PROCESO: PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES PROCEDIMIENTO: DE ATENCIÓN A FAMILIAS EN EMERGENCIA SOCIAL

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1 Página: 1 de 7 1. Objetivo Proporcionar atención a personas y familias en Emergencia Social que requieran apoyo a través del servicio funerario, con el fin de contribuir a la superación de la situación de emergencia social. 2. Glosario Servicio Funerario: Es un apoyo transitorio y oportuno, el cual cubre los requerimiento fúnebres necesarios para personas y o familias en condición de vulnerabilidad y en situación de emergencia social que no cuentan con recursos económicos para afrontar una situación de calamidad. Ataúd: Caja o cofre de madera o cualquier otro material diseñado, especialmente para depositar el cadáver o restos humanos. Bóveda: Es un lugar cerrado comprendido entre seis muros y varios pilares que sirve como destino final para depositar cadáveres o restos humanos. Cadáver: Cuerpo humano sin vida, cuyo deceso debe, para efectos jurídicos, estar certificado previamente a su inhumación o cremación por la autoridad media o judicial competente. Cremar: Acción de quemar o reducir a cenizas restos u órganos y/o partes humanas por medio de la energía calórica. Urna Para Cenizas: Recipiente en el cual se deposita la totalidad de las partículas resultantes de la cremación de un cadáver. Cementerio: Lugar destinado para recibir y alojar los cadáveres, restos u órganos o partes humanas, en cualquiera de los espacios adecuado para ello. Inhumar: Acción de enterrar o depositar en los cementerios cadáveres, restos u órganos y partes humanas. Neonato: Recién nacido vivo. Óbito Fetal: La muerte del feto en cavidad uterina antes del trabajo de parto. NN: Cadáver de persona no identificada. Tanatopraxia: Técnicas propias del manejo, preparación y conservación de cadáveres. Certificado de defunción: Documento médico-legal que acredita la muerte del fallecido, es expedido cuando la persona fallece por causas naturales, para trámites de prestación del servicio se debe contar con este documento en original y firmado por un médico con registro profesional. Autorización judicial: Certificado Expedido por Fiscalía el cual certifica que adelanta la investigación por Muerte, debido a que las causas son diferentes a la muerte natural. Registro extemporáneo: Este registro se debe solicitar para la inscripción extemporánea de una muerte natural este trámite es realizado por la funeraria encargada de la inhumación del cuerpo.

2 Página: 2 de 7 3. Desarrollo: 3.1 Pasos para la entrega del servicio funerario de Lunes a Viernes en las subdirecciones locales no autorizadas: Diligencie el formato de atención inicial y verifique el cumplimiento de criterios de identificación y remita a la Subdirección de Identificación, Caracterización e Integración informando al ciudadano-a los documentos requeridos para la atención. 3.2 Pasos para la prestación del servicio funerario de Lunes a Viernes en las subdirecciones locales unidades operativas autorizadas y subdirección para la identificación, caracterización e integración: 1. Verifique los documentos necesarios para la prestación del servicio: El profesional de la Subdirección Local autorizada, unidad operativa o el Profesional de la Subdirección ICI, solicita a la persona tramitante del servicio los documentos originales para el prestar el servicio: 1.1 En caso de Muerte Natural: Documento de Identidad: Original y copia del documento de identidad de la persona fallecida, si no se cuenta con este, el fallecido debe ser enviado a medicina legal para la identificación plena, por parte de la entidad correspondiente. Certificado de Defunción: Se debe presentar el original y copia del certificado de defunción, el cual debe estar debidamente diligenciado y firmado por el médico que certifica la defunción. Verifique que no tenga ningún tipo de enmendaduras o tachaduras. Verifique que la hora de fallecimiento este escrita en hora militar. Verifique que los apellidos y nombres estén escritos exactamente igual a como figuran en el documento de identidad, sin omitir ningún nombre o apellido. Verifique que en los campos de la información que corresponde al médico que certifica la muerte no se hayan diligenciado con los datos del fallecido o al contrario. Cuando se presenten correcciones en el Certificado de Defunción, el único documento que lo suple es la corrección emitida a través del aplicativo RUAF expedida únicamente por el médico que certifica la defunción. Sin los anteriores requisitos el documento no tendrá ninguna validez, por lo tanto no se podrá tramitar la autorización del servicio funerario. Cuando el fallecimiento es por causa natural y los familiares se presentan a tramitar el auxilio funerario 48 horas después de sucedido, se autorizará

3 Página: 3 de 7 registro extemporáneo (Esto debido a que la ley establece que cuando el fallecimiento es por muerte natural se cuenta con 48 horas hábiles para realizar el registro del fallecimiento). 1.2 En caso de Óbito Fetal: Verifique que en el certificado de defunción no se encuentre diligenciado en los espacios nombre e identificación (estos espacios deben estar en blanco) 1.3 En caso de un neonato: Se debe contar con el certificado de nacido vivo o registro civil y el certificado de defunción. En el caso de los niños con certificado de nacido vivo, verifique que este documento este diligenciado correctamente con los nombres y número del documento de identificación de la madre. Verifique que los nacidos vivos tengan escrito el nombre en el certificado de defunción. 1.4 En caso de muertes por establecer, violentas o accidentales: Se debe presentar original y copia de los documentos de orden judicial que emita el Instituto Nacional de Medicina Legal y la Fiscalía General de Nación (que permiten tramitar el destino final e identificación plena del fallecido). Documento Inspección del cadáver: Verifique que la información de nombres, identificación, fecha de nacimiento, edad en números, corresponda a lo establecido en el documento de identidad o al reporte de identificación que expide medicina legal, en la revisión se debe incluir el nombre de la persona con la ortografía que esté registrada en el documento fuente y la fecha de fallecimiento, posible causa de la muerte, lugar de inspección del cuerpo. Documento de verificación de identidad o informe de identificación indiciaria: Verifique que se cuenta con este documento ya que permite certificar que el cadáver se encuentra plenamente identificado. Si en los documentos antes mencionados se presenta alguna enmendadura o diferencia entre uno y el otro, se debe solicitar el cambio el documento al tramitante ya que sin la corrección no es posible la autorización del servicio funerario. 2. Diligencie Ficha de Emergencia Social: desde la sección E, a partir del numeral 4 en adelante. 3. Informe que no se cumple con criterios, registre en la Ficha SIRBE el motivo por el cual no se cumplen los criterios de ingreso y realice el cierre correspondiente mencionándolo en la misma.

4 Página: 4 de 7 4. Diligencie Formato de solicitud de los servicios funerarios: Mencionando los beneficios que se autorizan, se hará el diligenciamiento del formato Código F-PS-094 de acuerdo con la solicitud de la persona tramitante o familiar del fallecido. 5. Informe y oriente acerca del diligenciamiento del Formato de Evaluación de Servicio: Se debe informar a la persona tramitante del servicio funerario, que se requiere diligenciar el formato de evaluación de Servicio Código: F-PS-093 suministrado por el contratista una vez finalizada la prestación del servicio. 6. Adjunte documentos soporte: Devuelva los documentos originales requeridos para la prestación del servicio y adjunte como soporte a la ficha SIRBE copia de estos 7. Asigne cita para verificación del servicio en el seguimiento o acompañamiento: Para la verificación del beneficio asigne cita máximo a la semana posterior de la autorización del beneficio, si en la verificación se identifican situaciones que ameriten que el ciudadano continua en emergencia social, este continuará en acompañamiento y se le asignará cita para el siguiente mes, teniendo en cuenta el protocolo de acompañamiento familiar. En caso de que el tramitante no acuda a la cita de verificación realice contacto telefónico y diligencia todo el seguimiento en el formato de actuaciones; en caso de no lograr comunicación verifique los cambios de estado de los beneficios en SIRBE y diligencie el formato de verificación mencionando en el campo de observaciones que el-la ciudadano-a tramitante no asistió. 8. Envié solicitud del servicio vía correo electrónico o fax: El cual estará dirigido al equipo administrativo que determine la Subdirección ICI y confirme el recibido del documento vía telefónica. 9. Asigne número de solicitud: El equipo administrativo o quien determine la Subdirección ICI, deberá asignar un número de solicitud del servicio funerario y además deberá ingresar la información del formato de solicitud F-PS-094 a la base de datos correspondiente, enviando autorización del servicio al contratista, la información debe remitirse únicamente desde los correos institucionales con confirmación de lectura y recibido. 10. Registre la información en SIRBE: Desde las Subdirecciones locales autorizadas y la Subdirección ICI se debe realizar el registro de las FICHAS en SIRBE, inmediatamente después de la atención a la ciudadanía, cargando los beneficios que deben quedar en estado AUTORIZADO. 11. Preste el servicio funerario: El contratista se encargará de prestar el servicio según la solicitud realizada por el equipo administrativo de la Subdirección ICI, el supervisor o quien este haya delegado para tal fin. 12. Revise evaluaciones: El equipo administrativo de la Subdirección ICI, realizará la revisión de las evaluaciones, en caso de detectarse inconformidades en la prestación del servicio realizará el reporte correspondiente al supervisor del contrato.

5 Página: 5 de De a conocer al supervisor del contrato e informe al contratista, que existe una inconformidad en la evaluación: En caso de presentarse no conformidad en la evaluación, el supervisor-a del contrato realizará requerimiento al contratista con el propósito de generar acciones que permitan mejorar la prestación del servicio. 14. Revise facturas: El equipo administrativo de la Subdirección ICI, realizará la revisión de las facturas emitidas por el contratista teniendo en cuenta las autorizaciones realizadas, verificando cada uno de los servicios en cuanto a cantidades y valores, en caso de detectarse inconsistencias se hará devolución de la factura al contratista. 15. Devolver la factura al operador para que la emita nuevamente y la envié corregida: Si se presentan inconsistencias en la factura se devolverá al contratista para que realice los ajustes correspondientes. 16. Realice cambio de estado en SIRBE: El equipo administrativo de la Subdirección ICI, será el único que podrá realizar estos cambios de estado de los beneficios en SIRBE, se asignara estado OTORGADO teniendo como base la factura original con la cual se certifican los valores correspondientes al servicio y la entrega de cada ítem autorizado. 17. Elabore informe de supervisión y trámite el pago correspondiente: La supervisión del contrato se encargará de elaborar el informe de ejecución del contrato y el equipo administrativo de la Subdirección ICI se encargará de gestionar los pagos correspondientes según lo establecido en el contrato. 3.3 Pasos para entrega del servicio funerario Nocturnos y Fines de Semana en las Subdirecciones Locales autorizadas y Subdirección para la identificación, caracterización e integración. 1. Reciba la solicitud de servicio vía telefónica por parte del solicitante: El profesional designado por la Subdirección ICI en las Subdirecciones locales Autorizadas, contactará directamente al familiar o allegado de la persona fallecida para indagar sobre la situación de emergencia presentada realizando una entrevista estructurada en donde tenga en cuenta la ubicación del cuerpo, los trámites legales referidos a documentos, fecha del fallecimiento, causa de muerte (natural o violenta). 2. Diligencie Ficha SIRBE Atención Inicial F-AO-RS-009 solicitando los datos telefónicamente 3. Verifique criterios de identificación y consulte las bases de datos: Luego de indagar acerca de la situación presentada se deben realizar la verificación de los criterios de identificación en los que se debe tener en cuenta, redes de apoyo familiar y social, ingresos económicos, afiliaciones a seguros exequiales, además se hace necesario verificar los datos del solicitante y el fallecido en las bases de datos de la secretaria de salud (comprobador de derechos) y el sistema Integral de información de la protección social (SISPRO).

6 Página: 6 de 7 4. Informe al ciudadano-a que no cumple con criterios: Se debe informar al solicitante y se describe la situación en el campo de observaciones de la ficha SIRBE de atención inicial haciendo el cierre correspondiente. 5. Comuníquese con el profesional de la Subdirección ICI: Para solicitar la autorización del servicio; confirmando la disponibilidad de recursos y los ítems del servicio a autorizar. 6. Direccione al solicitante a la funeraria: Direccione al solicitante a la funeraria e indique dirección y teléfono de la misma, así como los documentos que debe presentar, aclarando al solicitante los ítems del servicio que se autorizarán durante la prestación del servicio, realice citación en el día siguiente hábil, para diligenciar las fichas SIRBE y realizar la verificación de la prestación del servicio. 7. Informe al contratista sobre el servicio autorizado: El profesional de la subdirección ICI se comunicará con el contratista y autorizará la prestación del servicio, indicando cada uno de los ítems, los datos del solicitante y fallecido y lugar de ubicación del cuerpo y unidad operativa donde se realizara la verificación del servicio. 8. Diligencie el formato de solicitud del servicio funerario nocturno y fin de semana: El contratista diligenciará el formato F-PS-128 en el momento en que se reciba la solicitud por parte del profesional de la subdirección ICI, y recibirá los documentos del solicitante necesarios para la prestación del servicio. 9. Preste el servicio funerario: El contratista se encargará de prestar el servicio según la solicitud realizada por el profesional de la Subdirección ICI, el supervisor o quien este haya delegado para tal fin. 10. Entregue citación para verificación del servicio funerario: El contratista entregará el formato de citación F-PS-090 para verificación del servicio funerario al ciudadano-a indicando la unidad operativa y la fecha de citación en que debe asistir. 11. El ciudadano asiste a la verificación del servicio: El ciudadano deberá asistir a la subdirección local o unidad operativa autorizada de donde se solicitó el servicio o en la Subdirección ICI, según la citación. 12. Diligencie fichas SIRBE y verifique la prestación del servicio: Verifique con el ciudadano que el servicio autorizado haya sido el prestado por el contratista, diligencie fichas SIRBE información básica y trasversal F-AO-AR-001 y de emergencia social F-AO-RS-010, así como que el formato de verificación del servicio funerario F-PS-096 adicionalmente se debe tener en cuenta la calidad en la atención recibida y la oportunidad en la entrega del beneficio.

7 13. Adjunte soporte de documentos a la ficha SIRBE. Página: 7 de Continué desde las actividades de la 8 a la 12 para la prestación del servicio funerario de lunes a viernes. 4. Observaciones Para la prestación de este apoyo se debe tener en cuenta que el - la profesional que realiza la atención a familias en emergencia social se encargará de realizar las acciones necesarias para la prestación del servicio, así como de la entrega oportuna y seguimiento a quien este encargado del cargue de la información en el SIRBE, tanto en las Subdirecciones Locales autorizadas como en la Sub. ICI. En todos los casos la atención en emergencia social para la prestación del servicio funerario, se derivará de la implementación del procedimiento de Orientación, Información y Referenciación OIR y el procedimiento de Emergencia Social. El servicio se prestará en las subdirecciones locales y Unidades Operativas autorizadas por el equipo técnico (Usme - Sumapaz, San Cristóbal, Kennedy, Bosa, Ciudad Bolívar Suba, CAPIV y en la Subdirección para la Identificación, caracterización e integración). Las demás subdirecciones locales deberán remitir directamente a la Subdirección para la Identificación, caracterización e Integración. Cuando una persona fallezca y no cuente con redes familiares ni sociales se podrá brindar la atención, la cual deberá ser tramitada por el profesional responsable de la institución donde se encuentre el fallecido, adjuntando la remisión y el resumen de la historia social y la plena identificación del fallecido. 5. Administración del instructivo El instructivo se administrará desde la Subdirección para la Identificación, caracterización e integración. NOMBRE ELABORÓ REVISO APROBÓ Yuli Marcela López Ismery Becerra Torres Sandra Esperanza Avila Pérez Jarlin Sulelly Diaz Gómez Maria Antonia Velasco Guerrero CARGO Profesionales sub. ICI Gestora SIG DT Subdirectora para la identificación, caracterización e integración Directora Territorial

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