GESTIÓN DE DOCUMENTOS

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Silvia Herrera Rubio
hace 8 años
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1 1. Objeto 2 2. Alcance 2 3. Documentos de referencia 2 4. Formatos / Registros 2 5. Tipos de documentos 2 6. Sistemática Operacional Solicitud de documentos Identificación de documentos Información mínima que debe contener Elaboración, revisión y aprobación Distribución y difusión de documentos 5 AUTORES Begoña Martínez Arguelles Responsable Calidad. HUCA Milagros Vázquez Rueda. Supervisora Calidad HUCA REVISORES Comisión mixta HUCA AUTORIZADO Junta Técnica Asistencial. Dirección Enfermería. Dirección Médica. Fecha: 30 / 07/ 09 Fecha: 30 / 07/ 09 Fecha: 30 / 07/ 09 Página 1 de 5

5 Distribución y difusión de documentos 5 AUTORES Begoña Martínez Arguelles Responsable Calidad. HUCA Milagros Vázquez Rueda.

2 1. OBJETO Definir la sistemática para la elaboración, aprobación, modificación, distribución, archivo y control de documentos en nuestro hospital. 2. ALCANCE Este documento es de aplicación a la documentación interna y externa, exceptuando los documentos que han de acogerse a requisitos legales o compromisos institucionales (SESPA/Gobierno del Principado de Asturias/otras instituciones), generada y de implantación en el Hospital Universitario Central de Asturias, en adelante HUCA. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Manual de Calidad Normativa de funcionamiento de las comisiones clínicas Estructura organizativa HUCA 4. FORMATOS /REGISTROS Se creará un registro central donde figure un listado de control de la documentación. 5. TIPOS DE DOCUMENTOS Manual de Calidad (MC) del hospital, servicio o unidad de gestión clínica. Documento base del SGC. Incluye el alcance, exclusiones, política de calidad, mapa de procesos (MP) y fichas de procesos (FP). Procedimiento General (PG) Documento que describe la forma de organizar una actividad que alcanza a gran parte de la unidad que desarrolla la política de calidad. Procedimiento Operativo (PO) Documento que describe de forma detallada el modo de llevar a cabo un proceso. Página 2 de 5

Principado de Asturias/otras instituciones), generada y de implantación en el Hospital Universitario Central de Asturias, en adelante HUCA. 3.

3 Instrucción Técnica (IT) Documento, que describe a gran nivel de detalle cualquier actividad contenida en un proceso o procedimiento. Protocolos (PT) Documento, que describe a gran nivel de detalle cualquier actividad contenida en un proceso o procedimiento Guías de Práctica Clínica (GPC) Documentos de evidencia en la asistencia clínica que permite la toma de decisiones de forma eficiente y eficaz. Vías Clínicas (VC) Documentos de desarrollo de actividades en la práctica asistencial diaria con definición y aplicación de un proceso. Normativas (NORM) Documentos de obligado cumplimiento en la organización sobre la actuación para determinados fines o procesos. Otros Documentos (DOC) 6. SISTEMATICA OPERACIONAL 6.1 Solicitud de elaboración documentos. Cualquier miembro de la organización puede detectar la necesidad de elaboración o modificación de un documento comunicándolo al responsable del servicio, unidad, dirección o comisión a la que pertenece. En función del tipo de documento y de las necesidades de implantación se definirá el responsable de autorizar el inicio del proceso. 6.2 Información mínima que debe contener. El Objeto del documento, alcance, formatos o registros que genera y relación secuenciada de las diferentes actividades y /o tareas criticas definiendo responsabilidades. Página 3 de 5

clínica que permite la toma de decisiones de forma eficiente y eficaz.

4 6.3 Identificación de documentos. Una vez finalizada la elaboración y aprobación del documento, el área encargada de actualizar el registro de la documentación asignará la identificación de los documentos de acuerdo a los siguientes criterios generales: Código del documento. TIPO DE DOCUMENTO Código del servicio, unidad, dirección NOMENCLATURA DE ASIGNACION SEGÚN LOS CODIGOS EXISTENTES EN INFORMATICA. Nº secuencial. Todos los documentos irán encabezados según modelo: TÍTULO Fecha: dd/mm/aaaa Código: NORMCAL000 El tipo de letra será la corporativa del centro, Gill Sans MT normal. El documento debe estar paginado. La relación de personas implicadas en la elaboración, revisión y aprobación del documento debe quedar registrado y fechado, en pie de página de portada del mismo, según modelo: AUTORES REVISORES AUTORIZADO Fecha Fecha Fecha Página 4 de 5

criterios generales: Código del documento. TIPO DE DOCUMENTO Código del servicio, unidad, dirección NOMENCLATURA DE ASIGNACION SEGÚN LOS CODIGOS EXISTENTES EN INFORMATICA. Nº secuencial.

5 6.4 Elaboración, revisión y aprobación Documento Elabora Revisa Aprueba Personal propio de Superior cada estructura jerárquico de la organizativa con/sin unidad participación externa Normativas de funcionamiento, protocolos, procedimientos que afectan a la organización interna de un servicio, dirección o unidad. Documentación transversal a la organización: Guías de práctica clínica, Manual de calidad, Mapa de procesos, Protocolos transversales Responsable documento Superiores jerárquicos de los participantes en el proceso Unidad de Calidad Los documentos que formen parten de la HC Comisión de HC Gerencia directamente o por delegación de funciones en cada una de las direcciones Gerencia directamente o por delegación de funciones en cada una de las direcciones Dirección 6.5 Distribución y difusión de documentos. Una vez aprobados, los superiores jerárquicos de cada una de las estructuras difundirán los documentos entre las personas que deberán implantarlos. Este documento es de aplicación a la documentación interna y externa, exceptuando los documentos que han de acogerse a requisitos legales o compromisos institucionales (SESPA/Gobierno del Principado de Asturias/otras instituciones), generada y de implantación en el Hospital Universitario Central de Asturias, en adelante HUCA. Página 5 de 5

Documentación transversal a la organización: Guías de práctica clínica, Manual de calidad, Mapa de procesos, Protocolos transversales Responsable documento Superiores jerárquicos de los participantes

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