivos (I-SGI-05), Instructivo de explosivos (I-SGI-03), Instructivo de Tratamiento de RISES (I-SGI-04), instructivo de protección de la fauna (I-SGI-06) e instructivo de que hacer en caso de derrame petróleo producto de un choque o colisión (I-SGI-07), entre otros, para aquellas actividades que puedan generar desviaciones con la Política Integrada Comunicación con el Cliente ISO 9001 Cláusulas ISO OHSAS En Geodatos, entiende que la comunicación constante con los partes interesadas y clientes, es fundamental para el cumplimiento de sus requisitos, además de mantener a nuestros trabajadores informados y consultados en relación a los temas de seguridad y salud ocupacional, ello se presenta en el procedimiento de Consulta y Comunicación Interna y externa (P-SGI- 13). Además para facilitar las comunicaciones con el cliente y la mejor determinación de los requisitos del cliente, se especifica en el procedimiento de Venta y Planificación de Proyecto (P-PR-01), Geodatos, ha decidido no comunicar externamente la información acerca de sus aspectos ambientales significativos, entendiéndose como documentado la mención en este manual sistema de gestión integrado. 7.3 Diseño y Desarrollo ISO 9001 Cláusulas 7.3.1/.7.3.2/7.3.3/7.3.4/7.3.5/7.3.6/7.3.7 ISO OHSAS Geodatos, con el fin de planificar y controlar el diseño y desarrollo de un potencial servicio prestado que requiera diseño y desarrollo, en donde se determinen etapas del diseño y desarrollo, las revisiones, verificación y validación apropiada para cada etapa del diseño y desarrollo, considerando las responsabilidades y autoridades del diseño. Para ello se desarrollo la Matriz de Diseño y Desarrollo (F-SGI-19), que asegura dar cumplimiento de los requisitos de punto 7.3 de la 9001:2008, solo cuando se requiera, ya que la gran mayoría de las solicitudes hechas por nuestros clientes son canalizadas como requisitos del cliente. M-SGI-01 Revisión: 11 Página 13 de 26

14 En relación de al control operacional ver 7.1 Planificación de la Realización del Producto Proceso de Compras ISO 9001 Cláusulas 7.4.1/7.4.2/7.4.3 ISO OHSAS Geodatos, asegura que los servicios solicitados a entidades externas, cumplen los requisitos especificados, estos pueden ser solicitados por cualquier usuario un área. Geodatos, selecciona, evalúa y reevalúa a los proveedores de productos y servicios, de acuerdo a la capacidad para suministrar productos relacionados con los requisito de la empresa, que afectan al servicio entregado a la organización. Los criterios para realizar dicha evaluación, la información de las compras y la verificación de los productos comprados, están dispuestos en Procedimientos de Compra y Evaluación de Proveedores (P-ADM-01). Los registros derivados del procedimiento en cuestión, los mantiene el Ejecutivo de Adquisiciones, siendo esto; Ficha de Proveedores (F-ADM-01) y Formulario de evaluación de proveedores (F-ADM-02). En relación de al control operacional ver 7.1 Planificación de la Realización del Producto 7.5. Producción y prestación del servicio ISO 9001 Cláusulas 7.5.1/7.5.2 ISO OHSAS Geodatos, planifica y lleva a cabo la producción y la prestación del servicio bajo condiciones controladas, al mismo tiempo se validan los procesos de operación y prestación del servicio, demostrando la capacidad de estos para alcanzar los resultados planificados. Dichas condiciones necesarias para que las actividades del proyecto puedan ejecutarse se encuentran enunciadas en el Procedimiento de Venta y Planificación de Proyecto (P-PR-01) y el Procedimiento Ejecución de Proyecto y Entrega de Producto Final (P-PR-02) Identificación y Trazabilidad ISO 9001 Cláusulas 7.5.3/7.5.4 ISO OHSAS Geodatos, identifica el servicio desde la solicitud de presupuesto por parte del Cliente, hasta la entrega del Producto Final, registrando la identificación única del proyecto al SAP. Además, con el fin de disponer de información adecuada en caso que el Cliente así lo requiera y para permitir la trazabilidad del servicio, se realizan reuniones, con una periodicidad según las necesidades, en las que participa el Gerente General, Gerentes de Proyecto y Gerente de Operaciones con el objeto de identificar el estado de avance de los proyectos. Geodatos, cuida los bienes que son propiedad del cliente mientras están bajo el control de la misma. Se identifican, verifican, protegen y salvaguardan, a través del Ítem Propiedad del Cliente, correspondiente a cada Proyecto en el Sistema de Administración de Proyectos (SAP) Preservación del Servicio ISO 9001 Cláusulas ISO OHSAS Geodatos, preserva la conformidad de sus servicios durante el proceso interno y en la entrega al Cliente. Geodatos, garantiza la disponibilidad de los resultados del estudio luego de efectuada la entrega del servicio al Cliente, guardando respaldos suficientes y asegurando la preservación efectiva de toda la información del proyecto durante el período de tiempo acordado con el Cliente (si aplica), si no existiese tiempo acordado, la empresa almacenara en su biblioteca los informes por 5 años. M-SGI-01 Revisión: 11 Página 14 de 26

15 La preservación incluye; la identificación, almacenamiento y protección de la documentación final, que está disponible en copias encuadernadas en la biblioteca. 7.6 Control de los Dispositivos de seguimiento y de Medición ISO 9001 Cláusulas 7.6 ISO OHSAS Los equipos utilizados en los procesos de toma de datos que posee Geodatos, son capaces de entregar datos referenciales sobre las condiciones presentes en el área de estudio. Dichos equipos poseen complejos sistemas de auto-verificación y son respaldados por un exigente plan de mantención preventiva, establecido en la Matriz de Verificación de Instrumentos (F-PR- 28) en esta matriz se incluye tanto los instrumentos que tiene directa relación con la calidad del servicio como los patrones utilizados por estos. Además de lo anterior Geodatos, verifica mediante pruebas referenciales que las condiciones del equipo son las adecuadas para la toma de datos. Considerando los puntos de la ISO y de la OHSAS se desarrollan en el punto 8.1 de Generalidad del presente manual integrado. 8.1 Generalidades ISO 9001 Cláusulas 8.1/8.4/8.2.3 ISO OHSAS Geodatos, planifica e implementa procesos de seguimiento y medición de los procesos, análisis y mejora necesaria para demostrar la conformidad con el servicio y del Sistema de Gestión Integrado, mejorando continuamente su eficacia. También se efectúa análisis de resultados y proponer cursos de acción para el mejoramiento continuo del sistema y responsables del cumplimiento de las metas propuestas, para demostrar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados. Cuando no se alcancen los resultados planificados, el Comité de Gestión y/o el Comité Paritario de Higiene y Seguridad, según corresponda, deberán cursar las respectivas No Conformidades, Potenciales No Conformidades u Observación, para asegurarse de la conformidad del Sistema de Gestión Integrado. Asimismo se hace seguimiento y se mide de forma regular las características fundamentales de sus operaciones que puedan tener impactos significativos en el Medio Ambiente. Además se realiza monitoreo y medición regular del desempeño de SYSO, considerando medidas cuantitativas y cualitativas, nivel de cumplimiento de los Programas de Gestión, entre otros. Debido a que las actividades que desarrolla Geodatos que pueden generar un impacto significativo y riesgos inaceptables no requieren de un monitoreo mediante instrumentos de medición, sin embargo para aquellos mediciones producto de riesgos aceptable como ejemplo mediciones de iluminación usando luxómetro se solicita certificado a la organización a la que se le requiere. De punto de vista ambiental no se han generado aún, impactos significativo que involucre una medición constante del aspecto ambiental que lo genera. Este monitoreo se evidencia a través de la Matriz de Control, Monitoreo, Medición del Desempeño e Índices de Gestión del SGI (F-SGI-09). Las actividades anteriormente mencionadas, se canalizan a través del Procedimiento Monitoreo, Medición y Análisis de Datos (P-SGI-07), que al mismo tiempo contempla técnicas para generar reportes que son considerados indispensables para determinar, recopilar y analizar los datos apropiados para demostrar la idoneidad y eficacia de nuestro Sistema de Gestión Integrado. M-SGI-01 Revisión: 11 Página 15 de 26

16 Sobre la calibración o verificación de los equipos de medición en relación a los agentes higiénicos, de seguridad y salud ocupacional, dicho antecedentes son administrados por el comité de gestión y/o comité paritario según corresponda, de todas formas las mediciones se externalizan con organismos competentes (ACHS), a las que se le solicita los certificados de calibración o verificación de los instrumentos usado para los monitoréos higiénicos, según corresponda Satisfacción del Cliente ISO 9001 Cláusulas ISO OHSAS Geodatos, está y estará siempre preocupado en satisfacer los requerimientos de sus Clientes, razón por la cual realiza el seguimiento de la información relativa a la percepción del Cliente con respecto al cumplimiento de sus requisitos. Para llevar a cabo lo anterior Geodatos, realiza seguimiento por medio de la Medición de Satisfacción del Cliente". La información recopilada es vital para la retroalimentación del Sistema de Gestión Integrado. La medición del desempeño se evalúa mediante los siguientes criterios: comunicación, responsabilidad, calidad ofrecida y compromisos pactados. Es responsabilidad de la Gerencia de Operaciones, desarrollar el Reporte correspondientes con los resultados de Medición de Satisfacción del Cliente, para ser presentados en la Revisión por la Gerencia (Ver Punto 5.6), según lo establecido en la Matriz de Control, Monitoreo, Medición del Desempeño e Índices de Gestión del Sistema de Gestión Integrado (F-SGI-09). La captura de datos para la medición de la percepción del cliente se realiza mediante: formato de encuestas electrónicas, retroalimentación con el cliente por correos, actas y reuniones como métodos no convencionales Auditoría Interna ISO 9001 Cláusulas ISO OHSAS Geodatos, realiza auditorias internas a intervalos planificados, con el objeto de determinar la eficacia del Sistema de Gestión Integrado establecido por nuestra organización, en materias de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud Ocupacional. Estas auditorias son un examen objetivo, y es realizado por personal calificado, independiente del área que es auditada. La selección de los auditores asegura la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría. Los resultados de estas auditorias son utilizados para establecer acciones correctivas o preventivas respectivamente en el área donde se encontraron No Conformidades, Potenciales No Conformidades y Observaciones. El cumplimiento del requisito se evidencia en el Procedimiento "Auditorias Internas" (P-SGI-04), se definen las responsabilidades y los requisitos para la planificación y la realización de las auditorias Seguimiento y Medición del Producto ISO 9001 Cláusulas ISO /4.5.2 OHSAS Geodatos, realiza seguimiento y medición de las características del servicio, por medio del Procedimiento Venta y Planificación de Proyecto (P-PR-01) y El Procedimiento Ejecución de Proyecto y Entrega de Producto Final (P-PR- 02), el cual establece que Cada vez que se genera una nueva versión de la OTEC producto de las negociaciones con el Cliente, esta queda debidamente registrada en el SAP, para asegurar que se cumplen los requisitos del Cliente. Al mismo tiempo la aprobación final del producto es registrada en la Planilla de Control de Producto Final (F-PR-09), según procedimiento Ejecución de Proyecto y Entrega de Producto Final (P-PR-02) En relación al nivel de cumplimiento legal de ISO , este punto se desarrolla en el ítems 5.2 Enfoque al Cliente del presente Manual Integrado. Consideran los puntos normativos de ISO OHSAS , estos de desarrollan en ítems 8.1 Generalidades M-SGI-01 Revisión: 11 Página 16 de 26

17 del presente Manual Integrado. 8.3 Control del Producto No Conforme ISO 9001 Cláusulas 8.1/8.4/8.2.3 ISO OHSAS Geodatos, se asegura que el producto o servicio que no sea conforme con los requisitos, sea identificado y tratado. Geodatos, mantiene un procedimiento documentado para controlar el proceso productivo cuyo objetivo es prevenir productos No Conformes, esto lo realiza por medio del Procedimiento Control de Producto No Conforme (P-SGI-09). ISO OHSAS Preparación y Respuesta ante la Emergencia Geodatos, ha establecido, implementado y mantiene procedimiento para identificar situaciones potenciales de emergencia, potenciales incidentes y accidentes que puedan tener impacto en el medio ambiente y generar, enfermedades o lesiones, estos contemplan la respuesta ante dichas situaciones, con el fin de mitigar los daños asociados a estos, Este requisito se evidencia a través de Procedimiento de Respuesta Ante Emergencia (P-SGI-11), además de manera de complementar el procedimiento y estandarizar respuesta a una potencial emergencia se han generado; Instructivos de Evacuación, Incendios, Sismos o Terremotos (I-SGI-01), Instructivo de Emergencias Médicas (I-SGI-02), Instructivo de respuesta frente al daño no intencional de fauna silvestre (I-SGI-06), entre otras Mejora Continua ISO 9001 Cláusulas ISO /4.3.3/4.6 OHSAS /4.3.3/4.6 Es parte de la filosofía de Geodatos, que la aplicación de la mejora continua sea necesaria para el buen desempeño de la Empresa, implicando a su vez un beneficio mutuo con los Clientes internos y externos. El compromiso con este proceso está reflejado en la declaración de la Política Integrada (D-SGI-01Ver Anexo N 03), como asimismo en los Objetivos Integrados (D-SGI-03 Ver Anexo N 04), donde se hace partícipe a todo el personal, con el compromiso de realizar al menos dos proyectos de Mejora Continua propuestos por ellos mismos. Como parte de la mejora continua, el Comité de Gestión se reunirán una ves al año y cuando sea necesario, para evaluar el Sistema de Gestión Integrado, según procedimiento Revisión por la Gerencia (P-GG-01). La Gerencia General de Geodatos, mejora continuamente la eficacia del Sistema de Gestión Integrado mediante aplicación de los procedimientos: Auditorias Internas (P-SGI-04). Acciones Correctivas, Preventivas y Reclamos (P-SGI-10). Monitoreo, Medición y Análisis de Datos (P-SGI-07). Revisiones por la Gerencia (P-GG-01). Para los puntos ISO OHSAS , esto se desarrolla en el ítem 5.3 Política del presente Manual de Sistema de Gestión Integrado. Los puntos ISO OHSAS , se explica en el ítem de los Programas de Medioambiente y de M-SGI-01 Revisión: 11 Página 17 de 26

18 Seguridad y Salud Ocupacional, del Manual de Sistema de Gestión Integrado. Considerando los ISO OHSAS , se presenta en ítem 5.6 de Revisión por la Gerencia del Manual de Sistema de Gestión Integrado Acción Correctiva Acción Preventiva ISO 9001 Cláusulas 8.5.2/8.5.3 ISO OHSAS Geodatos, toma acciones correctivas y/o preventivas, para eliminar la causa de No Conformidades, Potenciales No Conformidades, Incidentes u Observaciones, orientadas a Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional, con el objetivo de prevenir su repetición y/o su ocurrencia, es por ello que también se mide la eficacia de las acciones tomadas. Las acciones correctivas tomadas son apropiadas a los efectos de las No Conformidades, Potenciales No Conformidades u Observaciones detectadas. Las acciones preventivas son tomadas de acuerdo a los efectos potenciales del problema. Para el cumplimiento de dicho requisito normativo se detalla Procedimiento Acciones Correctivas, Preventivas y Reclamos (P-SGI- 10). Además de este punto se deriva el procedimiento para la Investigación de Accidentes e Incidentes (P-SGI-12), también con el fin de tomar acciones correctivas, preventivas u oportunidades de mejora, a fin de evitar que ocurra o vuelva a ocurrir un accidente o incidentes en el trabajo desarrollado. ANEXO N 01 M-SGI-01 Revisión: 11 Página 18 de 26

19 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN Normas aplicadas Código del Documento Fecha de Creación Doc. Número de páginas ISO ISO OHSAS D-SGI-05 24/07/ de 2 Revisó Fecha Aprobó Fecha Firma Aprobó Revisión Representante de Gerencia 29/10/2009 Gerente General 30/10/ En representación de los socios y de la alta dirección de Geodatos, declaro nuestro firme y permanente compromiso con el Sistema de Gestión Integrado de la Empresa. Para ello ratifico que no se escatimarán esfuerzos y la asignación de recursos materiales, humanos y económicos, a fin de que nuestro personal realice y tenga la capacitación adecuada y acorde con dicho compromiso. Nos comprometemos además a realizar los cambios y modificaciones que se estimen necesarios tanto en la Organización como en el desarrollo y funcionamiento de nuestro Sistema de Gestión Integrado. Nuestro compromiso es garantizar la satisfacción de nuestros clientes, velar por la integridad de los trabajadores y mitigar los impactos ambientales significativos, producto de nuestras actividades, alcanzando todos los objetivos planteados en nuestra Política Integrada. Juan Carlos Parra Gerente General M-SGI-01 Revisión: 11 Página 19 de 26

20 ANEXO Nº02 M-SGI-01 Revisión: 11 Página 20 de 26