ANEXO 2 VISTA DE CASOS DE USO Y/O VISTA POR ESCENARIOS CONTROL FISCAL EN LÍNEA PROYECTO FÁBRICA DE SOFTWARE GRUPO 2 Coordinación de Desarrollos

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1 ANEXO 2 VISTA DE CASOS DE USO Y/O VISTA POR ESCENARIOS PROYECTO FÁBRICA DE SOFTWARE GRUPO 2 Coordinación de Desarrollos Tecnológicos Programa Gobierno en Línea Estrategia de Gobierno en de Colombia Derechos Reservados Bogotá, D.C, diciembre de 2012

2 ANEXO 2 VISTA DE CASOS DE USO Y/O VISTA POR ESCENARIOS TABLA DE CONTENIDO 1. DESCRIPCIÓN DE LA SOLUCIÓN USUARIOS DEL SISTEMA USUARIOS QUE ACTÚAN CON LA INFORMACIÓN PARA PROCESO DE RENDICIÓN DE LA CUENTA REPRESENTANTE LEGAL DE LA ENTIDAD VIGILADA FUNCIONARIO AUTORIZADO POR EL REPRESENTANTE LEGAL DE LA ENTIDAD VIGILADA PARA LA RENDICIÓN DIRECTOR DE CONTROL FISCAL FUNCIONARIO AUDITOR AGENTE SISTEMA SCFL USUARIOS PARA EL PROCESO AUDITOR CONTRALOR O AUDITOR GENERAL DIRECTOR DE CONTROL FISCAL AGR/CONTRALORÍAS COORDINADOR DE AUDITORÍA/AUDITOR REPRESENTANTE LEGAL DE LA ENTIDAD VIGILADA O FUNCIONARIO AUTORIZADO FUNCIONARIO AUTORIZADO ENTIDADES PROVEEDORAS DE INFORMACIÓN FUNCIONARIO AUTORIZADO PARA REGISTRO DE HALLAZGOS EN PGN FUNCIONARIO AUTORIZADO PARA REGISTRO DE HALLAZGOS FGN FUNCIONARIO AUTORIZADO PARA REGISTRO DE HALLAZGOS DE ENLACE CGR AGENTE SISTEMA SCFL USUARIOS PARA EL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL DIRECTOR DE RESPONSABILIDAD FISCAL ABOGADO SUSTANCIADOR RF CONTRALOR / AUDITOR REPRESENTANTE LEGAL DE LA ENTIDAD VIGILADA O FUNCIONARIO DE ENLACE PARA CON EL ÓRGANO DE CONTROL FUNCIONARIO AUTORIZADO ENTIDADES PROVEEDORAS DE INFORMACIÓN SUJETO PROCESAL RF/APODERADO FUNCIONARIO AUTORIZADO PARA REGISTRO EN PGN FUNCIONARIO AUTORIZADO PARA REGISTRO EN CGR AGENTE SISTEMA SCFL USUARIOS PARA EL PROCESO DE ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO FUNCIONARIO DE SECRETARIA GENERAL / FUNCIONARIO DEL DESPACHO DEL CONTRALOR/AUDITOR CONTRALOR/AUDITOR ABOGADO SUSTANCIADOR SANCIONATORIO FUNCIONARIO DE LA ENTIDAD VIGILADA AUTORIZADO POR EL REPRESENTANTE LEGAL Página 2 de 143

3 COORDINACIÓN DE DESARROLLOS TECNOLÓGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA FUNCIONARIO AUTORIZADO ENTIDADES PROVEEDORAS DE INFORMACIÓN SUJETO PROCESAL SANCIONATORIO AGENTE SISTEMA -SCFL USUARIOS PARA EL PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA DIRECTOR DE JURISDICCIÓN COACTIVA ABOGADO SUSTANCIADOR COACTIVA FUNCIONARIO DE LA ENTIDAD VIGILADA AUTORIZADO POR EL REPRESENTANTE LEGAL FUNCIONARIO DE ENLACE ENTIDADES PROVEEDORAS DE INFORMACIÓN SUJETO PROCESAL COACTIVA SECUESTRES FUNCIONARIO AUTORIZADO PARA REGISTRO EN PGN FUNCIONARIO AUTORIZADO PARA REGISTRO EN CGR AGENTE SISTEMA -SCFL USUARIOS PARA EL PROCESO DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA CIUDADANO (IDENTIFICADO O ANÓNIMO) JEFE PARTICIPACIÓN CIUDADANA PROFESIONAL TRAMITADOR ÓRGANO DE CONTROL PROFESIONAL SUSTANCIADOR ÓRGANO DE CONTROL DIRECTIVO DE LA ENTIDAD DEL ÓRGANO DE CONTROL: FUNCIONARIO DE LA ENTIDAD: FUNCIONARIO AUTORIZADO ENTIDADES PROVEEDORAS DE INFORMACIÓN AGENTE SISTEMA SCFL HISTORIAS DE USUARIO HISTORIAS DE USUARIO PARA ADMINISTRADORES DEL SISTEMA HISTORIAS DE USUARIO COMUNES ENTRE LOS PROCESOS HISTORIAS DE USUARIO PROCESO DE RENDICIÓN DE CUENTAS HISTORIAS DE USUARIO PROCESO AUDITOR HISTORIAS DE USUARIO PARA EL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL HISTORIAS DE USUARIO PARA EL PROCESO DE ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO HISTORIAS DE USUARIO PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA HISTORIAS DE USUARIO PROCESO DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA HISTORIAS DE USUARIO ADICIONALES A LA ARQUITECTURA DE LA SOLUCIÓN DETALLE HISTORIAS DE USUARIO HISTORIAS DE USUARIO PARA ADMINISTRADORES DEL SISTEMA ADMINISTRAR USUARIOS ADMINISTRAR ENTIDADES ADMINISTRAR FORMATOS ADMINISTRAR REPORTES Y ALERTAS ADMINISTRAR RIESGOS Y ALERTAS EN MATRIZ ADMINISTRAR SERVICIOS ADMINISTRAR FUNCIONALIDADES PARA ORGANISMOS DE CONTROL Página 3 de 143

4 ANEXO 2 VISTA DE CASOS DE USO Y/O VISTA POR ESCENARIOS ATENCIÓN DE LAS CONSULTAS DE LOS ACTORES DEL SISTEMA ADMINISTRAR INFORMACIÓN DE LOS PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL, ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO, JURISDICCIÓN COACTIVA Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA ADMINISTRAR CONTENIDOS Y MENSAJES ADMINISTRAR LOG RECUPERAR CONTRASEÑAS HISTORIAS DE USUARIO COMUNES ENTRE LOS PROCESOS ACEPTAR O RECHAZAR PROCESOS ASIGNADOS RECIBIR Y REMITIR REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN DEL SUJETO DE CONTROL DOCUMENTAR PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO SOLICITAR APERTURA DE PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO DOCUMENTAR HALLAZGOS FISCALES REMITIR HALLAZGOS FISCALES A LA DEPENDENCIA DE RESPONSABILIDAD FISCAL PARA APERTURA DE PROCESO SOLICITAR APERTURA PROCESO JURISDICCIÓN COACTIVA INGRESAR APODERADOS CONSULTAR AUTORIZAR Y DOCUMENTAR PRUEBAS Y EXCEPCIONES RESPONDER RECURSOS DEL SUJETO PROCESAL REMITIR INFORMACIÓN SOLICITADA A ORGANISMO DE CONTROL ACEPTAR Y REVISAR NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS REALIZAR SEGUIMIENTO ESTADO PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL, JURISDICCIÓN COACTIVA Y/O SANCIONATORIOS SOLICITAR RECURSOS Y PRUEBAS Y/O EXCEPCIONES. REMITIR INFORMACIÓN REQUERIDA REALIZAR SOLICITUDES OFICIOSAS DE INSCRIPCIÓN EN PGN Y CGR CONSULTAR SOLICITUDES DE INSCRIPCIONES EN BASES DE DATOS DE RESPONSABLES FISCALES; EN REGISTROS DE ENTIDADES DE CONTROL NOTIFICAR ASIGNACIÓN DE AUDITORÍAS, PROCESOS Y TRÁMITES ADMINISTRAR NOTIFICACIONES PARA ENTIDADES SUJETOS DE CONTROL, ASEGURADORAS Y SUJETOS PROCESALES CRUZAR, ALMACENAR INFORMACIÓN Y PROCESAR DATOS PARA MATRIZ DE RIESGOS HISTORIAS DE USUARIO PARA EL PROCESO DE RENDICIÓN DE CUENTAS REVISAR E INGRESAR INFORMACIÓN PARA RENDIR LA CUENTA GENERAR REPORTES DE LA RENCIÓN DE LA CUENTA ACTIVAR CONSULTAS PARA DILIGENCIAMIENTO DE FORMATOS AUTORIZADOS INGRESAR INFORMACIÓN DE LAS CUENTAS A FORMATOS AUTORIZADOS GENERAR Y DEFINIR PARÁMETRO PARA EL REPARTO DE LAS CUENTAS A LOS AUDITORES CONSULTAR CONSOLIDADO DE LAS REVISIONES DE LOS AUDITORES EVALUAR DICTAMENES/ PRONUNCIAMIENTOS Y FENECIMIENTO DE LAS CUENTAS REMITIR CONTROLES DE ADVERTENCIA Página 4 de 143

5 COORDINACIÓN DE DESARROLLOS TECNOLÓGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA GENERAR REPORTES DE PROCESO RENDICIÓN DE CUENTAS, PARA INFORMES DIRECTIVOS O DE RENDICIÓN ANTE LA AGR REVISAR LAS CUENTAS DEL SUJETO DE CONTROL A AUDITAR ACCEDER A CONSULTAS DE INFORMACIÓN HABILITADAS CON ENTIDADES EXTERNAS ALIMENTAR DATOS E INFORMACIÓN DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS DE MATRIZ DE RIESGOS HISTORIAS DE USUARIO PARA EL PROCESO AUDITOR INGRESAR PARÁMETROS POLÍTICA DE AUDITORÍA EN MATRIZ DE RIESGOS REMITIR Y APROBAR INFORMES DE AUDITORIAS DE LOS SUJETOS DE CONTROL REVISAR RECURSOS DISPONIBLES FORMULAR Y APROBAR PGA CONSULTAR CONTROL DEL CONSOLIDADO DE LAS AUDITORIAS REVISAR Y REMITIR HALLAZGOS PARA ENTIDADES DE CONTROL EXTERNAS GENERAR REPORTES PROCESO AUDITOR PARA INFORMES DIRECTVOS O RENDICIÓN DE CUENTAS A LA AGR CONSULTAR INFORMACIÓN ENTIDAD A AUDITAR CONSULTAR PROGRAMACIÓN DE AUDITORIA DOCUMENTAR AVANCE DE EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA DOCUMENTAR HALLAZGOS ADMINISTRATIVOS Y APROBAR LOS PLANES DE MEJORAMIENTO DOCUMENTAR HALLAZGOS PENALES Y DISCIPLINARIOS DOCUMENTAR CONTRADICCIÓN DEL INFORME PRELIMINAR CONSULTAR, APROBAR PLANES DE MEJORAMIENTO Y DOCUMENTAR LOS CORRESPONDIENTES AVANCES RECIBIR HALLAZGOS PARA PGN, FGN, Y CGR PROCESAR INFORMACIÓN Y REALIZAR RANKING DE SUJETOS DE CONTROL GENERAR SELECCIÓN DE ENTIDADES OBJETO DE AUDITORIA IN SITU INTEGRAR PGA CON EL PNA EN SISTEMA SINACOF ADMINISTRAR CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE LAS AUDITORIAS HISTORIAS DE USUARIO PARA EL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL EVALUAR, CLASIFICAR SOLICITUDES RECIBIDAS PARA PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL CONTROLAR CONSOLIDADO DE LOS PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL REVISAR FALLOS Y REMITIR PROCESOS PARA CONSULTA A CONTRALOR GENERAR REPORTES PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL PARA INFORMES DIRECTIVOS O DE RENDICIÓN DE CUENTAS A LA AGR CONSULTAR EXPEDIENTE REMITIDO DE LOS HALLAZGOS FISCALES/ DENUNCIAS DOCUMENTAR RESULTADOS DE INDAGACIÓN PRELIMINAR DOCUMENTAR RESULTADOS DE APERTURA DE PROCESO, GESTIONAR NOTIFICACIONES SELECCIONAR RECURSOS PARA AUDIENCIAS VERBALES Página 5 de 143

6 ANEXO 2 VISTA DE CASOS DE USO Y/O VISTA POR ESCENARIOS DOCUMENTAR RESULTADOS Y NOTIFICACIÓN DE IMPUTACIÓN DE CARGOS O ARCHIVO DEL PROCESO DOCUMENTAR RESULTADOS FALLO REVISAR FALLOS, EMITIR CONCEPTO DE CONSULTAS APROBADAS, REMISIÓN DE REGISTROS DE OTROS ORGANOS DE CONTROL ALMACENAR AUDIOS Y VIDEOS DE LAS AUDICIONES DE LOS PROCESO VERBALES ADMINISTRACIÓN DE ACTIVIDADES Y TIEMPOS DE LOS PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL HISTORIAS DE USUARIO PARA EL PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO EVALUAR Y CLASIFICAR EXPEDIENTE CONTROLAR EL CONSOLIDADO DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIOS GENERAR REPORTES PROCESOS SANCIONATORIOS PARA INFORMES DIRECTIVOS O DE RENDICIÓN DE CUENTA A LA AGR DOCUMENTAR RESULTADOS DE APERTURA DE PROCESO, GESTIONAR NOTIFICACIONES PROYECTAR RESOLUCIÓN CON O SIN SANCIÓN. REMITIR PARA APROBACIÓN DEL CONTRALOR/AUDITOR O DIRECTIVO A CARGO DEL PROCESO REVISAR Y FIRMAR RESOLUCIÓN DECISORIA DEL PROCESO ADMINISTRACIÓN DE ACTIVIDADES Y TIEMPOS DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIOS HISTORIAS DE USUARIO PARA EL PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA EVALUAR, CLASIFICAR Y DISTRIBUIR SOLICITUDES CONTROLAR EL CONSOLIDADO DE LOS PROCESOS DE COBRO GENERAR REPORTES DEL PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA PARA INFORMES DIRECTIVOS O DE RENDICIÓN DE CUENTAS A LA AGR CONSULTAR Y APROBAR ACUERDOS DE PAGO REVISAR TÍTULOS EJECUTIVOS Y PROCEDENCIA DEL COBRO REALIZAR COBRO PERSUASIVO Y DEFINIR APERTURA DE PROCESO NOMBRAR SECUESTRE PARA BIENES DOCUMENTAR PROCESOS DE REMATE REALIZAR SEGUIMIENTOS DE PAGOS EN EL SISTEMA REVISAR ASIGNACIONES DE BIENES Y REMITIR INFORMACIÓN DE PAGOS REMITIR CERTIFICACIONES DE PAGO E NFORMACIÓN SOLICITADA ADMINISTRAR ACTIVIDADES Y TIEMPOS DE LOS PROCESOS DE JURISDICCIÓN COACTIVA HISTORIAS DE USUARIO PROCESO DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA REGISTRO DE SOLICITUDES SEGUIMIENTO DE SOLICITUDES REGISTRADAS DEFINIR PARÁMETROS PARA REPARTO DE SOLICITUDES CONTROLAR EL CONSOLIDADO DE LAS SOLICITUDES CIUDADANAS GENERAR REPORTES PROCESO DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA, PARA INFORMES DIRECTIVOS O DE RENDICIÓN DE CUENTAS A LA AGR EVALUAR Y CLASIFICAR SOLICITUDES Página 6 de 143

7 COORDINACIÓN DE DESARROLLOS TECNOLÓGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA INGRESAR SOLICITUDES ALLEGADAS POR CANALES DE ATENCIÓN CIUDADANA SEGUIMIENTO A SOLICITUDES REMITIDAS PARA GESTIÓN AL INTERIOR DE LA ENTIDAD ATENDER REQUERIMIENTOS DE PRIMER NIVEL ACTIVAR PROCESO AUDITOR ACTUALIZAR OBSERVATORIO DE MEDIOS ATENDER REQUERIMIENTOS DE CIUDADANOS ADMINISTRAR ACTIVIDADES Y TIEMPOS DE LOS TRÁMITES DE ATENCIÓN CIUDADANA HISTORIAS DE USUARIO ADICIONALES A LA ARQUITECTURA DE LA SOLUCIÓN CONSULTAR REPORTES UNIDADES EXTERNAS CONSULTAR REPOSITORIO DE CONCEPTOS TÉCNICOS GENERADOS POR ENTIDADES EXTERNAS REMISIÓN DE SOLICITUDES DE CONCEPTOS TÉCNICOS A ENTIDADES EXTERNAS REMITIR INFORMACIÓN REQUERIDA ADMINISTRAR REPOSITORIO DE CONCEPTOS TÉCNICOS ACCEDER A INFORMACIÓN Y SOLICITAR INSCRIPCIONES EN REGISTROS NACIONALES CONSULTA LISTAS AUXILIARES DE LA RAMA JUDICIAL ACTIVAR CONSULTAS CON ENTIDADES BANCARIAS PARA VALIDAR PAGOS REMITIR DICTAMEN DEL BALANCE A LA CGN, CONTADURÍAS TERRITORIALES Y CGR TERMINOS PARA INTERPRETACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES DE LA SOLUCIÓN REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES DE LA SOLUCIÓN TERMINOLOGÍA ANEXOS Página 7 de 143

8 ANEXO 2 VISTA DE CASOS DE USO Y/O VISTA POR ESCENARIOS LISTA DE TABLAS Tabla 1. Historias de Usuario para Administradores Generales Tabla 2. Historias de Usuario Comunes entre los Procesos Tabla 3. Historias de Usuario Para el Proceso de Rendición de Cuentas Tabla 4. Historias de Usuario para el Proceso Auditor Tabla 5. Historias de Usuario para el Proceso de Responsabilidad Fiscal Tabla 6. Historias de Usuario para el Proceso Administrativo Sancionatorio Tabla 7. Historias de Usuario para el Proceso de Jurisdicción Coactiva Tabla 8. Historias de Usuario para el proceso de Participación Ciudadana Tabla 9. Historias de Usuario adicionales Página 8 de 143

9 COORDINACIÓN DE DESARROLLOS TECNOLÓGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA 1. DESCRIPCIÓN DE LA SOLUCIÓN L a solución propuesta para la generación del Control Fiscal en Línea incorpora de manera integral los procesos de: Rendición de cuentas de los sujetos de control hacia las contralorías y de las contralorías hacia la AGR. Participan también a nivel de instancia consultiva diferentes entidades públicas y privadas para el suministro de información de las personas naturales y jurídicas que suscriben contratos con recursos públicos. Proceso auditor, en cabeza de todas las organizaciones que desarrollan actividades de control fiscal, con la participación activa de los sujetos de control y de organismos complementarios de control disciplinario y penal. Interactúan también entidades públicas y privadas para el suministro de información tanto de las personas, como de las entidades y a un nivel de emisión de conceptos técnicos. Proceso de responsabilidad fiscal: en cabeza de todas las organizaciones que desarrollan actividades de control fiscal, con la participación activa de los sujetos procesales y de articulación con entidades públicas y privadas para el suministro de información tanto de las personas, como de las entidades y para la emisión de conceptos técnicos. Proceso administrativo sancionatorio cuyo actor fundamental son los órganos de control junto con los sujetos procesales. Proceso de jurisdicción coactiva. Este proceso puede tener dos tipos de desempeño de acuerdo a la adopción de una sola instancia especializada que administre todos los procesos o, en el marco de la operación actual como una unidad de cada organismo de control. En todo caso, la funcionalidad que soporta el proceso debe tener un comportamiento similar independientemente del administrador de la misma puesto que intervienen tanto los sujetos procesales, como los organismos de control fiscal y disciplinario, que tienen a cargo el registro de antecedentes disciplinarios y fiscales y/o de bienes y rentas de las personas. Proceso de Participación Ciudadana. Se trata de un proceso en el que se articulan múltiples actores como lo son los organismos de control y los Página 9 de 143

10 ANEXO 2 VISTA DE CASOS DE USO Y/O VISTA POR ESCENARIOS ciudadanos; es el único proceso que no es exclusivo del control fiscal; pero que si hace parte en la mayoría de las actividades misionales en las entidades. Página 10 de 143

11 COORDINACIÓN DE DESARROLLOS TECNOLÓGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA 2. USUARIOS DEL SISTEMA S e identifican los siguientes usuarios para el sistema control fiscal en línea, los cuales son analizados en función de los procesos que comprende el alcance de la solución e identificando la entidad a la que pertenecen. Antes de realizar la caracterización es importante identificar que existe un rol genérico a todos los procesos a cargo de la administración del sistema que en adelante se denominara Administrador general/local. Este actor aún no se puede relacionar a una entidad puesto que esta situación aún no se ha definido dentro del proyecto 1. En lo que concierne a las funcionalidades que estarían a su cargo, corresponde básicamente la administración de los usuarios, entidades, roles para usuarios, reportes, noticias, directorios de contactos, administración de contenidos, manejo de alertas, entre otros. A continuación se identifican los usuarios para el sistema control fiscal en línea, analizados en función de los procesos contenidos en el alcance de la solución e identificados según la entidad a la que pertenecen. 2.1 USUARIOS QUE ACTÚAN CON LA INFORMACIÓN PARA PROCESO DE RENDICIÓN DE LA CUENTA A continuación se detallaran los roles que intervienen en el proceso de la Rendición de la Cuenta. 1 Dada la complejidad del sistema es adecuado pensar en niveles de administradores en donde muy probablemente sea necesario contar con funcionarios del área de informática de las entidades para desconcentrar algunas actividades sobre todo en materia de parametrización de formatos, administración de usuarios y de entidades. Página 11 de 143

12 ANEXO 2 VISTA DE CASOS DE USO Y/O VISTA POR ESCENARIOS REPRESENTANTE LEGAL DE LA ENTIDAD VIGILADA Actúa en nombre de la entidad sujeto de control y es el actor responsable de formalizar la rendición de la cuenta. Interactúa con el sistema para: designar roles y permisos, establecer la distribución de los formatos entre sus subalternos, revisar y editar la información consignada en los formatos e información anexa, solicitar ajustes, remitir oficialmente los formatos de la rendición de la cuenta, recibir los ajustes que le sean solicitados, consultar reportes de la rendición, solicitar soporte y aclaraciones para el diligenciamiento de los formatos FUNCIONARIO AUTORIZADO POR EL REPRESENTANTE LEGAL DE LA ENTIDAD VIGILADA PARA LA RENDICIÓN Actúan bajo la autorización previa del Representante Legal de la entidad. Este actor debe ingresar la información requerida en los formatos de las cuentas, subir la información anexa, realizar ajustes requeridos y remitirla al Representante Legal, para su revisión DIRECTOR DE CONTROL FISCAL Estos actores corresponden a los órganos de control (incluyen Delegaturas) y pueden ser tanto de la AGR, la CGR o de las contralorías territoriales 2. La interacción con el sistema está en función de gerenciar integralmente el proceso a partir de las actividades de: establecer los parámetros para la distribución de los formatos y consultas entre el equipo auditor, consultar el estado de las revisiones por parte de los auditores, evaluar los dictámenes y pronunciamientos de los auditores, evaluar conceptos de auditores para activación de proceso administrativo sancionatorio, remitir comunicados para controles de advertencia y generar reportes sobre la rendición de cuentas de los sujetos de control 3, entre otros aspectos. 2 El equipo consultor es consciente de que el recurso humano de las contralorías es diverso, por lo cual puede presentarse el caso en el que este perfil de usuario no esté en cabeza de un funcionario en particular sino que incluso pueda tratarse del mismo Contralor o como ocurre en contralorías grandes como la propia CGR, en donde hay Direcciones sectoriales tales como minas, regalías, entre otras, bajo las cuales se cumplen esta función. Es decir, la relación de roll Director fiscal para el sistema no debe ser uno a uno sino flexible dependiendo del tipo la entidad. 3 En caso de que no se acuerde con las contralorías el acceso a la información directamente por la AGR, estos reportes deben generar los formatos que sobre la información de los sujetos de control les son solicitados. Página 12 de 143

13 2.1.4 FUNCIONARIO AUDITOR COORDINACIÓN DE DESARROLLOS TECNOLÓGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA Estos actores corresponden a los órganos de control a quienes se asigna la función de revisar los formatos y consultas asignadas, acceder a fuentes de información externas habilitadas como: SECOP, CHIIP, CIIF, SIIP, SUIF, SICEP, SIGEP, lista Clinton y la UIAF, entre otras; subir información para complementar la cuenta, emitir concepto sobre fenecimiento de la cuenta (todos) y dictamen del balance (solo los contadores) AGENTE SISTEMA SCFL- Este actor no está aún en cabeza de ninguna entidad; el desarrollo de las funcionalidades que sean automatizadas tales como: cruzar y almacenar información de las cuentas rendidas por los sujetos de control, procesar datos, activar reportes sobre los indicadores que hayan sido definidos por las entidades, remitir los dictámenes del balance de las contralorías hacia la CGR, alimentar la información del proceso hacia la matriz de riesgos, entre otros. 2.2 USUARIOS PARA EL PROCESO AUDITOR A continuación se detallaran los roles que intervienen en el proceso Auditor CONTRALOR O AUDITOR GENERAL Corresponde a los funcionarios representantes de los órganos de control quienes deben ingresar los lineamientos clave para la minería de datos que se genera en la matriz de riesgos que guía la selección y priorización de entidades a auditar DIRECTOR DE CONTROL FISCAL AGR/CONTRALORÍAS Estos actores corresponden a los órganos de control (incluye sus Delegaturas), y pueden ser tanto de la AGR como de la CGR o de las contralorías territoriales. La interacción con el sistema está en función de gerenciar integralmente el proceso, al margen de la delegación que se dé entre los coordinadores de auditorías. Inicialmente estos actores deben definir la conformación y definición del Plan 4 En el diseño detallado debe identificarse si el acceso a fuentes de información externa se habilita también al Director de Responsabilidad Fiscal. Página 13 de 143

14 ANEXO 2 VISTA DE CASOS DE USO Y/O VISTA POR ESCENARIOS General de Auditoria (PGA) y la definición de los recursos humanos, financieros, cronograma de trabajo, entre otros factores. Así mismo, este rol debe establecer los parámetros para la asignación de responsabilidades de las auditorías a los funcionarios del equipo auditor, aprobar los planes específicos de cada auditoría, consultar el estado de la ejecución de las auditorías, revisar y generar observaciones a las actas, informes, hallazgos administrativos y planes de mejoramiento; remitir hallazgos fiscales, disciplinarios y penales a las autoridades competentes, activar procesos administrativo sancionatorio y de responsabilidad fiscal y generar reportes y hacer seguimiento a las auditorías COORDINADOR DE AUDITORÍA/AUDITOR Los auditores y coordinadores son funcionarios de los órganos de control y les corresponde conocer las auditorías que les han sido asignadas y acceder a consultas con entidades externas y repositorios de información del SCFL Los coordinadores deben también generar el Plan de visita a la entidad y remitirlo para aprobación de la Dirección de control Fiscal, informar al sujeto de control sobre momento y objetivo de la auditoría, remitir solicitudes de información al sujeto de control, documentar avances de las auditorías a su cargo, elaborar actas de trabajo, consolidar informes, hallazgos y planes de mejoramiento correspondientes; remitir informes, hallazgos y planes a los sujetos de control, para observaciones del sujeto y de la Dirección de Control Fiscal. Por último, es responsabilidad del Coordinador también la documentación en el repositorio de conceptos técnicos los estudios que les sean allegados durante la ejecución de la auditoría REPRESENTANTE LEGAL DE LA ENTIDAD VIGILADA O FUNCIONARIO AUTORIZADO Actúa en nombre de la entidad sujeto de control y le corresponde consultar y atender los requerimientos de solicitud de información del órgano de control. Al Representante legal le corresponde en particular, pronunciarse sobre los informes y planes de mejoramiento; y al funcionario autorizado, mantener actualizado el cumplimiento de las actividades derivadas del mismo. Página 14 de 143

15 COORDINACIÓN DE DESARROLLOS TECNOLÓGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA FUNCIONARIO AUTORIZADO ENTIDADES PROVEEDORAS DE INFORMACIÓN En el modelo de proceso propuesto se indica que es necesario generar convenios interadministrativos con entidades que puedan dar información tanto de personas como de las entidades, hasta el momento se tienen definidas algunas 5, pero es posible que con ocasión al diseño detallado se puedan reconocer otras adicionales; para efectos del presente análisis, se hablará de estas entidades de manera genérica puesto que el objetivo en este momento es el de reconocer atribuciones de los actores en el sistema FUNCIONARIO AUTORIZADO PARA REGISTRO DE HALLAZGOS EN PGN. Actúa en nombre de la Procuraduría General de la Nación y debe ser responsable de recibir y documentar la gestión de los hallazgos disciplinarios remitidos por los órganos de control FUNCIONARIO AUTORIZADO PARA REGISTRO DE HALLAZGOS FGN Actúa en nombre de la Fiscalía General de la Nación y debe ser responsable de recibir y documentar la gestión de los hallazgos penales remitidos por los órganos de control FUNCIONARIO AUTORIZADO PARA REGISTRO DE HALLAZGOS DE ENLACE CGR Actúa en nombre de la Contraloría General de la República y debe ser responsable de recibir y documentar la gestión de los hallazgos fiscales que sean remitidos a dicha entidad por los demás órganos de control fiscal, esta situación puede ser atípica puesto que corresponde solo a aquellos casos en los que las contralorías detecten hallazgos con recursos del orden nacional cuya fiscalización no les compete. 5 Para un mayor detalle de las entidades proveedoras de información, se sugiere revisar el capítulo 6 del documento GLFS2-CFL-OT- PropuestaProcesosYProcedimientosControlFiscalenLinea, allí se definen para cada proceso las necesidades de información y se identifican quienes son las entidades que la custodian. Página 15 de 143

16 ANEXO 2 VISTA DE CASOS DE USO Y/O VISTA POR ESCENARIOS AGENTE SISTEMA SCFL- Este actor no está aún en cabeza de ninguna entidad; el desarrollo de las funcionalidades que sean automatizadas tales como: cruzar y almacenar información para selección y priorización de entidades a auditar de acuerdo a los parámetros definidos por cada órgano de control, administrar la notificación de los auditores, controlar los tiempos de las auditorias sobre la base de su programación, generar reportes y alertas del caso y llevar el archivo del repositorio de conceptos técnicos. 2.3 USUARIOS PARA EL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL A continuación se detallarán los roles que intervienen en el proceso de Responsabilidad Fiscal DIRECTOR DE RESPONSABILIDAD FISCAL. El rol de Director de Responsabilidad Fiscal se circunscribe a los órganos de control encargados de realizar la clasificación y distribución de las solicitudes de apertura de procesos que sean allegados a su dependencia. Le corresponde también hacer el seguimiento de la gestión de los abogados en función de los procesos asignados y revisar los fallos, remitirlos a grado de consulta del Contralor, resolver recursos de apelación, activar procesos de jurisdicción coactiva/administrativo sancionatorio y generar los reportes para informes directivos y/o de rendición de cuentas y cuando el Contralor no actúa en segunda instancia, les corresponde atender los recursos de apelación de los sujetos vigilados ABOGADO SUSTANCIADOR RF Los abogados sustanciadores son también funcionarios de los órganos de control y les corresponde en primera instancia conocer los procesos que les han sido asignados para aprobarlos o recusarlos, evaluar la conveniencia o no de iniciar el proceso con indagación o apertura del proceso de responsabilidad fiscal y definir la modalidad del proceso (ordinario o verbal). Página 16 de 143

17 COORDINACIÓN DE DESARROLLOS TECNOLÓGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA Los abogados, determinan y documentan la apertura, imputación, fallo y/o archivo de los mismos, los que remiten los fallos para aprobación de la Dirección Fiscal, notifican en cada estado del proceso a sujetos procesales, aseguradoras y entidades, acceden a las consultas necesarias para la evidencia probatoria y establecimiento de medidas cautelares con entidades externas y a los repositorios de información del SCFL, responden recursos de reposición y activan la inscripción de responsables fiscales en el Sistema del Boletín de Responsables Fiscales (SIBOR) y el Sistema de Información de Registro de Sanciones y Causas de Inhabilidad SIRI de las CGR y PGN respectivamente. Por último, está también bajo su responsabilidad la seguridad y conservación de los documentos conceptos técnicos y estudios allegados durante la ejecución del proceso y ubicados en el repositorio CONTRALOR / AUDITOR Como representantes legales de los órganos de control, les corresponde atender los recursos de apelación allegados y servir de instancia consultiva para el caso de los procesos llevados mediante apoderado; fallados sin responsabilidad o cuando se decida el archivo de los procesos REPRESENTANTE LEGAL DE LA ENTIDAD VIGILADA O FUNCIONARIO DE ENLACE PARA CON EL ÓRGANO DE CONTROL Actúa en nombre de la entidad sujeto de control en donde se presentó el supuesto detrimento patrimonial y le corresponde consultar y atender los requerimientos de solicitud de información del órgano de control, aceptar notificaciones electrónicas, revisar notificaciones de apertura, imputación y fallos de responsabilidad fiscal FUNCIONARIO AUTORIZADO ENTIDADES PROVEEDORAS DE INFORMACIÓN En el modelo de proceso propuesto se indica que es necesario generar convenios interadministrativos con entidades que puedan dar información tanto de personas como de las entidades, hasta el momento se tienen definidas algunas 6, pero es posible que con ocasión al diseño detallado se puedan reconocer otras; para efectos del presente análisis, se hablará de estas entidades de manera genérica puesto que el objetivo en este momento es el de reconocer atribuciones de los 6 Para un mayor detalle de las entidades proveedoras de información, se sugiere revisar el capítulo 6 del documento GLFS2-CFL-OT- PropuestaProcesosYProcedimientosControlFiscalenLinea, allí se definen para cada proceso las necesidades de información y se identifican quienes son las entidades que la custodian. Página 17 de 143

18 ANEXO 2 VISTA DE CASOS DE USO Y/O VISTA POR ESCENARIOS actores en el sistema y para el caso que nos ocupa se trata de actividades similares En el evento de que no se logre establecer servicios automatizados para la información de los bienes y rentas de las personas el sistema debe generar servicios para gestionar consultas y solicitudes de inscripción de medidas cautelares en los registros públicos nacionales a saber: -Inmobiliario (SIR/FOLIO), - Mercantil RUE, -Automotor RUNT, -Empleos SIGEP, Tributario MUISCA, Financiero CIFIN, Patronal FOSYGA SUJETO PROCESAL RF/APODERADO Los sujetos procesales son aquellas personas contra las cuales se realizan los procesos de responsabilidad fiscal y pueden actuar a nombre propio o a través de apoderados. Su interacción con el sistema consiste básicamente en activar solicitudes para interponer recursos, solicitar pruebas a lo largo del proceso, consultar el estado del proceso, remitir información que le sea solicitada y en los casos en que se hayan manifestado autorización expresa, aceptar notificaciones electrónicas, revisar notificaciones de apertura, imputación y fallos de responsabilidad fiscal FUNCIONARIO AUTORIZADO PARA REGISTRO EN PGN Corresponde a este funcionario, Procuraduría General de la Nación - PGN. recibir las solicitudes para las inscripciones de alta y baja de las personas que hayan tendido fallos con responsabilidad disciplinaria en las bases de datos del SIRI de la entidad FUNCIONARIO AUTORIZADO PARA REGISTRO EN CGR Corresponde a estos funcionarios de la Contraloría General de la República, recibir las solicitudes para las inscripciones de alta y baja de las personas que hayan tendido fallos con responsabilidad fiscal en las bases de datos del aplicativo SIBOR de la entidad 7 En esta etapa del proyecto aún no se tiene claro el grado de automatización de estos servicios puesto que no se tiene convenios para el intercambio de información con las entidades responsables de custodiar la información de los registros señalados. Se asume para efectos del documento que a pesar de ser información que reposa en las bases de datos; la solución se dará a través de interacciones virtuales en donde habría tareas a cargo de funcionarios de las entidades dueñas de los registros. Página 18 de 143

19 COORDINACIÓN DE DESARROLLOS TECNOLÓGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA AGENTE SISTEMA SCFL- Este actor no está aún en cabeza de ninguna entidad; el desarrollo de las funcionalidades que sean automatizadas tales como: administrar la notificación de los abogados, sujetos procesales, entidades y aseguradoras, controlar los tiempos de los procesos, administrar servicios de consulta con entidades externas, llevar el archivo del repositorio de conceptos técnicos y de los sujetos con procesos de responsabilidad fiscal, archivar los expedientes digitales, entre otros. 2.4 USUARIOS PARA EL PROCESO DE ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO A continuación se detallaran los roles que interactúan en el proceso Administrativo sancionatorio FUNCIONARIO DE SECRETARIA GENERAL / FUNCIONARIO DEL DESPACHO DEL CONTRALOR/AUDITOR 8. Son funcionarios de los órganos de control de la AGR, la CGR y las contralorías territoriales. La interacción con el sistema inicia con la consulta de las solicitudes de apertura de proceso y el correspondiente reparto hacia el profesional a cargo del mismo, por lo cual debe también establecer los parámetros para la distribución, revisar las resoluciones decisorias y los recursos a lugar. Le corresponde también llevar el seguimiento del estado de los procesos y generar reportes administrativos para efectos de la rendición de información de los procesos. Y servir de segunda instancia ante los recursos de apelación que el sujeto procesal interponga CONTRALOR/AUDITOR Como representante legal del organismo de control les corresponde firmar las resoluciones decisorias y los actos administrativos de los recursos que se generen durante el proceso, así como activar los procesos de jurisdicción coactiva. 8 En el trabajo de campo elaborado para el levantamiento de los procesos y su validación, se reconoció que la facultad sancionatoria normalmente es llevada en el Despacho de los Contralores, sin embargo también existen casos en los que los procesos son operados en la Secretaría General pero quien firma la Resolución decisoria es el Contralor. Página 19 de 143

20 2.4.3 ABOGADO SUSTANCIADOR SANCIONATORIO ANEXO 2 VISTA DE CASOS DE USO Y/O VISTA POR ESCENARIOS Se trata de los profesionales de las contralorías y de la AGR, bien sea del Despacho o de la Secretaría General que se encargaran integralmente del proceso, consultar las remisiones, aceptarlas o recusarlas, identificar las causales de sanción, dar apertura, aprobar y desarrollar pruebas, emitir proyecto de resolución decisoria, notificar a los sujetos de sanción sobre los estados del proceso, atender los recursos, generar consultas a entidades externas y los repositorios de información del SCFL FUNCIONARIO DE LA ENTIDAD VIGILADA AUTORIZADO POR EL REPRESENTANTE LEGAL Actúa en nombre de la entidad sujeto de control y le corresponde consultar y atender los requerimientos de solicitud de información del órgano de control ocasionados durante el proceso FUNCIONARIO AUTORIZADO ENTIDADES PROVEEDORAS DE INFORMACIÓN. En el modelo de proceso propuesto se indica que es necesario generar convenios interadministrativos con entidades que puedan dar información tanto de personas como de las entidades, hasta el momento se tienen definidas algunas 9, pero es posible que con ocasión al diseño detallado se puedan reconocer otras; para efectos del presente análisis, se hablará de estas entidades de manera genérica puesto que el objetivo en este momento es el de reconocer atribuciones de los actores en el sistema y para el caso que nos ocupa se trata de actividades similares SUJETO PROCESAL SANCIONATORIO. Los sujetos procesales son aquellas personas contra las cuales se realizan los procesos sancionatorios y pueden actuar a nombre propio o a través de apoderados. Su interacción con el sistema consiste básicamente en activar solicitudes para interponer recursos, solicitar pruebas a lo largo del proceso, consultar el estado del proceso, remitir información que le sea solicitada y en los 9 Para un mayor detalle de las entidades proveedoras de información, se sugiere revisar el capítulo 6 del documento GLFS2-CFL-OT- PropuestaProcesosYProcedimientosControlFiscalenLinea, allí se definen para cada proceso las necesidades de información y se identifican quienes son las entidades que la custodian. Página 20 de 143

21 COORDINACIÓN DE DESARROLLOS TECNOLÓGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA casos en que se hayan manifestado autorización expresa, aceptar notificaciones electrónicas, revisar notificaciones de apertura, y/o imputación y/o fallos de responsabilidad fiscal AGENTE SISTEMA -SCFL- Este actor no está aún en cabeza de ninguna entidad; el desarrollo de las funcionalidades que sean automatizadas tales como: administrar la notificación hacia los profesionales y sujetos procesales, controlar los tiempos de los procesos, administrar servicios de consulta con entidades externas, llevar el archivo del repositorio de conceptos técnicos y de los sujetos con procesos de responsabilidad fiscal y archivar los expedientes digitales. 2.5 USUARIOS PARA EL PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA A continuación se detallaran los roles que interactúan con el proceso de Jurisdicción Coactiva DIRECTOR DE JURISDICCIÓN COACTIVA 10 El rol de Director de Jurisdicción Coactiva, se circunscribe a los órganos de control encargados de realizar la clasificación y asignación de las solicitudes de apertura de procesos allegados a su dependencia. Les corresponde también hacer el seguimiento de la gestión de los abogados en función de los procesos asignados, acuerdos de pago, resolver recursos de apelación, activar procesos administrativo sancionatorio y generar los reportes para informes directivos y/o de rendición de cuentas ABOGADO SUSTANCIADOR COACTIVA Los abogados sustanciadores son también funcionarios de los órganos de control y les corresponde en primera instancia conocer los procesos que les han sido asignados para aprobarlos o recusarlos, evaluar los títulos ejecutivos y su procedencia, dar apertura a proceso de cobro persuasivo, mandamientos de pago, establecer acuerdos de pago y hacer seguimiento a mismos, determinar el inicio de 10 En el trabajo de campo se pudo reconocer que para algunas contralorías esta Dirección está también a cargo del Director de responsabilidad fiscal, en cuyo caso compartirían algunas funcionalidades dado que para el caso de consultas y medidas cautelares las actividades son idénticas para ambos procesos. Página 21 de 143

22 ANEXO 2 VISTA DE CASOS DE USO Y/O VISTA POR ESCENARIOS consultas y medidas cautelares, realizar las gestiones interinstitucionales para nombramiento de secuestres, inscripciones de embargo y remates. Deben responder recursos de reposición y solicitar la baja en la inscripción de responsables fiscales o sujetos sancionados en el SIBOR y SIRI de la CGR y la PGN respectivamente, para lo cual requieren interactuar con las entidades sujetas de control para solicitar las certificaciones de pago de los detrimentos FUNCIONARIO DE LA ENTIDAD VIGILADA AUTORIZADO POR EL REPRESENTANTE LEGAL Actúa en nombre de la entidad sujeto de control en donde se presentó el supuesto detrimento patrimonial y le corresponde consultar y atender los requerimientos de solicitud de información y de certificación de pagos por parte de los responsables fiscales FUNCIONARIO DE ENLACE ENTIDADES PROVEEDORAS DE INFORMACIÓN Como ya se indicó en los procesos de responsabilidad fiscal y administrativo sancionatorio este roll debe ser depurado en la fase de levantamiento detallado, y sobre la base de los acuerdos interinstitucionales. Sin embargo al igual que en el proceso de responsabilidad fiscal para el de jurisdicción coactiva es necesario, establecer servicios automatizados para la información de los bienes y rentas de las personas el sistema debe generar servicios para gestionar consultas y solicitudes de inscripción de medidas cautelares, embargos y remates en los registros públicos nacionales a saber: Inmobiliario (SIR/FOLIO), -Mercantil RUE, - Automotor RUNT, -Empleos SIGEP, Tributario MUISCA, Financiero CIFIN, Patronal FOSYGA. Para el caso específico del proceso de jurisdicción coactiva; existe adicionalmente la necesidad de generar consultas a la rama judicial con el fin de nominar los secuestres de los bienes embargados SUJETO PROCESAL COACTIVA. Los sujetos procesales son aquellas personas contra las cuales se adelantan las acciones de cobro bien sean producto de fallos de responsabilidad fiscal o resoluciones sancionatorias; los sujetos, pueden actuar a nombre propio o a través de apoderados. Su interacción con el sistema consiste básicamente en activar Página 22 de 143

23 COORDINACIÓN DE DESARROLLOS TECNOLÓGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA solicitudes para interponer recursos, solicitar pruebas a lo largo del proceso, consultar el estado del proceso, remitir información que le sea solicitada y en los casos en que se hayan manifestado autorización expresa, aceptar notificaciones electrónicas, revisar notificaciones de apertura, imputación y fallos de responsabilidad fiscal SECUESTRES Son auxiliares de la justica y se nombran por parte de los abogados responsables de los procesos en las entidades de control. Los secuestres deben consultar procesos asignados y remitir información sobre los pagos hechos en las cuentas bancarias de las entidades en las que se identificó el detrimento FUNCIONARIO AUTORIZADO PARA REGISTRO EN PGN. Corresponde a este funcionario, recibir las solicitudes para las inscripciones de alta y baja de las personas que hayan tendido fallos con responsabilidad disciplinaria en las bases de datos del SIRI de la PGN FUNCIONARIO AUTORIZADO PARA REGISTRO EN CGR Corresponde a estos funcionarios, recibir las solicitudes para las inscripciones de alta y baja de las personas que hayan tendido fallos con responsabilidad fiscal en las bases de datos del SIBOR de la CGR AGENTE SISTEMA -SCFL- Este actor no está aún en cabeza de ninguna entidad; el desarrollo de las funcionalidades que sean automatizadas tales como: administrar la notificación de los abogados, sujetos procesales, entidades y aseguradoras, controlar los tiempos de los procesos, administrar servicios de consulta con entidades externas, llevar el archivo del repositorio de conceptos técnicos y de los sujetos con procesos de responsabilidad fiscal, archivar los expedientes digitales. 2.6 USUARIOS PARA EL PROCESO DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA A continuación se detallarán los roles que interactúan en el proceso de Participación ciudadana. Página 23 de 143

24 2.6.1 CIUDADANO (IDENTIFICADO O ANÓNIMO) ANEXO 2 VISTA DE CASOS DE USO Y/O VISTA POR ESCENARIOS Los ciudadanos deben tener la opción de registrarse en el sistema, realizar solicitudes a nombre propio o anónimo para peticiones, quejas y reclamos ante los organismos de control fiscal y hacer seguimiento a sus solicitudes JEFE PARTICIPACIÓN CIUDADANA Funcionarios directivos de los órganos de control a quienes corresponde hacer el seguimiento de la gestión de los procesos asignados por parte de los funcionarios de las diferentes sedes de la entidad y generar los reportes para informes directivos y/o de rendición de cuentas PROFESIONAL TRAMITADOR ÓRGANO DE CONTROL Se trata de funcionarios del área de participación ciudadana quienes deben consultar las solicitudes allegadas, analizarlas, clasificarlas y remitirlas a los funcionarios o entidades competentes PROFESIONAL SUSTANCIADOR ÓRGANO DE CONTROL Se trata de funcionarios del área de participación ciudadana quienes deben encargarse de resolver las solicitudes de primer nivel, que puedan ser atendidas directamente desde esta área sin necesidad de remisiones a otras dependencias DIRECTIVO DE LA ENTIDAD DEL ÓRGANO DE CONTROL: Comprende a todos los jefes de las dependencias de la entidad quienes deben quedar a cargo del análisis de las solicitudes que les sean remitidas por el área de participación ciudadana y delegar la respuesta en un funcionario a su cargo FUNCIONARIO DE LA ENTIDAD: Son funcionarios del organismo de control quienes deben encargarse de resolver las solicitudes de consulta especializadas que le hayan sido asignadas por los jefes de las dependencias. Página 24 de 143

25 COORDINACIÓN DE DESARROLLOS TECNOLÓGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA FUNCIONARIO AUTORIZADO ENTIDADES PROVEEDORAS DE INFORMACIÓN En el modelo de proceso propuesto se indica que es necesario generar convenios interadministrativos con entidades que puedan dar información tanto de personas como de las entidades, hasta el momento se tienen definidas algunas 11, pero es posible que con ocasión al diseño detallado se puedan reconocer otras; para efectos del presente análisis, se hablará de estas entidades de manera genérica puesto que el objetivo en este momento es el de reconocer atribuciones de los actores en el sistema y para el caso que nos ocupa se trata de actividades similares AGENTE SISTEMA SCFL- Este actor no está aún en cabeza de ninguna entidad; las tareas a su cargo para el desarrollo de las funcionalidades son básicamente administrar tiempos, generar alertas y definir prioridades para la evacuación de las solicitudes. Archivar información y documentación de las mismas y actualizar matriz de riesgos. 11 Para un mayor detalle de las entidades proveedoras de información, se sugiere revisar el capítulo 6 del documento GLFS2-CFL-OT- PropuestaProcesosYProcedimientosControlFiscalenLinea, allí se definen para cada proceso las necesidades de información y se identifican quienes son las entidades que la custodian. Página 25 de 143

26 ANEXO 2 VISTA DE CASOS DE USO Y/O VISTA POR ESCENARIOS 3. HISTORIAS DE USUARIO D e acuerdo a la descripción de la solución y a los usuarios y acciones macro definidas en el capítulo anterior, a continuación se describen las historias de usuarios para la operación de los procesos propuestos en el entregable GLFS2-CFL-OT-PropuestaProcesosYProcedimientosControlFiscalenLinea. Este ejercicio comprende las funcionalidades necesarias para el cumplimiento del diseño; dada la cantidad de usuarios y la consolidación a nivel de procesos, en primer lugar se detallarán aquellas que corresponden a nivel de administradores del sistema, luego las funcionalidades comunes entre los procesos, posteriormente aquellas que son aplicables a cada proceso y finalmente, un listado de funcionalidades a título de sugerencia que no hacen parte de la arquitectura del sistema, pero que a nivel de análisis del proceso se han considerado como necesarias y deberían ser objeto de desarrollos posteriores 3.1 HISTORIAS DE USUARIO PARA ADMINISTRADORES DEL SISTEMA. Las siguientes historias de usuario no soportan de manera específica a los procesos del control fiscal, sin embargo, son necesarias para el desarrollo de cualquier esquema tecnológico como lo son las creaciones y actualizaciones de usuarios, entidades, formatos; así como la generación de reportes, índices y logs de servicio. Tabla 1. Historias de Usuario para Administradores Generales NHU HISTORIA DE USUARIO REQUERIMIENTO ASOCIADO DESCRIPCIÓN Administrar usuarios Administrar entidades US01 US02 Como Administrador general/local sistema CFL; requiero ingresar en el sistema los diferentes actores que interactuarán con las funcionalidades a través de la administración de usuarios y contraseñas mediante la activación, inactivación, edición y definiciones de entidades y de rol para cada uno. Como Administrador general/local del sistema debo crear y parametrizar las entidades para los usuarios, activar, inactivar, editar, asociar usuarios y ciudades (incluye entidades convenio, proveedoras de información, órganos de control y sujetos de control. 1.3 Administrar formatos US03 Como Administrador general/local del sistema debo Página 26 de 143

27 COORDINACIÓN DE DESARROLLOS TECNOLÓGICOS PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA NHU HISTORIA DE USUARIO REQUERIMIENTO ASOCIADO DESCRIPCIÓN Administrar reportes y alertas Administrar riesgos y alertas en matriz US04 US Administrar servicios US Administrar funcionalidades para organismos de control Administrar consultas de los actores del sistema Administrar información de los procesos de responsabilidad fiscal, administrativo sancionatorio, jurisdicción coactiva y participación ciudadana. Administrar contenidos mensajes. de y US07 US08 US09 US10 crear y parametrizar los formatos para la rendición de cuentas de los sujetos de control, reconocer a nivel nacional cuales son obligatorios para todas las entidades, asociar sujeto de control, línea de control (contable, gestión, ambiental, entre otros) y periodicidad para la rendición Como Administrador general/local del sistema debo definir, crear, formular, editar eliminar, y parametrizar alertas en el sistema para ingreso de información de los actores y para evaluación de los auditores, también debo administrar los reportes con base en lineamientos de la AGR e indicadores que cada órgano de control desee generar, reconocer los puntos de medición, y ponderación de las calificaciones. Como Administrador general/local del sistema debo ingresar los parámetros bajo los cuales se gestionarán los riesgos para la selección de entidades en el proceso auditor. Como Administrador general/local del sistema debo consultar y generar reportes del funcionamiento de los servicios con los que se genera interoperabilidad con registros y entidades Como Administrador genera/local del sistema debo establecer para cada proceso estándares de carácter nacional en las funcionalidades para obligatorio cumplimiento y parametrizar las no obligatorias para aplicación opcional. Como Administrador general/local del sistema debo consultar las solicitudes de aclaración que soliciten los actores del sistema, dar soporte técnico y servir como mesa de ayuda operativo. Como Administrador general/local del sistema debo administrar los criterios de manejo de información para los sujetos procesales y solicitudes de todos los órganos de control, definir parámetros para ingreso y la manera en que se generarán alertas con esta información en la matriz de riesgos del proceso auditor. Como Administrador general del sistema debo administrar los contenidos de la aplicación, las ayudas para cada una de las funcionalidades, mensajes, alertas, noticias, foros y demás herramientas del sistema. Página 27 de 143