ABREVIATURAS COMUNES 7 TIPS DEL SICCA 7 INTRODUCCIÓN 8 JUSTIFICACIÓN 10 OBJETIVOS 12 SICCA 13

Transcripción

1 S I C C A M a n u a ll d e ll U s u a r ii o Archivo General de la Nación Instituto Federal de Acceso a la Información Pública Octubre de 2004 Contacto: sicca@ifai.org.mx 1

2 I N D I C E I ABREVIATURAS COMUNES 7 TIPS DEL SICCA 7 DEL TEXTO 7 DEL RATÓN 7 INTRODUCCIÓN 8 JUSTIFICACIÓN 10 EL ACCESO A LA INFORMACIÓN 10 LA TRANSPARENCIA 10 EL AGN 10 EL IFAI 10 LOS LINEAMIENTOS 11 OBJETIVOS 12 CUMPLIMIENTO DE LOS LINEAMIENTOS 12 ACCESO EFICIENTE A LA INFORMACIÓN 12 ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA 12 SICCA 13 QUÉ ES EL SICCA? 13 REQUERIMIENTOS MÍNIMOS E INTERFAZ DEL SICCA 13 USUARIOS DEL SICCA 13 FUNCIONES DEL SICCA 14 MÓDULOS DEL SICCA 15 2

3 USUARIOS 16 DEFINICIÓN DE USUARIO 16 ACCIONES GENERALES DE LOS USUARIOS 16 ADMINISTRADOR POR DEPENDENCIA 17 COORDINADOR DE ARCHIVOS 18 RESPONSABLE DE AT 19 OPERADOR DE AT 19 RESPONSABLE DE AC 20 OPERADOR DE AC 20 RESPONSABLE DE AH 21 OPERADOR DE AH 21 FUNCIONES DEL SICCA 22 DESCRIPCIÓN GENERAL DE LAS PANTALLAS 22 TIPOS DE PANTALLAS 23 PANTALLA DE CRITERIOS. 23 PANTALLA DE CAPTURA 23 PANTALLA DE CONFIRMACIÓN 23 PANTALLA DE RESULTADOS DE BÚSQUEDA 24 PANTALLA DE MODIFICACIÓN 24 CONTROLES 25 MENÚ PRINCIPAL 26 CONFIGURACIÓN DE DEPENDENCIAS 26 UNIDADES ADMINISTRATIVAS. 26 ARCHIVOS. 26 INCORPORACIÓN DEL LOGOTIPO DE LA DEPENDENCIA. 26 DATOS DEL TITULAR DE LA DEPENDENCIA. 26 ADMINISTRACIÓN DEL CGC. 27 CONFIGURACIÓN. 27 CONSULTA Y MODIFICACIÓN. 27 CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN. 27 REPORTES DE CONSULTA Y CONTROL. 27 ADMINISTRACIÓN DE EXPEDIENTES. 27 ADMINISTRACIÓN DEL SICCA. 28 3

4 IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN. 28 ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS. 28 BITÁCORA DE MOVIMIENTOS. 28 CONTROL DE ACCESOS. 28 FLUJO DE CAPTURA Y OPERACIÓN DEL SICCA 29 INICIO DE SESIÓN 30 CONFIGURACIÓN DE DEPENDENCIAS 32 DIAGRAMA DE CONTEXTO DEL MÓDULO DE CONFIGURACIÓN DE DEPENDENCIAS 32 MAPA DEL MÓDULO 32 FLUJO DE CAPTURA Y OPERACIÓN 33 FUNCIONAMIENTO GENERAL DEL MÓDULO 33 UNIDAD ADMINISTRATIVA 33 ARCHIVO 33 INCORPORACIÓN DEL LOGOTIPO DE LA DEPENDENCIA 34 DATOS DEL TITULAR DE LA DEPENDENCIA 35 CONFIGURACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL CGC 36 CONSULTA Y MODIFICACIÓN 37 DATOS DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN 37 FONDOS Y SECCIONES 37 ALTA DE FONDO 37 ALTA DE SUBFONDO 38 SECCIÓN Y SUBSECCIÓN 38 SERIES 38 ALTA DE SERIE 39 ALTA DE SUBSERIE 39 LIBERACIÓN DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN 39 REPORTES DE CONSULTA Y CONTROL 39 CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA 39 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL 39 GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS 39 INVENTARIO GENERAL POR SERIES DOCUMENTALES 39 ADMINISTRACIÓN DE EXPEDIENTES 40 ADMINISTRACIÓN DEL SICCA 41 DIAGRAMA DE CONTEXTO DEL MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN DEL SICCA 41 4

5 MAPA DEL MÓDULO 41 FLUJO DE CAPTURA Y OPERACIÓN 41 FUNCIONAMIENTO GENERAL DEL MÓDULO 41 IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN 41 PLANTILLA DE IMPORTACIÓN DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN 42 CAMPOS DEL ARCHIVO 42 CONTENIDO DEL ARCHIVO 42 PROCEDIMIENTO PARA IMPORTACIÓN DE DATOS A PARTIR DE MS ACCESS 45 PROCEDIMIENTO PARA IMPORTACIÓN DE DATOS A PARTIR DE MS EXCEL 45 PROCEDIMIENTO PARA IMPORTACIÓN DE DATOS A PARTIR DE MS WORD 45 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE NIVELES NO DEPENDIENTES DEL NIVEL INMEDIATO ANTERIOR 46 ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS Y SESIONES 47 USUARIOS 47 SESIONES 47 BITÁCORA DE MOVIMIENTOS 48 CONTROL DE ACCESOS 48 FORMATOS 49 CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA 49 GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS 50 INVENTARIO 51 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL 52 ERRORES COMUNES 53 ARCHIVO NO VÁLIDO 53 ALTA DE ENTIDAD O DEPENDENCIA - DUPLICIDAD DE CLAVE 53 CAMPOS OBLIGATORIOS SIN VALOR 53 CERTIFICADO NO VÁLIDO 53 CERTIFICADO PREVIAMENTE REGISTRADO 53 CONTRASEÑA DEBE SER DISTINTA 53 CONTRASEÑAS NO COINCIDEN 53 CORREO ELECTRÓNICO INVÁLIDO 53 CORREO ELECTRÓNICO PREVIAMENTE REGISTRADO 53 CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN NO HA SIDO LIBERADO 54 5

6 ELEMENTO REGISTRADO ANTERIORMENTE 54 ESTRUCTURA - FORMATO NO VÁLIDO 54 ESTRUCTURA - INFORMACIÓN DEL NIVEL ANTERIOR NO ESTÁ REGISTRADA 54 ESTRUCTURA - NO SE HA DEFINIDO UNA ESTRUCTURA DE CLASIFICACIÓN 54 ESTRUCTURA - SUBNIVEL NO FUE HABILITADO EN LA CONFIGURACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN. 54 EXISTEN EXPEDIENTES REGISTRADOS 54 EXPORTACIÓN - ERROR AL EXPORTAR LA INFORMACIÓN 54 FECHA NO VÁLIDA 54 FORMATO DE LA CONTRASEÑA INVÁLIDO 55 IMPORTACIÓN - ARCHIVO NO CUMPLE CON EL FORMATO Y/O LA ESTRUCTURA REQUERIDA 55 IMPORTACIÓN - ARCHIVO NO SE IMPORTÓ SATISFACTORIAMENTE 55 IMPORTACIÓN - EL DATO NO CUMPLE ALGÚN CRITERIO PARA SER IMPORTADO 55 LIBERACIÓN - EL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN HA SIDO LIBERADO 55 LIBERACIÓN - NO LIBERAR EL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN 55 LOGOTIPO - ARCHIVO NO VÁLIDO 55 LONGITUD DE CLAVE INCORRECTA 55 LONGITUD NO VÁLIDA 55 NÚMERO DE EXPEDIENTE DUPLICADO 56 SERIE TIENE EXPEDIENTES REGISTRADOS 56 USUARIO Y/O CONTRASEÑA NO VÁLIDOS 56 USUARIO TIENE UNA SESIÓN ABIERTA 56 VALOR NO COINCIDENTE CON LA SERIE 56 ÍNDICE TEMÁTICO 57 DIRECTORIO 60 COLABORACIÓN UNAM 61 COLABORACIÓN IFAI 61 6

7 A B R E V I A T U R A S C O M U N E S A-IFAI AC AD AGN AH AT CA IFAI OAC OAH OAT SICCA Administrador del SICA por parte del IFAI Archivo de concentración (funciones del archivo y acciones del responsable) Administrador por dependencia Archivo General de la Nación Archivo histórico (funciones del archivo y acciones del responsable) Archivo de trámite (funciones del archivo y acciones del responsable) Coordinador de archivos (funciones del archivo y acciones del responsable) Instituto Federal de Acceso a la Información Pública Operador del Archivo de concentración Operador del Archivo histórico Operador del Archivo de trámite Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Consulta y Control Archivístico T I P S D E L S I C C A Del texto Los botones que sirven para ejecutar alguna función de la aplicación aparecen en un cuadro morado. Los títulos de SICCA aparecen con Altas Bajas y Negritas Del ratón El termino seleccionar se refiere a colocar el puntero del ratón sobre la opción de la pantalla a la que desea acceder y dar clic. 7

8 I N T R O D U C C I Ó N En aras de hacer valer el derecho de acceso a la información, la intención más importante en el trabajo que día con día se lleva a cabo en el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, es colaborar y cooperar con el esfuerzo que realiza la Administración Pública Federal para permitir que los ciudadanos tengan a su alcance las herramientas que requieran en el ejercicio de sus derechos. Con el anhelo de seguir cumpliendo dicha intención, el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública con el apoyo del Archivo General de la Nación, lleva a cabo esfuerzos, tanto normativos como tecnológicos, orientados a eficientar el trabajo de la Administración Pública Federal. Parte de dichos esfuerzos se reflejaron el mes de febrero del presente año con la emisión de los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, mismos que conllevan el cumplimiento de distintas etapas para los sujetos que se encuentran obligados en el cumplimiento de esta norma jurídica. Es por ello que tras la evaluación de las necesidades derivadas de las obligaciones indicadas en los Lineamientos, el Archivo General de la Nación y el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, facilitan la existencia de el: Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Consulta y Control Archivístico SICCA, mismo que será la herramienta tecnológica que queda a disposición de las entidades y dependencias de la Administración Pública Federal enfocado principalmente a coadyuvar en el cumplimiento de las acciones encomendadas por los lineamientos ya mencionados. Como parte del SICCA, a su vez se han elaborado como instrumentos de apoyo: un Manual en archivo electrónico, un Tutorial en línea, una lista de preguntas frecuentes y una Guía gráfica, ellos como elementos que le permitirán conocer el manejo del programa en un forma sencilla y organizada, mismos que ponemos a su disposición en las siguientes páginas. En este manual encontrará en primera instancia, las diversas convenciones y términos que se utilizan y se aplican a lo largo del mismo. 8

9 A continuación y con el objetivo de conocer a grandes rasgos el SICCA y los elementos que lo conforman, se presenta una descripción general, iniciando con su objetivo general, alcance y una breve descripción de cada uno de los módulos que lo integran, asimismo se describe en forma sencilla la arquitectura y requerimientos del SICCA, las características generales de las pantallas, los diferentes tipos de pantallas, los controles y botones que se utilizan y por último una descripción del menú principal del SICCA. En cada módulo se describen las características propias iniciando con la descripción del objetivo específico del módulo, así como su contexto y ubicación dentro del SICCA, es decir su interrelación con otros módulos del SICCA. Posteriormente se presenta el mapa del módulo, diagrama en el cual se muestran las diversas pantallas y opciones que lo integran y como se tiene acceso a cada una de ellas. Como siguiente punto, se presenta un diagrama de flujo de captura y operación, el cual muestra a nivel de pantalla el orden que se debe de seguir para la captura y consulta de la información. Después de lo anterior, se describe la funcionalidad de cada una de las pantallas, consultas, reportes y/o procesos principales que conforman el módulo, presentando en cada uno de ellos una breve descripción, elementos que lo componen, secuencia, consideraciones especiales, información requerida, advertencias, entre otros, los cuales en conjunto proporcionan al usuario la información suficiente para llevar a cabo la operación del módulo. 9

10 J U S T I F I C A C I Ó N El acceso a la información La base fundamental que da existencia al Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, es la de procurar y facilitar el cumplimiento del Derecho de Acceso a la Información a través del ejercicio pleno del Derecho de Petición. Convencidos de que el acceso a la información requiere como antecedente que ésta se encuentre disponible a través de un proceso sencillo, pero a la vez eficaz para el ciudadano, es prioritario para el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública generar un ambiente que permita gestionar la clasificación, administración, ubicación y disposición de la información generada en el quehacer diario de la Administración Pública Federal. De esta forma, es como surge el SICCA, el cual permitirá a las dependencias gubernamentales procurar la disponibilidad y confiabilidad de la información para en consecuencia, facilitar el cumplimiento a las peticiones de acceso a la información de los ciudadanos mexicanos. La transparencia Desde el entendido en que un Estado más transparente será por consecuencia más eficiente, se busca que a través de la generación de un flujo confiable de información, se dé certidumbre a la ciudadanía mexicana acerca del quehacer diario de la Nación a través de sus dependencias de gobierno. En nuestro caso, al darle transparencia a la información para cumplir con la máxima instituida en el artículo 6º Constitucional, se realiza una democratización de la misma permitiendo a todos los ciudadanos tener acceso a ella, es por ello que el Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Consulta y Control Archivísticos se convierte en una de las herramientas básicas para eficientar los procesos de transparencia en la Administración Pública Federal. El AGN De conformidad con el artículo 48, fracción I del Reglamento Interior de la Secretaría de Gobernación dispone que el Archivo General de la Nación, fungirá como el ente rector de la archivística nacional y entidad central de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos e históricos de la Administración Pública Federal, estableciendo para ello normas y prestando asesoría técnica para la organización y la operación de los servicios en materia de administración de documentos y archivos dentro de las dependencias y entidades federales; El IFAI De conformidad con el Artículo 33 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública es un órgano de la Administración Pública Federal, encargado de promover y difundir el ejercicio del derecho de acceso a la información. 10

11 Como autoridad vigilante del cumplimiento cabal de las dependencias de la Administración Pública Federal en la respuesta a las peticiones de información, el Instituto crea el ambiente necesario para apoyar a ambas partes que dan forma al derecho de acceso a la información: gobernados y gobernantes. Los Lineamientos En cumplimiento del artículo 4 fracción V de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental donde se establece como uno de sus objetivos mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos; y del artículo 32 que dispone la atribución al Archivo General de la Nación elaborar, en coordinación con el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, de crear los criterios para la organización de los archivos de las dependencias y entidades; Que en orden de lo anterior, son emitidos los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para dar cumplimiento a las obligaciones mencionadas en la Ley; Y que por ende, con la intención de obtener una aplicación efectiva de los lineamientos, es requerida la elaboración de un Sistema que permita facilitar el trabajo de la Administración Pública Federal, es creado el SICCA: Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Consulta y Control Archivístico. 11

12 O B J E T I V O S El SICCA tiene como objetivo primordial facilitar el trabajo que las dependencias de la Administración Pública Federal deben llevar a cabo para el cabal cumplimiento de las obligaciones previstas en los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, para ello tiene como objetivos específicos: Cumplimiento de los lineamientos En cumplimiento por lo dispuesto en el numeral décimo tercero de los lineamientos, el SICCA apoya a la Administración Pública Federal en la generación de los siguientes instrumentos de consulta y control I. El Cuadro General de Clasificación Archivística. II. El Catálogo de Disposición Documental. III. Los Inventarios Documentales: a. general. b. transferencia. c. de baja. IV. La Guía Simple. Acceso eficiente a la información Dar un servicio de acceso a la información más eficiente por parte de las dependencias de la Administración Pública Federal, partiendo de una mejor organización, clasificación y ubicación de los expedientes y documentos generados en el quehacer de las acciones gubernamentales con la intención de dar cumplimiento a lo establecido por el artículo 6 Constitucional. Organización archivística Generar un Sistema que permita clasificar los documentos y expedientes de las dependencias de la Administración Pública Federal con la finalidad de valorar, clasificar y ubicar a la información en apego a lo que indica la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, todo ello a través de una herramienta tecnológica conocida como Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Consulta y Control Archivístico. 12

13 S I C C A Qué es el SICCA? Es una herramienta tecnológica diseñada como un Sistema Interactivo que permite al usuario: registrar, clasificar, valorar, ubicar la información soportada en los expedientes generados en el quehacer de la Administración Pública Federal, así como generar los instrumentos de control y consulta requeridos por la legislación existente en materia de archivos. La tendencia del SICCA se orienta a integrar todos los procesos necesarios para clasificar y administrar la información, en apego a lo dictado por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y al marco jurídico que de esta misma emane para su complementación y mejora de los procesos orientados a generar los medios necesarios que permitan un eficaz derecho de acceso a la información de los ciudadanos. Requerimientos Mínimos e Interfaz del SICCA Los usuarios del SICCA deberán contar con los siguientes requerimientos mínimos para su operación y adecuado funcionamiento: Hardware Procesador: PC Pentium III a 600MHz Memoria: 64 MB en RAM Conexión a Internet Impresora Software Navegador: Internet Explorer v.5 o superior Netscape Navigator 7.1 o superior Acrobat Reader (para la lectura de documentos con terminación.pdf) Usuarios del SICCA Los usuarios reconocidos por el Sistema, son: Administrador IFAI, Administrador por Dependencia, Coordinador de Archivos, Responsable del Archivo de trámite, Operador del Archivo de trámite, Responsable del Archivo de concentración, Operador del Archivo de concentración, Responsable del Archivo histórico y Operador del Archivo histórico. 13

14 Funciones del SICCA La versión 1.0 del SICCA, comprende de manera general: La configuración de la Estructura del Cuadro General de Clasificación de cada dependencia o entidad, con base en los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. La administración de la información del Cuadro General de Clasificación (Fondo, Secciones y Series documentales) de la dependencia o entidad. La definición de la estructura topográfica de cada Archivo de Trámite de las dependencias y entidades. El registro y administración de la información de expedientes de la dependencia o entidad. La administración de la información general de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico. La importación y exportación de la información del Cuadro General de Clasificación y de los expedientes. La generación y consulta de diversos reportes establecidos como instrumentos de control de los Lineamientos. La administración de la información de los usuarios del SICCA para garantizar el acceso seguro y controlado del mismo. La configuración de información general de la dependencia, necesaria para la emisión de reportes. El registro y consulta en bitácora de las transacciones realizadas en el SICCA. Ayuda en línea. 14

15 Módulos del SICCA Módulo Descripción general Este módulo permite realizar la configuración específica por dependencia, Configuración de dependencias permitiéndole al usuario correspondiente, administrar la información referente a las Unidades Administrativas, los archivos, el logotipo y los datos del titular de la dependencia. Este módulo permite definir la estructura de clasificación y a su vez capturar los datos Administración del CGC que conforman al CGC. También permite elaborar reportes relativos a la información del Cuadro General de Clasificación, el Catálogo de Disposición Documental, la Guía Simple de Archivos y el Inventario por Serie Documental. Administración de expedientes Este módulo permite gestionar es el control (alta, modificación y eliminación) de la información (registros) de los expedientes de la Unidad Administrativa, así como generar las portadas y cejas de los mismos y reporte del Inventario general. Este módulo permite la gestión de información del SICCA al importar y exportar la Administración del SICCA información del Cuadro General de Clasificación de los archivos de trámite, concentración e histórico y de los expedientes, crear y modificar cuentas de usuario para controlar el acceso al SICCA, cancelar la sesión de un usuario en particular y permite tener una bitácora general de los diferentes movimientos de los usuarios en el SICCA. 15

16 U S U A R I O S Definición de usuario Se entiende como tal a toda persona validada para realizar funciones internas dentro del SICCA, orientadas a la clasificación, organización y conservación de los archivos. Se reconoce con tal carácter a los siguientes usuarios: Administrador por Dependencia, Coordinador de archivos, Responsable del Archivo de trámite, Operador del archivo de trámite, Responsable del archivo de concentración, Operador del archivo de concentración, Responsable del archivo histórico y Operador del archivo histórico. Acciones generales de los usuarios A continuación se enlista, en forma enunciativa más no limitativa, las funciones que el SICCA permite realizar a los usuarios, algunas de dichas funciones son restringidas dependiendo del perfil. Dar de alta usuarios; Dar de baja usuarios; Dar de alta archivos de trámite, de concentración e históricos; Actualizar la información de archivos de trámite, de concentración e históricos; Registrar información del fondo; Modificar información del fondo; Registrar información del subfondo; Modificar información del subfondo; Registrar información de la sección; Modificar información de la sección: Registrar información de la subsección; Modificar información de la subsección; Registrar información de la serie; Actualizar información de la serie; Generación de los instrumentos de consulta y control; Consulta de información correspondiente a su dependencia; Administración del catálogo topográfico; Monitoreo de bitácoras del SICCA; Importación de información; Exportación de información; Liberación de instrumentos de control; Incorporación de series; Desincorporación de series; Administración de logotipos. En las siguientes páginas se define el perfil, las funciones que cada perfil tiene permitido en el SICCA así como las lecciones con las cuáles se relaciona en el Tutorial en línea que esta a su disposición en la Sección de Ayuda dentro del mismo SICCA. 16

17 Administrador por Dependencia Personal responsable de la administración de la información de la dependencia o entidad que le corresponde. Funciones Configurar la estructura de clasificación. Generar la bitácora de movimientos. Administrar los usuarios. Configurar dependencia. Administrar sesiones. Lecciones del tutorial para este perfil Lección 1 - Acceso al SICCA Lección 2 - Configuración de dependencia Lección 3 - Administración de la Estructura de Clasificación Lección 4 - Administración de Usuarios Lección 5 - Controles de Seguridad 17

18 Coordinador de Archivos Personal responsable de la administración general de la información de todos los archivos de una dependencia o entidad. Funciones Administrar la información de clasificación de Fondos y Secciones. Elaborar reportes de consulta y control. Administrar la información general de los archivos. Generar reportes de expedientes. Exportar e importar la información. Liberar el Cuadro General de Clasificación. Desincorporar e incorporar series. Lecciones del tutorial para este perfil Lección 1 - Acceso al SICCA Lección 2 - Administración de Fondo y Sección Lección 3 - Configuración de Archivos Lección 4 - Consulta de instrumentos archivísticos Lección 5 - Liberación del CGC Lección 6 - Recuperación de información 18

19 Responsable de AT Operador de AT Personal responsable del Archivo de Trámite de las Unidades Administrativas de una dependencia o entidad. Funciones Administrar la información de las series. Generar reportes de consulta y control. Administrar e integrar los expedientes. Configurar la Clave Topográfica. Consultar la bitácora de movimientos. Administrar la información general de los Archivos de Trámite. Generar reportes de expedientes. Exportar e importar la información. Administrar usuarios. Lecciones del tutorial para este perfil Lección 1 - Acceso al SICCA Lección 2 - Registro de Operador Lección 3 - Configuración de Archivos Lección 4 - Consulta de instrumentos archivísticos Lección 5 - Administración de las Series Lección 6 - Actualización de información Lección 7 - Controles de Seguridad Lección 8 - Recuperación de información Personal de apoyo al Responsable del Archivo de Trámite de la Unidad Administrativa para una dependencia o entidad. Funciones Administrar la información de las Series. Generar reportes de consulta y control. Administrar e integrar los expedientes. Generar reportes de expedientes. Exportar e importar la información. Lecciones del tutorial para este perfil Lección 1 - Acceso al SICCA Lección 2 - Administración de las Series Lección 3 - Consulta de instrumentos archivísticos Lección 4 - Recuperación de información 19

20 Responsable de AC Operador de AC Personal responsable del Archivo de Concentración para una dependencia o entidad. Funciones Administrar la información de las Series. Generar reportes de consulta y control. Administrar la información general del Archivo Histórico. Exportar e importar la información. Lecciones del tutorial para este perfil Lección 1 - Acceso al SICCA Lección 2 - Registro de Operador Lección 3 - Configuración de Archivos Lección 4 - Consulta de instrumentos archivísticos Lección 5 - Administración de Series Lección 6 - Actualización de información Lección 7 - Control de Seguridad Personal de apoyo al responsable del Archivo de Concentración para una dependencia o entidad. Funciones Administrar la información de las Series. Generar reportes de consulta y control. Lecciones del tutorial para este perfil Lección 1 - Acceso al SICCA Lección 2 - Administración de las Series Lección 3 - Consulta de instrumentos archivísticos 20

21 Responsable de AH Personal responsable del Archivo Histórico de una dependencia o entidad. Funciones Administrar la información de las Series. Generar reportes de consulta y control. Administrar la información general del Archivo Histórico. Exportar e importar la información. Lecciones del tutorial para este perfil Lección 1 - Acceso al SICCA Lección 2 - Registro de Operador Lección 3 - Configuración de Archivos Lección 4 - Consulta de instrumentos archivísticos Lección 5 - Administración de Series Lección 6 - Actualización de información Lección 7 - Control de Seguridad Operador de AH Personal de apoyo al responsable del Archivo Histórico para una dependencia o entidad. Funciones Administrar la información de las Series. Generar reportes de consulta y control. Lecciones del tutorial para este perfil Lección 1 - Acceso al SICCA Lección 2 - Administración de las Series Lección 3 - Consulta de instrumentos archivísticos 21

22 F U N C I O N E S D E L S I C C A I Descripción general de las pantallas Por medio del navegador puede acceder a las pantallas del SICCA, las cuales presentan la siguiente interfaz general: Menú Principal: En esta área se presenta una lista desplegable con las opciones del menú principal, el cual brinda acceso al usuario a todos los módulos que componen el SICCA. Cada menú desplegable representa un módulo del SICCA. Menú del Módulo: En esta área se presentan las listas desplegables con las opciones del menú general del Módulo, el cual brinda acceso al usuario a todos los submódulos y acciones que lo componen. Área de información: El Área de Captura se ubica en la parte central de la pantalla, esta área cuenta con distintos controles a los cuales podremos acceder o navegar entre ellos por medio de la tecla [TAB], o por medio del puntero del Mouse, algunos controles serán para introducir datos o sólo para seleccionar, esto será de acuerdo al tipo de control que aparece en pantalla, cada uno de ellos se describe a continuación. 22

23 Tipos de Pantallas Para una mejor comprensión de la funcionalidad del SICCA, a continuación se explican los tipos más comunes de pantalla que se utiliza el SICCA: PPaannt ttaal lll llaa ddee CCr ri iit tteer ri iiooss... Tiene como objetivo permitir al usuario introducir los criterios o argumentos necesarios para realizar alguna acción, como lo puede ser una búsqueda, una consulta o la emisión de reportes entre otros. Si alguno de los criterios falta o no es coincidente el SICCA envía un mensaje de error. Es común encontrar esta pantalla al inicio de la mayoría de las operaciones del SICCA. PPaannt ttaal lll llaa ddee CCaappt ttuur raa. Tiene como objetivo permitir al usuario el registro de información en la base de datos del SICCA, la cual asegurar la correcta y completa introducción de la información. PPaannt ttaal lll llaa ddee CCoonnf ffi iirmaacci iióónn. Tiene por objetivo mostrar al usuario la información relacionada a la última operación que realizó a manera de confirmación, se caracteriza por ser una pantalla de sólo lectura y mostrarse en dos colores. Es común encontrar esta pantalla después de las pantallas de captura. 23

24 PPaannt ttaal lll llaa ddee RReessuul llt ttaaddooss ddee BBúússqquueeddaa. Tiene por objetivo mostrar la información que resulta de una búsqueda con varios registros coincidentes a los criterios de búsqueda, se muestra como una lista que permite ver el detalle de cada registro. Es común encontrar esta pantalla como respuesta a acciones de búsqueda, consulta o recuperación de datos. PPaannt ttaal lll llaa ddee Mooddi iif ffi iiccaacci iióónn. Tiene por objetivo permitir la actualización de uno o más registros, se muestra igual que una pantalla de captura, la diferencia radica en que algunos de los datos que presenta a pesar de encontrarse en cajas de texto no permiten la actualización debido a que por definición del negocio, no pueden ser modificados. 24

25 Controles Dentro de las pantallas que componen este módulo, principalmente en el área de información, existen diversos objetos o controles que permiten la captura y consulta de la información, contando con las características que a continuación se mencionan: CONTROL DESCRIPCIÓN Cuadros de edición: Son objetos de captura que permiten al usuario registrar la información en él solicitada. Cuadro de selección única: En este tipo de control u objeto de captura, se presentan un conjunto de opciones posibles de las cuales el usuario sólo podrá elegir una. Cuadro de confirmación: Este control permite sólo dos opciones posibles: seleccionar para afirmar y no seleccionar para rechazar. Listas desplegables: Este control u objeto de captura muestra una serie de valores (únicos) que puede tomar un campo específico. Comúnmente estos valores han sido previamente definidos y/o capturados; en caso de tratarse de algún catálogo, estos se pueden agregar, modificar o eliminar, utilizando el módulo correspondiente en la sección de Mantenimiento de Catálogos. Permite seleccionar la fecha de un calendario. 25

26 Menú principal En la parte superior al centro se encuentra el menú que conduce a los módulos y submódulos que integran el SICCA para la administración del contenido del SICCA, estos módulos son: CCoonnf ffi iigguur raacci iióónn ddee ddeeppeennddeenncci iiaass. Este módulo permite al usuario configurar todo lo referente a las dependencias. Las opciones del menú se mostrarán dependiendo del perfil de ingreso UUnni iiddaaddeess AAddmi iinni iisst ttr raat tti iivvaass... El SICCA permite al Administrador por dependencia administrar las unidades Administrativas correspondientes. AAr rcchhi iivvooss... A esta opción tendrán acceso sólo los Responsables y operadores de los archivos (trámite, concentración e histórico). IInnccoor I rpp oor raacci iióónn ddeel ll llooggoot l tti iippoo ddee llaa l ddeeppeennddeenncci iiaa... A esta opción tendrán acceso sólo el Administrador por dependencia. DDaat ttooss ddeel ll tti tiit ttuul llaar r ddee llaa l ddeeppeennddeenncci iiaa... El usuario puede ingresar los datos del titular, así como modificar los almacenados en el SICCA. 26

27 AAddm iinni i iisst ttr raacci iióónn ddeel ll CCGGCC... Permite al usuario administrar todo lo referente el CGC: Configuración de la estructura de clasificación. A esta opción tendrán acceso sólo el Administrador por dependencia. CCoonnf ffi iigguur raacci iióónn... Permite definir la estructura del CGC. CCoonnssuul llt ttaa yy Mooddi iif ffi iiccaacci iióónn... Permite modificar las características existentes del CGC. CCuuaaddr roo ggeenneer raal ll ddee ccl llaassi iif ffi iiccaacci iióónn... A esta opción tendrán acceso el Coordinador de Archivos Responsable y Operadores de los archivos. RReeppoor rt tteess ddee ccoonnssuul llt ttaa yy ccoonnt ttr rool ll... A esta opción tendrán acceso el Coordinador de archivos, Administrador del IFAI y los Responsables y Operadores de los archivos (trámite, concentración, histórico). AAddm iinni i iisst ttr raacci iióónn ddee eexxppeeddi iieenn tteess. t.. Este módulo permite al usuario administrar los expedientes de la dependencia en particular. Las opciones de éste módulo se muestran sólo al Responsable de Archivo de Trámite y al operador del mismo: 27

28 AAddm iinni i iisst ttr raacci iióónn ddeel ll SSI IICCCCAA... Este módulo permite al usuario configurar todo lo referente a las dependencias. Las opciones del menú se mostrarán dependiendo del perfil de ingreso: IImppoor I rt ttaacc iióónn i yy eexxppoor rt ttaacci iióónn... A esta opción tendrán acceso los Responsables y Operadores de archivos (Trámite, Concentración e Histórico), el Coordinador de Archivos de la dependencia y el Administrador del IFAI. AAddm iinni i iisst ttr raacci iióónn ddee uussuuaar ri iioo ss... A esta opción tendrán acceso el Administrador por dependencia, el Administrador del IFAI, y el Responsable del Archivo de Trámite. BBi iit ttááccoor raa ddee moovvi iimi iieennt ttooss... A esta opción tendrán acceso el Administrador IFAI, el Administrador por dependencia, el Responsable del Archivo de Trámite. CCoonnt ttr rool ll ddee aacccceessooss... El Administrador IFAI y el Administrador por dependencia son el personal autorizado para terminar la sesión de un usuario. 28

29 F l u j o d e C a p t u r a y O p e r a c i ó n d e l S I C C A El diagrama de flujo de captura muestra el orden que se ha de seguir para la captura o llenado de las pantallas del SICCA, de igual manera, señala las relaciones que existen entre ellas. 29

30 Inicio de Sesión Una vez que el usuario tiene activada su cuenta de acceso al SICCA puede iniciar el proceso de Autenticación, en el cual una vez ingresando al SICCA el usuario podrá visualizar sólo las opciones que le corresponden a su perfil. Para ingresar, será necesario que el usuario ingrese: Usuario. El SICCA permite seleccionar un archivo de la máquina local, el Certificado digital del usuario es asignado previamente por la Secretaría de Función Pública a través de la página Recuerde que este certificado puede estar guardado en su computadora o en algún otro tipo de soporte electrónico. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Si usted aún no tiene este certificado, acceda a la siguiente página: ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ En caso de haberlo extraviado, puede recuperarlo en: ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Contraseña. Password del usuario. Presione el botón [Ingresar] para acceder al Menú principal correspondiente. Si el usuario olvidó su contraseña tiene la posibilidad de recuperarla al seleccionar [Recuperar contraseña] con lo que el SICCA le presenta la pantalla correspondiente para que se envíe a la cuenta de correo del usuario su contraseña. 30

31 Cuando el usuario desea cambiar su contraseña es preciso que indique [Nueva contraseña] con lo que el SICCA le solicitará: Al autenticarse tanto el nombre del usuario como la contraseña, el SICCA presentará la siguiente pantalla. En caso contrario el SICCA negará su acceso: 31

32 Configuración de dependencias El módulo de Configuración de dependencias tiene por objeto realizar la configuración específica por dependencia permitiéndole al usuario definir la configuración de la estructura de clasificación, administrar lo referente a los archivos, al Cuadro General de Clasificación, elaborar reportes relativos a la información del Cuadro General de Clasificación, el Catálogo de Disposición Documental, la Guía Simple de Archivos y el Inventario por Serie Documental y actualizar su logotipo. Diagrama de Contexto del Módulo de Configuración de Dependencias El siguiente diagrama permite identificar los módulos del SICCA que tienen una relación directa con el módulo de Configuración de dependencias: Configuración de dependencias Administración del Sistema Mapa del Módulo El mapa del módulo permite identificar las subopciones que lo conforman. Configuración de dependencias Archivos Configuración de la estructura de Cuadro general de clasificación Reportes de consulta y control Logotipo clasificación Fondos y Secciones Series Liberación del CGC Incorporación y desincorporación de Series 32

33 Flujo de Captura y Operación El diagrama de flujo muestra el orden que ha de seguir el(os) usuario(s) para la captura o llenado de las pantallas del módulo, de igual manera, señala las relaciones que existen entre ellas. Configuración de la estructura de clasificación Cuadro general de clasificación Archivos Logotipo Reportes de consulta y control Liberación del CGC Funcionamiento General del Módulo UUnni iiddaadd AAddmi iinni iisst ttr raat tti iivvaa El Administrador por dependencia hace el alta de su unidad administrativa de la siguiente manera: En el caso de que no se haya registrado bien la unidad administrativa el SICCA muestra: Una vez que se realizó correctamente el registro: AAr rcchhi iivvoo En esta opción el(os) usuario(s) correspondiente(s) puede(n) Agregar o Modificar algún tipo de archivo de la dependencia. Esto es considerando que el acceso a los archivos es sólo dependiendo del perfil del usuario, por ejemplo: para los Archivos de Concentración sólo el perfil de Responsable y el Operador de Archivo de Concentración tiene derechos sobre el mismo. 33

34 Al ingresar a esta opción el SICCA muestra lo siguiente: El usuario tiene la posibilidad de Agregar un nuevo archivo al dar clic en el botón [Nuevo Archivo]. El SICCA muestra en pantalla lo siguiente: Para modificar la información de un archivo en específico, es preciso que el usuario de clic en el botón [Modificar], mismo que le permitirá realizar cambios en los datos capturados previamente. Incorporación del Logotipo de la Dependencia El Administrador por dependencia es el usuario que tiene acceso a esta subopción, en la cual el SICCA muestra lo siguiente: Logotipo. El SICCA permite importar [Examinar] el archivo almacenado de forma local con la imagen del logotipo a actualizar. Una vez seleccionado el archivo, el usuario debe seleccionar [Enviar Archivo], para así iniciar con la importación del CGC 34

35 DDaat ttooss ddeel ll TTi iit ttuul llaar r ddee llaa l ddeeppeennddeenncci iiaa El usuario realiza la actualización de los datos del titular por dependencia. Si el usuario así lo decide, el SICCA permite [Modificar] los datos del titular de la El usuario puede [Aceptar] las modificaciones para que el SICCA registre la nueva información en el mismo y puede [Limpiar] la anterior información, permitiendo al usuario volver a ingresarla. 35

36 Configuración de la Estructura del CGC El Administrador por dependencia tiene la facultad de definir o generar la estructura del Cuadro General de Clasificación de cada dependencia o entidad. Esta acción se muestra sólo en caso de que no existan registros de configuración en el SICCA: Al dar clic en [Aceptar], el SICCA almacena la Configuración de la estructura de clasificación en la cual ya puede registrar información. En caso de equivocación al ingresar la información a los campos, el SICCA permite volver a ingresar la información con la ayuda del botón [Limpiar]. Con esto, el SICCA borra el contenido de los campos ya ingresados, permitiéndole volver a ingresarlos ya que no se almacenan en el SICCA hasta seleccionar [Aceptar]. Una vez que se realizó la Configuración de la Estructura de Clasificación el SICCA muestra la siguiente pantalla: 36

37 CCoonnssuul llt ttaa yy Mooddi iif ffi iiccaacci iióónn El usuario puede guardar los cambios realizados en la Configuración del Cuadro General de Clasificación con lo que el SICCA muestra la siguiente pantalla: El usuario puede guardar sus cambios con la opción Modificar o Limpiar para volver a ingresar los datos al CGC. Datos del Cuadro General de Clasificación En este submenú el Coordinador de Archivos o los Responsables u Operadores de los mismos son los que tienen acceso y pueden realizar: FFoonnddooss yy sseecccci iioonneess El Coordinador de Archivos de la dependencia en esta opción, puede agregar y/o modificar la información relativa al Fondo, Subfondo, Secciones y Subsecciones de la dependencia a la que pertenece. El usuario tiene la posibilidad de [Alta de ] un nuevo registro con lo que el SICCA le presenta: AAl llt ttaa ddee FFoonnddoo El usuario puede [Aceptar] el registro que ingreso del Fondo, [Limpiar] con lo que el SICCA le permite volver a ingresar la información sin haberla registrado y [Cancelar] para rechazar el registro de la nueva información. 37

38 AAl llt ttaa ddee SSuubbf ffoonnddoo. En caso que la dependencia así lo haya definido en la configuración del CGC, el usuario podrá agregar un subfondo: El usuario puede [Aceptar] el registro que ingreso del Subfondo, [Limpiar] con lo que el SICCA le permite volver a ingresar la información sin haberla registrado y [Cancelar] para rechazar el registro de la nueva información. SSeecccci iióónn yy ssuubbsseecccci iióónn El usuario puede [Aceptar] el registro que ingreso de la Sección, [Limpiar] con lo que el SICCA le permite volver a ingresar la información sin haberla registrado y [Cancelar] para rechazar el registro de la nueva información. El usuario puede [Aceptar] el registro que ingreso de la Subsección, [Limpiar] con lo que el SICCA le permite volver a ingresar la información sin haberla registrado y [Cancelar] para rechazar el registro de la nueva información. Para [Modificar] información de los Fondos, Subfondos, Secciones y Subsecciones el usuario debe de seleccionar la opción que hacer referencia a dicha acción con lo que el SICCA le muestra: El usuario puede [Aceptar] la modificación que realizó al registro, puede seleccionar la opción [Limpiar] con lo que el SICCA le permite volver a ingresar la información sin haberla registrado y [Cancelar] para rechazar el registro de la nueva información. Para efectos del manual sólo se consideró un ejemplo de modificación, ya que las pantallas para modificar Subfondos, Secciones y Subsecciones tienen el mismo formato. Series En esta subopción los Responsables de los archivos podrán agregar y/o modificar la información relativa a las Series y Subseries documentales del Cuadro General de Clasificación. El SICCA muestra: 38

39 AAl llt ttaa ddee SSeer ri iiee El usuario puede [Aceptar] el registro que ingreso de la Serie, [Limpiar] con lo que el SICCA le permite volver a ingresar la información sin haberla registrado y [Cancelar] para rechazar el registro de la nueva información. AAl llt ttaa ddee SSuubbsseer ri iiee El usuario puede [Aceptar] el registro que ingreso de la Subserie, [Limpiar] con lo que el SICCA le permite volver a ingresar la información sin haberla registrado y [Cancelar] para rechazar el registro de la nueva información. Al modificar un registro de la configuración del Cuadro General de Clasificación, el SICCA guarda los cambios los cuales quedan vigentes para los usuarios. El usuario también tiene la posibilidad de [Agregar] un nuevo registro Liberación del Cuadro General de Clasificación El Coordinador de Archivos es el encargado de liberar el CGC, con lo que el SICCA registra que el mismo está validado y así sólo podrán agregarse nuevos elementos. Reportes de consulta y control El Administrador IFAI, Coordinador de Archivos, Responsables y Operadores de los archivos (Trámite, Concentración, Histórico emiten los reportes relativos a la información del Cuadro General de Clasificación, el Catálogo de Disposición Documental, la Guía Simple de Archivos y el Inventario por Serie Documental seleccionando desde el menú principal el reporte a generar. CCuuaaddr roo GGeenneer raal ll ddee CCl llaassi iif ffi iiccaacci iióónn AAr rcchhi iivví íísst tti iiccaa El SICCA presenta toda la información del Cuadro General de Clasificación de una dependencia o entidad en particular. CCaat ttáál llooggoo ddee DDi iissppoossi iicci iióónn DDooccuumeennt ttaal ll Se presenta la información de las series documentales (correspondientes a los archivos de trámite) de un fondo en particular. GGuuí ííaa SSi iimppl llee ddee AAr rcchhi iivvooss Permite al usuario hacer el reporte de la información general de los archivos de trámite, concentración e histórico y las series documentales correspondientes. Este reporte es de acceso público, y para visualizarlo, es necesario ingresar los criterios correspondientes: Cuando ingresa un usuario con perfil de administrador en los criterios de búsqueda, es preciso indicar además de la dependencia y tipo de archivo, la Unidad Administrativa correspondiente: IInnvveennt I ttaar ri iioo GGeenneer raal ll ppoor r SSeer ri iieess DDooccuumeennt ttaal lleess Este reporte presenta la información general por serie documental correspondiente de aquéllas que fueron creadas con anterioridad al 12 de junio de

40 Administración de expedientes El objetivo de este módulo es el control (alta, modificación y eliminación) de la información (registros) de los expedientes de la Unidad Administrativa, así como generar las portadas y cejas de los mismos y el reporte del Inventario general. El usuario facultado para realizar esta actividad es el Responsable del Archivo de Trámite y el Operador de Archivo de Trámite. 40

41 Administración del SICCA Este módulo permite la gestión de información del SICCA al importar y exportar la información del Cuadro General de Clasificación de los archivos de trámite, concentración e histórico y de los expedientes, así como crear y modificar cuentas de usuario para controlar el acceso al SICCA, cancelar la sesión de un usuario en particular y permite tener una bitácora general de los diferentes movimientos de los usuarios en el SICCA. DDi iiaaggr raamaa ddee ccoonnt ttee xxt ttoo ddeel ll Móódduul lloo ddee AAddmi iinni iisst ttr raacci iióónn ddeel ll SSI IICCCCAA El siguiente diagrama permite identificar los módulos del SICCA que tienen una relación directa con el módulo de Administración del SICCA: Administración del Sistema Configuración de dependencias Mapa del Módulo El mapa del módulo permite identificar las subopciones que lo conforman. Administración del Sistema Importación y Exportación Administración de usuarios Bitácora de movimientos Control de accesos Importación CGC Exportar CGC Usuarios Flujo de captura y operación El flujo de captura y operación de este módulo, no puede definirse como tal, ya que por ser un módulo de administración, el usuario puede acceder a él en cualquier momento y así realizar las actividades propias de administración del SICCA. No obstante es importante resaltar que en primera instancia se generan las cuentas de usuario por dependencia. Funcionamiento general del módulo Las subopciones de este submenú son las siguientes: IImppoor I rt ttaacc iióónn i yy eexxppoor rt ttaacci iióónn Los usuarios que tiene acceso a esta subopción son el Administrador IFAI, el Coordinador de Archivos y los Responsables y Operadores de los Archivos (Trámite, Concentración e Histórico). 41

42 El objetivo principal de este submenú es permitir la importación y exportación de la información del Cuadro General de Clasificación de los archivos de trámite, concentración e histórico, así como de los expedientes. PPl llaannt tti iil lll llaa ddee IImppoor I rt ttaacc iióónn i ddeel ll CCuuaaddr roo GGeenneer raal ll ddee CCl llaassi iif ffi iiccaacci iióónn CCaamppooss ddeel ll aar rcchhi iivvoo Cada Dependencia o Entidad de la Administración Pública Federal (APF) generará uno o más archivos para importación de información, cuyo contenido y características físicas se describen a continuación: Código Formato Contenido Longitud Extensión ASCII Texto plano Registros de niveles de clasificación archivística del CGC a importar Variable txt La información contenida en estos archivos, una vez validados y depurados, formarán parte de la Base de Datos del Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Consulta y Control Archivístico (SICCA). CCoonnt tteenn iiddoo i ddeel ll aar rcchhi iivvoo Cada archivo contendrá los registros con los datos a registrar, organizados por campos separados por un carácter circunflejo (^, código ASCII 94). El orden de los campos se determina conforma la siguiente plantilla: # CAMPO DESCRIPCIÓN TIPO DE DATO LONGITUD MÁXIMA NULO 1 depclave Clave de la dependencia numérico 5 N 2 uniclave Clave de la Unidad Administrativa de numérico 4 N la Sección 3 fonclave Clave del Fondo alfanumérico 12 N 4 fonnombre Nombre del fondo alfabético 200 S 5 sfoclave Clave del subfondo alfanumérico 12 S 6 sfonombre Nombre del subfondo alfabético 200 S 7 secclave Clave de la sección alfanumérico 6 S 8 secnombre Nombre de la sección alfabético 200 S 9 ssecclave Clave de la subsección alfanumérico 6 S 10 ssecnombre Nombre de la subsección alfabético 200 S 11 serclave Clave de la serie alfanumérico 6 S 12 sernombre Nombre de la serie alfabético 200 S 13 serdesc Breve descripción de la serie alfabético 250 S 14 servalordoc Valor documental de la serie: 1- Administrativo 2- Legal 3- Contable 4- Administrativo y legal 5- Administrativo y contable numérico 1 S 42

43 6- Legal y contable 7- Administrativo, Legal y Contable serclas Indica el tipo de clasificación de la numérico 1 S información: 15 NULL- Pública 1- Reservada 2- Confidencial 3- Reservada y confidencial 16 serguardatram Tiempo definido en años que la serie numérico 2 S permanece en el archivo de trámite serguardaconc Tiempo definido en años que la serie numérico 2 S 17 permanece en el archivo de concentración servalorhist Indica si la información tiene valor numérico 1 S 18 histórico: NULL - Sin valor histórico 1- Con valor histórico serclasant Indica la referencia a la clave anterior alfabético 36 S 19 de la serie en caso de que ésta haya sido desincorporada y reincorporada serant Indica si la serie existe desde antes numérico 1 S del 12 de junio del NULL. Indica que la serie fue creada después del 12 de junio del Indica que la serie fue creada antes del 12 de junio del serubic Indica el qué archivo se encuentra la numérico 1 S serie: 1- Trámite 2- Concentración Histórico 4- Trámite y concentración 5- Trámite e histórico 6- Concentración e histórico 7- Trámite, concentración e Histórico 22 sserclave Clave de la subserie alfanumérico 6 S 23 ssernombre Nombre de la subserie alfabético 200 S En caso de que algún campo no contenga información, deberá respetarse su posición capturando de inmediato el siguiente separador de campos, dejando libre el espacio correspondiente (no colocar ningún carácter) como sigue: 23^Serie Documental de la DGIS^^1^3^... Clave de serie, nombre de serie, descripción de serie (Dato ausente), Valor Documental, Valor Histórico,... 43