MANUAL DEL USUARIO ALMACEN E INVENTARIOS ALMACEN E INVENTARIOS

Transcripción

1 SISTEMA DE INFORMACION FINANCIERO SISTEMA Y DE ADMINISTRATIVO INFORMACION FINANCIERO S.A.S. Y ADMINISTRATIVO NIT S.A.S. NIT

2 Página: 2 de 131 CONTENIDO CONTENIDO... 2 INTRODUCCION... 7 OBJETIVO DEL SOPORTE TECNICO INFORMACIÓN GENERAL DEL SISTEMA REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA INSTALACIÓN DEL SISTEMA RECOMENDACIONES GENERALES INGRESO AL SISTEMA Ingreso al Software Almacén e inventarios Aplicaciones Generales del Sistema ESTRUCTURA DEL SISTEMA ALMACÉN Archivos Catálogo de almacén Localización de Bodegas Unidades de Medida Estado de los Elementos Devolutivos Proveedores Responsables Generales Responsables por Dependencia Periodos de Almacén Centros de Costos Configuración Contable Tipos de Comprobantes Compras Movimientos de Almacén Movimientos de Devolutivos Movimientos Compras y Suministros Entradas de Consumo Por compras De Inventario Otras Salidas de Consumo Al Gasto Ajuste de Inventario Otras Entrada de Devolutivos Por Compras Inventario Inicial Otros Salida de Devolutivos Al Servicio Otras Traspaso de Devolutivo a Consumo Controlable Salida por Dependencias Interface de Contabilidad Plan de Compras Cierre anual... 45

3 Página: 3 de FecSINFA de Vencimientos Mantenimiento Mantenimiento General Unificación de Códigos Auditoria de Información Informes y Listados Listado de Compras y Suministros Listado por Tipo de Comprobantes Listado de compras por Proveedor Listado de Últimas Compras por Proveedor Compras Pendientes por realizar ingreso al almacén Listado General de ordenes de servicio Listados Generales de Inventario Catálogo General Existencias Generales de Inventario Inventario Fin de Mes Inventario con Cantidades de Ajuste Listado de Elementos sin Existencia Pendientes por Generar Entradas Listado Aseguradora Listados de Consumos y Servicios Consumo General Por Concepto y Comprobante Por Concepto y Elemento Por Concepto y Dependencia Listado de Entradas Resumen por Grupo de Inventario y Dependencia Listado por tipo de comprobante Listado General por Número de Comprobante Listado de comprobantes Diarios (E/S) Resumen de movimientos por grupo de elemento Relación de Elementos Agrupados por Tipo de Comprobante Auxiliar por Centro de Costos Listado de Salidas Resumen por Grupo de Inventario y Dependencia Listado por tipo de comprobante Listado General por Número de Comprobante Listado de comprobantes Diarios (E/S) Resumen de movimientos por grupo de elemento Relación de Elementos Agrupados por Tipo de Comprobante Elementos Entregados Agrupados por Dependencia Elementos Entregados Agrupados por Responsable Auxiliar por Centro de Costos Listado por Centro de Costos Resumen de Comprobantes Compras y suministros Entradas de Consumo Salidas de Consumo Entradas de Devolutivos Salidas de Devolutivos Informes a Contraloría Elementos de Bodega de Almacén en Buen Estado Elementos en Bodega de Inservibles Inventario General de Bienes Devolutivos por Dependencia Inventario Individual de Bienes Devolutivos Listados Básicos Resumen por Código Contable Utilidades... 68

4 Página: 4 de Generador de Consultas CONTROL DE INVENTARIO Archivos Catálogo General Proveedores Configuración de Vida Útil Tipo de Activos Placas de Inventario Periodos y PAAG Periodos por Inventario Responsables Responsables por dependencia Tipos de Movimiento Configuración Contable Depreciaciones Procesos Traslados Devolutivos Consumo controlable Reintegros Inventario de Vehículos Asignación de bienes SOAT Descargos de Bodega Faltantes no Justificados Bajas Devolutivos Consumos controlables Unificación de Placas Traslado de Grupo de Elemento por Placa Depreciación Inicial Cálculos de Depreciación Elementos Depreciados Interface de Depreciaciones Auditoria de Información Verificar Configuración de Activos Cuadre de Saldos de Depreciación Revisión de FecSINFA de Servicio Generar archivo Plano Subir Archivo Plano Cargar Información de Inventarios Informes y Utilidades Generales de Inventario (Costo Histórico) Inventario General de Bienes Devolutivos por Dependencia Inventario General de Bienes Devolutivos por Responsable (sin valorizar) Inventario General de Bienes Devolutivos por Responsable Bienes Devolutivos al Servicio Inventario General a Entes Descentralizados Inventario General sin Entes Descentralizados Elementos de inventario (Costo Histórico) Inventario General en Buen Estado Inventario General en Mal Estado o Defectuoso Placas Anuladas por Bajas Listado de Devolutivos por Grupo de Inventario al Servicio Listado Grupo de Inventario al Servicio (General) Listado General de Bienes devolutivos por Responsable Listado Grupo de Inventario (General) Resumen de Inventario (Costo Histórico)... 93

5 Página: 5 de Agrupado por Dependencia Agrupado por responsable Entes Descentralizados Inventarios de bienes al servicio Listado de bienes al servicio Por Grupo Por Dependencia Entrega de Inventario Resumen Contable Agrupado por Dependencias Agrupado por Responsables Resumen Contable (Agrupado por Auxiliar) Resumen Contable (Agrupado por Cuenta) Resumen Contable (Agrupado por Cuenta y Catálogo) Listados de Traspasos Listados generales Traspasos por Dependencia o Responsable Devolutivo a Consumo Controlable Consulta de Históricos Por responsable y Dependencia Inventario por Conceptos Listado de elementos por concepto: Listado a Aseguradoras SOAT Asignación de Vehículos Informe Depreciación Listado de bienes depreciados (General) Listado de bienes Depreciados (Detallado) Listado de Bienes sin Depreciar Resumen por Código Contable Resumen por Centro de Costos Depreciación con ajustes por Inflación Depreciación por Bajas Impresión de Placas REGISTRO DE BIENES INMUEBLES Archivos Registro de Inmuebles Vida útil Configuración Contable Periodos y PAG Configuración Factores de depreciación Destinos Económicos Situaciones Jurídicas Tipo de Pólizas Procesos Calculo Depreciación Informes Listado de Inmuebles Listados de Depreciaciones Listado por inmuebles Listado por Código Contable Resumen contable de depreciación de los bienes inmuebles Ajuste por Depreciación PARÁMETROS DE CONFIGURACIÓN Parámetros Básicos FIRMAS Y CARGOS Autorizaciones y Permisos

6 Página: 6 de SIA CUNDINAMARCA BARRA DE HERRAMIENTAS Usar las teclas de método abreviado para modificar texto o datos

7 Página: 7 de 131 INTRODUCCION El módulo de Almacén e Inventarios es una herramienta para el manejo y control de la información referente a los elementos de consumo o de carácter devolutivo para empresas del sector público. El manual del usuario sirve como guía para el adecuado uso de la aplicación, cuya finalidad es explicar claramente paso a paso y obtener un correcto funcionamiento y rendimiento del Software Almacén e Inventarios, en forma detallada, sencilla y entendible. El software SINFA está diseñado de una manera coherente con los procesos que se manejan y de tal forma facilita a los usuarios del sistema el fácil acceso y manejo del mismo. OBJETIVO DEL Presentar una visión general del funcionamiento del Software modulo Almacén e Inventarios y describir los procedimientos para el manejo y utilización del programa dentro de la organización, logrando así que las personas que tienen acceso al sistema, obtengan el beneficio total que el Software les ofrece.

8 Página: 8 de SOPORTE TECNICO La Red de soporte del SOFTWARE SINFA ofrece opciones de soporte técnico de gran calidad que le permitirán obtener lo que requiere: Soluciones eficientes, eficientes y efectivas. En el momento de surgir inquietudes o dificultades sobre un producto del SOFTWARE SINFA, realice lo siguiente Consulte la documentación y la información impresa incluida con el producto. Consulte la ayuda en pantalla. Consulte las memorias, documentación o boletines de los seminarios, foros o cursos de capacitación, realizados por SINFA S.A.S. Si no encuentra la solución, acuda al soporte ofrecido por Sinfa: Comunicándose al teléfono (1) y/o envíe su solicitud al correo soporte@sinfa.com.co. Cuando el soporte sea atendido telefónicamente deberá estar frente a su PC, tener a mano la documentación del producto y acceso a internet(si llega a requerir el control remoto). Así mismo, esté preparado para proporcionar la siguiente información: El número de la versión del producto del SOFTWARE SINFA que esté utilizando. El tipo de hardware que esté utilizando. Cita textual de todo el mensaje que aparezca en la pantalla. Una descripción de lo ocurrido y de lo que intentaba hacer cuando se produjo el problema. Una descripción de cómo ha intentado resolver el problema. 1.1 INFORMACIÓN GENERAL DEL SISTEMA Este sistema se diseñó para el manejo de información referente al manejo de Almacén e Inventarios se denomina SOFTWARE SINFA módulo de Almacén e Inventarios. La aplicación se ejecuta sobre ambiente Windows 98, Me, XP Pro, XP Edt, 2000 y como tal sigue los estándares de este sistema operativo. Si el proceso de instalación se realiza satisfactoriamente en el explorador de Windows, disco C aparece la opción Almacén SQL.

9 Página: 9 de REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA Para utilizar el SOFTWARE SINFA módulo de Almacén e Inventarios se necesita: Un PC con procesador 486 o superior (Pentium recomendado) de 66 MHz o más rápido. Sistema operativo Windows 128 MB de memoria RAM o más 20 GB de espacio disponible en disco duro. Unidad de CD-ROM y/o Puerto para USB Monitor de vídeo VGA o de mayor resolución. Mouse Instaladores del sistema suministrados por SINFA S.A.S. Acceso a Internet 1.3 INSTALACIÓN DEL SISTEMA El proceso de instalación del software SINFA módulo de Almacén e Inventarios se realiza de la siguiente manera: Ingrese a la a /almacen, en la parte inferior encontrara como adjunto el ejecutable clic sobre este, inmediatamente a aparecerá una ventana donde consulta si desea ejecutar o guardar el archivo, seleccione ejecutar y espere mientras se realiza la descarga. En seguida le consulta si está seguro que desea ejecutar este Software, clic en ejecutar a continuación observara una venta de Bienvenida al Asistente de instalación de Actualización de Almacén, lea detenidamente y proceda a hacer clic en Siguiente para continuar. Seguidamente aparecerá la opción de Escoger la ubicación de la Instalación la predeterminada es C:\Sinfa Finalizar (Recomendada), si desea en otra carpeta por favor siga las recomendaciones que aparecen en esta ventana, de lo contrario avanzar con Siguiente, aparecerá la opción de seleccionar Acceso Directo está predeterminado para crear un Icono de acceso directo en el Escritorio, clic en siguiente. Lea detenidamente, estando de acuerdo proceda a instalar, espere mientras se ejecuta la instalación, aparece la ventana Completando el Asistente de Instalación clic en Finalizar. Terminando este proceso el Modulo de Almacén e Inventarios se abre inmediatamente y para empezar a trabajar primero se debe Vincular datos con la Opción CONECTAR DB aceptar y seleccionar DB_SIG. Al finalizar este proceso podrá ingresar con el usuario y contraseña asignados 1 1 Este proceso se aplica de la misma manera para la actualización de la Versión

10 Página: 10 de RECOMENDACIONES GENERALES Es conveniente que el usuario final directo del sistema interactúe adecuadamente con cada uno de las pantallas y opciones habilitadas. Para esto es necesario que aprenda a comunicarse con la herramienta básicamente en términos de saber que significa cada mensaje o despliegue de datos, utilizar las ayudas y los textos que aparecen en la parte inferior de la pantalla, y las listas de valores. El sistema contiene mecanismos propios para garantizar la integridad de los datos; sin embargo es indispensable que el usuario responda correctamente a cada pregunta o requerimiento que se le haga. Antes de dar comienzo al uso real del sistema, efectúe pruebas de navegación y entendimiento total. Cuando se utiliza o ingresa por primera vez a la aplicación, es indispensable configurar o definir los parámetros del sistema antes de empezar a trabajar. 1.5 INGRESO AL SISTEMA El ingreso al software SINFA módulo de Almacén e Inventarios se realiza de la siguiente manera: Ingreso al Software Almacén e inventarios Haga clic en el icono del Software Almacén e Inventarios que aparece en el escritorio como Acceso directo.

11 Página: 11 de 131 Digitar el usuario (Identificación del usuario que entra al sistema) y contraseña asignados. El número máximo de caracteres asignado a cada usuario es de ocho. (La creación e identificación del usuario y la clave de acceso, se definen en la opción Parámetros de Configuración con el comando Autorizaciones y Permisos). El sistema detecta y diferencia al digitar la contraseña Mayúsculas o minúscula. Si las instrucciones son correctas hacer CLIC en el botón Iniciar Sesión para así entrar al menú principal del sistema.

12 Página: 12 de Aplicaciones Generales del Sistema APLICACIONES GENERALES Primer Registro Registro Siguiente Registro Anterior Último Registro Nuevo Registro Guardar Registro Filtro por selección Buscar Orden Descendente Vista Hija de Datos Calculadora Eliminar Registro Deshacer Quitar Filtro u Orden Orden Ascendente Vista formulario Vista Preliminar Ayuda Cerrar Imprimir Memorando Colocar las cantidades en ceros Consultar Terceros Tarjeta de Kárdex Placas de Inventario Saldos Acumulados Afectaciones de Comprobante

13 Página: 13 de ESTRUCTURA DEL SISTEMA El software SINFA Módulo de Almacén e Inventarios presenta una estructura con el siguiente Menú Principal:

14 Página: 14 de Almacén Por medio de esta Opción del menú Principal el sistema le permite ingresar al Modulo de Almacén donde le presenta el siguiente menú Archivos

15 Página: 15 de Catálogo de almacén Establece los códigos generales del inventario y contiene la información de los elementos tal cómo: Código del elemento Nombre: Nombre del elemento Datos Básicos: Tipo: Devolutivos o de consumo Unidad: Unidad de medida Tipo depreciación: Tipo de Activo Identificador: Número de placa para Devolutivos Estado: Activo o inactivo Localización: Localización en Bodegas Ubicación Información en Bodega. Existencias Valor Unitario Promedio Cantidad por llegar Mínimas: Cantidad mínima como existencia Máximos: Cantidad Máxima en Existencia Compras Acumulados Saldo en Kárdex

16 Página: 16 de 131

17 Página: 17 de 131 Al dar clic en COMPRAS ubicado en la parte inferior izquierda podrá consultar la información correspondiente a compras del elemento seleccionado de acuerdo al periodo que desea verificar.

18 Página: 18 de 131 Para obtener información de inventarios por periodos dar Clic en ACUMULADO ubicada en la parte inferior central del catalogo de almacén. Al dar Clic en el siguiente botón SALDO KARDEX ubicado en la parte inferior central se obtiene el movimiento del Kárdex:

19 Página: 19 de Localización de Bodegas Indica los códigos de las Ubicación y Descripción de las bodegas

20 Página: 20 de Unidades de Medida Estado de los Elementos Devolutivos

21 Página: 21 de Proveedores Información de Contratistas, proveedores, empleados y terceros en general de la Entidad

22 Página: 22 de Responsables Generales Registro de los responsables de los inventarios de la entidad

23 Página: 23 de Responsables por Dependencia Contiene la información de responsables de las diferentes dependencias.

24 Página: 24 de Periodos de Almacén Indica los distintos meses o periodos de inicio y final de trabajo, configurándose como activo (Modo de Trabajo) o cerrado (Modo lectura) Centros de Costos Áreas de la entidad que tienen manejo y control sobre el consumo de los recursos

25 Página: 25 de Configuración Contable Contiene los códigos contables para la interface de los elementos de almacén e inventarios hacia contabilidad Tipos de Comprobantes

26 Página: 26 de Compras Establece la configuración de los comprobantes por Clases de compras como: Requisición contrato de suministro, Contrato de Compraventa, entre otros Movimientos de Almacén Establece la configuración de los comprobantes por tipo de movimiento (Entradas por compras, de inventario inicial, de comodato, Salidas al Gasto, Salidas al servicio, entre otros)

27 Página: 27 de Movimientos de Devolutivos Establece la configuración de movimientos o Funcionarios, Bajas, Reintegros, entre otros) procesos de Inventarios (Traslados entre

28 Página: 28 de Movimientos Menú donde se encuentran los diferentes movimientos del almacén como entradas y salidas de elementos consumibles y devolutivos, entre otros Compras y Suministros Ingreso de datos para compras de acuerdo al tipo de movimiento y periodo

29 Página: 29 de 131 Formulario de registro de los controles de los compras y suministros de acuerdo al tipo de Movimiento: se asigna proveedor, dependencia solicitante, forma de pago y demás datos solicitados, el descuento, el valor del IVA, el objeto de la compra, el destino.

30 Página: 30 de 131 Detalle de la compra Ingreso de la información concerniente a la compra: Código elemento, Nombre, Unidad de medida, cantidad, valor unitario, valor total, marca, especificaciones, serie, estado, entre otros.

31 Página: 31 de Entradas de Consumo Por compras Entrada de elementos de acuerdo al tipo de movimiento y establecer periodo Se encuentran varios tipos de entradas por distintas ya sean por ordenes de compra, contratos de suministro, entre otros; documentos que requieren de un tipo asociado, en este caso las Compras. Contiene la información acerca de la descripción de la entrada, los artículos que entran, calculado el promedio de cada elemento. En este documento se legaliza la entrada por almacén y los elementos que se relacionan allí se encuentran en la bodega. Formulario de registro de datos para Entrada de acuerdo al tipo de Movimiento, está asociado con el documento de compra correspondiente, para realizar esta afectación

32 Página: 32 de 131 inicialmente se debe seleccionar la dependencia responsable del recibido de estos elementos y su responsable, seguidamente se hace la afectación al documento de la compra. Detalle del Comprobante de Entrada

33 Página: 33 de 131 Al hacer la afectación del documento automáticamente queda cargado el detalle, en el caso de realizar el proceso manualmente se registra: Código elemento, hacer la afectación al contrato correspondiente y la cantidad a recibir De Inventario ECI: Registra las entradas por inventario inicial Para este tipo de entrada se deben hacer el registro de los elementos manualmente, por ser el inventario inicial como tal no hay documento predecesor a esta entrada.

34 Página: 34 de Otras Registra otro tipo de entradas como Donaciones, entre otras.

35 Página: 35 de Salidas de Consumo Al igual que las entradas, se encuentran varios tipos de comprobantes asociados que requieren de una entrada específica. En este documento se legaliza la entrega por almacén a un responsable y una dependencia; los elementos que se relacionan allí se encuentran al valor de la entrada Al Gasto

36 Página: 36 de 131 Formulario de registro de datos para salida al gasto de elementos consumibles, está asociado todos los documentos de entrada de elementos consumibles, para realizar esta afectación inicialmente se debe seleccionar la dependencia y el responsable de los elementos, en seguida se hace la afectación al documento de la entrada. Detalle de Comprobante Al hacer la afectación del documento automáticamente queda cargado el detalle, en el caso de realizar el proceso manualmente se registra: Código elemento, hacer la afectación al documento de entrada y la cantidad a entregar Ajuste de Inventario Otras

37 Página: 37 de Entrada de Devolutivos En este tipo de entrada, al igual que la de consumo se encuentra el ingreso a la bodega de almacén, generando automáticamente la placa de identificación por el sistema Por Compras Entrada de elementos de acuerdo al tipo de movimiento y establecer periodo Se encuentran varios tipos de entradas ya sean por órdenes de compra, contratos de suministro, entre otros.

38 Página: 38 de 131 Estos movimientos de la misma manera que las entradas de consumo requieren de un tipo asociado que es el documento de las Compras. Contiene la información acerca de la descripción de la entrada, los artículos que entran, calculado el promedio de cada elemento. En este documento se legaliza la entrada por almacén y los elementos que se relacionan allí se encuentran en la bodega Inventario Inicial Registro de los inventarios devolutivos iniciales

39 Página: 39 de Otros

40 Página: 40 de Salida de Devolutivos Al Servicio

41 Página: 41 de 131 En el formulario de salida de devolutivos al servicio inicialmente se hace la asignación de dependencia y responsable, en seguida se debe hacer la afectación al documento de entrada correspondiente, en el detalle de las salida se asignan las placas a los biens que se van a dar salida Otras Donación Comodato

42 Página: 42 de Traspaso de Devolutivo a Consumo Controlable Aplica para los devolutivos que por su valor u otras razones deben ser designados como consumo controlable, para realizar este cambio en el catalogo debe estar creado el nuevo código y a habilitar el indicador de consumo controlable, una vez ya este creado se procede a seleccionar la dependencia y el responsable donde está asignado el elemento, la descripción del documento, en la parte inferior está la opción de selección de los elementos a trasladar se coloca el código origen y en consumo el código destino, seguidamente aparecerán las diferentes placa como devolutivo, se selecciona la opción de traslado general con el fin de que todos los elementos de este tipo queden como consumo controlable.

43 Página: 43 de 131 Detalle Dentro del detalle se puede verificar los elementos a trasladar, adicionalmente el sistema a cada uno de los elementos les asigna una nueva placa pero ya como consumo controlable

44 Página: 44 de Salida por Dependencias Interface de Contabilidad Proceso por el cual se genera la interface de almacén e inventarios a Contabilidad, esta se puede realizar por tipo de movimiento o dependencia Plan de Compras

45 Página: 45 de 131 Presenta una programación de compras anual de acuerdo a los movimientos ejecutados en el Año fuente Cierre anual Actualización de los saldos y valores promedios de los elementos del ultimo periodo (Fin de año) al saldo inicial del otro año.

46 Página: 46 de FecSINFA de Vencimientos

47 Página: 47 de Mantenimiento Mantenimiento General Se encuentran varias opciones de mantenimiento del sistema tales como: Cargar catalogo de periodos al año siguiente:

48 Página: 48 de Cuadre de saldos por elementos: Revisión de cantidades por llegar:

49 Página: 49 de Mayorizar Saldos de Cantidades: Revisa predecesor:

50 Página: 50 de Actualizar valores de saldos Revisión de Periodos de los Comprobantes

51 Página: 51 de Revisión de Afectaciones de Comprobantes Unificación de Códigos Auditoria de Información Verifica que ningún comprobante contenga saldos de Kárdex negativos.

52 Página: 52 de Informes y Listados Listado de Compras y Suministros Ofrece un reporte de compras y suministros por elementos y proveedores entre fecsinfa.

53 Página: 53 de Listado por Tipo de Comprobantes Al dar clic sobre este listado este le preguntará si desea visualizarlo detallado Listado de compras por Proveedor En este listado adquiere la información detallada de las compras realizadas a un determinado proveedor Listado de Últimas Compras por Proveedor En este documento se obtiene la información de las últimas compras realizadas discriminadas por proveedor Compras Pendientes por realizar ingreso al almacén En este listado se logra obtener la información de los elementos pendientes por ingresar al Inventario Listado General de ordenes de servicio

54 Página: 54 de Listados Generales de Inventario

55 Página: 55 de Catálogo General Existencias Generales de Inventario Genera un listado sobre las existencias (Saldos) del inventario Inventario Fin de Mes Estado de movimientos de elementos valorizados al último periodo del mes (Saldo anterior, entradas, salidas y nuevo saldo) Inventario con Cantidades de Ajuste Listado de Elementos sin Existencia

56 Página: 56 de Pendientes por Generar Entradas Listado Aseguradora Relación de elementos devolutivos para asegurar

57 Página: 57 de Listados de Consumos y Servicios Consumo General Por Concepto y Comprobante Por Concepto y Elemento

58 Página: 58 de Por Concepto y Dependencia Listado de Entradas

59 Página: 59 de Resumen por Grupo de Inventario y Dependencia Genera un resumen de ingresos acumulados por grupo según la codificación en el catálogo de Inventarios y dependencia Listado por tipo de comprobante Listado General por Número de Comprobante Listado de comprobantes Diarios (E/S) Resumen de movimientos por grupo de elemento Relación de Elementos Agrupados por Tipo de Comprobante Auxiliar por Centro de Costos

60 Página: 60 de Listado de Salidas

61 Página: 61 de 131 Este listado nos proporciona la misma información que el listado de entradas solo que este corresponde a la de las salidas Resumen por Grupo de Inventario y Dependencia Listado por tipo de comprobante Listado General por Número de Comprobante Listado de comprobantes Diarios (E/S) Resumen de movimientos por grupo de elemento Relación de Elementos Agrupados por Tipo de Comprobante Elementos Entregados Agrupados por Dependencia Elementos Entregados Agrupados por Responsable Auxiliar por Centro de Costos

62 Página: 62 de Listado por Centro de Costos Relación de entradas y salidas de elementos devolutivos y de consumo de almacén por centros de costo

63 Página: 63 de Resumen de Comprobantes

64 Página: 64 de Compras y suministros Genera un informe de las compras y suministros durante un mes y de un determinado tipo de comprobante Entradas de Consumo Este informe es de gran utilidad ya que ayuda a verificar cuantas entradas de consumo tubo en un determinado mes Salidas de Consumo Provee la información de las salidas de consumo ya sea por un mes o por un comprobante o por el número directo del comprobante Entradas de Devolutivos Suministra las cantidades de entradas de devolutivos, por mes y comprobante Salidas de Devolutivos Suministra las cantidades de salidas de devolutivos, por mes y comprobante.

65 Página: 65 de Informes a Contraloría

66 Página: 66 de Elementos de Bodega de Almacén en Buen Estado Elementos en Bodega de Inservibles Inventario General de Bienes Devolutivos por Dependencia Inventario Individual de Bienes Devolutivos Listados Básicos Listados generales: Proveedores, responsables Generales, Responsables por Dependencia y proveedores por tipo

67 Página: 67 de Resumen por Código Contable Resumen por código contable general y Movimientos sin Configurar

68 Página: 68 de Utilidades Generador de Consultas Herramienta para generar consultas en SQL de la base de datos

69 Página: 69 de CONTROL DE INVENTARIO Menú del modulo de Inventarios

70 Página: 70 de Archivos Catálogo General Proveedores Acceso a la información de igual manera que en Almacén, tanto Proveedores Catálogo General como Configuración de Vida Útil Se configura la vida útil de los elementos devolutivos según tipo de activo

71 Página: 71 de Tipo de Activos Registro de Tipo de Activos depreciables: Código Activo, Nombre de Activo y Vida Útil en meses

72 Página: 72 de Placas de Inventario Contiene la información acerca de las placas de los elementos devolutivos. Si la entidad tiene un sistema de placas, se podrá hacer la homologación del código del programa registrando en placa anterior la codigicacion que se viene manejando. Esta información se puede filtrar por elemento, dependencia, responsable, dependencia y responsable; agilizando y facilitando este proceso.

73 Página: 73 de Periodos y PAAG Periodos por Inventario

74 Página: 74 de Responsables Registro de Responsables: identificación, Nombre y Cargo

75 Página: 75 de Responsables por dependencia Creación, configuración y actualización de dependencias con responsables Tipos de Movimiento

76 Página: 76 de 131 Configuración de tipos de documentos que se manejan dentro del Modulo de Control de Inventarios: Traspaso, Bajas, Reintegro del Servicio a Inservibles, entre otros Configuración Contable Depreciaciones

77 Página: 77 de Procesos

78 Página: 78 de Traslados Devolutivos Permite generar traslados de elementos devolutivos entre funcionarios o donación de elementos Este formulario permite generar traslados seleccionando origen (Dependencia y responsable) y destino del elemento, estos se pueden hacer de manera individual seleccionando Traslado por placa, por grupo o general.

79 Página: 79 de 131 Detalle: refleja placa, código, especificación, serie del elemento, estado valor unitario y valor total del elemento a trasladar Consumo controlable Traslados de consumo controlable se maneja de igual manera a los traslados devolutivos

80 Página: 80 de Reintegros Inventario de Vehículos Asignación de bienes SOAT Descargos de Bodega Faltantes no Justificados

81 Página: 81 de Bajas

82 Página: 82 de Devolutivos El formulario y diligenciamiento es similar al que se maneja en traslados, como diferencia es el destino (Bajas de elementos) Consumos controlables Bajas de Consumo Controlable tienen igual manejo a bajas de devolutivos

83 Página: 83 de Unificación de Placas Traslado de Grupo de Elemento por Placa Permite traslado de placas de inventario por código de elemento (Conservando la placa asignada y especificaciones, pero cambia el grupo)

84 Página: 84 de Depreciación Inicial

85 Página: 85 de Cálculos de Depreciación Elementos Depreciados

86 Página: 86 de Interface de Depreciaciones Auditoria de Información Verificar Configuración de Activos Cuadre de Saldos de Depreciación Revisión de FecSINFA de Servicio Generar archivo Plano Subir Archivo Plano Cargar Información de Inventarios Proceso de actualización de información del inventario

87 Página: 87 de Informes y Utilidades

88 Página: 88 de Generales de Inventario (Costo Histórico) Inventario General de Bienes Devolutivos por Dependencia Inventario General de Bienes Devolutivos por Responsable (sin valorizar) Inventario General de Bienes Devolutivos por Responsable Bienes Devolutivos al Servicio Inventario General a Entes Descentralizados Inventario General sin Entes Descentralizados Elementos de inventario (Costo Histórico)

89 Página: 89 de Inventario General en Buen Estado Relación de Bienes de Inventario y Consumos Controlables en Buen Estado

90 Página: 90 de Inventario General en Mal Estado o Defectuoso Relación de Bienes de Inventario y Consumos Controlables en mal estado o defectuosos Placas Anuladas por Bajas Relación de Bienes de Inventario y Consumos Controlables en dados de baja Listado de Devolutivos por Grupo de Inventario al Servicio Relación de bienes de inventario y consumos controlables por grupo (Detallado) de inventario al servicio

91 Página: 91 de Listado Grupo de Inventario al Servicio (General) Relación de bienes de inventario y consumos controlables por grupo al servicio

92 Página: 92 de Listado General de Bienes devolutivos por Responsable Reporte general de bienes devolutivos y consumos controlables donde se detalla información del elemento: serie (placa), código, nombre; e información del responsable: cedula, cargo, nombre y dependencia Listado Grupo de Inventario (General) Relación de bienes de Inventario y Consumo Controlables por grupos

93 Página: 93 de Resumen de Inventario (Costo Histórico) Agrupado por Dependencia Inventario general de bienes devolutivos por dependencia, lista las dependencias con el valor total de los bienes asignados.

94 Página: 94 de Agrupado por responsable Informe de bienes devolutivos por responsable totalizado el valor monetario Entes Descentralizados Lista los bienes devolutivos asignados a entes descentralizados

95 Página: 95 de Inventarios de bienes al servicio Listado de bienes al servicio Por Grupo Por Dependencia Entrega de Inventario Resumen Contable Lista el inventario general según el código contable, nombre y valor, adicionalmente permite agrupar por dependencia, responsable, auxiliar, cuenta, por cuenta y catálogo; filtrando la información por inventarios, consumos controlables o si se desea ambos.

96 Página: 96 de Agrupado por Dependencias

97 Página: 97 de Agrupado por Responsables Resumen Contable (Agrupado por Auxiliar) Resumen Contable (Agrupado por Cuenta) Resumen Contable (Agrupado por Cuenta y Catálogo) Listados de Traspasos Informes generales sobre Traslados, Traslados por dependencia o Responsable y Resumen de traspasos de Devolutivos a consumo Controlable Listados generales

98 Página: 98 de Resumen General por Código de Elemento y Tipo de Traspaso Listado de traspaso por movimiento refleja el origen (Dependencia y responsable), destino (Dependencia y responsable), cantidad y valor trasladados Movimiento de Traslado por Elemento Listado de traspaso de elemento, permitiendo consultar: fecha, concepto, dependencia, cantidad, valor debito y valor crédito de los elementos trasladados Resumen General por Traspasos Listado de traspaso de elementos agrupados por dependencia Traspasos por Dependencia o Responsable

99 Página: 99 de Listado de traspasos por Dependencia Origen Listado de Traspasos por Dependencia Destino Resumen de Bajas por Dependencia Listado de Traspasos por Responsable Origen Listado de Traspasos por Responsable Destino Devolutivo a Consumo Controlable Resumen de traspasos de devolutivo a consumo controlable por código de devolutivo a por código de consumo

100 Página: 100 de Consulta de Históricos

101 Página: 101 de Por responsable y Dependencia Agrupado por Dependencia Listado por Dependencia con el totalizando en valor del inventario asignado

102 Página: 102 de Agrupado por Responsable

103 Página: 103 de Resumen Contable (Agrupado por Auxiliar) Resumen Contable (Agrupado por Cuenta) Resumen Contable (Agrupado por Cuenta y Catálogo) Inventario por Conceptos

104 Página: 104 de Listado de elementos por concepto: Por movimientos de Entradas Por movimientos de Salidas Por movimientos de Inventario

105 Página: 105 de Listado a Aseguradoras Relación de elementos Devolutivos para asegurar por fecha de compra, entrada o salida al servicio valorado entre los rangos deseados.

106 Página: 106 de SOAT Permite consultar información sobre el SOAT de los vehículos de la entidad: vigentes, por vencer y vehículos sin SOAT

107 Página: 107 de Asignación de Vehículos Listado de vehículos asignados: resumen de comprobante y resumen por vehículo

108 Página: 108 de Informe Depreciación Listados acumulado de depreciación con vida útil cero (0) y/o Con placa Anulada

109 Página: 109 de Listado de bienes depreciados (General) Listado de bienes Depreciados (Detallado)

110 Página: 110 de Listado de Bienes sin Depreciar Resumen por Código Contable Resumen por Centro de Costos Depreciación con ajustes por Inflación Listado de bienes depreciados (General)

111 Página: 111 de Depreciación por Bajas Listado de Depreciación por Bajas: Resumen General o Por código Contable definiendo fecha inicial y final que se desean consultar

112 Página: 112 de Impresión de Placas La impresión de las placas de inventario o consumo Controlable, puede realizarse filtrando por dependencia y responsable, por placas del sistema o por placa anterior. Seleccionando placa inicial y placa final. Una vez ya se hayan establecido los parámetros anteriores oprimir: Imprimir etiqueta

113 Página: 113 de 131 En la ventana que se abre en seguida definir la impresora donde se realizará la impresión de las placas, clic en imprimir, habilitando inmediatamente una vista preliminar de las placas seleccionadas, como ultimo paso imprimir Estructura de la placa:

114 Página: 114 de 131

115 Página: 115 de Registro de bienes inmuebles Archivos En este menú se realiza el Registro de Inmuebles, configuración de vida útil, Contable, Periodos y PAAG, Factores de Depreciación, Destinos Económicos, Situación Jurídicas, Tipo de Pólizas

116 Página: 116 de Registro de Inmuebles Dentro de esta ficha se deben registrar los datos de los bienes inmuebles: código interno es un consecutivo para el registro de cada bien, completar la información solicitada. Para asignar situación jurídica, destino económico, tipo de póliza se deben parametrizar estas tablas primero regresando al menú Archivos o pulsando doble clic sobre el espacio asignado para esta información.

117 Página: 117 de Vida útil Parametrización vida útil a cada uno de los bienes inmuebles según el tiño de activo, con el fin de ejecutar la depreciación Configuración Contable Cada uno de los bienes se configuran con el equivalente contable tanto con la cuenta de activos y las cuentas de depreciación, con el fin de realizar la interface entre el modulo de Almacén e Inventarios con Contabilidad.

118 Página: 118 de Periodos y PAG Se define el estado de los periodos (Activo o Cerrado) y el Porcentaje de Ajuste del Año Gravable Configuración

119 Página: 119 de Factores de depreciación Clasificación Grupos de Activos depreciables con vida útil en meses Destinos Económicos Configuración de destinos económicos para asignarlos a cada bien inmueble

120 Página: 120 de Situaciones Jurídicas Tipo de Pólizas

121 Página: 121 de Procesos Calculo Depreciación Ejecución del proceso de Cálculo de depreciación de los inmuebles, se establecen los parámetros para este proceso (año, mes inicial y final)

122 Página: 122 de Informes Listado de Inmuebles

123 Página: 123 de Listados de Depreciaciones Listado por inmuebles Resumen de depreciación de bienes inmuebles Listado por Código Contable Resumen contable de depreciación de los bienes inmuebles Ajuste por Depreciación Relación de bienes Inmuebles depreciados reflejando costo ajustado y saldo por depreciar

124 Página: 124 de Parámetros de configuración Configuración del Software Almacén e Inventarios

125 Página: 125 de Parámetros Básicos

126 Página: 126 de FIRMAS Y CARGOS Autorizaciones y Permisos Registro de nuevos usuarios y asignación de permisos para con el acceso a la información a manera de consulta o alimentar el sistema.

127 Página: 127 de SIA Cundinamarca Permite generar informes para reportar al SIA: Formato 5B, Propiedad, Planta y Equipo-Inventario Formulario F05A_AGR-Propiedad Planta y Equipo Adquisiciones Para configurar clic en el link indicado para cada uno de los informes y Generar, le pedirá una ruta para guardar en el PC y genera el informe en Excel.

128 Página: 128 de Barra de herramientas El sistema de Información de SINFA SQL SOFTWARE utiliza para el manejo de los datos la siguiente barra de herramientas. Ir a Primero: Retrocede SINFAta el primer registro de la hoja de datos o del formulario. Ir a Último: Avanza SINFAta el último registro de la hoja de datos o del formulario. Ir a siguiente: Avanza al registro siguiente de la hoja de datos o del formulario. Ir a anterior: Retrocede al registro anterior de la hoja de datos o del formulario. Deshacer el Cambio más Reciente Haga CLICK en botón deshacer de la barra de herramientas para deshacer el cambio más reciente. Para deshacer todos los cambios incluidos en el campo o registro activo, elija deshacer campo Activo o Deshacer Registro Activo del menú Edición Haga CLICK en Deshacer Registro guardado en el menú Edición, si ya ha guardado los cambios al registro actual o se ha movido a otro registro. Buscar: Buscar instancias específicas de un valor en un campo En el Modo de ver Formulario u Hoja de datos, seleccione el campo (la columna) en el que desea buscar, a menos que desee buscar en todos los campos (buscar en un campo individual es más rápido que buscar en la tabla entera). Haga CLICK sobre el Botón correspondiente en la barra de herramientas. O Elija la opción Buscar del Menú Edición. En el cuadro Buscar, escriba el valor que desea buscar. Si no conoce exactamente el valor que desea buscar, puede utilizar caracteres comodín en el cuadro Buscar para especificar lo que busca. Si desea encontrar cadenas de longitud cero, escriba dos comillas tipográficas (" ") en el cuadro Buscar. Compruebe también que la casilla de verificación Buscar los campos con formato no está activada, a menos que un formato de cadenas de longitud cero, como N/A, esté activado. En el cuadro Coincidir, compruebe que Hacer coincidir todo el campo está seleccionado. Establezca cualquier otra opción que desee utilizar en el cuadro de diálogo Buscar en.

129 Página: 129 de 131 Para buscar la primera instancia del valor, elija Buscar primero. Para buscar la siguiente instancia y todas las instancias posteriores, siga eligiendo Buscar siguiente. Buscar Siguiente: Busca la siguiente aparición de una cadena introducida en el cuadro de diálogo Buscar, como por ejemplo, el apellido de un empleado en una hoja de datos o en un formulario, o una palabra clave de Visual Basic en la ventana Módulo. Reemplazar: Busca una cadena de caracteres, como por ejemplo, el apellido de un empleado en una hoja de datos o formulario, o una palabra clave de Visual Basic en la ventana Módulo, y la reemplaza por otra cadena. Para Buscar y Reemplazar: 1. Vaya al campo donde desee buscar y reemplazar datos. 2. En el menú edición elija Reemplazar, o haga CLICK en el botón correspondiente de la barra de herramientas. 3. En el cuadro " buscar" escriba el texto que desee buscar. 4. En el cuadro "reemplazar por", escriba el texto de reemplazo. 5. Elija el botón "reemplazar " o "reemplazar todos". Ordenar ascendente: Ordena de forma ascendente los registros en base a la columna o columnas seleccionadas (0 a 9, A a Z). Las ordenaciones subsiguientes reemplazan a las anteriores. Para deshacer una ordenación, seleccione Quitar filtro u ordenar en el menú Registros. Ordenar descendente: Ordena de forma descendente los registros en base a la columna o columnas seleccionadas (9 a 0, Z a A). Las ordenaciones subsiguientes reemplazan a las anteriores. Para deshacer una ordenación, seleccione Quitar filtro u ordenar en el menú Registros. Formulario: Una ventana que normalmente presenta uno o más registros completos. El modo de ver formulario es el medio principal para agregar y modificar los datos de las tablas. Hoja de datos: Ventana que presenta datos de una tabla, formulario o consulta en formato de filas y columnas. En el modo de ver hoja de datos se pueden editar campos, agregar y eliminar datos y efectuar búsquedas Imprimir: Antes de imprimir un informe consulta o cualquier objeto, es recomendable que compruebe los márgenes, la orientación de la página y otras opciones de configuración de la página..seleccione el informe en la ventana Base de datos o abra el informe en la vista Diseño, Vista preliminar o Vista previa del diseño. Elija Imprimir en el menú Archivo. Escriba los valores que desea en el cuadro de diálogo Imprimir. En Impresora, especifique una impresora. En Intervalo de impresión, especifique todas las páginas o el intervalo de páginas. En Copias, especifique el número de copias y si desea que se intercalen. Elija Aceptar.

130 Página: 130 de 131 Sugerencia Para imprimir un informe sin pasar por el cuadro de diálogo, haga CLICK en Imprimir en la barra de herramientas. Cerrar: Cierra la ventana activa y regresa al menú anterior. Si ha realizado algún cambio el sistema le preguntará si desea guardarlo Usar las teclas de método abreviado para modificar texto o datos Nota: Si el punto de inserción no está visible, presione F2 para mostrarlo. Al mover el punto de inserción en un campo Para moverlo un carácter a la derecha Para moverlo una palabra a la derecha Para moverlo un carácter a la izquierda Para moverlo una palabra a la izquierda Para moverlo al final del campo, en los Campos de una sola línea COMANDO FLECHA DERECHA CTRL+FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA CTRL+FLECHA IZQUIERDA FIN Al mover el punto de inserción en un campo Para moverlo al final del campo, en los Campos de varias líneas Para moverlo al principio del campo, en Los campos de una sola línea Para moverlo al principio del campo en Los campos de varias líneas COMANDO CTRL+FIN INICIO CTRL+INICIO Al copiar, mover o eliminar texto Para copiar la selección al Portapapeles Para cortar selección y copiarla al Portapapeles Para pegar el contenido del Portapapeles en el punto de inserción Para eliminar la selección o el carácter situado a la izquierda del punto de inserción Para eliminar la selección o el carácter situado a la derecha del punto de inserción COMANDO CTRL+C CTRL+X CTRL+V RETROCESO SUPR Al deshacer cambios COMANDO Para deshacer la escritura CTRL+Z o ALT+RETROCESO