PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE IBARRA (PUCE SI) ESCUELA DE NEGOCIOS Y COMERCIO INTERNACIONAL (ENCI) INFORME FINAL DEL PROYECTO

Transcripción

1 PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE IBARRA (PUCE SI) ESCUELA DE NEGOCIOS Y COMERCIO INTERNACIONAL (ENCI) INFORME FINAL DEL PROYECTO DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE Y DE CONTROL INTERNO EN LA MICROEMPRESA CARIBOU BAR & GRILL DE LA CUIDAD DE IBARRA PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADA CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA LÍNEA DE INVESTIGACIÓN: E.2.1 AUTORA: PILACUÁN MEDINA CYNTIA PILAR ASESOR: INGENIERO LENIN FERNANDO UBIDIA GAVILANES IBARRA JULIO 2010

2 AUTORÍA Yo CYNTIA PILAR PILACUÁN MEDINA, portadora de la cédula de ciudadanía N , declaro bajo juramento que la presente investigación es total responsabilidad de la autora, y que se ha respetado las diferentes fuentes de información realizando las citas correspondientes. FIRMA DE LA AUTORA II

3 PRESENTACIÓN El presente proyecto de diseño de un sistema contable y de control interno en la microempresa Caribou Bar & Grill de la cuidad de Ibarra se encuentra estructurado en cuatro capítulos: aspectos teóricos científicos o marco teórico, diagnóstico, propuesta de diseño de un sistema contable y de control interno en la microempresa Caribou Bar & Grill de la cuidad de Ibarra, y análisis de impactos. El primer capítulo presenta la conceptualización teórica basada en las fuentes de información científica sobre el tema a investigarse, referente a los siguientes aspectos: contabilidad, principios contables, ciclo contable, tributación y control interno. En el segundo capítulo contiene el desarrollo de un estudio detallado y concreto de la microempresa Caribou Bar & Grill ; denominado diagnóstico, que fue realizado a través de encuestas a los propietarios, censo a los empleados, y observación directa, permitiendo así conocer las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de la microempresa. La investigación realizada permitió evidenciar que no existe un sistema contable y de control interno. El tercer capítulo expone la propuesta en cuanto al sistema contable y de control interno; proponiendo una estructura organizacional con su respectivo manual de funciones; también se plantea normas y procedimientos de control interno para las principales cuentas dentro del desarrollo de un sistema contable; que ayudará a un mejor control de la actividad económica, dando así resultados positivos que permita a los propietarios la toma de decisiones oportunas enmarcadas a la realidad económica. III

4 En el cuarto capítulo se presenta un análisis técnico de los principales impactos que el presente proyecto generará como consecuencia de la implantación, en los ámbitos: social, económico, administrativo, educativo y empresarial. Para finalizar se enuncian las principales conclusiones y recomendaciones que le permitan el correcto manejo y desempeño del negocio. IV

5 DEDICATORIA Por los triunfos obtenidos Durante mi vida Estudiantil y personal, quiero dedicar el presente proyecto a Dios y a mis queridos padres; porque con su esfuerzo y apoyo he alcanzado la realización de mis objetivos. Por esto y mucho más, les dedico este trabajo. Porque con su amor me han enseñado a enfrentarme con valor ante las dificultades de la vida y luchar para lograr mis ideales. Cyntia Pilacuán V

6 AGRADECIMIENTO Agradezco a Dios por la oportunidad que me dio de vivir y de estudiar, a la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Ibarra por abrirme las puertas para culminar mis estudios superiores, a mis padres por brindarme apoyo moral e incondicional; a mi esposo y a mi hija quienes, día a día me apoyaron con su constancia y amor; dándome fuerzas y aliento, para culminar mi carrera profesional. Al Ing.Lenin Ubidia por la ayuda brindada; a los docentes y demás personas que hicieron posible la realización de este proyecto. VI Cyntia Pilacuán

7 ÍNDICE GENERAL PÁGINA Portada. I Autoría. II Presentación. III Dedicatoria. V Agradecimiento. VI CAPÍTULO I 1. MARCO TEÓRICO 1.1. Contabilidad Definición de contabilidad Tipos de contabilidad La empresa Clasificación de las empresas Principios de contabilidad generalmente aceptados Principios básicos La cuenta contable Clasificación de la cuenta contable Plan general de cuentas Ciclo contable Definición Análisis del ciclo contable Sistemas de registro de la cuenta inventarios Sistema de cuenta múltiple Sistema de inventario permanente.. 27 VII

8 Métodos de valoración de inventarios Contabilidad de costos Elementos del costo de producción Sistemas de costos Por órdenes de producción Por procesos Costos estándar Aspectos tributarios La obligación tributaria Registro único de contribuyentes Régimen simplificado Comprobantes de venta Comprobantes de retención Impuestos Impuesto al valor agregado Impuesto a la renta NIIFs y NIC Control interno Definición Clases de control interno Control interno contable Control interno administrativo Sistema de control interno Principios y normativas de control interno Componentes del control interno Ambiente de control Proceso de evaluación del riesgo Información y comunicación Actividades de control Monitoreo de los controles.. 61 VIII

9 Limitaciones del control interno Control interno contable en pequeños negocios CAPÍTULO II 2. DIAGNÓSTICO 2.1. Antecedentes diagnósticos Objetivos diagnósticos Objetivo general Objetivos específicos Variables diagnósticas Indicadores Matriz de relación Mecánica operativa Población o universo Muestra Información primaria Información secundaria Tabulación y análisis de la información Observación Censo dirigido a los empleados Entrevista aplicada a gerente y administradora FODA Estrategias FO, FA, DO, DA Determinación del problema diagnóstico.. 90 IX

10 CAPÍTULO III 3. PROPUESTA DEL SISTEMA CONTABLE Y DE CONTROL INTERNO 3.1. Macrolocalización Microlocalización Nombre de la microempresa Propuesta de control interno Misión Visión Organigrama Manual de funciones Control interno del efectivo Control interno de documentos y cuentas por cobrar Control interno de inventarios Control interno de activos fijos Control interno de cuentas y documentos por pagar Propuesta del sistema contable Plan de cuentas Transacciones Estado de situación inicial Kárdex Kárdex de inventario bebidas Kárdex inventario cigarrillos Kárdex inventario comestibles Distribución de los elementos del costo Diario general Mayorización Balance de comprobación Hoja de trabajo Estados financieros X

11 Notas explicativas y políticas contables Roles de pago y provisiones 254 CAPÍTULO IV 4. ANÁLISIS DE IMPACTOS 4.1. Matriz de impactos Impacto social Impacto económico Impacto administrativo Impacto educativo Impacto empresarial y comercial Impacto general 263 CONCLUSIONES 264 RECOMENDACIONES 265 BIBLIOGRAFÍA 266 ANEXOS XI

12 CAPÍTULO I 1. MARCO TEÓRICO Para sustentar científicamente el presente trabajo de investigación, se ha consultado distintas fuentes como textos especializados, revistas, folletos, documentos científicos, internet entre otros, los cuales contienen teorías fundamentales, conocimientos e información relevante en torno al tema investigado. Es importante destacar que el marco teórico constituye un elemento importante de la investigación, pues proporcionan un sistema de conceptos y proposiciones coherentes que sustentan la investigación planteada. A continuación, presentamos los conocimientos más trascendentales y que son afines al DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE Y DE CONTROL INTERNO PARA LA MICROEMPRESA CARIBOU BAR & GRILL, los cuales nos permitirán disponer de los fundamentos científicos sobre el tema investigado CONTABILIDAD DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD La Contabilidad es la ciencia, el arte y la técnica que permite el análisis, clasificación, registro, control e interpretación de las transacciones que se realizan en una empresa con el objeto de conocer su situación económica y financiera al término de un ejercicio económico o periodo contable (Bravo, 2008: 1). Por otra parte Sarmiento, (2004), define a la Contabilidad como la técnica que registra, analiza e interpreta cronológicamente los movimientos o transacciones comerciales de una empresa. (Pág. 5)

13 La contabilidad general debido al constante crecimiento del sector económico a nivel mundial se ha ido adecuando para cada sector económico, lo que ha permitido que en la actualidad encontremos diferentes tipos de contabilidad, a saber: Contabilidad de Costos, Gubernamental, Hotelera, Agropecuaria, Bancaria, de Servicios, entre otros TIPOS DE CONTABILIDAD Dentro de los que podemos destacar se encuentran: Contabilidad Comercial.- Es aquella que se utiliza en los negocios de compra y venta bienes y servicios no financieros (Zapata, 2003: 17). Contabilidad Gubernamental.- Se aplica en las empresas y organismos del Estado (Zapata Sánchez, 2003: 17) Contabilidad de Costos.- Es la que se encarga de recoger, ordenar, clasificar y registrar todas las operaciones relacionadas con la transformación de la materia prima en productos terminados. Cabe recalcar que existen varios tipos de contabilidad dependiendo de la actividad del negocio o empresa, sin embargo en la presente investigación se describieron los más utilizados. Después de abordar el tema de los tipos de contabilidad es imprescindible conocer la definición de empresa quien es la que hace uso de esta ciencia, arte y técnica LA EMPRESA DEFINICIÓN Es la entidad u organización que se establece en un lugar determinado con el propósito de desarrollar actividades relacionadas con la producción y la 2

14 comercialización de bienes y/o servicios en general, para satisfacer las diversas necesidades de la sociedad (Sarmiento, 2004: 1). Las empresas se clasifican en base a diferentes factores como son el sector al que pertenecen, su tamaño, estructura, su conformación de capital, para ello se detalla a continuación: CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS C L A S I F I C A C I Ó N D E L A S POR SU NATURALEZA POR EL SECTOR AL QUE PERTENECEN Industriales (elaboración de bienes) Comerciales (compra-venta de bienes) De servicios (venta de servicios) Públicas (capital del Estado) Privadas (capital sector privado) Mixtas (capital del Estado y sector privado) E M P R E S A S POR LA INTEGRACIÓN DEL CAPITAL Fuente: Contabilidad General; Bravo Mercedes, 2008: 3 Elaborado por: Cyntia Pilacuán Unipersonales (una persona natural) Pluripersonales (dos o más personas naturales 3

15 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS Los PCGA en el Ecuador han tenido vigencia por varios periodos económicos, se han sometido a constantes modificaciones producto del avance de las ciencias económicas y contables a nivel mundial, mismos que se detallan a continuación: PCGA.- Son los principios de contabilidad generalmente aceptados que fueron aprobados por la VII conferencia interamericana de contabilidad y la VII asamblea nacional de graduados en ciencias económicas en mar de plata en 1965, estos principios son un conjunto de normas, reglas que constituyen parámetros para que la elaboración de los estados financieros sea sobre una base técnica; estos principios en el Ecuador están divididos en tres grupos: Principios Básicos Principios Esenciales Principios Generales de Operación En la presente investigación únicamente describimos los principios básicos, debido a que son más acordes al tema investigado PRINCIPIOS BÁSICOS Son aquellos que se consideran fundamentales por cuanto orientan la acción de la profesión contable (Contabilidad en Ecuador, html.rincondelvago.com/contabilidad-en-ecuador_1.html) a. Ente contable.- Lo constituye la empresa como entidad que desarrolla la actividad económica. b. Equidad.- El registro de los hechos económicos y su información deben basarse en la igualdad para todos los sectores, sin preferencia alguna. 4

16 c. Medición de recursos.- La contabilidad y la información financiera se fundamentan en los bienes materiales e inmateriales que poseen valor económico y por lo tanto son susceptibles de ser valuados en términos monetarios. d. Periodo de tiempo.- Los períodos de tiempo de un ejercicio y otros son iguales, con la finalidad de poder establecer comparaciones y realizar análisis que permitan una adecuada toma de decisiones; por lo general son de un año. e. Esencia sobre la forma.- La contabilidad y la información financiera se basan en la realidad económica de las transacciones; en ocasiones la esencia y la forma pueden diferir y lo profesionales cantables hacen énfasis más en la esencia que en la forma, con la finalidad de que la información proporcionada refleje de mejor manera la actividad económica expuesta. f. Continuidad del ente contable.- Los principios contables parten del suspenso de la continuidad de las operaciones del ente contable, empresa en marcha, a menos que se indique se indique lo contrario. g. Medición en términos monetarios.- La contabilidad cuantifica en términos monetarios los recursos, las obligaciones y los cambios que se producen en ellos. La unidad monetaria en el Ecuador es el dólar. h. Estimaciones.- Debido a que la contabilidad financiera involucra asignaciones o distribuciones de ciertas partidas, entre períodos de tiempo relativamente cortos de actividades y conjuntas, es necesario utilizar estimaciones o aproximaciones. 5

17 i. Acumulación.- La determinación de los ingresos y de la posición financiera depende de la medición de recursos y obligaciones económicas y sus cambios a medida que éstos ocurren, en lugar de simplemente limitarse al registro de ingresos y pagos de efectivo. Para la determinación de la utilidad neta periódica y de la situación financiera, es imprescindible el registro de estos cambios. Esta es la esencia de la contabilidad en base al método de acumulación. j. Precio de intercambio.- Las mediciones de la contabilidad están principalmente basadas en precios a los cuales los recursos y obligaciones económicas son intercambiados. k. Juicio o criterio.- Las estimaciones, imprescindiblemente usadas en la contabilidad, involucran una importante participación del juicio o criterio del profesional contable. l. Uniformidad.- Los principios de contabilidad deben ser aplicados uniformemente de un período a otro. Cuando por circunstancias especiales se presenten cambios en los principios técnicos y en sus métodos de aplicación deberá dejarse constancia expresa de tal situación, a la vez que informar sobre los efectos que causen en la información contable. m. Clasificación y contabilización.- Las fuentes de registro de los recursos, de las obligaciones y de los resultados son hechos económicos cuantificables que deben ser convenientemente clasificados y contabilizados en forma regular y ordenada, esto facilita que puedan ser computables o verificables. 6

18 n. Significatividad.- Los informes financieros se interesan únicamente en la información suficientemente significativa que pueda afectar las evaluaciones o decisiones sobre los datos presentados. o. Principio fundamental de partida doble.- Este principio hace referencia a que no puede existir operación alguna que por lo menos afecte a dos partidas o cuentas contables, por lo cual se propicia la regla de que no hay deudor sin acreedor, y viceversa (Zapata, 2003: 24) LA CUENTA CONTABLE Es el nombre genérico que agrupa valores de la misma naturaleza. Toda cuenta tiene tres partes: debe, haber y saldo. DEBE HABER SALDO Debe: En el debe se registran todos los valores que reciben, ingresan o entran a cada una de las cuentas. Haber: En el debe se registran todos los valores que entregan, egresan o salen de cada una de las cuentas. Saldo: Es la diferencia entre el debe y el haber de la misma cuenta; este puede ser deudor ( D>H) o acreedor ( H>D) (Bravo, 2008: 16 y 17) 7

19 CLASIFICACIÓN DE LA CUENTA CONTABLE Esta clasificación es la que plantea Zapata (2003) Cuentas del Activo Están representadas por todos los bienes, valores y derechos que una empresa posee en una fecha determinada; están cuentas pueden ser tangibles, como Caja, Documentos por cobrar, Vehículos, etc., e intangibles, como Franquicias, Marcas, Patentes, etc. Cuentas de valuación del Activo Tienen el propósito de presentar el valor de realización de ciertas cuentas del activo al final de un ejercicio económico, mediante un ajuste que registre la disminución del costo histórico del activo. En este grupo se encuentran cuentas como Provisión para cuentas incobrables, Depreciaciones, Amortizaciones, etc.; estas cuentas se presentan en el balance general con signo negativo; por lo tanto, su saldo por naturaleza, es acreedor. Cuentas del Pasivo Representan obligaciones y responsabilidades contraídas por la empresa con terceras personas, las mismas que en un plazo determinado deben ser honradas, pagadas o devengadas. Ej. Documentos por pagar, Ingresos cobrados por anticipado, etc. Cuentas del Patrimonio Representan los aportes de los socios, los resultados obtenidos por la actividad de la empresa, y las reservas de la empresa. Ej. Capital social, Reserva legal, Utilidades del presente ejercicio, etc. 8

20 Cuentas de Gastos Denominación aplicada a los conceptos que denotan uso, consumo extinción o devengo de bienes y servicios necesarios para mantener las operaciones de la empresa; estos valores se relacionan con el nivel de ingresos operativos de una empresa; un ejemplo son los pagos de remuneraciones del sector administrativo (gasto operativo), ya que, independientemente de que las ventas aumenten o disminuyan, se deberá cumplir con estos pagos en forma periódica. Los gastos que no se relacionan con la actividad propia de la empresa se denominan no operativos; un ejemplo son los gastos navideños, o por el día del obrero. Cuentas de Costos Son valores pagados para cubrir actividades indispensables para generar un ingreso operativo; estos valores se recuperan con la venta de un bien o un servicio; un ejemplo son los costos de la mercadería, materia prima, insumos. Cuentas de Rentas Representan los beneficios o ganancias de una empresa; cuando estas se generan por el giro normal del negocio, se denominan rentas operativas; por ejemplo, la venta de mercaderías para una empresa comercial. Cuando los ingresos provienen de actividades ocasionales, se denominan rentas no operativas; por ejemplo, intereses ganados en una inversión temporal. Cuentas de Orden Son cuentas que por su naturaleza no afectan la situación económica ni financiera de la empresa, pero es necesario mantenerlas registradas para controlar ciertas operaciones que podrían significar derechos u obligaciones empresariales. Estas cuentas se registran al pie del balance general; en este grupo se encuentran cuentas como mercaderías en consignación, valores entregados en garantía. (p. 27,28) 9

21 PLAN GENERAL DE CUENTAS Es la lista de cuentas ordenada metódicamente, ideada de manera específica para una empresa o ente, que sirve de base al sistema de procesamiento contable para el logro de sus fines (Zapata, 2003: 28). Un plan de cuentas debe reunir algunas características, tales como: Sistemático en el ordenamiento y presentación, flexible y capaz de aceptar nuevas cuentas, homogéneo en los agrupamientos practicados y claro en la denominación de las cuentas seleccionadas. El código de cuentas: Es la expresión resumida de una idea a través de la utilización de números, letras y/o símbolos; en consecuencia, el código viene a ser equivalente al nombre (Zapata, 2003: 28, 29). El plan o catálogo de cuentas debe contener: Grupo 1. Activo 2. Pasivo 3. Patrimonio 4. Ingresos (Rentas) 5. Costos 6. Gastos 7. Cuentas de Orden Subgrupo La descripción que se presenta a continuación de cada subgrupo del plan de cuentas es de acuerdo a Sarmiento (2004). Activo Corriente: Se refiere a los grupos de cuentas que se estiman van a ser convertidas en dinero dentro de un año a partir de la fecha del Balance o 10

22 Estado de Situación Inicial; y, lo conforman: disponible, inversiones, exigible y realizable. o Disponible: Caja, Caja Chica y bancos; es decir los valores que se dispone al momento. o Inversiones: títulos y valores que se colocan en las instituciones financieras a un año, tales como: Acciones, Bonos, Cédulas Hipotecarias, Certificados de depósito, Reepos. o Exigible: Clientes, Cuentas por Cobrar, Préstamos a Empleados, Documentos por Cobrar; que le adeudan a la empresa, (-) Provisión para Cuentas Incobrables. o Realizable: inventario de mercaderías y suministros de oficina, si hubiere (-) Provisión para mercaderías dañadas u obsoletas. No Corriente o Tangible: bienes tangibles en propiedad, planta y equipo; tales como: Edificios, Vehículos, Equipo de Oficina, Equipo de Computación, Muebles y Enseres, Equipo y Maquinaria, etc., que tienen una vida útil estimada por más de un año, no son para la venta y que sirven para el normal desarrollo de la actividad a la que se dedica la empresa; excepto: Terrenos, Equipo de Montaje o en tránsito y las construcciones en curso (-) Depreciación acumulada de activo fijo. o Diferido: las cuentas que han ocasionado gastos o pagos anticipados; y, que por su naturaleza no pueden ser considerados como consumidos íntegramente en un solo período o ejercicio económico, es decir se irá difiriendo para el tiempo estimado por la ley (-) Amortización acumulada. Otros Activos: Dentro de este grupo, están básicamente las cuentas y documentos por cobrar e inversiones a largo plazo, (a más de un año). 11

23 Pasivo Corriente: Se refiere a las cuentas que se estima van hacer cubiertas en un año de: Proveedores, Cuentas por Pagar, Documentos por Pagar que adeuda la empresa; tales como: facturas por compras a crédito, letras de cambio, pagares, etc. No Corriente: Hipoteca por Pagar, que se estima se pagara a más de un año a partir de la fecha del Balance o Estado de situación Inicial. Debiendo registrar dentro del grupo corriente la parte proporcional o porción corriente a corto plazo (PC o CP) que se deba cubrir en un año y el saldo constara en el no corriente o largo plazo a más de un año, según el caso. Diferido: Están las cuentas que han sido cobradas anticipadamente; y, que por su naturaleza, no pueden ser consideradas como ingresos íntegros de un período económico, es decir se irá difiriendo para el tiempo estimado. Patrimonio Capital Social: Es el aporte en bienes o en dinero entregado por el propietario (s) socios o accionistas de la empresa, el que consta en la respectiva escritura de constitución de la empresa. Reserva Legal: para las Compañías de Responsabilidad Limitada; de conformidad con el art. 109 de la Ley de Compañías, se debe destinar un 5% de las utilidades líquidas de cada ejercicio, para conformar un fondo de reserva, hasta llegar por lo menos el 20% del capital social. Para las compañías anónimas y de economía mixta; de conformidad con el art. 297 de la misma ley, se debe destinar un porcentaje no menor al 10% de las utilidades liquidas de cada ejercicio, para formar un fondo de reserva legal hasta llegar por lo menos al 50% del capital social. La base del cálculo será la 12

24 utilidad del ejercicio, deducida la participación de los trabajadores y el impuesto a la renta. Facultativa: Es aprobada en la junta General de socios o accionista, de acuerdo a su conveniencia. Otras Reservas: las aprobadas en la Junta General de socios o accionistas; diferentes a las anteriores, y que constan en el estatuto social de la compañía. Utilidades o (Pérdidas) de ejercicios anteriores: las correspondientes a las utilidades no distribuidas o las pérdidas. Utilidad o (Pérdida) del presente ejercicio: La correspondiente a la utilidad líquida o a la pérdida; se considera utilidad líquida, después de deducir la participación a los trabajadores, impuesto a la renta y reservas. Ingresos (Rentas) Ingresos Operacionales: Son consideradas las utilidades obtenidas por la venta de mercaderías, servicios; es decir, es decir la diferencia establecida entre el precio de costo y el precio de venta. Ingresos no Operacionales: Se clasifican en: o Ingresos Financieros: Intereses cobrados por ventas a crédito, intereses ganados por inversiones realizadas y por diferencial cambiario. o Otros Ingresos: Se refiere a las utilidades que no integran dentro de los grupos anteriores (Ingresos Operacionales e Ingresos Financieros) provenientes de: arriendos cobrados, comisiones ganadas por ventas (generalmente en consignación) y utilidad en venta de activos fijos. Gastos Gastos Operacionales: Son considerados los gastos realizados y necesarios para el normal desarrollo de la actividad empresarial asignados a: sueldos y/o salarios, beneficios sociales de ley, suministros de oficina, servicios básicos 13

25 de agua, luz, teléfono, fax, arrendamiento del local comercial, mantenimiento y reparaciones, publicidad y propaganda, depreciaciones, amortizaciones, etc. Gastos no Operacionales: Se clasifican en: o Gastos Financieros: intereses pagados por compras a crédito, intereses, comisiones y otros gastos bancarios y por diferencial cambiario. o Otros Gastos: Se refiere a los gastos que no integran dentro de los grupos anteriores (gastos operacionales y gastos financieros), provenientes de: comisiones pagadas, pérdida en venta de activos fijos. (p ). PLAN GENERAL DE CUENTAS 1. ACTIVO 1.1. CORRIENTE Disponible Exigible Realizable Diferido 1.2. NO CORRIENTE Depreciable No Depreciable 1.3. OTROS ACTIVOS 2. PASIVO 2.1. PASIVO CORRIENTE (Corto plazo) 2.2. PASIVO NO CORRIENTE (Largo plazo) 2.3. OTROS PASIVOS 3. PATRIMONIO 14

26 3.1. CAPITAL SOCIAL 3.2. RESERVAS 3.3. SUPERÁVIT DE CAPITAL 3.4. SUPERÁVIT DE OPERACIÓN 4. INGRESOS (Renta) 4.1. INGRESOS OPERACIONALES 4.2. INGRESOS NO OPERACIONALES 5. COSTOS Y GASTOS 5.1. COSTOS OPERACIONALES 5.2. GASTOS DE ADMINISTRACIÓN 5.3. GASTOS DE VENTA 5.4. GASTOS FINANCIEROS 6. CUENTAS DE ORDEN 6.1. CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS 6.2. CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS CICLO CONTABLE El ciclo contable es la parte fundamental de este capítulo porque constituye la base para el desarrollo de la propuesta debido a que comprende todas las actividades necesarias para proporcionar a la administración información que requiere para dar a conocer la situación financiera de la empresa DEFINICIÓN El ciclo contable constituye la serie de pasos o la secuencia que sigue la información contable desde el origen de la transacción (comprobantes o documentos fuente) hasta la presentación de los estados financieros (Bravo, 2008: 33) 15

27 Para mayor comprensión del proceso contable a continuación vamos a definir cada paso de dicho proceso ANÁLISIS DEL CICLO CONTABLE 6. Estados Financieros 1. Documento Fuente 5. Regulación y Ajuste de Cuentas 2. Jornalización 4. Balance de Comprobación 3. Mayorización Fuente: Contabilidad General; Sarmiento Rubén (2004) Elaborado por: Cyntia Pilacuán 1. Documento Fuente.- Es el contacto con toda la documentación que sustenta una transacción, misma que se analiza para identificar la cuenta contable afectada. Estos documentos se clasifican en: Principales (comprobantes de venta autorizados por el SRI) Secundarios (nota de pedido, proforma, acta de entrega-recepción, etc.) Todo documento debe contener al menos, identificación de las partes contratantes, firmas de legalidad, fecha de expedición, objeto de la transacción, valor de la transacción, numeración secuencial, dirección, RUC. 16

28 2. Jornalización.- Es el registro y control de la transacción comercial, en el libro diario el cual tiene sus hojas numeradas; el primer asiento contable que se realiza es el de constitución si la empresa recién empieza sus operaciones; pero si ya está operando y si se trata de un nuevo ejercicio económico, el primer asiento serán las cuentas con los respectivos saldos del balance general. NOMBRE DE LA EMPRESA LIBRO DIARIO DEL.AL FECHA CÓDIGO DETALLE PARCIAL DEBE HABER Asiento contable.- Es el registro de una transacción en el libro diario, en cuentas deudoras y cuentas acreedoras, aplicando el principio partida doble. Existen asientos contables simples, compuestos y mixtos. Asientos Simples.- Constan de una sola cuenta deudora y una acreedora. Asientos Compuestos.- Constan de dos o más cuentas deudoras y de dos o más cuentas acreedoras. Asientos Mixtos.- Constan de dos o más cuentas deudoras y una cuenta acreedora o viceversa. 3. Mayorización.- Consiste en agrupar los valores de cada una de las cuentas del libro diario, con el propósito de conocer su movimiento y saldo correspondiente. Se reconoce dos tipos de libro mayor, uno principal, en el cual se ingresan las cuentas generales y el auxiliar donde se detallan las subcuentas de las cuentas generales. 17

29 NOMBRE DE LA EMPRESA LIBRO MAYOR CUENTA: CÓDIGO: FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO 4. Balance de Comprobación.- Constituye en trasladar las cuentas deudoras y acreedoras con sus respectivos saldos desde el libro mayor; este listado al realizar la suma del debe y haber nos permite verificar y comprobar el cumplimiento del principio de partida doble; es decir la suma del debe será igual a la del haber; de no ser así se debe identificar los errores. NOMBRE DE LA EMPRESA BALANCE DE COMPROBACIÓN AL. Nº CÓDIGO NOMBRE DE LA CUENTA DEBE HABER 5. Regulación y ajuste de cuentas.- El ajuste consiste en actualizar los valores de algunas cuentas; generalmente se efectúan al finalizar un período contable. En cuanto a regulación se refiere al cierre de ciertas cuentas temporales que se realiza al final del período contable, para determinar la utilidad del ejercicio. Este proceso del ciclo contable se ve reflejado en la hoja de trabajo que se define a continuación: 18

30 Hoja de Trabajo.- Se la puede definir como el resumen de una gran parte del proceso contable, por lo cual contiene el balance de comprobación, los ajustes, balance de comprobación ajustado, estado de resultados y el balance genera. Nº CUENTAS NOMBRE DE LA EMPRESA HOJA DE TRABAJO AL B. DE COMPRO. AJUSTES B. AJUSTADO E. DE RESULT. E. SUPERÁVIT B.GENERAL DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER 19

31 6. Estados Financieros.- Son aquellos que demuestran los cambios y variaciones de la situación financiera de una empresa, ocurridos en un ejercicio económico de conformidad con los principios y normas de contabilidad vigentes en el país. Los estados financieros presentan información que informa la situación financiera de la empresa a una determinada fecha, misma que es de suma importancia para los administradores, para la toma de decisiones; propietarios, para conocer el progreso financiero y la rentabilidad de su empresa; acreedores, para conocer la liquidez; al Estado por el pago de impuestos (Sarmiento, 2004: 35). Los principales estados financieros son: Estado de Resultados, Estado de Superávit, Estado de flujo de efectivo y Balance General. Partes de un estado financiero Encabezamiento.- Donde está el nombre de la empresa, la denominación del estado y la fecha a la cual corresponde el estado. Texto.- Es la parte donde se presenta las cuentas que corresponden a cada estado financiero, con su respectivo valor monetario. Legalización.- En la parte inferior debe ir la firma del contador quien elabora y la firma del gerente quien revisa el estado financiero. Estado de Resultados.- Es el que permite establecer el resultado económico del ejercicio contable, de una manera detallada involucrando todos los ingresos y gastos que hubo en el período que se analiza; con el propósito de demostrar si existe utilidad o pérdida. 20

32 Nombre de la empresa Estado de Resultados Al. VENTAS XXXX (-) COSTO DE VENTAS XXX = UTILIDAD BRUTA EN VENTAS XXXX (-) GASTOS OPERACIONALES XXXX GASTOS DE ADMINISTRACIÓN GASTOS DE VENTA GASTOS FINANCIEROS XXX XXX XX = UTILIDAD OPERACIONAL ANTES DE DE PT. E IR. XXX (-) 15% PARTICIPACIÓN TRABAJADORES XXX = UTILIDAD ANTES DE IR XXX (-) IMPUESTO A LA RENTA XXX = UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO XXX GERENTE GENERAL CONTADOR 21

33 Estado de Superávit.- Demuestra las variaciones de las utilidades retenidas de años anteriores que no han sido distribuidas a los socios o accionistas, más o menos las utilidades o pérdidas del presente año, se elabora básicamente para conocimiento de los socios o accionistas de la empresa (Sarmiento, 2004:36). Nombre de la empresa Estado de Superávit Al.. FUENTES UTILIDADES RETENIDAS (INICIAL) XXXX + UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO XXXX UTILIDADES RETENIDAS (DISPONIBLES) XXXX - UTILIZACIONES XXXX DIVIDENDOS DECLARADOS RESERVA LEGAL RESERVA ESTATUTARIA RESERVA FACULTATIVA XXX XXX XXX XXX UTILIDADES RETENIDAS (FINAL) XXX GERENTE GENERAL CONTADOR 22

34 Estados de Flujo de Efectivo.- Demuestra el comportamiento del dinero al inicio, y al final de un ejercicio económico, con el objeto de no ocasionar desequilibrios económicos. De acuerdo al objetivo de la NEC # 3, la presentación de la información acerca de los cambios en el efectivo (cuentas caja y bancos), y sus equivalentes debe ser por medio de un estado de flujos de efectivo, clasificado por actividades de operación, inversión y financiamiento. Según Sarmiento (2004), se presenta la siguiente clasificación de actividades: Actividades de Operación.- Se relacionan con el giro normal del negocio es decir la producción; compra-venta de bienes. Actividades de Inversión.- Relacionada con la compra y venta de activos fijos. Actividades de Financiamiento.- Relacionadas con aportaciones de nuevos socios, préstamos bancarios, y pago de dividendos. Es necesario saber identificar si es fuente o uso de fondos, para realizar el estado de flujo de efectivo, por lo que se recomienda analizar el siguiente esquema. Incremento de activos = Uso de Fondos (-) Disminución de activos = Fuente de Fondos (+) Incremento de pasivos = Fuente de Fondos (+) Disminución de pasivos = Uso de Fondos (-) Incremento de patrimonio = Fuente de Fondos (+) Disminución de patrimonio = Uso de Fondos (-) 23

35 Nombre de la empresa Estado de Flujos de efectivo Al SALDO INICIAL XXXX (+) FUENTES XXXX (-) USOS XXXX SALDO FINAL XXXX GERENTE GENERAL CONTADOR Balance General.- Es aquel que demuestra la situación económica de la empresa al cierre del ejercicio contable; en este estado financiero se cumple con la ecuación contable; que es una igualdad representada por los tres elementos fundamentales en los que se basa toda actividad económica. (Activo, Pasivo y Patrimonio) (Bravo, 2008: 4) Activos = Pasivos + Patrimonio Una parte importante y complementaria de este estado financiero son las notas explicativas que deben ser presentadas en forma sistemática, revelando información adicional que no se detalla en los estados financieros. 24

36 Nombre de la empresa Balance General Al.. ACTIVOS XXX PASIVOS CORRIENTES XXX CORRIENTES XXX DISPONIBLES XXX Cuentas por pagar XXX Caja XXX Bancos XXX NO CORRIENTE XXX EXIGIBLES XXX Hipoteca por pagar XXX Cuentas por cobrar XXX REALIZABLES XXX TOTAL PASIVO Inventario Materia Prima XXX Inventario P. Term. XXX PATRIMONIO XXX Capital social XXX NO CORRIENTE XXX Reserva Legal XXX DEPRECIABLE XXX Utilidad del Ejercicio XXX Vehículos XXX (-) Dep. Acum. Vehículos (XXX) NO DEPRECIABLE XXX Patente XXX OTROS ACTIVOS XXX TOTAL ACTIVOS XXX TOTAL PASIVO + PATRIMONIO XXX GERENTE GENERAL CONTADOR 25

37 SISTEMAS DE REGISTRO DE LA CUENTA INVENTARIOS El desarrollo del ciclo contable puede variar en ciertos aspectos, como en el tratamiento específico de los inventarios, mismo que estará condicionado a la naturaleza de la empresa; dando lugar al uso de un sistema periódico o permanente, según sea el caso SISTEMA DE CUENTA MÚLTIPLE Bravo (2008) define: Denominado también Sistema de inventario periódico, consiste en controlar el movimiento de la cuenta mercaderías en varias o múltiples cuentas que por su nombre nos indican a que se refiere cada una de ellas, además se requiere la elaboración de inventarios periódicos o extracontables que se obtienen mediante la toma o constatación física de la mercadería que existe en la empresa en un momento determinado. El inventario Final Extracontable se realiza contando, pasando, midiendo y valorando el costo de las mercaderías o artículos destinados para la venta. Cuentas que Intervienen: Mercaderías Compras Devolución en compras Descuento en compras Ventas Devolución en ventas Descuento en ventas Costo de ventas Utilidad bruta en ventas o Pérdida en ventas 26

38 Regulación de la Cuenta Mercaderías Cuando se controla el movimiento de la cuenta mercaderías mediante el sistema de cuenta múltiple, al finalizar el período contable es necesario realizar la regulación o ajuste de mercaderías para determinar: compras netas, ventas netas, mercadería disponible para la venta, registrar contablemente el valor del inventario final o extracontable, costo de ventas y Utilidad bruta en ventas o pérdida en ventas. (p. 107) SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE (O PERPETUO) Sarmiento (2004) Se caracteriza porque el costo de ventas, está determinado de manera permanente; cada vez que se realiza una venta, se determina igualmente su costo; su aplicación, no funciona en empresas que venden un considerable número de artículos al detal; porque la rotación de los productos es continua. En este sistema se debe contar indispensablemente con un control para cada artículos (kárdex), de esta manera, las existencias se puede establecer en cualquier momento. Para su utilización; se necesita de personal especializado en este campo, su aplicación es muy limitada, sin embargo es necesario su conocimiento. En este sistema se utilizan básicamente tres cuentas Inventario de Mercaderías Ventas Costo de Ventas Tarjeta Kárdex El manejo de estas tarjetas, permite un control permanente y actualizado de las mercaderías al precio de costo. 27

39 MÉTODOS DE VALORACIÓN DE INVENTARIOS Las empresas dependiendo del producto o bien que conforman sus inventarios, tienen la posibilidad de utilizar cualesquiera de los cuatro métodos de valoración para inventarios. A continuación se detallan dichos métodos: Método FIFO o PEPS (FIRST IN, FIRST OUT, primera en entrar, primera en salir). Por este método, las mercaderías salen de la empresa al costo de la primera adquisición luego al costo de la siguiente y así sucesivamente hasta llegar al costo de la última adquisición. Método LIFO o UEPS (LAST IN, FIRST OUT. última en entrar, primera en salir). Por este método, las mercaderías salen de la empresa al costo de la última mercancía ingresada, luego al costo de la anterior y así sucesivamente hasta llegar al costo de la más antigua. Método promedio Básicamente se suma los valores correspondientes al saldo del inventario inicial y de todas las compras realizadas hasta el momento de efectuar el cálculo; y, este valor se divide para el número total de unidades que consta en la columna de saldo o existencia de la tarjeta, para así aplicar en las siguientes salidas de mercaderías. Precio de mercado Por este método las mercaderías salen, a un costo estimado igual al precio de mercado al momento en que se realiza la venta; considerando que en ese mismo instante en que se realiza dicha venta; debe reponerse las existencias, en función del último precio de mercado ; más todos los gastos adicionales hasta que el artículo este en el sitio o lugar de venta. (Este método sería el más recomendable). (p. 148) 28

40 CONTABILIDAD DE COSTOS La determinación del costo de ventas es parte fundamental en una empresa; el cual se establece mediante la contabilidad de costos; que de acuerdo a Oscar Gómez Bravo, 2001; pág. 8; la define, como todo sistema o procedimiento contable que tiene por objeto conocer, en la forma más exacta posible, lo que cuesta producir un artículo cualquiera. Y según Bravo y Ubidia (2007) es una rama especializada de la Contabilidad General que permite el análisis, clasificación, registro, control e interpretación de los costos utilizados en la empresa; por lo tanto, determina el costo de la materia prima, mano de obra y costos indirectos de fabricación que intervienen para la elaboración de productos o la prestación de servicios ELEMENTOS DEL COSTO DE PRODUCCIÓN Según Zapata (2007), los elementos del costo son: MATERIALES O MATERIA PRIMA Constituyen todos los bienes, ya sea que se encuentren en estado natural o hayan tenido algún tipo de transformación previa, requeridos para la producción de un bien. Ejemplos: harina, huevos, especias, agua y leche, para hacer pan. MANO DE OBRA Se denomina a la fuerza creativa del hombre, de carácter físico e intelectual, requerida para transformar con la ayuda de máquinas, equipos o tecnología los materiales en productos terminados. Ejemplos: aporte y esfuerzo del panificador, amasador, hornero, etc., quienes en conjunto hacen el pan. (p. 10). COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN De acuerdo a Bravo y Ubidia (2007) este elemento está constituido por: 29

41 Materiales Indirectos.- Son los materiales utilizados en el proceso productivo se no se identifican plenamente con el producto, por lo tanto no son fácilmente medibles y cuantificables; requieren ser calculados de acuerdo a una base de distribución específica. Ejemplo suministros de fábrica tales como: combustibles, cartones para embalaje, envases etc. Mano de Obra Indirecta.- Es el sueldo o salario que se paga al personal que no interviene directamente en la fabricación del producto, pero sirve de apoyo indispensable en el proceso productivo. Ejemplo pago a supervisores de planta, pago a personal de mantenimiento, etc. Otros Costos Indirectos: Son los egresos que se realizan por concepto de servicios correspondientes a la planta, tales como: seguros, arriendos, teléfono, agua, luz, etc. También forman parte de este grupo la depreciación de los activos fijos de planta y la amortización de los gastos de la instalación de la planta. (p. 19). (Díaz Martell, 2006, Una vez que el nivel de producción y el total de costos indirectos de fabricación se hayan estimado para el período siguiente, se podrá calcular la tasa predeterminada de aplicación de costos indirectos de fabricación correspondientes a ese período. No hay reglas fijas para determinar cuál de las bases se deberá usar como denominador. Sin embargo tiene que haber una relación directa entre la base y los costos indirectos de fabricación. La fórmula para calcular la tasa, la cual es la misma independientemente de la base escogida, es la siguiente: Tasa de aplicación de CIF por unidad, = hora, dólar, etc. ó Las siguientes cinco bases se usan por lo general en el cálculo de la tasa de aplicación de los costos indirectos de fabricación: 30

42 Unidades de producción Costo de materiales directos Costo de mano de obra directa Horas de mano de obra directa Horas máquina SISTEMAS DE COSTOS Los sistemas más usados son: El sistema de costos por órdenes de producción, sistema de costos por procesos y costos estándar, que es el más adecuado para el desarrollo del tema de investigación SISTEMA DE COSTOS POR ÓRDENES DE PRODUCCIÓN Zapata (2007) lo define como el sistema tradicional de acumulación de costos denominado por órdenes de producción, también conocido con los nombres de costos por órdenes específicos de fabricación, por lotes de trabajo o por pedidos de los clientes, es propio de aquellas empresas cuyos costos se pueden identificar con el producto o el lote en cada orden de trabajo en particular, a medida que se van realizando las diferentes operaciones de producción en esa orden específica Características Apto para las empresas que tienen fabricación por pedido o en lotes. Requiere que los elementos se clasifiquen en directos e indirectos, por tanto, los elementos se denominan: a) materiales directos, b) mano de obra directa y c) costos indirectos de fábrica. Inicia con una orden de trabajo que emite formalmente una autoridad de la empresa. Por cada orden se debe abrir y mantener actualizada una hoja de costos 31

43 El objeto del costeo es el producto o lote de productos que se están produciendo y que constan en la orden de trabajo y en la hoja de costos. Funciona con costos reales predeterminados, o ambos a la vez. Objetivos Calcular el costo de producción de cada pedido o lote de bienes que se elabora, mediante el registro de los tres elementos en las denominadas hojas de costos. Mantener en forma adecuada el conocimiento lógico del proceso de manufactura de cada artículo. Así, es posible seguir en todo momento el proceso de fabricación, que se puede interrumpir sin perjuicio del control físico, del registro y de la calidad del producto. Mantener un control de la producción, aún después que se haya terminado, a fin de reducir los costos en la elaboración de nuevos lotes o de nuevos productos. (p. 60) SISTEMA DE COSTO POR PROCESOS Rasgado ( OSTO%20I%20UNI6.htm) Es aquel mediante el cual los costos de producción se cargan a los procesos u operaciones, y se promedian entre las unidades producidas. Se emplean principalmente en industria cuya producción es continua o ininterrumpida sucesiva o en serie. Características. 1.- La corriente de producción es continua, en masa, uniforme y rígida. 32

44 2.- La transformación de las materias primas se realiza a través de uno o más procesos consecutivos y los costos se acumulan en el proceso a que correspondan. 3.- El costo unitario se obtiene dividiendo el costo total de la producción acumulado, entre las unidades equivalentes producidas de cada tipo de artículos lo que origina: El cálculo del costo es por promedios. Existe un control más global de los costos de producción. Cuando queda producción en proceso de transformación al final del periodo, es indispensable conocer su fase de acabado, es decir hay que determinar su equivalencia en unidades terminadas. 4.- La producción es uniforme en cuanto al artículo o unidades. 5.- No es posible identificar en cada unidad producida los elementos del costo. 6.- Se determinan costos promediados por procesos de operación, y el volumen de producción se cuantifica a través de medidas unitarias tales como: kilo, litros, toneladas, metros, etc. 7.- Es un sistema más económico contable y administrativamente. 8.- Los procesos son continuos, ininterrumpidos y cada uno representa una transformación parcial, por lo que el producto va pasado sucesivamente de un proceso a otro hasta llegar al almacén d artículos terminados. 9.- La producción se inicia sin que necesariamente existen pedidos u órdenes específicas Es requisito fundamental referirse aún periodo de costos para poder determinar el costo unitario del artículo. 33

45 COSTOS ESTÁNDAR Los costos estándar representan el costo planeado de un producto y por lo general se establecen mucho antes de que se inicie la producción, proporcionando así una meta que debe alcanzarse. Son costos estimados que se supone representan condiciones ideales a las cuales se espera poder conformar los costos verdaderos. Los costos estándar sirven como punto de referencia para la toma de decisiones, para analizar y controlar los costos, y para medir el inventario y el costo de los bienes vendidos. Estos costos son comparados con los costos actuales, para determinar las variaciones ya sea en el precio, cantidad, o los errores ASPECTOS TRIBUTARIOS Toda la sección de aspectos tributarios hace referencia a la LORTI, Código tributario y al reglamento y a la página LA OBLIGACIÓN TRIBUTARIA Es el vínculo jurídico personal, existente entre el Estado o las entidades acreedoras de tributos y los contribuyentes o responsables de aquellos, en virtud del cual debe satisfacerse una prestación en dinero, especies o servicios apreciables en dinero, al verificarse el hecho generador previsto por la ley. ELEMENTOS DE LA OBLIGACIÓN TRIBUTARIA Sujeto activo.- Es el ente público acreedor del tributo; sea como gobierno nacional, el Estado, administrado por el SRI; y como gobierno seccional los Consejos Provinciales, Municipios u otros entes públicos. 34

46 Sujeto pasivo.- Es sujeto pasivo la persona natural o jurídica que, según la ley, está obligada al cumplimiento de la prestación tributaria, sea como contribuyente o como responsable. Hecho generador.- Se entiende por hecho generador al presupuesto establecido por la ley para configurar cada tributo REGISTRO ÚNICO DE CONTRIBUYENTES (RUC) Es el sistema de identificación por el que se asigna un número a las personas naturales y sociedades que realizan actividades económicas, que generan obligaciones tributarias. En el RUC se registra un cúmulo de información relativa al contribuyente, entre la que se destaca: su identificación, sus características fundamentales, la dirección y ubicación de los establecimientos donde realiza su actividad económica, la descripción de las actividades económicas que lleva a cabo y las obligaciones tributarias que se derivan de aquellas. Deben inscribirse todas las personas naturales, las instituciones públicas, las organizaciones sin fines de lucro y demás sociedades, nacionales y extranjeras, dentro de los treinta primeros días de haber iniciado sus actividades económicas en el país en forma permanente u ocasional y que dispongan de bienes por los cuales deban pagar impuestos RÉGIMEN SIMPLIFICADO Establécese el Régimen Simplificado (RS) que comprende las declaraciones de los Impuestos a la Renta y al Valor Agregado, para los contribuyentes que se presentan a continuación y opten por el RS voluntariamente. 35