Etapa 2. Manejar una Base de Datos. COMITÉ TÉCNICO ACDÉMICO DE TIC s ETAPA No.2 ELABORACIÓN DE BASE DE DATOS EN ACCESS

Transcripción

1 SECRETARÍA ACADÉMICA Etapa 2 Manejar una Base de Datos 61

2 SECRETARIA ACADÉMICA ESQUEMA DE LA ETAPA 2 Manejar una Base de Datos Crear una base de Datos Trabajando en una Base de Datos 62

3 SECRETARÍA ACADÉMICA INTRODUCCIÓN A LA ETAPA 2 En esta segunda etapa del curso de Base de Datos, crearás por primera vez bases de datos en Access 2010; así mismo, aprenderás a guardar, cerrar y abrir una base de datos y verás lo sencillo de su uso. Después de crear la base de datos, empiezas a trabajar con las tablas, agregas nuevos campos, añades nuevos registros y das un poco de presentación o formato a los datos. Y en ese lapso empiezas también a manejar los diferentes tipos de datos. Al estar manipulando este software, haces uso de la selección de datos de una tabla, de tal manera que puedes modificar los datos de los campos y registros, editar información y navegar por los diferentes registros, con las flechas de direccionamiento, con el apuntador del mouse con la barra de desplazamiento horizontal y vertical y con los botones de navegación. Es importante que realices las actividades de aprendizaje, pues son parte importante en tu proceso de aprendizaje y desarrollo de competencias, también varios ejemplos desde esta etapa son utilizados en las etapas 3 y 4, por lo que su elaboración es básica para la realización de otras actividades que hacen uso de las bases de datos creadas en esta etapa. La práctica constante de este programa, así como la elaboración de las actividades propuestas, las cuales se han diseñado tomando en cuenta la aplicación en contextos reales, te llevarán al desarrollo de las competencias propuestas y a lograr el perfil de egreso que se desea de ti. COMPETENCIAS GENÉRICAS 4.- Escucha, interpreta y emite mensajes pertinentes en distintos contextos mediante la utilización de medios, códigos y herramientas apropiados. Atributo Maneja las tecnologías de la información y la comunicación para obtener información y expresar ideas. 5.- Desarrolla innovaciones y propone soluciones a problemas a partir de métodos establecidos. Atributos Sigue instrucciones y procedimientos de manera reflexiva, comprendiendo como cada uno de sus pasos contribuye al alcance de un objetivo Utiliza las tecnologías de la información y comunicación para procesar e interpretar información 8.- Participa y colabora de manera efectiva en equipos diversos. Atributo Propone maneras de solucionar un problema o desarrollar un proyecto en equipo, definiendo un curso de acción con pasos específicos. 63

4 SECRETARIA ACADÉMICA COMPETENCIAS GENERALES Maneja las tecnologías de la información y la comunicación como herramienta para el acceso a la información y su transformación en conocimiento, así como para el aprendizaje y trabajo colaborativo con técnicas de vanguardia que le permitan su participación constructiva en la sociedad. Atributo Maneja las tecnologías de la información y comunicación de manera crítica en las diferentes áreas de conocimiento. Utiliza los métodos y técnicas de investigación tradicionales y de vanguardia para el desarrollo de su trabajo académico, el ejercicio de su profesión y la generación de conocimientos. Atributo Elige los procedimientos adecuados en la resolución de un problema Procesa información utilizando las tecnologías de la información y comunicación Elabora propuestas académicas y profesionales inter, multi y transdisciplinarias de acuerdo a las mejores prácticas mundiales para fomentar y consolidar el trabajo colaborativo. Atributo Identifica los rumbos a seguir de cualquier problema a través del trabajo colaborativo COMPETENCIA DISCIPLINAR BÁSICA 12.- Utiliza las tecnologías de la información y de la comunicación para investigar, resolver problemas, producir materiales y transmitir información. COMPETENCIA DISCIPLINAR EXTENDIDA 11.- Aplica las tecnologías de la información y la comunicación en el diseño de estrategias para la difusión de productos y servicios, en beneficio del desarrollo personal y profesional ELEMENTOS DE COMPETENCIA Realiza los pasos para crear y guardar una nueva base de datos Efectúa los pasos para abrir y cerrar una base de datos Ejecuta los pasos para crear una tabla en una base de datos existente Realiza los pasos para crear una base de datos a partir de una plantilla Efectúa los pasos para navegar en una base de datos Ejecuta los pasos para dar presentación a una base de datos Total de horas aula: 20 Total de horas extra-aula: 16 64

5 SECRETARÍA ACADÉMICA SECUENCIA DIDÁCTICA DE LA ETAPA 2 Actividad Diagnóstica Elabora un cuestionario de 20 preguntas sobre el tema Entorno de trabajo de Access 2010 Actividad de Adquisición del Conocimiento Elabora una presentación en Microsoft PowerPoint 2010 del tema Manejar una Base de Datos Actividad de Organización y Jerarquización Elabora ejercicio para crear, guardar, cerrar y abrir una base de datos nueva, existente y a partir de una plantilla Actividad de Aplicación Elabora un ejercicio para capturar, seleccionar, navegar, formatear y editar registros en una tabla de una base de datos Actividad de Metacognición Actividad Integradora Crea un archivo en Access 2010 para capturar, guardar, cerrar, abrir una base de datos y tablas, formatear y editar registros ACTIVIDAD DIAGNÓSTICA 1.- Elabora en Microsoft Word 2010, un cuestionario con 20 preguntas que contemple los temas y actividades tratadas en la etapa anterior. Las preguntas deberán tener sus respectivas respuestas. 2.- Guarda tu cuestionario en una unidad de almacenamiento con el nombre que indique tu maestro y agrégalo al portafolio de evidencias. CRITERIOS Identifica los temas centrales de la etapa 1 Escribe 20 preguntas con su respectiva respuesta Utiliza las herramientas básicas y especiales de Microsoft Word 2010 EVIDENCIA Cuestionario en Microsoft Word

6 SECRETARIA ACADÉMICA ACTIVIDAD DE ADQUISICIÓN DEL CONOCIMIENTO 1.- Realiza una lectura detallada hasta su total comprensión, del tema Manejar una Base de Datos, Etapa 2, del libro de texto Base de datos, Access 2010, DENMS, UANL, obteniendo de ella las ideas y conceptos más relevantes. 2.- Elabora a partir de la lectura, una presentación en Microsoft PowerPoint 2010 que contenga información sobre los subtemas: Crear una Base de Datos y Trabajando en una Base de Datos, cuidando la organización de la información, demostrando originalidad y creatividad en cada una de las diapositivas, sin faltas de ortografía, cubriendo cada una de las fases a profundidad con detalles y ejemplos. Cuida que la presentación sea lo más clara posible. 3.- Guarda la presentación en un dispositivo de almacenamiento con el nombre que indique tu maestro. CRITERIOS Añade una portada con los datos de identificación Aplica un índice de contenido Identifica las ideas principales Muestra la información de manera organizada Aplica las herramientas básicas y especiales de PowerPoint 2010 Evita errores de ortografía y gramática Explica con detalle cada subtema y concepto Demuestra originalidad y creatividad en el diseño y estilo Agrega la bibliografía consultada EVIDENCIA Presentación en Microsoft PowerPoint

7 SECRETARÍA ACADÉMICA ACTIVIDAD DE ORGANIZACIÓN Y JERARQUIZACIÓN 1.- Abre el programa de Microsoft Access Se despliega la pantalla Introducción a Microsoft Access, selecciona Base de datos en blanco, en nombre del archivo teclea Consultorio Médico y haz clic en el botón Crear. Se despliega la ventana donde se encuentra la Tabla1, en la cual empezarás con la captura de los datos. La captura es similar a como lo realizaste en Microsoft Excel, puedes moverte dentro de la tabla con la tecla TAB, con las Flechas de Direccionamiento y con el apuntador del mouse. Primero empezarás con la captura de los nombres de los campos de la tabla, para ello en Agregar nuevo campo da doble clic, de manera que el cursor se posicione dentro de la celda, teclea el nombre del campo y pulsa la tecla Enter o Tab. Captura los siguientes nombres de campos: Nombre, Edad, Sexo, Dirección, Teléfono, Nacionalidad y Estado Civil. Al finalizar, ubica el apuntador del mouse en el nombre de Tabla1, pulsa el botón derecho y selecciona Guardar. Se muestra la ventana de Guardar como, teclea el nombre de Datos Personales, selecciona la ubicación en donde guardarás la base de datos y da clic en Aceptar. 2.- Cambia de la Vista Hoja de datos a la Vista Diseño para modificar el tipo de dato a cada uno de los campos. En esta vista, el área de trabajo se divide en dos ventanas, una de Descripción, que corresponde a cada uno de los campos y otra de Propiedades del campo, la cual corresponde a los tipos de propiedades a activar a cada uno de los campos. Activa las siguientes propiedades de campo a los siguientes campos: Nombre del campo Propiedad del campo Tamaño del campo Num_Paciente Número Entero Nombre Texto 100 Edad Número Entero Sexo Texto 1 Dirección Texto 120 Teléfono Texto 10 Nacionalidad Texto 50 Estado Civil Texto Guarda otra vez la tabla Datos Personales con los cambios realizados. Pulsa el botón derecho en el nombre de la tabla y da clic en Guardar. Regresa a la Vista Hoja de datos. 4.- Haz clic en la ficha Crear para crear una nueva tabla, selecciona del Grupo Tablas el botón Tabla. Se muestra la nueva tabla en pantalla, la cual guardarás con el nombre de Datos Clínicos Básicos y contendrá los siguientes campos y propiedades: Nombre del campo Propiedad del campo Tamaño del campo Num_Paciente Número Entero Tipo de sangre Texto 20 Peso Texto 10 Estatura Texto 10 67

8 SECRETARIA ACADÉMICA 5.- Regresa a la Vista Hoja de datos y crea una nueva tabla. Guarda la tabla con el nombre de Historial Clínico. Esta nueva tabla tendrá los siguientes campos y propiedades: Nombre del campo Propiedad del campo Tamaño del campo Máscara de entrada Nombre Texto 100 Presión Arterial Texto 10 Alergias Texto 50 Enfermedades hereditarias Texto 100 Enfermedades crónicas Texto 100 Cirugías Texto 100 Fecha de cirugía Fecha/Hora Fecha corta Fecha corta Antecedentes familiares Texto Observa que la base de datos Consultorio Médico contiene, por el momento, 3 tablas: Datos Personales, Datos Clínicos Básicos e Historial Clínico. Sin embargo, éstas se encuentran vacías, no contienen registro alguno. Cierra la base de datos, en caso de que te pida guardar alguna tabla, da clic en Aceptar. Observa que se muestra la pantalla de Introducción a Microsoft Office Access y está lista para empezar a trabajar, ya sea con una nueva base de datos, con una plantilla o para abrir una base de datos existente. 7.- Cierra Microsoft Access. Abre la carpeta donde guardaste la base de datos Consultorio Médico. Observa que ahí se encuentra el archivo correspondiente, identifica su botón. Haz doble clic a Consultorio Médico para abrirlo. Se abre la base de datos, en la parte izquierda se muestran todas las tablas que acabas de crear, sin embargo ninguna de ellas se encuentra abierta, para abrir una tienes que darle doble clic, así que da doble clic, por ejemplo a la tabla Datos Personales y Datos Clínicos Básicos. Se muestran en pantalla estas dos tablas, para cerrar alguna de ellas ubica el apuntador del mouse en la etiqueta de su nombre, pulsa el botón derecho del mouse y selecciona Cerrar. Cierra la otra tabla, de manera que ninguna se encuentre abierta. 8.- Cierra la base de datos, sin embargo, no salgas de Microsoft Access. Observa que se muestra la pantalla de Introducción a Microsoft Office Access. En la parte derecha se encuentra la sección Abrir base de datos reciente y dentro de ella está la base de datos Consultorio Médico, da un clic para abrirla. Inmediatamente se abre la base de datos seleccionada. Estas acciones son formas de abrir una base de datos existente en disco. 9.- Crearás a continuación una base de datos a partir de una plantilla de Microsoft Access. Para ello ya tienes abierta la base de datos y sus respectivas tablas, activa la ficha Crear, selecciona del Grupo Tablas el botón Plantilla de tabla. Observa que se despliega una lista con las siguientes plantillas: Contactos, Tareas, Problemas, Eventos y Activos. Da clic en la plantilla Contactos. Se despliega la tabla con cada uno de los campos que la componen, desde Organización hasta Página Web y Notas. Guarda la tabla con el nombre de Plantilla Contacto. Ésta contendrá la lista de todos los doctores que conforman el consultorio médico Cierra la base de datos y Microsoft Office Access. 68

9 SECRETARÍA ACADÉMICA CRITERIOS Crea una base de datos Genera tablas dentro de una base de datos Establece el nombre de campo, propiedades de campo, tamaño de campo y máscara de entrada a las tablas de la base de datos Crea una base de datos a partir de una plantilla EVIDENCIA Base de datos Consultorio Médico 69

10 SECRETARIA ACADÉMICA ACTIVIDAD DE APLICACIÓN 1.- Abre Microsoft Office Access 2010 y la base de datos Consultorio Médico. Se despliega la base de datos, junto con las 4 tablas que acabas de crear en la actividad anterior. En el Panel de Exploración da doble clic a la tabla Datos Personales; lo siguiente es capturar los registros que componen esta tabla, para ello captura todos los datos de tus compañeros de clase. Al finalizar guarda la tabla. 2.- Puedes navegar por los registros de la tabla Datos Personales de diferentes maneras; por medio del teclado, usando las Flechas de Direccionamiento, con la tecla Tab para avanzar por los registros, la combinación Shift+Tab para retroceder por los registros o por medio del mouse, dando clic en la celda deseada. Sin embargo, Access contiene unos Botones de Navegación, los cuales te permiten desplazarte por los registros de la tabla. A continuación se muestran los diferentes Botones de Navegación: Primer Registro Registro Anterior Siguiente Registro Último Registro Nuevo Registro 3.- Activa cada uno de estos botones de navegación y observa la acción que se ejecuta en la tabla. El botón de navegación Nuevo Registro te permite capturar un nuevo registro en la tabla en la cual estás trabajando. 4.- Para buscar algún dato en especial dentro de los registros, es conveniente usar la opción Buscar, el cual se encuentra al lado derecho de los botones de navegación. A continuación se muestra esta opción: Opción Buscar 5.- Haz clic dentro de este caja de texto, observa que el texto Buscar desaparece y el cursor está listo para que empieces a teclear el dato a buscar. Teclea un dato que se encuentre en tus registros y pulsa la tecla Enter. Observa que al teclear el dato, en los datos se va seleccionando la palabra que estás tecleando. Ahora busca otros datos diferentes, ya sea números o textos. Sin embargo, también cuentas con el botón Buscar, el cual se encuentra en el Grupo Buscar, de la ficha Inicio. Da un clic a este botón. Observa que se despliega en pantalla la ventana de Buscar y Reemplazar. Puedes buscar y reemplazar algún dato que tengas en la tabla. 70

11 SECRETARÍA ACADÉMICA 6.- A continuación se te presenta la forma de cambiar las características de formato a los datos de la tabla. Para ello se utiliza los botones del Grupo Fuente, el cual se encuentra dentro de la ficha Inicio. Haz clic en alguno de estos botones, ya sea Negrita, Cursiva, Color de Fondo o de relleno, Fuente, etc. y observa el cambio en los registros de la tabla. 7.- Ubica el apuntador en el nombre de cualquier campo que desees para seleccionar, ya sea filas, columnas o toda la tabla; observa que éste cambia a una flecha negra y rellena, ya que se encuentre en esta forma haz clic; inmediatamente la columna se selecciona. Puedes realizar lo mismo con las filas. Para seleccionar toda la tabla haz clic en el botón que se encuentra en la parte superior izquierda de la tabla ( ). Observa que al hacer clic a este botón, toda la tabla queda seleccionada. Basta con hacer un clic en cualquier celda para quitar la selección. Cierra la tabla y la base de datos Consultorio Médico. En caso de que te pida guardar los cambios haz clic en el botón Aceptar. 8.- Abre Microsoft Office Access 2010 y la base de datos Consultorio Médico. Activa la tabla Datos Personales. Para eliminar un registro de esta tabla, primero se selecciona el registro, tal y como lo viste en la actividad anterior. Por ejemplo, selecciona todo el registro 9 y da clic en el botón Eliminar, el cual se encuentra dentro del grupo Registros, de la ficha Inicio. Se despliega un cuadro de mensaje donde pide la confirmación para eliminar el/los registros seleccionados. Haz clic en el botón Si. Observa que este registro desaparece de la tabla. Observa que el botón Deshacer no se activa, lo cual indica que todo lo que vayas a eliminar, ya sea registros o campos, éstos NO podrán recuperarse. 9.- Haz clic en el botón Nuevo, el cual se encuentra dentro del Grupo Registros, de la ficha Inicio. Observa que inmediatamente el cursor se posiciona en un nuevo registro y listo para capturar información (esta acción se puede realizar mediante el botón Nuevo registro, el cual se encuentra en los Botones de navegación, tal y como se vio en la actividad anterior). Captura los datos que acabas de eliminar y guarda la tabla Para insertar un nuevo campo realiza lo siguiente: Activa la ficha Hoja de datos, del Grupo Campos y columnas haz clic en Nuevo campo. Observa que se despliega en la parte derecha de la pantalla las Plantillas de campos, éstos son algunos de los campos que puedes insertar en la tabla, por ejemplo, busca el campo Apellidos (se encuentra en Contactos), selecciónalo y arrástralo hasta que se encuentre entre el campo Nombre y Edad (una línea divisoria color naranja te indicará la ubicación del nuevo campo a insertar), ya que lo ubiques, suelta el botón del mouse. Observa que el campo se posiciona entre éstos dos campos Para eliminar algún campo realiza lo siguiente: Selecciona el campo a eliminar, por ejemplo, selecciona el campo Apellidos (que acabas de insertar), haz clic con el botón derecho del mouse al campo seleccionado, del menú contextual haz clic en Eliminar columna. Se despliega un cuadro de mensaje para confirmar que se desea eliminar de forma permanente el/los campos seleccionados, haz clic en Sí. Observa que el campo ya no se muestra en la tabla. Vuelve a guardar la tabla Recuerda que las acciones de Cortar, Copiar y Pegar se ejecutan en la misma forma como lo has utilizado en Word, Excel o PowerPoint. Por ejemplo, selecciona desde el registro 2 hasta el registro 6. Ubica el apuntador del mouse dentro de la selección, haz clic con el botón derecho y activa la opción Copiar. Ahora abre, por ejemplo Word y haz clic al botón de Pegar. Observa que se trae los registros 71

12 SECRETARIA ACADÉMICA que seleccionaste, solo basta que le des un poco de formato para que quede listo. Regresa a Microsoft Access Para ocultar algunos de los campos de la tabla realiza lo siguiente: Selecciona un campo de la tabla, por ejemplo Edad, haz clic con el botón derecho del mouse en ese nombre de campo, selecciona la opción Ocultar columnas. Selecciona ahora otro campo, por ejemplo Nacionalidad, haz clic con el botón derecho en el campo y vuelve a seleccionar Ocultar columnas. Observa que los dos campos ya no se muestran en la tabla Para mostrar los campos ocultos ubica el apuntador del mouse en algún nombre de campo, haz clic con el botón derecho del mouse y selecciona la opción Mostrar columnas. Se despliega la ventana Mostrar columnas, Ésta contiene todos los campos que conforman la tabla, sin embargo no se encuentran activados los campos recién ocultos, para ello da clic en la casilla de Edad y de Nacionalidad y da clic en el botón Cerrar. Observa que ahora ya se muestra en la tabla los dos campos que ocultaste Guarda los cambios realizados, cierra la base de datos y Microsoft Office Access. CRITERIOS Captura los registros de una tabla de una base de datos Identifica los botones de navegación, el botón Nuevo registro y Buscar Activa los botones del Grupo Fuente Activa las opciones de edición EVIDENCIA Base de Datos Consultorio Médico, con algunas modificaciones en los registros 72

13 SECRETARÍA ACADÉMICA ACTIVIDAD INTEGRADORA 1.- Abre Microsoft Office Access 2010 y la base de datos Consultorio Médico. Se despliega la base de datos, junto con las 4 tablas que ésta contiene: Datos Personales, Datos Clínicos Básicos, Historial Clínico y Plantilla Contactos. De las 3 últimas tablas, captura los registros, al menos Da presentación a cada una de sus tablas, modifica el ancho de columna, de manera que se aprecien bien los nombres de cada uno de los campos y cada uno de los registros. 3.- Practica la navegación, utilizando los botones de navegación, busca información por medio del botón Buscar, reemplaza datos, edita registros de manera que puedas eliminar, insertar registros y campos. 4.- Oculta y muestra los campos, para que se muestren en pantalla solo aquellas columnas que desees estén a la vista del usuario. 5.- Guarda cada una de las tablas y la base de datos. CRITERIOS Captura al menos 30 registros a 3 tablas de una base de datos Establece presentación a los datos de las tablas de una base de datos Practica la navegación entre los registros y campos de las tablas de una base de datos Activa las opciones de edición en las tablas de una base de datos EVIDENCIA Base de Datos Consultorio Médico 73

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15 SECRETARÍA ACADÉMICA ETAPA No. 2 ELABORACIÓN DE BASE DE DATOS EN ACCESS 2010 COMPETENCIA DE LA ETAPA: En esta etapa el alumno: Elabora nuevas bases de datos mediante distintos procedimientos, en base a una Tabla en donde le aplica las diferentes técnicas para darle una presentación adecuada a la información que contiene el archivo. ELEMENTOS DE COMPETENCIA: En el desarrollo de la competencia el alumno: Realiza los pasos para Crear y Guardar una nueva base de datos Efectúa los pasos para Abrir y Cerrar una base de datos Ejecuta los pasos para Crear una Tabla en una base de datos existente Realiza los pasos para Crear una base de datos a partir de una plantilla Efectúa los pasos para Navegar en una base de datos Ejecuta los pasos para dar Presentación a una base de datos 75

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17 SECRETARÍA ACADÉMICA 2.1 CREAR UNA BASE DE DATOS Los archivos nuevos manipulados en Access 2010, se pueden trabajar con la opción de crear una nueva base de datos en blanco o también a partir de una plantilla que contiene este software de aplicación, también podemos abrir una base de datos existente en cualquiera de nuestras unidades de almacenamiento. A continuación lo explicaremos: UNA NUEVA BASE DE DATOS A.- A partir de una Base de Datos en Blanco Al iniciar una sesión de trabajo en Microsoft Access 2010 aparecerá la pantalla inicial, en la cual se decidirá el tipo de la base de datos en que se trabajará, iniciaremos con elaborar una nueva base de datos dando clic al botón de Base de Datos en Blanco. A continuación aparecerá la siguiente ventana: Nombre de la base de Datos Botón para cambiar la ubicación del archivo El siguiente paso es definir el nombre de nuestro archivo, Access en forma automática da el nombre de Database1.accdb, si ya se tiene elaborado un archivo con el nombre parecido, le designará otro nombre consecutivo, también en forma automática definirá el lugar en donde se grabará el archivo o bien se puede cambiar a un lugar deseado. Aparecerá la siguiente ventana con la finalidad de empezar a capturar los datos y los componentes de la Tabla que formarán nuestro archivo. 77

18 SECRETARIA ACADÉMICA a.- Captura de Datos en una Tabla La forma de elaborar una nueva base de datos se puede realizar en distintas formas, aquí te mostraremos una forma de hacerlo desde la Vista Hoja de Datos, colocando primero los nombres de los campos y después los datos de cada campo. Nombre del campo El cursor aparecerá en la celda que se encuentra en la parte inferior del nombre de campo Haga clic para agregar que se encuentra en el Área de documentos, haz clic en la lista desplegable para seleccionar el tipo de dato, y pulsa Enter. Access crea el campo asignándole el nombre de campo1: 78

19 SECRETARÍA ACADÉMICA Escribe el nombre que deseas para el nuevo campo y presiona Enter, se muestra la lista desplegable del tipo de dato del siguiente campo. Si el registro de la base de datos está compuesto por varios campos o columnas de datos, se pueden repetir las instrucciones anteriores hasta terminar de colocar todos los nombres de los campos de la Tabla. Una vez terminado de poner el nombre o los nombres a los campos se procede a capturar los datos de cada columna. Datos del campo Se coloca el cursor debajo de cada uno de los nombres de los campos y se inicia la captura de todos los registros que formarán la base de datos. Al iniciar la captura del primer campo del último registro se activará un nuevo renglón para una nueva captura. En la Cinta de Opciones Campos en el grupo Formato, se observará el tipo de datos seleccionado para ese campo. 79

20 SECRETARIA ACADÉMICA Tipo de Dato Para modificar el tipo de dato de cada campo, se requiere cambiar la Vista Hoja de Datos por la Vista Diseño, en donde se puede confirmar o cambiar el Tipo de Dato que contenga cada columna y también las Propiedades del campo. NOTA: Al cambiarse de la Vista Hoja de datos a la Vista diseño, Access pedirá guardar el nombre de la Tabla, más adelante lo explicaremos. 80

21 SECRETARÍA ACADÉMICA GUARDAR UNA BASE DE DATOS Las bases de datos realizadas en Access 2010 pueden contener diversos objetos como son las Tablas, Informes, Consultas, Relaciones, etc., los nombres de los objetos y el nombre de la base de datos son independientes uno de otro. A continuación explicaremos por separado las diferentes formas de grabarlos. A.- Nombre de la Base de Datos Existen distintas formas de grabar un archivo que se genera en Access, las de uso frecuente son: Al iniciar una sesión y Al cambiar el nombre al archivo. a.- Al iniciar una sesión Cuando se inicia una sesión de trabajo y se crea una nueva base de datos, se pide el nombre y el lugar en donde se grabará el archivo generado, es decir que antes de colocar la información de los registros de la base de datos hay que decidir el nombre y la ubicación del mismo. Nombre de la base de Datos Botón para cambiar la Ubicación del archivo b.- Al cambiar el nombre al archivo Después de trabajar en la elaboración de una base de datos y se requiere cambiar el nombre al archivo, se puede cambiar el nombre que se dio desde el inicio de la sesión, para ello se despliega el menú Archivo y se escoge con un clic la opción Guardar Base de datos como. 81

22 SECRETARIA ACADÉMICA Si la base de datos tiene uno o varios objetos que se estén manipulando, aparecerá un cuadro de mensaje en donde Access preguntará que si se desea cerrar los objetos, como protección si se desea cambiar a una versión diferente a la base de datos que Access da en forma automática. Después aparecerá el cuadro de dialogo Guardar como, en donde se direccionará el lugar y el nombre que tendrá la base de datos. B.- Nombre de los objetos El nombre de cada uno de los objetos con los que se estén trabajando en una base de datos, se guardan en formas diferentes, a continuación las explicaremos. a.- Al cambiarse de tipo de vista Cuando se está elaborando una nueva tabla y se tiene que definir el tipo de datos a utilizar en ella, se debe cambiar de tipo de Vista Hoja de datos a Vista Diseño. Si la tabla no ha sido guardada con un nombre especifico, Access se encargará de pedir el nombre de la Tabla durante la transición, se captura el nombre y se da clic en Aceptar. 82

23 SECRETARÍA ACADÉMICA b.- Usando de botón derecho del Mouse Se coloca el puntero del Mouse sobre el nombre de Tabla1 que se encuentra en el área de Documentos, se da clic en el botón derecho del Mouse, aparecerá el menú contextual con una serie de opciones de las cuales se escoge Guardar y por último aparecerá una ventana de diálogo para pedir el nombre, se captura y se da clic en Aceptar. c.- Desde el menú Archivo Se da un clic con el puntero del Mouse sobre el menú Archivo, se selecciona la opción Guardar objeto como, enseguida aparecerá un cuadro de diálogo en donde se captura el nombre que se le quiera dar al objeto, así como el tipo de objeto que se guardará. 83

24 SECRETARIA ACADÉMICA ABRIR UNA BASE DE DATOS Para abrir un archivo elaborado en Access con el objetivo de crear en él nuevos objetos o bien de modificarlos, lo podemos realizar de la siguiente forma: A.- Desde el menú Archivo Cuando se inicia una sesión de trabajo, tenemos la opción de abrir un archivo desde la pantalla inicial de Access, en ella aparecerán los archivos con los que se han trabajado recientemente y de ahí se puede escoger el deseado, o bien, con la opción de Abrir y de ahí definir la ubicación y el archivo. Botón para activar el cuadro de diálogo Abrir Archivo que se han utilizado recientemente NOTA: Después de abrir una base de datos, aparecerá en el Panel de Exploración los objetos que forman la base de datos, con un doble clic sobre el icono del objeto, se podrá visualizar en el Área de Documentos. 84

25 SECRETARÍA ACADÉMICA CERRAR UNA BASE DE DATOS La forma de cerrar una base de datos en Access es muy sencilla, únicamente se tiene que utilizar el menú Archivo y escoger la opción de Cerrar base de datos, con lo anterior se cerrará el archivo pero se quedará abierto Access para poder abrir otra base de datos o bien tomar la opción de cerrar la aplicación. Es recomendable guardar los cambios que se realizaron en los objetos que forman el archivo antes de cerrarlo, de no hacerlo el software te pedirá guardar los cambios realizados en los objetos o bien corremos el riesgo de perder información modificada en cualquiera de ellos. También se puede cerrar un objeto de la base de datos colocando el cursor sobre el objeto, con la ayuda del menú contextual y la opción Cerrar. 85

26 SECRETARIA ACADÉMICA NUEVA TABLA EN UNA BASE DE DATOS EXISTENTE Una base de datos está compuesta generalmente por una Tabla y de allí se pueden generar varios objetos como Formularios, Informes, Consultas, etc., pero a veces es necesario crear otra Tabla dentro del mismo archivo, para lograr lo anterior se utilizará la Cinta de Opciones Crear, del Grupo Tabla y con el Botón de comando Tabla. Una vez activada la nueva Tabla en la base de datos, aparecerá en la parte inferior del área de Panel de Exploración una nueva sección con el nombre de Tabla1 y además en el Área de Documentos una tabla lista para ser llenada. Se pueden seguir elaborando otras Tablas en la misma base de datos con la misma metodología, además con las diferentes tablas se pueden crear Informes, Consultas, etc., o bien se pueden formar relaciones entre las diferentes Tablas que contenga la base de datos. 86

27 SECRETARÍA ACADÉMICA BASE DE DATOS A PARTIR DE UNA PLANTILLA Otra de las opciones que tenemos para crear una base de datos es utilizar el menú Archivo, en la sección de Plantillas disponibles, de ahí se generan Tablas predeterminadas. Access te ofrece plantillas de Base de datos Web que son plantillas que pueden ser compartidas a través de la Web por un servidor SharePoint (plataforma de colaboración a través de la interfaz de Office), y las plantillas de Estudiantes, Eventos, Facultad, Neptuno, Proceso de Ventas, Proyectos de Marketing y Tareas. Selecciona la plantilla que desees haciendo doble clic sobre la opción y espera a que se descargue para ser utilizada. 87

28 SECRETARIA ACADÉMICA En el caso de las bases de datos Web se muestra un video con información relacionada al uso de la plantilla. Una vez elegida la plantilla, observarás que en el panel de exploración se muestran todos los objetos que integran la base de datos, además en el área de documentos se muestran los campos de la tabla (columnas), ya tienen asignados sus nombres y definido el tipo de dato, pero durante su manipulación se pueden eliminar o modificar. La imagen siguiente corresponde a la Plantilla de Contactos y la tabla Contactos. 88

29 SECRETARÍA ACADÉMICA 2.2 TRABAJANDO EN UNA BASE DE DATOS En esta sección trabajaremos con los elementos para lograr una buena presentación de los objetos que se encuentren en una base de datos SELECCIÓN DE DATOS EN UNA TABLA A continuación explicaremos las diversas formas de seleccionar los registros, los campos y la tabla que forma la base de datos, es muy similar al procedimiento que se emplea en Excel. A.- Registro Para seleccionar un registro en la Tabla se coloca el cursor en la parte izquierda hasta que aparezca el símbolo de selección y después se da clic, si se tienen que seleccionar varios registros se coloca en la parte izquierda de la tabla hasta que aparezca el símbolo de selección, después se da clic y se arrastra el cursor hasta el registro deseado (También se puede utilizar la tecla Shift). Haz clic para seleccionar el registro B.- Campo Para seleccionar un campo en la Tabla se coloca el cursor en la parte superior de la tabla hasta que aparezca el símbolo de selección y después se da clic, si se tiene que seleccionar varios campos se coloca en la parte superior de la tabla hasta que aparezca el símbolo de selección, después se da clic y se arrastra el cursor hasta el campo deseado (También se puede utilizar la tecla Shift). Haz clic para seleccionar el campo 89

30 SECRETARIA ACADÉMICA C.- Tabla Para seleccionar toda la Tabla se coloca el cursor en la parte superior izquierda de la tabla y se da clic sobre ella. Haz clic para seleccionar la tabla completa 90

31 SECRETARÍA ACADÉMICA PRESENTACIÓN A UNA BASE DE DATOS A.- Dar formato a la Tabla Iniciaremos con darle presentación a los datos que forman la Tabla de la base de datos con la ayuda de la Cinta de Opciones Inicio y con el Grupo Formato de texto. El Tipo de fuente, el Tamaño de fuente, los Estilos de fuente y el Color de fuente se aplican en forma directa a toda la tabla. El Color de relleno y el Color de relleno Alterno se complementan para darle a la tabla un sombreado alterno de colores según sea el caso. Los botones de Alineación se pueden aplicar en forma independiente a cada uno de los campos de nuestra base de datos. B.- Modificar Campos/Registros Registro Para modificar la altura de los registros de la tabla, coloca el cursor en medio de dos registros, aparecerá la doble flecha, haz clic y arrástrala al tamaño adecuado. Al modificar la altura de uno de los registros de la Tabla, todos los registros se modificarán automáticamente. Campo Para modificar el ancho de columna de cada uno de los campos que forman la Tabla de la base de datos, coloca el cursor en medio de dos campos, aparecerá la doble flecha, haz clic y arrástrala al tamaño adecuado. Se debe modificar el ancho de cada campo de manera independiente. 91

32 SECRETARIA ACADÉMICA NAVEGAR EN UNA TABLA Después de haber creado una base de datos, podemos recorrer la tabla y observar cada uno de los registros que la forman, utilizaremos la siguiente imagen para explicar las diferentes formas de movernos dentro de una base de datos y observar el registro deseado. A.- Moverse dentro de una Tabla a.- Botones de Navegación de Registros En los botones de navegación se observan la cantidad de registros que contiene la tabla, además con un clic se puede avanzar o retroceder de uno en uno, también con un clic se puede avanzar al primer o último registro y observar cual es el registro en donde se encuentra el cursor. b.- Teclado Con la flechas de direccionamiento se pueden mover hacia arriba o hacia abajo de los registros, con la combinación de teclas Ctrl + Inicio o Ctrl +Fin se puede mover el cursor al primer o último registro. c.- Mouse Con dar un clic en el registro deseado, se puede cambiar a cualquiera de los registros que forman la Tabla, además con la Rueda que contiene el Mouse se puede desplazar hacia arriba o hacia abajo de la Tabla. 92

33 SECRETARÍA ACADÉMICA B.- Buscar un dato en una Tabla Para realizar la búsqueda de un dato en cualquiera de los registros que forman la Tabla, se utiliza la opción Buscar que se encuentra en la pantalla después de los botones de navegación de registros, ahí se escribe el dato que se va a buscar en toda la tabla. Al momento de terminar de escribir el dato, el cursor se posicionará en la primera celda que contenga la información, si presionamos Enter el cursor se cambiará a la siguiente celda que contenga el dato y así sucesivamente. Si deseamos modificar el contenido de un campo de un registro, se da clic y se captura la nueva información. C.- Reemplazar un dato en una Tabla Para reemplazar los datos de un campo de una Tabla se selecciona la columna del campo y se da clic al botón derecho del Mouse, del menú contextual se elige la Opción Buscar de la cual se desplegará la siguiente ventana de diálogo: Buscar: Es el dato que se captura para que Access lo busque en toda la columna de datos. Reemplazar por: Es el dato que se captura y que tomará el lugar del dato buscado. Buscar en: Es el lugar en donde busca el dato, puede ser en el campo actual o en toda la tabla. Después de capturar los datos que va a buscar y reemplazar se da clic en el botón de Reemplazar todos y Access se encarga en forma automática de realizarlo. 93

34 SECRETARIA ACADÉMICA EDICIÓN DE REGISTROS Para modificar la información de una Tabla de una base de datos, explicaremos algunas opciones para lograr el cambio esperado. Para lograr los resultados esperados se utilizará la Cinta de Opciones Inicio y los Grupos Registros y Portapapeles. Además se empleará la Cinta de Opciones Hoja de datos y el Grupo de Trabajo Agregar y Eliminar. A.- Eliminar Registro Para eliminar un registro de una base de datos es necesario primero seleccionarlo y después utilizar el Botón de comando: Eliminar, en donde se desplegará un menú de opciones en la cual se seleccionará Eliminar registro. B.- Insertar Registro Para insertar un registro en una Tabla se coloca el cursor en cualquier campo, se da clic en el Botón de comando Nuevo del Grupo de trabajo Registros y aparecerá en la parte inferior de la Tabla una nueva fila para capturar el registro. Otro procedimiento alterno es seleccionar un Registro y con el botón derecho del Mouse se elige la opción: Nuevo registro del menú contextual. 94

35 SECRETARÍA ACADÉMICA C.- Insertar Campo Para insertar una columna en una Tabla se coloca el cursor en cualquier campo, se da clic en el Botón de comando Más campos del Grupo de trabajo: Agregar y eliminar, aparecerá en la parte izquierda de donde se encuentre el cursor. Otro procedimiento alterno es seleccionar una columna y con el botón derecho del Mouse se elige la opción: Insertar campo del menú contextual. D.- Cortar, Copiar y Pegar Registros Los registros elaborados en una base de datos de Access 2010 se comportan como si fuera un editor de texto, por lo tanto las acciones para Copiar, Cortar y Pegar se pueden realizar dentro de una Tabla. Con los botones de comando Cortar, Copiar y Pegar del Grupo de trabajo: Portapapeles se puede realizar la acción de mover o sacar una copia de registro de una Tabla a otra. 95

36 SECRETARIA ACADÉMICA E.- Mostrar/Ocultar campos Los campos que conformen una base de datos de Access 2010, tienen la particularidad de activarse o desactivarse en forma visible, es decir que se pueden mostrar u ocultar las columnas que forman la Tabla, para ello se utiliza el botón derecho del Mouse, y del menú contextual elige las opciones Ocultar campos y/o Mostrar campos, además se desplegara una ventana de opciones para activar o desactivar los columnas que la forman. 96

37 SECRETARÍA ACADÉMICA 2.3 ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE ACTIVIDAD 1 Descripción: Crear una base de datos Pasos para crear un archivo nuevo en Access 2010 con las opciones de Crear una nueva base de datos en blanco y a partir de una plantilla. a) Crear una nueva base de datos en blanco: Escribe en los espacios la respuesta correcta de acuerdo a las acciones de Microsoft Access Se inicia Access 2010, aparece la vista Backstage con la opción de y con el botón de previamente seleccionados. 2.- En el panel Base de datos en blanco, en el cuadro de Nombre de archivo se escribe un nombre, se selecciona la ubicación y se da clic en el botón: b) Crear una nueva base de datos a partir de a plantilla destacada Estudiantes: Escribe en los espacios la respuesta correcta de acuerdo a las acciones de Microsoft Access Se inicia Access 2010, aparece la vista Backstage. En el panel de Categorías de Plantillas disponibles se da clic en: y luego se selecciona la plantilla: 2.- En el cuadro de Nombre de archivo se escribe un nombre, se selecciona la ubicación y se da clic en el botón: c.- Identifica las plantillas disponibles en Access 2010: Escribe en los espacios la respuesta correcta de acuerdo a Microsoft Access 2010: 1.- Completa la siguiente tabla: Plantillas disponibles en Access 2010 Plantillas disponibles como bases de datos Web 1) 1) 2) 2) 3) 3) 4) 4) 5) 5) 6) 7) 97

38 SECRETARIA ACADÉMICA ACTIVIDAD 2 Descripción: Crear una base de datos Crear una tabla y captura de datos. Elabora la siguiente Tabla en una base de datos de Microsoft Access 2010, con el nombre de FACTURAS y guárdala en cualquiera de las unidades de almacenamiento. La nueva tabla se formará con los siguientes Nombres de campo, Tipos de datos y el Tamaño del campo que se especifican a continuación: Nombre del campo Tipo de datos Tamaño del campo Factura Número Entero Fecha Fecha/Hora Formato: Fecha corta Código Número Entero Compañía Texto 60 Importe Número Doble Impuesto Número Doble Total Número Doble Guarda la tabla con el nombre de NACIONALES y captura en cada uno de los campos asignados los siguientes datos: 98

39 SECRETARÍA ACADÉMICA ACTIVIDAD 3 Descripción: Crear una base de datos Crear una tabla y captura de datos Elabora la siguiente Tabla en una base de datos de Microsoft Access 2010 con el nombre de VENDEDORES y guárdala en cualquiera de las unidades de almacenamiento. La nueva tabla se formará con los siguientes Nombres de campo, Tipos de datos y el Tamaño del campo que se especifican a continuación: Nombre del campo Tipo de datos Tamaño del campo Mes Texto 15 Vendedor Texto 50 Región Texto 20 Tipo de producto Texto 15 Unidades vendidas Número Entero Guarda la tabla con el nombre de VENTAS y captura en cada uno de los campos asignados los siguientes datos: 99

40 SECRETARIA ACADÉMICA ACTIVIDAD 4 Descripción: Crear una base de datos Crear una tabla y captura de datos Elabora la siguiente Tabla en una base de datos de Microsoft Access 2010, con el nombre de COLECCIÓN DE LIBROS y guárdala en cualquiera de las unidades de almacenamiento. La nueva tabla se formará con los siguientes Nombres de campo, Tipos de datos y el Tamaño del campo que se especifican a continuación: Nombre del campo Tipo de datos Tamaño del campo Título Texto 60 Autores Texto 100 Materia Texto 50 Semestre Número Entero Páginas Número Entero Fecha de impresión Fecha/hora Guarda la tabla con el nombre de TITULOS y captura en cada uno de los campos asignados los siguientes datos: 100

41 SECRETARÍA ACADÉMICA ACTIVIDAD 5 Descripción:. Crear una base de datos Abrir una base de datos existente y crear nuevas tablas. a) Abre en Microsoft Access 2010 la base de datos VENDEDORES y elabora una nueva Tabla que se formará con los siguientes Nombres de campo, Tipos de datos y el Tamaño del campo que se especifican a continuación: Nombre del campo Tipo de datos Tamaño del campo Num Vendedor Número Entero Vendedor Texto 50 Edad Número Entero Fecha Contrato Fecha/Hora Categoría Texto 1 Guarda la tabla con el nombre de DATOS VENDEDOR y captura en cada uno de los campos asignados los siguientes datos: 101

42 SECRETARIA ACADÉMICA b) Elabora otra nueva Tabla que se formará con los siguientes Nombres de campo, Tipos de datos y el Tamaño del campo que se especifican a continuación: Nombre del campo Tipo de datos Tamaño del campo Num Vendedor Número Entero Ciudad Texto 40 Num Oficina Número Entero Guarda la tabla con el nombre de OFICINAS y captura en cada uno de los campos asignados los siguientes datos: 102

43 SECRETARÍA ACADÉMICA ACTIVIDAD 6 Descripción: Trabajando en una base de datos Edición de registros en una base de datos previamente creada. a) Abre la tabla VENTAS, el Registro número 6 córtalo y pégalo al final de la Tabla como si fuera un registro nuevo, cambia el campo de Enero a Abril. Además copia los primeros 4 registros al final de la Tabla, cambia el campo Enero a Mayo, guarda los cambios realizados b) En la base de datos VENDEDORES y en las Tablas realiza las siguientes modificaciones de Presentación: VENTAS: 1.- Amplia o Reduce el ancho de la columna para que el nombre del campo tenga buena presentación. 2.- A los campos Tipo de Producto y Unidades Vendidas da la Alineación: Centrar 3.- Aplica un Color de fondo o de relleno: Amarillo y Color de fondo o de relleno alternado: Verde Claro DATOS VENDEDOR: 1.- Amplia o Reduce el ancho de la columna para que el nombre del campo tenga buena presentación. 2.- A los campos Num Vendedor, Edad, Fecha Contrato y Categoría da la Alineación: Centrar 3.- Aplica un Color de fondo o de relleno: Amarillo y Color de fondo o de relleno alternado: Azul marino 3 OFICINA: 1.- Amplia o Reduce el ancho de la columna para que el nombre del campo tenga buena presentación. 2.- A los campos Num Vendedor, Ciudad y Num Oficina da la Alineación: Centrar 3.- Aplica un Color de fondo o de relleno: Amarillo y Color de fondo o de relleno alternado: Granate 4 103

44 SECRETARIA ACADÉMICA c) En la base de datos FACTURAS y en la Tabla realiza las siguientes modificaciones de Presentación: NACIONALES: 1.- Amplia o Reduce el ancho de la columna para que el nombre del campo tenga buena presentación. 2.- A los campos Factura y Código da la una Alineación: Centrar 3.- Aplica un Color de fondo o de relleno: Azul y Color de fondo o de relleno alternado: Amarillo c) En la base de datos COLECCIÓN DE LIBROS y en la Tabla realiza las siguientes modificaciones de Presentación: TITULOS: 1.- Amplia o Reduce el ancho de la columna para que el nombre del campo tenga buena presentación. 2.- A todos los campos dale una Alineación que creas conveniente 3.- Aplica un Color de fondo o de relleno y Color de fondo o de relleno alternado a tu gusto 104