ADQUISICIÓN DE SEDE PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA AUDITORIA GENERAL DE LA SECCIONAL I UBICADA EN MEDELLÍN

Transcripción

1 ADQUISICIÓN DE SEDE PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA AUDITORIA GENERAL DE LA SECCIONAL I UBICADA EN MEDELLÍN La Auditoria General de la República, conforme se establece en el Decreto 272 del año 2000, es el organismo de vigilancia de la gestión fiscal de la Contraloría General de la República y de las contralorías departamentales, coadyuvando a la transformación, depuración y modernización de estos órganos instituidos para el control de la gestión fiscal, mediante la promoción de los principios, finalidades y cometidos de la función administrativa consagrados en la Constitución Política, el fomento de la cultura del autocontrol y el estímulo de la participación ciudadana en la lucha para erradicar la corrupción. La AGR está dotada de autonomía jurídica, administrativa, contractual y presupuestal, y tiene como objetivo ejercer la función de vigilancia de la gestión fiscal, en la modalidad más aconsejable, mediante los sistemas de control financiero, de gestión y de resultados, en desarrollo de los principios de eficiencia, economía y equidad. Para ello ha desarrollado el PGA, Plan General de Auditorias, como el conjunto de elementos, instrumentos, conceptos, actividades y parámetros encaminado a la selección metodológica de las entidades a auditar, identificando los sistemas de control a utilizar, sus procedimientos y los recursos físicos, financieros y de personal que se requieren dentro de un período de tiempo, para ejercer la labor misional de control a los entes que son sujetos a su vigilancia. El PGA permite articular las políticas de la entidad con los objetivos del área misional y estos con las actividades prioritarias a realizar en la Dirección de Control Fiscal y las Gerencias Seccionales de la AGR. Gerencia Seccional I Ubicada en Medellín, Antioquia. A la fecha la Seccional I de la AGR ubicada en Medellín tiene las siguientes características: Dirección: Carrera 43ª No 1ª Sur 69 Oficina 402, Edificio Tempo. Área: 135 M2 Número de Funcionarios: Ocho (8). Inmueble propiedad de Dirección Nacional de Estupefacientes, préstamo provisional. La cobertura nacional que ejerce la Auditoria General de la Republica sobre sus entes de control están distribuidos para cada una de las Gerencias Seccionales y los departamentos donde se encuentran las ECHB

2 diferentes Contralorías, departamentales, municipales, Distritales y en lo que respecta a la Sede I de la AGR ubicada en Medellín su marco de control fiscal tiene la siguiente cobertura: Auditoría General de la República Nro Funcionarios Auditoría que laboran en Medellín Gerencia I - Medellín 8 Presupuesto asignado a la Contraloría 2007 Nro entidades sujetas de Control por la Contraloría Contraloría Auditada Bello $ Envigado $ Itagüí $ Contraloría General de Antioquia $ Medellín $ Contraloría Departamental de Córdoba $ Montería $ Contraloría Departamental del Chocó $ Contraloría General del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina $ Contraloría General del Departamento de Sucre $ Dentro del desarrollo del Plan General de auditorias, que es la herramienta que permite recoger la información necesaria a través de la rendición de cuenta del manejo de los recursos asignados a las 63 Contralorías del País y la labor de control fiscal ejercida sobre sus entes sujetos de control, la Sede I de la AGR ubicada en Medellín, en el desarrollo de las auditorías a los entes sujetos de control de su competencia ejecuta labores de: Planear ejercicios auditores integrales y especiales con base en el PGA de la vigencia. Realizar ejercicios auditores integrales y especiales con base en el PGA. Efectuar seguimiento a los Planes de Mejoramiento. 2

3 Revisar las cuentas de las Contralorías mediante el programa Sistema Integral de Auditorias SIA, módulo de rendición de cuenta de las Contralorías - SIREL. Valorar hallazgos recibidos del proceso auditor, los cuales pasan a indagación preliminar y como producto de esta se convierten en procesos administrativos Sancionatorios o de responsabilidad fiscal. Tramitar Procesos de Responsabilidad Fiscal en primera instancia. Tramitar los procesos de jurisdicción coactiva en primera instancia. Tramitar los procesos Administrativos Sancionatorios en primera instancia. Hacer seguimiento a las quejas trasladadas por competencia a las contralorías. Atender y tramitar las quejas ciudadanas según los requerimientos de la comunidad. Seguimiento de cumplimiento de cronogramas de ejecución del PGA para cada auditoría programada. Realizar audiencias públicas para dar a conocer los resultados de nuestra labor misional. La oficina de la Gerencia Seccional I Medellín es un inmueble que tiene un área de 135 mt2, ver plano anexo, el cual consta de una zona de archivo, cuarto de sistemas, sala de juntas y 7 puestos de trabajo, cada uno de 4.5 mts cuadrados, un puesto de trabajo Gerencial, un área de archivo y correspondencia, un área acondicionada como centro de cómputo para el alojamiento de los equipos de comunicaciones, una sala de juntas, cocineta y baños. Este inmueble esta bajo dominio de la Dirección Nacional de Estupefacientes (DNE), en proceso de extinción de dominio, el cual ha sido entregado a la Auditoria General de la Republica Gerencia Seccional I Medellín bajo la figura de Préstamo Provisional, la cual puede ser solicitada por DNE, en cualquier momento, al ser una sede en préstamo, la Auditoria General de la República lo tomo por motivos de austeridad y para reducir los limitados gastos de funcionamiento. 2. ANÁLISIS DE ALTERNATIVAS En aplicación de la Metodología General Ajustada para la identificación, preparación y Evaluación de proyectos del DNP (MGA), se desarrollaron las siguientes alternativas al problema planteado: Alternativa 1. COMPRAR CON PRESUPUESTO DE INVERSIÓN ASIGNADO A LA AUDITORIA GENERAL DE LA REPUBLICA, UNA OFICINA DE 150 M2 PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA GERENCIA SECCIONAL I MEDELLÍN. Alternativa 2. ALQUILAR CON PRESUPUESTO DE FUNCIONAMIENTO ASIGNADO A LA AUDITORIA GENERAL DE LA REPUBLICA, UNA OFICINA 3

4 DE 150 M2 PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA GERENCIA SECCIONAL I MEDELLÍN. La situación actual se evalúo en el estudio legal adjunto que se titula Adquisición de bienes inmuebles a titulo gratuito entre entidades estatales concluyendo que si bien la Auditoría, puede ser beneficiada de bienes que se encuentren en proceso de extinción de dominio, este beneficio sólo es provisional por cuanto una vez surtido el proceso penal y se declare la extinción del dominio este bien pasa a manos de una inmobiliaria con el fin de sacarlo a la venta, toda vez que la finalidad de los dineros recaudados es reinvertirlos en el fortalecimiento de los centros penitenciarios y carcelarios de Colombia, motivo por lo cual la actual Sede II de la Auditoria General de la Republica, ubicada en Medellín, está en riesgo permanente de traslado, lo cual genera costos de adecuaciones locativas, de redes eléctricas y lógicas y traslado a otra sede de condiciones similares en calidad de arriendo. Adicionalmente, en caso de surtirse la extinción de dominio, la Auditoria General de la Republica aplicaría a al compra de este inmueble acorde a la alternativa 1 de este proyecto. El Análisis de alternativas reportado en el formato EV-24 Resúmen Comparativo Ingresos y Costos de las alternativas y el formato EV-25 Resúmen Evaluación Financiera, económica o social y ponderación detalla lo siguiente: Formato EV-24 Alternat Preinversión y Mantenimiento y Ingresos Totales No. Inversión Operación 1 $ ,00 $ ,00 $ 6.000,00 $ ,00 2 $ ,00 $ ,00 $ - $ ,00 Formato EV-25 Evaluación Financiera Alternativa No. A tasa de oportunidad de mercado VPNF TIR CAE 1 $ ,89-30,73% $ ,58 2 $ , ,57% $ ,10 Como se puede observar, el Valor Presente Neto (VPN) para la alternativa 1, es setenta (70) veces mayor al de la alternativa 2, lo cual soporta la selección de la alternativa 1, como viable y es la que soporta la solicitud del proyecto Adquisición de una Sede para la Auditoria General de la Republica en el Nivel Seccional I ubicada Medellín Antioquia 4

5 BENEFICIOS Para calcular los beneficios de la alternativa 1 de adquirir la sede para la Seccional I ubicada en Medellín, se tomo en cuenta el Ahorro en arriendos que se dejarían de pagar al momento de adquirir la sede propia, proyectado a 2008 y 2009, el valor por traslado de la sede y adecuaciones de redes eléctricas, lógicas y de puestos de trabajo, que a la fecha se ha gastado la AGR, más el aumento en la productividad de los auditores en el ejercicios auditores al mejorar el espacio de trabajo. Estos beneficios están registrados en miles de pesos en los formatos respectivos de la MGA y el Resúmen del detalle de los mismos se refleja en el FORMATO EV-07.Flujo de Caja a precios económicos o sociales de la alternativa de solución Nro 1.Cifras en miles de Pesos., de la MGA. FORMATO EV-07.Flujo de Caja a precios económicos o sociales de la alternativa de solución Nro 1.Cifras en miles de Pesos. Años Calendario RPC Periodos 0 1 I. Ingresos de Operación (+) 1. Venta de Productos o servicios 2. Beneficios Valorados AHORRO EN ARRIENDOS QUE SE DEJARÍAN DE PAGAR AL MOMENTO DE ADQUIRIR LA SEDE PROPIA, PROYECTADO A 2008 Y 2009, EL VALOR POR TRASLADO DE LA SEDE Y ADECUACIONES QUE A LA FECHA SE HA GASTADO LA AGR. AUMENTO EN LA PRODUCTIVIDAD DE LOS AUDITORES EN EL EJERCICIO AUDITOR 0,80 $ ,80 $ ,40 ESTUDIOS a) Análisis de requerimientos de áreas Para este estudio se tomo en cuenta la distribución de la planta donde actualmente funciona la Seccional I de la Auditoria General de la Republica ubicada en Medellín y se tuvo en cuenta que el espacio necesario para que un funcionario trabaje en condiciones óptimas son: La siguiente es la distribución sugerida para la ofician del Gerente de la Seccional, el cual requiere una sala de reuniones par atender con cierta privacidad a los usuarios: 5

6 Puesto Gerencial (30 m 2 ) Para presidentes o gerentes generales de las compañías. Tiene una pequeña sala de reuniones y baño privado dentro de la oficina. Esta oficina es cerrada para mayor privacidad. Cuántas de estas oficinas se requieren? 1 Para los funcionarios del área misional que desempeñan labores misionales que requieren de un espacio físico dónde además de los implementos básicos como computador, elementos de escritorio etc, requieren bastante espacio para papeles de trabajo relacionados con el ejercicio auditor, procesos de responsabilidad fiscal y coactiva y seguimiento a quejas y solicitudes de la ciudadanía. Para un total de puestos de trabajo nueve (9) puestos de trabajo cada uno de cuatro (4) metros cuadrados. Puesto Operativo grande (4 m 2 ) Cubículo abierto de buenas proporciones para cargos que requieren bastante espacio para papeles o que trabajan con más de un monitor. Abajo se pueden apreciar varias combinaciones de grupo. Cuántas de estas oficinas se requieren? 9 Para zonas comunes como son el espacio donde se almacena el rack de comunicaciones y los tableros de circuitos regulados se sugiere el siguiente espacio: Cuarto de Comunicaciones de (3 m 2 ) Espacio sugerido para tener el rack de comunicaciones, la consola de administración de la red y el tablero de circuitos Cuántas de estas oficinas requiere? 1 Área de reuniones para la Gerencia I ubicada en Medellin, para realizar mesas de trabajo del equipo auditor, o atender publico, realizar capacitación o videoconferencia con otras seccionales. Sala de reuniones mediana (18 m 2 ) Para reuniones de 10 a 12 personas. Cuántas de estas salas se requieren? 1 6

7 Recepción con una sala de espera para cuatro personas Recepción pequeña (18 m 2 ) Hal de acceso con mueble pequeño para la recepcionista y dos sillones de espera. Cuántas de estas recepciones requiere? 1 Archivo. Área de referencia para manejo de archivo tanto histórico como de consulta frecuente. Este espacio debe ampliarse a un total de Cuarto de archivo (12 m 2 ) Espacio cerrado con archivo rodante de gran capacidad de almacenamiento. Ideal para oficinas que requieren bastante privacidad en su archivo. Cuántas de estos cuartos se requieren? 1 Cafetería Cafetería (16 m 2 ) Cocineta integral con nevera pequeña, horno microondas, greca, mesa y sillas suficientes para que unas ocho personas se sienten cómodamente. Cuántas de estas cafeterías se requieren? 1 En resumen se requiere la siguiente distribución de espacios Espacio Cantidad 1 Puesto Gerencial (30 m 2 ) 30 mts 2 8 Puesto Operativo grande (4 m 2 ) 32 mts 2 1 Puesto Operativo Mediano (3 m 2 ) 3 mts 2 1 Sala de reuniones mediana (18 m 2 ) 18 mts 2 1 Recepción pequeña (18 m 2 ) 18 mts 2 1 Cuarto de faxes y fotocopiado (12 m 2 ) 12 mts 2 1 Cuarto de archivo (12 m 2 ) 12 mts 2 Subtotal de área necesaria (mts 2 ) Adicionalmente, recomendamos considerar las siguientes áreas: Espacio Cantidad Baños para 10 persona(s) 6.00 mts 2 Área total necesaria 156 (mts 2 ) 7

8 b) Avalúo Sede por Valor metro cuadrado Medellín La Auditoria General de la Republica, con fecha febrero 20 de 2007, solicitó a la Lonja de propiedad raíz de Medellín, un avalúo de un inmueble en estrato 4, con las especificaciones de áreas dadas, que idealmente serian por una extensión de 156 mt2 con dos parqueaderos disponibles, para un valor aproximado del metro cuadrado de $ ), que incluye todas las actividades por un valor total de ciento ochenta ($ ) millones de pesos MC. c) Costos Estudios Jurídicos Para la preparación de la alternativa 1 se consultaron las siguientes normas : decreto 4117 de 2006, decreto 855 de 1994 (compra con el estado), código civil colombiano(compra a particulares) y para efecto de este estudio, se discriminaron las actividades de soporte y asesoría jurídica para adquirir una sede de la siguiente manera, estudio de títulos, Solicitud de CDP, Elaboración Minuta Promesa de Contrato Compra Venta, Revisión Jurídica y Vendedor, Elevación a Escritura Pública, Tramite AGR para giro de anticipo a presupuesto a vendedor,elaboración Minuta de Contrato Compra Venta, Revisión de la escritura entre profesionales Jurídica y Vendedor del inmueble, Elevación a Escritura Pública, Tramite de la AGR para pago final por compra del inmueble al vendedor, Pago de derechos notariales,registro de Escritura en Instrumentos Públicos y Pago de impuestos. Las anteriores actividades detalladas implican un valor total de sesenta y un (61) horas laborales de los siguientes servidores públicos: dos profesionales abogados, dos auxiliares administrativos, un arquitecto y un profesional del área de financiera. Que en el cuadro de costos en la etapa de preinversión se presenta por un valor de cinco de pesos ($ ) MC. Aporte de la Auditoria General de la Republica por medio de sus servidores. d) Costos etapa de Preinversión Respecto a la etapa de preinversión se presupuesto el aporte por parte de la Auditoría General de la República para el estudio de mercado de los inmuebles, el estudio legal y de títulos de los inmuebles a adquirir y el proceso de compra y evaluación técnica y arquitectónica de los posibles inmuebles a adquirir para seleccionar el que se ajuste a los requerimientos arquitectónicos y el costo de adecuación sea el mínimo. El costo de esta etapa es de tres millones doscientos noventa y seis mil ochocientos noventa ($ ) pesos MC. Aporte de la Auditoria General de la Republica por medio de sus servidores. f) Costos etapa de Inversión En la etapa de inversión se presupuestaron los costos de adecuación de espacios, redes eléctricas y lógicas para 8 puestos de trabajo de los servidores que ejercen la labor de auditoría a los sujetos de control y 1 para el gerente Seccional, por un valor correspondiente al costo de los materiales de veinte millones de pesos ($ ) de pesos MC. En esta etapa también se presupuesta el valor del terreno y la edificación para un área de 156 mts2 que de acuerdo a los valores registrados en la Lonja de 8

9 propiedad horizontal para zona 4 para un valor aproximado del metro cuadrado de ($ ), para un total por concepto de terreno de trecientos treinta millones de pesos MC. ($ ). f) Costos etapa de operación y Mantenimiento En esta etapa se contemplan los costos de mano de obra calificada y no calificada para el proceso de adecuación de áreas e instalación de redes eléctricas y lógicas, por un valor de seis millones ($ ) de pesos MC. Aporte de la Auditoria General de la Republica por medio de sus servidores y cotos de funcionamiento. 9