PROCEDIMIENTO SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN CENTRAL

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2 MANUAL ADMINISTRATIVO (' Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal" 2 [ Paq: De: 20 ~ ~omb~ del Procl.'dbniento: SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN CENTRAL MPIDAJGAJ índice PAG. OBJETIVO 3 POlÍTICAS DE OPERACiÓN 5 r DESCRIPCiÓN NARRATIVA 8 DIAGRAMA DE FLUJO FORMA TOS E INSTRUCTIVOS 14 ('

3 L r :"ombre B.. MANUALADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal [ Pag: De: 3 20 ~ del Procedbnlento: SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN CENTRAL M P/DAlGAl-02I07 OBJETIVO

4 MANUAL ADMINISTRATIVO RED DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DEL DISTRITO FEDERAL [ Paq: De: ~ Nombre del Procedimiento: SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN CENTRAL MP/DAlGAl-02/07 OBJETIVO Establecer los lineamientos y actividades que deberá realizar el personal de la Unidad Departamental de Control de Almacenes, para garantizar que la salida de bienes del Almacén Central, cumpla oportunamente su entrega con la cantidad, características y especificaciones técnicas solicitadas; así como se efectúe la captura de las "Requisiciones" en el Sistema de Almacenes y emitir la "Nota de Salida del Almacén" Central, para el control y manejo de las existencias.

5 :. J r..n,~( MANUAL ADMINISTRATIVO I~/ dl ~> l DistritoFederal. [ Pag: De: S 20 ~ :'0mb", del Procedimiento: SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN CENTRAL MP/DAlGAl-02/07 POLíTICAS DE OPERACiÓN

6 MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal ( Paq: De: 6 20 ~ Nombre del Procedimiento: SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN CENTRAL MP/DAlGAl-02/07 POLÍnCAS DE OPERACIÓN Será responsabilidad del personal que solicite un bien al Almacén Central, consultar vía telefónica la existencia del mismo y elaborar la "Requisición al Almacén" Central correspondiente. El Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes invariablemente deberá verificar que toda "Requisición al Almacén" Central, cuente con la firma de la persona autorizada para ello, o en su caso, por la facultada para firmar en ausencia de la misma. El Gerente de Mantenimiento deberá entregar al Gerente de Abastecimientos el Programa Anual de Surtimiento de las Gerencias Modulares, para que éste a su vez, autorice la entrega de los bienes a los Módulos solicitantes. En aquellos casos de no-existencia en el Almacén Central y que sean de carácter urgente y vinculados a la operación del servicio, se apegarán a lo establecido en el Procedimiento de Manejo y Reembolso del Fondo Modular. El Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes instruirá al personal para que sean lotificados los bienes que van a ser entregados. El Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes deberá verificar que las personas que acuden por los bienes surtidos, estén facultadas y registradas en el catálogo de firmas del personal autorizado para recibir las refacciones, herramientas y materiales del Almacén Central; en caso contrario no proporcionará ningún bien. El Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes será responsable de verificar que se realice la captura de las requisiciones en el Sistema de Almacenes, así como se genere invariablemente la "Nota de Salida del Almacén" Central correspondiente. El Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes será responsable de supervisar que los bienes que se entregan físicamente sean los solicitados en la requisición y que ampara la "Nota de Salida del Almacén" Central.

7 MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal [ Paq: De: 7 20 ~ Nombre del Procedimiento: SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN CENTRAL M P/DAlGAl-02/07 Para el caso de Módulos, el personal del área Solicitante de bienes, deberá presentarse al Almacén Central con el transporte asignado para recoger las refacciones, herramientas y materiales, en caso de que acuda con una unidad de ruta, el Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes verificará la autorización de la misma, en caso de no proceder, cancelará la "Nota de Salida del Almacén" y no surtirá los bienes solicitados. Para el caso de Oficinas Centrales; el surtimiento de bienes se entregará en dichas oficinas al Titular del área solicitante o personal designado, por el Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes. El Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes será responsable de mantener actualizado el Catálogo de firmas autorizadas para la recepción de bienes del Almacén Central. Será responsabilidad del Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes, proporcionar un ejemplar de la "Nota de Salida del Almacén" Central correspondiente, a los almacenes involucrados en entrega de refacciones llevados a cabo directamente por los proveedores, con base al "Programa de Surtimiento"; documentación que permita a los Almacenes Modulares, regularizar sus operaciones de abastecimiento. El Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes, será responsable de coordinar los trabajos de revisión y validación de los movimientos de entradas y salidas del Almacén Central, y en su caso, efectuar la corrección en el Sistema de Control de Almacenes; así como, tramitar ante la Gerencia de Informática, la elaboración de los Reportes y Pólizas Contables correspondientes, al cierre mensual de existencias de refacciones, partes y componentes en el Almacén Central. La Gerencia de Informática será responsable de procesar y emitir vía Sistema, las solicitudes de servicios informáticos que reciba de la Unidad Departamental de Control de Almacenes y turnar a la Gerencia de Contabilidad los reportes junto con las Pólizas Contables, para su conciliación. La Gerencia de Contabilidad, será responsable de conciliar mensualmente, con la Unidad Departamental de Control de Almacenes, las cifras del Reporte de Salidas y Pólizas Contables. I A

8 MANUALADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal. [ De: Pag: 8 20 ~ :\ombn' del Procedimiento: SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN CENTRAL MP/DAlGAl-02I07 r DESCRIPCiÓN NARRATIVA

9 MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal ~ ~ Nombre del Procedimiento: SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN CENTRAL MP/DAlGAl..{)2/07 Unidad Administrativa Descripción de la Actividad Tiempo (Días) AL INICIAR EL AÑO GERENCIA DE MANTENIMIENTO 1 Elabora en original y copia "Requisición al Almacén", envía a la Gerencia de Abastecimientos original, recaba acuse en copia y archiva. 1 GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS 2 Recibe "Requisición al Almacén" original y envía al Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes para su control y entrega respectiva. 1 J.U.D. DE CONTROL DE ALMACENES 3 Recibe "Requisición al Almacén", verifica los datos contenidos y lotifica programas de acuerdo al tiempo de surtimiento. CUANDO EL ÁREA SOLICITANTE SE PRESENTA A RECOGER LOS BIENES 4 Verifica que sea personal autorizado del área solicitante conforme a Catálogo de Firmas Autorizadas para recoger los bienes y determina. 1 ES PERSONAL AUTORIZADO? NO 5 ILe comunica verbalmente la anomalía y no entrega los bienes. Se remite al fin del Procedimiento. SI 6 IRegistra y captura en Sistema computarizado de almacenes la "Nota de Salida" conforme a la "Requisición al Almacén", emite en dos tantos la misma, recaba firma en "Nota de Salida" del Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes, Jefe de Almacén y del personal que recibe los bienes, entrega bienes junto con segundo tanto al personal autorizado del área solicitante, archiva primer tanto de la "Nota de Salida". ÁREA SOLICITANTE 7 Recibe bienes junto con segundo tanto de la Nota de Salida del Almacén Central. Procedimiento: Recepción y Almacenaje de Refacciones en Almacén Modular. MENSUALMENTE 1 J.U.D. DE CONTROL DE ALMACENES 8 Emite vía Sistema computarizado el "Listado de Notas de Salida" del Almacén Central, verifica que esté correcto y solicita a la Gerencia de Informática la elaboración del reporte y pólizas contables, para que sean enviados por Informática a la Gerencia de Contabilidad, para conciliar las cifras. 1

10 MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal Paq: 10 De: 20 ~ Nombre del Procedimiento: SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN CENTRAL MP/DAlGAl.fJ2/07 Unidad Administrativa Descripción de la Actividad Tiempo Días GERENCIA DE INFORMÁTICA 9 Recibe solicitud, procesa información y emite "Reporte de Salidas" y Pólizas Contables, envía a la Gerencia de Contabilidad. GERENTE DE CONTABILIDAD 10 Recibe "Reporte de Salidas" y Pólizas Contables, concilia las cifras y determina. 5 EXISTEN ANOMALíAS EN LOS LISTADOS? SI Envía "Reporte de Salidas" al Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes para su corrección. 1 J.U.D. DE CONTROL DE ALMACENES 12 Recibe "Reporte de Salidas", extrae de archivo las "Notas de Salida" y elabora correcciones al "reporte". Se remite a la actividad 9. 1 NO GERENTE DE CONTABILIDAD 13 Recibe documentos y archiva. Enlace con Procedimiento Registro y Control. FIN.

11 MANUALADMINISTRATIVO r Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal..[ Pag: De: 20 ~ ;-';ombn-del Procedinúento:SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN CENTRAL MPIDAlGAl-02I07 r DIAGRAMA DE FLUJO

12 lo.' '0...1 MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal. Pag: De: Nombre delprocedbrúento: SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN CENTRAL MP/DAlGAl-02/07 GERENCIA DE MANTENIMIENTO GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS J.U.D. DE CONTROL DE ALMACENES AREA SOLI C IT ANTE ELABORA "REQUISI- CION AL ALMACEN" ENVIA A LA GCIA. DE ABASTEC. ORIG. y ACUSA EN COPIA RECIBE"REQ ALM" Y ENVIA PARA SU SEGUIMIENTO. SIC ION AL ALM. 2 o VERIFICA QUE SEA PERSONAL AUTORIZ. CONFORME AL CATA- LOGO DE FIRMAS Y DETERMINA. 7 RECIBE BIENES JUNTO CON 2DO TANTO DE LA - NOT A DE SAL!- DA DEL ALM.C. o o 3 RECIBE "REQUISI- CION AL ALMACEN" VERIFICA DATOS Y LOTIFICA PROGRA- MAS DE ACUERDO Al TIEMPO DE SURTIDO COflT. PAG.13 ACT.8 COMUNICA VER - o I I I BALMENTE ANOMA L! A Y NO ENTRE GA LOS BIENES. CATALOGO DE FIRMAS A\JT. REGISTRA Y CAPTURA EN SISTEMA COMPUTA- RIZADO NOTA DE SALI DA,EMITE EN DOS TAN TOS LA MISMA,RECABA FIRMA y ENTREGA BIE NES y 2DO TANTO AL ARE A SOLICITANTE AR CHIVA PRIMER TANTO. 6

13 ~ MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal. Pag: De: MP/DAlGAl-02/07 J.U.D. DE CONTROLDE ALMACENES GERENCIA DE INFORMATICA GERENCIA DE CONTABILIDAD B VIENE PAG.12 ACT.7 EMITE VIA SISTEMA COMPUTARIZADO EL LISTADO DE NOTAS DE SALIDA,VERIFI- CA y ENVIA AL GTE DE CONTABILIDAD - PARA SU CONCILIA- CION y/o APLIC. 8 RECIBE SOLICITUD Y PROCESA INFOR- MACION y EMITE REPORTE DE SALI- DAS Y POL.CONT. SALID o lreporte ~ CONT. o ~ 9 10 RECIBE REPORTE DE SALIDAS Y PO LIZAS CONTABLES CONCILIA CIFRAS Y DETERMINA. DE O o 13 EXTRAE DE ARCHIVO NOTAS DE SALI DA CORRIGE LISTADO Y EMITE LISTADO DE- FINITIVO ENVIA A GTE. DE CONTAB.PA RA REGIST.Y CTRL. REPORTE DE SAL!IfAS A SAL! DA O O. RECIBE LISTA- DO DEFINITI- VO Y ARCHIVA. O 12 ENVIA REPORTE AL JEFE DE DEPTO.DE CONTROL DE ALMA- CEN PARA CORREC- ClaN. 0l'!TrD SAL! DAS O VIENE DE LA ACT. S P AG. 1 2

14 MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal. [ Pag: De: ~ Nombre del Procedbniento: SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN CENTRAL MPIDAlGAl-02/07 FORMATO S E INSTRUCTIVOS. REQUISICIÓN AL ALMACÉN DAlGAl04. NOTA DE SALIDA DEL ALMACÉN CENTRAL (EJEMPLO). SOLICITUD DE SERVICIOS INFORMÁTICOS DAlG l/o1

15 RED DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DEL DISTRITO FEDERAL FECHA: REQUISICION AL ALMACEN AREA QUE SOLICITA: REQUISICION No. PARTIDA FOLIO CODIGO No. DE PARTE DESCRIPCION DE LOS BIENES CANTIDAD I UNIDAD I CANTIDAD SOLICITADA DE MEDIDA AUTORIZADA CANTIDAD SURTIDA OBSERVACIONES JUSTIFICACION y USO DE los BIENES: AREA SOLICITANTE: NOMBRE Y FIRMA AUTORIZA NOMBRE Y FIRMA GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS NOMBRE Y FIRMA

16 PROCEDIMIENTO INSTRUCTIVO DE LLENADO NOMBRE DEL FORMATO: REQUISICIONAL ALMACÉN OBJETIVODel FORMATO: Solicitar el Suministro de Bienes del Almacén Central ylo en su caso obtener el Sello de No Existencias. FECHA: CLASIFICACION DA/GA/04 PAG: 16 DE : 20 NUM. DICE DEBE ANOTARSE 1 Fecha. Fecha de Elaboración. 2 Área que Solicita. Gerencia Modular Correspondiente. 3 Requisición N. Número de Requisición que corresponda. 4 Control de Almacén Central N. Número de Control Interno que Corresponda. ( Exclusivo para ser llenado por el Almacén Central). 5 Partida. Número Progresivo de Partida Solicitada. 6 Folio. Número de Folio del Bien. 7 Codigo. Número de Codigo del Bien. 8 Número de Parte. Número de Parte del Bien. 9 Descripción de los Bienes. Nombre de los Bienes. 10 Cantidad Solicitada. Número de unidades solicitadas. Unidad de Medida. Metros, Litros, Kilogramos, etc. 12 Cantidad Autorizada. Cantidad Autorizada de Abastecimiento. 13 Cantidad Surtida. Número de Unidades que fueron Surtidas. 14 Observaciones. Cualquier aclaración que considere efectuar el Área. 15 Justificación y Uso de los Bienes. Breve Justificación del Uso de los Bienes. 16 Gerencia de Abastecimientos. Nombre y Firma del Titular. (solo aplica al ámbito Central). 17 Área Solicitante. Nombre y Firma del J.U.D. del Área Solicitante. 18 Autoriza. Nombre y Firma del Gerente Modular que Autoriza. 19 Sello del Almacén Central. Área para poner el Sello del Almacén, así como el Nombre y la Firma del Personal que atendió y surtió la Requisición. (espacio exclusivo para ser llenado por el Almacén Central).

17 I RED DE ) ANSPORTE DE PASAJEROS D.F. DIRECCION DE ADMINISTRACION GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS U.D. DE CONTROL DE ALMACENES Nota: 4977 Fecha: 15il1/2002 ALMACEN CENTRAL PAG. NQ 17 DE 20 SALIDA POR: ABASTECIMIENTO A MODULaS L.la /2 63 HREAR~CEPiJRA:MODULONo. 24 Gi1í3150/02 Ptda. No. de Parte Folio Descrioción Cantidad Unid. :L C807~4ii)1 r~ {):)~ A6a: A(I(ilt::: :J:) lis BATER:ADE 12j~6 VQLTIQ3DE 27 PLACAS RACCR ANUL~R.PARA TUBO FL~XI3L~(~ANG~ERh; re LA30MBA ~Ol t -,,..~ :./-,J,; i1a~güerade E~rRIAMIENTO A i10tor REGULADOR DE?RESIGN DELSrSTE~ADEFRENGS RE?UE3TOPARA VAlVULA REE~EVADGfiAR-14., i('.?z;...,... :0. O?ZA , ri.h 2.00 FZA. :.00,)U Surtió Embarcó Autorizó p JORGEGARCiA MiGUEL VENTURA M C. CARLOS EDUARDO E E J DiAZ GIL

18 RED DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DEL DISTRITO FEDERAL GERENCIADE INFORMÁTICA SOLICITUD DE SERVICIOS INFORMÁTICOS PAG. NO 18 DE 20 r :i::::):i:numarp~qe:eqt.iltt} DIRECCION : 5 GERENCIA: 6 DEPARTAMENTO: 7 AREA SOLICITANTE LlDER DE PROYECTO AREA USUARIA NOMBRE: 8 PUESTO: ,, UBICACION: 10 TELEFONO: EXT: 12 DESCRIPCION: 13 DATOS DEL TRABAJO SOLICITADO, EN RESUMEN FECHA SOLICITADA DE AÑO MES DlA TERMINACION COMENTARIOS: 17 - SOLICITA AUTORIZA 1 AÑO , NOMBRE, PUESTO Y FIRMA NOMBRE, PUESTO Y FIRMA FECHA DE ELABORACION FECHA DE AUTORIZACION MES 21 Clave de Organización y Métodos DA! Gil 01 DIA AÑO MES I DIA 25 I

19 PROCEDIMIENTO' INSTRUCTIVODE LLENADO CLASIFICACION NOMBRE DEL FORMATO: SOLICITUD DE SERVICIOS DA I Gil 01 INFORMÁ TICOS. FECHA PAG. OBJETIVODELFORMATO: Proporcionar a las Areas del Organismo el servicio de procesamiento de datos en el equipo H.P así como su impresión. 19 DE 20 No. I DICE DEBE ANOTARSE 1 INúmero de Folio. Número consecutivo que asigna el Área de Informática para su Control Interno. (Espacio exclusivo para ser llenado por la Gerencia de Informática). Fecha de Aceptación 2 IAño Anotar el año en que recibe la "SoLicitud" LaGerencia de Informática. " 3 IMes Anotar el Mes en que recibe la "Solicitud " la Gerencia de Informática. 4 ldía Anotar el Día en q~erecibe la "Solicitud la Gerencia de Informática. - 5 IDirección. Anotar el nombrede la Dirección de Área que solicita el trabajo IGerencia. 7 IDepartamento. - Anotar el nombre de la Gerenciade Área que solicita el trabajo. Anotar el nombre del Departamentoque solicita el trabajo. Lider de Proyecto Área Usuaria. 8 INombre. - 9 IPuesto. 10 IUbicación. ITeléfono. 12 IExtención. Anotar el nombre completo del Lider de Proyecto que solicita. Anotar el puesto del Lider de Proyecto que solicita. - - Anotar nombre del Centro de Trabajo al que está adscrito. Anotar el Número telefónico del Centro de Trabajo al cual pertenece. Anotar el Número de extención del Centro de Trabajo al cual pertenece. Datos de Trabajo 13 IDescripción. Fecha solicitada 14 IAño. solicitado. de tenninación. Anotar una breve descripción del trabajo a desarrollar. Anotar el año en que requiereel trabajo. 15 IMes. 16 ldía. Anotar el Mes en que requiereel trabajo. Anotar el Día en que requiereel trabajo. " I

20 I PROCEDIMIENTO INSTRUCTIVODE LLENADO CLASIFICACION NOMBRE DEL FORMATO: SOLICITUD DE SERVICIOS DA I Gil 01 INFORMÁ TICOS. FECHA PAG. OBJETIVODELFORMATO: Proporcionar a las Areas del Organismo el servicio de procesamiento de datos en el equipo H.P así como su impresión. 20 DE 20, No. DICE 17 Comentarios. Anotar cualquier observación que se requiera. ; Solicita. 18 Nombre. puesto y fimna. Anotar nombre, puesto y finna de la persona que solicita. Autoriza. 19 Nombre, puesto y fimna. Anotar nombre, puesto y finna de la persona que autoriza. Fecha de elaboración. 20 Año. - Anotar el año en que se solicita el trabajo. 21 Mes. Anotar el Mes en que se solicita el trabajo Día. Anotar el Día en que se sólicita el trabajo. Fecha de Autorización. 23 Año. Anotar el año en que se autoriza el trabajo Mes. " Anotar el Mes en que se autoriza el trabajo. 25 Día. Anotar el Día en que se autoriza el trabajo I