REBIESNE 3a. Reunión de Intercambio de Experiencias mayo 2010

Transcripción

1 "Una técnica para abatir el rezago en la recepción de Donativos Por: UDEM - Saúl Souto y Francisco García Uno de los problemas a los que nos hemos enfrentado en Biblioteca es al manejo de los materiales que nos llegan en calidad de donativo por parte de diferentes fuentes: Usuarios Limpieza de cubículos de profesores Autoridades Público en general La mayoría de las ocasiones el material recibido es desecho de limpias de casas u oficinas que hacen la personas y consideran que en una biblioteca tendría mejor fin esos materiales que ahora les estorban. Cabe mencionar que entre el gran universo de materiales recibidos se encuentran algunas joyas que vuelve interesante dicho trabajo. Caso práctico de la UDEM Al no contar con un control adecuado del manejo de los donativos, se fue acumulando material por años en una bodega, llego el momento de poner orden enfrentándonos ahora a un dilema de logística en donde se requería de la participación activa de los bibliotecarios, se decidió que la única manera era trabajar en pequeños bloques olvidándonos del conjunto en general, es decir solo se estaría manipulando un determinado número de materiales por fases a fin de no perder el control. Consideraciones primarias 1. Que es urgente aligerar la carga de libros que tenemos en la bodega y eliminar aquellos que obviamente no sean de utilidad para nuestra comunidad de usuarios. 2. Que en Biblioteca hay diferentes puntos de vista producto del lugar en la estructura organizativa, puesto de trabajo actual, conocimientos, experiencia, sensibilidad, dominio de áreas temáticas, etc. Criterios básicos a. No se descartará material que alguno de los participantes considere (sepa o sienta) que es útil. b. En caso de duda la persona que esté evaluando podrá auxiliarse de los medios y personas que considere conveniente. Proceso 1. Se nombran responsables de revisión asignándoles un número consecutivo a cada uno, 2. El primer participante llena un carrito y da la primera revisión seleccionando los materiales que consideraba útiles para nuestras bibliotecas, 3. La decisión de aprobar el material es inapelable por los demás miembros del equipo que continúan revisando.

2 4. Al terminar de revisar el carrito el material aprobado pasa a Catalogación 5. El material rechazado es colocado para donar a otra institución, reciclado o bien se ofrece a los usuarios como regalo. 6. El ciclo de revisión continúa cuando el último bibliotecario avisa al segundo en la lista quien debe colocar el carrito con más material. Un factor crítico en el proceso es mantener los tiempos establecidos en forma ya que cualquier retraso provoca que la cadena se rompa. Ciclo Participante 1 A B C D E 2 B C D E A 3 C D E A B 4 D E A B C 5 E A B C D 6 A B C D E N Tabla de turnos de revisión A raíz de esta experiencia se han establecido otros procesos a fin de evitar grandes rezagos y dar continuidad a esta tarea, por un lado está el procedimiento de aceptación de donativos y por otro el procedimiento de revisión de donativos. En el primer caso se establece la política de aceptación de donativos la cual, a grandes rasgos, establece que la Biblioteca decide el fin de los materiales esto sobre todo para que el donante esté enterado que el material que nos ofrece no se queda obligatoriamente en la Biblioteca. El segundo caso es la continuación en el cual intervienen los Comités Biblos que seleccionan los materiales que han pasado el primer filtro de revisión en donde se revisa el estado físico, posteriormente cada Comité determina si el material es apto para ingresarlo a la colección. Puntos a destacar: 1. Involucramiento de equipo de trabajo en el proceso 2. Establecimiento de tareas a cada participante 3. Control del proceso, seguimiento puntual de cada parte. 4. Establecimiento de procedimientos afines. 5. Comunicación entre los participantes a fin de narrar su propia experiencia y compartirla con los otros integrantes del equipo. 6. Documentar el proceso.

3 Datos: Tiempo invertido en el proyecto: 10 meses Resultado final Ingresados ya a nuestras colecciones 1,681 Pendientes por recibir y procesar (rezago) * 427 Donados a otras bibliotecas 1,294 Regalados a usuarios 3,941 Destruídos ** 73 Total 7,416 * Son libros que se quedan, aún deben pasar por dos fases: a) Recepción para determinar si No lo tenemos Si su estado físico hace conveniente que lo conservemos b) Catalogación En caso de que se determine que no nos conviene tenerlos los guardaremos para donarlos a otras bibliotecas o (si ellas no los aceptan) regalarlos a nuestros usuarios. ** Por daños severos, principalmente hongos

4 Conclusiones Uno de los puntos determinantes para el éxito de procedimientos es mantener el rumbo a toda costa con el fin de poder cumplir los objetivos planteados. Definitivamente surgen diversos cuestionamientos al momento de estar trabajando con determinados materiales como por ejemplo, libros antiguos, diferentes formatos de los materiales, etc. todo esto trajo como consecuencia estudiar y documentar cada caso para poder tomar acciones posteriores pero sin detener el proceso en curso, cada participante comparte su experiencia para retroalimentar a los demás y mejorar el proceso de forma continua. Enseñanzas Lo que es muy pesado también se puede cargar, sólo hay que ver si es posible segmentarlo en pedacitos que podamos manejar. El trabajo en equipo realmente da frutos La solución a ese problema estaba en nuestras manos. El reconocimiento de esta realidad trajo consigo la solución. Anexos: 1. Políticas de recepción y tratamiento de donativos carta 2. Procedimiento Recepción y Evaluación de Donativos

5 Anexo 1. Políticas de recepción y tratamiento de donativos carta Estimado/a Donante: Agradecemos su intención de donar a la biblioteca materiales bibliográficos para enriquecer nuestras colecciones, a fin que usted sepa lo que ocurrirá con su donativo, le informamos de las políticas generales para recibir este tipo de materiales: 1. La entrega de los materiales corre a cargo de la persona que los dona. Suplicamos que antes de traerlos lean estas políticas y, si tienen alguna duda, se comuniquen con el Lic. Francisco García (Coordinador de Servicios al Público de la Biblioteca) en el El Coordinador de Servicios al Público de la Biblioteca recibirá (de lunes a viernes de 8 a 13 y de 14:30 a 17:30 horas) sus donativos cuando sean cantidades inferiores a 50 unidades, si son cantidades mayores debe usted comunicarse con él al teléfono 1389 para hacer una cita. 3. No podemos recibir ningún material en las siguientes condiciones: a. En el caso de impresos (libros, revistas, etc.) i. Tesis de ex-alumnos (estamos obligados a recibirlas sólo de las Direcciones de los Programas específicos). ii. Fotocopias de materiales originalmente editados comercialmente. iii. Materiales con alguno de los siguientes daños: 1. Rayados 2. Mojados o con manchas de agua u otros líquidos 3. Con hongos 4. Con otros signos de mutilación b. En el caso de materiales en medios ópticos o magnéticos i. Copias (sólo podemos recibir originales) ii. Software iii. En el caso de videocasetes no podemos recibir materiales que hayan sido grabados de alguna fuente externa (podremos recibirlos cuando vengan acompañados de un documento donde el titular de los derechos de reproducción autorice expresamente que la UDEM tenga esa copia). 4. En todos los casos, al recibir cualquier material seguiremos las siguientes prácticas: a. Revisaremos los materiales (apoyándonos en los bibliotecarios especialistas o en los académicos) para asegurar que: i. Sean de utilidad para los fines de la Universidad ii. No los tengamos repetidos b. En caso de que decidamos no conservarlos, garantizamos que les buscaremos un mejor lugar, para ello seguimos en general los siguientes lineamientos: i. Al completar entre 500 y 1000 unidades físicas para descarte hablamos con bibliotecas de la localidad con las que tenemos convenio y los invitamos a que acudan a revisar los materiales por si desean que les sean donados. ii. Si las bibliotecas no los seleccionan para sus acervos, los ofrecemos como obsequio a los usuarios de esta biblioteca

6 iii. Los pocos materiales (que no se quedaron en nuestras bibliotecas, o con otras bibliotecas, o con los usuarios) que sobren serán enviados a reciclaje. 5. Si usted necesita que se le entregue una carta donde se le informe que se ha recibido su donativo, o si desea además que se especifique la lista de materiales recibidos, debe solicitarlo al momento de entregar el material, si no se hace así nos resultará imposible el hacerla después pues en general procedemos a la revisión, separación y análisis de los materiales de inmediato. Las cartas serán entregadas en un plazo mínimo de una semana, en cualquier caso el tiempo de entrega de la carta será informado por quien reciba su donativo. 6. Si usted necesita comentar sobre estas políticas por considerar que es un caso especial puede comunicarse con el Lic. García ( ) o con el Director de Biblioteca, Lic. Saúl Souto ( ).

7 Anexo 2. Procedimiento Recepción y Evaluación de Donativos 1. Objetivo Establecer los lineamientos para la recepción y selección del material que en calidad de donativo se integra a las colecciones de la Biblioteca. 2. Alcance Aplica a cualquier tipo de material que sea recibido en calidad de donativo. 3. Responsabilidades Es responsabilidad del personal de Circulación designado, del Consultor designado así como de los Bibliotecarios responsables de Comités Biblos el dar cumplimiento a los lineamientos establecidos en este procedimiento. 4. Descripción del Procedimiento 4.1. El personal del área de Circulación designado revisa el estado físico del material recibido, descarta todo aquél que presente algún deterioro físico (mutilaciones, ralladuras, rasgos de humedad, contaminado, etc.) y lo ubica en estante de descarte. El material que está en buenas condiciones lo ubica en estante de donativos El Consultor designado revisa el material que se encuentra en el estante de donativo y de acuerdo a la temática del mismo lo asigna al área correspondiente de cada Comité Biblos, si un material corresponde a varias temáticas, lo ubica en el área más representativa, indicando sobre el material aquellas áreas donde podría ser incluido si es descartado por el Comité principal El Bibliotecario de Comité Biblos identifica el material ubicado en el área física de sus comités asignados Revisa y descarta aquellos materiales de acuerdo a las políticas de rechazo establecidas con anterioridad con los Comités, reubica el material en estante de descarte Revisa en catálogo electrónico el material restante, descarta aquellos materiales que se encuentren en alguna de las colecciones de Biblioteca y los entrega al personal de Circulación Solicita al Presidente de Comité Biblos respectivo revisar y seleccionar el material que no haya sido localizado en el catálogo electrónico y que considere adecuado mantener en las colecciones de Biblioteca Integra el formato de aceptación correspondiente en la página 25 de cada libro seleccionado y aprobado por el Presidente (si el libro es menor a 25 páginas, en la última hoja impresa) completando los siguientes datos del formato: a. Colección donde debe ubicarse b. Instrucciones especiales (si procede) c. Fecha d. Firma del Bibliotecario Entrega el material seleccionado a Bibliotecario de Adquisiciones Coloca en el espacio correspondiente los libros descartados por el Presidente del Comité y que por ser material que abarca varias disciplinas tengan alguna nota de otros comités Reubica en estante de descarte el material no seleccionado por Presidente de Comité.

8 4.4. El personal del área de Circulación designado revisa el material reportado por los bibliotecarios responsables como material ya existente en las colecciones, para seleccionar aquellos que sirvan de reposición Entrega a Bibliotecario de Adquisiciones el material seleccionado con el formato de reposición Reubica el material no seleccionado en el estante de descarte. 5. Vigencia 5.1. Este documento será revisado cada año. 6. Diagrama de flujo.