EXPERTOS EN GESTIÓN EDUCACIONAL

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1 EXPERTOS EN GESTIÓN EDUCACIONAL

2 EXPERTOS EN GESTIÓN EDUCACIONAL Algunos establecimientos que se han beneficiado con nuestras soluciones: COLEGIO DEL VERBO DIVINO COLEGIO INGLÉS CATÓLICO DE LA SERENA CORPORACIÓN EDUCACIONAL ALIANZA FRANCESA DE SANTIAGO CORPORACIÓN UNIVERSIDAD DE ACONCAGUA FUNDACIÓN EDUCACIONAL SANTIAGO COLLEGE FUNDACIÓN DE DESARROLLO EDUCACIONAL UNIVERSIDAD FINIS TERRAE ITC SERVEX LTDA. (Preuniversitarios, Colegios, Universidades, Institutos Pedro de Valdivia) TECNOLÓGICO LA ARAUCANÍA BSP CHILE S.A. (Educa UC) SOCIEDAD EDUCACIONAL COLEGIO RENGO S.A. SOCIEDAD EDUCACIONAL COLEGIO SAN FRANCISCO S.A. SOCIEDAD EDUCACIONAL COLEGIO MANANTIAL S.A. SOCIEDAD EDUCACIONAL COLEGIO LOS ALPES S.A. EDUCAUC INICIAL SPA. CÉNTRICA SERVICIOS INMOBILIARIOS S.A. COLEGIO INMACULADA CONCEPCIÓN DE VITACURA S.A. COLEGIO SAN MARCOS S.A. PLAY GROUP EDUCAUC S.A. SOCIEDAD EDUCACIONAL SAN DIEGO S.A. SOCIEDAD EDUCACIONAL SAN SEBASTIÁN S.A. SOCIEDAD EDUCACIONAL COLEGIO SANTA MÓNICA S.A. COLEGIO COYA S.A. INSTITUTO OHIGGINS DE MAIPÚ S.A.

3 Estimados Señores, Sabemos que en un mundo altamente competitivo como el actual, el buen control y manejo administrativo de su Institución es de vital importancia. Es por ello que hoy queremos presentarle FlexEduca, un producto especialmente creado por TFC Soluciones para Instituciones Educacionales con un alto valor agregado específico que se incorpora a las naturales fortalezas de Flexline ERP y capaz de entregarle verdadero Poder de Gestión tanto a nivel de sus procesos administrativos generales, como de aquellos propios del manejo de apoderados, alumnos, control de matrículas, recaudación etc. Lo invitamos a conocer FlexEduca, el auténtico ERP para Educación: un software que de seguro responderá a sus requerimientos no sólo de hoy sino de los próximos años. FlexEduca está diseñado para ser la solución de gestión para las Instituciones Educacionales que buscan las mejores prácticas en estas materias, entregándole información precisa y oportuna para un buen control y la buena toma de decisiones. Como sabemos que un gran producto de las características de FlexEduca requiere del soporte de una gran compañía, es que también queremos presentarle TFC Soluciones, empresa multinacional con Casa Matriz en Chile, líder en investigación y desarrollo de soluciones de gestión integrales. TFC ofrece el sólido soporte y respaldo de nuestro personal, de extensa trayectoria profesional, especializados en desarrollar soluciones rápidas, eficientes y flexibles, con actualizaciones periódicas y soportadas con tecnología de punta. Ello nos permite entregar a clientes como Uds. un servicio de consultoría, capacitación y soporte técnico de excelencia. Le entregamos el apoyo y nivel de servicios que su institución merece. Atentamente, Carolina Montes von Unger Sub Gerente de Operaciones Comerciales TFC Soluciones

4 SOLUCIÓN DE INDUSTRIA PARA: ESTABLECIMIENTOS EDUCACIONALES (cobro apoderados y remuneraciones) El sistema para controlar la operación contable y comercial de establecimientos educacionales se compone de una plataforma especialmente desarrollada por TFC para estos efectos y de Flexline ERP como sistema base. Ambas partes funcionan completamente integradas como una sola solución permitiendo una completa visibilidad de la información. A través de estas soluciones podemos controlar de mejor manera los puntos críticos de los establecimientos educacionales, tales como: Registro de fichas de alumnos, apoderados y familias. Control del Proceso de Matrícula y Colegiatura Control de cobro de matrícula, colegiatura, actividades extra programáticas, etc. mediante distintas formas de pago. Generación automática y masiva de boletas Control de situación de deuda de apoderados Informe de recaudaciones (para Cuadratura) Eficiencia en el proceso de administración y control del RRHH.

5 Las soluciones se componen de los siguientes ciclos de operación: A) Cobro a Apoderados: El cobro a los apoderados es el proceso principal. A continuación se presenta un diagrama de flujo que ejemplifica las distintas variables a tomar en cuenta, tales como documentos a ingresar y procesos que se deben realizar: INGRESO ALUMNOS NUEVOS Ingresa Alumno al Maestro CtaCte 7. Cuota de Incrporación y Matrícula inicial para alumnos nuevos Centralización 8. Cobro en Tesorería vía Transacción Especial INGRESO ALUMNOS ANTIGUOS 1b. Datos Adicionales 2. Cobro Anual por Familia Centralización por Devengar 4. Cobro en Tesorería 1. Definición de Cobros por Familia Generación Anual de Documentos por Procesar 5. Boleta de Cobro 3. Matrícula por Familia Centralización Emisión de Doc 6. Cobro en Tesorería Centralización a Devengado

6 Los procesos destacados en rojo son los principales de ésta funcionalidad y realizan las siguientes tareas: i) Generación Anual de Documentos por Procesar Este proceso permite a partir de los datos de cada familia, más datos globales vigentes y modificables año a año, generar los documentos de cobro anual tanto de colegiatura como de Matrícula. ii) Matrícula de Alumnos Nuevos El proceso anual de ingreso de alumnos nuevos deberá partir con el ingreso manual del alumno, y del apoderado y la familia si es que procede, al maestro de Ctas Ctes. iii) Generación de Boletas al realizar Cobros de Tesorería A partir del cobro de los distintos documentos vía Tesorería se generarán las Boletas de Cobro por Emitir en el sistema Comercial, para ser emitidos y centralizados por el cliente cuando lo estime conveniente. Este proceso permitirá generar esta boleta a otro rut y nombre. Adicionalmente se incorpora un informe de cuadratura para los pagos que se decepcionan por el módulo de tesorería del Flexline ERP. iv) Informe de recaudaciones (para Cuadratura): Esta aplicación permite obtener un informe de recaudaciones para realizar una cuadratura de éstas. Esta aplicación ofrece al usuario filtro de rango inicial y final de fecha de los movimientos de tesorería y filtro de rango inicial y final de usuario que recaudo o cancelo los compromisos. El informe que entrega esta aplicación es por día, esta agrupado por usuario y tipo de transacción. En la sección de detalle indica el monto total recaudado y el detalle de este monto por forma de pago, además, el monto total pagado y el detalle de este monto por forma de pago. Tiene totales por transacción, usuario y día.

7 Adicionalmente es factible desarrollar a su medida las siguientes funcionalidades ligadas a los procesos antes descritos: 1. Exportación de Datos para Pago de Cuponeras en Banco 2. Importación de Cuponeras para Banco 3. Informe de Apoderados con Pago Efectuado directo (no en el Banco) 4. Impresión de Contrato ó Matrícula B) Remuneraciones del Personal: FlexEduca incorpora el Informe que los establecimientos educacionales deben presentar para el INE. v) Encuesta Mensual de Remuneraciones: > Esta aplicación permite obtener un informe, por sexo, con el costo de la mano de obra y remuneraciones de su personal para ser presentado en el Instituto Nacional de Estadísticas (INE). > El informe entrega la siguiente información, por cada clasificación de personal: La cantidad de trabajadores, El monto total del costo de la mano de obra y la remuneración bruta, desglosada en ítems de acuerdo al formato entregado por el cliente, El monto de las deducciones legales obligatorias de las remuneraciones, El monto de las horas pagadas, desglosado en horas ordinarias y extras, Cantidad de trabajadores desvinculados de la empresa en el mes informado, Cantidad de trabajadores contratados en el mes informado, y Cantidad de trabajadores con licencia médica en el mes informado. NOTA: Esta aplicación no entregará en el informe los datos relacionados con trabajadores no dependientes de la empresa (Sección VI) Honorarios y Subcontratos, pues estos no son parte del sistema de RRHH de Flexline ERP.

8 CARACTERÍSTICAS GENERALES DE FLEXLINE ERP La solución Flexline ERP es un conjunto de aplicaciones definidas para apoyar y facilitar los procesos administrativos y de gestión de las empresas. Permite administrar información, hacer más eficientes sus operaciones, relacionar datos provenientes de las distintas áreas, cruzarlos y analizarlos desde perspectivas diferentes. Dentro de las funcionalidades que maneja el sistema existen algunas como: Gestión de Flexline ERP permite el manejo de la información Contable y Comercial, llevada hasta las esferas gerenciales, con un alto grado de eficiencia, mediante una moderna interfaz que provee de excelentes herramientas de análisis, ya sea con presentación tabular o gráfica de los datos. El sistema de Contabilidad de Flexline ERP es una solución contable moderna y funcional que procesa la información de la empresa, aportando productividad, flexibilidad y descentralización a los controles financieros. La estructura flexible de su código de plan de cuentas permite que el usuario lo pueda definir de acuerdo a su propio criterio contable, pudiendo establecer hasta seis niveles de análisis y un largo de hasta doce dígitos en el código, además del nombre de la cuenta de 20 caracteres alfanuméricos, definibles para una estructura flexible y amigable. Tiene la facilidad de apoyarse en ventanas de ayuda para la consulta de códigos y tablas, y permite capturar datos en forma automática utilizando diferentes formas de ordenamiento de la información a consultar, evitando tener que abandonar la opción que se está operando para consultar los maestros y tablas. Además, gracias a que podemos asignar análisis adicionales a las cuentas contables, logramos obtener información detallada, por ejemplo, sobre los gastos de determinados centros de costos o áreas de negocios. Permite realizar transacciones en diversas monedas registrando contablemente en Moneda Local (dependiendo del origen de la transacción), Moneda Adicional (sólo a nivel de cuenta) y además permite mantener una segunda contabilidad

9 en una moneda definida (Bimoneda), la cual crea una copia de los comprobantes ingresados en la moneda local pero expresada en la Otra Moneda. Comercial de Flexline ERP permite el control de todo el proceso de transacciones Empresa/cliente, proveedor/empresa y Empresa/Empresa que se manejan habitualmente en una organización a nivel comercial. Incluye manejos de Inventarios, Compras, Importaciones, Ventas, Exportaciones, Pedidos, etc. A nivel más detallado podemos destacar el manejo de tipos de productos, tipos de documentos los cuales según la configuración de éstos, podemos obtener flujos de documentos y estadísticas completas valorizadas y en unidades. Dado su carácter altamente configurable, permite crear y modificar los ciclos documentarios con mucha facilidad, estableciendo relaciones de precedencia entre los documentos, que permiten ajustarlos a sus necesidades y describir estos ciclos en forma gráfica con el consiguiente beneficio para los usuarios finales. El sistema de Tesorería está encargado del control de los ingresos y egresos de la empresa Manejo efectivo de las cobranzas. Administra la cancelación de compromisos indicando los vencimientos de cada documento, información que presenta a través de flujos de caja. Manejo de Conciliación Bancaria en forma manual o automática, inyectando el archivo de cartolas de los bancos. Emisión de Cheques, letras y/o comprobante contable. Tesorería ERP además cuenta con un módulo de cobranza, en el cual se realiza el trabajo de Cobranzas, en esta se manejan todas las obligaciones contraídas por clientes u otros deudores con la Empresa para desarrollar una acción efectiva de cobro y manejo de la cartera. Acá interactúan los Cobradores y sus Superiores, teniendo cada uno de ellos una visión del Visor distinta y acorde a sus funciones y responsabilidades. El Sistema de Recursos Humanos Flexline ERP está diseñado para servir como una herramienta de apoyo que permite dar una solución administrativa, moderna y funcional a la empresa, dando especial énfasis a las áreas de

10 Administración de Personal, Remuneraciones, Informes Legales, Proceso de postulación y reclutamiento de personal, de tal forma de evitar la realización de estas tareas en forma manual, aportando a la organización productividad, flexibilidad y control en el manejo de esta área de la empresa. El sistema de Activo Fijo Flexline ERP es una solución que procesa la información de la empresa, aportando productividad, flexibilidad y control al manejo de los componentes del activo inmovilizado de la empresa. Activo Fijo ERP se adapta a las necesidades de la gran mayoría de las empresas. La estructura flexible de configuración de tablas permite que el usuario defina los elementos propios de su empresa, tales como son grupos de clasificación, ingreso masivo de bienes, cartola de bienes, asociación de centro de costo y otras configurables. Por otra parte permite el manejo paramétrico de los cálculos asociados al proceso de depreciación y corrección monetaria. El sistema de Activo Fijo permite mantener el control físico, ya que permite manejar ubicaciones física de bienes (donde se encuentran éstos en la empresa), manejo de responsable del bien, el cual puede interactuar con el sistema de RRHH Flexline ERP, rescatando los funcionarios desde ahí y cabe destacar el traspaso de bienes en el que se modifica el responsable y la ubicación física. El sistema de Control de Proyecto de Flexline ERP permite contar con una herramienta capaz de manejar en forma efectiva, constante y visual los múltiples proyectos que pueda tener la organización en cuanto a las variaciones e incidencias, tanto en tiempo por actividad, acciones, lugares, dependencias, presupuestos, etc., de todo lo que representa llevar a cabo la implantación de un proyecto. Carolina Montes von Unger Sub Gerente de Operaciones Comerciales TFC Soluciones Tel: (56-2) Las Verbenas 9111, Las Condes, Santiago

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