PROCESO DE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES ETAPA PARA PRESTAR SERVICIOS SOCIALES CON ESTÁNDARES DE CALIDAD

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1 La versión de este documento puede estar desactualizada, consulte la versión oficial vigente en la intranet Sistema Integrado de Gestión Página: 1 de Objetivo del procedimiento Garantizar el abono mensual del subsidio A, B, B desplazado y C a las personas mayores registrados-as como activos-as en Sistema de Información, con el fin de contribuir a la garantía de sus derechos y al mejoramiento de su calidad de vida. 2. Glosario NOVEDADES: Aquella actividad o acción que da origen a un cambio de estado en el Sistema de Información ESTADO EN EL SISTEMA DE INFORMACION: Es la identificación del proceso en que se encuentra el ciudadano-a en el Sistema de Información. RELACIÓN DE ABONO: Es un documento que contiene un listado de beneficiarios activos (que son suceptibles al abono), suspendidos, egresados, trasladados y activados que se generan en las SLIS y contiene los datos básicos de las Personsa Mayores registradas con corte al último día hábil del mes anterior en el Sistema de Información.

2 Página: 2 de 26 RESOLUCION DE PAGOS: Acto administrativo expedido por la SDIS, mediante el cual se ordena el reconocimiento y pago de los subsidios. SUBCOMITE LOCAL DE PERSONA MAYOR: Instancia consultiva que recomienda al Subdirector a Local el ingreso o egreso de las Personas Mayores al servicio social (lista de espera y subsidios económicos) VALIDACION DE CONDICIONES: Es la revisión del cumplimiento de los criterios mediante el cruce de base de datos y la aplicación de un formato único VISITA DOMICILIARIA donde se describe la situación actual y define el acceso y/ o continuidad en el servicio social según el concepto profesional. SUBSIDIO A: Suma de dinero entregado por el Distrito a través de la SDIS a las personas mayores, por valor de $ SUBSIDIO B: Suma de dinero entregado por el Distrito a través de la SDIS a las personas mayores, por valor de $ SUBSIDIO B DESPLAZADO: Suma de dinero entregado por el Distrito través de la SDIS a las personas mayores en situación de desplazamiento, por valor de $ SUBSIDIO C: Subsidio en dinero entregado por el distrito a través de los Fondos de Desarrollo Local, a personas mayores residentes de la localidad por valor de $ INFORME DE CUMPLIMIENTO DE METAS: Es el documento en el que se registra de forma cualitativa y cuantitativa el consolidado las actividades desarrolladas durante un periodo especifico (trimestral y otro semestral). META FISICA: Son los cupos asignados y el control sobre los mismos

3 Página: 3 de Condiciones generales Convenio. Se debe tener en cuenta el Convenio Marco de 2005 DDT - ENTIDAD BANCARIA Normas jurídicas. La siguientes normas son base legal para este procedimiento: Resolución 44 del 17 de enero de 2011 Artículo 2 de la Declaración Universal de los Derechos Humanos Artículo 9 del Pacto Internacional de Derechos Económicos, Sociales y Culturales Artículos 14 y 17 del Convenio IV de Ginebra Constitución Política Nacional, artículos 1, 13 y 46. Ley 100 de Decreto 3771 de Decreto 4943 de Código Contencioso Administrativo Información de personas activas en el sistema. Los listados de personas mayores activas en el sistema de información de la SDIS, deberán contener como medios de seguridad, la siguiente información: número único de reporte, fecha y hora de obtención, número de personas mayores relacionadas, valor global a abonar en cada listado y firmas de Subdirector-a Local para la y responsables del servicio social en la SLIS.

4 Página: 4 de 26 Subsidio C. En los casos de abono de subsidio C, las fechas establecidas para las diferentes actividades podrán ser modificadas, por ejemplo, en el evento que se presente finalización de la ejecución de Resoluciones. Localidades. En el marco del Decreto 101 de 2010 los Alcaldes Locales como ordenadores del gasto firman adicionalmente la relación de abono y el responsable del presupuesto de la alcaldía programa el PAC. Comprobación de supervivencia. La Subdirección Local comprobará la supervivencia de la persona mayor mediante sistema biométrico. En su defecto dicha comprobación podrá surtirse mediante certificado de supervivencia allegado por la persona mayor cada tres meses. 4. Relación con otros y procesos Creación y entrega de tarjetas Novedades actualizadas en el Sistema de Información Abono de Subsidio A, B, B desplazados y C Subsidios abonados a Personas Mayores Procedimiento de Bloqueo de Tarjetas y suspensión Procedimiento de Egreso de los Servicios Sociales Relación de abono a subsidio

5 5. Diagrama de flujo del procedimiento Página: 5 de 26 * Ver aclaraciones de la actividad en el capítulo 6 del procedimiento Ver posibles no conformidades de la actividad en el capítulo 7 del procedimiento

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11 6. Aclaración de las actividades Página: 11 de 26 Actividad 2. Como se debe proceder cuando una persona mayor no recibió el subsidio o presenta problemas con su saldo? a) La persona mayor activa en el servicio, manifiesta su inconformidad o su inquietud en la SLIS, sobre el hecho de no haber recibido el subsidio o de presentar problemas con su saldo durante el mes, a un servidor del equipo responsable del servicio de subsidios económicos para la Persona Mayor en la SLIS. b) El responsable del servicio en la SLIS, solicita el número de identificación de la Persona Mayor para verificar en el sistema de información o con el servidor público encargado del sistema, el estado en el que se encuentra la persona mayor que hace la solicitud. c) Si la persona mayor se encuentra en estado activo o suspendido; el responsable del servicio en la SLIS que atiende el caso, explica las causas por las cuales no cuenta con el subsidio. d) Si la persona mayor se encuentra en estado Activo, el responsable del servicio en la SLIS consulta, a través de la pagina de Internet de Credibanco Visa verifica el saldo de la tarjeta PAY-TM de la persona mayor y los movimientos que han tenido, identificándolo con el número de documento de identidad y el número de tarjeta que le corresponda. Adicionalmente, consulta en el modulo de beneficios el histórico de los abonos: Beneficios otorgados donde figura la aplicación del abono con la fecha. Autorizados susceptibles de pago en el mes Rechazados abonos no aplicados con éxito a la tarjeta Otorgados abonos aplicados a la tarjeta No figura cronológicamente al mes del abono e) Si el abono ya fue efectuado, entonces el responsable del servicio en la SLIS, le trasmite la información a la persona mayor. f) Si identifica que tiene un abono pendiente se informa a la Subdirección para la Vejez quien registra como autorizado en el sistema de información para el respectivo abono. El responsable del servicio de la SLIS presenta el consolidado de abonos pendientes durante el mes, en la forma y fechas establecidas a la Subdirección para la Vejez y se elabora acta. g) En los casos en que se levante la suspensión, el responsable del servicio de la SLIS deberá informar de la novedad a la Subdirección para la Vejez, a mas tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al de haberse producido el levantamiento de la suspensión. h) En caso de dudas sobre algún abono pendiente la Subdirección para la Vejez solicitará al Banco un reporte de histórico de transacciones y movimientos de la tarjeta.

12 Página: 12 de 26 Qué situaciones se pueden presentar al consultar los movimientos de la tarjeta en la entidad financiera? - Fondos insuficientes: Se presenta cuando una persona mayor activa en el servicio intenta retirar un monto superior al que tiene en la tarjeta. - PIN Inválido: Esta situación se presenta cuando una persona mayor activa en el servicio esta digitando una clave que no le corresponde. - Tarjeta Inválida: Cuando la persona mayor activa en el servicio introduce una tarjeta que no puede ser leída por deterioro en la banda magnética, o cuando se encuentra sin activar. - Tarjeta bloqueada o retirada fondos devueltos: Se presenta cuando la tarjeta del beneficiario ha sido bloqueada con base en las causales pertinentes. Actividad 3. La entrega de la información de abonos pendientes debidamente revisados a la Subdirección para la Vejez, debe hacerse en la última semana de cada mes. Para tal efecto, el responsable del servicio de subsidios económicos para la Persona Mayor se hará presente en la Subdirección para la Vejez, previa concertación con ésta área para realizar conjuntamente nueva verificación y levantar el acta respectiva, la cual debe estar firmada por las personas que intervienen en esta actividad. Los casos en los cuales no se puede abonar de forma ordinaria el subsidio a las personas mayores activas en el servicio de subsidios económicos, por los cuales se puede presentar un subsidio pendiente son los siguientes: Cuando se levanta suspensión para activación: se ingresaran a la relación de abono, los pagos pendientes por suspensión, una vez se haya hecho el levantamiento. Estas suspensiones no deben superar los dos (2) meses término en el cual se debe definir la situación de la persona mayor (activar o egresar) siguiendo el trámite respectivo. La Subdirección de Investigación e Información remite a la Subdirección para la Vejez informe de posibles abonos pendientes que es revisado y registrado en el sistema. Cuando se presentan rechazos por parte de la entidad bancaria al no contar con una tarjeta activa en la fecha correspondiente al abono, caso en el cual se autorizará el respectivo abono una vez se cuente con la creación de la tarjeta. Por traslado: (la persona mayor no tiene legalizada su situación en la localidad de destino): se ingresará en la relación de abono, los abonos pendientes cuando la localidad de origen registra el estado trasladado y la localidad de destino no lo activa en el

13 Página: 13 de 26 periodo correspondiente. Por cambio de datos en documento de identidad: se ingresarán en la relación de abono, los saldos pendientes de personas mayores a las cuales se les ingresó de manera errada al sistema, los datos exactos de su documento de identidad y la creación de la nueva tarjeta. Saldos en cuenta: cuando se bloquea una tarjeta de una persona activa y tiene saldo, se restituirá una vez se haya solicitado la creación de tarjeta. Actividad 8. Durante la sesión del Subcomité de la persona mayor se diligencia acta Actividad 10. El responsable en la SLIS debe incluir en el Sistema de Información las novedades, teniendo en cuenta los actos administrativos que emita el-la Subdirector-a local para la. Estas novedades deben incluirse máximo dentro de los 3 dias hábiles después que se produzcan y al final de mes antes de enviar los listados de abono de subsidios deben quedar todos incluidos. Cuáles son las novedades que se deben registrar en el sistema? Activación: Es el trámite mediante el cual la Distrital de vincula al ciudadano o ciudadana en la modalidad de Servicio Social. (En este estado el ciudadano se encuentra en estado activo). Egreso: Son los parámetros mediante los cuales la Distrital de determinan la salida de atención en la modalidad de los Servicios sociales a los ciudadanos y ciudadanas. (En este estado el ciudadano y se encuentra en estado egresado). Suspensión: Es la etapa del trámite mediante el cual la Secretaria Distrital de Integración social interrumpe la prestación del servicio en forma preventiva luego de encontrar que el ciudadano o ciudadana presuntamente no cumple con los criterios de ingreso en la modalidad de los servicios sociales. (En este estado el ciudadano se encuentra en estado suspendido). Corrección de inconsistencias frente al documento de identidad: Actuación mediante la cual se corrige o modifica la informacion contenida en el documento de identidad de un beneficiario en el sistema de información. Traslados: Estado mediante el cual se formaliza el traslado de un beneficiario de una localidad a otra por cambio de residencia. Levantamiento de suspensión Estado mediante el cual se determina la continuidad o no de un beneficiario en el

14 servicio social Página: 14 de 26 Una vez registradas las novedades el equipo responsable del servicio en la SLIS notificará en legal forma a la persona mayor, la resolución por medio de la cual se aprueba su ingreso, para el efecto, deberá dar cumplimiento a lo normado en el Código Contencioso Administrativo. Adicionalmente diligenciara el acta de compromiso, que debe ser firmada por la persona mayor y su acudiente. Actividad 12. Se diligenciará el Formato de Verificación de Bases de datos, el cual debe ser firmado por el servidor público que realiza la verificación. Actividad 17. De acuerdo a lo que se detecte en el cruce de bases de datos se procederá a realizar las suspensiones preventivas por parte de la Subdirección para la Vejez con corte al día 30 del mes correspondiente. Estas suspensiones no incluyen lo detectado con el cruce de bases de datos de inhumados hasta tanto la Subdirección para la vejez realice la verificación en el módulo de consulta de fallecidos del Sistema de Información. Actividad 19. La Subdirección de Investigación e Información generará el informe de consolidado a pagar y el valor del PAC a la Subdirección para la Vejez.. El día 22 de cada mes la Subdirección de Investigación e Información da formato al archivo de abono en las plantillas pre-establecidas por la entidad bancaria y mediante el aplicativo de dicha entidad obtiene el código de seguridad para el archivo. Este archivo se comprime y se le asigna clave para enviar vía Outlook a la entidad bancaria, remitiendo copia por la misma vía a la Subdirección para la Vejez. Actividad 20. El Formato MC-14, se suscribe por la Subdirectora para la Vejez, en su calidad de responsable de consolidar y avalar la información de beneficiarios del subsidio. SUBSIDIO C: Para el caso del Subsidio C, no aplican las actividades 19 y 20. En su lugar, la Subdirección para la Vejez tramitará la firma del Subdirector de esta área y enviará los informes anteriores junto con las relaciones de activos entregadas previamente por las Subdirecciones locales, dejando una copia del paquete completo para sus archivos. El equipo de pagos de la Dirección Territorial realizará el trámite de programación del PAC, Planilla y Orden de Pago, la cual es remitida a la Alcaldía local para su aprobación. Actividad 25. Desde la Subdirección para la Vejez se solicita el apoyo a SERVIBANCA para el acompañamiento informando las fechas establecidas para el retiro del efectivo.

15 Página: 15 de 26 Actividad 26. Se realizara seguimiento local en las SLIS de la siguiente manera: Informar a las personas Mayores que esta disponible el abono para retiro para las tarjetas activas Verificar que el cajero tenga dinero Verificar que el acompañamiento de SERVIBANCA este disponible para apoyar a la Persona Mayor. Informar las novedades al la Subdirección para la Vejez Actividad 27. Las situaciones presentadas pueden ser: Fallas en los cajeros Billetes falsos No prestación del servicio del apoyo de SERVIBANCA. Actividad 31. Con base en el informe de las suspensiones se realizara la validación de condiciones, por medio del cruce de base de datos y la aplicación de un formato único VISITA DOMICILIARIA donde se describe la situación actual y define el acceso y/ o continuidad en el servicio social según el concepto profesional. Actividad 34. Respecto al informe de metas de los abonos efectivamente pagados, la verificación se realiza mes vencido una vez se reciben los archivos de aplicación por parte del banco. 7. Posibles productos o servicios no conformes ACTIVIDAD PRODUCTO CRITERIO DE ACEPTACIÓN TRATAMIENTO REGISTRO 3 Elabora informe de abonos pendientes Informe La entrega del informe de abonos pendientes debidamente revisados a la Subdirección para la Vejez, debe hacerse en la última semana de cada mes. PREVENTIVO Seguimiento diario desde el día 23 de cada mes

16 El reporte de novedades (información sobre aplicaciones bancarias) se debe recibir en la Subdirección para la Vejez a más tardar el quinto (5) día hábil del mes siguiente PREVENTIVO Página: 16 de 26 ACTIVIDAD PRODUCTO CRITERIO DE ACEPTACIÓN TRATAMIENTO REGISTRO Realizar la solicitud a la entidad bancaria con la antelación necesaria 5 Reportar novedades mes anterior Reporte de novedades Completitud El reporte debe incluir (información relativa al abono de subsidios, que se recibe en medio magnético): Informe de aplicación del abono del mes anterior y rechazos que hayan tenido lugar con su respectivo motivo. Saldos de tarjetas bloqueadas Saldos de tarjetas activas Informe de la devolución de saldos de las tarjetas bloqueadas, desagregado por tipo de cuenta (SDIS Ó FDL). Informe de cuota de manejo Informe de creaciones y bloqueos de tarjetas. La carta de la entidad bancaria que relaciona el valor correspondiente a saldos de tarjetas bloqueadas y rechazos del mes anterior informando la fecha en que los reintegra a la DDT ESTE TRATAMIENTO ES RESPONSABI- LIDAD DE LA SUBDIRECCIÓN PARA LA VEJEZ Rechazar el reporte hasta que cumpla con el criterio de aceptación

17 Página: 17 de 26 ACTIVIDAD PRODUCTO CRITERIO DE ACEPTACIÓN TRATAMIENTO REGISTRO 7 Carga en el sistema aplicaciones bancarias Aplicaciones cargadas El cargue en el sistema de información de las aplicaciones bancarias debe estar efectuado el día 10 hábil de cada mes PREVENTIVO Seguimiento diario desde el primer día hábil de cada mes 10. El responsable del sistema de información registra las novedades del mes y el responsable del equipo notifica a la persona mayor. Novedades registradas Estas novedades deben incluirse máximo dentro de los 3 días hábiles después que se produzcan y al final de mes antes de enviar los listados de abono de subsidios deben quedar todos incluidos. El 100% de las novedades presentadas en el mes deben quedar registradas de manera previa a la generación de la relación de abono PREVENTIVO Reporte diario al Subdirector(a) Local del avance o dificultades en el registro, con copia a la Subdirección para la Vejez, a partir de la fecha de la novedad Correo electrónico con el reporte diario 12 Realiza cruce de beneficiarios Cruce (comparación y verificación) El cruce debe realizarse en la primera semana de cada mes, verificando la información del mes inmediatamente anterior. PREVENTIV O Seguimiento diario desde el primer día hábil de cada mes

18 Página: 18 de 26 ACTIVIDAD PRODUCTO CRITERIO DE ACEPTACIÓN TRATAMIENTO REGISTRO activos en el mes, registrándolos en el formato relación de abonos Completitud El cruce se debe realizar con las siguientes bases de datos: Registraduría Nacional del Estado Civil para verificar infomación de personas fallecidas y problemas legales. Ministerio de la Protección Social (SISPRO) para detectar personas afiliadas al Sistema de Seguridad Social: salud contributivo, pensión y riesgos profesionales. Completar el cruce Departamento Nacional de Planeación para certificar puntaje y con las bases de nivel de SISBEN, (esta consulta tiene como finalidad identificar si datos faltantes la Persona Mayor reporta SISBEN en un municipio diferente al D.C, hecho que indica que no es residente en Bogotá ) Comprobador de derechos de Secretaria Distrital de Salud, para verificar si pertenece al régimen contributivo; si está registrado como población especial habitante de la calle o desplazada. Fosyga verificar si pertenece al régimen contributivo y si está aportando al mismo. Seguridad Se debe generar mensualmente el back-up de seguridad correspondiente, confirmando inmediatamente su existencia a la Subdirección para la Vejez. Reportar a la Subdirección para la Vejez la confirmación del backup La relación de abonos debe generarse entre el día 10 y 12 de cada mes, previa confirmación con la subdirección para la Vejez de que ya se ha cargado la información bancaria por parte de Subdirección de Investigación e Información. PREVENTIVO Seguimiento diario desde el quinto día hábil de cada mes

19 PREVENTIVO Página: 19 de 26 ACTIVIDAD PRODUCTO CRITERIO DE ACEPTACIÓN TRATAMIENTO REGISTRO Memorando del Subdirector de Seguridad El archivo definitivo que fue impreso de la relación de abono, automáticamente es guardado en medio magnético en el servidor de sistemas y su identificador es el número de control impreso en los listados, garantizando así que la información entregada a la entidad bancaria pueda ser confrontada con los originales en el momento que se requiera. Investigación e Información, confirmando al Subdirector(a) Local que se realizó adecuadamente ESTE CONTROL ES RESPONSABILIDAD DE LA SUBDIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN E INFORMACIÓN el registro del archivo magnético de la relación a firmar 14 Envía formato y anexos firmado a Sub. Vejez Relación de abono La relación de abono se debe entregar en físico y original en la Subdirección para la Vejez a más tardar el día 13 PREVENTIVO Seguimiento diario desde el quinto día hábil de cada mes

20 Página: 20 de 26 ACTIVIDAD PRODUCTO CRITERIO DE ACEPTACIÓN TRATAMIENTO REGISTRO Completitud La relación debe ir acompañada de los siguientes informes (solo los que tengan novedades), los cuales son obtenidos del sistema de información: Activos Activados Egresados Suspendidos Cambio de documento Trasladados Inscritos Levantamiento de suspensión Activados por traslados Hoja de resumen El Original de los anteriores informes y del listado de abono se entrega a la Subdirección para la Vejez y se recepciona firma de recibido en una copia que reposará en las SLIS. NOTA: SUBSIDIO C: Para el caso del Subsidio C las relaciones de abono se entregarán de la siguiente manera: Hoja de resumen y sección de activos en original y una copia adicional para el registro del recibido por parte de la Subdirección para la Vejez. (Estos documentos se remitirán a la Oficina de pagos de la Dirección Territorial, cuando se realice el consolidado de las SLIS y se determine el valor a pagar) Los otros documentos se dejarán en original en la Subdirección para la Vejez registrando igualmente el recibido en una copia que reposará en la Subdirección Local. Rechazo del envío hasta que cumpla con el criterio

21 Página: 21 de 26 ACTIVIDAD PRODUCTO CRITERIO DE ACEPTACIÓN TRATAMIENTO REGISTRO 15 Realiza seguimiento a la generación de relaciones de abono de las slis e informa a subdirección de investigación e información Seguimiento A partir del día 10 de cada mes, la Subdirección para la Vejez realizará seguimiento sobre la generación de abono por parte de las SLIS e informará en el momento en que se hayan generado la totalidad de las relaciones a la Subdirección de Investigación e Información. PREVIENTIVO Recordatorio el día 9 a la persona responsable del seguimiento, por parte de la secretaria de Subvejez

22 16 Realiza cruce base de datos y registra en el formato Cruces y completitud El 100% de las relaciones de abono deben ser objeto de depuración mediante cruce de base de datos La Subdirección de Investigación e Información realizará los cruces con las bases de datos, a más tardar el día 14 de cada mes, una vez la Subdirección para la Vejez haya confirmado la generación de la totalidad del listado de abono: Acción Social: Para identificar desplazados SIPOD Sistema de Población Desplazada Departamento Nacional de Planeación: para consultar nivel de SISBEN Base de datos inhumados de SDS: Para identificar fallecidos. Se deberá informar por correo vía Outlook, la ruta de acceso a los archivos generados a partir del cruce de bases de datos y firmar por la persona que realiza esta actividad y son: -El cruce total de la base de beneficiarios, susceptibles de pago en el mes -Subsidios validos: cumplen con los criterios para recibir el abono -Subsidios no validos: personas mayores que incumplen con alguno de los criterios. Página: 22 de 26 ACTIVIDAD PRODUCTO CRITERIO DE ACEPTACIÓN TRATAMIENTO REGISTRO Como tratamiento preventivo del incumplimiento del criterio de oportunidad, se realiza seguimiento diario desde el día 7 de cada mes Si se incumple el criterio de completitud, se rechaza el informe de coincidencias por parte de la Subdirección para la Vejez, hasta que la Subdirección de Investigación e Información cumpla con el criterio

23 Página: 23 de 26 ACTIVIDAD PRODUCTO CRITERIO DE ACEPTACIÓN TRATAMIENTO REGISTRO 18 Verifica información en bases de datos y envía a Subdirección de Investigación e Información 20 Coord. Adtivo elabora certificación MC-14 y entrega a Direcc.Pobl. 21 Envía a entidad bancaria asignación clave y oficio solicitando el abono Verificación Certificación MC- 14 Oficio de solicitud De acuerdo al reporte de subsidios no validos la Subdirección para la Vejez realizará la verificación de la información contra la base de inhumados, SISBEN y sistema de información y autoriza o no los abonos de las personas mayores que figuran en el reporte, lo cual se envía a más tardar el día 15 de cada mes a la Subdirección de Investigación e Información. El Coordinador administrativo elabora y entrega la certificación MC-14 en la Dirección Poblacional el mismo día Completitud El oficio con el cual se solicita el abono debe incluir nombre del archivo, número de registros, código de seguridad informado por la Subdirección de Investigación e Información y el valor total a abonar. Esta solicitud se remite vía fax al número informado por la entidad bancaria PREVENTIVO PREVENTIVO Seguimiento diario desde el día 8 de cada mes Seguimiento cada hora hasta la entrega de la certificación La Subdirectora para la Vejez no firma el oficio hasta que se cumpla el criterio

24 Página: 24 de 26 ACTIVIDAD PRODUCTO CRITERIO DE ACEPTACIÓN TRATAMIENTO REGISTRO 28 Realiza suspensiones preventivas por no cumplimiento de criterios y reporte en la base de inhumados 30 Envía información de las suspensiones a cada localidad Suspensión realizada o levantada Información de suspensiones Completitud El 100% de los casos que se detecten como incumplimiento de criterios de participación deben ser suspendidos preventivamente hasta su definición En los casos en que se levante la suspensión, el responsable del servicio de la SLIS deberá informar de la novedad a la Subdirección para la Vejez, a mas tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al de haberse producido el levantamiento de la suspensión ESTE CONTROL ES RESPONSABILIDAD DE LA SUBDIRECCIÓN LOCAL PARA LA INTEGRACIÓN SOCIAL El día 16 de cada mes, la Subdirección para la Vejez enviará información de las suspensiones a cada localidad y realizará el bloqueo de las tarjetas respectivas Repetir la actividad hasta llegar al 100% PREVIENTIVO PREVIENTIVO Seguimiento diario una vez levantada la suspensión Seguimiento diario desde el día 9 de cada mes 32 Elabora informe de metas y los envía a subdirección para la vejez Informe de metas El Informe de Metas debe ser elaborado según lo registrado en el sistema de información y debe ser enviado a la Subdirección para la Vejez a más tardar el tercer día hábil de cada mes Coherencia Las metas del servicio de subsidios económicos para la Persona Mayor deben corresponder a la relación de abono emitida a la entidad bancaria. PREVENTIVO Seguimiento diario desde de la última semana del mes anterior Subdirector(a) Local no autoriza envío hasta cumplir criterio

25 Página: 25 de 26 ACTIVIDAD PRODUCTO CRITERIO DE ACEPTACIÓN TRATAMIENTO REGISTRO 33 Consolida informe definitivo de metas y entrega información a las áreas que lo requieren Informe de metas consolidado 35 y 36 Seguimiento Las actividades necesarias para la presentación del Informe de Metas se deberán realizarse entre el cuarto y quinto día hábil del mes. Coherencia La información presentada debe corresponder a los datos del sistema de información y debe incluir los correspondientes análisis cualitativos y notas aclaratorias Mensualmente y una vez se efectúe la aplicación de los abonos en las cuentas de las personas mayores se debe realizar seguimiento a la devolución de los saldos de tarjetas bloqueadas y rechazos por parte de la entidad bancaria a la DDT. Esta gestión se debe realizar mediante contactos telefónicos o en forma personal y de ser necesario en forma escrita. Tan pronto la DDT informe el valor devuelto por la entidad Bancaria, la Subdirección para la Vejez enviará solicitud de reintegro reembolso de de dineros a la DDT. Copia de esta comunicación se entregará a la Subdirección Administrativa y Financiera. Se debe realizar la gestión necesaria para que los reintegros se realicen máximo dentro los dos meses siguientes al momento en que se produce el rechazo en el cargue y en el mes de diciembre los reintegros deben quedar realizados en el mismo mes de tal manera que no haya saldos que pasen pendientes de reintegro al año siguiente. PREVENTIVO Seguimiento diario desde de la última semana del mes anterior Subdirector(a) para la Vejez no autoriza entrega a otras áreas hasta que se cumpla el criterio PREVENTIVO Punto obligatorio en la agenda mensual de reunión de la Subdirección para la Vejez

26 PREVENTIVO Página: 26 de 26 ACTIVIDAD PRODUCTO CRITERIO DE ACEPTACIÓN TRATAMIENTO REGISTRO Punto obligatorio en la agenda del Efectividad Consejo El seguimiento debe permitir que el 100% de los saldos de tarjetas Directivo para los bloqueadas y rechazos de cargue, sean reintegrados a la SDIS en un casos que plazo máximo 2 meses y en todo caso antes de finalizar el año cumplan un mes sin reintegro NOMBRE CARGO ELABORO REVISO APROBO MARTHA RUTH BIBIANA MURCIA JAVIER AUGUSTO JUAN FERNANDO CARDENAS HENRY MENDOZA QUINTERO MEDINA PARRA RUEDA MONSALVE EQUIPO TECNICO SUBDIRECCION PARA LA VEJEZ SUBSIDIOS ECONOMICOS PROFESIONAL DE CALIDAD SUBDIRECCIÓN PARA LA VEJEZ SUBDIRECTORA PARA LA VEJEZ SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO SUBDIRECTOR DE INVESTIGACIÓN E INFORMACIÓN DIRECTOR POBLACIONAL JEFREY ALFONSO PRADA DÍAZ DIRECTOR TERRITORIAL