PROCEDIMIENTO PARA GESTIONAR FACTURAS MÓDULO DE PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO INTERNOS

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO PARA GESTIONAR FACTURAS MÓDULO DE PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO INTERNOS Siempre que se reciba un dcument es necesari antar el númer de albarán y el imprte en las casillas crrespndientes: De esta frma, cuand recibams las facturas pdrems cmprbar si ls dats sn crrects -algunas veces, las biblitecas envían las facturas sin nuestr númer de petición-. En la gestión de facturas resaltams ds aspects: 1. Administrativ cnsiste en cnfrmar la factura. Una factura está cnfrmada cuand cnsta: a) La firma de alguien de la bibliteca b) Carg c) Sell de la bibliteca crrespndiente Ejempls "Cnfrme: Firmad pr : Asunción Jiménez Ra, Directra de la Bibliteca de Telgía (+ sell bibliteca de Telgía). "Cnfrme: Firmad pr: María Fresnedill Gutiérrez, Subdirectra de la Bibliteca de Telgía (+ sell de la bibliteca de Telgía) " Cnfrme: Firmad pr: la persna que tenga respnsabilidades en la bibliteca de Telgía (+ sell de la bibliteca de Telgía) Gestión de facturas. Prgrama Interns Diciembre

2 La página 1 es la factura en sí, la página 2 cntiene la relación de nuestras peticines que n es necesari cnfrmar aunque sí enviar, junt cn la factura, a ls SEC. En trs cass, la relación de peticines va incluida en la misma página que la factura: Gestión de facturas. Prgrama Interns Diciembre

3 2. Biblitecari afecta a ls númers de peticines incluidas en la factura a la que se va a dar el cnfrme. Cóm hay que actuar?: 2.1. Si la factura n incluye las peticines: hay que enviar un crre electrónic seleccinand la respuesta tip Facturas ciegas al centr que emite la factura para que ns infrme de la relación de peticines. Si la factura prcede de un centr extranjer, se envía la respuesta tip Facturas ciegas (inglés) Respuesta tip: Facturas ciegas Respuesta tip: Facturas ciegas (inglés) Cuand tengams la relación de facturas se actuará según el punt Si la factura incluye las peticines: Buscar en el prgrama, una pr una, las peticines relacinadas cn esa factura y añadir en el camp factura el númer. N lvidar guardar ls cambis antes de salir de la petición. En bservacines antar la fecha de enví de la factura a ls Servicis Centrales (SEC). Hacer una cpia de la factura y archivarla Cnfrmar la factura cm se ha explicad y enviarla a ls Servicis Centrales. Gestión de facturas. Prgrama Interns Diciembre

4 Para recuperar las peticines asciadas a una factura, se realiza una búsqueda pr el camp Factura: Nta imprtante: Algunas veces, las biblitecas envían previamente una factura prfrma y así cnsta en la misma -. Antams este númer en las distintas peticines para asciarlas a esa factura. Cuand recibams la factura definitiva: Recuperarems la relación de peticines cn el númer de factura pr frma Cambiarems el númer de factura prfrma pr el númer de la factura definitiva. Gestión de facturas. Prgrama Interns Diciembre

5 Prcedimient para facturas extranjeras Cuand se reciba una factura extranjera: 1. Si la bibliteca prveedra ns da la pción de pagarla en IFLA VOUCHERS, facilitándns la equivalencia, elegirems está pción. 2. Si la bibliteca prveedra n ns da pción de pag en cupnes IFLA, es bligatri que preguntems a la bibliteca prveedra si ns permite el pag en cupnes IFLA enviándles la respuesta tip Alternativa de pag (inglés) - en la que se slicita la psibilidad de abnar el imprte en IFLA VOUCHERS -. Si la bibliteca persiste en el pag mediante factura, entnces sí que se cnfrma y se avisará a ls SEC para que anten esta característica de la bibliteca prveedra en el prgrama de Préstam Interbiblitecari. Respuesta tip: Alternativa de pag (inglés) Gestión de facturas. Prgrama Interns Diciembre

6 Pag de facturas cn IFLA VOUCHERS Esta mdalidad de pag se utiliza principalmente cn biblitecas extranjeras y se deben tramitar de esta frma siempre que la bibliteca ns l permita. Existen ds tips de cupnes IFLA cn distint valr ecnómic y están numerads: Es cnveniente guardar una cpia de la factura - ftcpiada escaneada incluyend ls cupnes que se han enviad para tener cnstancia del númer que cnsta en el IFLA Vucher (en el ejempl: y ). Además, hay que antar en el camp Observacines de la petición crrespndiente pagad cn x cupnes IFLA y el númer del cupón). Gestión de facturas. Prgrama Interns Diciembre