SISTEMA DE VIAJES AL EXTERIOR Y EN EL EXTERIOR SVEE MANUAL DE USUARIO FUNCIONARIO CON PERMANENCIA EN EL EXTERIOR. Marzo 2015

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1 SISTEMA DE VIAJES AL EXTERIOR Y EN EL EXTERIOR SVEE MANUAL DE USUARIO FUNCIONARIO CON PERMANENCIA EN EL EXTERIOR Marzo 2015 Secretaría Nacional de la Administración Pública Subsecretaría de Gobierno Electrónico Edificio Centro Financiero Piso 10 Oficina: 1001

2 SUBSECRETARIA DE GOBIERNO ELECTRÓNICO MANUAL DEL SISTEMA DE VIAJES AL EXTERIOR Código Versión Número de Páginas: Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Nadia Ortiz Andrés Zelaya Secretaría Nacional de la Administración Pública Subsecretaría de Gobierno Electrónico Edificio Centro Financiero Piso 10 Oficina: 1001

3 Versión del documento Fecha de revisión (dd/mm/aa) V1.0 05/03/15 Cambio realizado República del Ecuador Secretaría Nacional de la Administración Pública Subsecretaría de Gobierno Electrónico Manual de Usuario para Funcionario con permanencia en el exterior Este documento se encuentra sujeto a la licencia Creative Commons Atribución-No Comercial 3.0 Ecuador. Licencia Usted es libre para: Compartir: Copiar y redistribuir el material en cualquier medio o formato Adaptar: Combinar, transformar y crear a partir del material El licenciante no puede revocar estas libertades en tanto usted siga los términos de la licencia. Bajo los siguientes términos: Atribución: Usted debe reconocer los créditos de la obra de manera adecuada, proporcionar un enlace a la licencia, e indicar si se han realizado cambios. Puede hacerlo en cualquier forma razonable, pero no de forma tal que sugiera que tiene el apoyo del licenciante o lo recibe por el uso que hace. No Comercial: Usted no puede hacer uso del material con fines comerciales. Usted no puede aplicar términos legales ni medidas tecnológicas que restrinjan legalmente a otros hacer cualquier uso permitido por la licencia. No hay restricciones adicionales. Para mayor información: Secretaría Nacional de la Administración Pública Subsecretaría de Gobierno Electrónico (SGE) Av. Amazonas N39-61 y Pereira Quito Ecuador soporte@gobiernoelectronico.gob.ec Secretaría Nacional de la Administración Pública Subsecretaría de Gobierno Electrónico Edificio Centro Financiero Piso 10 Oficina: 1001

4 INDICE 1. INTRODUCCIÓN JUSTIFICACIÓN GLOSARIO DE TÉRMINOS PROCESO VIAJES EN EL EXTERIOR Introducción al proceso de viajes en el exterior SISTEMA DE VIAJES AL EXTERIOR Y EN EL EXTERIOR FUNCIONARIOS CON PERMANENCIA EN EL EXTERIOR DESCRIPCIÓN Estructura y Funcionalidad del Sistema Estructura Funcionalidad del Sistema Mis Solicitudes Nueva Solicitud Solicitudes por enviar Solicitudes avaladas Solicitudes por validar Solicitudes incumplidas Estado de Solicitudes Solicitudes por Autorizar Solicitudes autorizadas / rechazadas Resultados del Viaje Solicitudes por Finalizar REQUERIMIENTOS Secretaría Nacional de la Administración Pública Subsecretaría de Gobierno Electrónico Edificio Centro Financiero Piso 10 Oficina: 1001

5 1. INTRODUCCIÓN En la actualidad, el Gobierno Nacional ha considerado indispensable optimizar la asignación y uso de recursos económicos y financieros para garantizar que se cumplan los objetivos y metas previstos, ante lo cual es necesario implementar procesos de veeduría y control a las actividades que se desarrollan en los diferentes ministerios y entidades de Gobierno. Basados en el Acuerdo Ministerial N 998 del 23 de diciembre de 2014, en el que se expide el Reglamento de viajes al exterior; y, en el exterior; de los servidores públicos de las instituciones de la Administración Pública Central, Institucional y que dependen de la función ejecutiva (APCID), Art. 4.- Viajes en el exterior.- Son los realizados por las y los servidores públicos y personal contratado que se encuentra prestando sus servicios fuera del Ecuador, y que por cualquier motivo laboral requieran trasladarse ya sea local o internacionalmente, a otro destino diferente al de su lugar habitual de trabajo. Art. 5.- Responsables de la autorización de viajes.- La solicitud de viaje deberá ser comunicada previamente por el servidor público solicitante siguiendo el orden jerárquico correspondiente. La autorización de los viajes se realizará a través del Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior, administrado por la Secretaría Nacional de la Administración Pública, de acuerdo al siguiente detalle: VIAJES EN EL EXTERIOR REQUIRENTE Embajador jefe de misión, Cónsul, Cónsul General, representantes de organismos internacionales y máximas autoridades que se encuentren en el exterior Servidores públicos con permanencia en el exterior Jefes de Oficinas Comerciales AUTORIZA Máxima autoridad de la institución en el Ecuador o su delegado (Vicecanciller del Ecuador) Máxima autoridad de la institución en el exterior. Máxima Autoridad de PROECUADOR Bajo esta premisa, la Secretaría Nacional de la Administración Pública, a través de la Subsecretaría de Gobierno Electrónico, modificó el Sistema de Viajes al Exterior que estaba ya en funcionamiento, con el fin de analizar, controlar y dar seguimiento a los viajes al exterior y en el exterior que realizan los funcionarios y autoridades de las diferentes entidades del sector público de la APCID y cuya máxima autoridad institucional es la encargada de autorizar. Página 5 de 32

6 2. JUSTIFICACIÓN Una de las responsabilidades de la Secretaría Nacional de la Administración Pública, a través de las Direcciones correspondientes, es realizar el control de la gestión cotidiana de los ministerios y entidades de Gobierno, así como de liderar el proceso de información oportuna y continua, desarrollando sistemas informáticos como mecanismo de rendición de cuentas y transparencia. Con la finalidad de disponer de una herramienta de apoyo y soporte a la gestión de la Secretaría Nacional de la Administración Pública, la Subsecretaría de Gobierno Electrónico en base al Acuerdo Ministerial N 998 implementó nuevos cambios en el Sistema de Viajes al Exterior para almacenar la información de todos los viajes que las autoridades y funcionarios de las diferentes entidades de la APCID, realicen al exterior y en el exterior, desde la creación de la solicitud de viaje hasta el registro del informe de resultados respectivo una vez concluido el viaje. 3. GLOSARIO DE TÉRMINOS APCID Administración Pública Central e Institucional de la Función Ejecutiva. SNAP Secretaría Nacional de la Administración Pública SGE Subsecretaría de Gobierno Electrónico UATH Unidad Administrativa de Talento Humano SGE-DNDPT Dirección Nacional de Desarrollo de Proyectos Tecnológicos de la Subsecretaría de Gobierno Electrónico Institución Pública Entidad del Sector Público perteneciente a cualquier función del estado. SVEE, que permite la creación, envío, autorización/rechazo, finalización e ingreso de detalle de gastos de un viaje realizado al exterior y en el exterior por parte de un servidor público y/o máxima autoridad de las entidades del Sector Público de la APCID. SVEE-PRO Sistema de Viajes al exterior y en el exterior Producción. SVEE-CAP Sistema de Viajes al exterior y en el exterior Capacitación. Servidor Público Persona perteneciente a alguna de las entidades de la APCID. Usuario Servidor Público que utiliza el SVE. AIQ Administrador Institucional Quipux Página 6 de 32

7 4. PROCESO VIAJES EN EL EXTERIOR Introducción al proceso de viajes en el exterior Se describe a continuación el proceso para viajes en el exterior; se indica cada una de las etapas o actividades, con su respectiva secuencia, etapas anteriores y etapas siguientes, como se muestra en la figura 1: DIAGRAMA PROCESOS CASO FUNCIONARIO EN EL EXTERIOR FUNCIONARIO EN EL EXTERIOR CREA SOLICITUD / INGRESA RESULTADOS DEL VIAJE VALIDACIÓN / UATH MÁXIMA AUTORIDAD AUTORIZACIÓN / CIERRE DEL PROCESO Ingreso Usuario Llena Solicitud Guarda Solicitud Anexar Certificación Presupuestaria 1 Enviar Solicitud si (Fecha de envío fecha de creación) > 10 días? si Recibe Solicitud Recibe Solicitud AL REGRESO DEL VIAJE 2 Ingresa Resultado de Viaje Ingresa Detalle de Gastos Alerta de validación no respectiva no no Fecha de salida tiene antelación de 3 días laborables al viaje? si Tiene todos los anexos? Anexo Informe favorable si con lista de participantes Notificación Funcionario Se informa que la solicitud ha sido devuelta Valida información Es capacitación? no Información correcta y completa? no si Notificación Funcionario Su solicitud ha sido autorizada / rechazada 2 si Autoriza solicitud? no Observación de rechazo Fin si Notificación Max. Aut. Tiene solicitudes pendientes por autorizar Notificación al Funcionario Recuerde que tiene 30 días a partir del retorno de su viaje para finalizar el proceso Ingresa Liquidación del Viaje Anexa Informe de Resultados Ingresa motivo Observación de 1 no Aprueba? de devolución Incumplimiento 3 3 Notificación Max. Aut. Recuerde que tiene 30 días a partir del retorno del viaje del Funcionario para finalizar el proceso Fase Figura 1. Sistema de Viajes al exterior y en el exterior para Funcionario en el exterior Nueva solicitud.- El funcionario público con permanencia en el exterior, realiza la solicitud de autorización del viaje a su Máxima Autoridad; para lo cual registra los detalles del viaje (información del funcionario, información del viaje: destino, duración, motivo, objetivo del viaje, etc.). 1 y adjunta los documentos habilitantes obligatorios (invitación y/o requerimiento, itinerario o reserva, informe de justificación, agenda y certificación presupuestaria). Validación.- La Unidad Administrativa de Talento Humano (UATH) de cada institución de la APCID, valida la información enviada por el funcionario antes de pasar a la autorización de la Máxima Autoridad Institucional. En caso de que la UATH devuelva la solicitud al funcionario para modificar y/o completar la información, el sistema informático comunica inmediatamente al funcionario que desea hacer el viaje, a través de un correo electrónico y a través del sistema. 1 Previamente, se realiza un proceso de capacitación a los responsables de cada ministerio y entidad de Gobierno, asignándoles claves de acceso y usuario. Página 7 de 32

8 Autorización.- La Máxima Autoridad Institucional autoriza o rechaza las solicitudes de viaje que realizan los funcionarios públicos previa validación de la UATH, aspecto que el sistema informático comunica inmediatamente al funcionario que desea hacer el viaje, a través de un correo electrónico y a través del sistema. 2 Registro informe de resultados del viaje.- Una vez que los funcionarios con permanencia en el exterior retornan del viaje, ellos deben, en el sistema, realizar el registro de los logros, compromisos adquiridos, beneficios del viaje realizado (informe de resultados del viaje), el número de liquidación y el documento de liquidación presupuestaria. En caso de no realizar este registro, se restringirá automáticamente la posibilidad de realizar una nueva solicitud de viaje. Finalización del viaje.- Una vez que el funcionario haya registrado los resultados de su viaje, la Máxima Autoridad Institucional será la encargada de finalizar el proceso. En caso de que los objetivos del viaje realizado por el funcionario no cumpla con el Informe de Resultados del Viaje, la Máxima Autoridad cerrará igualmente el proceso (Finalizar con incumplimiento), no sin antes indicar la observación de incumplimiento. 2 Las autorizaciones se realizan con firma digital. Página 8 de 32

9 5. SISTEMA DE VIAJES AL EXTERIOR Y EN EL EXTERIOR FUNCIONARIOS CON PERMANENCIA EN EL EXTERIOR A continuación se presenta el instructivo que posibilita que los Funcionarios con permanencia en el exterior de las instituciones de la APCID, realicen las solicitudes y registro de información sobre los viajes al exterior y en el exterior a través del Internet. Tal como se estipula en el Acuerdo Ministerial N 998, las solicitudes de viaje creadas por los funcionarios con permanencia en el exterior deben ser autorizadas por su Máxima Autoridad y, posteriormente deberán ser justificadas mediante la presentación de un informe de resultados del viaje, concreto y específico, en el cual se indique los logros, compromisos adquiridos, o beneficios del viaje realizado. Dada la importancia de la información solicitada, el Sistema de Viajes al exterior y en el exterior, permite el ingreso de datos específicos, estrictamente ceñidos a un formato preestablecido. Para ello, es necesario tener en cuenta el presente instructivo antes y durante el ingreso de información correspondiente al viaje. 5.1 DESCRIPCIÓN Es un sistema informático que permite enviar solicitudes de autorización de viajes al exterior y en el exterior, de un funcionario público con permanencia en el exterior, automáticamente a la Máxima Autoridad Institucional para su autorización, previa validación de documentación por parte de la UATH institucional. 5.2 Estructura y Funcionalidad del Sistema Estructura El sistema de Viajes maneja una estructura sencilla y funcional, como se muestra en la figura 2: Información del usuario y ayuda (1) Opciones del Menú (2) Página Principal Contenido (3) Página 9 de 32

10 Figura 2. Estructura de la página del sistema de viajes al exterior y en el exterior Funcionalidad del Sistema Para ingresar al Sistema de Viajes al exterior y en el exterior, debe conectarse a la dirección electrónica posteriormente aparecerá la pantalla de acceso, dando clic en AQUÍ, como se muestra en la figura 3: Figura 3. Pantalla para ingresar al Sistema de Viajes al exterior y en el exterior Una vez que haya ingresado, el sistema solicitará el nombre de usuario y clave de acceso, que serán los mismos con el que el funcionario ingresa al Sistema de Gestión Documental Quipux 3, y haga un clic en el botón Ingresar, tal como se muestra en la figura 4: Figura 4. Pantalla de acceso a las Solicitudes de viaje al exterior y en el exterior 3 El usuario debe estar creado en el Sistema Quipux y tener permisos en el Sistema de Viajes. El personal técnico de la institución debe estar capacitado en esta funcionalidad. Cualquier inquietud enviar un correo a: soporte@gobiernoelectronico.gob.ec Página 10 de 32

11 Nota.- En caso de no tener asignado un Usuario o no recordar la clave comuníquese con el personal técnico de la Institución a la que pertenece (AIQ). Los Perfiles que intervienen en la creación de una solicitud de viajes para un funcionario con permanencia en el exterior, son los siguientes: - Funcionario: Crea y da seguimiento a la solicitud de viaje - UATH: Unidad Administrativa de Talento Humano valida que la información de la solicitud de viaje este correcta y completa. - Máxima Autoridad Institucional o su Delegado: Autoriza o rechaza la solicitud de viaje. En este acápite se maneja toda la información relacionada con la solicitud de viaje, como aspecto previo a la autorización de la Máxima Autoridad Institucional, así como con el registro del informe de resultados una vez realizado el viaje. El sistema organiza y clasifica la información con objetos de fácil uso: listas de selección, pestañas y cuadros de texto, etc. Una vez ingresado al sistema aparece la pantalla inicial, en la que se visualizan todos los campos que forman parte del sistema, y las opciones que se presentan en la pantalla del perfil de Funcionario con permanencia en el exterior, los cuales se describen a continuación, como se muestra en la Figura 5: Figura 5. Pantalla inicial que se presenta al Funcionario al momento que ingresa al sistema. PANTALLAS PARA EL FUNCIONARIO: AL SOLICITAR UN VIAJE Mis Solicitudes A esta opción tiene acceso todo usuario del sistema. Esta opción agrupa todas las solicitudes que tiene el funcionario con permanencia en el exterior que se encuentra logeado en el sistema, señalándose el estado en que se encuentra cada una de ellas (por enviar, en trámite, autorizada, rechazada, finalizada). También, permite visualizar la ficha técnica de datos de cada solicitud (botón Ver ). Página 11 de 32

12 Además, en la casilla No. se puede especificar una solicitud determinada para no visualizar todo el registro histórico de sus solicitudes; una vez que se haya digitado el No. de solicitud hacer un clic en el botón Buscar, tal como se muestra en la figura 6: Nueva Solicitud Figura 6. Pantalla Mis Solicitudes A esta opción tiene acceso todo usuario del Sistema y puede crear dos tipos de solicitudes de viaje: - Solicitud Normal.- Esta solicitud es creada por un funcionario que haya planificado su viaje con anticipación y esté dentro de los límites de tiempo que establece el Acuerdo N Solicitud Extemporánea.- Esta solicitud es creada por un funcionario que ya realizó el viaje y que no lo registró previamente en el sistema de viajes como una solicitud normal. Al momento de crear la solicitud, el funcionario deberá seleccionar la opción INGRESO EXTEMPORÁNEO (ver Ingreso Extemporáneo). Esta opción se encuentra conformada por dos fichas de datos (Información General y Anexos) en las cuales se registra información necesaria para solicitar autorización para un viaje al exterior y en el exterior. Esta información es fundamental para que la UATH proceda con el análisis y validación, previa a la autorización o rechazo respectivo de la Máxima Autoridad Institucional, tal como se muestra en la figura 7: Página 12 de 32

13 Figura 7. Pantalla a la que puede acceder todo funcionario para crear una nueva solicitud Nota. Todos los campos con (*) de color rojo son obligatorios. Ficha: Información General En esta ficha, en el apartado Información del Funcionario que Viaja, se registra automáticamente toda la información personal del funcionario: nombre, cargo, teléfono, ; estos datos son tomados de Quipux. Además, es importante manifestar que al registrar el Tipo de Cargo el Funcionario con permanencia en el exterior, debe escoger Funcionario en exterior. En el apartado Información del Viaje, cada funcionario debe registrar el país de origen, ciudad de origen, país de destino, ciudad de destino, motivo, tipo de financiamiento, objetivos del viaje, resultados esperados del viaje, etc., como se muestra en la figura 8. Página 13 de 32

14 Figura 8. Pantalla de Información General que debe llenar el funcionario Si el funcionario ingresa una fecha de retorno menor a la fecha de salida, el sistema enviará una alerta, como se muestra en la figura 9: Figura 9: Pantalla de alerta cuando fecha de retorno es menor a fecha de salida En este campo el sistema de viajes validará que la fecha de ingreso de la solicitud de viaje, tenga una antelación de 3 días laborables al viaje. En caso de no considerar esta validación, el sistema dará una alerta, tal como se muestra en la figura 10: Página 14 de 32

15 Figura 10. Alerta al Funcionario cuando no cumple los 3 días laborables de antelación al viaje Ficha Anexos En esta ficha, el funcionario con permanencia en el exterior, debe anexar los archivos habilitantes (invitación y/o requerimiento, itinerario o reserva, informe de justificación, agenda y certificación presupuestaria) para poder enviar su solicitud de viaje, tal como se muestra en la figura 11: Figura 11. Pantalla para ingresar documentos habilitantes El tipo de archivos que se deben anexar son (.pdf) con un tamaño máximo de 3MB. En caso de no anexar los documentos obligatorios y querer enviar la solicitud, el sistema dará una alerta al funcionario, por cada anexo faltante, tal como muestra en la figura 12: Página 15 de 32

16 Figura 12: Pantalla de aviso que ingrese los anexos faltantes Solicitudes por enviar En esta pantalla aparecen las solicitudes que el funcionario con permanencia en el exterior creó, pero que aún no han sido enviadas a la UATH para la validación de documentación, como se muestra en la figura 13: Figura 13. Solicitud por enviar En este campo, si el funcionario tiene lista la solicitud y decide enviarla, el sistema de viajes validará que entre la fecha de envío de la solicitud y la fecha de creación de la solicitud, no haya una diferencia mayor a 9 días (10 días desde la fecha de creación). Página 16 de 32

17 Si el funcionario envía su solicitud de viaje luego de 10 días (contados a partir de la fecha de creación), el sistema dará una alerta, tal como se muestra en la figura 14: Figura 14. Pantalla de alerta cuando excede la fecha de envío de la solicitud Solicitudes avaladas Los Funcionarios con permanencia en el exterior no tendrán información en esta bandeja. Esta opción es utilizada únicamente por funcionarios en el Ecuador que necesitan de un Aval, previo al envío de la solicitud a la UATH. PANTALLAS PARA UNIDAD ADMINISTRATIVA DE TALENTO HUMANO - UATH Solicitudes por validar Esta opción es de uso exclusivo de la UATH, pues es aquí donde la persona encargada de Talento Humano revisa toda la información enviada por el funcionario y la valida o la devuelve al funcionario, para que modifique o complete la información. En caso de devolución, el sistema automáticamente envía una notificación al funcionario indicando que su solicitud ha sido devuelta. La pantalla que se presenta a la persona de talento humano, se muestra en la figura 15: Página 17 de 32

18 Figura 15. Pantalla que ve la persona de la UATH para validar o devolver una solicitud En caso de que el Motivo escogido por el funcionario con permanencia en el exterior haya sido Formación o Capacitación, al momento de validar, a la UATH se le mostrará una pop-up con el mensaje que se muestra en la figura 16: Figura 16: Aviso a la UATH al validar, cuando el motivo es Formación o capacitación Una vez que el funcionario da clic en el mensaje Aceptar, ingresa a la pestaña de anexos para agregar el Informe favorable y la lista de participantes, como se muestra en la figura 17: Página 18 de 32

19 Figura 17. Pantalla para anexar Informe favorable y lista de participantes Ya grabados los anexos se procede a enviar la solicitud para autorización de la máxima autoridad o su delegado. NOTA: Es responsabilidad de la UATH verificar que no viajen más de tres personas a un mismo evento. En caso de que haya más de tres (3) servidores públicos asistiendo al mismo evento, la UATH analizará la respectiva justificación que será emitida por la Máxima Autoridad Institucional o el Jefe Inmediato del funcionario que realizará el viaje Solicitudes incumplidas Esta opción es de uso exclusivo de la UATH, y agrupa todas las solicitudes de viaje realizadas por los funcionarios con permanencia en el exterior y que fueron finalizadas con una observación de incumplimiento por parte de la Máxima Autoridad Institucional o su Delegado. La pantalla que mira la persona de la UATH que tiene este permiso, se muestra en la figura 18: Figura 18: Pantalla con listado de Solicitudes Incumplidas. Página 19 de 32

20 Además, la persona de talento humano que tenga acceso a la opción Solicitudes Incumplidas, podrá visualizar la ficha técnica de datos de cada solicitud (botón Ver ), y acceder a la solicitud, como se muestra en la figura 19: Estado de Solicitudes Figura 19. Solicitud Finalizada con Incumplimiento Esta opción agrupa todas las solicitudes de viaje realizadas por los funcionarios con permanencia en el exterior, señalándose el estado en que se encuentra cada una de ellas (por enviar, en trámite, autorizada, rechazada, finalizada). También, permite visualizar la ficha técnica de datos de cada solicitud (botón Ver ). Además, en la casilla No. se puede especificar una solicitud determinada para no visualizar todo el registro histórico de sus solicitudes. De igual manera se puede buscar solicitudes por Tipo Cargo y Nombre o cédula de identidad, tal como se muestra en la figura 20: Página 20 de 32

21 Figura 20. Lista de solicitudes realizadas por Funcionarios con permanencia en el exterior PANTALLAS PARA MÁXIMA AUTORIDAD INSTITUCIONAL Solicitudes por Autorizar Esta opción es de uso exclusivo de la Máxima Autoridad Institucional o su Delegado, pues es aquí en donde se autoriza o rechaza cada solicitud de viaje al exterior y en el exterior. La pantalla inicial que se muestra a la Máxima Autoridad cuando tiene solicitudes por autorizar, se muestra en la figura 21: Figura 21. Pantalla que ve la Máxima Autoridad cuando tiene solicitudes por autorizar La Máxima Autoridad Institucional o su Delegado, deben ingresar a cada solicitud que tiene por autorizar y una vez ahí autorizará o rechazará el viaje, tal como se muestra en la figura 22: Página 21 de 32

22 Figura 22. Solicitud a ser autorizada o rechazada por la Máxima Autoridad o su Delegado Para la autorización se requiere firma digital, tal como se muestra en la figura 23: Figura 23. Solicitud de Viaje al Exterior y en el Exterior para ser firmada digitalmente Página 22 de 32

23 Una vez que la Máxima Autoridad o su Delegado, autorice con firma digital la solicitud, el funcionario con permanencia al exterior realizará su viaje y al retornar, ingresará con su usuario y clave al sistema para ingresar el resultado del viaje Solicitudes autorizadas / rechazadas Esta opción permite ver el listado de todas las solicitudes de viaje autorizadas o rechazadas por la Máxima Autoridad Institucional o su Delegado, así también permite visualizar la ficha técnica de datos de cada solicitud (botón ver ), al igual que realizar búsqueda por nombre y cédula o por No. de solicitud, tal como se muestra en la figura 24: Figura 24. Pantalla solicitudes autorizadas/ rechazadas para Máxima Autoridad PANTALLAS PARA FUNCIONARIO: Resultados del Viaje AL RETORNO DEL VIAJE Una vez que el funcionario con permanencia en el exterior regrese de su viaje, ingresará al sistema y, en Mis Solicitudes visualizará el listado de todas las solicitudes realizadas por él, en las cuales se mostrará también el estado en el que se encuentran. En la solicitud autorizada, correspondiente al viaje que hizo, ingresará el Resultado del Viaje anexando el Informe de Resultados, tal como se muestra en la figura 25: Página 23 de 32

24 Figura 25: Pantalla para ingresar el Resultado del Viaje Una vez que el usuario agregue y guarde el Resultado del Viaje, podrá ingresar el Detalle de Gastos, como se muestra en la figura 26: Figura 26. Pantalla Detalle de Gastos Una vez que el funcionario con permanencia en el exterior ingrese el Detalle de Gastos y la Liquidación Presupuestaria, enviará su solicitud a la Máxima Autoridad para que ésta finalice el proceso. Página 24 de 32

25 PANTALLAS PARA MÁXIMA AUTORIDAD: Solicitudes por Finalizar Esta opción es de uso exclusivo de la Máxima Autoridad Institucional o su Delegado, pues aquí se finalizará el proceso con o sin cumplimiento del objeto del viaje que el funcionario haya realizado el viaje, tal como se muestra en la figura 27: Figura 27: Lista de solicitudes por finalizar por parte de la Máxima Autoridad La Máxima Autoridad podrá ver la ficha técnica de datos de cada solicitud (botón ver ) por finalizar, y ahí proceder a finalizar con o sin cumplimiento, como se muestra en la figura 28: Figura 28: Pantalla en la que la Máxima Autoridad finaliza el proceso. Página 25 de 32

26 Si la Máxima Autoridad verifica que el funcionario no cumplió con el objeto del viaje, finalizará el proceso con incumplimiento, en donde se desplegará una pop-up para que la Máxima Autoridad Institucional o su Delegado ingrese la observación de incumplimiento y se dé por terminado el proceso, tal como se muestra en la figura 29: Figura 29: Pantalla de finalización con incumplimiento. Página 26 de 32

27 ALCANCE AL VIAJE Si el funcionario con permanencia en el exterior se encuentra aún en viaje y necesita hacer un alcance al mismo, ingresará al sistema de viajes al exterior y en el exterior, con su usuario y contraseña e ingresará a Mis Solicitudes y seleccionará la solicitud autorizada correspondiente al viaje que está realizando, al final de la pantalla podrá ver el botón Alcance, tal como se muestra en la figura 30: Figura 30. Pantalla que me permite realizar un Alcance al viaje Una vez que el funcionario dé clic sobre el botón Alcance (como se muestra en la figura anterior), se desplegará una nueva pantalla con Alcance No. En la cual ingresará toda la información que se necesite para solicitar el alcance requerido, tal como se muestra en la figura 31: Página 27 de 32

28 Figura 31: Pantalla de Alcance de solicitud al viaje Una vez que el usuario ingrese la información y proceda a guardar el Alcance, se mostrará una alerta al funcionario, como se muestra en la figura 32: Figura 32. Pantalla de confirmación del Motivo del Alcance Página 28 de 32

29 Cuando el funcionario confirme que el motivo del alcance es Igual al Motivo de Solicitud, guardará y enviará el Alcance y el proceso continuará igualmente que si fuera una solicitud de viaje normal (salvo que aquí no necesita anexar los documentos obligatorios, siempre y cuando el motivo del alcance sea el mismo que el de la solicitud), generándose el número de Alcance, como se muestra en la figura 33: Figura 33: Pantalla de Alcance listo para ser enviado Página 29 de 32

30 INGRESO EXTEMPORÁNEO Un funcionario con permanencia en el exterior, que obligadamente deba realizar un viaje y no pueda crear la solicitud o la fecha de creación de la solicitud no cumpla la validación de 3 días laborables de antelación al viaje, deberá realizar un ingreso extemporáneo, máximo 30 días posteriores al viaje realizado. Al retorno del viaje, el funcionario deberá crear una nueva solicitud como Ingreso Extemporáneo y automáticamente el sistema habilitará un campo Justificación por ingreso extemporáneo adicional a los campos obligatorios que hay en una solicitud, como se muestra en la figura 34: Figura 34. Solicitud por Ingreso Extemporáneo Además de los documentos obligatorios que se anexan a una solicitud normal, cuando se trata de un ingreso extemporáneo se deberá obligatoriamente subir el Anexo del Ingreso Extemporáneo tal como se muestra en la figura 35: Página 30 de 32

31 Figura 35. Anexos Solicitud con Ingreso Extemporáneo Una vez guardados los anexos se procede al envío de la solicitud con ingreso extemporáneo, y se continúa con el proceso de igual manera que si fuera una solicitud normal, tal como se muestra en la figura 36: Figura 36: Pantalla de solicitud enviada con ingreso extemporáneo Página 31 de 32

32 Es importante señalar, que en un Ingreso Extemporáneo, la fecha de salida y fecha de retorno del viaje, deben ser anteriores a la fecha de creación de la solicitud. En caso de que el funcionario ingrese fechas posteriores a la fecha de creación, el sistema enviará una alerta, como se muestra en la figura 37: Figura 37. Pantalla de alerta cuando fecha de salida es mayor a fecha de creación de solicitud en Ingreso Extemporáneo 5.3 REQUERIMIENTOS Para que cada funcionario con permanencia en el exterior, pueda acceder y hacer uso del Sistema de Viajes al exterior y en el exterior, debe cumplir con los siguientes requisitos: Tener un navegador o browser instalado en su máquina local Tener usuario en el sistema Quipux. 4 En caso de no cumplir con los requerimientos descritos, éstos deben ser solicitados a la Dirección de Sistemas de cada institución (AIQ). - FIN DEL DOCUMENTO - 4 Sistema Quipux: es un sistema de gestión documental que está disponible en la Web en la dirección: Página 32 de 32