Instituto Nacional de Estadística y Geografía

Transcripción

1 Instituto Nacional de Estadística y Geografía Captación en encuestas por muestreo Serie: Documentos técnicos para la generación de estadística básica

2 Obras afines o complementarias publicadas por el INEGI sobre el tema: Otros documentos de la serie: Proceso estándar para realizar encuestas por muestreo, Proceso estándar para el aprovechamiento de registros administrativos, Administración de proyectos estadísticos, Diseño conceptual, Diseño de cuestionarios, Captación en registros administrativos, Procesamiento de la información, Presentación de resultados, Presentación de datos estadísticos en cuadros y gráficas. Catalogación en la fuente INEGI: Instituto Nacional de Estadística y Geografía (México). Captación en encuestas por muestreo / Instituto Nacional de Estadística y Geografía.-- México: INEGI, c2010. vi, 53 p. : il.--(serie: Documentos técnicos para la generación de estadística básica). 1. Estadística - Metodología. Si requiere información más detallada de esta obra, favor de contactarnos a través de: Centros de Consulta y Comercialización (consulte el domicilio en Internet). Larga distancia sin costo atencion.usuarios@inegi.org.mx DR 2010, Instituto Nacional de Estadística y Geografía Edificio Sede Av. Héroe de Nacozari Sur Núm Fracc. Jardines del Parque, CP Aguascalientes, Ags.

3 Presentación De acuerdo con la Ley del Sistema Nacional de Información Estadística y Geográfica, es atribución del INEGI Normar el funcionamiento del Sistema y regular la captación, procesamiento y publicación de la Información que se genera, con base en los dictámenes que, en su caso, emita el Comité Ejecutivo correspondiente; (Art. 77, Inciso VIII). A fin de dar cumplimiento con el mandato de Ley, el INEGI impulsa un programa de desarrollo normativo para la Coordinación del Sistema Nacional de Información Estadística y Geográfica (SNIEG), el Servicio Público de Información y la Regulación técnica sobre los procesos de generación, integración, difusión y conservación de la información estadística y geográfica. En particular, la determinación de la normatividad técnica para el Sistema, constituye una estrategia esencial para regular la operación de proyectos, estandarizar los procesos y homologar los conceptos comunes, lo que permitirá avanzar en el mejoramiento de la calidad de los datos y la eficiencia del servicio público que da respuesta a la demanda social de información. Sobre el desarrollo de la normatividad técnica en materia estadística para el SNIEG, el INEGI pone a disposición de las Unidades del Estado una serie de documentos sobre recomendaciones para la generación de estadística básica, bajo la denominación: Documentos Técnicos para la Generación de Estadística Básica, conformada por documentos sobre el diseño y ejecución de proyectos estadísticos, cada una de las fases del proceso y sobre actividades específicas de esas fases, que apoyen la toma de decisiones en la realización de proyectos de generación de estadística básica entre las Unidades del Estado participantes en el SNIEG. Este documento, Captación en encuestas por muestreo, es parte de esa serie y su propósito es facilitar las decisiones relacionadas con el diseño y ejecución para operativos de captación de datos. Con el fin de mejorar su contenido, se ha previsto la actualización periódica del documento, por lo cual el INEGI agradecerá los comentarios y sugerencias que contribuyan a ese propósito.

4 Grupo de trabajo sobre operativos de captación El personal que colaboró en la integración de este documento, pertenece a diferentes áreas generadoras de estadísticas, como a continuación se menciona: Encuesta de Empresas de la Construcción (DGCNEE) Carlos Sandoval Ortiz Jorge E. Castro Rejón Juan Salas Gómora Encuestas Especiales en Establecimientos (DGCNEE) Adriana Ramírez Nava Cándido Aguilar Vázquez Encuesta Mensual de Servicios (DGCNEE) María Teresa Arochi Alfaro Coordinación de Encuestas Especiales (DGE) Felipe Mendoza Lara Luís Felipe San José Zeledón Encuesta Nacional de Ingresos y Gastos en los Hogares (DGE) Ignacio Caballero Cabrera Encuesta Nacional de Empleo (DGE) Juan Carlos Torres López Pedro F. Martínez Sandoval El área coordinadora fue la Dirección de Normatividad (DGAIN, DGE) con la participación de: J. Walter Rangel González J. Celia Carvajal González Nory Tún Alvarez Ma. Inés Barrera Guillén Leonardo Fragoso Hernández

5 Índice Introducción VI 1. El diseño y ejecución de operativos para la captación como fases del proceso de generación de datos estadísticos Generalidades Conceptos básicos Condicionantes para el diseño de las estrategias operativas 3 2. Diseño de operativos para la captación Estrategia operativa Estrategia para la integración de recursos humanos Estrategia para la comunicación y concertación Operativo de captación Preparación Levantamiento Cierre 42 Glosario 44 Bibliografía 51

6 Introducción Entre la diversidad de actividades de un proyecto de generación de estadísticas, se encuentran las consideradas en las fases de diseño y ejecución de operativos para la captación, orientadas a la obtención de los datos con la calidad y oportunidad requeridas, conforme a los objetivos del proyecto. Esto exige contar con estrategias para planear, organizar, ejecutar y controlar cada una de las actividades incluidas en la captación. El objetivo de este documento es presentar lineamientos que faciliten y permitan identificar oportunidades de mejora en las actividades del diseño y ejecución de los operativos para la captación, los cuales requieren atención especial, en virtud de la gran diversidad de tareas que se requieren, así como de la organización de personal operativo que involucra. En el primer apartado de Generalidades, se expone un panorama sobre los operativos, como parte del proceso estándar de generación de estadísticas; se presenta un conjunto de conceptos básicos, para facilitar la comprensión del documento; además, se abordan los condicionantes que deben tomarse en cuenta antes de diseñar las estrategias operativas. El segundo capítulo, establece los lineamientos para el diseño de la captación, con las estrategias para los operativos, los recursos humanos y la comunicación y concertación. El tercer capítulo, aborda los lineamientos para la ejecución de los operativos, dividido en tres momentos: Preparación, Levantamiento y Cierre. Finalmente, se ofrece un glosario de conceptos técnicos utilizados en el documento, así como las referencias bibliográficas consultadas. VI

7 1. El diseño y ejecución de operativos para la captación como fases del proceso de generación de datos estadísticos 1.1 GENERALIDADES Puede resumirse un proceso de generación de estadística básica de encuestas por muestreo, en siete grandes fases1, cuyas actividades se interrelacionan bajo distintos esquemas de orden y secuencia. Las denominaciones convencionales de esas fases son: PROCESO ESTÁNDAR PARA LA GENERACIÓN DE ESTADÍSTICAS EN ENCUESTAS POR MUESTREO DISEÑO CONCEPTUAL DISE DISEÑO ÑO MUESTRAL MUESTRAL DISE DISEÑO Ñ O OPERATIVO OPERATIVO PLANEACIÓN CAPTACIÓN PROCESAMIENTO PRESENTACIÓN DE RESULTADOS Ó E V A L U A C I Ó N Ó N Los operativos para la captación implican dos grandes grupos de actividades: las relacionadas con el diseño de estrategias y las correspondientes a su ejecución; de ahí que en el marco del proceso estándar de generación de estadísticas básicas, cubran dos de las siete fases del proceso de generación, la de Diseño de la captación y el procesamiento y la de Captación. 1 Para mayor detalle de cada una de las fases puede consultarse el documento El proceso estándar para la generación de estadísticas en encuestas por muestreo. 1

8 En la medida que la ejecución de un operativo involucra movilización de recursos, su relación con la fase de planeación es fundamental, en virtud de que debe ajustarse a determinadas restricciones en materia de disponibilidad sobre esos recursos, a la vez que la precisión sobre las características del operativo es necesaria para una detallada programación y presupuestación del proyecto. En este sentido, ya que los recursos son limitados, se parte de una estimación global de los costos del proyecto, con base en experiencias previas sobre otros similares, lo cual sirve de referencia para evaluar la factibilidad y conveniencia de generar la información requerida bajo determinada estrategia. De resultar factible y conveniente la propuesta, se hace necesaria la cuantificación de todos los requerimientos y su calendarización conforme al programa detallado de actividades, y con ello establecer un presupuesto preciso y la programación de su ejercicio, así como las previsiones necesarias en materia de administración de los recursos. La fase de captación implica en la práctica gran interacción con las fases previas y las subsiguientes. 1.2 CONCEPTOS BÁSICOS Las actividades sobre la captación se planean en la fase de Diseño de la captación y el procesamiento, en la cual se establece una Serie de actividades para determinar, desarrollar y probar las estrategias, procedimientos, esquemas técnicos y sistemas informáticos para las actividades tanto de la captación de datos como de su procesamiento 2. Las estrategias para los operativos de captación de datos cubren tres aspectos principales: la operativa, la integración de los recursos humanos, y la comunicación y concertación. La estrategia operativa consiste en un Conjunto integrado y ordenado de procedimientos para determinar la estructura operativa y plantilla de personal, el programa general de actividades y para la cobertura de las áreas seleccionadas y la organización administrativa del proyecto para gestionar la estimación y adquisición de los requerimientos, flujo de materiales, elaboración de presupuesto y los controles para su eficiente aplicación. La estrategia para la integración de los recursos humanos, considera el Conjunto de procedimientos para disponer del personal capaz de desempeñar las funciones de los distintos cargos operativos y en número suficiente que permita cubrir todas las áreas geográficas que se contemplan en el proyecto, así como proporcionarles los conocimientos necesarios para cumplir con sus responsabilidades. Por último, la estrategia para la comunicación y concertación es el conjunto integral y ordenado de procedimientos para difundir el proyecto y la concertación de apoyos para el mismo, con lo cual se contribuye al logro de los objetivos y metas del proyecto estadístico en cuestión. En la fase de Captación, se llevan a la práctica las estrategias diseñadas en la anterior, y consiste en la Serie de actividades para obtener los datos de cada elemento de la población de estudio o una muestra de ella, siguiendo las estrategias determinadas en programas y procedimientos de trabajo. La fase culmina con la concentración ordenada de los formatos de control y reportes de trabajo, así como la documentación donde se registran los datos a nivel individual, y el envío de éstos últimos al área de captura. Según las características del proyecto, principalmente en cuanto a cobertura geográfica, especificidad de los datos, y complejidad de captación, esta etapa puede requerir operativos especiales, campañas de difusión, concertaciones y diversos apoyos institucionales. 2 INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de estadística básica. Marzo de 2006 (Inédito). 2

9 1.3 CONDICIONANTES PARA EL DISEÑO DE LAS ESTRATEGIAS OPERATIVAS En una encuesta, cuando ya se tienen definidos los objetivos del proyecto y una estimación global del costo, se toman algunas decisiones que constituyen condicionantes para el diseño de las estrategias operativas como son los siguientes: Cobertura conceptual Se refiere a los conceptos (temas, categorías, variables y sus clasificaciones) de los que se requiere obtener información, los cuales se identificaron en la fase de diseño conceptual, cuyas características en cuanto a dificultades de captación, implica considerar en el diseño de las estrategias operativas, programas de capacitación apropiados a las mismas. Por ejemplo, en algunas encuestas de salud se requiere de datos que no es posible obtener con base en preguntas, sino que se requiere una medición más compleja como puede ser la toma de una muestra de sangre, la valoración del funcionamiento de determinados órganos o partes del cuerpo, etc., lo cual implica que el personal operativo domine conceptos y técnicas complicadas, que exigen la participación de personal calificado, además de una capacitación especializada. La amplitud y grado de dificultad de los temas que se aborden en la encuesta también determinan las características que el instrumento de captación debe cumplir y la definición del informante adecuado, es decir, la persona indicada para proporcionar la información. Así por ejemplo, en una encuesta sobre negocios el informante podría ser el gerente, el contador público o el responsable del negocio. En cambio en una encuesta sobre rendimiento escolar, el informante adecuado podría ser el maestro o bien los alumnos Cobertura geográfica Con base en los objetivos generales y la identificación de las necesidades de información que se realiza en las fases de planeación y diseño conceptual, se determina la cobertura geográfica de la encuesta, es decir, el territorio al que se refiere la captación de datos en un proyecto estadístico. Así, dependiendo de la cobertura geográfica, se tienen encuestas a nivel nacional, de una entidad federativa, un municipio o una región específica. El impacto de este aspecto en el diseño de las estrategias operativas, se traduce en las necesidades de recursos humanos y materiales. Además, en las encuestas que se levantan mediante entrevista directa, implica el desplazamiento del personal operativo para obtener la información de interés, que puede resultar complicado si en la cobertura geográfica considerada se encuentran áreas de alto riesgo o difícil acceso, repercutiendo en un mayor costo y dificultad de los operativos de campo, incluyendo la necesidad de implementar operativos especiales Desagregación geográfica Es el nivel de detalle de una división territorial, de acuerdo con la cobertura geográfica, con que se requiere difundir la información, lo que se determina en la planeación del proyecto. Este aspecto tiene repercusiones directas en el tipo de muestreo y en el tamaño de muestra y por ende en la magnitud de la encuesta. Por ejemplo, una encuesta nacional en donde se requiere proporcionar la información en el nivel municipal, exigirá una muestra mayor que aquellas encuestas en donde es suficiente el desglose estatal. Este aspecto impacta en el diseño del operativo ya que entre más grande sea la muestra, mayor será el requerimiento de recursos y mayores las necesidades de seguimiento y control. 3

10 Diseño de la muestra Es la determinación de las características esenciales de la muestra como son: Método de muestreo (probabilístico/ no probabilístico); Marco muestral (Listado con base en materiales cartográficos/ Directorios); Esquema para la selección de la muestra (simple, estratificado, por conglomerados, sistemático, de juicio, etc.); etapas de selección (Una etapa/ polietápico), tamaño de la muestra. Según el diseño adoptado para realizar la encuesta, será la demanda en términos de costos y/o tiempo. Por ejemplo, una muestra no probabilística puede ser menos costosa, pero no se puede medir el porcentaje de error. Los resultados con un muestreo probabilístico requerirán un presupuesto mayor, pero es posible conocer el grado de precisión, por lo que tienen mayor valor estadístico. El tamaño de la muestra seleccionada se conforma por el número de unidades de observación para obtener de ellas un perfil estadístico de la población objeto de estudio. Dependiendo del tamaño de la muestra, es la necesidad de recursos humanos suficientes, que garanticen la cobertura geográfica del proyecto, lo cual tiene impacto en las necesidades de capacitación, remuneraciones al personal, viáticos, etcétera. El marco de muestreo es el listado exhaustivo de todas las unidades de observación que conforman el universo objeto de estudio de las encuestas por muestreo. Es un insumo indispensable en la selección de las unidades en muestra y permite además, determinar su ubicación, ya sea en un área geográfica o en un directorio, lo cual es sumamente útil para el diseño de las estrategias operativas. Así por ejemplo, en encuestas por entrevista directa puede conocerse el grado de dispersión geográfica que impacta en la asignación de cargas de trabajo, las necesidades de viáticos, los procedimientos para la supervisión, entre otros aspectos. En el caso de las encuestas por muestreo probabilístico que no cuenten con marcos de muestreo actualizados, se deben contemplar actividades para tal efecto, las cuales independientemente de que se realicen con anterioridad al levantamiento de datos o de manera simultánea, requerirán procedimientos operativos específicos, personal y recursos. Un factor vinculado de manera estrecha al diseño de la muestra, es la modalidad tecnológica seleccionada a utilizarse en el levantamiento, que requerirá determinado marco muestral, además de incidir en la cantidad y características del personal operativo requerido y procedimientos específicos para el control y supervisión Determinación del informante adecuado El informante adecuado es la persona identificada como la más apropiada para proporcionar la información que requiere el proyecto estadístico. La determinación de sus características se realiza en el Diseño Conceptual tomando en cuenta la naturaleza, complejidad y precisión de los datos que se requieren captar (cobertura conceptual). Según estas características, el informante adecuado puede ser un tipo en general, como por ejemplo persona mayor de 15 años; o bien, un tipo específico, como puede ser el jefe del hogar, el dueño de la empresa, la víctima de un delito, etcétera. Cuando por necesidad de la encuesta se requiera entrevistar a una persona menor de edad, deberá pedirse el consentimiento de alguno de los padres. La determinación del informante adecuado, influye de manera importante en los operativos, sobre todo en el caso de la entrevista directa, ya que tratándose de tipos específicos de informante, generalmen-

11 te se lleva más tiempo el poder contactarlos, se tiene mayor probabilidad de no respuesta y generalmente implica varias visitas a las unidades de observación, incrementándose los gastos de trasporte, tiempo, etcétera Tipo de entrevista Se refiere a las modalidades para obtener los datos estadísticos de interés mediante preguntas formuladas al informante o entrevistado. Entre estas modalidades se encuentran las siguientes: Entrevista directa.- Consiste en la formulación oral de las preguntas contenidas en el cuestionario (que puede ser impreso o electrónico) al informante por parte de una persona llamada entrevistador o encuestador. Estas preguntas pueden plantearse cara a cara, o por medio del teléfono. Autoentrevista.- Consiste en el registro por el informante, de la información solicitada en el cuestionario, el cual puede ser enviado por algún servicio de mensajería (correo), entregado personalmente, por correo electrónico o ser llenado en un sitio determinado de la Internet. Para la determinación del tipo de entrevista en el Diseño Conceptual, se consideran los siguientes aspectos: Tipo de datos a captarse y su grado de complejidad. Cobertura conceptual (amplia/ reducida). Características del Informante adecuado (indistinto/ específico). Tiempo de entrevista. Cobertura geográfica del proyecto. Características de la ubicación geográfica de las unidades de observación (grado de dispersión, grado de accesibilidad). La decisión sobre el tipo de entrevista deberá adoptarse en las primeras fases de la planeación, ya que influye en aspectos como el presupuesto, la estructura operativa, diseño del cuestionario, programa de capacitación, contenido y alcance de las campañas de difusión, entre otros Instrumentos de captación Son los formatos que se utilizan para registrar la información del proyecto estadístico (cuestionarios, cédulas, boletas), los cuales se desarrollan y prueban en el Diseño Conceptual. Las características de estos instrumentos dependen de la cobertura conceptual considerada, las características de quienes proporcionarán la información (a quién van dirigidos), el tipo de entrevista seleccionada y la tecnología utilizada. A su vez determinan el perfil del entrevistador (en el caso de encuestas donde se utiliza la entrevista directa), características del programa de capacitación del personal operativo y procedimientos para la verificación de los cuestionarios durante el levantamiento, entre otros aspectos. Estas características tienen un impacto importante en el diseño de las estrategias operativas, inclusive el medio que se utilice para presentar los instrumentos de captación. Por ejemplo, tratándose de medios impresos, los requisitos del personal operativo sería un buen dominio tanto de la expresión verbal como una escritura clara; mientras que si se trata de cuestionarios electrónicos, además de esas habilidades se requerirá el conocimiento técnico del equipo que se utilice, como por ejemplo de las PDA (Personal Digital Assistance). 5

12 1.3.8 Tiempo de entrevista Es el periodo transcurrido entre el inicio y fin del llenado del cuestionario. En el caso de la entrevista directa, se considera como el tiempo promedio que el entrevistador pasa frente al o los informantes de una unidad de observación, aplicando la entrevista. Este factor influye de manera significativa en el cálculo de plantilla y por ende en la estimación de todos los recursos necesarios para la encuesta. En el tiempo de entrevista influyen los siguientes aspectos: Cobertura conceptual. o Número de preguntas. o Complejidad de la temática abordada en las preguntas. o Conocimiento o disponibilidad del informante sobre la información requerida. Tipo de pregunta. o Abierta. o Cerrada (clasificación de la variable u opciones de respuesta). Informante adecuado. o Indistinto. o Específico. Diseño del cuestionario. o Sencillo. o Complejo. El tiempo de entrevista se mide en las pruebas del instrumento de captación, considerando diferentes contextos, entrevistadores e informantes para obtener un buen promedio, cuestión importante por su repercusión en el diseño de la estrategia de captación, para determinar las cargas de trabajo, en la tasa de no respuesta y en general en la complejidad de los procedimientos operativos Modalidad tecnológica seleccionada Este término se refiere a las características del instrumento o procedimiento seleccionado, en el campo de la informática y los medios de comunicación, para captar o transmitir información del proyecto estadístico. En este campo, el desarrollo tecnológico amplía las posibilidades en cuanto a captar la información y reducir costos en los proyectos. En especial, el uso de tecnologías puede facilitar la eficiencia y fluidez en la comunicación entre la estructura administrativa y la operativa, y permitir responder rápidamente a los problemas operativos conforme se van presentando. La selección de la modalidad tecnológica se basa en un análisis de las ventajas y desventajas que presenta cada una en relación a las condiciones y características del proyecto estadístico en cuestión. Sin embargo es relativamente frecuente que se considere una combinación de dos o más modalidades con el fin de disminuir costos y aumentar la rapidez con que se presenten resultados. Cada una de las opciones tecnológicas tiene sus peculiaridades y se requiere definir normas que regulen su uso y prevean controles para evitar pérdidas de la información. La tecnología que se utilice debe estar suficientemente probada antes de su aplicación y ser confiable y adecuada para alcanzar los objetivos de la encuesta. 6

13 Se debe hacer un análisis de factibilidad, en el que se consideren tanto los costos, como la seguridad de la información al ser transmitida por el medio seleccionado. Además, hay que considerar la disponibilidad de instalaciones y equipos de tal suerte que sea suficiente para el tamaño de muestra elegido. A continuación se describen algunas tecnologías que pueden ser útiles, según las características del proyecto: Dispositivos móviles Se refiere al equipo informático que se caracteriza por su fácil transportación, funciona con batería o corriente eléctrica, tiene las funciones de una computadora personal pero con capacidad limitada para el almacenamiento de datos. Entre los dispositivos móviles más comunes se encuentran la Laptop y el PDA (Personal Digital Assistance). Cuando la institución cuenta con el presupuesto e infraestructura necesarios, estos dispositivos constituyen una buena alternativa. Aunque parte importante del presupuesto se destine para su compra, es una inversión que podría ser utilizada en más de un proyecto estadístico. El uso de este tipo de tecnologías incrementa el potencial, tanto para la captación como para la gestión, en encuestas que utilizan la entrevista directa. Además, permite fusionar varias tareas en una, como son el registro de datos, la codificación- captura y verificación en campo, reduciendo en gran medida el tiempo entre el levantamiento, procesamiento y difusión de la información. Su utilización se establece con un grupo especializado en planificar, diseñar, comprobar y aplicar los sistemas informáticos, que deben ser compatibles con los procedimientos operativos y el cuestionario pueda ser manejado y aplicado con facilidad. Es importante, que los procedimientos incluyan medidas preventivas sobre el cuidado y mantenimiento de los dispositivos móviles y el resguardo de los datos captados, y así evitar la pérdida de información como consecuencia de averías en el equipo. Teléfono En encuestas que consideran la entrevista directa como técnica para obtener los datos de interés, y tratándose de pocos conceptos y de naturaleza sencilla, este tipo de equipo representa un medio eficaz siempre y cuando las unidades de la muestra cuenten con teléfono. Además es muy útil como equipo de apoyo, para realizar reconsultas, el control de la supervisión de los entrevistadores y en general hacer más expedita la comunicación. La desventaja para la captación consiste en que requiere de una infraestructura telefónica, que no existe en algunas regiones y que su disponibilidad puede estar limitada a ciertos estratos socioeconómicos. Internet Constituye una vía eficaz para la comunicación con el personal y con los informantes, y más rentable en términos de costos para el envío de información que el teléfono o el fax, pues cuenta con una valiosa herramienta como es el correo electrónico, sin embargo, obliga a implementar sistemas que garanticen la seguridad de la información al ser transmitida por este medio. Es útil en el caso de las encuestas que consideran la opción de autoentrevista. Cuando las condiciones lo permitan y se decida realizar la captación a través de este medio, es necesario diseñar un instrumento de captación electrónico de manejo accesible y con todas las instrucciones pertinentes, que faciliten al informante el uso, llenado y envío del mismo, contando en caso necesario con la asesoría de personal especializado, tanto para resolver dudas sobre el manejo del sistema como respecto a la temática. 7

14 Fax Este medio es de bajo costo y puede utilizarse para el envío de diversos tipos de información, como por ejemplo los cuestionarios contestados, informes y controles, o facilitar los datos administrativos a los diferentes niveles de gestión. En la captación de datos es poco recomendable y su uso tiende a disminuir pues presenta más problemas técnicos en comparación con las opciones tecnológicas descritas anteriormente. La relación de estos aspectos que condicionan el diseño de las estrategias para la captación, se muestra en el siguiente esquema: 8

15 2. Diseño de operativos para la captación Las estrategias y procedimientos técnicos para la captación de datos, se establecen de acuerdo con la técnica de entrevista definida en el proyecto, el tipo de tecnología aprobada para el levantamiento, las características del instrumento de captación (cuestionario impreso/ cuestionario electrónico) y el tipo y tamaño de muestra. Estos procedimientos consideran aspectos relacionados con la organización, control y seguimiento. Por la diversidad y diferencias de complejidad en las encuestas, éstas pueden realizarse con distintas modalidades y secuencias, no obstante, puede distinguirse una serie de actividades que son comunes y que se siguen en la mayoría de ellas, de las cuales se presenta una descripción a continuación. 2.1 ESTRATEGIA OPERATIVA Conjunto integrado y ordenado de procedimientos para determinar la estructura operativa y la plantilla de personal, el programa general de actividades, la cobertura de las áreas seleccionadas, procedimientos para la organización administrativa del proyecto en la estimación y adquisición de los requerimientos y el flujo de materiales, elaboración de presupuesto y los controles para su eficiente aplicación Determinación de la estructura operativa y plantilla de personal Tiene por objetivo identificar las necesidades de recursos humanos para el operativo (estimación de la plantilla), considerando las funciones y responsabilidades por puesto y su representación en un organigrama, lo cual debe estar planteado en forma clara y precisa, basarse en los objetivos y metas del proyecto y estar orientado a garantizar la cobertura y calidad de la información. El personal debe ser suficiente para llegar a cada una de las unidades de observación y realizar las actividades del levantamiento, además de la organización, supervisión y control, en el tiempo previsto. Cuando existe una oficina o área encargada de la generación estadística con personal operativo, es conveniente partir del recuento de los recursos existentes, y evaluar la creación de los puestos que hicieran falta, además de considerar un margen de personal de reserva, destinado a cubrir imprevistos una vez iniciado el operativo. Para determinar el personal que hace falta en el operativo es conveniente tomar en cuenta los siguientes grupos de actividades, que no necesariamente se desarrollan en el orden en que se mencionan, sino que existe una interacción o incluso algunas se realizan en forma simultánea: Determinación de funciones, puestos y organigrama Se deben identificar los tipos de actividades que se consideren necesarios de realizar durante el operativo de captación, de acuerdo con los objetivos del proyecto, tanto de naturaleza técnica como administrativa y directiva. El agrupar esas actividades en conjuntos afines facilita la determinación de funciones, 9

16 mismas que deben plantearse claramente en los distintos manuales de instrucción, y deberán reforzarse durante la capacitación del personal correspondiente. El conjunto de funciones con una posición específica dentro de la estructura organizacional constituye un puesto, definido como la unidad impersonal de trabajo que se caracteriza por tener tareas y deberes particulares con cierto grado de responsabilidad y exigencia de requisitos de aptitud, habilidad, preparación y experiencia. Cada puesto puede contener una o más plazas En la determinación de los puestos, deben considerarse esas dos dimensiones: La descripción del puesto y la especificación del puesto. La primera se refiere a las tareas o funciones, los deberes y responsabilidades del cargo, en tanto que la especificación del puesto se refiere a los requisitos que los aspirantes deben cumplir para ocupar el cargo (perfil de puestos) insumo indispensable para el diseño de la estrategia de integración de recursos humanos. Además de lo anterior, en algunos proyectos se toma como punto de partida el número estimado del puesto base, como pueden ser los entrevistadores, y que será de acuerdo con el tamaño de muestra, para identificar las necesidades de puestos intermedios, según los tramos de control estimados. Así por ejemplo, dependiendo del número de entrevistadores, será la necesidad o no de jefes de entrevistadores, supervisores, etcétera. En particular es esencial definir el perfil del entrevistador, tomando en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos: características del instrumento de captación (impreso o electrónico), la cobertura conceptual (sencilla o compleja, amplia o específica), la unidad de observación, dificultad de acceso al área donde se aplicará la encuesta y el perfil del informante. Además de lo anterior, deben considerarse las evidencias encontradas en la revisión de antecedentes y en las pruebas, para elegir la persona que, desde la percepción del informante, tenga más probabilidad de generar confianza durante la entrevista; y desde el punto de vista de las características del instrumento de captación, maneje de manera adecuada los contenidos y las instrucciones. Por otra parte, es necesario distinguir claramente las relaciones entre los diferentes puestos, mediante su representación en un organigrama, en donde se toman en cuenta los siguientes aspectos: Nivel jerárquico. Área o unidad administrativa en que se localiza el puesto. Superior jerárquico. Subordinados. En esa estructura jerárquica, está implícita cierta forma de gestión, supervisión y comunicación con el nivel inmediato inferior y el inmediato superior. En los proyectos estadísticos es conveniente reducir en lo posible el número de niveles verticales de la jerarquía con el fin de facilitar la comunicación directa entre el personal encargado del levantamiento y los administradores superiores. Cargas de trabajo y tramos de control Para optimizar el uso de recursos, se requiere un procedimiento cuidadoso que facilite organizar el trabajo en términos cuantitativos: la carga de trabajo. 10

17 En las encuestas que se levantan por medio de entrevista directa, la carga de trabajo se define como el número de unidades de observación que un entrevistador puede atender y dejar en situación final, ya sea como cuestionario completo o incompleto pero se considera que ya no se puede obtener la información faltante, en un área de trabajo durante una jornada laboral. En consecuencia, es necesario un análisis general de la situación que prevalece en las áreas geográficas de levantamiento, sobre todo del tamaño de localidad, el tiempo de traslado, eventos políticos y sociales. Debe cuidarse que la estimación de cargas de trabajo se realice de forma equitativa, ya que las condiciones geográficas varían a lo largo del país y no pueden estimarse de una misma manera, pues unos entrevistadores tendrán más dificultades que otros para obtener la información. Por lo tanto, para realizar una estimación adecuada hay que tomar en cuenta: La accesibilidad a las áreas de levantamiento. La dispersión de la muestra. La disponibilidad del informante. El tiempo promedio de entrevista. Cuando el periodo de levantamiento es amplio, además de lo anterior, es conveniente considerar los periodos de vacaciones del personal que se contratará con el fin de determinar la estrategia que pueda cubrir las actividades y dar continuidad al operativo. Estos factores también inciden en otro procedimiento relevante, como el de la estimación de los tramos de control, referido a la cantidad de personal subordinado que puede coordinar un puesto. La supervisión de personal en los diferentes niveles y el tiempo necesario para atenderlos, son también factores que intervienen en la determinación del número de subordinados bajo un puesto de mando. Para ello es recomendable la revisión de experiencias de eventos anteriores y tomar en cuenta la complejidad de las actividades encomendadas y la necesidad de mantener un enlace operacional adecuado. Cabe aclarar, que por el tipo y tamaño de ciertas encuestas, pueden ser innecesarios algunos tramos de control, ya sea por tratarse de una muestra pequeña, o bien por la modalidad tecnológica utilizada. Estimación de la plantilla Una vez definidas las funciones, los puestos, las cargas de trabajo y los tramos de control, se puede estimar el número de personas necesarias y suficientes para llevar a cabo el operativo, cuidando de cubrir hasta el último nivel. El tamaño de muestra y el tipo de entrevista seleccionado, son determinantes para realizar la estimación. Si se trata de aplicar entrevistas directas, es preciso considerar el número adecuado de entrevistadores para cubrir el área geográfica donde se encuentran las unidades de estudio de la muestra, tomando en cuenta el grado de dispersión de las unidades de observación, el tiempo de entrevista, etc., así como el número adecuado de entrevistadores que estarán bajo la supervisión de un puesto de mayor jerarquía, llámese supervisor o jefe de entrevistadores. Este número debe obtenerse no sólo mediante una fórmula cuantitativa sino también por una valoración cualitativa en donde se tomen en cuenta las distintas condiciones de las áreas. Las recomendaciones internacionales establecen como parámetro, un jefe o supervisor por cada cinco entrevistadores, el cual se ajustaría con base en los resultados de las pruebas de procedimientos operativos. A partir de este nivel, pueden estimarse los siguientes niveles de la jerarquía. 11

18 Cabe destacar, que el desempeño adecuado de los entrevistadores en su interacción con el informante durante el levantamiento es crucial para la obtención de datos con la calidad requerida. En el caso de autoentrevista con cuestionario impreso, se debe considerar personal responsable de la entrega y posterior recolección de dichos formatos. Si se trata de autoentrevista con cuestionario electrónico, se requiere también de personal que asesore dudas y le de seguimiento a la cantidad de cuestionarios contestados y recibidos Programa para la cobertura de áreas seleccionadas Es el plan de acción donde se determina el orden y la forma en que se deben cubrir las áreas geográficas y las correspondientes unidades de observación, así como establecer las fechas de inicio y término en que se trabajarán. El objetivo es garantizar que la captación se lleve a cabo abarcando la totalidad de la muestra, así como tener un parámetro de control durante el operativo, considerando los siguientes aspectos: Procedimientos para la conformación de áreas geográficas de trabajo Con el fin de lograr los objetivos de cobertura de la encuesta, es necesaria una distribución anticipada del trabajo entre el personal de la estructura operativa. Esta distribución requiere delimitar con precisión, las áreas de trabajo en las áreas objeto de levantamiento, y debe procurar ser equitativa en términos del trabajo y de optimización de los recursos humanos y materiales disponibles. Con apoyo de materiales cartográficos, que especifican los límites político-administrativos de la entidad, municipio o localidad de que se trate, se realiza una delimitación de las áreas geográficas comprendidas en la muestra, considerando además, las cargas de trabajo y tramos de control, con el fin de dar soporte a la organización del trabajo de campo y asegurar la cobertura de todas las áreas. Asimismo, se puede contar con otros apoyos como la fotografía aérea y las imágenes de satélite, principalmente si la captación se realiza por medio de palm o PDA. Cabe señalar que actualmente se cuenta con el Marco Geoestadístico Nacional, en donde además de referir dichos límites político- administrativos se tienen criterios que facilitan la identificación más detallada de las áreas geográficas y que resulta útil tanto en la organización del trabajo de campo, como para la referenciación geográfica de los datos estadísticos. Este Marco identifica las Áreas Geoestadísticas Estatales (AGEE), Áreas Geoestadísticas Municipales (AGEM) o Áreas Geostadísticas Distritales (en el caso de entidades con división por distritos, como es el caso de Oaxaca) y Áreas Geoestadísticas Básicas (AGEB), que a su vez se identifican como rurales y urbanas. Definición de esquemas y fechas de cubrimiento de las áreas seleccionadas Se refiere al establecimiento de criterios para determinar la forma más adecuada de obtener los datos de cada unidad de observación en las áreas geográficas pertenecientes a la muestra, sin omisiones y sin duplicidades, y de las fechas de inicio y término en que se irán abordando dichas áreas. Además se deben tomar en cuenta las necesidades de supervisión y control de los equipos de entrevistadores, sobre todo en el caso de una encuesta cuyo tamaño de muestra es grande, ya que con el programa de cobertura se obtienen insumos para medir el avance del levantamiento. En las encuestas que utilizan la entrevista directa, se define por dónde comenzar y cómo conviene más el desplazamiento del equipo operativo, es decir, la forma en que los entrevistadores deben avan- 12

19 zar en campo, en lo cual debe tenerse presente la experiencia del personal al inicio del levantamiento y el facilitar la supervisión y apoyo, así como también la entrega y recepción de cargas de trabajo. Estas actividades se verían favorecidas si se determina avanzar en grupo, pues el tener al personal en un radio cercano permite estar más tiempo con ellos y contactarlos más rápido; por el contrario, se dificultarían si se decide dispersar a los entrevistadores. El esquema de cubrimiento puede ser distinto en cada área de trabajo de acuerdo con las características particulares de las mismas. Por ejemplo, entre áreas urbanas y rurales. Por lo general se piensa que al inicio del operativo, el personal presentará dudas y problemática en sus actividades por falta de experiencia, de manera que si se encuentran en zonas cercanas a las oficinas, en donde por lo regular existe mayor concentración de la muestra y servicios de comunicación, se les podrá apoyar con más oportunidad. Posteriormente, conforme vayan adquiriendo práctica podrán hacer sus recorridos por zonas más lejanas o difíciles. Aunque esto se determinará de acuerdo con la naturaleza y magnitud de la encuesta Procedimientos para el control del operativo Aseguramiento de las actividades para que se lleven a cabo en los tiempos programados, con los lineamientos establecidos y que los resultados del operativo de captación tengan la calidad esperada, lo cual implica identificar y corregir en forma adecuada y con oportunidad cualquier desviación, error o problema que se presente. El control se lleva a cabo mediante la supervisión del personal y la revisión de resultados, actividades que deben definirse con toda precisión y claridad en los manuales correspondientes, los cuales incluyen una descripción detallada de los procedimientos, responsables, insumos de apoyo (formatos, listados, materiales cartográficos, etcétera), así como las soluciones que deben aplicarse en casos de error o desviación. La supervisión es la observación del desempeño del personal en las distintas funciones, con fines de evaluación y apoyo al mejoramiento de su trabajo. La supervisión puede ser directa o indirecta. La primera se aplica sobre la persona, para saber si realiza sus actividades conforme a los lineamientos. Con la observación indirecta se verifica que los resultados de la actividad o procedimiento, cumplan con los requisitos de calidad determinados. La supervisión puede realizarse de oficinas centrales a las locales, o por personal de mayor a menor jerarquía. La revisión de resultados de trabajo es necesaria, particularmente en las actividades que influyen en actividades subsecuentes o en la calidad de los resultados finales del proyecto. Entre la diversidad de actividades que deben realizarse en un proyecto, es conveniente identificar las que tienen mayor repercusión en actividades subsecuentes o en los resultados finales del proyecto, y así reforzar los procedimientos de control. A continuación se indican los principales aspectos a los que deben orientarse las medidas de control y algunas técnicas de supervisión que se pueden utilizar para ello. Control de cobertura Es la medición de los resultados obtenidos con relación a la correcta ubicación y captación tanto de áreas geográficas seleccionadas, como de las unidades de observación, con el fin de corregir errores de omisión o duplicidades. 13

20 Control de cobertura geográfica. Se debe garantizar la visita a todas las áreas geográficas seleccionadas, llevando la medición y revisión de resultados a nivel de entidad, municipio, localidad, AGEB y/ o manzana y por número de llave de identificación o folio. Se realiza mediante comparativos de las áreas reportadas verificando su coincidencia contra el marco geoestadístico. Control de cobertura de unidades de observación. Se considera la medición y revisión de los resultados de las unidades de observación (viviendas, hogares, establecimientos, residentes de la vivienda y/o el hogar, niños, migrantes, etcétera) reportadas contra las unidades de observación planeadas. En el diseño del control de cobertura debe incluirse: Verificación de claves de las áreas geográficas, según lo que se considere en el marco cartográfico del proyecto, para lo cual se requiere de los catálogos de dichas claves y de los mapas correspondientes. Comparativo de listados de la muestra respecto a lo levantado. Asignación de un número de llave de identificación o folio consecutivo a cada instrumento de captación, con el que podrán ser identificados a lo largo del operativo, y al final, corroborar que estén completos. Control de calidad en el llenado de cuestionarios Es la medición y análisis de los resultados obtenidos en los cuestionarios aplicados, con base en los criterios de validación establecidos para el trabajo de campo, como puede ser información mínima necesaria, consistencia de la información en preguntas relacionadas, etc., con el fin de facilitar la validación en la fase de procesamiento. Control de Avance Es la medición y análisis de los resultados obtenidos con relación a las metas y los tiempos programados en cada una de las actividades, con el fin de identificar posibles retrasos y dar alternativas de solución oportuna. Se conoce también como seguimiento programático y proporciona parámetros para comparar, durante el levantamiento de los datos, los avances reportados (parciales y acumulados) contra los avances esperados y las fechas de conclusión de las actividades programadas. Técnicas de supervisión para encuestas por medio de entrevista directa Observación de entrevistas para: Verificar la preparación, organización y manejo del material que el entrevistador utilizará en la entrevista. Verificar la aplicación de la técnica de entrevista. Identificación del informante adecuado. Verificar el correcto llenado del cuestionario. Observar la correcta interpretación de las instrucciones. Observar la correcta elaboración de los reportes solicitados, entre otros aspectos. Revisión de los cuestionarios levantados para: Comprobar cobertura de respuestas (que las diferentes secciones estén completas). 14

21 Que la información mínima determinada para aceptar el cuestionario como válido, se haya llenado correctamente. Comprobar que los datos, en general, cumplan con los requisitos de consistencia y confiabilidad. Esta revisión puede hacerse al término de la jornada laboral de los entrevistadores, con el fin de poder identificar e informarles oportunamente, sobre los problemas que se estén presentando, de esta manera se les aclaran los procedimientos antes de salir de nuevo a su área de trabajo. Visita a unidades de observación, cuya información se haya captado a fin de: Cerciorarse de que el entrevistador realmente se ha puesto en contacto con los informantes. Conocer la reacción de los informantes y establecer si el entrevistador ofreció explicaciones suficientes. Verificar concordancia entre listados de unidades de observación y cuestionarios levantados, para cotejar que los entrevistadores hayan visitado las unidades que corresponden exclusivamente a su área de responsabilidad. Adicionalmente, el supervisor puede atender casos de no respuesta, las reconsultas y en general, la solución de dudas, tanto de los informantes como de los entrevistadores. Es relevante que esta actividad sea desempeñada por gente preparada, capacitada para identificar por un lado dicha problemática, y por otro, proponer alternativas de solución adecuadas. La documentación de las actividades del supervisor es necesaria, ya que proporciona información cualitativa y cuantitativa utilizada en el análisis de los problemas, lo que a su vez facilita la implementación de las medidas correctivas pertinentes. Ofrecen también información para evaluar la calidad de los datos obtenidos en la encuesta. Verificación de los datos Este es otro procedimiento para el control de calidad de la información. A diferencia de la revisión del cuestionario que hace el supervisor, aquí se realiza una revisión más detallada por la figura del analista, quien se apoya en los criterios de validación establecidos en el Diseño Conceptual, de acuerdo a la temática abordada en el cuestionario. Estos criterios suelen considerar aspectos como la información mínima para aceptar el cuestionario, la congruencia entre variables fundamentales y la referenciación geográfica. En entrevistas directas, la verificación en campo, ya sea que se realice de manera manual o electrónica, tiene como objetivo identificar los errores inmediatamente después de levantada la información y poder corregirse mediante reconsultas directas, ya que se está en la posibilidad de regresar con el informante. Según la magnitud de la encuesta y el tipo de instrumento de captación, se puede contar con una estructura de verificación encargada de hacer la revisión directa a los cuestionarios; en este caso deben acotarse claramente sus funciones durante el levantamiento de la información. Para apoyar la verificación, es conveniente diseñar formatos de control en donde se pueda registrar la situación de los cuestionarios y también establecer los procedimientos de las siguientes actividades: Revisión de los cuestionarios. Envío a reconsulta de los cuestionarios que no cumplen con los criterios de validación, con la documentación de sus resultados. 15