MANUAL DE FUNCIONAMIENTO

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1 MantTest.com GESTIÓN DE MANTENIMIENTO MANUAL DE FUNCIONAMIENTO

2 Tabla de contenido Requisitos Para la Instalación...5 Registrar y desregistrar MantTest.com INTRODUCCIÓN Conceptos generales Funcionamiento general Ventanas Filtros Impresión Otras funciones comunes FUNCIONAMIENTO DEL PROGRAMA Definición de proyecto Equipos Equipos Gamas Agrupación de Gamas Unidades Agrupación de unidades de mantenimiento Estado de las unidades de mantenimiento Zonas Zonas físicas Zonas lógicas Tipo de zonas lógicas Agrupación lógicas Agrupación de edificios Zonas lógicas para la conducción Características de zona Características Características Familias de características Operaciones Periodicidades Procesos Niveles Conducción Eventos Avisos sistema gestión...49 Versión 9 2

3 Recursos Recursos Categorías Perfiles Carga Órdenes Tipos de trabajo Estados Características de trabajo Orígenes de coste Empresas Empresas Categorías Archivos Mantenimiento Órdenes de mantenimiento Hoja de ruta Solicitudes Cargas de trabajo Planning Facturas Facturas Albaranes Contratos Empresas Clientes OID Presupuestos por gama Generación de órdenes Generación de preventivo Activación de procesos Activación de eventos Almacén Repuestos Repuestos Categorías de repuestos Almacenes Movimientos Tipos de movimientos Movimientos Guías de almacén Pedidos ABC Consultas Consulta de costes Costes por contrato 114 Versión 9 3

4 Tiempos de respuesta Parámetros de lectura Presupuesto Informe de situación Informe de situación de preventivo Informe de evolución Consumos Tipo de consumo Puntos de consumo Consumos Configuración Datos de proyecto Usuario Usuarios Solicitantes Usuarios activos Perfil usuario Perfiles generales Selección del usuario Selección del proyecto Administración de usuarios Mensajes Nuevo mensaje Entrada Enviados Mensajes Sistema 136 EJEMPLOS PRÁCTICOS Inserción de equipos 137 Inserción de gamas 138 Generación de preventivo 139 Versión 9 4

5 Requisitos Para la Instalación El proceso de instalación se podrá realizar en un equipo con el sistema operativo correctamente instalado y en funcionamiento. Los requisitos mínimos recomendados del servidor para alojar el MantTest.com son: PIV 3060 MHz, 2 Gb RAM, 40 Gb disco duro Windows 2000/2003 Server con último Service Pack instalado Internet Information Server (incluido en Windows 2000/2003 Server) SQL Server 7, 2000 o 2005 (Consultar ORACLE) Crystal Reports 8.5 developer (visualizador de informes) Los requisitos mínimos recomendados para los puestos de trabajo son: PIV 1500 MHz, 512 Mb RAM (o mínimo recomendado para el Sistema Operativo) Windows 2000 o superior Internet Explorer 6 Conexión a Internet (para equipos no pertenecientes a la red donde se encuentre el servidor de Manttest) Registrar y desregistrar MantTest.com Una vez instalado el programa deberá activar la licencia del mismo. Esta acción será necesaria únicamente en la primera ejecución de la aplicación. El programa le asignará un identificador que deberá remitir por fax o vía a su distribuidor de la aplicación para que le entregue el código de autentificación. Una vez implementado dicho código el programa se encontrará operativo. Si por el contrario se desea desregistrar la aplicación se deberá pulsar el icono, que figura en la primera pantalla de acceso al proyecto y que sólo aparecerá en aquellos usuarios que tengan permiso de proyecto. A continuación aparecerán una contraclave de registro y la clave de registro que se deberá guardar o anotar, pues habrá que notificárselas al distribuidor para asegurar una correcta desactivación. Versión 9 5

6 1.- INTRODUCCIÓN Conceptos generales El programa MantTest es una herramienta informática creada para dar soporte en la Gestión del Mantenimiento. Su misión principal es la de facilitar el manejo de todos los conceptos relacionados con el mantenimiento (recursos, equipos, órdenes de trabajo, costes, ). Normalmente intervienen una gran cantidad de elementos en la gestión del mantenimiento, por lo que se hace inviable su manejo sin la ayuda de una aplicación informática. Básicamente, los elementos manejados por MantTest y sus relaciones son: Equipos Base de Datos Mantenimiento Preventivo Recursos Operaciones preventivo Unidades de Mantenimiento Desglose Categorías Perfiles Calendarios Periodicidades Categorías necesarias Zonas Proveedores Contratos Tipos de Trabajos Repuestos necesarios Almacenes Preventivo Parámetros lectura Correctivo Conductivo Otros trabajos Órdenes de trabajo Además de las órdenes de mantenimiento preventivo, correctivo, conductivo y otros trabajos, cargas de trabajo, recursos,... El programa permite gestionar consumos, stocks de almacén, usuarios y sus accesos. La gestión de órdenes de trabajo, principal tarea de la aplicación se basa en: Versión 9 6

7 Definición de equipos, operaciones y unidades de mantenimiento existentes en el proyecto Definición de recursos existentes para la ejecución de trabajos Definición de otros conceptos básicos necesarios (zonificación, categorías, parámetros, calendarios, proveedores, contratos, ) Proceso generación mantenimiento preventivo por años. Este módulo generará los calendarios de trabajo para todos los recursos disponibles, intentando distribuir correctamente las cargas y creando las órdenes de trabajo preventivo definidas. Edición, consulta y cierre de órdenes de trabajo preventivo y conductivo. Creación, edición y cierre órdenes correctivo y otros trabajos. Consulta de costes. El orden lógico de introducción de datos es el siguiente: Creación de proyecto Definición de usuarios y accesos. Definición de equipos y operaciones de mantenimiento preventivo. Para ello será necesario tener definidas las Gamas, Codificación de equipos, Periodicidades y categorías para las operaciones y la Zonificación para la definición de las Unidades de mantenimiento (ubicación física de los equipos). En el gráfico anterior se reflejan las dependencias de datos. Definición de zonas lógicas ( centros de coste, departamentos,...) Definición de los recursos disponibles, asignándoles perfiles de disponibilidad (horas disponibles y calendarios). Generación de las órdenes de mantenimiento preventivo. Definición de usuarios solicitantes (Si usted dispone de módulo de solicitudes) Una vez generado el preventivo (de 1 a 12 meses simultáneamente), ya se pueden consultar, imprimir y cerrar las órdenes de trabajo, consultar cargas, realizar consultas de costes,... Independientemente de la gestión del mantenimiento preventivo y correctivo se puede introducir datos y realizar gestión de almacén (stocks) y consumos en los menús correspondientes. Versión 9 7

8 1.2.- Funcionamiento general El programa mantiene en todos sus módulos una serie de características de funcionamiento comunes. Se ha intentado con ello que todas las pantallas y controles (botones, listas, cuadros de texto, ) que aparecen a lo largo de la aplicación conserven unos modos de trabajo similares. En esta sección se mostrarán estas generalidades Ventanas Existen básicamente tres ventanas tipo en la aplicación, cuyo funcionamiento general es común y que se explica a continuación. Las singularidades de funcionamiento de cada pantalla se explicarán en los respectivos apartados. Ventana de selección Al pulsar sobre una de las opciones del menú general del programa (parte izquierda de la pantalla), aparece la ventana de selección de datos para la opción escogida. Esta página tiene un formato genérico. En ella aparece un filtro, el botón de introducir nuevo elemento, el botón de imprimir y la lista de elementos. Abrir filtro Los encabezados con formato subrayado permiten ordenar la lista. Versión 9 8

9 Es posible que alguna pantalla de datos tenga otras opciones específicas o que no esté disponible alguno de los botones anteriores, dependiendo también del perfil del usuario. Las pantallas de selección sirven para mostrar los elementos disponibles y poder elegir uno o varios según convenga. Existen dos tipos de pantalla de selección. El primer tipo es el que aparece a continuación, en él aparece un filtro de información y para seleccionar un elemento basta con pulsar el nombre del mismo. El segundo tipo de pantalla permite seleccionar diversos elementos al mismo tiempo. En este caso hay que marcar la casilla de los elementos a seleccionar y pulsar el botón devolver. Aparece también la opción de seleccionar y deseleccionar todos los campos a la vez. Versión 9 9

10 Marcando la casilla se selecciona el elemento Al pulsar sobre el código o nombre del elemento (en negrita), se pasa a la ventana de edición correspondiente. Ventana de edición Una singularidad común de estas pantallas es que cuando se crea una nueva solamente aparece cierta información. Cuando esta primera pantalla se rellena y se guardan los cambios aparece el resto de información. Versión 9 10

11 En la parte superior aparecen los iconos que representan los diferentes apartados que integran la pantalla. Pulsando sobre los iconos aparecen las distintas ventanas en las que podemos introducir los datos. En la parte inferior aparecen los iconos que permiten grabar, salir de la ventana, añadir elementos o borrar. Grabar Borrar Volver Añadir elementos En ciertas pantallas también aparecen otros botones que permiten editar o modificar la información del campo. Borrar la información del campo Visualizar/ Seleccionar opciones que pueden ser introducidas en el campo Versión 9 11

12 Filtros En toda la aplicación nos podemos encontrar con una serie de controles que se utilizan para filtrar la información a mostrar. En algunos casos estos filtros se pueden guardar para tenerlos disponibles en la consulta siguiente. En algunas pantallas aparece el filtro abierto por defecto y en otras cerrado. Para abrir o cerrar el filtro se utiliza el botón Dependiendo de la pantalla aparece un filtro u otro, con más o menos opciones. El filtro siguiente corresponde al listado de equipos y en él se puede indicar el equipo que se desea listar (introduciendo el nombre o el código del equipo), los equipos pertenecientes a una gama o agrupación de gamas, a una zona o zona lógica o hacer combinaciones entre ellos. Validar el filtro Ver todos los elementos Se debe de marcar la casilla guardar para almacenar la configuración del filtro para la siguiente vez que se entre en la página. Es decir, si por ejemplo se indica en el filtro que solamente se desean ver los equipos pertenecientes a una gama y guardamos, en las posteriores visitas a la página de edición de equipos solamente se visualizarán los de la gama indicada y hasta que se indique lo contrario. Para anular un filtro que se ha guardado y volver a ver todos los elementos, hay que marcar la casilla guardar y pulsar todos Impresión MantTest.com utiliza para la generación de informes el software comercial Crystal Reports. Este software permite personalizar los informes a gusto del cliente, pero hay Guardar el filtro Versión 9 12

13 que ir con cuidado en las actualizaciones y no sobrescribir los informes modificados (esto es responsabilidad única y exclusiva del cliente). Para imprimir un informe hay que pulsar el botón imprimir. Aparece entonces el filtro de impresión que permite indicar la información que se desea ver en el informe. A continuación y pulsando el botón de imprimir se previsualiza la información especificada. Imprimir En la parte superior de la pantalla de previsualización aparecen una serie de iconos que permiten realizar una serie de acciones sobre el informe: Cerrar página Imprimir informe Exportar informe Actualizar Mostrar árbol de datos Zoom Detener Texto búsqueda de Permite volver al filtro de impresión. Indica las impresoras disponibles y permite imprimir el informe. Permite exportar el informe en varios formatos. Permite actualizar el informe si se ha hecho algún cambio con esta ventana abierta. Permite ver en forma de árbol los elementos que incluye el informe, se accede a cualquier dato pulsando sobre él. Permite variar el zoom. Permite detener el avance o retroceso en el informe. Permite buscar un texto dentro del informe. Ir a... Botones que permiten avanzar o retroceder en el informe Versión 9 13

14 Crystal Reports organiza los informes en función de la información demandada por el usuario de MantTest.com, se ha observado en algunos informes que si el usuario demanda demasiada información en un solo informe el tiempo necesario para que Cristal Reports lo genere es demasiado elevado y no se llega a previsualizar, en este caso se recomienda imprimir la información por tramos. NOTA: Se ha observado que en algunos casos Crystal Reports no realiza correctamente la exportación de datos a archivos con otro formato, por lo que no queda asegurado totalmente su funcionamiento en este aspecto Otras funciones comunes Para borrar una entidad (equipo, gama, recurso, zona, orden...) tiene que estar vacía. Esto permite al usuario tener un mecanismo de seguridad adicional para no borrar accidentalmente elementos. Para conservar la ventana donde se está trabajando y seleccionar otro menú, apretando shitf y el menú que deseamos abrir, éste aparecerá en una ventana nueva y no se pierde la anterior. Versión 9 14

15 2.- FUNCIONAMIENTO DEL PROGRAMA Para acceder a la aplicación es necesario introducir el nombre de usuario y la contraseña en la ventana de entrada. Desde la pantalla de usuarios, el administrador de la aplicación podrá definir nuevos usuarios válidos y su perfil. El perfil, determinará los puntos del proyecto a los que el usuario tendrá acceso. El programa dispone de un menú general desde el que se puede acceder a todas las opciones. Según el perfil de cada usuario estarán activas unas opciones u otras (Véase perfil de usuarios en Capítulo de Configuración). El menú principal se descompone en siete submenús que se describen a continuación Definición de proyecto El submenú de proyecto contiene las opciones necesarias para la definición de todos los componentes del Proyecto, edificio o conjunto de edificios del que se desea gestionar el mantenimiento. Será necesario incluir los equipos a mantener (con sus operaciones de mantenimiento preventivo), la codificación a utilizar, los recursos disponibles para la ejecución de órdenes, los contratos de mantenimiento existentes, Versión 9 15

16 los suministradores, En base a esta definición será posible realizar la gestión desde el submenú de Mantenimiento Equipos Equipos Para acceder a la lista de equipos se debe pulsar sobre la opción equipos dentro del menú de equipos. Aparece entonces un listado por orden alfabético de todos los equipos introducidos hasta el momento. Se puede listar por orden de código pulsando sobre la palabra código. Para crear un nuevo equipo sólo hay que pulsar en Nuevo e introducir algunas de las características generales. Versión 9 16

17 Pulsando en el código o en el título del equipo se podrá accedir a la pantalla de equipo. Desde la pantalla de equipo se podrán definir todos los datos asociados a la ficha de equipo (Datos generales, Imagen, Características técnicas, Operaciones, Unidades de Mantenimiento y repuestos). En datos generales existe la opción de ponderar la dedicación en tiempo a un equipo o a una unidad de mantenimiento de ese equipo mediante la introducción del factor. De esta manera, al generar la orden de mantenimiento el tiempo dedicado a ese equipo o unidad saldrá ponderado por ese factor respecto del tiempo dedicado al resto de equipos o unidades que poseerán un factor 100 (no pondera). Al asociar un equipo a una gama, éste hereda automáticamente todas sus operaciones, y características (Ver apartado Gamas, pag 25). Los distintos datos asociados a los equipos se introducirán en las pantallas de datos que se seleccionan pulsando en los iconos que aparecen en la parte superior de la pantalla. Dentro de las páginas de datos de operaciones, características y unidades se mostrará una lista y los botones necesarios para crear nuevos o volver a la lista inicial de equipos. En el listado de equipos aparece un filtro que nos permite restringir los equipos visualizados. Se puede filtrar por código, título, gama, agrupación de gama, zona física, zona lógica, empresa, característica o realizar combinaciones de estos. Si se selecciona la opción característica aparecerá un nuevo filtro que permitirá escoger el Versión 9 17

18 valor de la misma que deseemos filtrar. Es posible guardar el filtro utilizado marcando el indicador asociado. Permite guardar el filtro En la pantalla de listado de equipos aparecen dos botones que permiten imprimir equipos. El botón de imprimir da acceso a una pantalla que permite imprimir fichas de equipos. El botón otros informes nos permitirá imprimir listados de equipos y las unidades de mantenimiento. Los filtros permiten indicar que listas o fichas se desean imprimir. Así es posible filtrar por gamas, nivel de operación... El listado de ficha de equipo nos muestra la información asociada a la ficha de equipo y sus operaciones de mantenimiento. Al escoger este modo de impresión nos aparecerá un listado de características a seleccionar según convenga. Versión 9 18

19 En el listado de equipos obtendremos una relación de las fichas de los equipos. Versión 9 19

20 Una vez filtrada la impresión y pulsando el botón de imprimir aparece la previsualización de la información a imprimir. Utilizando los botones superiores, se puede imprimir, exportar a un fichero la información, mostrar u ocultar información, variar el tamaño, avanzar y retroceder en el informe, En imagen se pueden ver los archivos de imágenes asociados al equipo (Ver apartado Archvios, pag 63). Pulsando en el icono se puede acceder a la lista de características. Para añadir una característica hay que pulsar el botón de inserción. Seguidamente pulsando sobre el icono de buscar se escoge la característica y se introduce su valor. Se puede desactivar la impresión de la característica suprimiendo el indicador que aparece en la parte derecha (Para la definición de características y familias de características, ver apartado Características, pag 43). Versión 9 20

21 Permite añadir características Versión 9 21

22 En el listado de operaciones se detalla las operaciones propias y heredadas de las gamas correspondientes. El funcionamiento es análogo al de las gamas (Ver apartado Gamas, pag 25). En el listado de unidades de mantenimiento detalladas obtendremos una relación de la ubicación y número de unidades instaladas de cada uno de los equipos y el resto de información asociado a cada unidad. Inserción masiva de unidades permite introducir simultáneamente varias unidades del equipo en diversas zonas al mismo tiempo. El listado de unidades de mantenimiento detalladas nos muestra las características, ubicación y número de unidades. Cada una de las unidades de mantenimiento tiene un identificador que las diferencia del resto de unidades de mantenimiento del equipo. Se podrán realizar consultas individualizadas para cada una de las unidades (costes, parámetros ). En esta pantalla también se puede asignar un estado a la unidad de mantenimiento (Ver apartado Estados de las unidades, pag 33). Una unidad de mantenimiento puede también ser una agrupación de instancias de equipos, a efectos de mantenimiento, se quieren tratar como una sola unidad. En ese caso, las n unidades físicas que forman parte de una unidad de mantenimiento son indivisibles por la aplicación. Téngase en cuenta pues, que sólo es necesario definir una ficha de equipo y tantas unidades de mantenimiento como sean necesarias en el caso de tener n instancias de un mismo equipo. El icono permite crear una copia de la unidad de mantenimiento: misma zona, cantidad y otros parámetros. Versión 9 22

23 Las unidades de mantenimiento heredan toda la información introducida en la ficha en la que están incluidas. Los valores de las características se pueden variar para cada unidad de mantenimiento: para ello se tiene que desmarcar la herencia, lo cual permitirá modificar el valor. Herencia Versión 9 23

24 Pulsando en el icono se puede ver la lista de alarmas asociadas a la unidad en concreto. También se pueden añadir o eliminar alarmas de la unidad del modo habitual (Ver apartado Avisos del sistema de gestión, pag 49). La pantalla de repuestos permite especificar el tipo de repuestos necesarios para este equipo, así como sus características y stocks. La asignación de recambios a un equipo también se puede realizar desde el menú de almacenes (Ver apartado Repuestos, pag 102). Versión 9 24

25 Gamas Desde este punto se podrá definir la jerarquía de la codificación de los equipos. Un equipo puede pertenecer a cualquier nivel de una o varias gamas al mismo tiempo. Por defecto aparecen dos gamas de primer nivel: Familia e instalación. Se pueden añadir tantas como se desee. La gama de familia agrupa los equipos en generadores de energía, grupos de bombeo, accesorios para fluidos, elementos de baja tensión, elementos de alta tensión,... (es una clasificación por tipología de equipos). Versión 9 25

26 La idea es que cada equipo pertenezca a una de las opciones de la agrupación de familias. Para crear una nueva gama, hay que situarse en el nivel en el que se quiere introducir la gama, pulsa sobre el botón nuevo e indicar el nombre de la nueva gama. Seguidamente se pulsa el botón guardar para salvar los cambios. Para entrar en una gama y consultar o modificar su contenido se debe llegar hasta su nivel y pulsar sobre editar. Nos aparecerá la página siguiente: Versión 9 26

27 Datos generales Características Operaciones Agrupaciones Equipos pertenecientes a la gama Las gamas de primer nivel son las únicas que no disponen de esta página. La página dispone de cinco iconos, cada uno de los cuales permite asociar a la gama una serie de características, operaciones de mantenimiento, agrupaciones y/o equipos. Las características y operaciones que sean introducidas en una Gama son heredadas por las gamas de nivel inferior. En el caso de las características es posible desheredar las gamas de nivel inferior indicándolo en estas. Indica si la característica es heredada o no Es posible imprimir las gamas con el botón imprimir de la pantalla gamas. Se pueden imprimir en forma de árbol, es decir visualizando solamente los nombres de las gamas y su nivel. Versión 9 27

28 También se pueden imprimir gamas específicas, incluyendo las operaciones heredadas, los hijos de la subfamilia, las operaciones de mantenimiento obligatorias u ordinarias,... Versión 9 28

29 Dentro de la página que aparece al editar una gama, en el icono de operaciones, se podrán crear cuantas operaciones de mantenimiento preventivo se deseen. Cada una de estas operaciones generará automáticamente (Ver apartado Generación de preventivo, pag 98) las órdenes de trabajo necesarias, dependiendo de la periodicidad que se le asocie. Las operaciones de mantenimiento que se introduzcan en una gama serán heredadas de forma automática por las gamas de nivel inferior. Los equipos asociados a cualquier gama con operaciones de mantenimiento preventivo heredarán de forma automática estas operaciones. Una Gama puede tener operaciones de mantenimiento propias o/y operaciones de mantenimiento heredadas, al igual que un equipo. Operación propia Operaciones heredadas Operación propia Para acceder a los datos de una operación propia basta con pulsar sobre su descripción. Para acceder a una operación heredada deberemos pulsar el acceso a la gama de la que procede la operación y entonces ir al menú de operaciones para visualizarla. Los datos necesarios para la creación de una operación de mantenimiento son el tipo (periódica o por proceso), el título y la descripción y el tiempo previsto por categoría. Opcionalmente se le pueden asociar los parámetros de lectura que serán tomados al realizar la operación y una lista de los repuestos necesarios. Si el tipo de operación es periódica, deberá seleccionarse la periodicidad asociada (Ver apartado Periodicidades, pag 45) y si es por proceso deberá seleccionarse el proceso que desencadene la generación de las operaciones (Ver apartados Procesos, pag 46, y Activación de procesos, pag 100). Versión 9 29

30 La lista de categorías y tiempos previstos será utilizada por el proceso de generación de preventivo. Si no se indica un tiempo>0 no se generarán órdenes de mantenimiento preventivo con dicha operación. Los parámetros asociados a una operación podrán ser introducidos durante el cierre de órdenes, a partir de los cuales se generarán los gráficos de dichas lecturas. Versión 9 30

31 Agrupación de Gamas Esta pantalla permite agrupar gamas de un mismo tipo. Estas agrupaciones se utilizan en los filtros de otras pantallas. En esta pantalla también se dispone de un filtro para restringir las agrupaciones visualizadas. Es posible filtrar por tipo de gama o título. Para añadir gamas en una agrupación basta con pulsar el botón árbol de gamas hasta encontrar y seleccionar la gama deseada. y navegar en el Versión 9 31

32 Unidades Este menú es básicamente un filtro, que permite encontrar la unidad o unidades que se desee. Funciona como todos los filtros existentes en el programa y mediante la selección de diferentes campos se puede conseguir una búsqueda más depurada. El resultado muestra un listado con el Código, el Equipo, la Zona, el nombre de la Unidad y el Estado. Una vez que se ha realizado la búsqueda con éxito es posible visualizar la pantalla de Datos Generales de dicha unidad. Simplemente basta con seleccionar la unidad apretando encima del nombre. Versión 9 32

33 Agrupación de unidades de mantenimiento Esta pantalla permite realizar agrupaciones de unidades de mantenimiento que serán utilizadas por el proceso de generación de mantenimiento. Las operaciones de mantenimiento de las unidades de mantenimiento cuyas periodicidades sean compatibles y pertenezcan a una agrupación de unidades se generarán en la misma orden pero en trabajos distintos. En el menú principal se listan las agrupaciones existentes y aparece un filtro con el mismo funcionamiento que los anteriores. Para crear una agrupación nueva se debe de pulsar el botón nueva, indicar el nombre de la agrupación, guardar y seguidamente indicar las unidades de mantenimiento que pertenecen a esta agrupación Estado de las unidades de mantenimiento Esta opción permite definir estados diferentes al normal de las unidades de mantenimiento. Normalmente se utiliza para indicar que una unidad de mantenimiento está en reparación o fuera de servicio. Aparece la opción de indicar que no se generen operaciones de mantenimiento preventivo sobre la unidad que lleve asociado este estado. El estado se asocia a las unidades en la página de unidades de mantenimiento de las fichas de equipos. Versión 9 33

34 Estado de la unidad Zonas Zonas físicas La definición de zonas físicas se realiza de forma jerárquica. Esta estructura permitirá posteriormente realizar consultas y establecer filtros por zona de manera que, al seleccionar una, se haga referencia a todo el subárbol asociado a ésta (descendientes). Versión 9 34

35 Toda zona tiene un código, que consta del código descriptor propio, concatenado al código de la zona padre. De esta manera, el código de una zona nos indica todo el camino de la jerarquía desde el nodo inicial. El código descriptor o ruta hasta nodo inicial se asocia a la zona de manera automática. Sólo se debe especificar el nombre o código que lo identifica de sus hermanos. Para crear una nueva zona se deberá estar en el nivel deseado y pulsar el botón de nuevo. Pulsando editar, se puede acceder a una ventana con todos los datos de la zona seleccionada (datos generales, imagen, zonas lógicas y recursos). En la pantalla datos generales habitación. se pueden seleccionar las opciones edificio y Versión 9 35

36 Si se define una zona como habitación, todos los elementos que se encuentren dentro de esta zona se generarán conjuntamente en una misma orden pero en trabajos distintos. Esta opción debe marcarse exclusivamente para la generación, aunque una zona sea físicamente una habitación no debe marcarse si no se desea que se generen conjuntamente las operaciones. La opción edificio, ofrece la posibilidad de diferenciar dos zonas de manera que el programa nunca asignará un recurso que pueda acceder a ambas para realizar trabajos el mismo día (por ejemplo dos centros comerciales situados en diferentes ciudades). Además, las unidades de un mismo equipo pertenecientes a un mismo edificio se generarán conjuntamente. Pulsando el icono imagen se accederá a una ventana que nos permitirá insertar imágenes de zonas desde archivos. Versión 9 36

37 La ventana de zonas lógicas nos permite añadir y modificar las zonas lógicas a las que pertenece la zona física (pueden ser varias). La ventana de recursos nos permite visualizar todos los recursos que tienen acceso a la zona (Ver apartado Recursos, pag 50) Zonas lógicas Una zona lógica permite realizar agrupaciones de zonas físicas. Estas agrupaciones se realizan con el fin de poder controlar y/o consultar gastos. Cada zona lógica debe de estar asociada a un tipo de zona lógica. Para crear una zona lógica primero se tiene que haber definido el tipo de zona lógica pulsando en lógica.. Este concepto está detallado en el siguiente apartado Tipo de zona Versión 9 37

38 Para indicar las zonas físicas que se incluyen en una zona lógica, hay que pulsar el segundo icono de la página y añadir las zonas físicas. Versión 9 38

39 Las zonas lógicas se pueden imprimir por tipo de zona lógica. En la pantalla de zonas lógicas también está disponible un filtro que permite visualizar los datos seleccionados en éste Tipo de zonas lógicas Los tipos de zonas lógicas son las agrupaciones de zonas lógicas por concepto. Un tipo de zona lógica sería departamento, y las distintas zonas lógicas que se incluirían serían los distintos departamentos. Dentro de cada zona lógica o departamento se incluyen las zonas físicas que componen un departamento en concreto. Z. FÍSICAS Z. LÓGICAS PLANTA 1 OFICINAS 1 OFICINAS 2 OFICINAS 3 OFICINAS 4 OFICINAS 5 CONTABILIDAD RRHH OFICINAS 6 OFICINAS 7 Otro tipo de zona lógica serían los centros de coste. En las definiciones del tipo de zona lógica se deben indicar dos características muy importantes: Histórico costes y Admite costes. Versión 9 39

40 Cuando un tipo de zona lógica tienen marcado Histórico costes, quiere decir que cada coste asociado a una zona física se almacenará por duplicado: asociado a la zona física y a la zona lógica. Si se modifica la relación de la zona física-zona lógica, el coste asociado a la zona lógica se mantiene. Es decir, si la zona física x, pasa del departamento 1 al 2, los costes desde el punto de vista del departamento no se pierden. Un tipo de zona lógica que no esté marcada como admite costes quiere decir que si se intenta almacenar un coste en una zona física no incluida en alguna de las zonas lógicas de este tipo, el coste será rechazado y no podrá ser almacenado. Por ejemplo: Planta 1 Zona 1 Centro de coste A Zona 2 Centro de coste B Zona 3 Centro de coste C Versión 9 40

41 Supongamos que definimos un tipo de zona lógica centro de coste. Si queremos evitar que se carguen costes en planta 1 ( no tiene asignado ningún centro de coste), deberemos desmarcar admite costes ( para zonas no incluidas) Agrupación lógicas En esta pantalla se pueden realizar agrupaciones de zonas lógicas. Esto permite controlar y/o consultar gastos de la agrupación de zonas lógicas como si de una sola zona lógica se tratara. Las zonas lógicas de una misma agrupación tienen que ser del mismo tipo. Definición del tipo Agrupación de edificios Esta pantalla permite realizar agrupaciones de zonas con la denominación de edificio. En este caso en la generación un mismo recurso podrá realizar trabajo en los edificios de la agrupación el mismo día pero se generarán órdenes diferentes para cada uno. Por ejemplo si hay una ficha con unidades de mantenimiento en dos edificios no agrupados, el programa genera una orden para cada edificio y nunca en el mismo día. Si los edificios están agrupados generará igualmente dos órdenes pero si la carga de trabajo lo permite las introducirá el mismo día Zonas lógicas para la conducción Representa el conjunto de zonas (normalmente edificios) sobre los que se realizan una o varias operaciones de conducción (Ver apartado Conducción, pag 47). El programa generará una orden de trabajo para cada zona incluida en la lista de zonas asociadas a la operación. Se puede ponderar el tiempo de las operaciones de conducción para cada edificio cambiando el valor de la casilla Factor. El factor Versión 9 41

42 multiplica el tiempo de la operación en porcentaje (un valor de 100 no canvia el tiempo predefinido de la operación) Características de zona Mediante esta pantalla se pueden definir características para adjudicárselas a las zonas físicas, como podrían ser superficie, año de construcción, etc. En la pantalla correspondiente aparece el botón Nuevo para crear nuevas características. De cada nueva característica que creamos se debe definir el tipo de dato que se habrá de introducir y el orden en que queremos que aparezca dentro de todo el grupo de características. Versión 9 42

43 Características Características Para las diferentes gamas y/o equipos pueden definirse características. Cada característica se encuentra dentro de una familia de características. Una característica se puede asignarse a todos los equipos o a todas las unidades. Si se asigna a todos los equipos o unidades, cada vez que se cree uno nuevo se pedirá esta característica. Las características asociadas a todos los equipos o unidades no aparecen en la pantalla de características sino en la pantalla de datos generales. Al definir una característica es necesario especificar el tipo de dato dentro de los posibles en el menú desplegable (Texto, documento, numérico, moneda, memo, sí/ no, Fecha, URL, lista). En el caso de tipo de dato numérico aparece un nuevo campo para introducir unidades de medida. El campo orden nos permite establecer un orden concreto en la visualización de las características. Si no especificamos ningún valor la ordenación se realiza de forma alfabética. Versión 9 43

44 Característica asociada a todos los equipos, no aparece en características sino en datos generales Característica asociada a todas las unidades, no aparece en características sino en datos generales Familias de características Las características de los diferentes equipos y/o gamas se agrupan según unas familias previamente definidas en ésta pantalla: Versión 9 44

45 Al igual que con las características se puede establecer un orden predeterminado diferente del que establece el programa por defecto Operaciones Periodicidades Las periodicidades se utilizan en la definición de operaciones de preventivo asignadas a los equipos. Se encuentran en el submenú operaciones. Las periodicidades se pueden definir como múltiplos de los periodos definidos (días, meses, años), por horas de funcionamiento del equipo (horas) o entre un rango de fechas fijas (entre fechas). Versión 9 45

46 En el caso de utilizar la opción entre fechas, se generan tantas órdenes de trabajo como rangos de fecha establecidos. Se puede modificar también el % de desvío en la realización de las órdenes generadas. El valor que aparece por defecto es del 50%. Así si una orden es mensual y se genera por primera vez el 10 de enero, indicando un 50 % de desvío, la orden siguiente se podrá generar entre el 10 y el 25 de febrero (la periodicidad más un 50 % de esta). Si con un desvío del 50 % no se puede realizar la orden por falta de recursos, se generará con un 0% de desvío pero sin asignar categoría Procesos En algunos casos la generación de las operaciones de mantenimiento no depende de una periodicidad, sino de la activación de un proceso o evento. Para ello es necesario definir la existencia de estos procesos desde esta ventana. Versión 9 46

47 Una vez definido es posible asignarlo a una operación de tipo proceso, seleccionándolo en la lista desplegable. Este tipo de operaciones no creará órdenes en el proceso de generación del calendario de mantenimiento preventivo, sino que deberán iniciarse manualmente indicando que este proceso se ha activado (que el evento asociado ha sucedido). Esto se realizará desde la activación de procesos (Ver apartado Activación de procesos, pag 100) Niveles Las operaciones de mantenimiento pueden ser de carácter obligatorio por normativa, ordinarias de acuerdo a criterios técnicos, definidas por protocolos de calidad internos de la empresa,... En esta pantalla se pueden definir los diferentes niveles de operación. Aparecen por defecto los niveles obligatorio y ordinario. Las operaciones de mantenimiento deberán pertenecer obligatoriamente a un nivel previamente definido. Se pueden filtrar los costes en función del nivel al que pertenecen. Además, en el proceso de generación de mantenimiento preventivo se puede generar solamente uno de los niveles. Versión 9 47

48 Conducción Es posible definir desde esta pantalla las operaciones que forman parte de la explotación del edificio a mantener. Estas operaciones se agrupan en lo que se define como operaciones de conducción. Su definición es idéntica a la de las operaciones de mantenimiento (Ver apartado Gamas, Operaciones, pag 29). Las operaciones de conducción son acciones diarias o semanales que se realizan sobre zonas o equipos y que han de permitir realizar una revisión rápida y normalmente visual de los equipos o elemento críticos el edificio en cuestión. Las operaciones de conducción tienen asociada una zona lógica que agrupa todas las zonas en las que se desarrollarán las operaciones de conducción. Las operaciones así definidas se crearán automáticamente mediante el proceso de generación de preventivo. En la pantalla de informe de costes se distinguen las órdenes de mantenimiento preventivo de las de conducción Eventos Los eventos son operaciones esporádicas que no van asignadas a ningún equipo. A un evento se le debe asignar una categoría profesional que hará que se le asigne el tipo de recurso correspondiente cuando sea activado. Para activar un evento se tiene que hacer manualmente desde la activación de eventos (Ver apartado Activación de eventos, pag 101). También se le puede asignar una zona y/o una gama restringiendo los recursos para la operación. Versión 9 48

49 Creación de nuevos eventos Definición de categorías Avisos sistema gestión Esta herramienta permite definir una serie de avisos que al ser detectados por la instalación son comunicados al sistema y éste envía un mensaje de aviso a través del correo interno. Una vez el mensaje se ha abierto el sistema informará de las órdenes que se deben realizar. Estas órdenes habrán sido introducidas previamente. Cuando se abre el menú de avisos del sistema aparece una pantalla en la que se puede introducir un nuevo aviso o editar uno ya definido. Si se edita el aviso se puede introducir el nombre de éste y la descripción de la orden que se debe realizar al activarse el mismo. Versión 9 49

50 Entrando en la pantalla de unidades se puede especificar la unidad y el equipo que podrá presentar este aviso. También se puede introducir el código del aviso Recursos Recursos Un recurso es una persona o empresa a la que se le puede asignar la realización de una operación de mantenimiento. La ventana de definición de recursos tiene cinco iconos que permiten acceder a varias pantallas: Datos generales, categorías, zonas de actuación, calendarios y contratos. En la pantalla de datos generales se especificará código, nombre, precios de hora de coste y de venta, perfil (Ver apartado Perfiles, pag 55), si el usuario está o no activo, es decir si ha de considerarse o no en la generación. Se indicará también si el recurso tiene o no acceso a todas las zonas; en caso contrario en la pantalla de zonas de actuación se definirán las zonas a las que tiene acceso el recurso. Versión 9 50

51 Es posible introducir tres tipos de precio de hora, estos se almacenarán en datos históricos de las órdenes para calcular los costes de mantenimiento de cada trabajo. Los tres tipos de precio pueden corresponder a horas normales, horas extras y horas nocturnas o de fin de semana. También se puede añadir un precio de venta. Este precio se contabiliza en órdenes realizadas para otras empresas y se carga como un coste negativo (Ver apartado Órdenes de mantenimiento, Histórico horas, pag 73). En la pantalla de categorías se asignarán las categorías correspondientes a las operaciones que puede realizar el recurso (Ver apartado Categorías, pag 54). La pantalla de zonas de actuación estará activa en el caso que el recurso no tenga acceso a todas las zonas. Des de aquí se podrán asignar las zonas de actuación y para cada una indicar el tipo de mantenimiento a realizar (preventivo, correctivo, explotación y otros trabajos) Versión 9 51

52 Los calendarios de trabajo se definirán desde la pantalla de calendarios. Pueden generarse desde un perfil previamente asignado al recurso en la pantalla de datos generales (Ver apartado Perfiles, pag 55) o desde otro recurso que tenga un calendario determinado. Se puede modificar para cualquier día el total de horas de trabajo así como el porcentaje máximo de horas de preventivo utilizado por el proceso de generación. Versión 9 52

53 La pantalla de contratos nos informa de los contratos existentes en que está implicado el recurso; por lo tanto desde aquí no se pueden añadir ni modificar datos (Ver apartado Contratos, pag 89). Un recurso se considerará interno si no tiene asignada empresa. Versión 9 53

54 El proceso de generación de preventivo se basará en las categorías necesarias para cada operación, asignará a cada orden uno de los recursos disponibles (según categoría, fecha y zona). Es por ello que para cada recurso es necesario indicar las categorías a las que pertenece, su calendario y las zonas en las que puede actuar Categorías Todas las operaciones de mantenimiento tienen asociadas una categoría indicativa de quién debe realizar dicha operación, por ejemplo: oficial electricista, empresa homologada de climatización, etc. Si una operación no tiene indicada categoría y tiempo, no aparece en la generación de preventivo. Es necesario especificar los recursos asociados a cada categoría para que automáticamente el proceso de generación de órdenes de mantenimiento preventivo pueda asignar los necesarios. Recursos asociados Operaciones de la categoría Pulsando el icono de operaciones dentro de cada categoría, se pueden visualizar las diferentes operaciones en las que participa la categoría, así como el equipo / familia / zona de estas operaciones. Versión 9 54

55 Perfiles Desde la pantalla de perfiles se definen a grandes rasgos, las horas diarias que realiza el recurso, su distribución en la semana y el porcentaje de preventivo, que podrá ser importado a la hora de definir el calendario del recurso ( ver calendario de recurso). Así en la pantalla siguiente el recurso tendría una jornada laboral de ocho horas de lunes a viernes y se prevé que realice un 40% de preventivo. Versión 9 55

56 Carga Esta opción realiza un precálculo de las cargas anuales previstas por categoría. Dicho cálculo servirá para dimensionar las necesidades de recursos según categoría. Existen dos informes modelos según sea simple o detallado. En el modelo simple, las diferentes opciones de Equipo, Gama y Zona permiten seleccionar concretamente que carga es la que se desea visualizar. También se puede filtrar las cargas por nivel de operación y/o por el estado de las unidades. El cálculo se realiza basándose en los datos de los tiempos previstos para cada operación y las unidades de mantenimiento existentes para cada equipo. Versión 9 56

57 El cálculo se realiza teniendo en cuenta solamente las previsiones de las operaciones de mantenimiento preventivo con una periodicidad asociada inferior o igual a un año. No se contabilizarán las operaciones por proceso, los eventos ni las de periodicidad mayor que un año. Si por el contrario deseamos obtener el informe detallado, las opciones de filtrado se ampliarán a categoría y agrupación por gama. El informe muestra el tiempo unitario anual de operaciones a realizar en un equipo dada una categoría, así como el número de unidades existentes, calculando también el número total de horas, en igualdad de condiciones al anterior informe. Versión 9 57

58 Órdenes Tipos de trabajo Todas las órdenes de trabajo deben pertenecer a uno de los siguientes grupos: preventivo, correctivo, otros trabajos y conductivo. Dentro del grupo otros trabajos se pueden especificar cuantos tipos de trabajo se deseen, de manera que las órdenes queden agrupadas según la naturaleza del trabajo. Dentro del correctivo se pueden definir averías tipo. Versión 9 58

59 Los nombres de los tipos de trabajo son editables, es decir se puede cambiar su nombre y guardar el cambio Estados En esta pantalla podemos visualizar los diferentes estados en que pueden estar las ordenes de trabajo. Estos estados no deben ser editados Características de trabajo Se pueden definir nuevas características para un trabajo mediante esta opción. Las nuevas características creadas nos aparecerán en la orden de trabajo correspondiente. Si activamos la casilla obligatorio, se habrá de introducir obligatoriamente esta característica en la orden. Las características de trabajo que creamos las podemos imputar a órdenes de correctivo, preventivo, solicitudes y a otros trabajos. Versión 9 59

60 A modo de ejemplo vamos a definir una nueva característica de trabajo llamada código interno y veremos como al introducir una orden (Ver apartado Órdenes de mantenimiento, pag 64) nos pide esta nueva característica (si la hemos definida como obligatoria al crearla). Versión 9 60

61 Nueva característica obligatoria Orígenes de coste En algunas órdenes de mantenimiento será necesario para controlar todos los costes añadir una hoja de albarán (Ver apartado Órdenes de mantenimiento, Líneas de albarán, pag 75). En ella se encuentran predefinidos una serie de orígenes de costes: horas, repuestos y otros. Desplegable con las tres opciones Versión 9 61

62 En esta pantalla de orígenes de coste se permite modificar estas tres opciones predeterminadas, pudiendo cambiar su nombre Empresas Empresas Desde la ventana empresas se podrán introducir los datos relativos a las diferentes empresas externas. Estas podrán ser utilizadas como fabricantes o suministradores de equipos y repuestos, suministradores de recursos externos, contratos de mantenimiento... Se puede acceder directamente a la página web y desde el módulo de solicitantes se pueden enviar directamente correos con la dirección indicada en mail para avisos. Versión 9 62

63 Pulsando en el icono se pueden ver las categorías a las que pertenece la empresa Categorías Esta opción permite establecer diferentes categorías en las que se clasificaran las empresas. El menú tiene la opción de nuevas categorías o editar las ya creadas Archivos Los documentos, imágenes de zonas, imágenes de equipos e imágenes de ubicación de equipos deben de introducirse previamente como archivos para posteriormente ser asignados. Versión 9 63

64 Para adjuntar un archivo se debe pulsar el botón de nuevo y seleccionar el tipo de archivo: documento (por un texto en Word), imagen de equipo, imagen de zona o situación unidad. No es necesario incluir una descripción al adjuntar un archivo. Si introducimos una descripción por ejemplo en una imagen de equipo, ésta aparecerá conjuntamente con la imagen. Pulsando examinar podremos seleccionar la ruta de acceso al archivo que se desea introducir Mantenimiento Una vez definido el conjunto de equipos a mantener y los recursos de los que se dispone (Véase submenú Definición proyecto), la aplicación estará en disposición de realizar la gestión del mantenimiento (preventivo, correctivo, conductivo y otros trabajos). Desde el submenú de mantenimiento se podrá acceder a opciones para gestionar órdenes de trabajo, solicitudes, control de calendarios de trabajo y cargas por recurso, listado de órdenes y otros procesos varios relacionados con la explotación de la aplicación (recálculo de previsiones, generación automática de órdenes de preventivo, ) Órdenes de mantenimiento La pantalla de órdenes es el módulo central en la gestión del mantenimiento. Desde ella se pueden crear nuevas solicitudes de correctivo u otros trabajos y editar, cerrar e imprimir las órdenes de trabajo. Versión 9 64