ÁREA SERVICIOS CORPORATIVOS TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN

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1 ÁREA SERVICIOS CORPORATIVOS TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA COMPRA, DISEÑO, INSTALACIÓN, PUESTA EN FUNCIONAMIENTO, CAPACITACIÓN, SOPORTE Y GARANTÍA DE SOLUCIÓN FIREWALL DE NUEVA GENERACIÓN CHECK POINT MANIZALES, NOVIEMBRE DE 2015 i

2 TABLA DE CONTENIDO 1. CONDICIONES CONTRACTUALES OBJETO ALCANCE DEL CONTRATO REQUISITOS PARA PARTICIPAR VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA INFORMACIÓN GENERAL NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN TRANSPARENCIA RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS CONDICIONES DE LA OFERTA REGISTRO Y VERIFICACIÓN IDIOMA DE LA OFERTA VIGENCIA DE LA OFERTA PREVENCIÓN Y CONTROL DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO DECLARACIÓN DE ORIGEN DE LOS BIENES Y RECURSOS DEL OFERENTE O CONTRATISTA DOCUMENTOS DE LA OFERTA VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA PRECIO GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN OTRAS CONDICIONES APERTURA DE LAS OFERTAS Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS DECLARATORIA DE FALLIDO DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS CLÁUSULA DE RESERVA EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE ACEPTACIÓN DE OFERTAS PRESELECCIÓN PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN SELECCIÓN Y ORDEN DE ELEGIBILIDAD ii

3 INCUMPLIMIENTO EN CONTRATOS EJECUTADOS INFORME DE EVALUACIÓN A LOS OFERENTES ACEPTACIÓN DE LA OFERTA NEGOCIACIÓN DIRECTA AJUSTE ECONÓMICO CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO NATURALEZA DEL CONTRATO PLAZO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO Y PERFECCIONAMIENTO PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO DOMICILIO CONTRACTUAL FONDOS FORMA DE PAGO RETENCIÓN DE PAGOS LUGAR DE ENTREGA PROCEDENCIA DE LOS BIENES DEVOLUCIÓN DE LA MERCANCÍA GARANTÍAS DEL CONTRATO CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN IMPUESTOS, RETENCIONES Y GASTOS DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTO FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO RESERVA DE LA INFORMACIÓN REQUISITOS DE LA FACTURA COMUNICACIONES CON EL CONTRATISTA COMPENSACIÓN INTERVENTORÍA INDEMNIDAD SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO POLÍTICA AMBIENTAL CONTROL DE REGISTROS REVALUACIÓN DE PROVEEDORES TERMINACIÓN iii

4 2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS CONDICIONES DEL SERVICIO ACTIVIDADES Y SERVICIOS REQUERIDOS COMPRAVENTA DISEÑO INSTALACIÓN, CONFIGURACIÓN, PRUEBAS Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO GARANTÍA Y SOPORTE CAPACITACIÓN CARTA DE PRESENTACIÓN INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS CANTIDADES Y PRECIOS APARTAMIENTOS iv

5 1. CONDICIONES CONTRACTUALES Siempre que aparezca en cualquier documento relacionado con estos términos de referencia la palabra CHEC, ésta se interpretará como CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P OBJETO Compra, diseño, instalación, puesta en funcionamiento, capacitación, soporte y garantía de solución firewall de nueva generación Check Point ALCANCE DEL CONTRATO En desarrollo del objeto contractual, el contratista se compromete principalmente a proporcionar el más alto nivel de seguridad sin comprometer su velocidad. En desarrollo del objeto contractual y del propósito anteriormente descrito, el presente proceso de contratación comprende los siguientes componentes: Compraventa Entrega de los siguientes equipos y demás accesorios requeridos para la correcta instalación y el correcto funcionamiento de los mismos: DESCRIPCIÓN Check Point Next Generation Firewall Appliance, con 4GB Memory upgrade adicional, 10 Virtual Systems package, 8 puertos 10/100/1000 RJ45 Onboard Smart Appliance with Policy, Log and Event Security Management for 5 Security Gateways, SmartEvent and SmartReporter for Smart Appliance, for 1 year CANTIDAD 2 (primario y secundario) 1 Diseño Previo el proceso de instalación y configuración, el contratista deberá revisar y hacer levantamiento de la solución firewall con la que cuenta CHEC actualmente, para identificar el ambiente de trabajo, analizar los datos, determinar riesgos, factores de éxito y oportunidades de mejora. Adicional a lo anterior, deberá identificar las actuales funcionalidades y los nuevos requerimientos con el fin de implementarlos y sacar provecho de todas las funciones que ofrecen los equipos. Instalación, configuración, pruebas y puesta en funcionamiento

6 El contratista deberá instalar, configurar, probar y poner en funcionamiento la solución solicitada con todos los componentes necesarios realizando los ajustes y afinamientos del caso. Garantía y soporte El contratista deberá responsabilizarse del correcto funcionamiento de la solución durante la vigencia del contrato y el tiempo de garantía. Éste será el encargado de realizar los trámites que resulten necesarios ante el fabricante, y de velar por la continuidad del servicio de acuerdo con los tiempos de respuesta acordados. Capacitación El contratista deberá capacitar cómo mínimo a tres (3) personas durante un día, al menos, en todos los temas relacionados con la administración y soporte de la solución proporcionada. Todas las actividades, para su recibo a satisfacción, deberán contar con su correspondiente soporte documental y serán programadas con las personas encargadas por CHEC a quienes se les hará la transferencia de conocimiento que resulte necesaria. Para las actividades a desarrollar se estima necesaria la presencia del personal del contratista en las instalaciones de CHEC Manizales por un mínimo de cinco (5) días hábiles. Vale la pena mencionar que, eventualmente, podrá requerirse que algunas de las actividades objeto del presente contrato, sean realizadas en horas no hábiles. En el numeral Error! No se encuentra el origen de la referencia. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS se describen en detalle las actividades a realizar y las condiciones en las que se deberán ejecutar las mismas REQUISITOS PARA PARTICIPAR Podrán presentar propuestas las personas naturales o jurídicas que se encuentren registradas como Partner de Check Point y además que garantice experiencia en la implementación del producto. Por lo tanto, el oferente deberá presentar: Un (1) certificado que acredite la calidad de Partner para Check Point con la certificación CCSP (Check Point Certified Support Provider), que cumpla con las condiciones tecnológicas de servicio y estándares de calidad exigida en estos pliegos. Dos (2) certificados de experiencia en instalación y configuración de soluciones CHEC Point. Con un valor mínimo de 280 SMLMV cada uno. La fecha de emisión de la certificación de experiencia y la ejecución del proyecto que se cite en ella deben ser de los últimos 2 años. En estas certificaciones debe constar la solución instalada, el valor, la fecha de terminación de la solución y el grado de satisfacción del cliente. 6

7 Una (1) hoja de vida de un ingeniero que cuente con el certificado Check Point Certified Security Expert (CCSE). El personal que cumpla con este requisito, deberá participar en la implementación de la solución en CHEC: instalación, configuración y soporte en CHEC. La experiencia del oferente debe ser reportada, antes de presentar la oferta, en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, para lo cual CHEC designará una persona que realice la verificación directamente en la herramienta destinada para tal fin. Para incluir la experiencia en el registro único del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, los certificados deberán ser expedidos por cada una de las empresas con que se tuvo contrato, firmados por el representante legal o el funcionario competente, conteniendo el objeto del contrato, su valor, la fecha de ejecución y toda la información que pueda ser relevante para comprobar la experiencia. Igualmente son válidas las copias de los contratos. En caso tal que la experiencia haya sido obtenida en CHEC, será suficiente la manifestación que haga el oferente de dicha situación, discriminando en la oferta el número de los contratos que pretenda hacer valer y el objeto de los mismos. El oferente debe tener inscripción vigente en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, para lo cual CHEC hará la respectiva verificación. Si el oferente no se encuentra inscrito o con inscripción vigente, la oferta será rechazada. Para el caso de las personas jurídicas, su objeto social debe tener relación con la naturaleza de los servicios requeridos en la presente solicitud de ofertas. En los contratos ejecutados en consorcio o unión temporal, sólo se considerará como experiencia el porcentaje de participación del proponente en el mismo, en proporción al tiempo en el cual se haya ejecutado el contrato. Igualmente, para participar, el interesado debe cancelar la suma establecida en el numeral 1.4. VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA. No se admiten propuestas alternativas ni la participación de consorcios o uniones temporales. Así mismo, no podrán participar en este proceso de contratación y por tanto, tampoco celebrar contrato con CHEC, bien sea directamente o por interpuesta persona, sus empleados ni los miembros de su Junta Directiva y personas que se encuentren incursas en causales de inhabilidad o incompatibilidad o en situaciones de conflicto de intereses que impidan su participación en la presente solicitud pública de ofertas VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA 7

8 Los términos de referencia tienen un valor no reembolsable de TRESCIENTOS VEINTIDÓS MIL CIENTO SETENTA Y CINCO PESOS ($ ) los cuales deberán consignarse a nombre de CHEC S.A. E.S.P., identificada con NIT en la cuenta corriente número de BANCOLOMBIA estipulando el NIT de quien consigna. Con la copia del recibo de consignación original deberán acercarse al Equipo Cadena de Suministro ubicado en la Estación Uribe, Manizales, donde se elaborará el correspondiente recibo de ingreso, el cual debe presentarse con la oferta. Igualmente se puede enviar la consignación vía fax ( ) a nombre de Germán Augusto Osorio Ospina, indicando la siguiente información: Nombre del oferente, NIT y concepto, en cuyo caso se debe adjuntar a la oferta copia de la consignación. Así mismo podrá enviarse al correo electrónico german.osorio@chec.com.co. El pago permite al oferente la presentación de la oferta INFORMACIÓN GENERAL NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE La entidad contratante es la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. sociedad anónima comercial de nacionalidad colombiana, clasificada como Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios Mixta, con autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal, sometida al régimen aplicable a las Empresas de Servicios Públicos y a las normas especiales que rigen las Empresas del Sector Eléctrico PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN Las relaciones de CHEC con sus grupos de interés oferentes y contratistas estarán basadas en el reconocimiento y aplicación de las reglas y principios de la ética y la ley, y por tanto se desarrollarán en un ambiente de respeto y confianza mutuos que genere valor para las partes y para la sociedad en general. Así mismo y como parte de sus políticas y propósito de sostenibilidad, CHEC promueve relaciones y acciones que contribuyan al cuidado del medio ambiente y a la creación de una sociedad más incluyente y equitativa. El principio de comportamiento responsable implica para las partes de las relaciones contractuales que se derivan de los procesos abiertos por CHEC, los siguientes compromisos: Mantener relaciones basadas en el respeto mutuo y el de todos los involucrados con el desarrollo de la relación contractual, incluyendo el respeto por las diferencias. Fomentar un ambiente de confianza y abstenerse de realizar acciones malintencionadas o que atenten contra el buen nombre y la reputación de CHEC, los competidores en el proceso, el sector y el país. 8

9 Mostrarse dispuesto a participar de un diálogo abierto, trasparente y respetuoso de las normas vigentes y aplicables a la relación y a las actividades de cada uno. Sostenibilidad Entendiendo la importancia de sumar voluntades en pro de la sostenibilidad, las partes propenderán por: El cumplimiento de las normas vigentes y aplicables en todos los ámbitos de su actuación. El respeto de los derechos humanos y, de manera particular, el respeto a la dignidad humana. La protección y recuperación del medio ambiente. La actuación responsable frente a la sociedad y los grupos de interés. El rechazo de las prácticas corruptas y delictivas en general. El desempeño de acuerdo con las reglas de competencia justa y la lealtad con los demás TRANSPARENCIA CHEC, comprometida con los programas que se impulsan para combatir la corrupción en las diferentes esferas de la Administración y en desarrollo de los principios que rigen su contratación, manifiesta su deber de garantizar la absoluta transparencia en los procedimientos que se realicen para la selección objetiva de sus contratistas. Por lo anterior, ante el conocimiento de cualquier indicio o evidencia que vinculen o puedan vincular a sus empleados en prácticas indebidas para el favorecimiento de quienes aspiren a la aceptación de sus ofertas, solicitamos, para efectos de las investigaciones correspondientes, se informe al siguiente número telefónico: La información obtenida será manejada con la más alta discreción y se reservará la identidad de quien la suministra RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO El marco legal de la presente solicitud de ofertas y del contrato que se derive de ésta, será el Derecho Privado, conforme lo establecen las Leyes 142 y 143 de 1994 y Ley 689 de 2001 y por tanto, el Manual de Contratación de CHEC y demás normas y reglamentación interna vigente al momento de aceptar la oferta o suscribir el contrato; el Código de Comercio, las Leyes 222 de 1995 y 155 de 1959 en lo que respecta a conflictos de intereses; para inhabilidades e incompatibilidades las Leyes 142 de 1994 y 617 de 2000 y de manera especial, las causales y soluciones consagradas en la Ley 80 de 1993, artículos 8 y 9 o las normas que las modifiquen o complementen, así como las consagradas en la Ley 1474 de 2011 y las demás normas generales y que en materia de servicios públicos se establezcan. 9

10 En todo y cualquier caso, cuando sobrevenga un evento que pueda dar lugar a conflictos de intereses deberá aplicarse la regla según la cual debe privilegiarse el mejor interés de CHEC. El contratista se obliga a acatar todas las disposiciones legales existentes y vigentes en materia sobre derechos de autor, confidencialidad de la información y seguridad informática que sean aplicables conforme el objeto y alcance del contrato PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES El oferente o contratista se compromete a darle aplicación a las prácticas sobre seguridad de la información que se han adoptado al interior de CHEC. Por tal razón, con la presentación de la oferta, asume todas las obligaciones de orden constitucional, legal y jurisprudencial tendientes a proteger los datos personales a los que tenga acceso con ocasión de la ejecución del contrato. Por tanto, deberá adoptar todas las medidas necesarias que le permitan cumplir lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y lo que le resulte exigible de la Ley 1266 de El oferente o contratista deberá adoptar todas las medidas de seguridad de tipo lógico, administrativo y físico que sean adecuadas de acuerdo a la naturaleza de la información personal a la que acceda, con el objeto de garantizar que este tipo de información no será usada, comercializada, cedida, transferida y no será sometida a cualquier otro tratamiento contrario a la finalidad expuesta y autorizada por los titulares de la misma. Si con ocasión de la ejecución del contrato resulta necesario que CHEC haga entrega de información personal, se suscribirá un acta entre las partes en la cual se debe relacionar con detalle la información que se entrega, el uso permitido de esta información y las personas que pueden tener acceso a ella, acta que será parte integral del contrato. CHEC informa al oferente o contratista que en Colombia configura delito el tratamiento no autorizado de datos personales, según lo dispuesto en la Ley 1273 de Es obligación del oferente y/o contratista informar a CHEC cualquier sospecha de perdida, fuga o ataque contra la información personal a la que ha accedido o trata con ocasión del contrato, aviso que deberá dar una vez tenga conocimiento de tales eventualidades PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Los términos de referencia se publicarán en la página web de CHEC desde el día lunes 23 de noviembre de 2015, así podrán presentar sus inquietudes los posibles oferentes como resultado de las visitas a la página web de CHEC. 10

11 SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS. Los términos de referencia podrán consultarse en el Área de Servicios Corporativos de CHEC, Estación Uribe, Manizales y aclarar todas las inquietudes con los profesionales MARIA JOSÉ BERNAL ZULUAGA y DIEGO FERNANDO GONZALEZ DELGADO en horario de oficina de 7:30 a 11:30 a.m. y de 1:30 a 5:30 p.m. en los teléfonos extensiones 1536 y 1529, respectivamente, o a través del correo electrónico maria.bernal@chec.com.co o diego.gonzalez@chec.com.co. Los oferentes podrán solicitar aclaraciones por escrito hasta tres (3) días hábiles anteriores a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Ni las consultas ni las respuestas a éstas, producirán efectos suspensivos sobre el plazo de presentación de las ofertas. CHEC podrá hacer las aclaraciones o modificaciones que considere necesarias hasta dos (2) días hábiles antes del cierre de la solicitud de ofertas. Toda modificación se hará mediante adendas numeradas, las cuales formarán parte integral de la solicitud de oferta. Las adendas se publicarán en la página web de CHEC, en días hábiles y horarios laborales CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS El cierre de la solicitud de ofertas y la apertura de las ofertas presentadas tendrá lugar en el Equipo Cadena de Suministro de CHEC, Estación Uribe, Manizales, el día miércoles 2 de diciembre de 2015 a las 4:00 p.m. en el reloj de dicha dependencia. En dicha apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados. Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre en la URNA del Equipo Cadena de Suministro de CHEC, en original y una (1) copia. CHEC no tendrá en cuenta las ofertas que no se encuentren en la urna a la hora mencionada, ni aquellas que sean enviadas por fax o correo electrónico. Los oferentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite para la entrega de ofertas. CHEC no se responsabiliza por demoras o retardos en la entrega de la oferta causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados CONDICIONES DE LA OFERTA REGISTRO Y VERIFICACIÓN Los oferentes deberán tener inscripción vigente en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, a la fecha de cierre de la presentación de ofertas. 11

12 Los oferentes no deberán presentar en su oferta la constancia de inscripción en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, como tampoco los documentos que acreditan el cumplimiento de requisitos que se enuncian a continuación, dado que éstos serán verificados en dicho sistema por parte del trabajador designado por la dependencia responsable de CHEC: Certificado de Existencia y Representación Legal. Certificados de experiencia de acuerdo con lo descrito en REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN. Por lo anterior, estos documentos deberán enviarse o actualizarse en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, a más tardar en la fecha y hora de cierre de presentación de ofertas. (Subsanable, siempre y cuando esté inscrito y vigente). En caso de no estar inscrito o de no tener la información actualizada, el oferente deberá tener presente que los documentos exigidos para este registro se deben enviar con suficiente antelación a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas, pues la administradora de la base de datos tiene 48 horas en días hábiles, contadas a partir de la radicación de los documentos, para aceptar o rechazar la solicitud. Ni el envío ni la radicación de documentos al administrador del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, indican que el oferente se encuentre inscrito en el registro de proveedores, pues sólo se cumplirá con el requisito de participación cuando se le notifique al solicitante que el registro ha sido exitoso. Los oferentes, una vez inscritos en el registro único del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, deben actualizar la información que allí reposa de forma permanente. El correo electrónico para iniciar el trámite de inscripción es orientacion@konfirma.com.co, teléfono , Medellín IDIOMA DE LA OFERTA La oferta, correspondencia y todos los documentos que la integran deberán estar escritos en idioma español VIGENCIA DE LA OFERTA La oferta deberá estar vigente por noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Si el cierre se llegare a prorrogar, la fecha de cierre, será esta última fecha. La vigencia de la oferta debe ser manifestada en la carta de presentación. 12

13 En caso de requerirse, CHEC podrá solicitar la ampliación de la vigencia de la oferta y de la garantía de seriedad PREVENCIÓN Y CONTROL DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Los oferentes declaran que tanto los recursos que serán utilizados en la ejecución de las actividades que comprenderán el objeto de esta contratación, así como sus ingresos, provienen de actividades y fuentes lícitas y se comprometen a no utilizar a CHEC ni al contrato como vehículo para dar apariencia de legalidad a recursos obtenidos en actividades ilícitas. El oferente o contratista se obliga a reportar a CHEC la inclusión de su nombre, razón o denominación social, el de los empleados asignados al desarrollo del objeto del contrato, el de sus asociados, sus administradores o cualquier aportante de recursos bajo cualquier título, en listas de riesgo delictivo administradas por Naciones, Organizaciones o entidades nacionales o internacionales. El contratista se obliga a entregar a CHEC la información veraz y verificable que esta última les exija para dar cumplimiento a la normatividad relacionada con la prevención y control del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como a actualizar los datos suministrados mínimo una vez al año. De la misma forma, el oferente o contratista deberá informar a CHEC del inicio de cualquier proceso penal, sin importar si se encuentra en etapa de investigación o juicio, que lleve a cabo la autoridad competente en donde sea parte del proceso, así como cualquier citación que le realice dicha autoridad para que comparezca dentro de una investigación o proceso penal, sin importar en la calidad que sea citado. CHEC se abstendrá de celebrar el contrato cuando el oferente, sus accionistas, asociados o socios, sus representantes legales o miembros de Junta Directiva, estén reportados en alguna de las listas asociadas al Lavado de Activos y Financiación de Terrorismo LA/FT, o cuando se encuentren en el Listado de firmas y personas naturales inhabilitadas por el Banco Mundial por haber transgredido las disposiciones sobre fraude y corrupción o en la Lista de empresas y personas sancionadas por el Grupo BID (Banco Interamericano de Desarrollo) para lo cual se harán las consultas que en tal sentido correspondan. CHEC declara que dentro del proceso de contratación ha actuado con buena fe exenta de culpa, que cumplió con las obligaciones establecidas en la normatividad que le aplica relacionada con la prevención y control del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como con los procedimientos internos establecidos en esta materia. En consecuencia, CHEC en la suscripción del contrato obra con la máxima diligencia establecida en la normatividad aplicable y sus procedimientos internos relacionados con esta materia. Las partes acuerdan que CHEC podrá dar por terminado el contrato en forma anticipada, cuando se presente una o varias de las situaciones que a continuación se estipulan, sin que por este hecho esté obligada a indemnizar algún tipo de perjuicio al contratista: 13

14 1. Cuando el contratista no diere cumplimiento a las disposiciones legales relacionadas con la prevención y control al lavado de activos y el financiamiento del terrorismo que le sean aplicables. 2. Cuando el contratista o algunos de sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, sus representantes legales, revisores fiscales, auditores externos y sus miembros de la Junta Directiva, figuren en las listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas), en las listas de la OFAC Banco Mundial, Grupo BID Banco Interamericano de Desarrollo y/o en las listas nacionales o internacionales. 3. Cuando exista en contra del contratista o de sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, de sus representantes legales, revisores fiscales, auditores externos y sus miembros de la Junta Directiva, sentencia judicial en firme que los condene por la comisión de delitos dolosos o se encuentren vinculados a investigaciones o procesos penales por delitos dolosos, o exista información pública con respecto a tales personas que pueda poner a CHEC frente a un riesgo legal o reputacional. 4. Cuando se presenten elementos que puedan representar para CHEC riesgos reputacionales, legales, operativos o de contagio relacionados con el lavado de activos o la financiación del terrorismo. 5. Cuando se presenten elementos que conlleven dudas fundadas sobre la legalidad de las operaciones del contratista, la licitud de sus recursos o que el contratista ha efectuado transacciones u operaciones destinadas a dichas actividades o a favor de personas relacionadas con las mismas. 6. Cuando se presenten yerros, inconsistencias, discrepancias o falsedades en la documentación e información aportada por el contratista en la ejecución del contrato. 7. Cuando el contratista, sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, o sus representantes legales y miembros de Junta Directiva, se encuentren en el Listado de firmas y personas naturales inhabilitadas por el Banco Mundial por haber transgredido las disposiciones sobre fraude y corrupción o en la Lista de empresas y personas sancionadas por el Grupo BID (Banco Interamericano de Desarrollo) por haberse determinado que estuvieron involucradas en prácticas fraudulentas, corruptas, colusorias, coercitivas u obstructivas en violación de las políticas anticorrupción del Grupo BID. 8. Cuando cualquier activo objeto del contrato sea objeto de una medida de extinción de dominio y sobre el cual la Dirección Nacional de Estupefacientes o la entidad que haga sus veces no tenga el control o no le haya sido nombrado un depositario directo. 14

15 DECLARACIÓN DE ORIGEN DE LOS BIENES Y RECURSOS DEL OFERENTE O CONTRATISTA Con la presentación de la oferta, se entiende presentada bajo la gravedad de juramento la siguiente declaración, que se entenderá incorporada al contrato en el evento de ser aceptada su oferta: 1. Que los ingresos o bienes del oferente o contratista no provienen de ninguna actividad ilícita contempladas en el Código Penal o en cualquier norma que lo sustituya, adicione o modifique. En consecuencia declara que sus ingresos o bienes están ligados al desarrollo normal de actividades lícitas propias de su objeto social en el caso de personas jurídicas o del ejercicio de su profesión u oficio en el caso de ser persona natural. 2. Que el oferente o contratista no ha efectuado transacciones u operaciones destinadas a la realización o financiamiento de actividades ilícitas contempladas en el Código Penal o en cualquier norma que lo sustituya, adicione, o modifique, o a favor de personas relacionadas con dichas actividades. 3. Que los recursos o bienes objeto del contrato, no provienen de ninguna actividad ilícita de las contempladas en el Código Penal o en cualquier norma que lo modifique, adicione o sustituya. 4. Que en la ejecución del contrato, el contratista se abstendrá de tener vínculos con terceros que se conozca por cualquier medio estén vinculados a actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo, fraude o corrupción. 5. Que el contratista cumple con las normas sobre prevención y control al lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT), fraude o corrupción que le resulten aplicables, teniendo implementados las políticas, procedimientos y mecanismos de prevención y control al lavado de activos o financiación del terrorismo, prevención del fraude y corrupción que se derivan de dichas disposiciones legales. 6. Que ni el oferente o contratista ni sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, ni sus representantes legales, revisores fiscales, auditores externos y miembros de Junta Directiva, se encuentran en la lista internacional vinculante para Colombia de conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas) o en la lista emitida por la Oficina de Activos Extranjeros del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos (Lista OFAC), así como en listas o bases de datos nacionales o internacionales relacionadas con actividades ilícitas, fraude o corrupción (listas del Banco Mundial y del Grupo BID -Banco Interamericano de Desarrollo-), estando CHEC facultado para efectuar las verificaciones que considere pertinentes y podrá dar por terminada cualquier relación contractual si verifica que alguna de tales personas figuran en dichas listas. 7. Que no existe en contra del oferente o contratista ni de sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, ni de sus representantes legales y sus miembros de la 15

16 Junta Directiva, ni de sus Revisores Fiscales o Auditores Externos, una sentencia judicial en firme que los condene por la comisión de delitos dolosos o que se encuentren vinculados a investigaciones penales por delitos dolosos, estando CHEC facultado para efectuar las verificaciones que considere pertinentes en bases de datos y en informaciones públicas nacionales o internacionales y podrá dar por terminada cualquier relación comercial si verifica que contra alguna de tales personas existen investigaciones o procesos o existen informaciones en dichas bases de datos públicas que puedan dejar a CHEC frente a un riesgo legal o reputacional. 8. El oferente o contratista se obliga a indemnizar a CHEC por todos los perjuicios probados que le llegare a causar por el incumplimiento de esta declaración DOCUMENTOS DE LA OFERTA Los oferentes no deberán presentar en su oferta la constancia de inscripción en el registro único del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, como tampoco los documentos que acreditan el cumplimiento de requisitos que se enuncian a continuación, dado que éstos serán verificados en dicho sistema por parte del trabajador designado por la dependencia responsable de CHEC: Certificado de Existencia y Representación Legal. Certificados de experiencia de acuerdo con lo descrito en el numeral REQUISITOS PARA PARTICIPAR. Los documentos que se solicitan en este numeral deberán presentarse impresos o fotocopiados, según sea el caso. La falta de documentos en el original impedirá que la oferta sea tenida en cuenta para su evaluación, salvo si son subsanables. El término subsanable indica que si el documento ha sido presentado pero posee algún error o inconsistencia, podrá ser corregido; igualmente, si el documento no ha sido presentado, podrá ser solicitado. El término subsanable siempre y cuando, indica que podrá corregirse el documento, siempre que se cumpla la condición estipulada en el respectivo literal. El término no subsanable indica que no se puede corregir ni aportar el documento con posterioridad a la presentación de la oferta y será causal de rechazo de la oferta. La corrección o aporte de documentos debe hacerse en el tiempo que CHEC lo establezca, so pena de rechazo de la oferta. Para facilitar la correcta integración de la oferta por parte del oferente, su estudio y evaluación por CHEC, el Oferente deberá integrar los documentos de la oferta en el mismo orden en que se relacionan a continuación: a) Carta de presentación de la oferta, la cual debe ser diligenciada en el formato adjunto. (Subsanable siempre y cuando sea presentada, a excepción de la firma) 16

17 b) Si el representante legal requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta y contratar, debe adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del órgano social competente, en la cual conste que está facultado para presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor de la oferta. (Subsanable). c) Garantía de seriedad de la oferta, acompañada del recibo de pago de la prima (recibo de caja), expedido por la entidad aseguradora. (Subsanable siempre y cuando sea presentada). d) Certificado de antecedentes disciplinarios del oferente, el cual podrá descargarse de la página (Subsanable) e) Certificado de antecedentes fiscales del oferente, el cual podrá descargarse de la página (Subsanable) f) Recibo de ingreso expedido por CHEC por concepto de términos de referencia de acuerdo a lo establecido en el numeral 1.4. (Subsanable, siempre y cuando el pago se haya realizado antes de la hora de cierre de la solicitud de ofertas) g) Oferta económica, para lo cual el oferente debe diligenciar el formato de cantidades y precios adjunto. (No subsanable salvo informalidades o errores aritméticos) a) Un (1) certificado que acredite la calidad de Partner para Check Point con la certificación CCSP (CheckPoint Certified Support Provider), que cumpla con las condiciones tecnológicas de servicio y estándares de calidad exigida en estos pliegos. b) Hojas de vida de las personas que se describen en REQUISITOS PARA PARTICIPAR, con los soportes de experiencia y estudios. (Subsanable). h) Relación de incumplimientos en la ejecución de contratos, según formato adjunto. (Subsanable siempre que se evidencie que el oferente no ha sido sancionado acorde con lo requerido, pues en caso de no presentación y comprobarse que si ha tenido multas y/o sanciones, la oferta será rechazada). i) Formato de apartamientos (desviaciones). En caso de existir apartamientos de las especificaciones técnicas, o de cualquier tipo de estipulación de los términos de referencia, éstos deben estar contenidos en el formato denominado APARTAMIENTOS, para que pueda hacer parte del análisis de la oferta, de lo contrario, los mismos se tendrán por no escritos y por tanto, de llegarse a dar la aceptación de la oferta no harán parte de la misma. (En caso tal de no presentar el formato o presentarlo sin diligenciar, se entenderá que no se tienen apartamientos de ningún tipo) En cuanto a requisitos subsanables deberán ser presentados en el término que CHEC le señale al oferente, so pena de rechazo de la oferta. 17

18 VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN CHEC se reserva el derecho de verificar la información aportada por el oferente y en caso de encontrar alguna inconsistencia, la oferta podrá ser rechazada. En todo caso, CHEC se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de las ofertas y de pedir aclaraciones o informaciones adicionales sin que ello implique el derecho de los oferentes a modificarlas. Así mismo, será un criterio de interpretación la prevalencia de la verdad sustancial y material, sobre lo simplemente procedimental o documental CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES Cuando se soliciten cuadros, análisis, detalles, especificaciones, el oferente deberá incluirlos en su oferta. Los formatos establecidos para ser diligenciados no podrán ser modificados y en caso tal de hacerlo se solicitará al oferente correspondiente que consigne la misma información que aportó en su oferta en los formatos que fueron suministrados por CHEC para tal fin, so pena de rechazo de la oferta, con excepción de la oferta económica, la cual no podrá ser modificada toda vez que sólo tiene posibilidad de ser subsanada para errores aritméticos y errores de forma que no afecten el monto de la oferta económica. En cualquier otro caso se generará el rechazo de la oferta PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA Los oferentes deberán asumir todos los gastos y costos resultantes de la preparación y presentación de la oferta y en ningún caso serán reembolsables, cualquiera que sea el resultado del proceso de contratación. Los oferentes presentarán la oferta en sobres cerrados, en original y una (1) copia, indicando claramente en cada sobre el tipo de oferta que contiene y marcado: OFERTA PARA LA COMPRA, DISEÑO, INSTALACIÓN, PUESTA EN FUNCIONAMIENTO, CAPACITACIÓN, SOPORTE Y GARANTÍA DE SOLUCIÓN FIREWALL DE NUEVA GENERACIÓN CHECK POINT Se requiere que las copias posean los mismos documentos que el original. Si se presenta alguna discrepancia documental, textual y/o de contenido o de número de folios entre el original de la oferta y la copia, prevalecerá el de la oferta original. El oferente deberá elaborar la oferta de acuerdo con lo establecido en la presente solicitud de ofertas, y debe incluir sus anexos en caso que los hubiese y adjuntar la totalidad de la documentación exigida. La oferta se presentará cumpliendo además con los siguientes aspectos de forma: 18

19 a) Elaborar tabla de contenido y ordenar los documentos conforme se incluye en el numeral de DOCUMENTOS DE LA OFERTA. b) Foliar todos los documentos, certificados, tablas y análisis requeridos y presentados, los cuales deberán estar enlistados en la tabla de contenido. Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre, en la URNA del Equipo Cadena de Suministro de CHEC. No se aceptarán ofertas enviadas por correo electrónico, telefax o similares PRECIO Los oferentes podrán ofertar los precios en cualquier moneda, pero para efectos de estudio y comparación de las ofertas, éstas se evaluarán en pesos colombianos utilizando la TRM del día de cierre de la solicitud de ofertas; si se presentan ofertas en monedas diferentes al dólar se utilizará el equivalente en dólares de los Estados Unidos de América de la moneda cotizada del día de cierre de las ofertas, para posteriormente ser convertidas a pesos. Los precios unitarios ofrecidos deberán incluir el valor de todos los aspectos necesarios para cumplir a cabalidad con el objeto de la contratación, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en esta solicitud pública de ofertas. Los precios ofrecidos deberán cubrir todos los costos directos e indirectos requeridos para cumplir a cabalidad con el objeto y alcance estipulado en estos términos de referencia, incluyendo el costo de las garantías que se estipulan en el contrato, pago de la totalidad de impuestos y demás gastos que demande la formalización y ejecución del mismo, dentro de los plazos propuestos. El oferente debe incluir los costos inherentes a los recursos necesarios para administrar el contrato, entendiendo por este concepto los requeridos para mantener la disponibilidad de su organización y operación, tales como arrendamientos de bienes inmuebles, pago de nómina, cargas tributarias, servicios públicos, pólizas, el alea normal de ejecución del contrato y/o costos de contingencia por traslado de riesgos ordinarios, desplazamientos y en general todos los costos que le permitirían mantener condiciones de normalidad en la ejecución de la obra o la prestación del servicio. Los proponentes deben gestionar los riesgos propios de la actividad y/o servicio a prestar, entendiéndose que son conocedores de la misma, cuidando de hacer una oferta que propenda por cuidar la competitividad y la productividad. Es por ello que cada proponente al estructurar los costos de su propuesta deberá tener en cuenta, todos y cada uno de los factores y los riesgos previsibles que influyan o puedan influir en la ejecución de la obra, servicios o bienes encomendados, por lo tanto, para la formulación y la atención de posibles reclamaciones se tendrá en cuenta dicha estructura de costos. En caso de existir discrepancias entre el valor unitario y el valor total, CHEC tomará para efectos de evaluación, comparación y aceptación de la oferta, el valor unitario. Igualmente, 19

20 si existen errores aritméticos o diferencias entre la oferta marcada como original y la copia, prevalecerá la información suministrada en el original. La oferta deberá dar cuenta de precios firmes y fijos, los cuales se mantendrán durante toda la etapa precontractual y contractual; así las cosas, no podrán cotizarse precios reajustables, ni considerarse que son ajustables, en este caso se rechazará la oferta presentada. Los precios deberán presentarse con máximo dos decimales. De presentarse precios con tres (3) o más decimales, CHEC procederá eliminando las cifras decimales siguientes a la segunda sin ningún tipo de aproximación GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA El oferente deberá presentar la póliza de seriedad de la oferta, tomada a favor de particulares, expedida por una entidad Bancaria o una compañía de Seguros legalmente establecida en el país, preferiblemente con sucursal en Manizales. El oferente podrá optar por presentar la PÓLIZA PARA GRANDES BENEFICIARIOS CHEC, la cual puede ser solicitada en un punto de la compañía de SEGUROS DEL ESTADO S.A. que se encuentra ubicado en el Edificio 1, piso 1 de CHEC Estación Uribe, teléfono , Ext El oferente deberá presentar el correspondiente recibo de caja en el cual conste el pago de la prima, expedido por la entidad aseguradora a cargo del oferente. No se aceptan constancias de pago o certificados similares, tampoco recibos de intermediarios o corredores de seguros. El valor asegurado será el equivalente al DIEZ POR CIENTO (10%) del valor total de la oferta presentada, incluyendo IVA. La póliza debe ser expedida a favor de la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P., NIT La vigencia de la garantía será mínimo de 90 días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Mediante este amparo el oferente garantiza a CHEC el cubrimiento de los perjuicios derivados del incumplimiento del ofrecimiento realizado por el oferente y que se materializa, entre otros, en los siguientes casos: - No suscribir, sin justa causa para ello, el contrato o el convenio, para el cual el oferente Garantizado, presentó la oferta. - No mantener las condiciones de la oferta, por parte del oferente Garantizado. - El retiro de la oferta del oferente Garantizado, luego de vencido el término fijado para la presentación de las propuestas, sin la autorización o aprobación escrita de CHEC. 20

21 - La no realización por el oferente Garantizado, de todos los trámites necesarios para suscribir o perfeccionar el contrato o convenio, para el cual se ofertó. - Cualquier otro evento, que pueda demostrar en forma inequívoca, a CHEC, referente a la falta de seriedad del oferente Garantizado, respecto de la oferta presentada por este último. En todo caso, la vigencia del amparo de seriedad del ofrecimiento, se extenderá desde el momento de presentación de la oferta o propuesta al Asegurado, por el Garantizado, hasta la fecha de expedición de la póliza de seguro de cumplimiento que ampare los riesgos propios del contrato garantizado EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL La existencia y representación legal de los oferentes será verificada a través del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, mediante el certificado que para el efecto expida la Cámara de Comercio correspondiente o el ente que haga sus veces. La duración de las personas jurídicas no será inferior a la del plazo contractual y tres (3) años más. Si el representante legal que firma la oferta requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta y/o suscribir el contrato, deberá adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del organismo social competente RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN Las interpretaciones o deducciones que el oferente haga sobre este documento serán de su exclusiva responsabilidad OTRAS CONDICIONES El oferente deberá examinar en detalle la presente solicitud de ofertas, allegar toda la información adicional que considere necesaria, aclarar con CHEC todos los puntos inciertos e informarse de todas las condiciones y circunstancias que puedan afectar en alguna forma la ejecución del contrato y sus plazos. En todo caso el oferente está obligado a investigar toda la información posible, aparezca o no en la presente solicitud de ofertas y complementarla de acuerdo con el criterio y la experiencia de la firma. La oferta puede invalidarse por la comprobación de falsedad en la información suministrada; por la no presentación de la propuesta conforme a lo especificado o por la omisión en la presentación de los documentos e información requerida. 21

22 Por el solo hecho de presentar la oferta, el oferente hace constar expresamente que estudió cuidadosamente las condiciones de ejecución del contrato, el tipo de obra o servicio a ejecutar o bien a suministrar, su naturaleza y calidad; así mismo, el contratista hace constar que conoce todos los requisitos e impuestos exigidos por las leyes colombianas; que conoce cada una de las estipulaciones del documento de condiciones y especificaciones y ha hecho todos los estudios necesarios para entender completamente el propósito de todas las partes del contrato y su naturaleza. Todos estos factores, favorables o desfavorables, que puedan influir en la ejecución del contrato y todas las demás condiciones que puedan afectar el costo o el plazo para ejecutarlos fueron tenidos en cuenta por el contratista al formular la oferta y su influencia no será alegada por él como causal que justifique reclamación alguna o el incumplimiento del presente contrato. La presentación de la oferta se considerará como una manifestación expresa por parte del oferente, de que conoce y acata el Manual de Contratación de CHEC y acata las condiciones del presente documento, que ha examinado el mismo en sus condiciones y especificaciones y que acepta que los documentos están completos, son compatibles y adecuados para determinar el objeto y las demás estipulaciones del contrato, y que por lo mismo, ha formulado su oferta en forma seria, cierta, precisa y coherente. En consecuencia, CHEC no será responsable por descuidos o indebida interpretación que del documento de condiciones y demás documentos u otros hechos haga el oferente que puedan incidir en la elaboración de la oferta. El oferente deberá examinar cuidadosamente todos los documentos que se acompañen e informarse completamente sobre todas las circunstancias que puedan influir, en alguna forma, sobre el contrato a ejecutar y sus costos APERTURA DE LAS OFERTAS Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS En la apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados. El día de apertura se leerá el nombre de los oferentes y el valor total de la oferta. La citada información se incluirá en el acta de apertura de ofertas y será conocida por los oferentes en la sesión de apertura. El estudio pormenorizado de la documentación se llevará a cabo por parte de las personas que designe CHEC para tal efecto. CHEC realizará la evaluación de las ofertas procurando la selección de la mejor oferta para la Empresa, para lo cual verificará y evaluará los aspectos legales, contractuales, financieros, técnicos y económicos de las ofertas ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS En caso de que CHEC lo considere necesario, podrá solicitar a los oferentes, en el período de evaluación de las ofertas, aclaraciones, informaciones o certificaciones adicionales y condicionar la evaluación de la oferta a la presentación de dichas aclaraciones, 22