MANUAL DE FUNCIONES DE AUTORIDAD PORTUARIA DE PUERTO BOLIVAR CAPITULO I 1. DIRECTORIO

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1 CAPITULO I 1. DIRECTORIO 1.1 CONFORMACIÓN DEL DIRECTORIO EL DIRECTORIO ESTARA CONFORMADO POR: Un vocal designado por el Presidente de la Republica, quien presidirá las Sesiones. El Capitán de Puerto de la respectiva jurisdicción, quien subrogará al Presidente en caso de ausencia. Un vocal designado por el Ministro de Finanzas y Crédito Público y su respectivo suplente. Un vocal designado por el Ministro de Comercio Exterior, Industrialización y Pesca con su respectivo suplente. Un vocal designado por el Ministro de Obras Publicaciones y Comunicaciones y su respectivo suplente. Dos vocales representantes por parte de los usuarios, designados por la cámara de Producción, con sus respectivos suplentes, la designación sé realiza cada año de conformidad con el Reglamento aprobado por el Consejo Nacional de la Marina Mercante y Puerto FUNCIONES DEL DIRECTORIO: a) Presentar anualmente o cuando fuere requerido, un informe a la Subsecretaria de Puertos, Transporte Marítimo y Fluvial de las actividades realizadas en él ejercicio Económico inmediatamente anterior. b) Elaborar la terna para la designación del Gerente General de la Entidad, por parte de la Subsecretaria de Puertos, Transporte Marítimo y Fluvial c) Conocer y aprobar los Estados Financieros, Balances y otros informes de la Entidad, que obligatoriamente deberá presentar el Gerente General, dentro del primer trimestre de cada año. d) Aprobar los Reglamentos de Servicios Portuarios, así como los Manuales de Organización, Orgánicos de Personal y demás Reglamentos, todo ello tomando como base los anteproyectos presentados por el Gerente General, y formular los reglamentos de aplicación uniformes a todas las Entidades Portuarias, a ser puestas a consideración de la Dirección general de la Marina y del Litoral. 1

2 g) Autorizar al Gerente la celebración de contratos, inversiones, adquisiciones, estudios y otros actos necesarios para el cumplimiento de los fines de la Entidad, cuyo monto requiere del concurso de Ofertas, sujetándose a la Ley de Licitaciones y al Presupuesto aprobado. h) Resolver en segunda instancia las reclamaciones del usuario, en todo lo que concierne a servicios portuarios. i) Las demás determinadas en la Ley General de puertos y en los estatutos respectivos. 1.2 FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL DIRECTORIO: a) Convocar a sesiones del Directorio b) Proponer el Orden del día en las Sesiones. c) Presidir las Sesiones. d) Legalizar con su firma las actas y resoluciones. 1.3 FUNCIONES DE LOS REPRESENTANTES: a) Concurrir a las sesiones. b) Formar parte de las comisiones a las que fueren designadas por el Presidente del Directorio en el área de su competencia. 2

3 1. STAFF DIRECTORIO 1.4 SECRETARIA EJECUTIVA (PRESIDENCIA) FUNCIONES BASICAS Organizar y controlar la recepción, despacho y archivo de la correspondencia, así como la asistencia Administrativa al Presidente del Directorio. PRINCIPALES TAREAS a) Recibir, Clasificar, registrar y distribuir las comunicaciones que ingresen y salgan de la Presidencia. b) Asistir a reuniones de trabajo de los Directivos y tomar notas taquigráficas o grabada de sus intervenciones. c) Preparar con anticipación la documentación y antecedentes para reuniones internas o externas a las que deba asistir al Presidente del Directorio. d) Dar seguimiento inmediato y dar preferencia a los trámites Administrativos que así Lo requieran. e) Mecanografiar circulares, actas de reuniones e informes. f) Revisar y controlar la correspondencia a ser suscrita por el Presidente del Directorio y mantener un estricto control de la misma. g) Registrar y controlar la documentación en calidad de préstamo a los diferentes departamentos de la Entidad. h) Mantener ordenado los archivos, documentos y comunicaciones de la Entidad, así como conferir copia certificada de los documentos, previa orden escrita por el Presidente del Directorio. i) Llevar la agenda de compromisos del Presidente del Directorio de acuerdo al grado de Importancia. j) Mantener un trato amable y cortés con los usuarios del Puerto. k) Otras que le fueren asignadas por el Presidente del Directorio. l) Comunicar al departamento de protección, cualquier actividad insegura para la entidad portuaria. 3

4 m) Que los equipos y archivos que están a su cargo estén debidamente con las seguridades del caso n) Participar activamente en brigadas de contingencias. o) AUTORIDAD Reporta a: Presidente del Directorio y Gerente General. DESIGNACIÓN La secretaria será nombrada por el Gerente General de conformidad con las disposiciones orgánicas y reglamentarias de la Entidad. REQUISITOS PERSONALES Educación: Idioma: Experiencia: Titulo Secretaria Ejecutiva. Conocimiento de utilitarios de informática y manejo de procesador de palabras. Ingles Básico. Mínimo 3 años de Secretaria Ejecutiva. Competencias: Excelente comunicación. Enfoque al cliente Trabajo en equipo Flexibilidad Solución de problemas 4

5 1. 2 AUDITORIA INTERNA JEFE DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA FUNCION BASICA Planificar, programar, organizar, dirigir, coordinar, supervisar y controlar las actividades que le competen ejecutar a la Unidad de Auditoria Interna; y, brindar la asesoria que le sea solicitada en materia de su competencia, como un servicio a la alta dirección de la Entidad. PRINCIPALES TAREAS a) Fijar anualmente los objetivos y políticas de la Unidad, de acuerdo a las orientaciones que para el efecto dicte la Contraloría General del Estado, y todas las demás leyes y disposiciones que rige al sistema portuario. b) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales, reglamentarias, políticas, normas técnicas y todas las demás regulaciones de la Auditoria Gubernamental. c) Elaborar el plan anual de control de la Unidad, someterlo a conocimiento del Gerente General y aprobación del Directorio y, de manera definitiva de la Contraloría General del Estado. d) Presentar trimestralmente al Directorio y al Gerente General, un informe de las Actividades de su Unidad y el cronograma de cumplimiento de las mismas. e) Ordenar la ejecución de auditorias y exámenes especiales al personal de Auditoria de su Unidad. f) Supervisar la calidad técnica de las auditorias y exámenes efectuados, y las labores del personal a su cargo. g) Proporcionar al Directorio, Gerente General y funcionarios de la Entidad, la asesoría técnica Administrativa que le sea solicitada de acuerdo su competencia y en el ámbito de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado vigente. h) Recomendar la adopción de medidas correctivas. i) Justificar su calidad técnica y profesional y la del personal a su cargo. j) Observar estrictamente el Código de Ética profesional del Auditor Gubernamental, expedido por el Contralor General del Estado. 5

6 k) Firmar los informes de las auditorias y exámenes especiales que ejecute la Unidad, someterlos a conocimiento del Directorio y enviarlos oportunamente a los organismos que señale la Ley. l) Informar al Directorio, Gerente General y al Contralor General del Estado, sobre cualquier falta grave o hecho delictivo que verifique con ocasión del cumplimiento de sus funciones. m) Colaborar con la Contraloría General del Estado y con los Auditores Externos. n) Mantener reserva confidencial sobre las actividades de control que ejecuta la Unidad. o) Promover la capacitación del personal de la Unidad. p) Verificar el cumplimiento de las recomendaciones de Auditoria externa e interna y conocer los informes de inspección de la Dirección General de la Marina Mercante y del Litoral. q) Ejecutar las actividades de control que solicite el Directorio y el Gerente General. r) Las demás obligaciones señaladas en la Ley y las que determine la Contraloría General del Estado, el Directorio y el Gerente General de la Entidad. s) Comunicar al departamento de protección, cualquier actividad insegura para la entidad portuaria. t) Que los equipos y archivos que están a su cargo estén debidamente con las seguridades del caso. u) Participar activamente en brigadas de contingencias. AUTORIDAD Reportar a: Presidente del Directorio y Gerente General Controla a: Auditor Interno 1. DESIGNACIÓN El Jefe de la Unidad de Auditoria Interna será designado por la Contraloría General del Estado SUBROGACIÓN 6

7 En caso de ausencia temporal será remplazado por el Auditor Interno1 quien se encargara de las funciones del cargo previa disposición del Gerente General. REQUISITOS PROFESIONALES Educación: Idioma: Experiencia: Ingeniero Comercial, Economista, Licenciado en Contabilidad y Auditoria, Contador Público titulado a nivel Universitario en servicios Pasivos, especializado en Auditoria. Haber aprobado los cursos de Auditoria Financiera y Operacional dictados por la Contraloría General del Estado. Conocimiento de Ingles Básico. 4 años de experiencia como Auditor Gubernamental Externo o Interno, o Gerente de Auditoria Externa. Competencias: Conciencia del negocio y la organización Excelente comunicación. Enfoque al cliente Trabajo en equipo Flexibilidad Solución de problemas Planeación y organización 7

8 1.2.2 AUDITOR INTERNO 1 FUNCION BÁSICA Asistir al Jefe de la Unidad de Auditoria Interna en el Cumplimiento de las funciones específicas de la Unidad y ejecutar las actividades de control que le encomiende. PRINCIPALES TAREAS a) Realizar auditorias y los Exámenes Especiales que disponga el Jefe de Auditoria. b) Cumplir las disposiciones legales, reglamentarias. Políticas, normas, técnicas y todas las demás regulaciones de la Auditoria Gubernamental y todas las demás leyes y disposiciones que rige en el sistema portuario. c) Mantener su calidad técnica y profesional. d) Mantener reserva confidencial sobre las actividades de control que realice la Unidad. e) Observar estrictamente el Código de Ética Profesional del Auditor Gubernamental, expedido por el Contralor General del Estado. f) Informar al Jefe de la Unidad sobre cualquier falta grave o irregularidad que verifique con ocasión del cumplimiento de sus funciones. g) Colaborar con los Auditores externos de la Contraloría General del Estado. h) Asistir al Jefe de Auditoria en la elaboración de informes y comunicaciones. i) Organizar y mantener actualizado un banco de las recomendaciones formuladas por la unidad en los informes respectivos. j) Realizar arqueos de caja chica y verificar de valores por cobrar. k) Receptar, despachar y archivar ordenadamente los documentos y papeles de trabajo relacionados con las actividades Administrativas y de control de la Unidad. l) Las demás obligaciones señaladas en la Ley y las que determine el Jefe de la Unidad. m) Comunicar al departamento de protección, cualquier actividad insegura para la entidad portuaria. 8

9 n) Que los equipos y archivos que están a su cargo estén debidamente seguros. o) Participar activamente en brigadas de contingencias. AUTORIDAD Reporta a: Al Jefe de Unidad de Auditoria Interna. DESIGNACIÓN El Jefe de la Unidad de Auditoria Interna será designado por la Contraloría General del Estado REQUISITOS PROFESIONALES Educación: Ingeniero Comercial, Economista, Contador Público Titulado a nivel Universitario, especializado en Auditoria. Haber aprobado cursos del área de Auditoria, dictado por la Contraloría General del Estado. Experiencia: 3 años como Auditor Gubernamental Externo o Interno. Competencias: Excelente comunicación. Enfoque al cliente Trabajo en equipo Flexibilidad Solución de problemas 9

10 CAPITULO II 2. GERENCIA GENERAL 2.1 GERENTE GENERAL FUNCION BASICA Ejercer la representación legal de la Entidad y orientar el desarrollo de la misma hacia el logro de los objetivos, mediante la planificación, organización, dirección, supervisión y control de las actividades operativas, administrativas y financieras de la Entidad. PRINCIPALES TAREAS De conformidad con lo establecido en el Art. 13 de la Ley de Régimen Administrativo Portuario Nacional, son funciones y atribuciones del Gerente General: a) Dirigir la administración y operación de la Entidad de acuerdo a las Leyes y Reglamentos. b) Elaborar los proyectos de mejoramiento y desarrollo del Puerto para someterlos a aprobación del Directorio. c) Ordenar, coordinar y revisar la elaboración de los proyectos de presupuestos y orgánico funcional de la Entidad Portuaria para someterlos a estudio y aprobación del Directorio. d) Poner en ejecución los acuerdos y resoluciones de los Directorios correspondientes. e) Celebrar contratos, inversiones, adquisiciones, estudios y otros actos necesarios para el cumplimiento de los fines de la Entidad, cuyo monto no requiera de concurso de oferta o que han sido autorizados por el Directorio en Sujeción a la Ley de contratación Pública y al presupuesto aprobado. Sin embargo, el Gerente deberá informar al Directorio, sobre cualquier contrato, inversión, adquisición, etc, que haya realizado. f) Presentar al Directorio, trimestralmente un informe de sus actividades conjuntamente con los balances y los estados financieros desglosados con código de cuentas de ejercicio anual. g) Responder ante el Directorio, sin perjuicios de las responsabilidades civiles y penales previstas en las Leyes, por la ejecución de todos los actos, acuerdos y decisiones que fueren de su incumbencia. h) Nombrar, contratar y remover al personal de la Autoridad Portuaria con sometimiento a la ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa, al Orgánico de 10

11 personal aprobado y al Reglamento de carrera Profesional para servidores de las Autoridades Portuarias a excepción de los Jefes Departamentales que serán nombrados previa resolución del Directorio y de acuerdo a la ley de Servicio Publico. i) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones contenidas en la Ley de Régimen Administrativo Portuario y en las demás Leyes, ordenanzas y Reglamentos relacionados con las funciones a su cargo, o con los fines y objetivos de la Institución. j) Ejecutar los planes y programas relacionados con la Política Portuaria Nacional y en lo que corresponda a la Entidad a su cargo. k) Elaborar los proyectos de Reglamentos, tarifas o modificaciones, programas de acción y de inversión, asignación de fondos presupuestarios para tales programas, pro forma de orgánicos de personal y cualquier otra mejora en la organización y administración, que estimare conveniente para la buena marcha de la Institución. l) Poner en conocimiento del Presidente del Directorio, la agenda para las Sesiones de este organismo y preparar la documentación requerida para la misma. m) Conocer en primera instancia, las reclamaciones de los usuarios en todo lo que concierne a la prestación de servicios. n) Todas las demás obligaciones y atribuciones contempladas en las Leyes y Reglamentos pertinentes. o) Presentar al Directorio el informe de las actividades cumplidas por la Entidad, correspondiente al año anterior y disponer las medidas necesarias para que se de cumplimiento a aquellas que no han podido ser cumplidas. p) Presentar a la aprobación del Directorio el Plan y cronograma anual de actividades de la Entidad. q) Asistir a las sesiones de Directorio con voz informativa y sin voto, actuando como secretario del mismo. r) Controlar la correcta recaudación e inversión de los fondos y administrarlos de acuerdo a la Ley. s) Autorizar, vigilar y controlar las acciones relacionadas con la actividad naviera de las personas naturales y Jurídicas, nacionales o extranjeras que operen en la Entidad. t) Aprobar manuales de organización, normas, procedimientos y demás disposiciones que regulen el funcionamiento de la Entidad de conformidad con las disposiciones legales vigentes. 11

12 u) Autorizar, coordinar, regular y controlar las operaciones marítimas y los servicios Portuarios. v) Someter a la aprobación definitiva de la Subsecretaria de Puertos, Transporte Marítimo y Fluvial. los proyectos y reformas de los reglamentos tantos administrativos como operacionales, normativa y niveles tarifaríos, documentos que deberán estar aprobados previamente por el Directorio de la Entidad. w) Coordinar con la Autoridad Naval respectiva la seguridad física de las instalaciones terrestres y marítimas del Puerto y de las naves en la jurisdicción x) Velar por el cumplimiento de las normas legales establecidas para el control y prevención de la contaminación marina. y) Presentar al Directorio el informe de las actividades cumplidas por la Entidad correspondiente al año anterior y disponer las medidas necesarias para que se de cumplimiento y aquellas que no han podido ser cumplidas. z) Presentar a la aprobación del Directorio el Plan y Cronograma Anual de actividades de la Entidad. aa) Supervisar y controlar la gestión Operativa-Administrativa y Financiera a través de la revisión de informe, observaciones y conocimientos plenos de las actividades desplegadas. bb) cc) dd) ee) ff) Conocer los informes de la Dirección General de la Marina Mercante y del Litoral, Contraloría General del Estado y Organismos afines y cumplir con las observaciones y recomendaciones emitidas por los indicados Órganos de control. Autorizar el gasto de acuerdo a las normas y procedimientos legales establecidos en la Ley Orgánica de Administración Financiera y control y demás Leyes que le fuesen aplicadas. Disponer al departamento de protección, las situaciones de los niveles de contingencias, cualquier actividad para la seguridad de la entidad portuaria. Que los equipos y archivos que están a su cargo estén debidamente custodiados Participar activamente en brigadas de contingencias AUTORIDAD Reporta a: Controla a: Presidente del Directorio Jefe Departamentales y Unidades Asesoras 12

13 DESIGNACIÓN El Gerente General será nombrado por la Subsecretaria Puertos, Transporte Marítimo y Fluvial de la Terna presentada por el Directorio. SUBROGACIÓN En caso de ausencia temporal será remplazado por el Jefe Departamental o de unidad designado por el Directorio. En caso de ausencia definitiva será subrogado por el servidor designado por la Subsecretaria de Puertos, Transporte Marítimo y Fluvial, hasta que se designe el nuevo titular. REQUISITOS PROFESIONALES Educación: Idioma: Titulo Profesional titulado de Estado Mayor (EM) en Servicio Pasivo. Conocimiento de Ingles Experiencia: 5 años de experiencia en Administración de Empresa Naviera, Puertos Marítimos, Profesional en cargos ejecutivos. Competencias: Comunicación Orientación al logro, a los resultados Enfoque al cliente Trabajo en equipo Liderazgo Planeación y organización. Conciencia del negocio y la organización Flexibilidad Desarrollo de otros Solución de problemas Pensamiento analítico Construcciones de relaciones claves SECRETARIA EJECUTIVA 13

14 FUNCION BASICA Organizar y controlar la recepción, despacho y archivo de la correspondencia, así como la asistencia Administrativa de la Gerencia General. PRINCIPALES TAREAS a) Recibir, clasificar, registrar y distribuir las comunicaciones que ingresen y salgan de la Gerencia así como conferir copias certificadas de los documentos, previa orden escrita de máxima autoridad. b) Asistir a reuniones de trabajo del Directorio por disposición del señor Gerente. c) Preparar con anticipación la documentación y antecedentes para reuniones internas o externas a las que deba asistir el Gerente. d) Dar seguimiento inmediato y dar preferencia a los trámites administrativos que así lo requieran. e) Mecanografiar circulares, actas de reuniones e informes. f) Revisar y controlar la correspondencia a ser suscrita por el Gerente y mantener un estricto control de la misma. g) Registrar y controlar la documentación entregada en calidad de préstamo a los diferentes departamentos de la Entidad. h) Llevar la agenda del compromiso del Gerente de acuerdo al grado de importancia. i) Mantener un trato amable y cortés con los usuarios del Puerto y el personal de la entidad. j) Controlar y solicitar el pedido de suministros y activos fijos que necesite la oficina para el normal desarrollo, previa aprobación del Gerente General. k) Manejar y custodiar la caja chica. l) Coordinar el envío de comunicaciones internas y externas, faxes y rutas al interior y exterior de la Entidad. m) Organizar las actividades de la oficina y presentar alternativas de solución. n) Coordinar y controlar el orden de atención de las entrevistas internas y externas que desean atención con el señor Gerente, así como recibir y distribuir oportuna y ágilmente las llamadas telefónicas de la gerencia. o) Preparar la agenda de actividades diarias del Gerente General. 14

15 p) Preparar con anticipación la documentación y antecedente las reuniones internas y externas a las que debe asistir el Gerente. q) Coordinar la recepción, envío y distribución de las comunicaciones y Resoluciones que se generan de las sesiones del Directorio. r) Comunicar al departamento de protección, cualquier actividad insegura para la entidad portuaria. s) Que los equipos y archivos que están a su cargo estén debidamente custodiados t) Participar activamente en brigadas de contingencias AUTORIDAD Reporta a: Gerente General DESIGNACIÓN La secretaria será nombrada por el Gerente General de conformidad con las disposiciones orgánicas y reglamentarias de la Entidad. REQUISITOS PROFESIONALES Educación: Idioma: Experiencia: Licenciada en Secretariado Ejecutivo Conocimiento de utilitarios de informática y manejo de procesador de palabras. Ingles Básico. Mínimo 3 años de Secretaria Ejecutiva de Gerencia. Competencias: Excelente comunicación. Enfoque al cliente Trabajo en equipo Flexibilidad Solución de problemas 2.2 ASISTENTE SECRETARIA FUNCIONES BASICAS 15

16 Realizar las labores de recepción, registro, despacho, preparación y archivo de la documentación que ingresa o egresa de la Entidad y receptar las comunicaciones telefónicas, así como asistencia administrativa a la Gerencia General en caso de ser necesario. PRINCIPALES TAREAS a.) Contestar correspondencia conforme instrucciones del Gerente General b.) Canalizar con un trato amable y cortés la atención al usuario que solicita entrevistarse con el Gerente General, personal o telefónicamente. c.) Preparar con anticipación la documentación y antecedentes para reuniones internas o externas a las que deba asistir el Gerente General d.) Tomar nota en reuniones de trabajo con Jefes Departamentales y Unidades, a fin de transcribir disposiciones para el debido cumplimiento. e.) Digitar actas de reuniones de trabajo e informes. f.) Registrar y controlar la correspondencia a ser suscrita por el Gerente General, manteniendo un estricto control de la misma. g.) Dar seguimiento y prioridad a los trámites administrativos de mayor importancia. h.) Realizar labores de recepción y registro en bitácora y envío de las comunicaciones y correspondencia de la Gerencia General i.) Realizar labores de actualización y archivo de la correspondencia interna y externa que recibe Gerencia General. j.) Registrar y controlar la documentación entregada en calidad de préstamo a los diferentes departamentos de la Entidad. k.) Mantener ordenado los archivos, documentos y comunicaciones de la gerencia General l.) Realizar oportunamente las llamadas telefónicas de acuerdo a las necesidades del Gerente General. m.) Receptar y anunciar de manera inmediata las llamadas telefónicas para el Gerente General. n.) Mantener actualizado el directorio telefónico de la Gerencia General. o.) Otras funciones que le fueren asignadas por el Gerente General. p.) Que los equipos y archivos que están a su cargo estén debidamente asegurados. q.) Participar activamente en brigadas contingencia. AUTORIDAD Reporta a: Gerente General. ASIGNACIÓN 16

17 La asistente secretaria será nombrada por el Gerente General, de conformidad con las disposiciones orgánicas y reglamentarias de la Entidad. REQUISITOS PROFESIONALES Educación: Idioma: Técnico Superior en Secretariado Ejecutivo Bilingüe, Bachiller en Comercio y Administración, especialización secretariado; cursos de secretariado y Relaciones Humanas, conocimiento del manejo de utilitarios de informática y procesador de palabras. Ingles Básico Experiencia: 2 años de experiencia en labores de secretariado, archivo y atención al público. Competencias: Excelente comunicación. Enfoque al cliente Trabajo en equipo Flexibilidad Solución de problemas 2.3 SECRETARIA GENERAL FUNCION BASICA 17

18 Dirigir las actividades que tienen relación con la correspondencia interna y externa de la Entidad, receptar, registrar, despachar, archivar y certificar toda la correspondencia que ingresa y/ o egresa de la Entidad. PRINCIPALES TAREAS a) Organizar y mantener actualizado el archivo general de la Entidad. b) Elaborar resoluciones Administrativas. c) Información a los usuarios sobre Pólizas, garantías y requisitos para ser operador portuario. d) Supervisar la recepción, registro y despacho de la correspondencia, expedientes, documentos de trámite general y su distribución a los destinatarios a través del Sistema de Control de Flujo de Documentos. e) Conferir copias certificadas de los documentos que reposan en la entidad. f) Verificar y certificar la recepción, por parte de la Entidad de las garantías de cualquier índole que deba exigir Autoridad Portuaria, al momento de suscribir contratos y enviar para revisión de la Unidad de Asesoria Jurídica. g) Registrar y controlar la documentación entregada en calidad de préstamo a los diferentes departamentos de la Entidad. h) Comunicar al departamento de protección, cualquier actividad insegura para la entidad portuaria. i) Control previo y envíos para pagos de Diarios y correspondencia Nacional e Internacional. j) Que los equipos y archivos que están a su cargo estén debidamente custodiados k) Participar activamente en brigadas de contingencias. AUTORIDAD Reporta a: Gerente General DESIGNACIÓN La Secretaria General será nombrada por el Gerente General de conformidad con las disposiciones orgánicas y reglamentarias de la Institución. 18

19 SUBROGACIÓN En caso de ausencia temporal será remplazado por la Secretaria Ejecutiva. REQUISITOS PROFESIONALES Educación: Idioma: Experiencia: Licenciada en Comunicación, Abogado o Carreras a fines. Conocimiento de Utilitarios de Informática Ingles Intermedio Conocimiento en distintas ciencias de la administración. Mínimo 3 años en labores afines. Competencias: Excelente comunicación. Enfoque al cliente Trabajo en equipo Flexibilidad ASESOR JURIDICO 2.3 ASESORIA JURÍDICA 19

20 FUNCION BASICA Asesorar al Directorio, Gerencia, Departamentos y unidades en material legal, así como coordinar y normar todas las actividades jurídicas que se desarrollen en la entidad. TAREAS PRINCIPALES Atender los asuntos administrativos que se ventilen en la Entidad, de conformidad con lo establecido en las Leyes y reglamentos vigentes, asistiendo al Gerente General, jefes departamentales y de Unidades y demás Abogados cuando sea requerido, participando directamente en la asesoria de asuntos relacionados con la designación Concesión Portuaria y en los contratos que se rijan por la Ley de Contratación Pública, Ley de Consultoría y de otras Leyes pertinentes a la administración Pública. TAREAS PRINCIPALES: a.) Cumplir y hacer cumplir las leyes, reglamentos, directivas, normas de carácter legal vigentes Y demás leyes y disposiciones relacionadas con la actividad portuaria. b.) Dar cumplimiento a las observaciones y recomendaciones emitidas por la Dirección General de la Marina Mercante y Puertos del Litoral, Contraloría General del Estado y Organismos afines. C.) Presentar a la aprobación de la Gerencia el Plan y Cronograma Anual de Actividades de su Unidad. d.) Presentar trimestralmente al Gerente General el informe de las actividades de su Unidad y el Grado de cumplimiento de las mismas. e.) Asesor a la Gerencia, Directorio, Unidades y Departamentos de la entidad, sobre los aspectos Legales que le conciernen a la misma. f.) Elaborar todos los documentos contractuales que celebra la entidad de acuerdo a las Leyes y Reglamentos vigentes y revisar los contratos por adhesión y emitir su criterio jurídico de Acuerdo al caso.. g.) Actualizar reglamentos, directivas, disposiciones, etc., que rigen a la actividad Jurídica Administrativa de la entidad. H.) Ser responsable ante el Gerente General por todos los trámites judiciales y extrajudiciales que Le conciernen a la entidad. i.) Asesora a las demás unidades de la entidad, cuando se lo soliciten j.) Presentar el informe trimestral con las respectivas recomendaciones sobre las actividades Encomendadas y el grado de cumplimiento de las mismas. 20

21 k.) Elaborar previa solicitud del Gerente, Departamento o Unidad las bases para los concursos de Precios y licitaciones públicos para lo cual el solicitante deberá enviar la documentación de Sustento y los justificativos de la necesidad. l.) Elaborar las actas de comité de contrataciones y demás documentos legales. m.) Emitir criterios y evaluación del personal a su cargo. n.) Revisar y calificar de conformidad con las disposiciones legales, las diferentes garantías y las Garantías presentadas por los contratistas y demás documentos legales que se presenten. o.) Comunicar al departamento de protección, cualquier actividad insegura para la entidad Portuaria. p.) Que los equipos y archivos que están a su cargo estén con las seguridades del caso. q.) Participar activamente en brigadas de contingencias. r.) Elaborar las Bases con los cambios o modificaciones dispuestas por el comité de contratación. s.) Realizar los trámites en la Contraloría y Procuraduría General del Estado, contestando y evaluando con el comité las posibles observaciones en estos organismos respecto a los procesos. t.) Elaborar los contratos en el área de su competencia, minutas y tramitar las escrituras públicas en la correspondiente Notaria hasta la suscripción del contrato. u.) Conocer los registros oficiales, documentos y disposiciones legales vigentes y controlar que se mantenga debidamente registrados, archivados y actualizados. v.) Analizar la documentación legal vigente y disponer que se distribuya una copia de la misma a los Departamentos y Unidades según el ámbito de aplicación. w.) Supervisar que para la celebración de contratos, se de cumplimiento a las disposiciones legales establecidas en la Ley de contratación Pública y demás Leyes pertinentes a la administración Pública. AUTORIDAD Reporta a: Gerente General Controla a: Abogado Asistente y a Secretaria 21

22 DESIGNACIÓN El asesor Jurídico será designado por el directorio de entre los candidatos sugeridos por el Gerente General y nombrado de acuerdo a las disposiciones legales y reglamentarias de la entidad. SUBROGACIÓN En caso de ausencia temporal, será remplazado por el Abogado Asistente REQUISITOS PROFESIONALES Educación: Doctor en Jurisprudencia o Abogado con especialización en Derecho Mercantil, Marítimo, Administrativo, Laboral y Contratación Publica. Idioma: Ingles requerido Experiencia: 4 años de experiencia como asesor legal en relación al comercio marítimo y empresas internacionales. Competencias: Comunicación Orientación al logro, a los resultados Enfoque al cliente Trabajo en equipo Liderazgo Planeación y organización. Conciencia del negocio y la organización Flexibilidad Desarrollo de otros Solución de problemas Pensamiento analítico Construcciones de relaciones claves ABOGADO ASISTENTE FUNCION BASICA 22

23 Asistir al asesor Jurídico en los asuntos legales inherentes en materia laboral, penal y civil de conformidad con las disposiciones legales vigentes. PRINCIPALES TAREAS a) Preparar con anticipación la documentación y antecedentes para las reuniones internas y externas a las que deba asistir el Asesor Jurídico. b) Revisar la documentación que se genere en la Unidad, así como la que provenga del exterior de la misma, presentar informe al Jefe de la Unidad. c) Revisar y mantener actualizados los registros Oficiales y demás documentos legales. d) Transmitir a los departamentos interesados, la información que conste en los Registros Oficiales. e) En caso de ausencia del Jefe, asesorar a las diferentes áreas en el caso de ser requerido. f) Elaborar un reporte mensual de todos los juicios que se ventilen en la Entidad, según las instancias Jurídicas. g) Asistir al Asesor Jurídico en la elaboración de contratos, juicios coactivos, laborales y otros documentos legales. h) Concertar citas con anticipación y atender al público con todo aquellos asuntos relacionados con su actividad. i) Mantener informado al Asesor Jurídico sobre los avances de los trabajos encomendados. j) Velar por que se cumplan las normas de control Interno que corresponden a su Unidad. k) Comunicar al departamento de protección, cualquier actividad insegura para la entidad portuaria. l) Que los equipos y archivos que están a su cargo estén con las seguridades del caso. m) Participar activamente en brigadas de contingencias. n) Atender todos los asuntos inherentes a materia civil y administrativa que le sean entregados para su estudio y resolución, presentar informe al jefe de la Unidad. o) Mantener debidamente informado al Jefe de la Unidad de Asesoría Jurídica, mediante la prestación de informes sobre el avance de las tareas encomendadas. p) Llevar a cabo los trámites precontractuales que le designe el Jefe de la Unidad, referente a las distintas licitaciones, concursos Públicos de ofertas, comités de contrataciones que la 23

24 Entidad requiera a través del Directorio o Gerencia de acuerdo al Caso, conforme a la Ley de Contratación Pública y las resoluciones de la DIGMER. q) Intervenir en el comité de las contrataciones que delegue el Jefe de la Unidad, analizar los documentos precontractuales elaborados por el departamento que origina la contratación. r) Llevar un registro de Control, archivo y reporte trimestral de todos los contratos celebrados por concesión, permisos y autorización. s) Asesorar a los Directivos y servidores de la entidad, sobre los aspectos legales concernientes a su actividad y recomendar las medidas pertinentes, con el fin de que se fomente la eficiencia y el buen funcionamiento de la Modernización y concesión, permisos autorizaciones. t) Responsabilizarse de todos los trámites que conciernen a su actividad. u) Atender los reclamos en contra de la Entidad que le sean delegados para su análisis y revisión. v) Realizar todas las tareas que determine el jefe de la Unidad. AUTORIDAD Reporta a: Jefe Asesor Jurídico. DESIGNACIÓN El Abogado asistente será nombrado por el Gerente General de acuerdo a las disposiciones orgánicas y reglamentarias de la Institución. REQUISITOS PROFESIONALES Educación: Idioma: Experiencia: Abogado. Conocimiento del manejo de utilitarios de Informática Ingles Básico. 3 años de experiencia en actividad profesional. Competencias: Excelente comunicación. Enfoque al cliente Trabajo en equipo Flexibilidad 24

25 Solución de problemas 25

26 2.3.2 SECRETARIA DE UNIDAD DE ASESORIA JURÍDICA FUNCION BASICA Ejecutar labores variadas de secretariado, distribución, manejo y archivo de toda la documentación de la Unidad y receptar las comunicaciones telefónicas. PRINCIPALES TAREAS a) Receptar y registrar en bitácora y despachar las comunicaciones y correspondencia que llegan o se generan en la Unidad. b) Mecanografiar informes, correspondencia, contratos y demás documentación que se generen en la Unidad. c) Mecanografiar y mantener actualizado el listado de reporte de juicio que se ventilen en la Entidad según las instancias Jurídicas. d) Recibir oportunamente las llamadas telefónicas. e) Llevar la agenda de compromisos del Jefe de la Unidad de Asesoria Jurídica de acuerdo al grado de importancia. f) Canalizar la atención al público, personal o telefónicamente, previa la atención del Jefe de la Unidad. g) Otras que le fueren asignadas por el Jefe de la Unidad. h) Comunicar al departamento de protección, cualquier actividad insegura para la entidad portuaria i) Que los equipos y archivos que están a su cargo estén custodiados j) Participar activamente en brigadas de contingencias. k.) Mantener discreción y reserva de los documentos de la Entidad. AUTORIDAD Reporta a: Jefe de la Unidad de Asesoria Jurídica y Asistente Legal 26

27 ASIGNACIÓN MANUAL DE FUNCIONES DE AUTORIDAD PORTUARIA DE La secretaria será nombrada por el Gerente General, de conformidad con las disposiciones Orgánicas y reglamentarias de la Entidad. REQUISITOS PROFESIONALES Educación: Idioma: Titulo de secretaria, conocimiento del manejo de utilitarios de informática y procesador de palabras. Cursos de Relaciones Humanas. Ingles Básico Experiencia: 2 años de experiencia en labores de Secretariado, archivo y atención al público. Competencias: Excelente comunicación. Enfoque al cliente Trabajo en equipo Flexibilidad 27

28 2.4 CONTROL DE GESTION ANALISTA-JEFE DE GESTIÓN PORTUARIA FUNCION BASICA Analizar y evaluar las gestiones operativas, técnicas, administrativas y financieras de la Entidad, emitir las recomendaciones pertinentes y tendientes a mejorar los servicios e imagen del Puerto, así como la captación de nuevos mercados. PRINCIPALES TAREAS a) Cumplir y hacer cumplir las Leyes y Reglamentos establecidos para la Entidad. b) Presentar trimestralmente al Gerente General el Informe de las actividades de su Unidad y grado de cumplimiento de las mismas. c) Presentar a la aprobación de la Gerencia General el plan y cronograma anual de actividades de su Unidad. d) Revisar los planes y cronogramas de actividades presentados a la Gerencia por los Jefes de Departamento y/o Unidades, a fin de que los mismos estén en concordancia con la planificación estratégica, misión y objetivos de la Entidad. e) Coordinar con la División de Recursos Humanos, en los cambios y mejoras al Manual de Funciones y al Reglamento de Carrera Profesional, así como a los procesos para el desarrollo de las tareas las mismas que serán puestas a consideración de gerencia General. f) Efectuar un análisis evaluativo de las actividades que se ejecutan en los Departamentos y/o Unidades y establecer las medidas correctivas en el caso de ser necesario. g) Cumplir con las observaciones y recomendaciones emitidas por la Dirección General de la Marina Mercante y del Litoral, Contraloría General del Estado y Organismos afines de Control. h) Asesorar la implantación y ejecución del método de planificación empresarial en materia de operaciones y técnicas Portuarias y de índices de Operaciones Internacionales (ISO 9000) este último en coordinación con la Unidad de Procesos. i) Actualizar en materia de su competencia los planes maestros estratégicos, etc., en vigencia para la Entidad. 28

29 j) Proponer mejoras de carácter operativo, técnico y administrativos tales como de carga, atención a naves, tarifas y niveles tarifarios nacionales e internacionales u obras de infraestructura Portuaria a fin de optimizar el funcionamiento del Puerto. k) Evaluar las actividades, trabajo, medios y métodos utilizados por la empresa permisionaria y Concesionaria autorizada por la Entidad, a fin de que los servicios proporcionados sean de óptima calidad y eleven la imagen del Puerto. l) Analizar los sistemas estadísticos de la Entidad y compararlos con los de otras Instituciones nacionales e internacionales, emitir las observaciones y recomendaciones necesarias a los Departamentos y Unidades. m) Evaluar la información que se suministra al sistema de información general, a fin de que la misma sea oportuna, confiable y veraz. n) Asesorar a la Gerencia en lo concerniente al establecimiento de procedimientos tendientes a mejorar la gestión Portuaria. o) Comunicar al departamento de protección, cualquier actividad insegura para la entidad portuaria p) Que los equipos y archivos que están a su cargo estén con la seguridad del caso. q) Participar activamente en brigadas de contingencias. AUTORIDAD Reporta a: Controla a: Gerente General Analista de Costo y Mercadeo, Secretaria DESIGNACIÓN El analista-jefe de Gestión Portuaria será nombrado por el Directorio bajo una terna presentada por el Gerente General de acuerdo a las disposiciones orgánicas y reglamentarias de la Entidad. SUBROGACIÓN En caso de ausencia temporal será remplazado por el Analista de Costo y Mercadeo. REQUISITOS PROFESIONALES Educación: Profesional en Administración de Empresas, Ingeniero en Costas, Ingeniero Civil u, cursos de Administración Estratégica Portuarias, manejo Operativo, Planificación, Administración Desarrollo y Gestión Portuaria. Idioma: Ingles Técnico requerido. 29

30 Experiencia: 4 años en funciones Generales Competencias: Comunicación Orientación al logro, a los resultados Enfoque al cliente Trabajo en equipo Liderazgo Planeación y organización. Conciencia del negocio y la organización Flexibilidad Desarrollo de otros Solución de problemas Pensamiento analítico Construcciones de relaciones claves 30

31 2.4.2 ANALISTA DE COSTOS Y MERCADEO FUNCION BASICA Realizar análisis y evaluación de los sistemas de Contabilidad de Costos financieros y elaborar planes estratégicos de mercadeo. PRINCIPALES TAREAS a) Analizar los informes del sistema de Contabilidad y Costos, emitir las recomendaciones necesarias, a fin de lograr la optimización y eficiencia de los servicios que ofrece la Entidad. b) Verificar el cumplimiento de los registros del subsistema de Contabilidad de Costos. c) Realizar análisis comparativos de costos reales y presupuestos, a fin de facilitar la toma de decisiones de la Gerencia General. d) Conocer los informes mensuales, trimestrales de la marcha económica-financiera de la Entidad, presentar observaciones y recomendaciones pertinentes. e) Intervenir como contraparte en presentación de la Entidad durante la implementación y ejecución del sistema de Contabilidad de Costos. f) Analizar las variaciones económicas entre la situación actual y las metas planteadas, presentar informe con recomendaciones al respecto. g) Asesorar en la ejecución de cálculos especiales de inversión y rentabilidad, emitir recomendaciones al respecto al Jefe de la Unidad. h) Realizar periódicamente estudios económicos que permitan racionalizar las tarifas en base a la operación eficiente del Puerto. i) Crear un sistema de observación del mercado regional, a fin de efectuar análisis comparativos relacionados con la eficiencia, tarifas, productividad y costos en relación con el mercado de competencia. j) Fomentar el conocimiento de la Entidad y los servicios que ella ofrece mediante la publicación de libros, revistas y folletos tendientes a captar nuevos mercados para lo cual deberá coordinar con la unidad de atención al Usuario. o) Comunicar al departamento de protección, cualquier actividad insegura para la entidad portuaria p) Que los equipos y archivos que están a su cargo estén debidamente custodiados. 31

32 q) Participar activamente en brigadas de contingencia. AUTORIDAD Reporta a: Analista de Gestión Portuaria DESIGNACIÓN El analista de Costos y Mercadeo será nombrado por el Gerente General de acuerdo a las disposiciones orgánicas y reglamentarias de la Entidad. REQUISITOS PROFESIONALES Educación: Idioma: Ingeniero Comercial, Economista, cursos dictados por la Contraloría General del Estado. Conocimiento de Ingles Experiencia: 3 años en funciones de Analista de Costos y Mercadeo Competencias: Excelente comunicación. Enfoque al cliente Trabajo en equipo Flexibilidad Solución de problemas 32

33 2.4.3 SECRETARIA. UNIDAD DE CONTROL DE GESTIÓN FUNCION BASICA Ejecutar labores variadas de secretariado, recepción, distribución, manejo del archivo de toda la documentación interna de la Unidad. PRINCIPALES TAREAS a) Redactar y despachar la correspondencia de rutina de la Unidad. b) Mecanografiar toda clase de informes y documentos de la Unidad. c) Llevar la agenda de compromisos de la Unidad, de acuerdo al grado de importancia. d) Recopilar y mantener actualizado el archivo de documentos escritos y audiovisuales que sean de interés para la Entidad. e) Asistir y tomar nota de los asuntos tratados en las reuniones que se efectúen en la Unidad. f) Otras que le fueren asignadas por el Jefe de la Unidad. o) Comunicar al departamento de protección, cualquier actividad insegura para la entidad portuaria p) Que los equipos y archivos que están a su cargo estén debidamente custodiados. q) Participar activamente en brigadas de contingencias. AUTORIDAD Reporta a: Analista de Gestión y Analista de Costo y Mercadeo. DESIGNACIÓN La secretaria de la Unidad de control de Gestión será nombrada por el Gerente General de acuerdo a las disposiciones orgánicas y reglamentarias de la Entidad. REQUISITOS PROFESIONALES 33

34 Educación: Idioma: MANUAL DE FUNCIONES DE AUTORIDAD PORTUARIA DE 3 año en Administración de Empresas, Titulo de Secretaria Bilingüe, conocimiento de utilitario de informática, procesador de palabras. Inglés Básico Experiencia: 2 años en labores similares. Competencias: Excelente comunicación. Enfoque al cliente Trabajo en equipo Flexibilidad 34

35 2.5 UNIDAD DE INGENIERIA DE PROCESOS INGENIERO DE SISTEMA FUNCION BASICA Desarrollar todas las actividades seguidas desde el diseño detallado de un sistema hasta la explotación y mantenimiento del mismo, en base a las normas de análisis, diseño, desarrollo e implementación de sistemas, así como así como el contrato de mantenimiento de red y equipo de computación. PRINCIPALES TAREAS a) Cumplir y hacer cumplir las Leyes y Reglamentos vigentes para la Entidad. b) Presentar trimestralmente al Gerente General el informe de las actividades de su Unidad y el grado del cumplimiento de las mismas. c) Presentar a la aprobación de la Gerencia el plan y cronograma anual de actividades de su Unidad. d) Coordinar con los Jefes Departamentales y de su Unidad los cambios y mejoras al Manual de Funciones y Procedimientos de tareas de cada área, presentar informe a la Gerencia. e) Dar cumplimiento de las observaciones y recomendaciones emitidas por la Dirección General de la Marina Mercante y del Litoral, Contraloría General del Estado y Organismos afines. f) Controlar que se almacene y procese la información técnica-administrativa- operativa y financiera suministrada por cada una de las Unidades y Departamentos que integren la Entidad, en sus diferentes actividades diarias. g) Controlar, coordinar y verificar el funcionamiento y operatividad de los sistemas de informática y de la red de comunicación de datos. h) Evaluar la eficiencia y eficacia de normas y procedimientos informáticos a fin de proponer el mantenimiento y actualización conforme al avance de la tecnología. i) Controlar que se efectúen las correcciones respectivas a los programas existentes, en caso de que se presenten errores de funcionamiento. j) Realizar estudios técnicos y administrativos, a fin de mejorar la gestión informática y el eficaz aprovechamiento de los recursos. 35

36 k) Evaluar y sugerir mejoras a los procesos actuales que permitan mayor eficiencia y efectividad en el logro de los objetivos de la Entidad. l) Asesorar al personal de las demás Unidades y Departamentos con el propósito de satisfacer los requerimientos planteados. m) Elaborar anualmente en coordinación con los servidores de la Entidad, el plan Integral de Sistemas y someterlos a consideración del Gerente General. n) Poner a consideración del Gerente General las propuestas de desarrollo del sistema, análisis de factibilidad, el diseño conceptual y físico y el plan de implantación; luego de ser revisados y aceptados por los usuarios de los mismos. o) Planificar y coordinar el mantenimiento de todos los equipos y sistemas informáticos de la Entidad. p) Coordinar y evaluar el desarrollo de los procesos de las Normas de Calidad (ISO 9000), junto con la unidad de Control de Gestión e informar al Gerente General. q) Comunicar al Departamento de protección, cualquier actividad insegura para la entidad Portuaria r) Que los equipos y archivos que están a su cargo estén protegidos contra todo tipo de siniestros. t) Participar activamente en brigadas contingencias. AUTORIDAD Reporta a: Gerente General Controla a: Personal de su Unidad. DESIGNACIÓN El Jefe de la Unidad de Ingeniería de Proceso será nombrado por el Directorio bajo una terna presentada por el Gerente General de conformidad con las disposiciones orgánicas y reglamentarias de la Entidad. SUBROGACIÓN En caso de ausencia temporal será remplazado por el Programador de Sistemas. REQUISITOS PROFESIONALES 36

37 Educación: Ingeniero en Sistemas, Técnico en Procesamiento de Datos electrónicos especialidad analista Programador de Sistemas, Conocimientos sólidos sobre metodología de desarrollo de sistema, base de datos, comunicaciones y redes. Idioma: Ingles Básico Experiencia: 3 años de experiencia profesional en el campo informático, análisis, diseño de sistemas, base de datos Oracle y redes, Diagramación y Programación Multimedia, Diseño y elaboración de páginas Web. Competencias: Comunicación Orientación al logro, a los resultados Enfoque al cliente Trabajo en equipo Liderazgo Planeación y organización. Conciencia del negocio y la organización Flexibilidad Desarrollo de otros Solución de problemas Pensamiento analítico Construcciones de relaciones claves 37

38 2.5.1 PROGRAMADOR DE SISTEMAS FUNCION BASICA Velar por la eficiencia en el funcionamiento de los programas desarrollados, aplicando las normas y procesos técnicos acorde con el avance tecnológico. PRINCIPALES TAREAS a) Elaborar diagramas de lógica, codificar programas de acuerdo a normas y metodologías en vigencia y a los requerimientos de la Entidad. b) Diseñar y preparar rutinas generales para ser utilizados por varios programas de un sistema. c) Preparar y participar en las pruebas de programas con analistas de sistemas, usuarios y realizar los ajustes correspondientes. d) Participar en la definición, diseños y mantenimiento de archivos, esquemas de bases de datos y sus relaciones de programas de explotación. e) Implementar el control de calidad y seguridad de los programas, en coordinación con el Jefe de la Unidad. f) Diseñar y modificar los archivos de la aplicación, según especificaciones. g) Documentar y mantener actualizados los manuales de programas de operación del usuario y otros. h) Entrenar a operadores y usuarios en la ejecución y producción de los programas. i) Preparar los datos de prueba en coordinación con los usuarios. j) Reportar al Jefe de inmediato sobre las actividades desarrolladas de acuerdo al cronograma respectivo, sugerir cambios e innovaciones de trabajo. k) Organizar e implementar procedimientos para la creación y estandarización de archivos y respaldos. l) Presentar resoluciones de una manera lógica, secuencial, racional e integrada. m) Comunicar al departamento de protección, cualquier actividad insegura para la entidad portuaria. n) Que los equipos y archivos que están a su cargo estén debidamente protegidos 38