Manual de aturnos. Eficiencia y Productividad en la gestión. Una nueva visión en la gestión de los turnos de trabajo. Un empresa sin papeles

Transcripción

1 Manual de aturnos Una nueva visión en la gestión de los turnos de trabajo Eficiencia y Productividad en la gestión Un empresa sin papeles

2 Problemas Quién trabaja el miércoles? Dime el teléfono de Esta la supervisora por allí? Han puesto los nuevos turnos?... Quién me puede hacer el lunes? Imprime varias copias para mañana Eso tiene que estar mal, yo no trabajo Cuándo han modificado los turnos? Nadie me ha llamado Estos cambios hay que avisarlos

3 Cómo utilizar esta manual? Este manual se utiliza de referencia para utilizar la herramienta aturnos, se puede utilizar tanto de manera inicial para comprender todas las capacidades de la herramienta como de consulta cuando exista algún problema o se quiera realizar alguna búsqueda. El manual está organizado según las diferentes funcionalidades de aturnos, que coinciden con las diferentes pestañas que tiene la herramienta. Cada pestaña corresponde con un tipo de funcionalidad, que a su vez tiene submenús donde podemos llegar a realizar operaciones especificas relacionadas con la función principal. En aturnos existen dos roles de usuarios, los administradores y los trabajadores, en cualquier momento a un usuario se le puede asignar el rol de administrador para que puede realizar tareas de supervisor. Para destacar y localizar las funciones del administrador las hemos coloreado en verde. Cada de las pestañas incluye una definición de las funciones de cada punto y además un conjunto de preguntas frecuentes que le pueden surgir a los usuarios durante el uso de la herramienta.

4 Índice de contenidos 1 Menú.Inicio Cuál es mi siguiente turno? Actualmente se encuentra trabajando Chat Qué hacer? El blog de aturnos El tablón de anuncios Preguntas frecuentes Las cosas del nos Menú. Cuadrante Modificar el cuadrante manualmente Si tienes que insertar varios turnos por persona Modificar con patrones de turnos Avanzar fecha Ver Cuadrante original Tabla de cobertura del equipo Generar Excel Generar PDF Exportar a agenda Cambiar Turnos entre compañeros Menú.Histórico Búsqueda de cambios Deshacer Menú. Compañeros Chat Mail Da de alta a nuevos compañeros en tu grupo Dar de Baja Cambiar datos Reenviar correo de activación Trabaja a jornada partida Administrador del aturnos Consultar datos de todos los antiguos compañeros El administrador puede cambiar los datos personales y contraseña de un compañero? Menú. Social Comparte tu turno con quien tú quieras por mail Publica en facebook que utilizas aturnos.com Menú. Configuración Configura los parámetros para definir tu aturno Enviar correos a los implicados en un cambio Los cambios tienen que ser confirmados por el administrador. 19

5 6.1.3 El administrador recibe s informativos de todos los cambios de su equipo Enviar s a los compañeros cada vez que el administrador escriba en el tablón El cuadro del mando aturnero Ver cuadro de mando original (sin cambios) Ver cuadro de mando( durante un periodo de tiempo) Tipo de gráficas Da de alta nuevos compañeros en tu grupo Añadir nuevo compañero a tu turno Añadir nuevo compañero sin datos Modifica el cuadrante Añadir horas extras Horas extra del turno Incluir horas extra Los patrones de turnos. Calculadora Patrones de turnos Calculadora: Genera un patrón a medida Número de miembros del equipo Indica el número de personas que necesitas por tipo de turnos Indica el número de personas que necesitas para el fin de semana sábado y/o domingo Indica el número de días obligatorios después de un tipo de turno Indica el número de fines de semanas al mes por persona Total días a calcular Sustituciones Sustituye un usuario por otro Periodo de sustitución Elimina o cambia los datos de los compañeros Dar baja Cambiar datos Modifica el orden de los compañeros dentro del cuadrante Añade y edita los tipos de turno de tu cuadrante Tabla de tipos de turnos genéricos. Error! Marcador no definido Añade nuevos turnos Abreviatura Horas el número de horas del turno Descripción Nombre Hora de inicio del turno Confirma los cambios del equipo Identifica los festivos para tenerlos en el cuadrante Festivos del aturno

6 Incluir nuevo festivo Modifica el nombre del aturnos Los datos del aturno Mi cuenta Mis estadísticas de trabajo Tipo de turnos Por día de la semana Analiza los festivos Debe/Haber Cambiar mis datos Nombre Mail Confirmar mail Teléfono No deseo recibir de aturnos.com Cambiar la contraseña Revisa los festivos del turno Revisa los tipos de turnos dentro de tu aturno Crear mi turno Cambiar aturno Salir

7 1 Menú.Inicio Descripción. La pantalla inicio ofrece una visualización rápida de información sobre estado del equipo de trabajo Funciones. En el submenú de la izquierda, de arriba abajo aparecen. 1.1 Cuál es mi siguiente turno? Indican el siguiente turno que tienes asignado. Si hoy estas trabajando, aparecerá el día de tu próximo turno. 1.2 Actualmente se encuentra trabajando Este submenú indica los compañeros que están trabajando en el día de hoy, especificando el tipo de turno en el que se encuentra cada uno. 1.3 Chat Comunicación directa a modo de chat con un compañero del equipo. Selecciona a un compañero en el listado de los que están actualmente trabajando, cliqueando sobre él. También puede ser seleccionado desde el listado de la pestaña compañeros (véase 4.1) del menú superior, también haciendo click sobre él. Cuando ya es seleccionado, se abrirá una caja de texto, donde se podrá escribir el comentario para el compañero. Éste lo observará y contestará cuando este conectando a aturnos. Mientras esté desconectado, el mensaje del emisor quedará almacenado y aparecerá automáticamente cuando el receptor entre en el grupo aturnos. 1.4 Qué hacer? Es un submenú con diversas aplicaciones, dependiendo del rol del usuario En caso de ser administrador, éste consigue acceder a las siguientes funcionalidades: Dar de alta a nuevos compañeros en su grupo (véase 6.1.3) Modifica el cuadrante manualmente (véase 2.1) Modifica el cuadrante con patrones (véase 2.2) Si tiene alguna duda: consulta el manual del administrador. Desde aquí puede acceder a este mismo manual desde cualquier terminal con acceso a internet, para resolver cualquier duda sobre el funcionamiento de aturnos.

8 En caso de ser usuario, éste consigue acceder a las siguientes funcionalidades: Comparte el turno con quién tú quieras por mail (véase 5.1) Contabilidad personal. Accede a la contabilidad personal, ofreciendo el total de hora y tipos de turnos en un determinado periodo de tiempo. Por defecto, saldrá las estadísticas del mes actual. Se podrá cambiar el mes o el periodo de tiempo escogiendo los meses del desde/ al hasta, y el año. Después para conseguir la contabilidad de este periodo, se hará click en ver contabilidad. Se observará gráficas de horas trabajadas en cada turno. Estas graficas pueden cambiar sus variables en el submenú izquierdo en la parte superior. (véase 7.1.1) Si tiene alguna duda: consulta el manual del usuario. Desde aquí puede acceder a este mismo manual desde cualquier terminal con acceso a internet, para resolver cualquier duda sobre el funcionamiento de aturnos. 1.5 El blog de aturnos Acceso directo al blog de aturnos. Blog que marca la actualidad de esta herramienta, noticias de gran interés para cualquier sector caracterizado por trabajar a turnos, noticias actuales, consejos dietéticos y nutricionistas, donde cualquier usuario podrá comentar estas noticias y compartirlas en cualquier red social. 1.6 El tablón de anuncios. En la parte central destaca el tablón de anuncios. En la parte superior de este tablón se da la bienvenida al grupo aturnos de cual pertenece el usuario. Posteriormente ofrece una caja de texto, en la que se permite escribir cualquier comentario que el administrador o cualquier miembro del equipo quiera publicar, de una manera privada, segura, familiar e informal. 1.7 Preguntas frecuentes Cómo publicar en tu tablón de anuncios? Es muy sencillo, sólo tendrás que escribir en la caja de texto y una vez que tengas tu comentario aceptar en la pestaña publica tu comentario. De este modo, el grupo permanece totalmente informado e integrado dentro del grupo. Resaltar, que todo comentario publicado por el

9 supervisor/administrador aparecerá con letra de otro color, para una visualización rápida, y además les llegará a todas y cada una de las personas del grupo a sus respectivos correos electrónicos. Se garantiza una información total del grupo. Es un tablón de anuncios con un carácter privado y seguro, pues sólo tienen acceso los compañeros del equipo de trabajo y nadie más. Cómo se puede borrar un comentario del tablón de anuncios? Los comentarios podrán ser borrados por la persona que lo escribe y el administrador del grupo. Una vez publicado el comentario, nos informa la persona que lo escribe el día y la hora. Si la persona que lo escribe o el propio administrador del grupo desea borrarlo por el motivo que fuese, deberá de hacer click en la pestaña de color rojo con una papelera y la palabra borrar. Automáticamente aparecerá una alarma donde se pregunta si estás seguro que quieres borrar el comentario, si la respuesta es afirmativa cliquear OK, de este modo conseguiremos eliminar con éxito la publicación del tablón de anuncios. Cómo conseguir acceder a todos los comentarios del tablón de anuncios? Por defecto, en el tablón de anuncios aparecerán los últimos diez comentarios del equipo. Para acceder a los anteriores a estos, se deberá consultar en las páginas previas (PREV), las cuales se encuentra en la parte más inferior del tablón. Estarán enumeradas, siendo el número más inferior la página más actual. 1.8 Las cosas del nos 2 Menú. Cuadrante Descripción. El cuadrante muestra los turnos del equipo con los cambios actualizados del mes actual. En el cuadrante aturnero, encontrarás los turnos asignados a cada compañero por día del mes, mes actual y los tipos de turnos actualizados. En la parte inferior del cuadrante aparece la leyenda de los tipos de turnos (abreviatura y definición del turno). Por defecto, saldrá el cuadrante de turnos cambiados y actualizados. En nuestro cuadrante de turnos actualizado, destacará los turnos sombreados en rojo cuando éste ha sido sometido a un cambio y es aceptado por las 2 personas implicadas en el cambio y por el administrador

10 del grupo. Si aún, no ha sido confirmado por el administrador, el sombreado del turno será morado. Si se coloca el ratón sobre los nombres de los compañeros, aparecerán sus contactos (mail y teléfono). Funciones. En caso de ser administrador, accederá a las siguientes funcionalidades exclusivas: 2.1 Modificar el cuadrante manualmente El administrador al entrar en esta pestaña accederá a un cuadrante similar, caracterizado por la posibilidad de modificar y añadir los tipos de turnos de todo el mes a los miembros del equipo, o simplemente modificar un sólo tipo de turno a cualquier compañero del equipo por necesidades del servicio. Para conseguirlo, junto al tipo de turno de cualquier día del cuadrante aparece una flecha, se deberá presionar sobre ella y automáticamente aparecerá todos los tipos de turnos del grupo, selecciona el que deseas añadir para el compañero. Una vez que se haya modificado todos los tipos de turnos deseados de uno, varios o todos los compañeros, cliquear la pestaña naranja de la parte superior o inferior aceptar modificaciones, a partir de este momento el cuadrante se ha modificado. Además el compañero afectado en el cambio de la modificación será receptor de un mail informativo donde se le explica que el administrador ha modificado su cuadrante Si tienes que insertar varios turnos por persona Esta funcionalidad aparece en la parte superior de la pantalla, cuando es cliqueado la función anterior modificar el cuadrante manualmente. Si se hace clic aquí: insertar varios turnos por persona, aparece un cuadrante similar caracterizado por la opción de seleccionar uno o varios tipos de turnos en un mismo día por persona (doblajes). Para insertar varios turnos mantén pulsado el CTRL y vaya seleccionando los tipo de turnos que desees añadir a cada trabajador, seguidamente aceptar las modificaciones en aceptar modificaciones. Resaltar que los libres (L) borran el resto de turnos. El compañero afectado en el cambio de la modificación será receptor de un mail informativo donde se le explica que el administrador ha modificado su cuadrante. 2.2 Modificar con patrones de turnos. Esta funcionalidad aparece en la parte superior y central de la pantalla. Desde aquí el administrador tendrá la posibilidad de insertar patrones predefinidos o nuevos por definir, y aplicarlos a un sólo compañero, a un grupo de ellos o a todo el grupo. Los pasos a seguir después de entrar en la pestaña Modificar con patrones de turnos :

11 1. Entra en añade tu propio patrón botón naranja de la parte superior de esta pantalla, selecciona el patrón que quieras (predefinido por aturnos) en la sección seleccionar y cliqueando el botón ir del patrón elegido. Si la opción es crear tus patrones porque los predefinidos no se ajustan a las necesidades del equipo, se puede crear un patrón a medida, en esta misma pantalla. Cómo crear tu propio patrón? Para crear y guardar un patrón propio del equipo, se tendrá que registrar en la primera caja de texto (superior-derecha) que aparece en esta pantalla con las mismas abreviaturas de los de los tipos de turnos de forma secuencial y sin espacios (ej. MMTTNNLL), escribe una descripción del patrón en la segunda caja de texto (inferiorderecha) para posteriormente identificarlo, y haz clic en Crear patrón para guardarlo. De esta manera se consigue almacenar y utilizar posteriormente el nuevo patrón. En el caso, de que sea necesario crear un nuevo tipo de turno (abreviatura) especifico del patrón del equipo para poder crearlo. Véase 6.10 (Añade y edita los tipos de turno de tu cuadrante) 2. Se selecciona un patrón almacenado en la caja de patrones centrada y plateada de la pantalla, tras pinchar en la flecha. Aparece todos los patrones seleccionado y se escoge el patrón deseado. 3. Se marcará con el ratón, los compañeros que serán sometidos al patrón elegido, desde la caja de compañeros disponibles. Los que estén marcados con un visto V, habrá que pasarlos con el botón incluir que es el naranja de las flechas que se dirigen hacia la derecha y automáticamente entrará en la caja de compañeros seleccionados. Serán ellos los que recibirán el patrón de turnos deseado. En las lista de compañeros seleccionados, existe la posibilidad de establecer un orden entre ellos con los botones naranjas, que marcan las flecha hacia arriba o hacia abajo, subiendo o bajando respectivamente el compañero en esta lista. 4. Se selecciona el día en el empezará aplicarse el patrón, durante cuantos meses se desee, para ello se marcará el numero de meses a aplicar el patrón y el escalonamiento entre cada compañero en días. Después, hacer clic en Ver cuadrante provisional y se conseguirá observar si el cuadrante del mes para el equipo corresponde a las necesidades y cobertura, utilizando el patrón para el grupo de compañeros seleccionados. 5. Si es correcto hacer clic en Aplicar patrón para confirmarlo. También recuerde, que después puedes hacer cambios de manera

12 manual por si existe algún detalle en el cuadrante que no cumple las necesidades del equipo (véase 2.1). 6. Si no es correcto, hacer clic en volver a seleccionar el patrón sin aplicarlo y comenzar desde el punto 2.2 En caso de ser usuario, éste consigue acceder a las siguientes funcionalidades: 2.3 Avanzar fecha. Por defecto el cuadrante de turnos actualizado del equipo de trabajo corresponde al mes actual. El usuario podrá seleccionar el mes que desee consultar utilizando los botones verdes con flechas de avance o retroceso del mes, o bien colocando el nombre del mes y año deseado en la caja de texto correspondiente, que se encuentra en la parte superior del cuadrante. Una vez escogido el mes y año deberá de cliquear en avanzar fecha. De este modo llegará al mes seleccionado. 2.4 Ver Cuadrante original. Botón azul situado en la parte superior derecha, el que ofrece tras ser cliqueado, el cuadrante de turnos original, añadido por el administrador, sin ningún cambio. Se podrá consultar en cualquier mes, no sólo en el actual. 2.5 Tabla de cobertura del equipo. Es una tabla informativa situada en la parte inferior de la pantalla cuadrante, donde se refleja la cobertura de los trabajadores por día de la semana y tipos de turno. De esta manera con una vista rápida se garantiza que el puesto de trabajo está cubierto. 2.6 Generar Excel. Botón azul situado en la parte inferior de la tabla de cobertura del equipo, donde se consigue originar el cuadrante de turnos actualizado en documentación tipo Excel 2.7 Generar PDF. Botón azul situado en la parte inferior de la tabla de cobertura del equipo, donde se consigue originar el cuadrante de turnos actualizado en documentación tipo PDF.

13 2.8 Exportar a agenda. Botón azul situado en la parte inferior de la tabla de cobertura del equipo, donde se generar la exportación de la agenda de ese mes a herramientas de gestión de calendario. 2.9 Cambiar Turnos entre compañeros. Lo más destacado en este Cuadrante de turnos actualizado, es que puedes hacer cambios de turnos entre compañeros desde cualquier terminal con acceso a internet. Sólo serán permitidos los cambios en el día actual y en el futuro, nunca en el pasado. Cómo hacer un cambio de turno? Simplemente cliqueando sobre el turno que quieras cambiar, llegarás a una pantalla donde se quedará sombreado de azul el turno que has pinchado sobre él y el que necesitas cambiar. Además le aparecerán los 3 tipos posibles de cambios (intercambio, libres y doblaje), de los cuales deberás de seleccionar uno en la caja plateada central de la pantalla. 1. Buscar un intercambio: cambio de un turno en el mismo día. Cuando selecciona un tipo de turno, por ejemplo una mañana (M), nuestra herramienta te ofrece todos los compañeros reales disponibles que estén de tarde (T), de noche (N), o cualquier otro tipo de turnos que disponga tu cartelera. Una vez que aparecen todos los compañeros, debes seleccionar uno, cliqueando en el turno de él. Automáticamente aparecerá su número de teléfono y la opción de cancelar el cambio o el Ok del cambio. Tras ponerte en contacto con él, para la confirmación del cambio, si la respuesta es afirmativa y por lo tanto estáis de acuerdo con el cambio, aceptarás haciendo clic en OK. Si es negativa la respuesta harás lo mismo pero en CANCELAR y deberás continuar en la búsqueda del cambio con otro compañero disponible. Si es aceptado, automáticamente se realizara el cambio, reflejándose en el cuadrante de turnos actualizado y sombreado en rojo. También podrás analizar el cambio en el log Histórico del menú. 2. Buscar un libre: pasarás a día libre, mientras un compañero realizará tu turno. Si lo que necesitas es librar un día determinado, tendrás que seleccionar ese día y cambiar el tipo de cambio a: libres. aturnos.com te localizará todos los compañeros reales disponibles que estén de libres y puedas negociar con ellos. Deberás hacer click en el libre del compañero al que quieres someterle al cambio,

14 aparecerá su número de teléfono, lo llamarás para la confirmación del cambio y si es afirmativo pincharás en OK. (véase 1 tipo intercambio) 3. Buscar un doblaje: pasarás tu turno a tu compañero, él doblará y tú librarás. En el caso que deseas librar haciendo que un compañero tuyo doble turno, selecciona el tipo de cambio doblaje. Recordar que la persona que se selecciona por primera vez es la que libra y el compañero que está en la lista de los reales disponibles en este tipo de cambio, será la persona que doblará el turno. Por ello es importante, que el turno inicial seleccionado, para acceder a los tipos de cambios, debe ser la persona que realmente necesita librar. Una vez que aturnos ofrece la lista de compañeros reales disponibles para hacer el doblaje, seleccionar a un compañero y actuar como en los anteriores tipos de cambios (véase 1 tipo intercambio). En el caso de que un compañero esté doblando un día, por ejemplo (M) y ( T ) y desea no doblar y quitarse la tarde (T), deberá cliquear sobre la propia abreviatura (T), y seleccionar el tipo de cambio de libre, con el fin de añadírselo a un compañero que libre, y él se quede sólo con la mañana (M),en este ejemplo. O seleccionar tipo de cambio doblaje, donde aparecerá los compañeros con un tipo de turno al día y serán sujetos a doblar en este día, al ser sujeto de recibir la (T), en nuestro ejemplo. Cuando se produce cualquier tipo de cambio de turnos en el cuadrante, a las personas implicadas en el cambio y la persona que ha realizado el cambio, recibirá una alerta vía mail, dónde se refleja quién ha hecho el cambio, cuando se ha hecho el cambio, y describe el turno actual y que debe realizar cada compañero implicado en dicho cambio. Esta alerta también puede ser recibida al administrador del grupo (véase 6.1.3) 3 Menú.Histórico El histórico se define como el registro de cambios de turnos entre compañeros, durante un periodo de tiempo. Descripción. En el registro de cambios, aparecerá, por defecto, todos los cambios del mes entre los compañeros de un equipo de trabajo. A modo de tabla, se observa el usuario identificado y autor del cambio de turno entre compañeros, el día y tipo de turno cambiado, el día y hora cuando se ha realizado este cambio, los usuarios implicados en el cambio (usuario destino: quien recibe el turno, y usuario origen: quién exporta el turno) y la posibilidad de deshacer el cambio, siendo una función exclusiva del administrador. En el caso de que un compañero con rol de usuario, quiera

15 deshacer el cambio de turnos, deberá hacer un cambio a la inversa, procediendo a realizar un cambio normal (véase 2.9). Funciones. En el submenú de la izquierda, de arriba abajo aparecen. 3.1 Búsqueda de cambios. El registro muestra por defecto el mes actual, en el caso de querer localizar un cambio de turno o valorar el estado del registro de cambios entre compañeros, en otro periodo de tiempo, se deberá seleccionar en la parte superior de esta pantalla un periodo comprendido de un desde (añadir mes y año) y un hasta (añadir mes y año), y pinchar en el botón naranja ver histórico. Los cambios de turnos se encuentran organizados por orden cronológico del turno cambiado, apareciendo en la parte más alta del listado el día más joven, para conseguir que la búsqueda sea más rápida. El listado se encuentra paginado de 20 en 20 cambios, si en el periodo de tiempo marcado aparecen varias páginas, podrás observarlas pinchando sobre ellas, definidas con un número en cajetines blancos en la parte inferior de la pantalla. 3.2 Deshacer En caso de ser administrador, accederá a la siguiente funcionalidad exclusiva, desde el botón rojo situado en la parte derecha de cada cambio registrado, el administrador, si no está de acuerdo con el cambio entre compañeros de su equipo, podrá deshacer el cambio pinchando sobre este botón. Seguidamente aparecerá una alerta preguntando si se encuentra seguro de deshacer el cambio, con las opciones de cancelar o aceptar con un OK, en cuanto se cliqueé el botón OK, el cambio se deshace, volviendo los turnos a sus usuarios originales. Además, tanto el administrador como los implicados en el cambio recibirán una alerta a modo de mail, donde se les informa el motivo de la no aceptación del cambio por parte del administrador y recordándole cual son sus turnos reales después de deshacer el cambio. 4 Menú. Compañeros Aparecerán tus compañeros aturneros, son todos los compañeros que componen el equipo de trabajo del grupo aturnos. Destacando sus contactos.

16 Descripción. A modo de tabla, y de izquierda a derecha, se observará el nombre de cada usuario, mail y teléfono. Esta información es privada para tu equipo, siendo muy útil para que el equipo se comunique de manera directa y sencilla. Si eres administrador la opción de dar de alta y baja a un compañero y cambiar sus datos. Funciones. En el submenú de la izquierda, de arriba abajo aparecen. 4.1 Chat. Pinchando sobre el nombre de un compañero se abrirá un chat para que exista una comunicación entre ellos, cuando estén activados en aturnos. (Véase 1.3 ) 4.2 Mail. Pinchando sobre el mail del compañero, se reactivará tu correo electrónico identificado en tu terminal y podrás editar un mail para enviarlo al correo electrónico de tu compañero. En caso de ser administrador, accederá a las siguientes funcionalidades exclusivas: 4.3 Da de alta a nuevos compañeros en tu grupo. (Véase 6.3) 4.4 Dar de Baja. Se podrá dar de baja a un compañero desde el enlace dar baja que se encuentre en el lado derecho del nombre del compañero que se desee eliminar del grupo. Al pinchar en este enlace, el administrador recibe una alerta en esta pantalla: seguro que quieres dar de baja al usuario? si la respuesta es afirmativa se cliqueará en OK, consiguiendo de esta manera que el usuario desaparezca en el mes siguiente. En mes actual, todavía aparecerá porque tendrá turnos asignados ya trabajados y deben aparecer para sus estadísticas personales de horas y turnos trabajadas, principalmente. 4.5 Cambiar datos. Aparece en la parte derecha de la tabla del registro de cambios, en cada uno de los usuarios. A partir de aquí, el administrador, una vez que pincha sobre cambiar datos, podrá:

17 4.5.1 Experiencia Con esta funcionalidad el administrador podrá valorar, manera privada, de 1 a 5 el grado de experiencia de cada trabajador. El valor mínimo será de 1, considerándose como la menor experiencia. Este valor adquiere la tonalidad de color más clara en la tabla de cobertura del equipo, el color del turno adquiere un tono más fuerte, conforme el valor numérico sea mayor, siendo 5 el valor de mayor experiencia para asignar a un trabajador. Para asignar el valor de experiencia del trabajador se desplazará el punto central de la barra existente. Si se desplaza hacia la izquierda disminuye el valor, apareciendo dicho valor en la caja de texto contigua a esta barra. Si se desplaza hacia la derecha, aumentará el valor numérico de experiencia. Por defecto, aturnos.com valorará a todos los usuarios con una experiencia de 3. Tras aplicar el nivel de experiencia al trabajador, hacer clic en el botón naranja aceptar, para conseguir modificar los datos del usuario. Aparecerá un mensaje donde se informará: éxito en el cambio de datos Reenviar correo de activación. Si el usuario aún no se ha activado, por cualquier motivo, el administrador tiene la opción de reenviar un correo de activación eligiendo esta función y seguidamente pulsar el botón inferior naranja aceptar. De esta manera el usuario, recibirá vía mail un enlace de invitación y activación, donde desde su correo electrónico deberá cliquear sobre él para activarse y conseguir una contraseña que el equipo aturnos la genera automáticamente. Puede aparecer en el spam de su cuenta electrónica. El usuario podrá cambiar la contraseña (véase Cambiar la contraseña) Trabaja a jornada partida. El administrador asignará al compañero seleccionado jornada partida (media jornada) si es el caso, eligiendo esta opción pinchando sobre esta función y seguidamente el botón inferior naranja aceptar. De esta manera, el compañero aparecerá en el cuadrante de color naranja, para identificarse como trabajador de jornada partida y su valor será de 0.5 para el ajuste en la tabla de cobertura y reencuentro exacto de horas en sus estadísticas Administrador del aturnos. El administrador podrá darle privilegios de administrador al compañero durante el tiempo que estime necesario. Seleccionando esta opción y enviando la orden a partir del botón inferior naranja aceptar el compañero elegido tendrá acceso a todas las funcionalidades exclusivas en aturnos. 4.6 Consultar datos de todos los antiguos compañeros. Desde está aplicación en la parte inferior de esta pantalla de compañeros y pinchado sobre ella, el administrador accede a todos los contactos de los actuales y antiguos compañeros del equipo, ya dados de bajas.

18 4.7 El administrador puede cambiar los datos personales y contraseña de un compañero? El administrador no podrá cambiar los datos personales ni la contraseña de ningún compañero que se encuentre activado. Sólo lo puede cambiar el propio aturnero, entrando con su usuario y contraseña en mi cuenta de su aturno (véase 7.3 Cambiar mis datos). Si el compañero no se encuentra activado, como puede ser un anónimo (véase 6.3.2), es cuando el administrador podrá cambiar el mail del nuevo compañero, escribiéndolo en la caja de texto correspondiente, y así el administrador podrá reenviar un correo de activación al mail correcto del nuevo compañero, antes anónimo (véase 4.5.1). 5 Menú. Social El aturnero podrá socializar sus turnos compartiéndolo con quién quiera por mail. 5.1 Comparte tu turno con quien tú quieras por mail. El usuario podrá compartir su cuadrante de turnos exclusivo de cualquier mes y año. Deberá insertar en la caja de texto mail destinario el mail de la persona a la que quiere que le llegue su cuadrante de turnos. Además podrá añadir un cuerpo de mensaje, publicándolo en la caja de texto cuerpo de mensaje. Con el mail y cuerpo mensaje insertado, pinchar el botón naranja enviar en la parte inferior de la pantalla. De esta manera, al destinatario le llegará el cuadrante de turno exclusivo del usuario. 5.2 Publica en facebook que utilizas aturnos.com. La socialización de esta herramienta puede aumentar cuando el usuario usa el link azul facebook. Al hacer clic en el botón, se convertirá en un nuevo aturnero que le gusta la pagina aturnos en esta red social. 6 Menú. Configuración La configuración sólo será accesible para el/los administradores del grupo. Se caracteriza por disponer de funcionalidades importantes y diversas para

19 el manejo, control y personalización del equipo de trabajo, a partir de esta herramienta de gestión. Es un submenú de la pantalla configuración, situado en la parte superior izquierda, donde se encontrarán las siguientes funcionalidades exclusivas para el administrador: 6.1 Configura los parámetros para definir tu aturno. El administrador personalizará su control con diferentes funcionalidades, consiguiendo una simplificación práctica para la gestión del grupo. Las opciones de esta personalización: Enviar correos a los implicados en un cambio. Cuando sea seleccionada esta opción y aceptada por el administrador pinchando en el botón naranja inferior enviar. Se recibe una alarma informativa que indica la configuración de su turno ha sido modificada. A partir de este momento, las personas implicadas en un cambio recibirán un mail informativo a sus correos electrónicos, en la que se indica quien es la persona que realiza el cambio y los turnos que hacen cada compañero implicado en dicho cambio actualizado Los cambios tienen que ser confirmados por el administrador Cuando sea seleccionada esta opción y aceptada por el administrador pinchando en el botón naranja inferior enviar. Se recibe una alarma informativa que indica la configuración de su turno ha sido modificada. A partir de este momento, los cambios no serán oficiales hasta que el administrador los confirme (véase 6.11) El administrador recibe s informativos de todos los cambios de su equipo. Cuando sea seleccionada esta opción y aceptada por el administrador pinchando en el botón naranja inferior enviar. Se recibe una alarma informativa que indica la configuración de su turno ha sido modificada. A partir de este momento, el administrador recibe alertas a en forma de mails a su correo electrónico de todos los cambios que se produce entre los compañeros del equipo que controla Enviar s a los compañeros cada vez que el administrador escriba en el tablón. Cuando sea seleccionada esta opción y aceptada por el administrador pinchando en el botón naranja inferior enviar. Se recibe una alarma informativa que indica la configuración de su turno ha sido modificada. A partir de este momento, el equipo recibirá un mail con el mismo comentario que el administrador publica en el tablón de anuncios. Aumentando la garantía de tener un equipo totalmente informado del estado del servicio con las noticias del administrador.

20 6.2 El cuadro del mando aturnero. En esta pantalla se podrá valorar y visualizar de una manera rápida las horas y tipos de turnos de cada uno de los compañeros del equipo en un periodo de tiempo determinado. Por defecto saldrá siempre el mes actual Este cuadro a modo de tabla, y de izquierda a derecha, aparecerá el nombre del usuario, cada tipo de turnos (definido en números de horas y número de turnos), horas extras y un total de tunos y horas en el periodo de tiempo marcado Ver cuadro de mando original (sin cambios). Aparece como un botón rectangular azul en la parte superior del cuadro de mandos. Cuando se cliquea en él, los datos de horas y turnos de los compañeros, son contabilizado en función del cuadrante original añadido y modificado por el administrador sin cambios. No se contabilizará el cuadrante actualizado de turnos con cambios Ver cuadro de mando (durante un periodo de tiempo). Aparece como un botón rectangular naranja, justo debajo del desde/hasta que marcarán el periodo de tiempo, en el que queremos analizar las horas y turnos de los compañeros. Por defecto saldrá el mes actual. Si se desea modificar, se deberá añadir el mes y el año desde que se quiere contabilizar, hasta el mes y año que se quiera contabilizar. De esta manera fijaremos un periodo de tiempo predeterminado, consiguiendo conocer los nuevos valores de horas, turnos, tipos de turnos, horas extras y total de horas y tunos en dicho periodo de tiempo para cada trabajador, esto será posible cuando pinchemos en el botón naranja ver cuadro de mando Tipo de gráficas. Se encuentra en la parte inferior del cuadro de mando. Existe la posibilidad de expresar el gráfico en barras horizontales o en forma de tarta/quesitos. La gráfica representa estadísticas de las horas de cada trabajador, en la que el administrador a simple vista podrá valorar qué trabajador lleva más hora acumulada en un determinado periodo de tiempo, por ejemplo, con ayuda de los colores de las barras o porciones de tarta que representa cada usuario. Existen otros tipo de graficas personales (véase 7.1 Mis estadísticas de trabajo). 6.3 Da de alta nuevos compañeros en tu grupo

21 6.3.1 Añadir nuevo compañero a tu turno. En el caso que el administrador conozca los contactos (móvil y mail) del nuevo compañero, desde esta pantalla podrá darlo de alta cliqueando en el botón rectangular azul Añadir nuevo compañero a tu turno. Aparecerán 3 cajas de texto, donde se añadirá el nombre del nuevo usuario (con más de 5 caracteres), teléfono y mail, respectivamente. Puedes agregar varios compañeros a la vez, pinchando de nuevo en el botón anterior. Una vez que estén todos los datos insertados, se deberá pinchar en el botón naranja enviar y le recibirá una alerta indicando se ha dado de alta a, dirigiéndole a menú de compañeros, donde ya aparecerán los nuevos usuarios del grupo. Una vez dado de alta, el compañero recibirá vía mail un enlace de activación e invitación en el grupo aturnos, donde desde su correo electrónico deberá cliquear sobre él para activarse y conseguir una contraseña que el equipo aturnos la genera automáticamente. Puede aparecer en el spam de su cuenta electrónica, e incluso si el enlace no funciona lo puede copiar directamente en la barra del navegador. El usuario podrá cambiar la contraseña (véase Cambiar la contraseña) Añadir nuevo compañero sin datos. En el caso que el administrador no conozca los datos de contacto del nuevo compañero, pinchando el botón rectangular azul añadir nuevo compañero sin datos se podrá dar de alta a un compañero anónimo. Aparecerán 3 cajas de texto, en la primera caja de texto aparecerá sin nombre donde se puede cambiar el nombre del nuevo usuario, si ya se conoce (con más de 5 caracteres el nombre), en la segunda caja de texto aparecerá imitando un número de móvil irreal que también se podrá cambiar, escribiendo el número real, si se conociese, dentro de esta caja. En la tercera caja es la del mail sinnombre@aturnos.com éste por el contrario no se podrá modificar, pues es necesario para que el administrador, cuando conozca el contacto, mail correcto del nuevo compañero, pueda cambiarlo y mandar mensaje de activación al mail correcto del compañero, y éste reciba el enlace de activación en su correo electrónico (véase 4.7). Puedes agregar varios compañeros a la vez, pinchando de nuevo en el botón anterior. Una vez que estén los datos insertados, se deberá pinchar en el botón naranja enviar y le recibirá una alerta indicando se ha dado de alta a, dirigiéndole a menú de compañeros, donde ya aparecerán los nuevos usuarios del grupo. En la derecha de cada usuario sinnombre existirá la opción cambiar datos, donde el administrador podrá cambiar nombre, teléfono y añadir el mail real del usuario para poder mandar el mensaje de activación.

22 6.4 Modifica el cuadrante Cliqueando sobre esta opción del submenú izquierdo del menú configuración el administrador podrá realizar modificaciones sobre el cuadrante de turnos de cualquier compañero del equipo (véase 2.1 Modificar el cuadrante manualmente). 6.5 Añadir horas extras En el caso de que un compañero realice horas extras por necesidades del servicio, el administrador podrá dejar reflejada estas horas añadiéndola desde esta función. Al pinchar en esta opción del submenú izquierdo del menú configuración, aparecerá: Horas extra del turno. El administrador dispone de una tabla de registro donde controlará en un periodo de tiempo determinado: los usuarios que han realizado horas extras, indicando la fecha de la realización de las mismas, el número de horas totales y la descripción del motivo de realizarlas. Por defecto saldrá la contabilidad del mes actual, pero el periodo de tiempo puede ser modificado, seleccionando en la parte superior de esta pantalla un periodo comprendido de un desde (añadir mes y año) y un hasta (añadir mes y año), y pinchar en el botón naranja Incluir horas extra. Desde aquí, el administrador añadirá horas extras al compañero que las realice. Para ello, debe seleccionar en la caja de texto gris el usuario implicado, seguidamente comentar en la caja de texto descripción el motivo de la realización de estas horas, la fecha en el calendario que ofrece al pinchar en la caja de texto correspondiente, así como el número de hora, en su respectiva caja de texto horas. Una vez cumplimentado los anteriores datos, pulsar el botón naranja añadir. De este modo, se quedará registrado en la tabla de horas extras. Si existe algún error en el registro, se podrá borrar cliqueando en el botón rojo borrar. Además en el cuadrante de turnos actualizado aparecerá el signo? en el turno del día implicado, de este usuario, así como en las estadísticas personales del compañero y en el cuadro de mando del administrador. 6.6 Los patrones de turnos. Calculadora Desde aquí el administrador tendrá la posibilidad de insertar patrones predefinidos o nuevos por definir, y aplicarlos a un sólo compañero, a un grupo de ellos o a todo el grupo. Si lo que se necesita es un nuevo cuadrante de turnos y/o se carecen de patrones, existe la posibilidad de generar

23 patrones para conseguir un cuadrante a medida para el grupo, utilizando la calculadora de turnos Patrones de turnos. (Véase 2.2 Modificar con patrones de turnos) Calculadora: Genera un patrón a medida Se accederá a la calculadora avanzada pulsando el botón naranja rectangular en la parte superior derecha calculadora: genera un patrón a medida. Desde esta pantalla se tendrá que definir las necesidades específicas del equipo, rellenando las diferentes variables en forma de caja de textos, son las siguientes: Número de miembros del equipo. Seleccionar el número de compañeros que serán sometidos al futuro patrón. No incluir el número de compañeros que a pesar de que estén en el mismo grupo, utilicen patrones diferentes, como por ejemplo un turno fijo de mañanas de lunes a viernes Indica el número de personas que necesitas por tipo de turnos. Aparecen cajas de textos de los diferentes tipos de turnos, en los que se deberá marcar el número de trabajadores por cada tipo de turno, utilizando la flecha orientada hacia debajo y pegada a la derecha de cada caja de texto Indica el número de personas que necesitas para el fin de semana sábado y/o domingo. Aparecen cajas de textos de los diferentes tipos de turnos, en los que se deberá marcar el número de trabajadores por cada tipo de turno, utilizando la flecha orientada hacia debajo y pegada a la derecha de cada caja de texto. Específicos para el sábado o domingo, o ambos inclusivos, si el administrador los marcas juntos o separados Indica el número de días obligatorios después de un tipo de turno. Aparecen cajas de textos de los diferentes tipos de turnos, en los que se deberá marcar el número de días libres que se requiere después de la realización de un determinado tipo de turno. Pensado para los turnos posteriores de las guardias (G) y noches (N), especialmente Indica el número de fines de semanas al mes por persona.

24 Aparece una caja de texto donde se marcará los fines de semanas libres por mes que se desea librar. En el caso de no llegar a los requerimientos se empezaría a usar turnos en fines de semanas. Total días a calcular Aparece una caja de texto, donde se selecciona la opción de elegir patrones de 7 días (semanales y cuadran los fines de semanas), de 28 días ( equivale a cuatro semanas y cuadra rotar los fines de semana), de 30 días (mes) y 31 días (mes). Tras completar las cajas de textos y por tanto las necesidades especificas del equipo de trabajo, se hará clic en el botón inferior naranja Calcular. Automáticamente aparecerá un cuadrante que se ajusta a las necesidades de tu equipo, podrás comprobar en la tabla de cobertura que los requerimientos demandados son correctos. Si es adecuado para el equipo, el cuadrante se deberá guardar y definir con un nombre propio en el botón inferior naranja guardar patrón. Si no es el adecuado para el equipo, se podrá calcular otras opciones y conseguir más patrones pinchando en el botón naranja generar uno nuevo. Una vez guardado, se podrá añadir al equipo, siguiendo los pasos del apartado: modificar con patrones de turnos, pues ya estará almacenado e identificado en la caja de patrones de nuestra herramienta aturnos (véase 2.2 Modificar con patrones de turnos). 6.7 Sustituciones El administrador podrá sustituir un usuario por otro para que el cuadrante esté cubierto en todo momento. Ideal para vacaciones, bajas y ausencias de compañeros Sustituye un usuario por otro. El administrador deberá pinchar en la flecha de la primera caja de texto y aparecerá los usuarios disponibles que recibirán los turnos de compañero sustituido, selecciona uno pinchando sobre él. Así como deberá de seleccionar en la segunda caja de texto, pinchando en la flecha usuario que va ser sustituido, y por lo tanto dejará de poseer los turnos desde la fecha o periodo que se indique la sustitución Periodo de sustitución. El administrador selecciona en la caja de texto desde y en el calendario que le sale automáticamente el día inicial de la sustitución entre los compañeros seleccionados. Además deberá de elegir un día de fin, si se conoce en la caja hasta en el calendario. Si no se conoce esta opción se podrá dejar para más adelante, hasta el día de la incorporación, si es el caso. Para que se realice la sustitución es necesario, pulsar el botón naranja hacer sustitución y sea aceptada la petición.

25 6.8 Elimina o cambia los datos de los compañeros El administrador podrá dar de baja o cambiar los datos de los compañeros del equipo, si pincha en Elimina o cambia los datos de los compañeros que aparece en este submenú izquierdo del menú configuración, esta herramienta le dirigirá al menú compañeros donde aparecerán las funcionalidades: Dar baja. (Véase 4.4) Cambiar datos. (Véase 4.5) 6.9 Modifica el orden de los compañeros dentro del cuadrante El administrador podrá reordenar el listado de los compañeros en el cuadrante de turnos si selecciona con el ratón la opción Modifica el orden de los compañeros dentro del cuadrante. Al pinchar aparece una pantalla en la que se observa un listado de los usuarios que aparecen en el cuadrantes de turnos, cada usuario en su parte derecha posee una caja de texto blanca, en la que el administrador deberá colocar en cada una de ellas una enumeración, de tal manera que la persona con el número más bajo saldrá se posicionará en la parte más alta del cuadrante, que aquel que tenga un número mayor. Una vez que estén todos enumerados, se tendrá que pulsar el botón naranja situado en la parte inferior cambiar orden. De esta manera conseguiremos modificar la posición deseada para cada usuario, apareciendo una alerta afirmativa de esta opción el orden de los compañeros se ha modificado correctamente. Se consigue un cambio de posición del usuario en el cuadrante, respetando su cuadrante inicial, es decir el usuario arrastrará también su cuadrante a la posición donde se encuentre este compañero Añade y edita los tipos de turno de tu cuadrante Por defecto aturnos tiene generado los tipos de turnos más comunes como son (M, T, N, G, L, D, _), con unas horas por defecto, pero en los que podrás cambiar el número de hora si le interesa usar estas abreviaturas. Para poder añadir y editar otros tipos de turnos, pinchando Añade y edita los tipos de turno de tu cuadrante Tabla de tipos de turnos genéricos Aparece una tabla de los diferentes tipos de turno por defecto. Se podrán modificar las horas que comprende cada tipo de turno en la columna Horas (número de horas del turno) e Inicio (hora de inicio del turno), en el caso de que no coincidan con las de su equipo. Seguidamente, pulsar el

26 botón naranja inferior de esta tabla cambiar Horas/Turno. De igual manera puedes eliminar turnos creados, pero no de los genéricos, pulsando el botón rojo con la imagen de papelera a la derecha de cada tipo de turno creado en esta tabla Añade nuevos turnos Debajo de la tabla de tipos de turnos se puede crear los nuevos tipos de turno. Para conseguirlo habrá que completar 5 cajas de textos: Abreviatura Sólo se acepta una letra. Es la que aparecerá en el cuadrante de turnos haciendo referencia al tipo de turno. Ejemplo M (tipo de turno mañana) Horas el número de horas del turno Para la contabilidad de horas de cada trabajador Descripción Describe el tipo de turno y el equipo lo identifique Nombre. El nombre del tipo de turno para cada abreviatura. Ejemplo mañana (M). Aparecerá como leyenda en la parte inferior del cuadrante de turnos Hora de inicio del turno. Indicará a qué hora comienza el tipo de turno durante el día. Una vez completada las cajas de textos anteriores, y poder grabar el nuevo tipo de turno específico para el equipo, pulsaremos el botón naranja inferior 'Nuevo turno', siendo elegible dentro de la definición del cuadrante Confirma los cambios del equipo Cuando el administrador ha seleccionado el parámetro Los cambios tienen que ser confirmados por el administrador (véase 6.1.2). A partir del submenú izquierdo del menú configuración podrá confirmar los cambios pendientes entre los compañeros del equipo, que se hayan almacenado hasta el visto bueno del administrador. Pulsando Confirma los cambios del equipo se dirigirá a la pantalla Listado de cambios no confirmados. Este listado consiste en una tabla donde aparece la persona que solicita el cambio usuario identificado, el día y tipo de turno solicitado para ser

27 cambiado, el día que se ha realizado la petición del cambio, los usuarios implicados en el cambio usuario destino y usuario origen y una columna donde aparece un botón naranja en la parte más hacia la derecha de cada cambio con una V del visto bueno por el administrador, el cual se deberá pulsar para que el cambio sea aceptado. Antes de que pase de color azul el tipo de cambio en el cuadrante (indicando cambio pendiente) al color rojo del turno en el cuadrante (cambio confirmado) aparece una alerta seguro que quieres confirmar el cambio? y si es afirmativo se pincha en OK y se conseguirá la validación del cambio demandado por los compañeros Identifica los festivos para tenerlos en el cuadrante Los días festivos nacionales y locales del lugar dónde se encuentre el equipo trabajando, se puede quedar marcado en el cuadrante de turnos e identificado en el submenú izquierdo de la configuración en identificar los festivos en el cuadrante. Al pulsar en esta opción, aparece en la pantalla: Festivos del aturno. En la parte superior de la pantalla se encuentra una tabla Festivos del aturno que identifica los festivos informando de izquierda a derecha: día, mes, año, descripción del festivo y la opción borrar (si pinchas en borrar, desaparecerá el festivo que se describe, en la misma línea) Incluir nuevo festivo. El administrador incluirá un nuevo festivo, cuando nombre la festividad del día en la caja de texto descripción, para ello pinchará sobre esta caja y tendrá la opción de escribir con el teclado del computador. Seguidamente y pulsando sobre la caja fecha se asomará un calendario del mes actual, que se podrá seleccionar el mes y el día del festivo, pulsando sobré el día del festivo que se busca. Si el festivo es anual (ejemplo: Navidad, 25 de diciembre), aparecerá en el cuadrante de todos los años si señalamos la opción repetido anualmente?. Una vez personalizado, las anteriores cajas de textos, dependiendo de los festivos que trabajara el equipo, conseguiremos que se quede grabado y representado en el cuadrante, sombreado en rojo, para una mejor identificación de festivos, cuando presionemos sobre el botón naranja rectangular inferior derecho nuevo festivo Modifica el nombre del aturnos En esta funcionalidad del submenú, el administrador podrá personalizar o cambiar algún dato del grupo aturno de su equipo Los datos del aturno El grupo aturno puede modificar sus propios datos. Los datos sujeto a cambios: Nombre de la Unidad.: nombre identificativo de tu grupo de trabajo.