Especificaciones Técnicas Producto de Hyland Software Inc. CARACTERISTICAS PRINCIPALES

Transcripción

1 Especificaciones Técnicas Producto de Hyland Software Inc. OnBase, de la empresa Hyland Software Inc., es un Manejador de Contenidos o también conocido como Electronic Document Management System (EDMS) que combina tecnologías como COLD, Document Imaging, Workflow, Web, entre otros, en un sistema integrado y modular. Mediante su uso, las empresas pueden almacenar y posteriormente acceder a documentación electrónica de diversas fuentes tales como: reportes generados por mainframes, imágenes de documentos (*.tif, *.jpg, etc.) y archivos de aplicación (*.doc, *.xls, *.pdf, *.mpg, etc). OnBase, tiene la capacidad de ser totalmente escalable y configurable para ajustarse a los requerimientos específicos del cliente, sin la necesidad de programación de interfaces. OnBase, diseñado para organizaciones corporativas, permite administrar cualquier tipo de documento electrónico, es decir, cualquier tipo de archivo que se encuentra en la computadora, resaltando como una de sus funcionalidades, el múltiple cross reference (múltiple referencias cruzadas) entre todos ellos. CARACTERISTICAS PRINCIPALES - Almacenamiento de Imágenes en formato estándar OnBase permite almacenar cualquier tipo de archivo de imagen (cualquier formato) y luego recuperarlo a través de su interfaz de usuario (Modulo Cliente). En todos los casos el sistema almacena los archivos en su formato natural sin adicionar información (Cabeceras) que alteren el contenido del archivo original. - Almacenamiento de Documentos de Aplicación Internamente OnBase almacena diferentes tipos de archivos de texto (aplicaciones como: *.doc, *.xls, *.dwg, *.mpg, *.wav, etc.) tratándolos de la misma forma: Objetos de información. Inclusive es posible definir nuevos formatos de documentos (archivos) para los casos en que se requiera almacenar archivos de aplicaciones no estándares. Este manejo uniforme permite la flexibilidad de establecer relaciones entre documentos sin importar su tipo, creando así, la poderosa habilidad de recuperarlos con sólo hacer doble click con el Mouse sobre un documento abierto en pantalla, lo que en OnBase se conoce como Cross-Referencing. - Tecnología Cliente Servidor A diferencia de muchas soluciones que tratan de integrar diferentes productos a través de una interfaz de usuario final; OnBase, es una solución basada en un sólo producto, creado y desarrollado sobre una única estructura de base de datos relacional de tecnología cliente servidor y resultante de un diseño inteligente orientado a objetos, logrando así, una Integración real de diferentes tecnologías (Imaging, COLD, Workflow, etc.)

2 Especificaciones Técnicas - Almacenamiento en Dispositivos estándares OnBase administra los documentos a través de una Base de Datos, en la cual contiene los índices (campos clave), punteros de ubicación física de los archivos, accesos, privilegios y toda la información del sistema; es así, que se pueden almacenar los documentos en forma distribuida y en diferentes medios de almacenamiento, de manera que para los usuarios sea transparente acceder a un documento que puede estar almacenado en Medios Fijos (Disco Duro) o en un Medio Removible (Disco Optico) ya sea local (LAN) o remotamente (WAN). En adición, OnBase permite que la información sea almacenada en Formatos o Drivers Universales o Standard. OnBase esta diseñado para soportar diferentes estándares de empresas especializadas exclusivamente en sistemas para el almacenamiento de información (CD s, OD, Tapes, HD, Jukeboxes, etc.) con excelentes sistemas tales como HMS (Hierarchical Management System) para su manejo. - Capacidad de Almacenamiento Masivo OnBase es un sistema de tipo Enterprise capaz de manejar miles de usuarios, cantidades superiores a los 100 millones de documentos (TeraBytes de data) y hasta un millón de transacciones por día en un servidor basado en PC. Mas de 1,000 compañías en 17 países han mejorado sus procesos y potenciado su trabajo con OnBase. Dado que OnBase se apoya directamente sobre una Base de Datos Relacional, siempre que sea compatible con el estándar ODBC, por lo tanto, el producto se puede manejar desde soluciones para pequeños volúmenes de documentos hasta aplicaciones de almacenamiento masivo muy grandes usando el motor de bases de datos adecuado para cada caso. - Indexación por Tarjetas (Profiles) personalizados

3 OnBase tiene toda una lógica de definición de objetos como Campos de Indice (Keywords), Tipos de Documentos (Document Type) y Grupos de Documentos (Document Type Group). Lo cual permite tener la flexibilidad de utilizar los campos de índice (keywords) previamente definidos en diferentes Tipos de Documento y de acuerdo a los requerimientos de cada aplicación específica. En adición, sus facilidades de búsqueda permiten definir pantallas de búsqueda personalizadas, en las cuales se permita al usuario a sólo tener acceso a aquellos tipos de documentos que necesita y ejecutar la búsqueda usando sólo los Campos de Indice (keywords) que son estrictamente necesarios para él. - Amplias Capacidades de Búsqueda El Sistema de Búsqueda de Documentos es una de las principales y más completa virtud del OnBase. Permite al usuario ubicar y visualizar el resultado de las consultas deseadas a través de una misma Interface sin importar el tipo de documento, sean de tipo texto, imágenes escaneadas, archivos electrónicos de aplicación, etc. OnBase en su módulo de cliente cuenta con diversos métodos de búsqueda y recuperación de documentos, estos son: Pantalla de Recuperación de Documentos, Búsqueda Tradicional por campos de Indice haciendo uso de Operadores Lógicos y matemáticos. Además muestra una organización lógica de tipos de documento; Estructuras de Arbol, Organización visual en carpetas por tipo de documento, que permite al usuario acceder visualmente a los documentos; Consultas Personalizadas ( Custom Queries ) aplicadas para realizar búsquedas rutinarias o facilitar y limitar el acceso de los usuarios a los documentos, esto utilizando los campos clave ("Keywords") necesarios (Perfiles Personalizables) como parámetros de búsqueda Referencias Cruzadas ("Cross Referencing") ubicación automática de archivos relacionados, mediante un doble click del mouse sobre un documento. Búsquedas por Campos Fijos, El módulo "Document Imaging" (proceso de captura), permite definir areas en la imágen a capturar ("scanear"), en las cuales puede interpretar automáticamente ya sea un texto clave o un gráfico código, por ejemplo un número de cuenta/cliente o un código de barras. Búsquedas en Múltiples fuentes de Información, OnBase por su diseño enteramente relacional y orientado a objetos, maneja todo tipo de documentos como si se tratará de una misma unidad: Objeto de Información. Gracias a esto, es posible ubicar documentos a través de la misma interfaz de usuario sin importar el tipo o formato de archivo. - Envío por Fax o OnBase tiene la capacidad de integrarse a los servicios de mensajería con que trabaje el cliente (Correo Electrónico y Fax), para lo cual cuenta con módulos que inclusive permiten almacenar en forma

4 automática los correos discriminado su origen y puede inclusive separar el cuerpo del correo de los archivos adjuntos para su almacenamiento en diferentes Tipos de Documentos y en diferentes Disk Groups (Volúmenes Lógicos). En adición a estas capacidades, el OnBase cuenta con una mensajería de correo interna entre usuarios del producto, la que evita la saturación de los servidores de correo al enviar sólo los punteros correspondientes a los documentos que se adjunten si fuera el caso. - Anotaciones OnBase permite la colocación de notas sobre imágenes y archivos de texto, a las cuales se pueden asignar derechos específicos para cada usuario, como crear, visualizar, modificar o eliminar. Además estas notas tienen diferentes funcionalidades como colocar sellos pre-definidos, anotaciones o comentarios, resaltar zonas específicas, restringir la visualización completa de una imagen para usuarios que no tengan los accesos permitidos, entre otras alternativas. - Soporte para múltiples Servidores y Bases de Datos (Plataformas) OnBase se apoya directamente en una arquitectura de Base de Datos compatible con SQL y se conecta a ella mediante el estándar ODBC. De allí que puede hacer uso de Servidores de Base de Datos como Microsoft SQL Server, Oracle, Sybase o SQL Anywhere las cuales pueden residir en diferentes plataformas (Microsoft, Novell, Unix, etc). Por lo tanto, para el cliente es transparente donde se encuentre la base de datos pues su conectividad hacia ella es a través del estándar ODBC. De la misma forma su soporte para almacenar la información en cualquier medio que pueda ser visto como una unidad compartida de red, permite depositar la data en servidores de diferente plataforma. En el caso del cliente Lan, este se ejecuta sobre un cliente windows. Mientras que para los clientes Web resulta totalmente independiente sobre la plataforma que se encuentren, sólo es necesario usar un navegador estándar (IExplorer o Navigator). - Capacidad de Integración con otras aplicaciones OnBase cuenta con una librería de API s que permite integrar al sistema con otras aplicaciones o configurarlo a la medida. Dicha librería es entregada al cliente junto con el producto. - Manejo de Almacenamiento en Volúmenes OnBase desde el momento de su configuración inicial, permite definir Grupos de Discos ( Disk Groups ) a los cuales se pueden asociar diferentes Tipos de Documentos. Dentro de un Disk Group, OnBase almacena y distribuye la información en forma de carpetas que corresponden a volúmenes de tamaño especificado por el administrador, sin reservar el espacio físico, sino que al llenarse una carpeta, automáticamente se crea otra hasta un máximo que también es definido por el administrador. Esta alternativa brinda la mejor velocidad de acceso a la información.

5 Los volúmenes definidos cuentan con sus respectivas copias; pudiendo cada copia configurarse en diferentes medios de almacenamiento (visualizables como unidades de red) sin alterar la funcionalidad del sistema; esto significa que para el usuario es transparente acceder a un archivo que se encuentra almacenado en disco duro, en jukebox, o en cualquier otro medio de almacenamiento. Esta lógica, permite administrar en forma distribuida la data que maneja el sistema. Las copias de volúmenes generalmente se configuran de la siguiente forma: - 1ra. Copia: Mass Storage (Volúmenes Fijos), Información en línea para consulta y actualización en forma frecuente e inmediata, normalmente almacenada en un medio magnético, de preferencia Disco Duro o arreglos de discos, dependiendo del volumen de información a manejar. - 2da. Copia: Removable (Volúmenes Portátiles), Información en línea de baja frecuencia de consulta, es decir, información histórica reciente, normalmente almacenada en un medio óptico - magnético de tipo WORM, de preferencia el CDRom o DVD. - 3ra. Copia: Back Up, Información fuera de línea, de muy baja frecuencia de consulta, es decir información histórica muy antigua, normalmente usada como respaldo (Backup) y almacenada en cintas magnéticas. REQUERIMIENTOS MINIMOS Sistemas Operativos Soportados Windows 98 Windows NT 4 Workstation/Server Windows 2000 Professional/Server Windows XP Windows 2003 Advanced Server Base de Datos Soportadas Base de Datos Información Adicional SQL Server 7 or superior (SQL Server 2000 SP3) Oracle or greater (thirdparty ODBC driver is recommended for processing workstations) Oracle 8i: or greater Oracle puede ser utilizado, pero no es recomendado porque podría generar consumos excesivos de memoria. Si se usa Oracle 8.0.5, un third-party ODBC driver es recomendado recomendada Oracle 9i: 9i Release 1 and Release 2 (9.2) Sybase SQL Server v11.5 Sybase Adaptive Server 12.5 Sybase SQL Anywhere , to 7.0.d, and 8.0 No 6.0.X releases

6 ESQUEMA MODULAR Módulos Básicos!" Multiuser Server!" Client (Licencias Concurrentes, Nombradas o por Estación de Trabajo) Módulos de Entrada!" Document Imaging!" Document Import Processor (DIP)!" E-Forms!" Virtual Print Driver!" HPPCL & PDF Data Input Filters!" COLD & COLD Avanzado!" PCL Data Input Filter!" OCR (Optical Character Recognition)!" Archival API!" Subscription Server!" XML Processor!" RightFax Connection!" Disconnected Scanning!" Front Office Scanning Módulos de Administración y Consulta!" EDM Services!" Workflow!" Web Server!" Verity Full Text Indexing!" Lotus Notes Integration!" Outlook Integration!" Host Application Enabler (Emulación de Terminal)!" Electronic Signatures!" Application Enabler!" Document Retention!" 132-Column Video Font!" Document Retention!" EMC Centera Integration!" ESRI ArcView / ArcIMS Integration!" Records and Information Management!" Reverse API!" WorkView Módulos de Distribución y Salida!" Document Distribution!" Image Statements!" Exception Reports!" Data Mining Interface!" Print Distribution!" CD/DVD Authoring

7 !" Export!" Publishing