Gestión de Inventario

Transcripción

1 UNIVERSITAS XXI ECONÓMICO Versión 7 Crdinación aplicacines infrmáticas área de gestión ecnómica 14/11/ GESTIÓN DE INVENTARIO recge ls prcess básics para la gestión, el cntrl y el mantenimient de ls activs fijs n financiers de la Universidad.

2 CONTENIDO BASES DE FUNCIONAMIENTO DEL MÓDULO... 3 CONCEPTOS DE GASTO INVENTARIABLES... 5 PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE INVENTARIO... 7 VOCABULARIO BÁSICO DEL MÓDULO DE INVENTARIO... 9 ESQUEMA GENERAL DE INTRODUCCIÓN DE ALTAS INTRODUCCIÓN DE BIENES DIFERENTES ENTRE SÍ, QUE NO SE COMPLEMENTAN, Y QUE SE VAN A PAGAR EN LA MISMA FACTURA ALTA DE BIENES QUE FORMAN GRUPO MEJORAS DE BIENES YA INVENTARIADOS ELIMINACIÓN COMPLETA DE UN BIEN DADO DE ALTA POR ERROR TRASLADOS DE UN BIEN O DE UN GRUPO EN SU TOTALIDAD DENTRO DE LA MISMA UP. 20 TRASLADOS DE ALGUNOS DE LOS ELEMENTOS DE UN GRUPO DENTRO DE LA MISMA UP 21 TRASLADO DE TODOS LOS BIENES DE UNA UBICACIÓN A OTRA DE LA MISMA UP TRASLADOS POR CESIÓN TEMPORAL A OTRA UP DE LA UNIVERSIDAD BAJAS Y REINCORPORACIONES CONSULTAS E INFORMES EN EL MÓDULO DE INVENTARIO Página 2

3 BASES DE FUNCIONAMIENTO DEL MÓDULO 1. Las altas de bienes deben ser intrducidas a través de sus crrespndientes justificantes de gast. Pr tant, ls usuaris encargads de ell sn las unidades de planificación siempre que paguen directamente las facturas, en las cmpras centralizadas, la Unidad Técnica de Cnstruccines el Servici de Infrmática y Cmunicacines. 2. La Sección de Patrimni asigna un rang de númers de etiquetas a cada usuari y las envía a cada UP. De esta frma, cuand se intrduzca un alta, uxxi ecnómic devlverá un mensaje indicand el númer de etiqueta asignad para que sea pegada físicamente en el bien. Cuand el alta sea tramitada pr UTC SICUZ serán estas unidades las que btendrán la etiqueta y la enviarán a la UP. 3. La gestión de campus, edificis y plantas es respnsabilidad de la Sección de Patrimni. Ls lcales se gestinarán descentralizadamente pr ls centrs universitaris. 4. Cada lcal de la Universidad tiene asignada una varias UPs. Así, ls usuaris sól pdrán inventariar bienes que vayan a quedar ubicads en lcales que les crrespndan. Si se detectan errres en esta asignación, se debe hacer alguna aclaración, habrá que avisar a la Sección de Patrimni y cntratación para que mdifique ls dats. 5. El imprte mínim para que un bien sea inventariable es de 150. El preci de adquisición incluirá tds ls gasts que figuren en la factura: transprte, impuests, segurs, instalacines, mntajes, etc. 6. Quedan excluids de la anterir nrma y se darán de alta siempre independientemente de su imprte ls siguientes bienes: a) Mbiliari: mesas, sillas, armaris n emptrads, taquillas, archivadres y cajneras registradas independientemente. a) Equips infrmátics: CPU, mnitres, impresras, escáner, grabadra externa, disc dur extern y trs periférics. b) Equips audivisuales: Televisres, vídes, pryectres, retrpryectres, cámaras ftgráficas, etc. c) Electrdméstics: frigrífics, lavadras, etc. d) Equips de ficina: fax, máquinas de escribir, encuadernadras, etc. e) Las adquisicines de varias unidades de un mism bien n fungible que individualmente n alcance el imprte mínim inventariable, se realizará un alta de "grup" cn un únic númer de etiqueta lógica, es decir que n existirá físicamente (sillas, bancs, pupitres, caballetes, etc.) f) Las adquisicines de bienes n fungibles que tmads individualmente n alcancen el imprte mínim inventariable per que, en su cnjunt, supngan una inversión significativa y vayan a clcarse junts (mesa + cajnera + ala, varis móduls de armari, etc.) se intrducirán cm un únic element, n cm grup. Página 3

4 7. Se cnsideran inventariables las aplicacines infrmáticas cuy valr sea superir a N serán bjet de inventari: a) El material de repuests y reparacines b) Las instalacines fijas: Ej.: armaris emptrads, sistema fij de aire acndicinad (se reflejarán, en su cas, en el inventari de bienes inmuebles) c) El material liger de ficinas (grapadras, taladradras, etc) d) El material liger de vidri de ls labratris (matrices, pipetas, etc.). e) Ls pequeñs instruments de us médic quirúrgic persnal (pr ejempl bisturí), herramientas de us individual (destrnilladres, alicates, martill, etc.) y pequeñs aparats (mechers, sprtes, etc.). f) Las crtinas, persianas y similares except las de valr manifiestamente singular y que se cnsideren inventariables de acuerd cn el criteri ecnómic. g) Las lámparas fijas de tech y pared except las de valr singular (arañas, madera, etc.) Página 4

5 CONCEPTOS DE GASTO INVENTARIABLES CONCEPTOS GENERALES DENOMINACIÓN Repsición de mbiliari y enseres Repsición de mbiliari y enseres. General Repsición de mbiliari y enseres. Dcencia Repsición de mbiliari y enseres. Tercer Cicl Repsición de equipamient infrmátic Repsición material infrmátic general Repsición de equipamient infrmátic. Dcencia Repsición de equipamient infrmátic. Tercer Cicl Aplicacines infrmáticas Aplicacines infrmáticas. General Aplicacines infrmáticas. Dcencia Aplicacines infrmáticas. Tercer Cicl Repsición de maquinaria y utillaje Repsición de maquinaria, instalacines y utillaje. General Repsición de maquinaria, instalacines y utillaje. Dcencia Repsición de maquinaria, instalacines y utillaje. Tercer Cicl Repsición de mbiliari y enseres Repsición de mbiliari y enseres. General CONCEPTOS QUE SE PUEDEN UTILIZAR SÓLO SI SE TIENE CRÉDITO EN ELLOS Mbiliari Mbiliari y enseres en centrs Equipamient F. Ciencias Equipamient Huesca Teruel. FEDER, Objetiv 5B Equipamient instrumen. FEDER 97 99, Objetiv Ahrr energétic Plan de equipamient dcente Equipamient Edifici A del Actur Equipamient Bimedicina y Bimateriales Equipamient infraestructura E.U. Plitécnica de Teruel Equipamient planta pilt. Ciencia y tecnlgía aliments Equipamient edifici B Actur Equipamient E.U. Plitécnica de Huesca Equipamient Hspital Clínic Universitari Mbiliari E.U. Estudis Empresariales Equipamient plan de equipamient dcente Equipamient RAM Equipamient plan de inversines Equipamient FEDER Equipamient actuacines especiales Otrs equipamients Equips infrmátics Equips infrmátics. Biblitecas Equips infrmátics. Sistema Gestión Bibliteca Equipamient infrmátic y de cmunicacines centralizad Infraestructura cmunicacines y telefnía. Pryect RACI Pryect RACI Página 5

6 Pryect tarjeta inteligente Aplicacines infrmáticas Equipamient infrmátic plan de equipamient dcente Equipamient infrmátic RAM Equipamient infrmátic plan de inversines Equipamient infrmátic FEDER Equipamient infrmátic actuacines especiales Otrs equipamients infrmátics Equipamient de labratri. SUBCONCEPTOS EN QUE SE DEBE DESGLOSAR EL (gasts en investigación) si se tiene crédit en él Utillaje investigación Mbiliari investigación Equips infrmátics investigación Maquinaria investigación Aplicacines infrmáticas investigación Utillaje investigación Mbiliari investigación Equips infrmátics investigación Maquinaria investigación Aplicacines infrmáticas investigación Página 6

7 PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE INVENTARIO ALTAS 1. Pag descentralizad de bienes inventariables UP Registr del justificante de gast: dats inventari: btiene etiqueta Impresión ficha de alta Enví de las fichas cn ftcpia de las facturas crrespndientes junt cn el ADO mensual de gasts a Sección de Cntabilidad Cmprueba que tds ls bienes inventariables tengan ficha de alta. Si n, las reclama y retiene el anticip slicitad. Pasa las fichas a Sección de Patrimni Cmprueba ls dats y valida (el bien ya n se puede brrar) 2. Pag centralizad a través de UTC y SICUZ (sin expediente) UTC/SICUZ Registr del justificante de gast: dats inventari en ubicación real centralizada: btiene etiqueta y se envía a la UP crrespndiente. Impresión ficha de alta Enví de las fichas cn ftcpia de las facturas cuand se remitan las facturas riginales a Sección de Cntabilidad Cmprueba que tds ls bienes inventariables tengan ficha de alta. Si n, las reclama y retiene el pag de la factura hasta que la ficha sea enviada. Pasa las fichas a Sección de Patrimni Cmprueba ls dats y valida (el bien ya n se puede brrar) Página 7

8 3. Pags centralizads cn expediente de cntratación UP Envía las actas de recepción firmadas e indica el códig de ubicación del bien a Sección de Patrimni Registr del justificante de gast (fecha y númer de factura, NIF prveedr e imprtes): dats de inventari: btiene etiqueta y se envía a la UP crrespndiente El bien queda autvalidad. Las facturas se pasan, de la frma habitual, a la Sección de Cntabilidad para su pag 4. Slicitudes de gasts de servicis centrales sin cuentas de pag en banc (y sin cnexión a Universitas XXI Ecnómic) Servici Rellena el mdel "anterir" de ficha de inventari y manda las facturas a Sección de Patrimni Registr del JG (fecha y númer de factura, NIF prveedr e imprtes): dats inventari: btiene etiqueta y se envía a la UP crrespndiente. El bien queda autvalidad. Las facturas se pasan, de la frma habitual, a la Sección de Cntabilidad para su pag. Página 8

9 VOCABULARIO BÁSICO DEL MÓDULO DE INVENTARIO BAJA DEFINITIVA BAJA TEMPORAL BIEN MUEBLE DEPENDENCIA ECONÓMICA DEPENDENCIA ORGANIZATIVA ELEMENTO PRINCIPAL ETIQUETA FÍSICA ETIQUETA LÓGICA FAMILIA Baja de un bien que n se pdrá reincrprar. Baja de un bien que se pdrá reincrprar al inventari cuand haya acabad el mtiv de la baja tempral. Objet inventariable. Unidad de planificación prpietaria del bien. Es decir, la que paga la factura. Númer rganizativ asignad a la unidad de planificación. Es decir, la que cntrla el bien. Bien cn etiqueta física. Etiqueta adhesiva que se pega al bien para su identificación. Númer del element dentr del inventari per que n existe físicamente. Sirve para identificar subelements grups y también elements cuy valr es inferir a 150. Se diferencian de las etiquetas físicas en que sól tienen 4 dígits, mientras que aquellas tienen 6. Categría que agrupa bienes de un mism tip: Aplicacines infrmáticas. Equips de audi, víde e imagen. Electrdméstics. Máquinas de trabaj. Aparats de precisión. Aparats de medida. Aparats de manipulación. Máquinas de ensay. Aparats varis. Herramientas. Elements de seguridad. Mesas. Sillas. Armaris. Cmplements. Camas. Alfmbras y tapices. Cuadrs y ftgrafías. Lámparas. Carrs. Máquinas de escribir. Ftcpiadras. Calculadras. Otrs equips. Teléfns. Equips de deprte. Otrs. Ordenadres. Impresras. Página 9

10 GRUPO INMUEBLE REINCORPORACIÓN SUBFAMILIA VALIDACIÓN Bienes que se inventarían junts cn un únic númer de etiqueta lógica prque n se pueden inventariar individualmente al n llegar a las 150,25 Sól entran en esta categría las sillas, sillnes, bancs y pupitres, que se inventarían siempre, independientemente de su imprte. Edificis, lcales Vuelta al inventari de un bien que se había dad de baja tempralmente. Clasificación de bienes de un mism tip y que pertenecen a la misma familia (Familia mesas; subfamilias: mesas de despach, de reunines, de cmedr ). Prces de la Sección de Patrimni pr el que un bien ya n se puede eliminar. Si es necesari, siempre se puede mdificar. Página 10

11 ESQUEMA GENERAL DE INTRODUCCIÓN DE ALTAS A través del justificante de gast y, si ya estaba grabad el justificante, a través del módul de Gestión de Inventari PANTALLA CAMPOS A RELLENAR Módul JUSTIFICANTES Intrducción de la factura de la frma habitual. DEL GASTO ns lleva autmáticamente al Módul de INVENTARIO Pestaña Elements : btón (Añadir Element). Pestañas: General: Fecha puesta funcinamient: pr defect, da la del día. Si n es la crrecta, hay que cambiarla y pner la de la factura.. Fecha recepción element: igual que la anterir. Tip etiqueta: Si el imprte es inferir a 150, hay que cambiar y marcar "lógica". En el cas de adquisición de equips infrmátics hmlgads: Asignación de clave de element: Marcar Manual e intrducir la Clave del element. Descripción: Subfamilia: qué tip de bien es (mesa, rdenadr, silla ). Si se pincha en el btón izquierd de ayuda se puede buscar y seleccinar el tip de bien más aprpiad. Pr ejempl, mesa de rdenadr. Ls camps anterires (cuenta, subcuenta y familia) se rellenarán autmáticamente al intrducir la subfamilia. Situación jurídica: en prpiedad cesión (01 ó 02). Descripción del bien: cóm es. (Pr ejempl, mesa de rdenadr cn ruedas). Marca. Mdel. Númer de serie: cuand exista. Ubicación: Dependencia rganizativa: númer asignad a la UP pr la Sección de Patrimni. Dependencia ecnómica: UP del presupuest ecnómic (3 dígits). Lcal: códig de ubicación del lcal cncret. Si n se cnce, pinchand en el btón de ayuda, se btiene la lista de lcales que pertenecen a la UP. (Siempre que se haya intrducid crrectamente la dependencia rganizativa). Página 11

12 Ls camps anterires (campus, edifici y planta) se rellenarán autmáticamente al intrducir el lcal. Valración: Ns dice que el JG está pendiente de guardar y únicamente ns muestra el imprte. Si el Justificante del Gast está detallad pr líneas, tendrems que intrducir el nº de línea que crrespnda al element dad de alta para que aparezca el imprte crrect. Infrmátics: Hay que rellenar bligatriamente ls siguientes dats: Dispsitivs: Marcar el Sistema Operativ que prceda. Prcesadr: Tip: Btón de pción y elegir Velcidad: Btón de pción y elegir Capacidades: Disc dur (tamañ disc almacenamient) Memria RAM (cantidad memria RAM). Observacines: Mac address Mantenimient: Marcar "Garantía" y rellenar ls dats de la empresa y la duración de la garantía. Guardar: icn disquete menú General: Guardar Cntrl +G y Aceptar mensaje. OJO! El sistema ns devuelve al Justificante del Gast mstrand un registr cn ls dats de inventari, except el nº de etiqueta. Para ell: Menú general: Guardar Ctrl+G (el Justificante): Ns dará el nº del justificante y el nº de etiqueta. Será en este mment cuand vuelque autmáticamente ls dats restantes intrducids en el justificante del gast a la pantalla de valración de Inventari (númer de justificante, númer de factura, descripción del justificante, prveedr, fecha de la factura, númer de dcument cntable). Aceptar el mensaje. Impresión de la ficha de alta (desde el módul de Inventari): Menú General: Imprimir: Parte de alta. Hay que graparl a ftcpia de la factura. Cerrar: Menú General: Salir Cntrl+S. Página 12

13 INTRODUCCIÓN DE BIENES DIFERENTES ENTRE SÍ, QUE NO SE COMPLEMENTAN, Y QUE SE VAN A PAGAR EN LA MISMA FACTURA Pr ejempl, en la misma factura aparecen varis rdenadres varis muebles independientes entre sí. CASO: TODOS LOS BIENES TIENEN IMPORTES DIFERENTES. PASOS INTRODUCCIÓN DEL JUSTIFICANTE DE GASTO cn la pción de Detallar pr líneas, para separar ls imprtes de cada bien. CAMPOS A RELLENAR Módul Justificantes de Gast: registrar ls dats de la frma habitual, teniend en cuenta: Pestaña General: pinchar en el btón Detallar pr líneas. Pestaña Ecnómic: Btón Intrducir líneas. Btón Añadir línea. Descripción: bien cuys imprtes se van a desglsar en esa pantalla. Imprtes net e IVA: y cmprbar que el imprte líquid que se btiene es el que crrespnde a ese bien. Btón Aceptar. Repetir el prces de Añadir líneas tantas veces cm bienes aparezcan en la factura. Cuand se hayan intrducid tdas las líneas: btón Vlver. Cmprbar que el ttal de la factura cincide cn la cantidad Líquid a pagar de la pestaña Ecnómic. INTRODUCCIÓN DE LOS DATOS DE INVENTARIO, empezand pr el primer bien de la factura (y que se ha registrad en la línea 1 del justificante). Pestaña "Elements : btón "+" (añadir element) para pasar al módul de Inventari. Hay que seguir ls pass descrits en el apartad Esquema general de intrducción de altas. - Atención! En la pestaña VALORACIÓN: Númer de línea: pner el númer de línea que crrespnde al bien cuys dats se están cmpletand. Pasar al camp siguiente para que se active el imprte crrect. Guardar: icn disquete menú General: Guardar Cntrl +G y Aceptar mensaje. OJO! El sistema ns devuelve al Justificante del Gast (que tdavía está pendiente de guardar) mstrand un registr cn ls dats de inventari, except el nº de etiqueta. Para dar de alta tr bien de la factura (que está en tra línea del justificante) pinchar tra vez en el btón "+" (añadir element). Repetir el prces de Añadir element tantas veces Página 13

14 Gestión de Inventari cm bienes aparezcan en la factura. Una vez añadids tds ls elements, hay que guardar el justificante para que ns asigne ls crrespndientes númers de etiqueta: Menú general Guardar Ctrl+G (el justificante): Ns dará el nº del justificante y el nº de etiqueta. Será en este mment cuand vuelque autmáticamente ls dats restantes intrducids en el justificante del gast a la pantalla de valración de Inventari (númer de justificante, númer de factura, descripción del justificante, prveedr, fecha de la factura, númer de dcument cntable). Aceptar el mensaje. Impresión de la ficha de alta (desde Inventari): Menú General: Imprimir: Parte de alta. Hay que graparl a ftcpia de la factura. (Ls partes de alta sól pueden imprimirse desde el módul de Inventari). CASO: TODOS LOS BIENES TIENEN EL MISMO IMPORTE N cnfundir este prcedimient cn el de dar altas pr grups, explicad en el apartad siguiente. PASOS INTRODUCCIÓN DEL JUSTIFICANTE DE GASTO cn la pción de Detallar pr líneas, sól si va a haber un númer de bienes cn un mism imprte y trs cnjunts de bienes diferentes. CAMPOS A RELLENAR Módul Justificantes de Gast: registrar ls dats de la frma habitual, teniend en cuenta: Pestaña GENERAL: pinchar en el btón Detallar pr líneas, cuand sea necesari. Ver explicación en la casilla de la izquierda. Ejempls: - Una factura cn 52 rdenadres que valen tds (N habrá desglse de líneas). - Una factura cn 10 rdenadres que valen tds y 5 impresras que valen tdas 300 (Ds líneas: en una, ls rdenadres, y, en tra, las impresras). - Una factura cn 3 rdenadres que valen y 1 que vale (Ds líneas: ls 3 rdenadres en una y el cuart en tra). INTRODUCCIÓN DE LOS DATOS DE INVENTARIO Pestaña ECONÓMICO: Btón Intrducir líneas, cuand sea necesari, y seguir el prcedimient nrmal de intrducción de líneas. En tds ls cass (tant si hay desglse de líneas cm si n), btón Nº unidades a las que hace referencia el justificante : númer de bienes que tienen el mism imprte. Imprtes net e IVA: hay que intrducir el imprte ttal de la factura, n el de cada bien. Btón Aceptar. Pestaña ELEMENTOS : btón "+ (añadir element) para pasar al módul de Inventari. Hay que seguir ls pass descrits en el apartad, Esquema general de intrducción de altas. En la pestaña General, Nº de elements de alta: pinchar en Varis e intrducir el númer de bienes Página 14

15 Ejempl: Una factura pr imprte de crrespndiente a 3 rdenadres idéntics. Cm el imprte unitari n es exact: 2.500/3= 833,33, n pdrems dar de alta cm varis prque 833,33 x 3 = 2.499,99 y me faltaría 1 céntim para que cincidiera cn la cantidad imputada en la factura. En este cas tendría que dar de alta a 2 rdenadres pr imprte de 833,33 y 1 pr 833,34 (este imprte se mdificaría manualmente en la pestaña valración de inventari) Gestión de Inventari que tienen el mism valr. Este númer tiene que ser el mism que se haya intrducid en la pestaña Ecnómic del justificante. OJO! Para pder dar de alta a varis elements el imprte unitari tiene que ser exact (ver explicación al margen) En el cas de etiquetas manuales para material infrmátic hmlgad se ns habilitará, debaj del marcadr varis, el camp Desde para intrducir la primera etiqueta. Sól se pdrá dar de alta a varis elements cn etiquetas manuales cuand la numeración entre ellas sea crrelativa y sin salts. En la pestaña Valración: Sale autmáticamente el imprte que crrespnde a un sl bien. El prgrama l calcula dividiend el imprte ttal de la factura entre el númer de elements. Si se han intrducid líneas, habrá que seleccinar en cada cas la crrespndiente. Guardar: icn disquete menú General: Guardar Cntrl+G y Aceptar mensaje. OJO! El sistema ns devuelve al Justificante del Gast (que tdavía está pendiente de guardar) mstrand un registr cn ls dats de inventari, except el nº de etiqueta. Para dar de alta tr bien de la factura pinchar tra vez en el btón "+" (añadir element). Repetir el prces de Añadir element tantas veces cm bienes aparezcan en la factura. Una vez añadids tds ls elements, hay que guardar el justificante para que ns asigne ls crrespndientes númers de etiqueta: Menú general Guardar Ctrl+G (el justificante): Ns dará el nº del justificante y el nº de etiqueta. Será en este mment cuand vuelque autmáticamente ls dats restantes intrducids en el justificante del gast a la pantalla de valración de Inventari (númer de justificante, númer de factura, descripción del justificante, prveedr, fecha de la factura, númer de dcument cntable) Aceptar el mensaje. Atención! Hay que tener en cuenta que si ls bienes tienen dats diferentes (númers de serie, lcales ), habrá que entrar en cada ficha para cambiar l que sea necesari. Página 15

16 Impresión de la ficha de alta (desde Inventari): Menú General: Imprimir: Parte de alta. Hay que graparl a ftcpia de la factura. (Ls partes de alta sól pueden imprimirse desde el módul de Inventari). Página 16

17 ALTA DE BIENES QUE FORMAN GRUPO Bienes que, aunque n cuestan individualmente 150, pueden agruparse cn trs cn ls que frman familia. En este cas entran siempre las sillas, sillnes, bancs y pupitres. PASOS INTRODUCCIÓN DEL JUSTIFICANTE DE GASTO Y, A TRAVÉS DE ÉL, DE LOS DATOS DE INVENTARIO. CAMPOS A RELLENAR Hay que seguir ls pass descrits en el apartad, Esquema general de intrducción de altas, per teniend en cuenta: Pestaña General: Si td el grup va a estar en la misma ubicación sól hay que hacer un alta en el inventari. Si ls elements del grup se van a repartir entre varias ubicacines habrá que desglsar líneas en el justificante de gast e intrducir tantas grups en el inventari cm líneas lleve el justificante. Númer de elements de alta: pinchar en el btón Grup. Cantidad: númer de bienes que frman el grup. Atención! Tip etiqueta: pinchar en lógica. El rest de camps se intrducen exactamente igual que en ls cass de alta nrmal. Página 17

18 MEJORAS DE BIENES YA INVENTARIADOS Las cmpras (n las reparacines) que se puedan cnsiderar mejra de un bien que ya estaba inventariad se intrducirán a través de la ficha de inventari de ese bien. Pr ejempl, una ampliación de memria de un rdenadr. PASOS INTRODUCCIÓN DEL JUSTIFICANTE DE GASTO DATOS DE LA MEJORA: se intrducen en la ficha del bien, pr es hay que recuperarl. Ejempls de mejra: memria para un rdenadr, cambi de mnitr, accesris para un micrscpi, etc. CAMPOS A RELLENAR Se registrará de la frma habitual y en la imputación se utilizará un cncept ecnómic inventariable. Pestaña "ELEMENTOS". Mejras: btón "+" (Añadir mejra). Me llevará a la pantalla de búsqueda para recuperar el element al que quier incrprar la mejra. Módul de Inventari. En la pantalla de búsqueda, Intrducir el nº de element en Desde: y Hasta: para lcalizar el bien que querems mejrar y l editams. Pestaña Mejras: Pinchar en el btón del sign +. Fechas de puesta en funcinamient y recepción del element: cambiarlas si n cinciden. Imprte factura : Si aparece 0, escribir el imprte crrect. Descripción: breve cmentari. Icn de aspa verde menú General: Aceptar. Mensaje Ls dats sn crrects. Aceptar. Para vlver a la ficha del bien: icn puerta menú General: Salir Cntrl+S. Para guardar ls dats: icn disquete menú General: Guardar Cntrl+G. Ls dats se han guardad crrectamente. Aceptar. Vlvems al Justificante y l guardams desde Menú General: Guardar CTRL+G. Para imprimir el parte de cnsulta hay que ir a Inventari a través de la página principal de la aplicación, btón: Gestión de inventari, buscar el element (Cnsultas: Muebles: pr númer de element), editarl y en Menú General: Imprimir: parte de cnsulta icn impresra Grapar el parte de cnsulta a la ftcpia de la factura. MEJORAS DE BIENES AMORTIZADOS. habrá que dar de alta la mejra cm un bien aparte, tip subelement del bien amrtizad. Hay que seguir ls pass descrits en el apartad, Esquema general de intrducción de altas, per teniend en cuenta: Pestaña General: Atención! Tip etiqueta: pinchar en lógica. Tip de element: Pinchar en Subelement e intrducir el nº del element amrtizad que estams mejrand. El rest de camps se intrducen exactamente igual que en ls cass de alta nrmal. Página 18

19 ELIMINACIÓN COMPLETA DE UN BIEN DADO DE ALTA POR ERROR PASOS RECUPERACIÓN DE LA FICHA CAMPOS A RELLENAR Módul de Inventari. Menú General: Muebles: Brrad: N validads. Númer de element: númer de etiqueta (física lógica). Aceptar. ELIMINACIÓN Menú General: Brrar element activ. Mensaje El element se ha brrad crrectamente. Aceptar. Página 19

20 TRASLADOS DE UN BIEN O DE UN GRUPO EN SU TOTALIDAD DENTRO DE LA MISMA UP PASOS RECUPERAR LA FICHA DEL BIEN. CAMPOS A RELLENAR Módul de Inventari. Menú Cnsultas: Muebles: pr númer de element. Númer de element: es el númer de etiqueta. Aceptar. REALIZAR LOS CAMBIOS DE UBICACIÓN. Pestaña Ubicación: mdificar ls dats de la ubicación que haya que cambiar, campus, edifici, planta lcal. Para guardar ls dats: icn disquete menú General: Guardar Cntrl+G. Ls dats se han guardad crrectamente. Aceptar. Página 20

21 TRASLADOS DE ALGUNOS DE LOS ELEMENTOS DE UN GRUPO DENTRO DE LA MISMA UP Se trasladan alguns bienes incluids en un grup, per n tds, a una ubicación diferente. Ls elements trasladads pasan a ser subelements del grup, que es element principal. Pr ejempl, del grup de 50 pupitres del aula A se trasladan 10 al aula B. El grup principal pasa a tener 40 pupitres y tiene un subelement de 10 en el aula B. PASOS RECUPERAR LA FICHA DEL GRUPO. MODIFICAR EL NÚMERO DE ELEMENTOS CON LOS QUE SE QUEDA EL GRUPO EN LA UBICACIÓN INICIAL. INTRODUCIR EL TRASLADO COMO SUBELEMENTO DEL GRUPO PRINCIPAL. Si ls bienes que se trasladan ya estaban en un subelement del grup principal, habrá que hacer este prces sbre ese subelement. Para cmprbar que, entre el element principal y ls subelements sale el númer ttal de bienes, desde la ficha del principal se pueden cnsultar ls subelements y, abriendls, cmprbar la cantidad. (El btón Subelements ls busca directamente y se pueden abrir). CAMPOS A RELLENAR Módul de Inventari. Menú Cnsultas: Muebles: pr númer de element. Númer de element: es el númer de etiqueta. Aceptar Pestaña General: Dads de baja: (debaj de la cantidad del grup) pner el númer de ls elements que se trasladan. Si, anterirmente, se habían traslad bienes, ya aparecerá una cantidad en este camp, pr l que habrá que aumentarla cn ls que se trasladan ahra. Para guardar ls dats: icn disquete menú General: Guardar Cntrl+G. Ls dats se han guardad crrectamente. Aceptar. Cn la ficha del grup inicial activa, menú General: Guardar cm. Mensaje Ls dats se han guardad crrectamente : Aceptar. Se ha cread una cpia de la ficha anterir para cambiar sól ls dats diferentes. Atención! Cmprbar que antes de meter ls dats de traslad estams trabajand en una ficha que n tiene númer de etiqueta asignad. Si n, haríams una mdificación de esa ficha. Pestaña General: Cantidad: cambiar el númer inicial de elements pr ls que estams trasladand ahra y van a frmar el subelement. Dads de baja: brrar el númer. Tip de etiqueta: debe seguir siend lógica. Tip de element: pinchar en subelement. Elem. Ppal: númer de etiqueta del grup principal. Pestaña Ubicación: mdificar ls dats de la ubicación que haya que cambiar, campus, edifici, planta lcal. Pestaña Valración: pinchar en el btón Sin dats asciads. (Ls subelements nunca deben llevar imprtes). Para guardar ls dats: icn disquete menú General: Guardar Cntrl+G. El sistema ns da el númer de etiqueta asignad. Aceptar el mensaje. Hay que cmprbar que el númer de etiqueta crrespnde a numeración lógica. Página 21

22 TRASLADO DE TODOS LOS BIENES DE UNA UBICACIÓN A OTRA DE LA MISMA UP Pr ejempl, cuand un despach cn td su cntenid se traslada a tr del mism distint edifici. PASOS CAMPOS A RELLENAR BÚSQUEDA DE LOS BIENES QUE SE TRASLADAN Módul de Inventari. Menú General: Muebles: Cambis masivs. Pestaña Ubicación: intrducir el códig del lcal dnde se encuentran ls bienes. También se puede buscar pr cualquier tr camp, si es necesari. Menú General: Cnsulta a Pantalla icn prismátics. Dejar marcads cn el aspa rja ls registrs que se van a trasladar. CAMBIO Menú General: Cambis masivs. Qué cambia? La ficha que aparece en pantalla sirve para indicar a dónde van tds ls bienes qué tr tip de cambi se está haciend sbre ells. Pr ejempl, en la pestaña Ubicación intrducir el nuev lcal. Para guardar ls dats: icn disquete menú General: Guardar Cntrl+G.Aceptar mensaje. Página 22

23 TRASLADOS POR CESIÓN TEMPORAL A OTRA UP DE LA UNIVERSIDAD Si la cesión va a ser inferir a tres meses, n es necesari registrar el traslad en UXXI-EC PASOS INFORMAR a la Sección de Patrimni de la necesidad de realizar el traslad. ACCIONES Enviar una slicitud de traslad firmada pr el respnsable de la UP e indicand la nueva ubicación y UP que recibe el bien. TRASLADO Será registrad pr la Sección de Patrimni. SITUACIÓN DEL BIEN Quedará en una ubicación de la UP que l recibe per seguirá apareciend la Dependencia Ecnómica de la UP prpietaria del bien. REINCORPORACIÓN A LA UP PROPIETARIA También deberá ser cmunicada a la Sección de Patrimni para que la registre. Página 23

24 BAJAS Y REINCORPORACIONES En la baja, el bien n se elimina de la base de dats sin que queda en estad de baja, tempral definitivamente, dependiend del mtiv. CASOS REGISTRO DE LA BAJA ANULACIÓN DE UNA BAJA DADA POR ERROR (siempre que n haya sid validada pr la Sección de Patrimni). REINCORPORACIÓN DE UN BIEN DADO DE BAJA TEMPORAL. ANULACIÓN DE UNA REINCORPORACIÓN ERRÓNEA CAMPOS A RELLENAR MÓDULO DE GESTIÓN DE INVENTARIO Menú General: Muebles: Baja: Dar Baja. Númer de element: númer de etiqueta. Aceptar. El sistema ns lleva a la pestaña Baja/Reincrpración de la ficha de ese bien. Fecha de la baja. Mtiv de baja: pinchand el cuadrad de ayuda, elegir el mtiv aprpiad (10 desech, 20 subasta, 30 rb, 90 pr errr). Observacines: si la baja es pr desech se indicará si el bien puede ser reutilizable. (En este cas, la baja será tempral hasta que la Sección de Patrimni la pase a definitiva el bien sea reincrprad a tra UP). Carácter de la baja: pinchar en definitiva tempral. Grabar la baja: menú General: Dar baja. Aceptar mensaje. Imprimir parte de baja: menú General: Imprimir: Parte de baja. Menú General: Muebles: Baja: Anular Baja. Númer de element: númer de etiqueta. Aceptar. Menú General: Anular Baja. Aceptar mensaje. Menú General: Muebles: Reincrpración: Reincrpración Númer de element: númer de etiqueta. Aceptar. Fecha de reincrpración. Imprte reincrpración: es bligatri. Si n se cnce hay que cnsultar cn la Sección de Patrimni. Mtiv reincrpración: seleccinar el mtiv cn el btón de ayuda. Imprimir parte de reincrpración: menú General: Imprimir: Parte de reincrpración. Menú General: Muebles: Reincrpración: Anular Reincrpración. Númer de element: númer de etiqueta. Aceptar. Menú General: Anular Reincrpración. Aceptar mensaje. Página 24

25 CONSULTAS E INFORMES EN EL MÓDULO DE INVENTARIO TIPOS FICHA DE UN BIEN CONCRETO CAMBIOS POR LOS QUE HA IDO PASANDO UN BIEN TODOS LOS BIENES DE UNA UP TODOS LOS BIENES QUE LA UP TIENE EN UN EDIFICIO CONCRETO TODOS LOS BIENES QUE LA UP TIENE EN UN LOCAL CONCRETO CAMPOS A RELLENAR Menú Cnsultas: Muebles: Pr númer de element. - Intducir el númerde etiqueta y Aceptar Menú Cnsultas: Muebles: Históric de un element. - Intrducir el númer de etiqueta y Aceptar. Menú Infrmes: Elements pr ubicación: cmplet reducid. (La diferencia entre estas ds pcines es que muestra más mens desglsada la infrmación). Pestaña Ubicación: intrducir el númer de la UP (sin 18) en el camp Dependencia Ecnómica. Icn prismátics para btener la infrmación en pantalla. Una vez visualizads ls registrs en pantalla, se puede btener un listad cn la infrmación detallada de ls bienes encntrads, agrupándls pr campus, edificis, plantas y lcales: menú General: Imprimir el infrme de ubicación. Si n se desea incluir tds ls bienes en el infrme hay que quitar la marca rja y dejársela sól a ls que interesan. Menú Infrmes: Elements pr ubicación: cmplet reducid. (La diferencia entre estas ds pcines es que muestra más mens desglsada la infrmación). Pestaña Ubicación: Intrducir el númer de la UP (sin 18) en el camp Dependencia Ecnómica. Intrducir el edifici. Si n se cnce su códig, usar el btón de ayuda. Icn prismátics para btener la infrmación en pantalla. Una vez visualizads ls registrs en pantalla, se puede btener un listad cn la infrmación detallada de ls bienes encntrads, agrupándls pr campus, edificis, plantas y lcales: menú General: Imprimir el infrme de ubicación. Si n se desea incluir tds ls bienes en el infrme hay que quitar la marca rja y dejársela sól a ls que interesan. Menú Infrmes: Elements pr ubicación: cmplet reducid. (La diferencia entre estas ds pcines es que muestra más mens desglsada la infrmación). Pestaña Ubicación: Intrducir el númer de la UP (sin 18) en el camp Dependencia Ecnómica. Intrducir el lcal. Si n se cnce su códig, intrducir antes el edifici y, después, buscar cn el btón de ayuda. Icn prismátics para btener la infrmación en pantalla. Una vez visualizads ls registrs en pantalla, se puede Página 25

26 BÚSQUEDA DE UN BIEN DEL QUE SE DESCONOCE EL NÚMERO DE ETIQUETA BÚSQUEDA DE BAJAS O REINCORPORACIONES BÚSQUEDA DE GRUPOS INFORME A MEDIDA Gestión de Inventari btener un listad cn la infrmación detallada de ls bienes encntrads, agrupándls pr campus, edificis, plantas y lcales: menú General: Imprimir el infrme de ubicación. Si n se desea incluir tds ls bienes en el infrme hay que quitar la marca rja y dejársela sól a ls que interesan. Menú Cnsultas: Muebles: Paramétrica de elements icn carpeta blanca medi abierta. Se puede buscar pr cualquiera de ls camps que aparecen en las pestañas de la ficha de búsqueda: númer de serie, marca, edifici, lcal, subfamilia, etc. Menú General: Cnsulta a Pantalla icn prismátics. Menú Cnsultas: Muebles: Paramétrica de elements icn carpeta blanca medi abierta. Pestaña Ubicación: intrducir la UP en Dependencia Ecnómica. Pestaña Baja/Reincrpración: pinchar en el btón Baja en el de Reincrprad y añadir ls dats de búsqueda. Si n se rellena nada, busca tdas las bajas reincrpracines. Menú General: Cnsulta a Pantalla icn prismátics. Menú Cnsultas: Muebles: Paramétrica de elements icn carpeta blanca medi abierta. Pestaña General: Grup de elements: pinchar en Cn Grup. Pestaña Ubicación: intrducir la UP en Dependencia Ecnómica. Menú General: Cnsulta a Pantalla icn prismátics. Menú Cnsultas: Muebles: Paramétrica de elements icn carpeta blanca medi abierta. Se puede buscar pr cualquiera de ls camps que aparecen en las pestañas de la ficha de búsqueda: númer de serie, marca, edifici, lcal, subfamilia, etc. Pestaña Selección: Dats a incluir en el infrme: Cuadr Seleccinads: el prgrama incluye, pr defect, alguns camps de infrmación. Si n interesan hay que pasarls al cuadr N Seleccinads pinchand ds veces encima una vez y cn ls btnes de las flechas. Cuadr N Seleccinads: hay que pasar ls camps que interesan para el infrme. Menú General: Cnsulta a Pantalla icn prismátics. Imprimir: icn de impresra menú General: Imprimir. Página 26