ÍNDICE GENERAL ÍNDICE GENERAL PARTE I GENERALIDADES 1. CONTROL. EL GRAN COMPROMISO ENERGÍA Y DETERMINACIÓN MENSAJE...

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3 ÍNDICE GENERAL ÍNDICE GENERAL PARTE I GENERALIDADES CAPÍTULO 1 1. CONTROL. EL GRAN COMPROMISO ENERGÍA Y DETERMINACIÓN MENSAJE...10 CAPÍTULO 2 2. CONTROL. COMPORTAMIENTO HUMANO AMBIENTE ÓPTIMO EXPECTATIVAS LEYES UNIVERSALES Principio de Owen Principio de Peter Principio de Dilbert Principio de Drexler Vs. Ley de ILES

4 MANUAL DE CONTROL INTERNO: SECTORES PÚBLICO - PRIVADO Y SOLIDARIO 2.4 LA MOTIVACIÓN Motivación extrínseca Motivación intrínseca Motivación trascendente RESPONSABILIDAD COMPARTIDA NORMATIVIDAD Y TALENTO HUMANO MENSAJE CAPÍTULO 3 3. FUNCIÓN CONTROL. SIEMPRE PRESENTE GÉNESIS DEL CONTROL Y DE LA AUDITORÍA MENSAJE CAPÍTULO 4 4. CONTROL. CONTEXTO LEGAL ORIENTACIÓN NORMATIVA MARCO GENERAL. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA Control interno Control fiscal, de gestión y de resultados, financiero Control de calidad Control de constitucionalidad Control de rendimiento Control de Estado Control jurisdiccional Control político Control de los servicios públicos Control social

5 ÍNDICE GENERAL 4.3 MARCO ESPECÍFICO MENSAJE...96 CAPÍTULO 5 5. CONTROL. CONCEPTUALIZACIÓN A PROPÓSITO DE LA ADMINISTRACIÓN Fin Eficacia Eficiencia Efectividad INSUMOS Tipos de insumos. Las seis emes (6M S) Materia prima Máquinas y equipo Mano de obra Medios logísticos Métodos Monetarios MENSAJE CAPÍTULO 6 6. PROCESO INTEGRADO DE PLANEACIÓN ACTIVA -PIPA MODELO -PIPA-. MATERIA PRIMA DEL CONTROL EL ARTE DE PLANEAR Planeación (proceso) Planificación (sistema) Plan Planificar

6 MANUAL DE CONTROL INTERNO: SECTORES PÚBLICO - PRIVADO Y SOLIDARIO 6.3 FUERZAS QUE CONDICIONAN EL MODELO -PIPA Manejo de la atención y del talento humano Manejo de las relaciones entre el todo y las partes Manejo apropiado de un nuevo liderazgo RIQUEZA DE IDEAS Innovación tecnológica Innovación del producto Innovación del proceso QUIÉN DEBE PLANIFICAR? Alta gerencia Grupo directivo Unidad de planificación Colaboradores COMPROMISOS CON EL MODELO -PIPA VENTAJAS DEL MODELO -PIPA PROCESO INTEGRADO DE PLANEACIÓN ACTIVA -PIPA Fase filosófica Etapa valores Camino hacia los valores Ambiente ético. Sistema ético Etapa misión, lema, visión Misión El por qué de una misión? Reglas de oro. Efectividad de la misión Características de la misión Exposición de la misión Lema Visión Características de visión Exposición de la visión

7 ÍNDICE GENERAL Etapa política Fase del desempeño Análisis del desempeño Etapa análisis interno Fortalezas Debilidades Etapa análisis externo Oportunidades Amenazas Fase operativa Etapa objetivos Establecimiento de objetivos Efectividad de los objetivos Situación actual Situación intermedia Situación final Etapa estrategias Eficacia operativa Posicionamiento estratégico Estrategia competitiva Liderazgo en precios Diferenciación Segmentación Etapa programas de acción Fase de ejecución Etapa implementación Etapa de control AGENDA PARA TRABAJAR EL MODELO -PIPA INSTRUCTIVO METODOLÓGICO DEL MODELO -PIPA HOJAS DE TRABAJO DEL MODELO -PIPA

8 MANUAL DE CONTROL INTERNO: SECTORES PÚBLICO - PRIVADO Y SOLIDARIO 6.12 ENTRENAMIENTO DEL MODELO -PIPA MENSAJE CAPÍTULO 7 PARTE II CONTROL 7. CONTROL INTERNO SECTORES PÚBLICO PRIVADO Y SOLIDARIO UNA HERRAMIENTA GERENCIAL CONCEPTOS DE CONTROL INTERNO. UN DECÁLOGO CLASES DE CONTROL INTERNO Control interno administrativo Control interno contable Controles generales Controles específicos En el límite De procesamiento De custodia De población De exactitud Preventivos De detección IMPORTANCIA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO FUNCIONES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

9 ÍNDICE GENERAL Con quién se puede contratar? Cuándo se puede contratar? Quiénes se exceptúan? Qué se puede contratar? COORDINADOR OFICINA DE CONTROL INTERNO CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO OBLIGACIONES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES De la alta gerencia Del auditor De los colaboradores ATRIBUCIONES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO LÍMITES EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PRINCIPIOS RECTORES En relación con la función administrativa Principio de legalidad Principio de igualdad Principio de moralidad Principio de eficacia Principio de eficiencia Principio de economía Principio de celeridad Principio de imparcialidad Principio de publicidad Principio de responsabilidad Principio de valoración de costos ambientales En relación con el ejercicio de competencias Principio de coordinación Principio de concurrencia Principio de complementariedad Principio de subsidiaridad

10 MANUAL DE CONTROL INTERNO: SECTORES PÚBLICO - PRIVADO Y SOLIDARIO 7.15 RIESGO ORGANIZACIONAL Y MAPAS DE RIESGOS Factores de riesgos Mapa de riesgos Utilidad de los mapas de riesgos Quiénes pueden levantar un mapa de riesgos? Cómo levantar un mapa de riesgos? Escala de valores OFICINA DE CONTROL INTERNO SISTEMA DE CONTROL INTERNO Sistema y proceso de control Sistema de control Proceso de control Subsistemas del sistema de control interno Subsistema preventivo Subsistema ejecutivo Subsistema evaluativo Subsistema verificativo DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Ambiente de control Actividades de control Valoración de riesgos Información y comunicación Monitoreo IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EXPECTATIVAS SISTEMA DE CONTROL INTERNO

11 ÍNDICE GENERAL 7.23 REACCIONES DE LA GENTE A LOS CONTROLES Controles Vs. Colaboradores Cómo conseguir reacciones favorables a los controles? MENSAJE CAPÍTULO 8 8 CONTROL INTERNO. CONTRATACIÓN CON RECURSOS PÚBLICOS GENERALIDADES. LEY 80 de 1993, LEY 1150 de 2007, DECRETOS 066 Y 2474 de PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN Transparencia Economía Responsabilidad El principio de la ecuación contractual El principio de planeación PAPEL DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO MODALIDADES DE SELECCIÓN Licitación pública Selección abreviada Concurso de méritos Contratación directa INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES DE LA DELEGACIÓN CONTROL EN LA ETAPA PRE-CONTRACTUAL CONTROL EN LA ETAPA CONTRACTUAL

12 MANUAL DE CONTROL INTERNO: SECTORES PÚBLICO - PRIVADO Y SOLIDARIO 8.9 CONTROL EN LA ETAPA POS-CONTRACTUAL PLAZO PARA LA LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS OTRAS CONSIDERACIONES A LA LEY 1150 DE CONTROL A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Generalidades Proceso de planeación presupuestal MENSAJE CAPÍTULO 9 9. MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO -MECI MODELO -MECI PRINCIPIOS DEL MODELO -MECI A nivel individual Autocontrol A nivel institucional Autorregulación Autogestión OBJETIVOS DEL MODELO -MECI De control cumplimiento De control estratégico De control de ejecución De control de evaluación De control de información MARCO ESTRUCTURAL DEL MODELO -MECI Subsistema de control estratégico Componente ambiente de control

13 ÍNDICE GENERAL Acuerdos, compromisos o protocolos éticos Desarrollo del talento humano Estilo de dirección Componente direccionamiento estratégico Planes y programas Modelo de operación por procesos Estructura organizacional Componente administración del riesgo Contexto estratégico Identificación de riesgos Análisis del riesgo Valoración del riesgo Políticas de administración del riesgo Subsistema control de gestión Componente actividades de control Políticas de operación Procedimientos Controles Indicadores Manual de operación Componente información Información primaria Información secundaria Sistemas de información Componente comunicación pública Comunicación organizacional Comunicación informativa Medios de comunicación Subsistema de control de evaluación Componente autoevaluación Autoevaluación del control Autoevaluación a la gestión Componente evaluación independiente Evaluación del sistema de control interno Auditoría interna

14 MANUAL DE CONTROL INTERNO: SECTORES PÚBLICO - PRIVADO Y SOLIDARIO Componente planes de mejoramiento Planes de mejoramiento institucional Planes de mejoramiento por procesos Planes de mejoramiento individual ROLES Y RESPONSABILIDADES Responsabilidad de la alta dirección Representante de la dirección Comité de coordinación de control interno Servidores públicos Oficina de control interno IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO -MECI Etapa 1. Planeación al diseño e implementación Etapa 2. Diseño e implementación Etapa 3. Evaluación a la implementación Etapa 4. Normograma sistema de control interno SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD -SGC Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública -NTCGP Otras consideraciones sobre la -NTCGP Generalidades de la -NTCGP Principios de la gestión de la calidad Requisitos generales Gestión documental Compromiso de la dirección INSTRUCTIVOS PARA EL MODELO -MECI Muestreo estadístico Probabilístico No probabilístico Muestreo aleatorio simple -MAS Instructivo No. 1. Visitas Instructivo No. 2. Entrevistas

15 ÍNDICE GENERAL Instructivo No. 3. Procedimientos Instructivo No. 4. Diagramas de flujo Instructivo No. 5 Matrices de control Instructivo No. 6 Indicadores Instructivo No. 7 Funciones FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO De bueno a excelente En el sistema de control interno En la oficina de control interno Asuntos administrativos Participación ciudadana Asuntos organizacionales MENSAJE CAPÍTULO CONTROL FISCAL EL ESTADO COLOMBIANO La Rama Legislativa La Rama Ejecutiva La Rama Judicial Órganos del Estado Organización Electoral Consejo Nacional Electoral Registraduría Nacional del Estado Civil Órganos de control Ministerio Público Defensoría del Pueblo Contraloría General de la República -CGR Auditoría General de la República -AGR Contaduría General de la Nación -CGN Otros órganos del Estado El Banco de la República

16 MANUAL DE CONTROL INTERNO: SECTORES PÚBLICO - PRIVADO Y SOLIDARIO Comisión Nacional de Televisión -CNTv Comisión Nacional del Servicio Civil -CNSC ORIGEN DEL ESTADO Doctrina teológica Doctrina contractual Doctrina histórica SISTEMAS TRADICIONALES DE CONTROL FISCAL Sistema jurisdiccional o francés Sistema legislativo o inglés GESTIÓN FISCAL Y CONTROL FISCAL. UNA RAZÓN DE SER Gestión fiscal Control fiscal Objetivos del control fiscal Características del control fiscal Control posterior Control selectivo Control prevalente y concurrente Sujetos de control fiscal Cuenta Sistemas de control Control financiero Control de legalidad Control de gestión Control de resultados Revisión de cuentas Evaluación del sistema de control interno Evaluación de la gestión ambiental Principios de la gestión fiscal Principio de eficiencia

17 ÍNDICE GENERAL Principio de economía Principio de eficacia Principio de equidad Principio de valoración de costos ambientales Contralorías. Elección del Contralor y del Auditor Contratación de la vigilancia de la gestión fiscal AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL -AGEI Auditoría gubernamental Características de la -AGEI Comité operativo Objetivos del comité operativo Equipos de auditores Equipos de auditoría Mesa de trabajo Clases de auditoría en la -AGEI Auditoría regular Auditoría abreviada Auditoría especial Auditoría de seguimiento Líneas de auditoría Programa de auditoría integral Criterios de auditoría El hallazgo de auditoría Hallazgos administrativos Hallazgos fiscales Proceso de responsabilidad fiscal Facultad sancionatoria Hallazgos disciplinarios Hallazgos penales

18 MANUAL DE CONTROL INTERNO: SECTORES PÚBLICO - PRIVADO Y SOLIDARIO Aspectos de causa-efecto Tipos de prueba Obtención de las evidencias Cualidades de las evidencias Clasificación de evidencias Evidencia física Evidencia documental Evidencia testimonial Evidencia analítica Técnicas de auditoría CALENDARIO DE OBLIGACIONES MENSAJE CAPÍTULO CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO UN CAMINO CORRECTO HISTORIA. CRONOLOGÍA. GÉNESIS DE LO DISCIPLINARIO Primeros pasos Ley 200 de julio 28 de Ley 734 de febrero 5 de APLICACIÓN DE LA LEY 734 de Resultados MENSAJE

19 ÍNDICE GENERAL CAPÍTULO CONTROL DE GESTIÓN NATURALEZA DE LAS ORGANIZACIONES Conceptos Max Weber Chester Barnard Hamitai Etzioni Richard Scott Peter Drucker Función de una organización Organización Vs. calidad de vida Las organizaciones como agentes de cambio GESTIÓN ADMINISTRATIVA VS. GESTIÓN DE CONTROL Gestión administrativa Planeación Organización Dirección Ejecución Control Gestión de control Reloj de la gestión Determinar previamente los objetivos Realizar los objetivos Control EL CONTROL DE GESTIÓN Por dónde empezar? Gestión Estratégica Logística Táctica Operativa

20 MANUAL DE CONTROL INTERNO: SECTORES PÚBLICO - PRIVADO Y SOLIDARIO Importancia del control de gestión Objetivos del control de gestión Elementos del control de gestión Atributos del control de gestión Funciones del control de gestión Características del control de gestión AUDITORÍAS DE GESTIÓN Al talento humano A los sistemas administrativos Al sistema comercial Al sistema financiero Al sistema de producción INDICADORES Evaluaciones de gestión Indicadores de gestión Eficiencia Eficacia Economía Indicadores de productividad Eficacia operativa (Productividad) Eficiencia comercial (Cobertura) Eficiencia financiera (Costo) Satisfaccion del usuario (Calidad) Productividad total -PT Punto de equilibrio -pe Productividad laboral -PL Productividad técnica -Pt Utilización de la capacidad instalada -Uci Eficiencia técnica -Et Rendimiento real por hora -Rrh Eficiencia total de la planta -Etp MENSAJE CUADRO COMPARATIVO SECTORES PÚBLICO - PRIVADO

21 ÍNDICE GENERAL PARTE III ASEGURAMIENTO DE LA GESTIÓN CAPÍTULO CONTROL. ASEGURANDO LA GESTIÓN MANEJO DE PROCESOS Director de procesos Orientaciones para un director de procesos Cualidades de un director de procesos PANORAMA GENERAL El aseguramiento de la gestión Enfoque. Considerando la organización Formular los objetivos de control Plan de actuación PROGRAMA DE REVISIÓN Y EVALUACIÓN Principales medidas PROPUESTA DE GUÍA METODOLÓGICA Fase de planeación Etapa de análisis general Programación y comprensión del proceso Análisis preliminar Plan de investigación preliminar Etapa de investigación preliminar Descripción de actividades, sistemas y controles Evaluación preliminar Identificación de asuntos potenciales Preparación del informe de investigación preliminar

22 MANUAL DE CONTROL INTERNO: SECTORES PÚBLICO - PRIVADO Y SOLIDARIO Fase de ejecución Plan detallado de auditoría Realización de pruebas Desarrollo de hallazgos Preparación de informes Fase de reportes. De informes SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN UNIFICADO EFECTIVO MODELO -SIGUE Una propuesta oportuna Información y comunicación Información Fuentes de información Comunicación Internamente Externamente Instrumentos y medios de comunicación Decálogo Modelo -SIGUE MENSAJE CAPÍTULO CONTROL. ELIMINANDO DESPERDICIOS. MODELO -ELIDE TODOS QUEREMOS MEJORAR CONCEPTO DE DESPERDICIO Desperdicio Desperdiciar Malgastar, derrochar o consumir bienes HÁBITOS DEL DESPERDICIO CARACTERÍSTICAS DEL MODELO -ELIDE

23 ÍNDICE GENERAL 14.5 OBJETIVOS DEL MODELO -ELIDE COMPROMISOS PARA EL ÉXITO DEL MODELO -ELIDE CÓMO ELIMINAR LOS DESPERDICIOS? Factores internos La filosofía de la alta gerencia La calidad en la fuente Carga uniforme de trabajo Tiempos mínimos de alistamiento Operaciones coincidentes Sistema de halar Factores externos Compras justo a tiempo ESCENARIOS EN EL MODELO -ELIDE Primer escenario Segundo escenario Tercer escenario El personal El tiempo FASES DEL MODELO -ELIDE Fase de preparación Fase de implementación Fase de implantación Fase de estabilización METODOLOGÍA PARA APLICAR EL MODELO -ELIDE CASO PRÁCTICO ENTRENAMIENTO MODELO -ELIDE MENSAJE

24 MANUAL DE CONTROL INTERNO: SECTORES PÚBLICO - PRIVADO Y SOLIDARIO CAPÍTULO AUTOCONTROL O CONTROL VOLUNTARIO PRIMERO LO PRIMERO MATRIZ DEL AUTOCONTROL O CONTROL VOLUNTARIO MENSAJE ACUERDOS COMUNICATIVOS SÍNDROMES Y EFECTOS GLOSARIO SIGLAS O ACRONIMOS ÍNDICE ANALÍTICO ÍNDICE DE REFERENCIAS, BIBLIOGRAFÍA Y ENLACES LISTADO DE ILUSTRACIONES No.1. Visión integrada e integral del control -VICO No 2. Tipos de control en la Constitución Política de Colombia No 3. Tipos de control Vs. Entidades y organismos No 4. Eficacia Vs. Eficiencia Vs. Efectividad No 5. Insumos Vs. Procesos Vs. Resultados No 6. Matriz Ouputs Vs. Inputs No 7. Control latino Vs. Control anglosajón

25 ÍNDICE GENERAL No 8. Gerente Vs. Gerente-líder No 9. Fuerzas que condicionan el Modelo -PIPA No 10. Rueda de la planeación activa No 11. Proceso integrado activo. Exposición de la misión No 12. Esquema -DOFA No 13. Agenda Modelo -PIPA No 14. Entrenamiento Modelo -PIPA No 15. Clasificación del control interno No 16. Ejemplos factores de riesgo institucional No 17. Ejemplo para la calificación del riesgo No 18. Ubicación del control interno en la organización No 19. Matriz -COSO No 20. El proceso licitatorio. Fase 1. Planeación No 21. El proceso licitatorio. Fase 2. Desarrollo No 22. El proceso licitatorio. Fase 3. Culminación No 23. Etapa pre-contractual, contractual y post-contractual No 24. Contratación directa sin licitación (acorde con la ley 80 de 1993) No 25. Contratación directa sin licitación (acorde con la ley 1150 de 2007) No 26. Contratación sin formalidades plenas (acorde con la ley 80 de 1993) -25-

26 MANUAL DE CONTROL INTERNO: SECTORES PÚBLICO - PRIVADO Y SOLIDARIO No 27. Auditoría especial a la contratación No 28. Mapa de procesos. Institución Educativa -IE No 29. Mapa de procesos. Hospital No 30. Riesgos. Matriz de calificación y respuesta No 31. Formato mapa de riesgos No 32. Recolección de información No 33. Filtro del subsistema de control de evaluación No 34. Ruta del Modelo -MECI-. Alcances Vs. Componentes No 35. Ruta del Modelo -MECI-. Componentes Vs. Propósitos No 36. Ruta del Modelo -MECI-. Componentes Vs. Elementos No 37. Ruta del Modelo -MECI-. Elementos Vs. Fines No 38. Elementos Vs. Normograma No 39. Elementos Vs. Productos No 40. Ruta del Modelo -MECI-. Elementos Vs. Beneficios No 41. Ruta del Modelo -MECI-. Elementos Vs. Estrategias No 42. Matriz Modelo -MECI No 43. Calificación Modelo -MECI-. Subsistema control estratégico No 44 Calificación Modelo -MECI-. Subsistema control de gestión No 45. Calificación Modelo -MECI-. Subsistema control de evaluación 371 No 46. Cuestionario Modelo -MECI No 47. Simbología -ANSI

27 ÍNDICE GENERAL No 48. Simbología -ASME No 49. Ejemplo escala de valoración No 50. Matriz de Actividades Vs. Controles No 51. Matriz de Actividades Vs. Riesgos No 52. Matriz de Controles Vs. Riesgos No 53. Ficha para presentación de indicadores No 54. Ficha para funciones, requisitos mínimos y competencias No 55. Matriz de seguimiento No 56. Organigrama del Estado colombiano No 57. Tablero de comando de auditoría integral -TACAI No 58. Dinámica de la gestión disciplinaria No 59. Fallos sancionatorios No 60. Tipos de decisiones No 61. Sanciones por tipo de conducta No 62. Proceso racional toma de decisiones No 63. Mapa instrumental No 64. Gestión administrativa No 65. Gestión de control No 66. Reloj de la gestión No 67. Cuadro comparativo sectores público-privado No 68. Insumos Vs. Procesos Vs. Resultados

28 MANUAL DE CONTROL INTERNO: SECTORES PÚBLICO - PRIVADO Y SOLIDARIO No 69. Fase de planeación. Etapa de análisis general No 70. Fase de planeación. Etapa de investigación preliminar No 71. Fase de ejecución No 72. Fase de reporte, de informe No 73. Ficha cronograma de actividades No 74. Ficha para procesos No 75. Diagrama del desperdicio No 76. Matriz del autocontrol