Título del Proyecto/Estrategia AUTOMATIZACION Y SISTEMATIZACON DE LOS PROCESOS DE LA OFICINA DEL HONORABLE CONCEJO MUNICIPAL

Transcripción

1 Título del Proyecto/Estrategia AUTOMATIZACION Y SISTEMATIZACON DE LOS PROCESOS DE LA OFICINA DEL HONORABLE CONCEJO MUNICIPAL Autor (Alejandra Pellecer) (Francisco Morales) (Fmorales@Muniquetzaltenango.com) (apellecer@muniquetzaltenango.com) Tutor María Dolores Peche

2 Control de Versiones... Error! Marcador no definido. 1. Título del Proyecto Denominación del proyecto Diagnóstico de la situación actual Fundamentación de la elección del proyecto... Error! Marcador no definido. 5.1 Visión Objetivo General Objetivo Específicos Metas Indicadores de gestión Entorno legal y regulatorio Marco institucional y grupos de trabajo Beneficios y políticas de difusión Mecanismos de selección de sub-proyectos... Error! Marcador no definido. 11. Cronograma de actividades y esquema operativo... Error! Marcador no definido. 12. Seguimiento y evaluación Recursos Características y enfoque adoptado Sostenibilidad y réplica Proyección de los resultados previstos Conclusiones Bibliografía Anexos

3 1. Título del Proyecto AUTOMATIZACION Y SISTEMATIZACON DE LOS PROCESOS DE LA OFICINA DEL HONORABLE CONCEJO MUNICIPAL 2. Denominación del proyecto Quetzaltenango conocida también como Xelajú o Xela es la segunda ciudad más importante de Guatemala al tener un alto nivel económico y de producción, siendo considerada actualmente como una de las principales ciudades de Guatemala por la actividad industrial y comercial que en ella se desarrolla. Así mismo Quetzaltenango cuenta con diversos centros educativos, como algunas de las universidades más reconocidas de Guatemala, al ser la ciudad con la mayor cantidad de centros educativos por habitante, debido, entre otros aspectos, a su estratégica ubicación, ya que la mayoría de sus estudiantes no son de Quetzaltenango, sino de ciudades y poblaciones que se ubican en promedio a 1.5 horas de ésta ciudad. Se tiene un estimado poblacional de habitantes dentro del municipio de Quetzaltenango, de los cuales, alrededor del 65% es indígena o amerindia, 32% mestizos o ladinos, y 3% europeo. Proclamada en 2008 como capital de Centroamérica por el Parlacen. La población fija de la ciudad de Quetzaltenango es de aproximadamente 125,000 habitantes, pero debido al flujo comercial y educativo, la población se incrementa con 30,000 personas que conforman la población flotante, perteneciente a otros centros poblados de otros departamentos. 3. Diagnóstico de la situación actual Debido a la importancia que tiene la ciudad de Quetzaltenango, y como segunda ciudad del país, aunado a que se ha establecido un aumento en los indicadores poblacionales tanto fijos como flotantes, esto significa que la demanda del que hacer municipal aumenta obteniendo como resultado que algunos procesos o solicitudes de diversa índole de vecinos o empresas tengan un proceso un poco lento. 3

4 Por lo cual, actualmente no se tiene la vista del ciudadano una base de datos para consultar vía WEB para evitar colas o atrasos innecesarios a la hora de solicitar información de dichos trámites. 4. Fundamentación de la elección del proyecto La Municipalidad de Quetzaltenango, está conformada por un cuerpo político, Concejo Municipal y el Alcalde, Personal Administrativo y Personal de Campo; esta trabaja con tres niveles: Nivel Político, Nivel de Asesoría y Nivel de Ejecución. Y con ello establecer tecnologías que coadyuven al logro de la automatización de la mayoría del quehacer municipal. Actualmente se cuenta con la oficina del Concejo Municipal quien es la que se encarga de darle seguimiento a las solicitudes presentadas por los vecinos; Las personas que visitan la oficinas del Concejo Municipal, son atendidas para brindarles la información que solicitan con relación a sus expedientes, indicándoles el procedimiento, la fase en que se encuentra y el tiempo aproximado que tardará en resolverse. Por ello se hace necesario para la población la sistematización de dicho proceso para agilización y transparencia de los mismos. Dado que en el proceso utilizado actualmente se han visto involucrados procesos anómalos administrativos, que incluso han llegado a tipificarse como actos de corrupción. Con esta estrategia estaríamos transparentando dichos procesos dado que se estaría interactuando con la Oficina Municipal de Relaciones Públicas y utilizar el portal Web que actualmente se esta trabajando para que desde allí los usuarios puedan tener acceso a la base de datos de la Oficina del honorable Concejo Municipal. Al lograr la automatización de dicho proceso estamos evitando la aglomeración de personas y evitándoles contratiempos y facilitándole al sector empresarial e industrial de la ciudad las tediosas esperas porque se estaría aprovechando la internet para que en una visita al portal WEB puedan tener acceso a información con respecto a resoluciones de puntos de acta del honorable concejo municipal. 5.1 Visión Lograr la automatización total de los servicios que presta la oficina del Honorable concejo Municipal. Ya que somos una municipalidad con vocación de servicio y trabajamos día a día por superar las expectativas de los vecinos de la ciudad y las personas que nos visitan 4

5 5.2 Objetivo General Lograr que los procesos que realiza El Honorable Concejo Municipal sean automatizados utilizando mecanismos y tecnología de punta. 5.3 Objetivos Específicos a) Realizar la depuración de la base de datos esto con respecto a expedientes. b) Establecer la conexión de base de datos del departamento de Informática con la oficina del Honorable Concejo Municipal. c) Publicar la base de datos de la oficina del Concejo al portal web de la municipalidad. d) Promover y dar a conocer a la población la pagina web. e) Tener en puntos estratégicos pantallas para que los ciudadanos que no tengan acceso a internet puedan verificar los datos de sus solicitudes. f) contar con la información de Trámites de expedientes que conoce el Honorable Concejo Municipal. g) Recibir solicitudes de citas para Concejales y recepción de documentos dirigidos a cada uno de ellos h) poder entregar solicitudes de certificación de actas y resolución del Concejo i) entregar solicitudes de copias de acuerdos y reglamentos emitidos por el Concejo 6.1 Metas a) Tener procedimientos bien definidos para la obtención e integración de los datos y así tenerlos disponibles en Muni Servicios sin contra tiempos. b) Establecer una metodología eficaz y eficiente, donde la prioridad sea satisfacer las demandas de los vecinos y ofrecer una mejor respuesta a los mismos. c) Crear una interacción amigable y sociable entre los colaboradores de las diferentes dependencias que proveen los servicios públicos municipales y los mismos vecinos del Municipio de Quetzaltenango. 5

6 d) que las personas que visitan el portal de la oficina del Concejo Municipal, sean atendidas para brindarles la información que solicitan con relación a sus expedientes, indicándoles el procedimiento, la fase en que se encuentra y el tiempo aproximado que tardara en resolverse e) todas las personas que soliciten los acuerdos emitidos por el concejo se les proporcionara las fotocopias del mismo, en pdf y se les entregaran la cantidad de fotocopias que solicitan. f) se le dará preferencia a las personas con discapacidad, adultos mayores y mujeres en estado de gestión avanzado g) para hacernos llegar sus quejas, comentarios o sugerencias existirán medios de col center y pagina web. 6.2 Indicadores de gestión Tabla 1: Objetivos, metas e indicadores de gestión Objetivo Especifico Meta(s) Indicador(es) de gestión Utilizar el portal web de la municipalidad de Quetzaltenango para la implementación de consultas en línea de resoluciones y acuerdos de concejo. Establecer en una sola base de datos para evitar confusiones y transparentar los procesos Promover la facilidad para la verificación de datos en cualquier lugar Depurar la base de datos (expedientes, solicitudes para tener datos concretos y absolutos. Tener procedimientos bien definidos para la obtención e integración de la base de datos. Crear kioscos de información en diferentes zonas de la ciudad con pantallas para acceder a la consulta de datos. a.1) Se cuenta con una base de datos. a.2) Se cuenta con la aprobación para el uso de la página Municipal para el honorable concejo Municipal. b.1) Se cuenta con procedimientos para poder revisar y validar la información obtenida. b.2) Se tiene un procedimiento para la integración de datos y poderlos suministrar a Muni Servicios. d.1) Se cuenta con políticas de atención al cliente. d.2) Se cuenta con un ambiente agradable para el usuario. d.3) Se cuenta con un apartado de quejas de atención recibida. 6

7 7. Entorno legal y regulatorio De acuerdo a lo que estipulado en el Código Municipal, Decreto , se establece lo siguiente Artículo 3. Autonomía. En ejercicio de la autonomía que la Constitución Política de la República garantiza al municipio, éste elige a sus autoridades y ejerce por medio de ellas, el gobierno y la administración de sus intereses, obtiene y dispone de sus recursos patrimoniales, atiende a los servicios públicos locales, el ordenamiento territorial de su jurisdicción, su fortalecimiento económico y la emisión de sus ordenanzas y reglamentos. Para el cumplimiento de los fines que le son inherentes coordinará sus políticas con las políticas generales del Estado y en su caso, con la política especial del ramo al que corresponda. Ninguna ley o disposición legal podrá contrariar, disminuir o tergiversar la autonomía municipal establecida en la Constitución Política de la República. Artículo 70. Competencias delegadas al municipio. El municipio ejercerá competencias por delegación en los términos establecidos por la ley y los convenios correspondientes, en atención a las características de la actividad pública de que se trate y a la capacidad de gestión del gobierno municipal, de conformidad con las prioridades de descentralización, desconcentración y el acercamiento de los servicios públicos a los ciudadanos. Artículo 71. Efectividad de la delegación. La efectividad de la delegación requerirá su aceptación por parte del municipio interesado; en todo caso, la delegación habrá de ir acompañada necesariamente, de la dotación o el incremento de los recursos necesarios para desempeñarla, sin menoscabo de la autonomía municipal. Artículo 72. Servicios públicos municipales. El municipio debe regular y prestar los servicios públicos municipales de su circunscripción territorial y, por lo tanto, tiene competencia para establecerlos, mantenerlos, ampliarlos y mejorarlos, en los términos indicados en los artículos anteriores, garantizando un funcionamiento eficaz, seguro y continuo y, en su caso, la determinación y cobro de tasas y contribuciones equitativas y justas. Las tasas y contribuciones deberán ser fijadas atendiendo los costos de operación, mantenimiento y mejoramiento de calidad y cobertura de servicios. 8. Marco institucional y grupos de trabajo. La OEA en conjunto al Gobierno de Canadá, han desarrollado varias herramientas que permitirán cubrir estas necesidades. Dichas herramientas fueron evaluadas por la ANAM de Guatemala y estará apoyando en forma directa al Municipio de Quetzaltenango para poder satisfacer esta necesidad. 7

8 Tabla No. 2: Distribución de roles y funciones de Equipo MuNet e-gobierno Municipal Roles Funciones Miembro responsable 1. Gerente MuNet Estará coordinando las actividades y estableciendo las directrices de cómo se estará llevando a cabo la integración sistematizada de las oficinas involucradas en el programa. 2. miembros del equipo MuNet Municipal Quetzaltenango 9. Beneficios y políticas de difusión. Será el encargado de establecer contacto con las diferentes oficinas y miembros del concejo que estarán integrando al sistema y establecer los procedimientos a llevar con ellos. Además será el responsable de centralizar toda la información que las oficinas entreguen al equipo MuNet y entregárselo al gerente del equipo MuNet Municipal. Mario Rodríguez Alejandra Pellecer. Francisco Morales Beneficios: a) Ciudadanos I. Obtener en forma instantánea vía Internet la información requerida necesaria previa a cualquier reclamo. II. Crear un Fácil acceso a la información. III. Transparencia en cualquier dato a consultar. b) Municipalidad I. Promover el uso de las tecnologías informáticas. II. Facilitar el acceso a la información del que hacer del concejo Municipal. III. Transparentar la información. IV. brindar un mejor servicio a los ciudadanos. Ahorros: a) Ciudadanos I. facilitarles el trámite por medio de la web y consultas en línea. II. No será necesario que se presenten a la Oficina. b) Municipalidad I. Se optimizará el recurso humano, ya que muchas consultas no serán In Situ sino vía internet. II. No será necesario hacer gestiones extras para poder obtener la información requerida en cada reclamo a las entidades involucradas en forma individual. III. El recurso humano no perderá tiempo innecesario en atender una gestión, sino que esto permitirá invertirlo en otras actividades que en la Oficina sean necesarias. Políticas de difusión: a) Colocar un kiosco informativo en los lugares más concurridos en el municipio. b) Comunicación verbal. 8

9 12. Seguimiento y evaluación Tabla No. 4: Seguimiento y evaluación Parámetro Monitoreo: 1) Revisión de las diferentes solicitudes o escritos existentes en las oficinas de concejo. 2) Realizada la clasificación de expedientes enviándose a la comisión respectiva y por ende a los concejales respectivos. 3) Solitud a secretaria municipal para tener acceso a los diferentes acuerdo tanto emitidos por el Honorable concejo municipal como los acuerdos de alcaldía. Evaluación: 1) Se estarán realizando reuniones con el equipo MuNet para poder comparar las metas establecidas con los avances alcanzados. 2) Se estará teniendo una reunión trimestral para poder evaluar los avances alcanzados. Control: 1) Al tener metas a corto y mediano plazo, se podrá visualizar con tiempo si nos estamos atrasando con el cumplimiento de las actividades, para poder hacer los cambios y/o arreglos necesarios. 2) Si en dado caso el problema fuese falta de disposición de algún elemento del equipo MuNet Municipal, poder hacer los arreglos necesarios. 3) Si las oficinas no nos proveyeran de la información, hacer acto presencial hasta obtener los datos. Descripción 1) Al momento la verificación de las solicitudes se clasificaran de acuerdo a tipo de solicitud. 2) Cada concejal tiene a su cargo diferentes comisiones municipales de ello se deriva que la clasificación sea organizada de tal manera que se tenga las respuestas inmediatas. 3) Con ello se obtiene la información correcta y fidedigna para crear el sitio de alojamiento para la publicación de los diferentes servicios. 1) Se estarán estableciendo metas de corto plazo para cada etapa de la estrategia, con el objeto de poder valorar los avances alcanzados entre las metas y el avance real. 2) En estas reuniones se establecerá el avance real tanto en ejecución física como monetaria de la estrategia y detectar en qué áreas nos hace falta reforzar para no sufrir atrasos. 1) Se podrá verificar por medio de las metas y las actas de avance, además de las reuniones participativas de los desafíos que se encuentran, por lo que como grupo MuNet Municipal y consultor buscar la mejor solución a los problemas encontrados. 2) Platicar con el presidente del equipo MuNet sobre el elemento que no desea participar y si no se ve apoyo de este, platicar directamente con el Alcalde. 3) Al momento de hacer acto presencial, se podría contactar con el jefe inmediato de la persona para encontrar una solución en consenso.

10 13. Recursos. Tabla No. 5: Recursos del proyecto ÍTEM VALOR RUBRO O FUENTE DE FINANCIACIÓN 1. Bienes materiales Q20, ONG que está apoyando con la página WEB. 2. Servicios Q 5, La Universidad Galileo 3. Recursos humanos Q 5, ANAM 4. Recursos financieros Q 5, Municipalidad de ChiJuyu 5. Otros Q 5, Oficina de Servicios Públicos Total Q40, Características y enfoque adoptado. A qué desafíos se enfrenta la estrategia? Qué el alcalde y su concejo no aprueben dicha normativa por cuestiones de tiempo o circunstancia adversa. Que las oficinas que intervienen en el proceso no colaboren en brindar la información Qué dificultades y obstáculos pueden entorpecer el logro de las metas y objetivos de la estrategia? Negar la información. Falta de tiempo de las instituciones para poder atender al equipo MuNet Municipal. Desinterés de la Municipalidad de dar conocer el que hacer del concejo municipal Qué oportunidades ofrece el entorno para el desarrollo su estrategia de e-gobierno? Transparencia en las resoluciones y acuerdos municipales emitidos tanto en alcaldía como en el honorable concejo municipal. Conocer el que hacer del honorable concejo Municipal. Satisfacción del habitante del Municipio al saber resoluciones y acuerdos de alcaldía como de concejo municipal. Versatilidad para dar información cuando sea requerido. 10

11 Tabla No. 6: Oportunidades y amenazas Oportunidades: Amenazas: Ítem Descripción Impulsar el desarrollo de las tics. Tener personal especializado. Tener una interacción entre el vecino y el gobierno local. Impulsar el desarrollo del Municipio, tanto a nivel nacional como internacional. No lograr obtener la información en el tiempo establecido. Desinterés de las autoridades (alcalde síndicos y concejales. No contar con el respaldo en el caso de emitir respuestas a tiempo o en el peor de los casos no contar con respuesta alguna. Tabla No. 7: Fortalezas y debilidades Fortalezas: Debilidades: Ítem Descripción La Municipalidad ya tiene la disposición de poder usar las TIC dentro del municipio. El equipo Munet Quetzaltenango está integrado de tal forma que se logre el éxito del proyecto. Desconocimiento de sistemas informáticos. No se tiene una organización en cuanto a las demandas de los vecinos. 11

12 Tabla No. 8: Matriz DOFA Oportunidades Amenazas Debilidades Con esta estrategia estaríamos logrando vencer la gran brecha digital entre los pobladores y la Oficina de Concejo Municipal, conllevando así la interacción directa entre ambos. De esta manera lograremos una transformación de gobierno convencional a e-gobierno en la Municipalidad. Solicitar apoyo a otras entidades locales para el desarrollo de la estrategia, realizando convenios de mutuo acuerdo entre las instituciones públicas involucradas y la privada; esto con el objeto de esta estrategia sea del pueblo y transcienda más allá del gobierno municipal. Fortalezas Debido al gran interés local de poder sistematizar muchos procesos se logra tener un respaldo tanto del gobierno local como de las instituciones locales. Logrando con esta integración un desarrollo socio económico y socio cultural más grande. De esta manera se logrará conservar los avances alcanzados hasta la fecha y promulgar el desarrollo y transparencia Municipal. Por todo este avance alcanzado, es importante concientizar al resto de la población que no conoce los beneficios que las TIC ofrecen y de esta manera seguir avanzando con más estrategias de e-gobierno, al punto de poder llegar a tener sistematizado el 100% de los procesos municipales. 12

13 15. Sostenibilidad y réplica Se ha observado que existe una gran participación de las diferentes dependencias interrelacionadas en el ámbito Municipal, con lo que se puede decir que este tipo de automatización y sistematización de los procesos son fenómenos no solo propios del municipio, sino que en realidad este cambio tecnológico es algo latente a nivel global, por lo que se puede solicitar la ayuda y apoyo a todas estas instituciones. Por ejemplo: a) Las Universidades que se encuentran presentes en los diferentes municipios están prestas a proporcionar su ayuda en pro del desarrollo de la nación. Una de las ventajas de utilizar este sistema de automatización y sistematización de los procesos es que cuentan con personal que se estaría profesionalizando en el ámbito de las TIC y dichas personas están muy deseosas de aportar sus conocimientos para el beneficio común. b) Por el lado de las instituciones No Gubernamentales, se puede contar con el apoyo tanto técnico como monetario, ya que ellas poseen más recursos o poseen la facilidad de poderlos adquirir e implementar dicho sistema de automatización y sistematización de los procesos; y al momento de ver que este tipo de desarrollo con las TIC es para el beneficio de todos, estarán muy abiertos a poder apoyar, inclusive sus donantes. c) Con la iniciativa privada, cabe mencionar que siempre hay un porcentaje que invierte en el beneficio de la población, y son estos los que debemos de identificar para podernos acercar a ellos para solicitarles su apoyo, bien sea técnico y/o monetario, ya que las iniciativas privadas tienen dentro de su personal gente profesional y especializada en las áreas de su competencia para el desarrollo de dicha automatización y sistematización de los procesos. Una de las ventajas de utilizar estas instituciones, es que ellos mismos pueden promover los logros alcanzados y replicarlos en otras Municipalidades de la República de Guatemala, teniendo por consiguiente el deseo de poderlas adoptar, por lo que habrá que tener sumo cuidado al momento de querer implementar esta estrategia y automatización, ya que primeramente hay que hacer un diagnóstico de la localidad para conocer la realidad del lugar y así poder establecer si esta estrategia encaja a sus necesidades, ya que en la mayoría de casos ya habrán podido avanzar en algunos aspectos y en otros ni se habrán dado cuenta que hay que contemplar algunos factores antes de iniciar. Al momento de tener ya un punto de partida, es necesario hacer los ajustes necesarios a esta estrategia para poderla adaptar a la realidad del municipio en cuestión. 13

14 16. Proyección de los resultados previstos Con esta estrategia estamos logrando facilitar el acceso a la información que los usuarios de los servicio públicos hacen uso, además de utilizar las TIC como plataforma de trabajo. Todo esto promueve un impacto sin precedentes sobre los servicios Municipales, ya que se está encaminando a un e-gobierno y con los beneficios que esto conlleva. Tabla No. 8: Proyección de los resultados previstos Impactos (Plazos) Corto plazo Descripción Fortalecer la iniciativa Municipal de ir tecnificando sus servicios, al punto de que se estarán colocando los primeros cimientos de e-gobierno, el cual conllevará consigo el progreso y desarrollo a las gestiones municipales. Mediano plazo Al momento de ir sistematizando todos los procesos de los servicios públicos de la localidad, se podrá llevar más eficientemente el control de pagos de los mismos, ya que en la actualidad se desconoce qué debe y cuánto debe un usuario, logrando determinar en una forma ágil en un mismo proceso todos estos controles, y de esta manera se podrá motivar al vecino a que participe activamente en el pago oportuno de sus servicios, evitando así el recargo de moras innecesarias o incluso el corte de dichos servicios. Obteniendo de esta manera tanto el usuario como la Municipalidad los beneficios que esta herramienta provee. Largo plazo Al tener sistematizado los procesos de la Oficina de Servicios Públicos Municipal, será completamente irreversible el efecto dominó que se creará en los demás departamentos de la Municipalidad, ya que estos se irán integrando a Muni Servicios para ir satisfaciendo sus necesidades, poco a poco estos departamentos por interés propio adoptarán Muni Servicios como plataforma de trabajo, conllevando que se desarrolle un e- Gobierno integrado de la Municipalidad de ChiJuyu. 14

15 17. Conclusiones Tabla No. 9: Conclusiones Dimensiones del proyecto Información: 1) Iniciativa privada. 2) Ciudadanos. 3) Organismos Gubernamentales. Interactividad: 1) Usuario Oficina de Concejo 2) Usuario Muni Servicios. 3) Oficina de Servicios Públicos - Instituciones prestadoras de los Servicios Públicos. Servicios: 1) Guía Básica. 2) Orientación. 3) Servicio on-line. Evaluación 1) Conocer en tiempo y forma el monto de los servicios públicos que recibe. 2) Saber qué y cuánto debe por el uso de los servicios públicos que goza. 3) Conocer los ingresos que recibirá en concepto de servicios públicos. 1) Respuesta inmediata de las consultas realizadas sobre los servicios obtenidos. 2) Obtención de información en una forma inmediata de los servicios que desee consultar. 3) La Oficina de Servicios Públicos, podrá informar más eficazmente las sugerencias a las instituciones que brindan estos servicios, así como también del monto recuperado. 1) Manual descargable desde el sitio, como también un video tutorial del uso del portal. 2) Instructivos de cada gestión que se puede realizar en la Oficina, además de la capacidad de llenar el formulario único en línea con ayuda interactiva desde el portal. 3) Se habilitará un chat para poder hacer las consultas oportunas a un especialista, que le podrá guiar y resolver sus dudas. 15

16 18. Bibliografía 1) Estudio de_ caso_ municipio_de_guatemala_para_estrategia_de_egob_v-2.pdf 2) Seminario de Gobierno Electrónico. 3) Foros y Talleres de Gobierno Electrónico. 4) Decreto , del Congreso de la República de Guatemala - Código Municipal 5) Acuerdo Gubernativo Número , de la Presidencia de la República de Guatemala Normas para regular la aplicación de la política que, en materia de Recursos Humanos debe Implementar en la Administración Pública. 6) Manual Descriptivo de Perfiles y Funciones MuNet Guatemala del portal Descriptivo de Perfiles y Funciones versión

17 19. Anexos Cuadros y gráficas estadísticas de cantidades del movimiento de los procesos del honorable Concejo Municipal, según censos realizados en los años del 2008, 2009 y