Programa Eventos Verdes PREVER

Transcripción

1 PROTOCOLO DE ORGANIZACIÓN Introducción Siguiendo las recomendaciones de las Naciones Unidas (2009), entendemos la necesidad de realizar eventos que minimicen los impactos negativos al medio y dejen secuelas positivas en la comunidad anfitriona, por lo que se promueve la realización de lo que actualmente se conoce con el nombre de Eventos o Jornadas Verdes, entendiéndose por tal a aquellos que consideran cuestiones relacionados con su entorno natural en todas sus dimensiones (social, medioambiental y económica) con el fin de minimizar los impactos negativos que producen su realización. El diccionario de la real academia Española define al término evento en su tercera acepción como Suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o deportiva. Por lo que entonces, se puede decir que Evento es aquella actividad que congrega un cierto número de participantes convocados por un interés común y que se realiza para celebrar un acontecimiento o reunión. A su vez, el Informe Brundtland (1987) define al desarrollo sostenible como el desarrollo que satisface las necesidades del presente sin comprometer las necesidades de las futuras generaciones. Así entonces podemos concluir que un evento sostenible (actualmente conocido como verde) es aquel que se celebra bajo ciertas pautas que garanticen la conservación de los recursos naturales y sociales, de modo de poder contar con dichos recursos en futuros eventos. En otras palabras, el principal objetivo de un evento sostenible es minimizar los impactos negativos, reduciendo al máximo la huella ecológica, aprovechando las oportunidades que pueda aportar al entorno local en el que se lleva a cabo y coadyuvando a aumentar la conciencia de responsabilidad en todas las partes implicadas. (Torrego, Paredes; 2009:9) Tal como sostiene Marta Martínez en su publicación Eventos: Ser verdes o no ser, la realización de jornadas y eventos es una de las actividades que mayor cantidad de residuos produce pero realizar un evento verde no significa solamente reciclar los residuos producidos durante el suceso (2008), sino que involucra todo el proceso de la misma organización y a todos los actores intervinientes en el mismo, volviéndose imperiosa la comunicación efectiva del interés de la empresa por las iniciativas sostenibles cuando se contacta a las partes. Al igual que en los otros sectores de la economía, el obtener una certificación de este tipo conlleva no sólo beneficios ambientales sino también sociales, económicos y de imagen para las empresas que lo ostentan. No obstante, y dado lo reciente de la temática, no hay una regulación o certificación estandarizada para este tipo de eventos a nivel internacional, por lo cual nuestro programa en el marco de un convenio con la Universidad Tecnológica Nacional es auditado y certificado por esta casa de altos estudios. Así entonces, en sintonía con las tendencias mundiales y si bien no se puede desconocer que la realización de un evento verde -en los términos que la academia lo establecen- excede las posibilidades actuales de cualquier organización (publica, privada, ONG) radicada en nuestro país, se propone un protocolo de acciones conducentes al logro de la realización de Eventos o Jornadas Verdes. 1

2 A los efectos de la redacción del presente protocolo, se han tomado en consideración los requisitos establecidos por la BS 8901:2007 (British Standard) aplicable desde Noviembre 2007 a los eventos y que a su vez compatibiliza con las series ISO 9000 y y otras recomendaciones desarrolladas específicamente para la actividad como la Guía de Congresos más sostenibles del ayuntamiento de Barcelona. En términos generales se pueden establecer siete (7) cuestiones a cumplimentar para hacer sostenible un evento: PASOS TEMA ACCIONES 1 Sostenibilidad en el proceso de toma de decisiones Plantear criterios de sostenibilidad en los procesos de compra y selección de proveedores y prestadores, estableciendo un estándar mínimo en los contratos. Sensibilización e inducción de los asistentes y grupos de interés. 2 Transporte Elegir un lugar de fácil acceso y que evite el uso excesivo de medios de transporte. Recomendar el uso de transporte compartido. 3 Alimentos locales y sostenibles 4 Reducir, Reciclar, Reutilizar y Repensar Priorizar los productos de origen local, de cultivo orgánico, de comercio justo y de negocios inclusivos. Reducir el uso de botellas plásticas, emplear envases retornables y/o reciclables, jarras de vidrio y/o acero inoxidable Diseñar y organizar a partir de materiales reciclados, reducción de los residuos producidos, recolección y clasificación de los desechos, priorización del uso de internet y las tecnologías de la información de modo de reducir el consumo de papel 5 Medir e informar Calcular las emisiones de CO2, los residuos producidos, el agua consumida, la energía utilizada, etc. Informar sobre los resultados y plantear las recomendaciones para el futuro 6 Compensar Proponer una serie de medidas de remediación por la compensación de CO2 a través de organismos responsables (forestación, capacitación, etc.) 7 Crear comunidad Desarrollar estrategias de colaboración proactivas y empoderamiento de las buenas prácticas Fuente: Elaboración propia en función de Martínez (s/f:4) Antecedentes Si bien no se ha realizado para este trabajo una investigación exhaustiva sobre el tema, del relevamiento efectuado se infiere que hace ya más de diez años que se comenzó a utilizar el término Greening Event para señalar a los eventos que incorporaban buenas practicas ambientales en su gestión a los efectos de mitigar los impactos que éstos producían. 2

3 Los precursores fueron Canadá y Australia al incorporar el tema del reciclaje de residuos en la realización de los eventos festivos. A partir de ahí se expandió la iniciativa y comenzó a aplicarse en países como Estados Unidos y algunos de Europa incorporando nuevas y variadas acciones como la utilización de materiales verdes, fomento de la movilidad sostenible, educación ambiental, etc. a todo tipo de eventos, deportivos, cumbres internacionales y congresos y convenciones entre otros. Se puede pensar al año 2004, con la celebración del Simposio Greening Events, que tuvo lugar en el Fórum de las Culturas de Barcelona con más de 80 representantes de todo el mundo como la primera vez que se realizó una aproximación sistemática a la realidad de estos eventos. Beneficios derivados de la aplicación de los criterios de sostenibilidad Así como celebrar eventos trae aparejado una serie de impactos, introducir los criterios de sostenibilidad en la organización y realización de los mismos, permite obtener una gran cantidad de beneficios de orden ambiental, económico y social por no mencionar la imagen de la entidad organizadora. A simple título enunciativo podemos mencionar como beneficio a la: 1. Racionalización del consumo de recursos naturales, incluida la energía eléctrica por lo que se reduce la emisión de gases contaminantes a la atmósfera 2. Reducción de la generación de residuos y aplicación del correcto tratamiento a los mismos 3. Reducción del ruido, por lo que se evita el perjuicio a los asistentes y vecinos 4. Reducción del impacto ambiental asociado al transporte al priorizar los medios de transporte colectivo 5. Sensibilización y mejora de los hábitos de los asistentes al evento, mediante exposiciones concretas de comunicación de las buenas prácticas ambientales 6. Reducción de costos en materia energética, de materia prima y en el tratamiento de los residuos 7. Mejora de las relaciones de la organización con la comunidad local 8. Obtención de una competitividad a nivel internacional 9. Mejora de la imagen del congreso y de las entidades organizadoras 10. Concientización cada vez mayor del público en temas de sostenibilidad 11. Facilidad para el acceso a créditos o a patrocinadores Proceso de Implementación de acciones verdes 1 Etapa: 1.1. Toma de decisión de organizar el evento 1.2. Definición de las políticas de sustentabilidad que se llevarán a cabo 1.3. Identificación y compromiso de las partes involucradas (incluida la cadena de valor) como parte del proceso de planificación 1.4. Definición de objetivos y determinación de los indicadores clave de desempeño 2 Etapa: 2.1. Implementación, obtención de recursos y competencias, gestión de la cadena de valor, mantenimiento de la comunicación y documentación del proceso 3

4 3 Etapa: 3.1. Contralor: Monitoreo y evaluación en función de los indicadores clave de desempeño 3.2. Revisión y retroalimentación 4 Etapa Control de lo actuado. Revisión. Seguimiento. GUÍA RECOMENDADA SEGUIR 1 Etapa: En un sistema de gestión sostenible de eventos se debe incluir: 1.1. La definición de una política de sostenibilidad que permita el compromiso organizacional para con el desarrollo sostenible se deberá basar en ciertos elementos que deberán ser los del cliente, de la organización prestadora del servicio o directamente de la estrategia del evento, a saber: a) liderazgo; b) la misión y la visión; c) objetivos de la actividad / evento d) los valores organizacionales; e) Las cuestiones clave de sostenibilidad, f) posicionamiento en la matriz madurativa organizacional La política debe representar las bases de todo el desarrollo sustentable de la gestión de las distintas actividades del evento. La declaración debe definir el alcance del compromiso en términos de aplicabilidad en el evento. Debe incluir a todas las actividades relacionadas con el evento en las que la organización tiene el control sobre la duración de su compromiso en ese mismo evento y se asocia con las organizaciones de su cadena de suministro y el ciclo del evento, desde la misma concepción, la planificación, la implementación hasta la evaluación final y retroalimentación 1.2. La identificación de cuestiones centrales y toma de compromiso de las partes involucradas A los efectos de lograr un compromiso verdadero con los actores involucrados en el evento, la organización debe: identificar y consultar con las partes involucradas en el evento sostenible (incluidas aquellas identificadas dentro de las políticas de desarrollo sostenible) demostrar que tanto problemas como compromisos se han considerado Hacer de la participación de los actores involucrados una parte esencial del proceso de gestión 1.3. La identificación de las partes involucradas deberá abarcar, cuando sea posible, a: a) los clientes b) los integrantes de la cadena de valor (organizadores, salones, proveedores, contratistas c) el personal d) los participantes de los eventos, espectadores y /o participantes, e) los socios y patrocinadores; 4

5 f) organizaciones con interés en el sector (por ejemplo: el comercio o de la industria. g) la comunidad local (incluidos los vecinos y los centros de distribución de transporte o paradas de colectivos lo que correspondiere) h) las autoridades públicas de los distintos estamentos k) los servicios de emergencia i) las ONGs que se relacionen con el sector y la temática del evento A la vez, es de destacar que la organización debe identificar a los involucrados en la temática, sobretodo a aquellos que tienen un derecho legal adquirido La definición de objetivos y determinación de los indicadores clave de desempeño Establecer la relevancia del tema sostenibilidad para el desarrollo del evento La organización deberá evaluar los riesgos, oportunidades y beneficios que implica emprender el proceso de gestionar eventos verdes, y para ello deberá analizar detenidamente la información recabada de las partes interesadas involucradas. Como en toda evaluación, se deberá sopesar el esfuerzo requerido para llevarlo a cabo en contraposición con la naturaleza y la importancia que se le ha asignado Definición de los objetivos a perseguir A este efecto se deberán determinar los objetivos que operarán de base de todo el proceso tomando en cuenta las políticas de la organización y las expectativas de sostenibilidad que existen en el medio Evaluación de las diferentes alternativas en lo que a cursos de acción a llevar a cabo se refieren Como en toda cuestión que se somete a discusión, puede existir más de un enfoque, por lo que es recomendable analizar exhaustivamente las diferentes alternativas, de modo de elegir la mejor solución posible. Es de tener en cuenta que no siempre podrá ser posible alcanzar todos los objetivos de rendimiento, por lo que la mejor solución puede ser aquella que logre un equilibrio (compensación) óptimo de rendimiento entre las diferentes alternativas, para lo cual se recomienda documentar las diferentes alternativas para visualizar y fundamentar la opción en función de los objetivos planteados Definición de los indicadores clave de desempeño La organización debe identificar los indicadores clave de rendimiento y los objetivos relacionados con los principios de sostenibilidad y establecer objetivos realistas tanto para sí como para con sus proveedores. Para cada objetivo se deberán definir meta/s en base a los siguientes principios generales de modo de lograr el máximo nivel de rendimiento y aplicación práctica: cumplimiento de la ley; la mejor aplicación práctica del momento y tratar de ir más allá de las estas últimas. Es de destacar que la organización debe establecer objetivos de mayor rendimiento para aquellas cuestiones en las que tiene mayor capacidad de gestión. De esta manera, los objetivos 5

6 representan el nivel mínimo de rendimiento aceptable, por lo que cada uno debe tener su indicador clave de rendimiento. Dada la diversidad de acontecimientos es imposible referenciar los indicadores de manera generalizada, debiendo ser revisados y corregidos durante todo el proceso de planificación para poder lograr la solución elegida. 2 Etapa: Implementación de los principios de sostenibilidad determinados 2.1. Cuestiones Generales En caso de ser necesario, la organización debe modificar los procedimientos para cada evento de modo de poder implementar la solución que más se adapte al mismo. Esto se deberá realizar a través de la adecuada designación de responsabilidades, proporcionando tanto el entrenamiento como los recursos que sean necesarios; realizar una comunicación eficaz a su cadena de valor y generar la documentación adecuada 2.2. Funciones y responsabilidades Es responsabilidad de la alta dirección la implementación de las soluciones elegidas, lo cual se deberá hacer a través de la designación de un responsable de la gestión del proceso y estableciendo, implementando y manteniendo los procedimientos operativos para las actividades claves para la sostenibilidad y las operaciones Recursos Es responsabilidad de la organización asignar los recursos necesarios para alcanzar los objetivos definidos para la gestión sostenible de los eventos y a su vez se lo deberá exigir a sus proveedores. Cuando se habla de recursos nos referimos tanto a la dotación del personal necesario, a la capacitación del mismo, a la infraestructura, la tecnología y las finanzas, evaluados éstos en términos de la naturaleza y escala de las actividades, frecuencia y duración, costo y beneficio de las actividades y por último una adecuada planificación económico-financiera 2.4. Competencia y formación La organización debe asegurarse que los empleados relacionados con la gestión estén formados y entrenados en las cuestiones prácticas a implementar en función del rol que les corresponde en la implementación de las soluciones elegidas. Sus competencias deben relacionarse con las políticas de sostenibilidad, procedimientos y requerimientos, las cuestiones relevantes de la temática, efectivización de la normativa vigente y fundamentalmente ser consciente de las consecuencias del no cumplimiento de las políticas, procedimientos y requisitos establecidos. Los programas de formación y desarrollo deberán ser revisados y actualizados periódicamente de modo de estar siempre actualizados en función de las competencias esenciales 2.5. Gestión de la cadena de valor 6

7 A los efectos de lograr los objetivos planteados, es necesario extender la aplicación de los principios de sostenibilidad a toda la cadena de valor siempre que sea posible. La organización deberá establecer la pertenencia y relevancia de cada uno de los temas, los objetivos, los indicadores clave de rendimiento y las metas a lograr por cada uno de los proveedores / prestadores incluyendo en el pliego de condiciones (o registro de prestadores o solicitud de cotización) toda la información necesaria. A modo enunciativo, la información a incluir será: a) cuestiones que permitan a los proveedores/prestadores hacer aportes a la alternativa elegida b) tiempos de entrega y fechas límites de cada actividad c) el nivel de detalle que se requiere en la presentación de las ofertas La organización podrá hacer la selección de sus proveedores / prestadores tomando en cuenta la capacidad que tengan éstos para contribuir al logro de los objetivos generales de sostenibilidad, de rentabilidad y calidad- del evento planteados oportunamente Comunicación La organización deberá establecer un plan de comunicación para promover la sostenibilidad del evento en sintonía con el alcance del evento y los objetivos e indicadores de cumplimiento establecidos. La organización debe trabajar conjuntamente con las otras partes involucradas en la elaboración de un plan comunicacional, que contemple los intereses de todos. En ese plan de comunicación se podrán incluir ítems tales como las expectativas que se tienen del evento, el sistema de gestión de sostenibilidad adoptado, los temas, objetivos, indicadores clave de rendimiento y metas, la orientación y las buenas prácticas empleadas; la importancia para la organización de la implantación del proceso; los contactos clave y los avances logrados en función de los controles efectuados Documentación y registración La organización debe establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente su sistema de gestión de información y garantizar a los proveedores, en su caso, a sus proveedores que colaboran con la gestión de del evento. En esta etapa, el sistema de gestión de documentación deberá incluir como mínimo las declaraciones de la política del evento, un registro de los interesados con su participación, una descripción de los temas clave abordados por el evento sostenible, los objetivos pertinentes, los indicadores clave de rendimiento y los datos recolectados durante la medición de las actividades incluidos aquellos que fueron operativos o no pudieron cumplirse. Considerando que la información y la documentación a tener debe estar en proporción a la magnitud del evento y de la organización se podrán incluir las leyes y políticas de sostenibilidad que se desean acatar, las funciones y responsabilidades de cada uno de los actores, las políticas de contratación de la cadena de valor, el tipo de registro de las comunicaciones, los informes de auditoría a presentar y los procedimientos necesarios para el control de los documentos y registro. 7

8 3 Etapa: En esta etapa se incluye: 3.1. Evaluación de desempeño Seguimiento y medición La organización debe establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente los procedimientos establecidos para medir los resultados en función de los indicadores clave de rendimiento previamente definidos Evaluación y respuesta a los resultados no alcanzados La organización debe llevar un registro de los resultados de modo de poder realizar las evaluaciones correspondientes y su posterior comparación y retroalimentación. A su vez de establecer, implementar, mantener y mejorar en forma continua los procedimientos a los efectos de resolver las dificultades que se presentan y han sido identificados por la evaluación anterior. Es conveniente que se definan previamente los pasos a seguir ante la detección de incumplimientos, las recomendaciones a dar, la investigación de las causas de estas dificultades, la intervención de la organización a los efectos de tomar las medidas preventivas y/o necesarias con la posibilidad de cambio completo de procedimientos Auditoría del sistema de gestión de eventos verdes La organización debe auditar permanentemente el proceso incluido el de los prestadores/proveedores- de manera de asegurar el cumplimiento de los parámetros establecidos para el sistema de gestión y su correcta aplicación de modo de obtener los resultados en términos de sostenibilidad- planteados. Para lograr esto, la organización debe establecer, implementar y mantener procedimientos que incluyan aspectos tales como: El alcance, la frecuencia, los criterios y la metodología a implementar en su auditoría interna, las funciones y responsabilidades de los auditores internos; el alcance de la comunicación y recomendación a la alta dirección. 4 Etapa: Esta es la etapa del control de lo actuado 4.1. Revisión La organización deberá llevar a cabo a intervalos regulares exámenes de su gestión en función de los parámetros establecidos en las etapas anteriores. Esta frecuencia deberá ser compatible con el ciclo de vida del evento, la participación continua en una serie de eventos, la normativa vigente, de modo de poder responder a cuestiones tales como la satisfacción de las necesidades de todas las partes involucradas identificadas previamente, el cumplimiento de los contratos, el logro de los objetivos y metas, el modo de manejar las desviaciones y los progresos realizados 4.2. Seguimiento 8

9 La organización deberá incluir en sus actividades futuras las lecciones aprendidas en cada uno de los eventos gestionados y, en la medida que se posible, tener información disponible para otras organizaciones. Referencias Bibliográficas Barracó, H. y Rubio, N (Coord). (2010) Guía de congresos más sostenibles. Ed. Ayuntamiento de Barcelona Área de Medioambiente BSI (British Standards) (2007). BS 8901:2007, Specification for a sustainable event management system with guidance for use. ICS Martínez, M.(s/f) Eventos: Ser verdes o no ser disponible en Consultada el 02 de Febrero de 2010 Simpson, M.C; Gössling, S; Scott, D; Hall, C.M and Gladin, E. (2008) Climate Change Adaptation and Mitigation in the Tourism Sector: Frameworks, Tools and Practices. UNEP, University of Oxford, UNWTO, WMO: Paris, France. Torrego, A y Paredes, G; coordinadores (2009). Eventos Sostenibles, Documento Preliminar. Grupo de Trabajo GT- ESOS. Fundación CONAMA. 9