Nombre del Procedimiento: Captura y Registro de Datos

Transcripción

1 PAG. 1 OBJETIVO GENERAL: Planear, organizar, dirigir y controlar los sistemas y procedimientos de registro, con el fin de generar información acerca de la recepción, existencia, despacho, costo y localización de los bienes. POLÍTICAS Y/O RMAS DE OPERACIÓN: Capturar y actualizar los registros de los diferentes movimientos con el fin de obtener información oportuna sobre movimientos, existencias, costos y localización de bienes. Emplear los formatos establecidos por la Oficialía Mayor, relacionados con los informes en materia de almacenes que establezca la Normatividad respectiva. Elaborar Reporte Anual de Existencias, con el fin de realizar el Inventario Físico Anual. Elaborar Reporte Mensual de Existencias, el cual se remite a la Dirección de Recursos Financieros de esta Delegación. Elaborar Informes Trimestrales en cumplimiento a lo que establece la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal. TIEMPO DE ATENCIÓN: Aproximadamente 4 días 5 horas 15 minutos

2 PAG. 2 Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo (Área de Captura y Registro) 1 Recibe copia de la Factura, procede a la captura considerando códigos, fecha, cantidad y precio unitario, así como original de formato de Salida de Almacén captura de acuerdo al código, tipo de artículo, cantidad y área. Elabora Reporte de Existencias Mensual y en su caso Informes Trimestrales Movimiento de Existencias de Almacén y () Movimiento y turna al Jefe de la Unidad Departamental de Almacenes e. 2 Recibe Reporte de Existencias Mensual, Informes Trimestrales, Movimiento de Existencias de Almacén y Bienes de Lento y Nulo Movimiento analiza y verifica los datos. Los datos son correctos? 3 Indica observaciones y regresa Reporte de Existencias Mensual, Movimiento de Existencias de Almacén y Bienes de Lento y Nulo Movimiento 1 hora 2 días 15 minutos 1 hora. (Área de Captura y Registro). 4 Recibe indicaciones, corrige y reinicia en la actividad N 2. 2 horas

3 PAG. 3 Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo 5 Envía a través de Memorando, Reporte de Existencias Mensual, a la Dirección de Recursos Financieros. 1 día Dirección de Recursos Financieros 6 Recibe original y copia del Memorando Reporte de Existencias Mensual y analiza cifras. Firma copia del Memorando y regresa. Las cifras son correctas? 7 Indica observaciones y regresa. Dirección de Recursos Financieros 8 Recibe, corrige y reinicia en la actividad N 5. 9 Firma de recibido en fotocopia del Reporte de Existencias Mensual, registra cifras en el Estado de Situación Financiera y archiva Reporte de Existencias Mensual. 10 Envía informes de Movimientos de Existencias de Almacén y de Movimiento a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal.. 1 hora 1 día

4 PAG. 4 Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal 11 Recibe informes Movimientos de Existencias de Almacén y Movimiento y analiza. Existen observaciones? Dirección de General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal Indica observaciones y regresa los informes. Recibe observaciones, analiza y corrige. Reinicia en la actividad N 10. Integra Informes Movimientos de Existencias de Almacén y Movimiento en el expediente respectivo. Termina procedimiento

5 PAG. 5 J.U.D. de Almacenes e (Área de Captura y Registro) J.U.D. de Almacenes e Dirección de Recursos Financieros INICIO Recibe Factura, captura datos. Elabora reportes y turna. Recibe reportes y revisa. F C SA 0 Doctos. Correctos? 4 3 Recibe indicaciones, corrige y reinicia Actividad N 2 Indica observaciones y regresa Envía reporte. Recibe reporte y analiza. M 0-1 M 0-1 A

6 PAG. 6 Dirección de Recursos Financieros A J.U.D. de Almacenes e Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor del G.D.F. Cifras Correctas? 7 8 Indica observaciones y regresa. Recibe, corrige y reinicia Actividad No Firma de recibido en fotocopia. Registra y archiva. Envía informes. Recibe y revisa. REM F REM F RME ESF Existen observaci ones? Recibe observaciones. Analiza y reinicia Actividad No. 10. Indica observaciones y regresa. 3 B

7 PAG. 7 Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor del G.D.F. B 14 Integra Informes en el Expediente. E TERMI Héctor Manuel Ávalos Martínez Director General de Administración