1. CONOCIMIENTOS BÁSICOS

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1 1. CONOCIMIENTOS BÁSICOS Introducción Style for Mex está orientado especialmente a la gestión de peluquerías y centros relacionados con la estética y la belleza. El programa se caracteriza por la facilidad de utilización y la posibilidad de adaptarlo a las necesidades de cada uno de los tipos de comercios. Este manual está creado para que todos los usuarios puedan aprender a utilizar el programa de una manera rápida y sin ninguna dificultad. Empezaremos con un breve resumen de los conocimientos básicos del programa. Conocimientos Básicos Cuando instalamos el programa se nos crea una carpeta llamada StyleforMex. Dentro de esta carpeta veremos que hay varias carpetas amarillas y ficheros. A continuación detallamos que se guarda dentro de cada una de las carpetas que nos pueden ser de utilidad: - En la carpeta DBF se guardan todos los ficheros que contienen la información que introducimos al utilizar el programa. - En la carpeta Ayuda se guardan los manuales o documentos informativos referente a la utilización del programa.. - En la carpeta Bmp es donde se guardarán las imágenes que queramos utilizar en el programa, como por ejemplo el logotipo para pedidos, albaranes y facturas.

2 - En la carpeta Documentos es donde se guardan todos los documentos que guardemos en Pdf, Excel o Acces. - En la carpeta Fotografías se guardan todas las fotos que se hacen con la webcam automáticamente desde el programa. - Uno de los ficheros que nos aparece a continuación de las carpetas es el ejecutable del programa llamado StyleforMex.exe. Al hacer click sobre este fichero se nos ejecutará la aplicación y nos aparecerá la siguiente pantalla (ver imagen) Una vez estemos en esta pantalla ya podemos empezar a trabajar con el programa. Haciendo click sobre los Menús de arriba podremos acceder a las diferentes pantallas del programa: CONFIGURACION - En este Menú nos aparecerán todas las pantallas en las que deberemos introducir la información necesaria para posteriormente poder realizar mis Ventas y Compras. VENTAS - En este Menú nos aparecerán todas las pantallas necesarias para realizar nuestras Ventas. Éste es Menú más utilizado del programa y en que se nos mostrarán todas las pantallas relacionadas con el trabajo diario. COMPRAS - En este Menú nos aparecerán todas las pantallas necesarias para realizar nuestras Compras. ESTADÍSTICAS - En este Menú nos aparecerán todas las pantallas necesarias para poder listar cualquier estadística del estado de nuestra empresa. SEGURIDAD - En este Menú nos aparecerán todas las pantallas necesarias para poder poner seguridad al programa por Usuarios. UTILIDADES - En este Menú nos aparecerán todas las pantallas extras como Agenda, Mailing, SMS, etc. AYUDA - En este Menú nos aparecerá la versión del programa, acceso al manual de ayuda, asistente de configuración y la presentación de la aplicación. SALIR - Desde este Menú saldremos de la Aplicación.

3 Desde cualquier Menú de los que hemos nombrado en la parte superior siempre aparece una opción de Listados en la que podremos acceder a otra serie de pantallas únicamente de Listados. Los listados siempre corresponderán al Menú en el que estemos en ese momento. Con el programa en modo táctil tenemos que tener la opción de prescindir del teclado. Para ello utilizaremos el teclado en pantalla. Al hacer click dos veces sobre una casilla de texto nos aparece esta pantalla. Escribiremos con este teclado y pulsaremos OK. Si pulsamos sobre Esc saldremos del teclado sin guardar cambios. Al hacer click dos veces sobre una casilla numérica nos aparece esta pantalla. Marcaremos las cantidades con este teclado y pulsaremos Intro. Si nos equivocamos al marcar los números pulsaremos Borrar. En algunas pantallas nos aparece al lado de una fecha un reloj como podemos ver en la imagen Si pinchamos en ella veremos que nos aparece un calendario en el que podemos seleccionar la fecha que queremos introducir en el campo Fecha.

4 Nota: Se puede acceder a la Ayuda desde cualquier pantalla Haciendo click sobre F1 del teclado. El dibujo que nos aparece a continuación es la Barra de Herramientas, la cual nos aparece en todas las pantallas del Programa, por lo que debemos tener muy claro la utilidad de cada uno de los iconos que aparecen en ella. A continuación detallamos la utilidad de cada uno de estos botones que se muestran en la barra de herramientas: Ir al Primer registro - Si queremos ir a la ficha del primer artículo Ir al Anterior registro - Si queremos ir a la ficha del artículo anterior Ir al Siguiente registro - Si queremos ir a la ficha del artículo siguiente Ir al Último registro - Si queremos ir a la ficha del último artículo Nuevo registro - Para crear un nuevo artículo Eliminar registro - Para eliminar un artículo Guardar Cambios - Guardar cambios de los datos que hayamos modificado de la ficha activa Deshacer Cambios - Con este botón se desharán todos los cambios que se hayan hecho en la ficha hasta la última vez que se le dio al botón de guardar Imprimir registro - Desde este botón Accederemos a la pantalla de Impresión Cerrar pantalla - Nos sirve para salir de cualquier pantalla

5 Listados Una de las características del programa es la variedad de listados que podemos encontrar en él y la opción de poder adaptarlos a las necesidades de nuestra empresa. Empezaremos explicando los conocimientos básicos para listar cualquier dato desde el programa: En cualquier pantalla del programa siempre aparece un icono mostrado con una Impresora el cual si pinchamos siempre nos abrirá una pantalla de impresión (ver imagen). En cualquier Menú del programa, sea Configuración, Ventas, Compras, etc. Siempre se muestra en la parte superior una opción de Listados. Desde aquí también accederemos a los diferentes listados correspondientes a ese menú y pinchando sobre cualquier listado también se nos mostrará la pantalla de impresión. La Primera fase de la pantalla de impresión es introducir los parámetros del filtro que queramos para crear el listado. Siempre la parte de la izquierda es el dato que indica donde empieza el filtro y el de la derecha indica donde termina el filtro, es decir Desde, Hasta,

6 La Segunda Fase es seleccionar el listado que queremos Imprimir, si es que existe más de uno. Con la botonera de la parte derecha podemos: Crear Nuevos Listados Eliminar Listados (los listados de color morado son los que vienen por defecto con el programa y no se pueden ni modificar ni eliminar). Para modificar un listado ya creado, primero deberemos Duplicarlo. Una vez duplicado un listado le asignaremos un nombre y ya podremos modificarlo. Haciendo click sobre este icono se nos muestra una pantallita en la que podemos introducir Orden o Filtros al listado seleccionado.

7 Nota: Todas estas opciones son para Usuarios Avanzados Tenemos una Opción en algunos listados del programa en los que podemos generar un txt para posteriormente importarlo desde el Envío de s o el Envió de SMS a clientes. La Última Fase será la de marcar la opción que más nos interese. Es muy importante saber qué función tiene cada icono. Imprimir pantalla Visualizar Listado Enviar por Imprimir en PDF Exportar al Excel Exportar a XML Cerrar pantalla Imprimir Pantalla El icono de Imprimir es para imprimir. Al hacer click sobre esta opción tenemos la posibilidad de seleccionar la impresora y configurar las propiedades de ésta, por defecto aparecerá siempre la que tengamos predeterminada en nuestro PC.

8 Vista Previa El icono de V.Previa es para Visualizar el listado antes de Imprimir. Enviar por El icono de es para enviar el documento por . Haciendo click sobre este botón nos aparecerá una pantalla en la que nos pedirá que rellenemos una serie de datos antes de enviar el E- mail. Para poder enviar s desde el programa, es obligatorio tener configurada una cuenta de correo en el Outlook Express.

9 Imprimir en PDF El icono de PDF es para imprimir el documento en formato PDF (Acrobat Reader). Haciendo click sobre este botón se nos generará un documento en Formato PDF y se nos guardará en la ruta que nos indicará en el mensaje que nos aparecerá en pantalla. (ver ejemplo) Exportar a Excel El icono de EXCEL es para pasar los datos del documento en formato XLS. Haciendo click sobre este botón se nos generará un documento en Formato XLS y se nos guardará en la ruta que nos indicará en el mensaje que nos aparecerá en pantalla. (ver ejemplo) Exportar a XML El icono de XML es para pasar los datos del documento en formato XML. Haciendo click sobre este botón se nos generará un documento en Formato XML y se nos guardará en la ruta que nos indicará en el mensaje que nos aparecerá en pantalla. (ver ejemplo)

10 Salir del Listado El icono de Salir es para cerrar la Ventana de Impresión. Gráficos Además de los listados podemos ver la información del funcionamiento y estado de nuestra empresa en forma de Gráficos. En Ventas, Compras y Estadísticas, nos aparece en la parte superior de la pantalla una Opción nombrada GRÁFICOS. Si seleccionamos esta opción se nos muestran los diferentes Gráficos que podemos visualizar e imprimir. Antes de visualizar cualquier gráfico se nos mostrará una pantalla de filtros para poder definir los parámetros exactos que queremos visualizar. Una vez definidos estos filtros, entraremos al gráfico desde el botón de Gráfico visualizado en la imagen anterior.

11 Las opciones disponibles en estos gráficos serán las mismas que las que aparecen en cualquier listado del programa, como visualizarlo, imprimirlo a PDF o enviarlo por .

12 2. CONFIGURACIÓN Configuración En este apartado encontraremos todas las pantallas necesarias para introducir nuestros datos iniciales para empezar a trabajar con el programa. Configuración de Artículos y Servicios La primera pantalla es la de Artículos y Servicios. En ella introduciremos uno a uno los artículos con los que vamos a comercializar e indicaremos sus características, como por ejemplo, a qué familia corresponde (pantalla de Configuración que veremos más adelante), si es producto (en este caso afecta a stock) o un servicio, a qué proveedor lo compramos normalmente, etc.

13 Todos y cada uno de estos campos podrán ser utilizados para que aparezcan en los informes de impresión. Pasos para Crear un Artículo Primero daremos de alta uno nuevo con el icono de Nuevo Registro de la Barra de Herramientas y procedemos a rellenar todos los datos de este artículo y seguido guardaremos con el Icono de Guardar. Código- Serie de dígitos alfanuméricos con los que identificamos a los artículos. Se recomienda no dejar espacios en blanco entre los dígitos. Cód. Barras- Código opcional que asignamos al artículo. Creado principalmente para código de barras. Por defecto los códigos de barras acostumbran a ser de 13 dígitos, por lo que cuando el código no tenga 13 dígitos el programa nos avisará (sólo informativo). Descripción- Campo que utilizamos para describir el artículo. El contenido de este campo es el que aparecerá en todos los documentos que listemos. Familia- Campo en el cual se introduce la familia a la que corresponde el artículo. Para seleccionar la familia hacemos click sobre la lupa y seleccionaremos una de las familias que anteriormente habremos creado en Configuración de familias Productos- Marcaremos esta casilla en el caso que el artículo sea producto, por lo que cada vez que se compre o se venda el producto afectará al stock de nuestro almacén, siempre y cuando tengamos marcada la casilla de Controlar Stock de Almacén de Configuración de la Empresa. Servicio- Marcaremos esta otra casilla en el caso que el artículo sea un servicio, por lo que no afectará para nada en el stock. Precio Venta- Precio al que vendemos el artículo. A la hora de introducir el PVP tenemos la opción de asignarle cinco Tarifas al artículo (A, B, C, D y E). Estas Tarifas nos servirán para asignarlas a cada uno de los clientes. PVP Comisión- Se permite poner el precio sobre el cual se calcula la comisión del empleado. Si esta casilla está informada se tendrá en cuenta en el cálculo de las comisiones, si está vacia se calculará la comisión sobre el PVP. Aplicar % Margen al Modificar P.Coste- Marcando esta casilla al modificar el Precio de Coste calculará el P.V.P. con la Tarifa existente más el % indicado en la casilla inferior para cada una de las Tarifas. Avisar al Actualizar P.V.P.- Marcando esta casilla nos avisará cada vez que cambie el Precio de Coste y nos mostrará los importes que resultantes en cada una de las Tarifas. % Impuesto- % de Impuesto que se le aplica al artículo. - Si tenemos indicado en la Configuración de la empresa que el Impuesto va incluido en el P.V.P. el importe que aparecerá en las Tarifas ya llevará el Impuesto incluido y por lo tanto en las ventas asignará estos importes y en los diferentes listados del programa desglosará este %. - Si en la Configuración de la empresa tenemos indicado que el Impuesto no está incluido en el P.V.P. al realizar las ventas asignará la Tarifas correspondiente y le sumará el % de Impuesto indicado en el artículo. Precio Coste- Precio de coste del artículo. En el caso que tengamos seleccionado Calcular Precio Medio de Coste en configuración de la Empresa, lo que aparecerá en esta casilla es el PMC. Proveedor- Proveedor al que habitualmente se le compra el artículo. Para seleccionar el proveedor hacemos click sobre la lupa y seleccionaremos uno de los proveedores que anteriormente habremos creado en Configuración de proveedores.

14 Fotografía- Campo en el que podremos introducir la fotografía o dibujo del artículo, deberemos indicar donde se encuentra esa imagen desde la lupa. Obser.- Campo libre para escribir todas las observaciones sobre el artículo. Stock Mínimo- Campo en el que indicaremos la unidad Mínima de este artículo que queremos tener en nuestro almacén. Si al vender restan menos unidades de las indicadas en esta casilla el programa nos avisará para que podamos realizar el Pedido. Stock Máximo- Campo en el que indicaremos la unidad Máxima de este artículo que queremos tener en nuestro almacén. Si al comprar la cantidad pedida supera el stock máximo indicado nos aparecerá un mensaje para avisarnos. Stock Almacén- Campo en el que nos aparecen las unidades que tenemos actualmente del artículo en nuestro almacén. Si se quiere modificar el stock disponible se deberá hacer desde la pantalla de Inventario. Cuenta Ventas- Cuenta Contable que queremos asignar para este artículo en Ventas en nuestro programa de Contabilidad. Cuenta Compras- Cuenta Contable que queremos asignar para este artículo en Compras en nuestro programa de Contabilidad. Artículo Obsoleto- Marcaremos esta casilla cuando dejemos de utilizar un Artículo para que dejar de mostrarlo en la pantalla de ventas y en los diferentes listados de programa. NUNCA eliminaremos un artículo ya utilizado en el programa. Mostrar Artículos en Tickets Táctil- Si queremos que el artículo se nos muestre en la Pantalla de Ventas deberemos marcar esta casilla. Si el artículo es para consumo propio o para Gastos y no queremos que aparezca en la pantalla de ventas NO marcaremos esta casilla. Pedir P.V.P. en Tickets Táctil- Marcando esta casilla al vender el artículo nos pedirá en Precio al cual lo queremos vender. Pedir Descripción en Tickets Táctil- Marcando esta casilla al vender el artículo nos pedirá la Descripción del Artículo. Pedir Pulsos y Nivel de Energía en tickets- Marcando esta casilla al vender el artículo nos aparecerá una pantalla en la que nos pide los pulsos y el nivel de energía. Orden dentro de Familia- Este campo nos servirá para asignar un orden de visualización de los Artículos dentro de la Familia en la pantalla de Ventas. Si asignamos orden a un artículo estamos obligados a indicarlo en todos los demás artículos de la familia en cuestión debido a que si en algunos de los artículos no hay asignado orden el programa considerará que éstos deberán ser los primeros en ser mostrados. Descripción Corta Táctil- Campo que utilizamos para describir con Abreviaturas el artículo. El contenido de este campo es el que nos aparecerá en las casillas de los artículos en la pantalla de ventas, para el ticket del cliente y resto de listados del programa utilizará la Descripción del artículo. Tiempo Realiz.- En este campo indicaremos el Tiempo que consideramos que tardamos en realizar el servicio. Este tiempo es que luego asignará en las notas de los planificadores para indicar el tiempo total que permanecerá el cliente en nuestro centro. Nº Tickets Bono- Campo en el que indicaremos el Nº de Tickets que vale el artículo. Utilizaremos este campo únicamente en el caso que trabajemos con Bonos y éstos sean de ventas de Artículos valorados en Tickets (NO SESIONES) Puntos Promoción- Campo en el que indicaremos los puntos que adjudicamos a cada servicio/producto. La promoción de puntos de clientes se configura en Utilidades/ Configuración de la Empresa/ Ventas/Compras.

15 Artículos Compuestos (KITS)- En este campo podremos indicar que artículos de materia prima forman parte de la venta de un servicio, es decir, al realizar un servicio a nuestro cliente puede ser que utilicemos varios artículos de materia prima, por esta razón deberemos indicar cuales forman parte del kit del servicio. Para añadir los artículos de materia prima al kit utilizaremos el botón de añadir artículo y nos aparecerá una pantalla en la que podremos seleccionar el artículo y la Cantidad correspondiente. PESTAÑAS ADICIONALES: Lista de Artículos y C. Barras Alternativos En la parte derecha de la Pantalla nos aparecen unos campos para poder hacer Filtros de búsqueda Desde Código.. a.., Búsqueda de Artículos por Código de Artículo (Desde Código hasta Código) Con C.Alterna Búsqueda de Artículos por Código Alternativo (De Barras o cualquier Código Alternativo Indicado en el apartado de Códigos Alternativos) Con Descrip.-. Búsqueda de Artículos por Descripción (Desde Código hasta Código) Una vez indicados los Filtro que queremos hacer deberemos pulsar el Botón de BUSCAR, se nos mostrará en la Pestaña de Listado de Artículos aquellos artículos que correspondan a los Filtros indicados.

16 Si tenemos un Artículo con varios códigos, ya sean códigos de Barras o Referencias de venta de diferentes proveedores, los podremos introducir en la Pestaña de C. Barras Alternativos. Configuración de Familias En ésta pantalla crearemos todas las familias en las que vamos a distribuir nuestros artículos, por familia entendemos todo aquel grupo de Productos o Servicios. A la hora de crear un artículo debemos asignarle una familia para que se nos muestre posteriormente en la pantalla de ventas cada producto o servicio dentro del grupo al que pertenece. En esta pantalla crearemos las familias de artículos necesarias para diferenciar por grupos los artículos de los que vamos a disponer en nuestra empresa. El echo de tener clasificados los artículos por familias nos facilita mucho el trabajo, a la hora de hacer inventarios, listados, etc. Una vez creadas en esta pantalla podremos asignar a cada unos de los artículos la familia a la que pertenece. Ésta es una de las pantallas más simples del programa, en la que sólo se ha de dar un código y un nombre a la familia. Pasos para Crear una Familia Primero daremos de alta uno nuevo con el icono de Nuevo Registro de la Barra de Herramientas y procedemos a rellenar todos los datos de esta Familia y seguido guardaremos con el Icono de Guardar. Código- Serie de dígitos alfanuméricos con los que identificamos a las familias. Se recomienda no dejar espacios entre los dígitos Nombre- Campo que utilizamos para describir la familia. El contenido de este campo es que aparecerá en todos los documentos que listemos. Fotografía- Campo que utilizamos para indicar la ubicación de la fotografía que corresponda a esa familia. Antes la deberemos haber guardado en la carpeta... StyleforMex\Fotografías Cuenta Ventas- Cuenta Contable que queremos asignar para esta familia en Ventas en nuestro programa de Contabilidad.

17 Cuenta Compras- Cuenta Contable que queremos asignar para esta familia en Compras en nuestro programa de Contabilidad. Mostrar Familia en Tickets Táctil- Si queremos que la familia se nos muestre en la Pantalla de Ventas deberemos marcar esta casilla. Si la familia es para consumo propio o para Gastos y no queremos que aparezca en la pantalla de ventas NO marcaremos esta casilla. Familia Obsoleta- Marcaremos esta casilla cuando dejemos de utilizar una Familia para dejar de mostrarla en la pantalla de ventas y en los diferentes listados de programa. NUNCA eliminaremos una familia que contenga productos o servicios asignados. Si marcamos una Familia como obsoleta dejará de mostrarse en la pantalla de ventas y todos los artículos que contenga también. Color Fondo- Color que queremos asignar al Fondo de la casilla de Ventas de esta familia. Color Letra- Color que queremos asignar a la Letra de la casilla de Ventas de esta familia. Configuración de Clientes La siguiente pantalla es la de clientes. En esta pantalla podremos introducir los clientes que queramos tener en nuestra base de datos, ya sea porque son habituales y les aplicamos algún tipo de dto. o Tarifa Especial (Configuración Artículos) o por la simple razón que el cliente nos pida una factura, por lo que deberán aparecer sus datos fiscales en ella. Al ser un Terminal Punto de Venta y los clientes podrían ser infinitos, aparece asignado a las ventas un cliente por defecto llamado Cliente Contado (nombre que podemos modificar a nuestro gusto en Configuración de la Empresa). Todos y cada uno de estos campos podrán ser utilizados para que aparezcan en los informes de impresión.

18 Pasos para Crear un Cliente: Primero daremos de alta uno NUEVO con el icono de Nuevo de la Barra de Herramientas y procedemos a rellenar todos los datos de este cliente y seguido guardaremos con el Icono de Guardar. Código - Serie de dígitos alfanuméricos con los que identificamos a los clientes. Se recomienda no dejar espacios entre los dígitos. Nombre - Campo que utilizamos para el nombre del cliente. El contenido de este campo es que aparecerá en todos los documentos que listemos Apellidos - Apellidos del cliente. DNI/CIF - Número de Identificación fiscal del cliente. Fecha Nacimiento - Fecha de Nacimiento del cliente. C. Alternativo - 2º Código de Cliente, Serie de dígitos alfanuméricos con los que identificamos a los clientes en la pantalla de Búsqueda de Clientes por Código Alternativo. Este código se utiliza cuando asignamos tarjetas fidelización a los clientes y éstas llevan grabado un código distinto al del cliente. Si las Tarjetas Cliente las creamos nosotros mismos deberemos rellenar esta casilla con el mismo número que aparece en la casilla de Código. Éste nos servirá para buscar de una manera más rápida al cliente a la hora de hacer un ticket. Pers. Contacto - en el caso que nuestro cliente sea una empresa podemos indicar la persona de contacto. Tipo de Cliente - Podemos diferenciar los clientes por TIPOS, estos los crearemos desde Configuración de Tipos de Cliente y desde esta pantalla indicaremos a qué Tipo corresponde en Cliente. Procedencia - Si queremos saber como nos ha conocido el cliente podemos indicar su Procedencia. Crearemos las diferentes Procedencias desde Configuración de Procedencias y desde aquí indicaremos la que queramos. Dirección - Dirección del cliente. CP/ Población - Código Postal y Población del cliente. Provincia - Provincia del cliente. Teléfono1 - Teléfono del cliente. Tlf. Móvil - Teléfono móvil del cliente. Fax - Fax del cliente.

19 - Dirección de correo electrónico del cliente. Tarifa de Venta - Podemos seleccionar que tarifa de Venta le vamos a asignar a cada uno de los clientes. Las tarifas son los diferentes PVP que aparece en la ficha de cada artículo. Fotografía - Campo en que introduciremos la ruta donde se encuentra la fotografía del cliente. Antes la deberemos haber guardado en la carpeta... StyleforMex \ Fotografías Es socio- Marcando esta opción indicamos que el cliente es socio y podremos indicar la fecha de alta y de baja como socio en las casillas de al lado. F. Alta Socio- Campo en que introduciremos la fecha de alta socio. F. Baja Socio- Campo en que introduciremos la fecha de baja socio. Observaciones - Campo libre para observaciones sobre esta pantalla. Pagos Pendientes - Importe de Deuda que tiene el cliente con nuestra empresa. Cliente dado de baja- Marcaremos esta casilla cuando dejemos de utilizar un Cliente para dejar de mostrarlo en los diferentes listados de programa. NUNCA eliminaremos un cliente al que hemos facturado tickets. Forma de Pago - Campo en el cual se introduce la forma de pago que utilizaremos para este cliente. Para seleccionar la forma de pago hacemos click sobre el desplegable y seleccionaremos una de las que anteriormente habremos creado en Configuración de formas de pago. Días Fijos Pago - En estos campos introduciremos los días que queremos que nos tenga en cuenta para efectuar los cobros. Sólo se regirá por el más cercano a la fecha en la que hemos efectuado la factura al cliente. Es decir, si en estos campos tenemos 5, 10, 15 y generamos una factura a fecha 12/02/2003, el día más cercano a la fecha de factura es el 15, por lo que efectuará el cobro el día 15/02/2003. Si hubiese más de un pago, el segundo vencería a día 15/03/2003. Días 1er Pago - Día en el que queremos cobrar la factura contando a partir de la fecha de entrega. Si queremos cobrar la factura al día siguiente de entregarla, en este campo pondremos 1. Días entre Pagos - Días que queremos dejar entre pagos en caso que hubiese más de uno. Nº de Pagos - Campo en que introduciremos el número de pagos que va a tener la factura. Banco- Campo en que seleccionaremos el banco de pago. Cta. Bancaria- Campo en el que indicaremos la cuenta bancaria. Fecha alta cliente- Campo en el que se indica la fecha en la que hemos dado de alta el cliente. Cuenta Contable - La cuenta que asignemos aquí será la que utilice el programa cuando Traspasemos a Contabilidad, ya sea Contabilidad Interna o Externa. Puntos Promoción - Esta es la cantidad de puntos que tiene acumulado cada cliente. La promoción de puntos de clientes se configura en Utilidades/ Configuración de la Empresa/ Ventas/Compras. Permitir crear Bonos con Importe Negativo- Marcando esta opción nos permitirá gastar importe de un bono dejándolo en negativo. Al recargar este bono primero descontará el negativo y luego recargará. Archivo Adjunto al Cliente (LOPD)- Desde esta lupa podremos seleccionar cualquier documento que vaya enlazado al cliente, como por ejemplo un consentimiento de Posesión de sus Datos en nuestro Centro.

20 Empleado Habitual de Peluquería- En esta opción podemos indicar el empleado habitual de peluquería del cliente. Empleado Habitual de Estética- En esta opción podemos indicar el empleado habitual de estética del cliente. Convertir en Alumno- Pinchando en el recuadro se podrá convertir a alumno. Código Alumno- Pantalla en la que no indica el código de Alumno. En la parte derecha de la Pantalla nos aparecen unos campos para poder hacer Filtros de búsqueda Desde Código.. a.., Código) Con Nombre- Con Teléfono- Con Apellidos-. Con DNI-. Con Cód. Alternativo-. Búsqueda de Clientes por Código de Cliente (Desde Código hasta Búsqueda de Clientes por Nombre Búsqueda de Clientes por Teléfono Búsqueda de Clientes por Apellidos Búsqueda de Clientes por CIF / NIF Búsqueda de Clientes por Código Alternativo Ver Histórico de Tickets- En la parte derecha nos aparece una tabla con los Tickets que le hemos realizado al cliente que estamos visualizando en ese momento. Para visualizar uno de los Tickets únicamente deberemos hacer clic en la lupa. Datos Protegidos LOPD En la parte inferior nos aparece un botón en cual si picamos nos aparece la Ficha Técnica del Cliente. Esta pantalla la podemos ver de dos maneras: 1. Mixta (Peluquería y Estética) Ficha Técnica para anotar datos sobre el cliente tanto de peluquería como de Estética. Datos Peluquería

21 Datos Estética Otros Datos

22 2. Especial Estética Ficha Técnica para anotar datos sobre el cliente, específica para salones de Estética. En esta pantalla se podrá tener un control de los Tratamientos que se hace el cliente y un control de peso. Ficha Control Tratamientos Datos Clínicos

23 Diagnóstico de la Piel Tratamientos

24 Control de Peso Fotodepilación

25 Cavitación Sesiones de laser

26 Ver Bonos Cliente - desde esta opción podremos visualizar los Bonos del Cliente Seleccionado. Consentimientos - desde esta opción podremos visualizar los consentimientos que tiene en curso nuestro cliente

27 Configuración de Proveedores Otra de las pantallas de Configuración es la de proveedores. Similar a la de clientes pero en ésta tenemos una subpantalla en la que nos aparecen los artículos asignados a cada uno de los proveedores. Que un artículo pertenezca a un proveedor no significa que sólo se le pueda comprar a éste. Todos y cada uno de estos campos podrán ser utilizados para que aparezcan en los informes de impresión. Pasos para Crear un Proveedor: Primero daremos de alta uno Nuevo con el icono de Nuevo de la Barra de Herramientas y procedemos a rellenar todos los datos de este proveedor y seguido guardaremos con el Icono de Guardar. Código- Serie de dígitos alfanuméricos con los que identificamos a los proveedores. Se recomienda no dejar espacios entre los dígitos Cuenta Contable- La cuenta que asignemos aquí será la que utilice el programa cuando Traspasemos a Contabilidad, ya sea Contabilidad Interna o Externa. Razón- Campo que utilizamos para el nombre del proveedor (casi siempre éste es razón social). El contenido de este campo es que aparecerá en todos los documentos que listemos Nombre Interno- Campo en el que introduciremos el nombre interno que asigna nuestra empresa a este proveedor. Persona de Contacto- Campo en el que introduciremos el nombre de nuestra persona de contacto en el proveedor. CIF- Número de identificación fiscal del proveedor. Dirección- Dirección del proveedor. CP/Población- Código Postal y Población del proveedor.

28 Provincia- Provincia del proveedor. Teléfono1- Teléfono del proveedor Teléfono2- Segundo teléfono del proveedor TeleFax- Fax del proveedor. Web/ - Dirección de correo electrónico y dirección de página web del proveedor. Forma de Pago- Campo en el cual se introduce la forma de pago que utilizaremos para este proveedor. Para seleccionar la forma de pago hacemos click sobre el desplegable y seleccionaremos una de las que anteriormente habremos creado en Configuración de formas de pago. Días Fijos Pago- En estos campos introduciremos los días que queremos que nos tenga en cuenta para efectuar los pagos. Sólo se regirá por el más cercano a la fecha en la que hemos efectuado la factura al proveedor. Es decir, si en estos campos tenemos 5, 10, 15 y generamos una factura a fecha 12/02/2003, el día más cercano a la fecha de factura es el 15, por lo que efectuará el pago al proveedor el día 15/02/2003. Si hubiese más de un pago, el segundo vencería a día 15/03/2003 y así respectivamente (Igual que en Configuración de clientes). Nº de Pagos- Campo en que introduciremos el número de pagos que va a tener la factura. Días 1er Pago- Día en el que queremos pagar la factura contando a partir de la fecha de entrega. Si queremos pagar la factura al día siguiente de entregarla, en este campo pondremos 1. Días entre Pagos- Días que queremos dejar entre pagos en caso que hubiese más de uno. Dto. Pronto Pago- Descuento que nos aplicará nuestro proveedor si efectuamos el pago antes del vencimiento de la factura. Cuenta Bancaria- Cuenta Bancaria del Proveedor Observaciones- Campo libre para observaciones sobre esta pantalla. Proveedor dado de baja- Marcaremos esta casilla cuando dejemos de utilizar un Proveedor para dejar de mostrarlo en los diferentes listados de programa. NUNCA eliminaremos un proveedor del que hemos introducido facturas. En la parte derecha de la Pantalla nos aparecen unos campos para poder hacer Filtros de búsqueda Desde Código.. a.., hasta Código) Con Razón -. Con Nombre Interno- Búsqueda de Proveedores por Código de Proveedor (Desde Código Búsqueda de Proveedores por Razón Búsqueda de Proveedores por Nombre Interno Esta es la segunda pantalla de Configuración de Proveedores en la que nos aparecen los artículos asignados a cada proveedor. La manera de asignar un artículo a un proveedor determinado es seleccionando el proveedor en Configuración de artículos en cada uno de los artículos.

29 Configuración de Empleados y Comerciales La siguiente pantalla es la de Empleados y Comerciales en la que podemos crear los empleados o comerciales de nuestra empresa. En esta pantalla se introducen los datos de los empleados y el % de comisión en el caso que sean comerciales. Todos y cada uno de estos campos podrán ser utilizados para que aparezcan en los informes de impresión.

30 Pasos para crear un Empleado: Primero daremos de alta uno NUEVO con el icono de Nuevo de la Barra de Herramientas y procedemos a rellenar todos los datos de este empleado y seguido guardaremos con el Icono de Guardar. Código- Serie de dígitos alfanuméricos con los que identificamos a los empleados o comerciales. Se recomienda no dejar espacios entre los dígitos. Nombre- Campo que utilizamos para el nombre del empleado/comercial. El contenido de este campo es que aparecerá en todos los documentos que listemos Apellidos- Campo en el que introduciremos los apellidos de empleados/comerciales. CIF- de identificación fiscal del empleado/comercial. Categoría- Categoría que asignamos al empleado/comercial. Dirección- Dirección del empleado/comercial. CP/Población- Población empleado/comercial. Provincia- Provincia del empleado/comercial. Teléfono1- Teléfono del empleado/comercial. TeleFax- Telefax del empleado/comercial. Tlf. Móvil- Teléfono móvil del empleado/comercial. - Dirección de correo electrónico del empleado/comercial. Fotografía- Campo que utilizamos para indicar la ubicación de la fotografía que corresponda a ese empleado. Antes la deberemos haber guardado en la carpeta...styleformex\ Fotografías Observaciones- Campo libre para escribir observaciones. % Comisión General- Tanto por ciento de comisión que aplicaremos a cada uno de los empleados por venta que haga. Baremo Productos- Campo en el que seleccionaremos el baremo por el que va a comisionar el empleado en las ventas de productos. Baremo Servicios- Campo en el que seleccionaremos el baremo por el que va a comisionar el empleado en las ventas de servicios Empleado dado de baja- Marcaremos esta casilla cuando demos de baja un empleado para dejar de mostrarlo en los diferentes listados de programa. NUNCA eliminaremos un empleado con el que hemos facturado tickets. Fecha de baja- campo en el que introduciremos la fecha en la que hemos dado de baja a un empleado. Desde Código, Con Nombre, Con Apellidos - Filtros de búsqueda. Horario Laboral En la ficha del empleado podemos asignar un horario laboral para cada uno de los empleados y los días festivos de este empleado para el ejercicio en curso.

31 Este horario nos sirve para que a la hora de utilizar el Planificador de Empleados veamos los días y horarios que el empleado está en el centro con un color predefinido y con otro color los días y horarios que el empleado no está disponible en el centro para así evitar reservar horas a un empleado que no lo tenemos disponible en el salón. También tenemos un campo para introducir los días festivos personales de cada empleado en concreto. Comisiones Las comisiones del empleado se pueden calcular de 2 formas: 1- Por % de Comisión 2- Por Baremos 1. Comisión por % La comisión por porcentajes se asigna de la siguiente manera: Si la comisión es fija para todo lo que venda el empleado se indicará en la ficha del Empleado como % Comisión General (ver imagen) Si la comisión varía dependiendo de la Familia de Productos o Servicios la Indicaremos desde la cuadrícula que nos aparece cuando pulsamos en el botón de % Comisión (ver imagen)

32 Pinchando sobre este botón se nos abre otra pantalla en la que en la parte superior aparecen las familias y si seleccionamos cualquier familia nos aparecen en la parte inferior los diferentes servicios o productos que componen esta familia. Podemos indicar el % de comisión en la familia lo que hará que cualquier artículo vendido por este empleado de esta familia tenga esta comisión indicada. Si todavía queremos ajustar la comisión y dentro de cada familia asignamos varias comisiones dependiendo del Artículo, asignaremos la comisión a cada uno de los artículos. A la hora de vender un servicio o producto el programa hace lo siguiente: 1. Primero va mirar a la ficha del empleado. 2. Mira a ver qué comisión tiene ese Artículo, si el artículo tiene comisión asignada, deja de buscar y le aplica esa comisión. 3. Si la comisión del Artículo es 0, entonces va a mirar qué comisión tiene aplicada la Familia de ese artículo vendido, si la familia tiene comisión asignada, deja de buscar y le aplica esa comisión. 4. Si la comisión de la Familia a la que pertenece ese Artículo es 0, entonces va a mirar qué comisión tiene aplicada el empleado en la ficha principal en la casilla de Comisión General, deja de buscar y le aplica esa comisión. A este proceso se le llama Escalonado de Comisiones. 2. Comisiones por Baremos de Facturación Se puede asignar la comisión de un empleado dependiendo del volumen de Ventas que tenga, a esto se le llama comisión por baremos.

33 - Al marcar la opción de Comisión por Baremos se activan las 2 casillas de la parte inferior donde deberemos indicar el código de Baremo que aplicamos a la venta de Productos y el código de Baremo para la venta de Servicios. (ver creación de Baremos en Configuración de Baremos de Facturación). Configuración Recursos La siguiente pantalla es la de Recursos en la que podemos crear las Salas, Cabinas, Maquinarias, etc. todo aquello que podamos reservar. Pasos para crear un recurso: Primero daremos de alta uno NUEVO con el icono de Nuevo de la Barra de Herramientas y procedemos a rellenar todos los datos de este recurso y seguido guardaremos con el Icono de Guardar. Estos Recursos se nos mostrarán en la Pantalla de Planificador de Recursos para la reserva de horas de las diferentes salas y saber en cada momento que sala tenemos ocupada. Código- Serie de dígitos alfanuméricos con los que identificamos a los Recursos. Se recomienda no dejar espacios entre los dígitos. Este código es el que se mostrará en las columnas del Planificador de Recursos. Descripción- Campo que utilizamos para el nombre del Recurso. El contenido de este campo es que aparecerá en todos los documentos que listemos Obsoleto- Marcaremos esta casilla cuando dejemos de utilizar un Recurso para dejar de mostrarlo en la pantalla de Planificador de Recursos y en los diferentes listados de programa. Mostrar en el planificador- Marcaremos esta casilla si queremos que el recurso nos aparezca en el planificador. Orden en planificador- En esta pantalla indicaremos el orden en el que queremos que nos aparezca en el planificador. Observaciones- Campo libre para indicar nuestras observaciones.

34 El listado de la derecha donde aparecen los diferentes recursos ya creados se puede ordenar por Código o Descripción. Configuración de Bonos Datos Generales En esta pantalla daremos de alta uno a uno los diferentes tipos de Bono con los que vamos a comercializar e indicaremos su Código, Descripción, Fotografía, Importe, Descuento y la Fecha de Caducidad (si es que caduca). Todos y cada uno de estos campos podrán ser utilizados para que aparezcan en los informes de impresión. Podemos trabajar con 3 tipos de Bonos diferentes, Bonos de descuento, Bonos por Sesiones o Bonos por Tickets. Al seleccionar que el Bono es de tipo Descuento se nos activará la pestaña de Artículos y Familias para poder asignar aquellas Artículo o Familias en los cuales queremos que nos aplique el descuento que indicamos en datos generales. Al seleccionar que el Bono es de tipo Sesiones se nos activará la pestaña de Detalle de Bono por Sesiones, en la que indicaremos los servicios que incluye el Bono, número de sesiones, cantidad máxima de sesiones e importe comisionable si es que éste sea diferente al precio que tiene indicado del Artículo en su ficha. La cantidad máxima de sesiones determina las sesiones que se pueden consumir cuando no se ha pagado la totalidad del Bono. Según la opción que marquemos en la Configuración de la Empresa/General el programa nos avisará de que hemos llegado a este número máximo de sesiones, dejándonos continuar con el ticket, o bien bloqueará el cobro del ticket de descuento de la sesión hasta que se nos abone la totalidad del bono. En el Bono de tipo Sesiones también se nos activa la opción de Bono Configurable al crear el ticket de venta. Si marcamos el bono como configurable no debemos poner ninguna sesión en la pestaña Detalle de Bono. Al vender este Bono en la pantalla tickets nos dará la opción de poder añadir las sesiones de manera personalizada según las necesidades de cliente.

35 Al seleccionar que es Bono es de tipo Tickets debemos indicar los tickets que incluye el bono y previamente haber indicado en la ficha de cada artículo el valor del servicio o producto en tickets. Los Bonos que hayan sido utilizados en ventas, nunca podrán ser eliminados. Si queremos que no nos aparezcan más en listados, etc; los marcaremos como obsoletos (pestaña que aparece en la imagen en la parte superior derecha). Búsqueda de Bonos Podemos hacer una búsqueda de Bonos por Código de Bono o por Descripción de Bono y seguido dar al botón de buscar. Artículos y Familias Relacionados Una vez damos de alta los Bonos de Descuento con los que vamos a comercializar, debemos informarles sobre qué Productos y Servicios tienen valor el descuento indicado en la anterior pantalla. Podemos indicar que el descuento será sobre todos los Servicios marcando la casilla de Incluir TODOS los Servicios en este BONO.

36 Podemos indicar que el descuento será sobre todos los Productos marcando la casilla de Incluir TODOS los Productos en este BONO. Podemos incluir una Familia de Productos y Servicios en concreto, seleccionándola mediante la lupa de Incluir Familia y una vez seleccionada hacer click sobre el botón de Añadir. En el caso que nos hayamos equivocado de Familia, picamos sobre la cruz roja de la derecha y volvemos a seleccionar la correcta. Podemos incluir un Producto o Servicio en concreto, seleccionándolo mediante la lupa de Incluir Serv. / Prod. y una vez seleccionado hacer click sobre el botón de Añadir. En el caso que nos hayamos equivocado de Artículo, picamos sobre la cruz roja de la derecha y volvemos a seleccionar el correcto. Detalle de Bono por sesiones Una vez damos de alta los Bonos por Sesiones con los que vamos a comercializar, debemos indicar la cantidad de Productos o Servicios que incluye el bono y el importe comisionable. Configuración Bancos La siguiente pantalla es la de Bancos en la que podemos crear los diferentes bancos con los que trabajamos. Este fichero de bancos nos puede servir para la Generación de Remesas en el caso que utilicemos esta forma de pago con nuestros clientes, si no estos datos serán únicamente informativos.

37 Configuración Tiendas En la pantalla de Tiendas podemos configurar los datos de nuestros diversos centros. Configuración Series de facturación La siguiente pantalla es la de Series de facturación en la que podemos crear las diferentes series con las que vamos a trabajar. Por defecto vienen asignada 2 Series de Facturación: A y 00. En la Serie A es donde se acumularán los tickets reales de nuestra facturación diaria. Y en la Serie 00 es donde se acumularán los tickets cobrados en Forma d Pago BONO, es decir todos aquellos servicios que se realizan pero que ya fueron cobrados el día que se vendió el BONO y por lo tanto no los podemos volver a sumar a la facturación real diaria.

38 En las Series de facturación se puede indicar si se tiene que aplicar RE en Ventas / Compras o IRPF en Ventas / Compras, y también el número de factura de inicio de la serie. Podremos definir también desde qué número de factura queremos empezar. Configuración de Arqueos y Cierres Desde esta pantalla NO daremos de alta los Cierres, si no que podremos visualizar todos aquellos cierres que ya estén hechos. No se podrá modificar nada desde aquí, únicamente podremos repasar todos los movimientos del día para comprobar donde puede estar el fallo en caso de descuadre en la caja del día. En esta pantalla se mostrará quien hizo el cierre, a la hora que lo hizo y las Observaciones que pudiera hacer en caso de descuadre.

39 La pantalla se divide en 3 grandes partes: Detalle Arqueo - donde aparecerán las cantidades indicadas en el momento de hacer el cierre. Tickets y Facturas relacionadas con el Cierre - Todos aquellos tickets del día con forma de pago incluida. Movimientos de Caja relacionados con el Cierre - Saldo de Apertura, Entradas y Salidas de Caja. Desde aquí podemos comprobar que todos los tickets fueron correctamente informados y cobrados y si se informaron todos los movimientos de caja que se hicieron durante ese día. En el caso de tener que modificar algún movimiento realizado durante ese día como un ticket, movimiento de caja, etc, deberemos eliminar el cierre, hacer las modificaciones pertinentes y volver a cerrar el día. Configuración Conceptos de facturación Desde esta pantalla daremos de alta los Conceptos de Facturación que posteriormente utilizaremos en las Facturas de Ventas y Compras. Estos Conceptos de facturación son conceptos fiscales específicos de los modelos de los libros de IVA de Ingresos y Gastos. Al hacer una factura de Venta el Concepto de Facturación será Venta al Contado o Ventas Intracomunitaria, etc. Pero al hacer una factura de Compra / Gasto el Concepto puede variar según el tipo de gasto que estemos indicando como por ejemplo Compra de Producto, Nominas y Salarios, Alquileres, Gastos de Transporte, Seguridad Social y Autónomos, Otros Gastos, etc. Estos conceptos se mostrarán en los diferentes listados de IVA tanto de Ventas como de Compras. Configuración Baremos de Comisiones Los baremos de facturación los utilizaremos para indicar en la ficha del empleado qué porcentaje o importe deben cobrar los empleados en concepto de comisión dependiendo de los rangos de facturación que indiquemos y haya facturado ese empleado en concreto.

40 Pasos para crear los baremos: Primero daremos de alta uno NUEVO con el icono de Nuevo de la Barra de Herramientas y procedemos a rellenar todos los datos de este Baremo y seguido guardaremos con el Icono de Guardar. Código- Serie de dígitos alfanuméricos con los que identificamos a los Baremos. Se recomienda no dejar espacios entre los dígitos. Descripción- Nombre que utilizaremos para reconocer a este baremo de facturación. Tipo de Comisión: Importes o Porcentajes. Marcaremos una opción o otra dependiendo de si lo que le queremos pagar según lo que facture sea un importe fijo o un porcentaje del importe facturado por el empleado. Observaciones: observaciones que queramos indicar de este baremo. Rangos de facturación: Añadiremos los rangos de facturación pinchando sobre el botón de la derecha mostrado con una hoja blanca con un signo de +. Y de la misma manera eliminaremos un rango pinchando sobre el botón mostrado con una hoja blanca con un signo de -. Un vez pinchado el botón de añadir rango se nos activará la cuadrícula donde indicaremos el importe de inicio y el importe fin del rango y el importe correspondiente de comisión o porcentaje de comisión según esté indicado este baremo. En el ejemplo se muestra un Baremo el cual será por porcentaje de comisión. Según la facturación de este empleado se le pagará un porcentaje u otro. - En este caso si el empleado factura de 0 a el empleado recibirá en concepto de comisión un 2% del importe facturado. - Si factura de a el empleado recibirá en concepto de comisión un 5% del importe facturado. - Y si factura de o más el empleado recibirá en concepto de comisión un 10% del importe facturado. Los baremos se indicarán en la ficha de cada uno de nuestros empleados y podremos asignar un Baremos para la venta de Productos y otro distinto para la venta de Servicios.

41 Configuración Formas de Pago Desde esta pantalla daremos de alta las diferentes formas de pago que utilizaremos en nuestra empresa, tanto para el cobro de nuestras ventas como para el pago de nuestras compras. Pasos para crear una Forma de Pago: Primero daremos de alta uno NUEVO con el icono de Nuevo de la Barra de Herramientas y procedemos a rellenar todos los datos de esta Forma de Pago y seguido guardaremos con el Icono de Guardar. Forma de Pago - Serie de dígitos alfanuméricos con los que identificamos a los Baremos. Se recomienda no dejar espacios entre los dígitos. Normalmente se codifica a la Forma de Pago con el nombre que recibe, debido a que será lo que se muestre en la pantalla de ventas, por ejemplo EFECTIVO, TARJETA, R.D.(recibo domiciliado), etc. Descripción - Nombre que utilizaremos para reconocer a esta forma de pago. Descripción más amplia de la Forma de Pago Fotografía - Foto o imagen que se mostrará en el icono en la pantalla de ventas. Cuenta Ventas - Cuenta Contable que queremos asignar para esta forma de pago en Ventas en nuestro programa de Contabilidad. Cuenta Compras - Cuenta Contable que queremos asignar para esta forma de pago en Compras en nuestro programa de Contabilidad. Serie de Facturación - Podemos indicar una serie de facturación por defecto en cada Forma de Pago. Los tickets cobrados con una forma de pago que tengan una serie de facturación indicada diferente a la Activa, se guardarán automáticamente en esta serie de facturación. Mostrar Forma de Pago en Tickets - Marcaremos esta casilla para aquellas Formas de pago que utilicemos para cobrar en la pantalla de tickets. Si hay formas de pago que sólo utilizaremos para

42 nuestras facturas de compras/gastos no deberán tener marcada esta casilla para evitar posibles molestias a la hora de vender. Forma de Pago Remesable - Marcaremos esta casilla para aquellas formas de pago que podamos utilizar para generar remesas. Todos los recibos correspondientes a tickets cobrados con una forma de pago remesable se nos mostrarán en la pantalla de Generación de Remesas para poder generar una remesa y cobrarla por el banco. Configuración Códigos Postales Por defecto en esta pantalla se mostrarán todos los códigos postales de España, datos proporcionados por Correos. Si tenemos que añadir un nuevo Código Postal lo haremos de la siguiente manera: Pasos para crear un Código Postal Primero daremos de alta uno NUEVO con el icono de Nuevo de la Barra de Herramientas y procedemos a rellenar todos los datos de este Código Postal y seguido guardaremos con el Icono de Guardar. C. Postal- Serie de números correspondiente al código postal. Población - Nombre que recibe la población a la que corresponde este código postal. Provincia- Nombre que recibe la provincia a la que corresponde este código postal. Configuración Días Festivos Desde esta pantalla daremos todos los días festivos que tenemos durante el ejercicio en curso. Los días indicados como festivos aparecerán indicados en el planificadores de Empelados y Recursos, así evitaremos que se reserven citas en días festivos por equivocación.

43 Configuración Tipos de Cliente Desde esta pantalla podremos dar de alta los diferentes Tipos de Cliente. Estos Tipos de Cliente nos servirán para poder segmentar nuestros clientes en diferentes grupos. Podremos asignar el Tipo de Cliente desde la pantalla de Configuración de Clientes. Configuración Tipo de Artículo Desde esta pantalla podremos dar de alta los diferentes Tipos de Artículos para poder clasificar nuestros servicios. De esta manera desde la ficha del Artículo podremos indicar a que tipo pertenece.

44 Configuración Procedencia de Clientes Desde esta pantalla podremos dar de alta las diferentes Procedencias de Clientes. Estas Procedencias nos indican como nos ha conocido cada uno de nuestros clientes. Podremos asignar la procedencia del Cliente desde la pantalla de Configuración de Clientes. Configuración Tipos de Movimientos de Caja Desde esta pantalla podremos dar de alta los diferentes Tipos de Movimientos de caja, los cuales utilizaremos a la hora de crear un Movimiento de Caja para poder indicar de qué tipo es.

45 Configuración Motivos de Salida Desde esta pantalla daremos de alta los diferentes Motivos de Salida, los cuales utilizaremos en el Control de Presencia de Empelados para indicar por qué motivo sale el empleado del centro. Control de Presencia (F6) Al pulsar la tecla F6 o la Opción de Control de Presencia nos aparecerá una pantalla en la que deberemos indicar el Código Alternativo del empleado. Si el programa reconoce que es una entrada al centro la pantalla desaparecerá y podremos seguir trabajando. Si al indicar el Código Alternativo del empleado el programa reconoce que es una salida, seguido nos aparecerá una pantalla en la que deberemos indicar porque Motivo de Salida sale el empleado del centro.

46 Configuración Control de Presencia Desde esta pantalla veremos todos aquellos registros que se habrán guardado cada vez que indiquemos las entradas y salidas del centro de nuestros empleados. Altura y Peso En esta pantalla se muestra una tabla de las diferentes Alturas y los Pesos correspondientes a cada una de estas alturas. Los datos de esta tabla nos servirán para calcular varios campos en la ficha del cliente al indicar su sexo, Edad y Altura. Éstos nos servirán para los Tratamientos realizados al cliente relacionados con el control de Peso y saber calcular cual es el peso ideal de cada cliente.

47 Edad, Sexo y Corrección Peso En esta pantalla se muestra una tabla de las diferentes correcciones del Peso y Altura dependiendo del sexo del cliente.

48 Galería de Imágenes En esta pantalla seleccionaremos las imágenes que aparecerán en la parte de Imágenes de la Addiweb. También lo podemos utilizar para enseñar a los clientes nuestros trabajos. Configuración Plantillas SMS En esta pantalla daremos de alta las diferentes plantillas de SMS, las cuales utilizaremos para enviar mensajes de ofertas, recordatorios de visita o felicitaciones a nuestros clientes.

49 Los botones que se muestran a continuación nos sirven para insertar los campos de Nombre Cliente, Apellidos Cliente, Fecha de Visita y Hora de Visita. Estos campos los coge directamente de la ficha del cliente. Configuración Consentimientos En esta pantalla daremos de alta las plantillas de los consentimientos que posteriormente nuestros clientes firmaran digitalmente en su ficha técnica

50 3. VENTAS Ventas En este apartado nos aparecerán todas las pantallas relacionadas con el proceso de ventas. Tickets En este apartado encontramos la pantalla más importante del programa: Tickets. Al hacer click sobre Tickets, nos desaparece la barra de menús superior del programa y nos aparece una nueva barra, donde todos los iconos corresponden a opciones que están relacionadas con las ventas. Barra de menús de Ventas - Crear Ticket - Opción desde la que daremos de alta un Nuevo Ticket - Buscar Ticket - Opción rápida de localizar un Ticket ya efectuado, sea de la fecha que sea.

51 - Abonar Ticket - Opción desde la que podremos abonar un Ticket ya efectuado - Bonos cliente Opción donde podremos ver los bonos que han comprado nuestros clientes, así como las sesiones que han gastado, etc. - Deudas Opción desde la que podremos liquidar las deudas que tienen nuestros clientes. - Planing - Opción para acceder al Planificador - Planing recursos Opción para acceder al Planificador de Recursos. - Movimiento caja - Opción desde la que indicaremos los movimientos tanto de entrada como de salida de caja. - Consumo Interno Opción desde donde podemos ver y efectuar los consumos de producto que se hacen en el centro. - Abrir Caja - Opción desde la que abriremos el cajón portamonedas. - Cierre - Opción desde la que efectuaremos los Arqueos y Cierres. - Salir Tickets - Opción para salir del menú de ventas. Nuevo Ticket Al seleccionar esta opción nos aparece una pantalla en la que debemos seleccionar el empleado que en principio va a hacer la venta. Una vez seleccionado el empleado entraremos en la pantalla de Tickets. El ticket se divide en 2 partes: * La cabecera donde nos aparece el cliente al cual se le efectúa la venta (que por defecto es cliente contado), el empleado que hace la venta (aparecerá el que hayamos seleccionado en la pantalla anterior), la base imponible, el importe del IVA, los dtos. y el Total del ticket. Para modificar el empleado deberemos hacer click sobre el campo de empleado y seleccionar el que queramos.

52 Es muy importante asignar el empleado en el ticket antes de introducir las líneas, ya que asigna el código de empleado en cada una de las líneas. Podemos configurar el programa para que nos pida empleado cada vez que seleccionamos un producto o servicio, de esta manera evitaremos olvidarnos indicar el empleado que realiza cada servicio. Haremos exactamente lo mismo para modificar el cliente. Podemos configurar el programa desde Configuración de la Empresa para que nos pida el cliente antes de entrar en el ticket, de esta manera evitaremos olvidar indicar el cliente al que se le realiza la venta. Si hacemos una venta y no queremos indicar ningún cliente en concreto, dejaremos Cliente Contado que es el que aparece por defecto. Debajo del cliente y empleado encontramos el icono desde el cual podremos entrar en Mantenimiento de Artículos. Desde esta pantalla se puede buscar un artículo o modificar cualquier dato de un artículo en su ficha para que estos datos queden guardados para posteriores ventas. La pantalla de ventas reconocerá los códigos de barras automáticamente únicamente pasando el lector por el código de barras del producto se añadirá en la lista de las líneas de artículos. * Y las líneas, las cuales se componen de los artículos vendidos, con su cantidad, descripción, precio de venta y el empleado que vende cada artículo. Para seleccionar los artículos que vamos a vender, primero deberemos seleccionar la familia a la que corresponde y seguido el artículo. Debajo de estas líneas encontraremos la base imponible, el importe del IVA, los dtos., el Total del ticket y el campo de observaciones.

53 Al hacer click sobre esta opción se nos mostrará un teclado en el que podremos escribir las observaciones que queremos que se nos guarden en el ticket. Hemos de tener en cuenta que todo lo que se escriba en esta casilla sale reflejado a la hora de imprimir el ticket. A la derecha de la pantalla aparece una serie de Iconos con las opciones necesarias para poder trabajar los datos requeridos en el ticket. Cobrar ticket Con esta opción nos aparece la pantalla de cobro, en la que deberemos indicar la Forma de Pago con la que vamos a cobrar la venta (formas de pago que deberemos introducir anteriormente desde mantenimientos de Formas de Pago). El importe lo introduciremos en la casilla de números y daremos al Intro. Seguido nos aparece en la parte superior el cambio a devolver al cliente. Nota: Es muy importante que siempre que se vaya a hacer una nueva venta se active primero la opción de nuevo ticket. En el caso que sin querer se introduzca un artículo en un ticket ya cobrado, el programa nos avisará que ya está cobrado. Imprimir Ticket Con esta opción podremos imprimir el ticket que tengamos en pantalla siempre que éste haya sido cobrado anteriormente. Si todavía no está cobrado, el ticket se imprimirá en el momento de cobrarlo. Modificar Línea

54 Con esta opción nos aparecerá una pantalla con la foto de los artículos que tenemos introducidos en el ticket. Deberemos seleccionar aquel que queremos modificar. Una vez seleccionemos el artículo a modificar aparecerá la siguiente pantalla. En ella podremos modificar la cantidad, el Precio de Venta, aplicar un dto., escribir observaciones, cambiar el empleado o incluso indicar que el servicio lo han realizado entre dos empleados e indicar el % de importe para comisionar para cada uno de los dos empleados. Una vez hechos los cambios, seleccionaremos el icono de Modificar y los cambios quedarán guardados. Eliminar Línea En el caso que introduzcamos un artículo erróneo en el ticket o simplemente lo queramos eliminar, deberemos hacer click sobre la opción de eliminar línea, seleccionar el artículo a eliminar y automáticamente desaparecerá del ticket. Abonar Línea Tenemos la opción de abonar un producto o servicio en el ticket que estamos realizando, únicamente deberemos hacer click sobre la opción de abonar línea, en ese momento el programa nos mostrará un mensaje de Seleccione el Artículo que Desea Abonar, deberemos seleccionar el artículo y automáticamente se nos incluirá en la lista en negativo por lo que restará su importe del total del ticket.

55 Aplicar Descuento Con esta opción lo que se indica es el % de descuento que aplicaremos a todo el ticket. En el caso que el descuento no afectase a todas las líneas del ticket no podríamos utilizar esta opción, el descuento se debería hacer línea por línea desde la opción de Modificar Línea. Nota: No sería correcto hacer el descuento para todas las líneas y después borrar el dto. de la línea que no lo lleva, pues al guardar el ticket se volvería a aplicar para todas y cada una de ellas. Fotografía Si lo que queremos es poder hacer fotografías y dejarlas reflejadas en el ticket, lo podemos hacer mediante una webcam o cámara digital. La primera Opción es insertar la Fotografía utilizando webcam. En este caso cuando pulsemos sobre el botón de Nueva, nos aparecerá una pantalla con el enfoque que tenga la webcam y podremos efectuar las fotografías que queramos quedando automáticamente guardadas en la factura. La segunda Opción es insertar la Fotografía utilizando cámara digital. En este caso cuando pulsemos sobre el botón de Nueva, nos aparecerá una pantalla de búsqueda para que indiquemos la ubicación de las fotos que habremos hecho anteriormente con la cámara digital.

56 Ejemplo: Si estamos haciendo un tratamiento facial a un cliente y queremos hacerle fotos en cada sesión para ver la evolución del tratamiento. O si le hacemos un peinado original a una clienta, etc. Detalle Ticket En este apartado podremos ver el detalle del ticket, es decir, la fecha, hora, Código de Bono si está cobrado con forma de pago bono, las bases imponibles con los diferentes tipos de IVA y sus importes de IVA correspondiente, Base Imponible y Total. Si el ticket tiene que tener R.E. o IRPF Profesional, se indicará en esta pantalla. Minimizar Podemos minimizar un ticket que todavía no esté finalizado para efectuar otro ticket. Se pueden minimizar tantos tickets como queramos. Nota: Al minimizar el ticket nos quedará como vemos en la imagen. Nos mostrará la Fecha y Hora, el nombre del cliente, el nombre del empleado que gestiona la venta y los artículos/servicios vendidos.

57 Saldo Inicial En ella deberemos informar la fecha que por defecto es la del día que marca el PC, el Saldo con el que vamos a empezar en caja ese día y qué empleado es el que hace la Apertura. Para indicar el importe utilizaremos la casilla de números, pulsaremos Intro y seguido Aceptar. Buscar Ticket Al hacer click sobre el botón de buscar ticket nos aparece una pantalla en la que podemos localizar el/los tickets que queremos visualizar. Tenemos la opción de filtrar los tickets para localizarlos más rápido. Filtraremos por nº de factura, por fecha de factura o por cliente. Una vez introducidos los filtros, pulsaremos en Seleccionar. Si seleccionamos uno de los tickets y Aceptamos, entraremos en el ticket en cuestión.

58 Abonar Ticket Al hacer click sobre el botón de abonar ticket nos aparece una pantalla en la podemos localizar el ticket que queremos abonar. Tenemos la opción de filtrar los tickets para localizarlos más rápido. Filtraremos por nº de factura, por fecha de factura o por cliente. Una vez introducidos los filtros, pulsaremos en Seleccionar. Si seleccionamos uno de los tickets y Aceptamos se creará un ticket nuevo con los mismos artículos del ticket seleccionado pero en negativo. Bonos Clientes Al hacer click sobre el botón de Bonos Clientes nos aparece una pantalla en la que podemos consultar los bonos que se han emitido a cliente. La búsqueda se hará en la parte derecha de la pantalla.

59 Deudas Al acceder a esta opción nos aparece una pantalla para liquidar deudas pendientes. Con la lupa buscaremos al cliente que ha venido a liquidar la deuda y al seleccionarlo nos aparecerá todo aquello que tiene pendiente. En la parte inferior de la pantalla deberemos indicar la cantidad que va a liquidar, la forma de pago (efectivo, tarjeta etc.) y el empleado que realiza el cobro. Al liquidar una deuda, el programa genera un movimiento de entrada a caja con el dinero que hemos cobrado al cliente en concepto de Liquidación de Deuda del cliente XXX.

60 Planificador En esta pantalla podremos planificar las tareas de nuestros empleados, así en cada momento sabremos que está haciendo cada uno de los empleados y con qué cliente están. Gracias a la opción de poner color a las tareas, podemos asignar un color a cada cliente y veremos rápidamente el seguimiento del cliente. Disponemos también de una vista semanal del planning, donde comprobar las reservas de toda la semana.

61 Y también tendremos una vista mensual dónde comprobar como han ido las reservas de todo el mes. En la parte superior de esta pantalla aparece una mini barra de menús (ver imagen)

62 En la Fecha aparecerá por defecto la correspondiente al día en curso. En el caso de querer planificar otro día diferente al actual lo podremos hacer seleccionado la fecha que deseamos planificar en el calendario que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla y mostramos a continuación. Para seleccionar la fecha únicamente hacemos click sobre la casilla correspondiente. En el caso que la fecha deseada sea cercana a la que estamos actualmente podremos buscarla con las flechas de adelante y atrás.. Una vez tengamos en pantalla la fecha de la reserva que vamos a realizar ya podemos introducir una nueva nota. Para hacerlo hacemos click sobre el icono de nuevo registro y nos aparecerá otra pantalla en la que deberemos introducir una serie de datos obligatorios como empleado, cliente y teléfono. Si queremos añadir los servicios solicitados por el cliente debemos darle al botón de añadir apareciendo una pantalla para la selección de todos aquellos servicios que nos esta solicitando el cliente de una manera rápida y ágil.

63 En la nota de tareas nos aparece una barra de menús: - Con el icono MULTIRESERVA nos permite planificar la misma nota en varios días diferentes. - Con el icono FACTURAR convertiremos la nota a ticket. En el ticket que se nos crea aparecerán los datos indicados en la nota como el cliente, empleado, servicios, etc. - Con el icono ELIMINAR eliminaremos la nota.

64 - Con el icono GUARDAR guardaremos los datos de la nota introducidos anteriormente. - Con el icono SALIR cerraremos la nota. Planificador de Recursos En esta pantalla podremos planificar las horas reservadas de nuestros recursos (salas, cabinas, máquinas, todo aquello que se pueda reservar), así en cada momento sabremos qué sala tenemos ocupada. El Planificador de Recursos va vinculado con el Planificador de Empleados. A la vez que se reserva hora en el Planificador de Empleados e indicamos una sala, automáticamente queda reservada la hora de la sala en el Planificador de Recursos. Movimientos de Caja Todo el dinero que salga o entre en caja sin crear ticket deberemos informarlo mediante una Salida si es gasto o Entrada si es ingreso. Al seleccionar esta opción se nos abrirá una pantalla en la que deberemos informar los datos que nos solicita. Siempre deberemos pulsar el botón de Nuevo antes de empezar a cumplimentar los datos solicitados. Todos los Saldos de Apertura indicados anteriormente o las deudas liquidadas desde Liquidación de Deudas, también se mostrarán en la pantalla de Ventas-Movimientos de caja. Consumo Interno Esta opción es para poder descontar aquellos productos que hemos consumido internamente en el salón al realizar nuestros servicios. Introduciendo estos productos de consumo interno se mantiene actualizado el stock y podemos controlar el gasto de productos que se genera con los servicios prestados y sus costes.

65 Abrir Caja Sirve únicamente para abrir la Caja Registradora y evita tener la llave al alcance de cualquiera. Para que el cajón se abra automáticamente tendrá que estar conectado el cable del cajón a la impresora de tickets y en la Configuración de la Empresa deberemos indicar que queremos que se abra el cajón e indicar que impresora es la que abre el cajón.

66 Bonos Emitidos a Clientes Venta de Bonos En la pantalla de Ventas nos aparecerá una Familia de Bonos con aquellos Bonos que hayamos creado anteriormente en Mantenimiento de Bonos. A la hora de vender un Bono aparecerá una pantalla en la que debemos indicar el Código de ese Bono en concreto. Podemos configurar el programa desde Configuración de la Empresa para que se asigne un código aleatorio a la hora de vender un Bono. Al introducirlo parecerá con el importe indicado en su ficha. Si queremos modificar el importe del Bono en ese Ticket, lo haremos de la misma manera que cambiamos el precio a un producto o servicio, modificando la línea y la forma de cobrar la venta del Bono es exactamente igual que un ticket cualquiera. Al vender un Bono, se crea una factura en la serie activa con el importe de dicha venta. En el caso de que al cliente le queramos vender un Bono Personalizado, previamente lo debemos crear en el Mantenimiento de Bonos como un Bono por Sesiones y marcando la opción de Bono configurable al crear el ticket de venta. Al seleccionar este Bono en el ticket y tras introducir el código de Bono nos aparece una pantalla para que podamos seleccionar aquellos servicios que queremos añadir en el Bono que estamos vendiendo.

67 Una vez hemos seleccionado los servicios y le damos a aceptar nos aparece otra pantalla para que indiquemos el precio del Bono y el nombre del Bono. Tras introducir estos datos seguiremos con la venta del Ticket. Consumo de Bonos Cuando un cliente adquiere un Bono lo adquiere con una serie de condiciones: Importe Descuentos de Productos / Servicios o Nº de Sesiones Con una fecha de caducidad en concreto Etc. Cuando el cliente viene a nuestro centro y le tenemos que descontar lo que ha consumido del Bono, lo haremos de la siguiente manera: Creamos un ticket normal y corriente en Ventas / Tickets Añadimos los Productos o Servicios realizados en ese momento al cliente Presionamos el icono de Cobrar Seleccionamos la Forma de Pago Bono y nos pedirá que introduzcamos el Código del Bono. Tenemos la opción de ir a buscar el código del Bono si no lo conocemos desde la lupa que nos aparecerá. Haciendo click sobre la lupa únicamente nos aparecerán los bonos correspondientes a este cliente. Seleccionamos el bono del que queremos descontar los servicios y/o productos indicados en el ticket y salimos.

68 Una vez seleccionado el código del bono, aparecerá en la parte derecha un listado de los Productos y Servicios ofrecidos especificando los que tienen descuento y los que no. En el caso de de ser un bono por sesiones restará las sesiones que indiquemos en el ticket. Todo aquello que se cobre con la forma de pago Bono irá a parar a la Serie de Facturación 00, debido a que la venta se hizo en el momento de vender el Bono y no puede aparecer otra vez, si no duplicaría nuestro INGRESO y por lo tanto IVA : Si se cobra un importe superior al que queda disponible en el Bono, el programa nos avisará que no cubre el importe del Ticket. En este caso el cliente elegirá en qué forma de pago quiere pagar el resto del ticket.

69 Una vez seleccionada la forma de pago el programa nos mostrará el Cambio a devolver al cliente si es que existe y al cobrar aparecerá el siguiente mensaje: Consumo Interno Desde esta pantalla podremos indicar el stock de productos que consumimos en nuestro centro. En el caso de rotura, regalo, etc, también daremos de baja el stock desde esta pantalla. Nuevo Consumo Para dar de alta un nuevo consumo pulsaremos sobre el botón de Nuevo Consumo. Seguido se nos mostrará una pantalla muy similar a la de Ticket pero en la cual únicamente se nos mostrarán las Familias que contengan Productos en nuestra base de datos y los Productos correspondientes. Iremos seleccionando los artículos a descontar pudiendo indicar antes de seleccionar el producto la Cantidad con el numerador de la parte izquierda de la pantalla. En esta pantalla podemos hacer lo siguiente: Cambiar la Fecha y Hora del Consumo, por defecto cogerá los datos del sistema. Cambiar el empleado que hace el consumo, por defecto aparecerá el que hayamos indicado al entrar. Guardar el Consumo, con este botón quedarán guardados los datos indicados. Deshacer los cambios que hayamos hecho. Buscar artículos, con este botón nos aparecerá la pantalla de mantenimiento de artículos. Eliminar líneas que hayamos introducido en el consumo. Indicar Observaciones en el consumo. Y por último Imprimir el Consumo.

70 Liquidación de Deudas Cuando generamos un ticket de venta, tenemos la opción de cobrar el importe total, una parte del importe o dejarlo pendiente de pago. Cuando se cobra entero, como hemos explicado en el apartado de Gestión Avanzada de Deudas, se nos crea un recibo completamente pagado y ya está. Qué pasa si nos dejan el ticket total o parcialmente pendiente de pago: Si nos dejan pendiente una parte del importe del Ticket además de generarse un recibo con el importe pagado y otro con el importe pendiente en cartera de clientes, se nos genera una deuda en Liquidación de Deudas. Si nos dejan pendiente el importe Total del Ticket además de generarse un recibo con el importe pendiente en cartera de clientes, se nos genera una deuda en Liquidación de Deudas. A qué pantallas afecta cuando se genera una deuda de cliente: Se genera el recibo correspondiente en cartera de clientes Se crea una deuda del importe pendiente en liquidación de deudas En la ficha de cliente nos aparece una nueva casilla en la que nos indica la deuda que tiene el cliente. En Mantenimiento de Clientes / Histórico de Tickets, se nos crea también la deuda en el ticket correspondiente. Y que a la hora de hacer una nueva venta a un cliente que posea una deuda en nuestra base de datos, nos aparece un mensaje indicando que el cliente tiene deudas y el importe de deuda. Cómo se cancela una Deuda: 1) Al crear un nuevo ticket a un cliente, si éste tiene algún pago pendiente nos aparece un mensaje en el que nos pregunta si queremos cancelar la deuda o no: Si le decimos que no, la deuda seguirá pendiente en Liquidación de Deudas. Si le decimos que si, entraremos automáticamente en Liquidación de Deudas, en la que podremos cancelar el importe total o parcialmente.

71 2) O directamente desde el icono que nos aparece en la barra de Ventas, Liquidación de Deudas. Pasos a seguir: Seleccionaremos el cliente deseado y automáticamente aparecerán los recibos pendientes. Podemos seleccionar los recibos pendientes de pago de una fecha determinada. Se cobrarán los recibos que tengamos seleccionados con el símbolo verde. Para seleccionarlos todos a la vez, hacemos click sobre el botón de Seleccionar Todos. Para Deseleccionarlos todos a la vez, hacemos click sobre el botón de Deseleccionar Todos. Una vez seleccionados los recibos que queremos cobrar, nos aparece en la parte inferior de la pantalla el importe de la suma de estos recibos. Para cobrarlos, seleccionaremos la Forma de Pago en que queremos cobrar la deuda, el Empleado que cobra la deuda e introduciremos el importe que nos paga el cliente. Seguido nos aparece el cambio que le tenemos que devolver al cliente. Al cancelar una deuda, se modifica el Estado de los recibos correspondientes a la cancelación de la deuda, pasando de PENDIENTES a COBRADOS (en Cartera de Clientes). A la vez desaparecen de Liquidación de Deudas. Donde queda reflejada una deuda cuando ésta queda saldada: En el momento que se paga un recibo que estaba pendiente, se genera un nuevo movimiento de entrada en Ventas / Movimientos de Caja. En el nuevo movimiento de entrada nos aparecerá la Fecha en que se ha saldado la deuda, la Hora, el tipo de documento ENTRADA, la Forma de Pago en que se ha saldado la deuda, el Importe de entrada a caja, el Empleado que salda la deuda y en Observaciones la descripción de los tickets a los que pertenecía la deuda. Gestión Avanzada de Deudas En esta pantalla nos aparecen todos aquellos recibos correspondientes a los Tickets realizados a nuestros clientes. Se crea un Recibo por cada cobro de Ticket: - Si un Ticket lo cobramos en una sola Forma de Pago, se generará un único recibo de este Ticket. - Si un Ticket lo cobramos en dos Formas de Pago, se crearán dos recibos, uno por cada forma de pago. Estado del Recibo: - Si el ticket está completamente cobrado se nos crea un recibo el estado del cual será COBRADO - Si el ticket está pendiente de cobro se nos crea un recibo el estado del cual será PENDIENTE - Si el ticket está parcialmente cobrado se nos crea un recibo con el importe cobrado, el estado del cual será COBRADO y otro con el importe pendiente, el estado del cual será PENDIENTE. Filtros para Búsqueda de Recibos: Para hacer una búsqueda de recibos, podemos utilizar los siguientes filtros: Por Serie de Facturación - Desde Serie... Hasta Serie Por Clientes - Desde Cliente... Hasta Cliente Por Nº de Factura - Desde Factura... Hasta Factura Por Fecha Factura - Desde Fecha... Hasta Fecha Por Nº de Recibo - Desde Nº Recibo... Hasta Nº Recibo

72 Por Fecha de Vencimiento - Desde Fecha Vencimiento... Hasta Fecha Vencimiento También podemos especificar si deseamos visualizar: Todos los recibos Sólo los cobrados Únicamente los pendientes Seguido hacemos click sobre el icono de Seleccionar Recibos y aparecerán en pantalla todos aquellos que correspondan a lo solicitado. Datos del Recibo: Si picamos sobre alguno de los recibos, comprobamos que en la parte inferior izquierda nos aparecen los siguientes datos: Nº de Factura - Fecha Efecto - Nº Recibo - Estado Recibo - Fecha de Vencimiento - Forma de Pago - Importe Recibo - Gastos Impagado - Gastos Varios - Importe Total - Cobrado - Banco - Nº Cuenta Bancaria Los campos que aparecen en gris son fijos e inmodificables. Esta pantalla nos sirve para poder ver que recibos tenemos cobrados, pendientes, impagados, etc. Es interesante utilizar únicamente esta pantalla para realizar consultas de nuestras cuentas en referencia a nuestros clientes/as. Si se tiene que modificar algún dato de algún recibo, se hará desde esta pantalla. En el momento que se modifica un recibo que está pendiente de pago, se modifica la deuda. Importante: si damos como cobrado un recibo en esta pantalla o se modifica el importe ya cobrado, no se tendrá en cuenta como entrada de dinero en caja. Si queremos que nos conste el importe cobrado o modificado como entrada en caja, debemos hacer el movimiento de entrada manual desde Ventas / Movimientos de Caja. Arqueo y Cierre Una parte muy importante del programa para llevar un Control de lo que se ha facturado cada día y para saber si las cuentas salen correctas o no en caja, es la pantalla de Cierre. Arqueo El Arqueo es un recuento puntual de lo que hay en caja en un momento determinado. Este proceso se realizará en caso que se tenga que cerrar caja más de una vez en el mismo día. El programa al realizar el Arqueo, marcará como arqueados todos los tickets hasta el momento pero nos dejará seguir trabajando en ventas con la fecha del día. A continuación mostraremos un pequeño ejemplo de cómo se realizaría un Arqueo. * Imaginemos que en nuestra empresa hay dos turnos en caja, uno de 9.00h a 14.00h y otro de 16.00h a 21.00h y al finalizar cada uno de ellos se tenga que hacer un recuento (cierre). Al finalizar el turno de las 14.00h iremos a ventas, seleccionaremos la opción de Arqueo y Cierre Diarios. Nos aparecerá la pantalla en la que debemos seleccionar Arqueo o Arqueo y Cierre, en este caso seleccionamos Arqueo ya que vamos a cerrar caja pero por la tarde tiene que continuar el siguiente turno.

73 El siguiente paso será introducir los importes del recuento que habremos hecho anteriormente, cada uno en su casilla correspondiente de la columna de Saldo Real y aceptaremos. Al Aceptar nos aparecerá este mensaje (ver imagen). Si estamos seguros de los datos que hemos introducido diremos que SI y nos aparecerá el Saldo Teórico que es lo que en realidad debería haber en caja y la diferencia si es que hay. Cierre El Cierre tiene exactamente el mismo funcionamiento que el Arqueo la única diferencia es que tenemos que seleccionar Arqueo y Cierre y que al finalizar el proceso, el día quedará totalmente cerrado, con lo que no nos permitirá realizar ninguna venta más con esa fecha.

74 Al cerrar el día tenemos la opción de dejar indicado el saldo de apertura con el que queremos empezar a trabajar al siguiente día de trabajo. Para ello marcaremos la opción de Crear Saldo de Apertura para el día e indicaremos la fecha y el importe que dejamos. Definición de Facturas Periódicas Desde esta pantalla tenemos la opción de facturar a nuestros clientes productos o servicios periódicamente de la manera más fácil posible. Únicamente deberemos crear una plantilla con el cliente, Artículos a facturar y los meses que queremos facturarles.

75 Emisión de Facturas Periódicas Una vez creadas las plantillas tendremos la opción de Emitir las facturas desde esta pantalla. Únicamente deberemos indicar el mes que queremos facturar y automáticamente aparecerá una lista con todas aquellas facturas periódicas que tengan marcado facturar el mes seleccionado. Por defecto aparecen marcadas todas las plantillas preparadas para facturar, pero tenemos la opción de desmarcar aquella que no queramos facturar en ese momento. Una vez pinchemos sobre el botón de Facturar se nos crearán todas las facturas correspondientes.

76 Generación de Remesas Bancarias Tenemos la opción de cobrar los Recibos de nuestros clientes a través del banco y lo haremos mediante una remesa bancaria que nos creará el programa preparada para enviar on-line. En generación de remesas únicamente nos aparecerán aquellos recibos que estén pendiente de cobro y que además tengan asignada una forma de pago remesable (ver mantenimientos formas de pago). Por defecto aparecen marcados todos los recibos que cumplan las condiciones indicadas, pero tenemos la opción de desmarcar aquellos que no queramos remesar en ese momento. Al pinchar sobre el botón de Generar Remesa nos aparecerá una pantallita en la que deberemos indicar por qué banco queremos emitir esa remesa.

77 Los demás datos que aparecen en esta pantalla los coge automáticamente de la Configuración de la Empresa. Mantenimiento de Remesas Bancarias En esta pantalla se nos mostrarán todas aquellas remesas ya creadas. En estas remesas podremos añadir o quitar recibos. Los recibos quitados de esta remesa volverán a quedar pendientes de cobro en Cartera de Clientes. Una vez hechos todos los cambios necesarios podremos generar el fichero para enviar al banco.

78 4. COMPRAS Compras En este apartado nos aparecerán todas las pantallas relacionadas con el proceso de Compras. Pedidos Proveedor Datos del Pedido En esta pantalla encontramos el primer documento del ciclo de compras, del cual no se puede prescindir si se quiere llevar un control del stock en nuestros almacenes. El Pedido NO afecta al Stock.

79 Los pasos para realizar el pedido serían los siguientes: 1) Nuevo Pedido 2) Introducir Número Pedido, Fecha y Proveedor (aparecerán en la parte inferior de la pantalla los datos relacionados con el Pago). 3) Añadir líneas del pedido (con el botón de añadir línea). A la hora de introducir el artículo lo podemos hacer de dos maneras, introduciendo el código del artículo (o código de barras) o buscarlo por las lupas. 4) Y especificar qué cantidad pedimos de cada producto (el precio y el subtotal aparecerán automáticamente). Si queremos modificar algún dato o introducir un dto. lo haremos manualmente en cada casilla. Nota: Si introducimos un Dto. en una de las líneas, afectará únicamente a esa línea. En el caso que el proveedor ya tenga un Dto. Pronto Pago, se aplicará primero el dto. por línea y luego se aplica el dto. Pronto Pago al total del pedido. 5) Si queremos eliminar una de las líneas del pedido, la marcaremos y le daremos al botón de Eliminar Línea. Una vez hechos estos pasos ya tendríamos el pedido para entregar a nuestro proveedor (que como ya sabemos tenemos la opción de guardarlo en PDF o enviarlo directamente por (ver imagen). Qué debemos hacer cuando recibamos la mercancía? Primero buscaremos el pedido correspondiente. Una vez lo tengamos en pantalla introduciremos la cantidad de entrada que hemos recibido y pulsaremos el botón de Albaranar.

80 Al crear el nota de entrega nos aparecerá un mensaje en el que preguntará si queremos dar por finalizado el pedido. Si le decimos que No se creará una nota de entrega con las cantidades que hemos dado de entrada pero a la vez el pedido seguirá estando pendiente por si esperamos recibir el resto de mercancías y en la casilla de Cant. Pte. (cantidad pendiente) aparecerá lo que queda pendiente de entrar. Si le decimos que Sí se creará una nota de entrega con las cantidades que hemos dado de entrada y el pedido quedará automáticamente finalizado con lo que no tendremos posibilidad de modificar nada en él. Sabremos que está finalizado cuando aparezca en la parte inferior derecha Nota de entrega(ver imagen) Cuando la cantidad de entrada es la misma que la pedida, únicamente se crea nota de entrega el pedido quedando este finalizado y ya está.

81 Detalle del Pedido Como podemos ver en esta pantalla aparece un desglose del pedido (ver imagen) Primero los diferentes tipos de IVA, seguido las bases imponibles que corresponden a cada tipo con sus importes de IVA. Y en la parte inferior los Totales de la Base Imponible, Importe IVA, Importe Dto. y Factura. En esta pantalla es donde podemos indicar que la factura lleva R.E e IRPF (% que se indica en la configuración de la empresa).

82 Albaranes de Compra Datos Nota de entrega de Compra En esta otra pantalla encontramos el segundo documento del ciclo de compras. La nota de entrega es el documento que se crea al hacer la entrada de material. La nota de entrega SÍ afecta al stock. Su formato es exactamente igual que el del Pedido a Proveedor: * Se compone de la cabecera, en la que aparece el Nº de Nota de entrega, Su Nota de entrega (se refiere al número de nota de entrega para nuestro proveedor si es que éste nos proporciona ese dato, si no quedará la casilla vacía), la Fecha de la nota de entrega, el proveedor al cual se le está haciendo la compra, las condiciones de pago (estos datos los coge de la ficha de proveedor en el momento que lo introducimos en el pedido), la base imponible, los Dtos., el importe del IVA y el Total del Pedido. * Y de las líneas, las cuales se componen de los artículos que estamos comprando, con su código, descripción, cantidad que estamos pidiendo, Coste por unidad (lo coge de la ficha del artículo), % de Dto. y Subtotal por línea. Los datos que aparecen en esta pantalla son los mismos que hemos introducido nosotros en la pantalla de Pedidos y podemos modificar todo aquello que queramos. Detalle Nota de entrega de Compra Es muy parecida a la pantalla de Detalle de pedido, pero en este caso hace un desglose de los datos de la nota de entrega. Primero aparecen los diferentes tipos de IVA, seguido las bases imponibles que corresponden a cada tipo con sus importes de IVA. Y en la parte inferior los Totales de la Base Imponible, Importe IVA, Importe Dto., R.E. e IRPF.

83 En el momento que pagamos la nota de entrega al proveedor debemos darlo como facturado, por lo que haremos click sobre el botón de Facturar. Una vez facturado la nota de entrega vemos que en la parte derecha aparece un recuadro con una lupa con un texto Ver factura Relacionada. Si picamos sobre la lupa accedemos a la factura. Se pueden efectuar facturas directamente sin pasar antes por pedido y nota de entrega.

84 Facturas de Compra Datos Factura de Compra En esta otra pantalla encontramos el tercer y último documento del ciclo de compras. La Factura también afecta al stock. Su formato es exactamente igual que la Nota de entrega: * Se compone de la cabecera, en la que aparece el Nº de Factura, Nº de Factura Proveedor, la Fecha de la Factura, el Concepto, el Proveedor al cual se le está haciendo la compra, las condiciones de pago, la Base Imponible, los Dtos., el importe del IVA y el Total de la Factura. * Y de las líneas, las cuales se componen de los artículos que estamos comprando, con su código, descripción, cantidad, Coste por unidad (lo coge de la ficha del artículo), % de Dto., Subtotal por línea e IVA del artículo.

85 Nota: Si por alguna razón queremos modificar la factura y modificamos algún dato, nos aparece el siguiente mensaje: Si es necesario modificar el stock tendríamos que ir a la Nota de entrega y modificar la entrada de productos para que los añada al stock. Previamente, para poder modificar la Nota de entrega deberemos eliminar la factura, realizar las modificaciones necesarias en la Nota de entrega y volver a facturarlo correctamente con las modificaciones ya realizadas. En el caso de no trabajar con Albaranes podemos introducir la Factura directamente. Si la Factura no procede de la Nota de entrega, es decir la introducimos directamente de forma manual, deberemos indicar la entrada de producto para que añada el producto al stock. Detalle Factura de Compra Es muy parecida a la pantalla de Detalle de pedido y nota de entrega, pero en este caso hace un desglose de los datos de la factura. Primero aparecen los diferentes tipos de IVA, seguido las bases imponibles que corresponden a cada tipo con sus importes de IVA y en la parte inferior los Totales de la Base Imponible, Importe IVA, Importe R.E., Importe IRPF Prof., Importe Dto., y Total Factura. Tenemos la opción de indicar si la factura tiene Recargo de Equivalencia o IRPF Profesional. Si la Factura proviene de una nota de entrega aparecerá en la parte inferior izquierda el Nº de la Nota de entrega, junto a los recibos correspondientes a la factura. En cada recibo aparece una lupa desde la cual podremos acceder a la cartera de proveedores, desde la que podremos dar como cobrados los recibos.

86 Cartera Proveedores En esta pantalla nos aparecen todos aquellos recibos correspondientes a las facturas emitidas por nuestros proveedores. Se crea un Recibo por cada factura de compra: - Si una factura tiene un solo vencimiento, se generará un único recibo. - Si una factura tiene dos o más vencimientos, se crearán varios recibos.

87 Estado del Recibo: - Si la factura está cobrado se nos crea un recibo el estado del cual será COBRADO - Si la factura está pendiente de pago se nos crea un recibo el estado del cual será PENDIENTE - Si la factura está parcialmente cobrada se nos crea un recibo con el importe cobrado, el estado del cual será COBRADO y otro con el importe pendiente, el estado del cual será PENDIENTE. Filtros para Búsqueda de Recibos: Para hacer una búsqueda de recibos, podemos utilizar los siguientes filtros: Por Serie de Facturación - Desde Serie... Hasta Serie Por Proveedores - Desde Proveedor... Hasta Proveedor Por Nº de Factura - Desde Factura... Hasta Factura Por Fecha Factura - Desde Fecha... Hasta Fecha Por Nº de Recibo - Desde Nº Recibo... Hasta Nº Recibo Por Fecha de Vencimiento - Desde Fecha Vencimiento... Hasta Fecha Vencimiento También podemos especificar si deseamos visualizar: Todos los recibos Sólo los cobrados Únicamente los pendientes Seguido hacemos click sobre el icono de Seleccionar Recibos y aparecerán en pantalla todos aquellos que correspondan a lo solicitado. Datos del Recibo: Si picamos sobre alguno de los recibos, comprobamos que en la parte inferior izquierda nos aparecen los siguientes datos: Nº de Factura - Fecha Efecto - Nº Recibo - Estado Recibo - Fecha de Vencimiento - Forma de Pago - Importe Recibo - Gastos Impagado - Gastos Varios - Importe Total - Cobrado - Banco - Nº Cuenta Bancaria Los campos que aparecen en gris son fijos e inmodificables. Esta pantalla nos sirve para poder ver que recibos tenemos cobrados, pendientes, impagados, etc. Es interesante utilizar únicamente esta pantalla para realizar consultas de nuestras cuentas en referencia a nuestros proveedores. Si se tiene que modificar algún dato de algún recibo, se hará desde esta pantalla. Pedidos Online En esta pantalla podemos realizar pedidos ONLINE a diferentes proveedores. Se puede adquirir cualquier producto de cualquier marca sin necesidad de realizar pedido mínimo y con descuentos de hasta un 30 %.

88 En la pantalla que se muestra a continuación seleccionaremos el proveedor. Una vez seleccionado el distribuidor podemos consultar sus productos. En la parte superior de la pantalla tenemos opciones de búsqueda de productos de los que se nos indica el precio de venta, descuento que se aplica y el precio final. Tras indicar la cantidad de pedido que queremos disponemos de opciones para ver el pedido, realizar la compra o cancelarlo.

89 5. ESTADÍSTICAS Estadísticas En este apartado se mostrarán todas aquellas estadísticas que nos proporcionarán una visión más general del estado de cuentas de nuestra empresa. Ventas Anuales por Empleado / Sexo En esta pantalla se mostrará una cuadrícula en la que podremos ver los totales de las ventas de nuestros empleados agrupadas por meses y separadas por tipo de cliente (hombre, mujer o niño). Los totales serán tanto de Cantidades de Productos y Servicios como de Importes de venta de Productos y Servicios. Al final de la cuadrícula aparecerá un total de las ventas de todos los empleados, tanto en cantidades como en importes. Ventas por Día de Servicios / Productos En esta estadística dispondremos de la Cantidad e Importes de Productos y Servicios agrupado por días.

90 Ventas por servicios / productos En esta estadística dispondremos de la Cantidad e importes de Productos y Servicios totales en el margen de selección de fechas que indiquemos. Artículos más vendidos En esta estadística dispondremos de listado de artículos más vendidos, dónde nos indica la cantidad y el importe vendido de cada artículo Clientes / Ultima venta En esta estadística dispondremos de la fecha, importe y número de la última factura de cada cliente. También nos indica los días que han pasado desde la última factura.

91 Estadística Clientes Habituales En esta estadística nos mostrará información sobre el nº de visitas y el total de facturación de cada cliente, la fecha, importe y nº de factura de cada cliente y los días transcurridos desde la última visita. Estadísticas Clientes Habituales de Empleado En esta estadística nos mostrará la información sobre facturación y frecuencia de visitas de los clientes asignados como habituales por empleado. Estadísticas Clientes con Más Ventas En esta estadística se nos mostrará el listado de clientes ordenados según las ventas. Estadísticas Clientes con Más Ventas por Empleado En este listado se nos mostrará los clientes con más ventas según empleado.

92 Estadísticas Ventas Mensual En este listado se nos mostrará una estadística de las ventas mensuales por día y familias seleccionadas, podemos seleccionar un máximo de 8 familias, las demás se mostrarán en la columna de Otros.

93 Estadísticas Ventas por Franja Horaria En esta estadística se nos mostrará las ventas realizadas por día y franja horaria.

94 6. SEGURIDAD Seguridad La manera de poder tener confidencialidad con algunos datos del programa, es asignar los derechos que queremos que tengan cada uno de los usuarios en la aplicación. Utilizaremos Cerrar sesión de usuarios para cambiar de un usuario a otro. Una vez estemos en esta pantalla introduciremos el Código y Password que nos pertenece como a usuario. Usuarios Para poder asignar derechos primero tenemos que crear los usuarios y estos usuarios agruparlos por grupos. Código- Serie de dígitos alfanuméricos con los que identificamos al usuario. Se recomienda no dejar espacios entre los dígitos. Nombre- Campo que utilizamos para el nombre del usuario. El contenido de este campo es que aparecerá en todos los documentos que listemos. Apellidos- Campo que utilizamos para los apellidos del usuario.

95 Password- Campo que utilizamos para introducir un password que elegirá el propio usuario. Grupo- En este apartado deberemos seleccionar el grupo de usuarios al que corresponda, para ello debemos crear primero los grupos. Grupos Para poder asignar derechos primero tenemos que crear los usuarios y estos usuarios agruparlos por grupos. Código- Serie de dígitos alfanuméricos con los que identificamos al usuario. Se recomienda no dejar espacios entre los dígitos. Descripción- Campo que utilizamos para la descripción del grupo. Observaciones- Campo que utilizamos para observaciones que queramos hacer del grupo. Permisos- En este apartado se asignan los derechos a los grupos.

96 En esta pantalla nos aparecen todos los menús y pantallas del programa. A la derecha una casilla en la que si está marcada significa que tiene acceso y si no está marcada no tiene acceso. Activar la Seguridad de Usuarios Para activar la seguridad de usuarios deberemos ir a Utilidades / Configuración de la Empresa / General y marcar la opción de Activar la seguridad de Grupos y Usuarios.

97 7. UTILIDADES Utilidades En este apartado encontraremos todas las pantallas extras de Configuración y utilización del programa. Planificador En esta pantalla podremos planificar las tareas de nuestros empleados, así en cada momento sabremos que está haciendo cada uno de los empleados y con qué cliente están. Gracias a la opción de poner color a las tareas, podemos asignar un color a cada cliente y veremos rápidamente el seguimiento del cliente.

98 Disponemos también de una vista semanal del planning, donde comprobar las reservas de toda la semana. Y también tendremos una vista mensual dónde comprobar como han ido las reservas de todo el mes.

99 En la parte superior de esta pantalla aparece una mini barra de menús (ver imagen) En la Fecha aparecerá por defecto la correspondiente al día en curso. En el caso de querer planificar otro día diferente al actual lo podremos hacer seleccionado la fecha que deseamos planificar en el calendario que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla y mostramos a continuación.

100 Para seleccionar la fecha únicamente haremos click sobre la casilla correspondiente. En el caso que la fecha deseada sea cercana a la que estamos actualmente podremos buscarla con las flechas de adelante y atrás.. Una vez tengamos en pantalla la fecha de la reserva que vamos a realizar ya podemos introducir una nueva nota. Para hacerlo haremos click sobre el icono de nuevo registro pantalla en la que deberemos introducir una serie de datos obligatorios. y nos aparecerá otra Si queremos añadir los servicios solicitados por el cliente debemos darle al botón de añadir apareciendo una pantalla para la selección de todos aquellos servicios que nos esta solicitando el cliente de una manera rápida y ágil.

101 En la nota de tareas nos aparece una barra de menús: - Con el icono MULTIRESERVA nos permite planificar la misma nota en varios días diferentes. - Con el icono ENVIAR SMS podemos enviar SMS de recordatorio de cita al cliente de la nota seleccionada. - Con el icono ENVIAR MAIL podemos enviar un mail al cliente de la nota seleccionada. - Con el icono FACTURAR convertiremos la nota a ticket. En el ticket que se nos crea aparecerán los datos indicados en la nota como el cliente, empleado, servicios, etc. - Con el icono ELIMINAR eliminaremos la nota. - Con el icono IMPRIMIR Imprimiremos la nota seleccionada. - Con el icono GUARDAR guardaremos los datos de la nota introducidos anteriormente. - Con el icono SALIR cerraremos la nota. Planificador de Recursos En esta pantalla podremos planificar las horas reservadas de nuestros recursos (salas, cabinas, máquinas, todo aquello que se pueda reservar), así en cada momento sabremos qué sala tenemos

102 ocupada. El Planificador de Recursos va vinculado con el Planificador de Empleados. A la vez que se reserva hora en el Planificador de Empleados e indicamos una sala, automáticamente queda reservada la hora de la sala en el Planificador de Recursos. Función exactamente igual que el Planificador de empleados. Agenda Cada vez que se ejecute el programa se abrirá una pantalla en la que aparecerán una serie de casillas con horarios llamada agenda (ver imagen). En esta pantalla podremos introducir nuestras reservas de visitas. El funcionamiento es muy fácil, el cliente llama para reservar una hora para realizarse cualquiera de nuestros servicios y nosotros lo reflejamos en la agenda. En la parte superior de esta pantalla aparece una mini barra de menús (ver imagen) En la Fecha Agenda aparecerá por defecto la fecha correspondiente al día en curso. En el caso de querer reservar una hora a un cliente/ a de un día diferente al actual lo podremos hacer modificando la fecha desde el icono Al hacer click sobre éste se nos abrirá un calendario en el que podremos seleccionar el día deseado (ver imagen)

103 Para seleccionar la fecha únicamente haremos click dos veces sobre la casilla correspondiente. En el saso que la fecha deseada sea cercana a la que estamos actualmente podremos buscarla con las flechas de adelante y atrás. Una vez tengamos en pantalla la fecha de la reserva que vamos a realizar ya podemos introducir la nota con la hora de reserva. Para hacerlo haremos click sobre el icono de nuevo registro en la que deberemos introducir una serie de datos obligatorios. y nos aparecerá otra pantalla - Con el primer icono convertiremos la nota a ticket. - Con el segundo icono convertiremos la nota a ticket.

104 - Con el tercer icono eliminaremos la nota. Una vez introducidos los datos de la reserva aceptaremos reserva. para terminar de confirmar la La nota de reserva se nos colocará en la casilla que corresponda a la hora de reserva (ver imagen) En la nota de reserva nos aparece una barra de menús: Listado de Agenda Podemos obtener un listado de las notas realizadas en una fecha determinada. A la hora de listar podemos filtrar los datos por fecha de agenda, por empleado, o por estado de la nota de reserva.

105 El listado lo podemos imprimir, visualizar antes de la impresión, modificar de diseño, imprimirlo en formato pdf o enviarlo directamente por . Datos Protegidos LOPD Desde aquí podremos obtener un listado detallado de cada vez que uno de nuestros usuarios ha entrado en la pantalla de clientes protegida por la ley de protección de datos. Aquí se nos indicará si ha sido únicamente consultada esta pantalla o si ha sido modificada.

106 Cambio de Ejercicio y Serie Pantalla en la que podemos elegir Ejercicio y Serie con los que vamos a trabajar. Ejercicio Al hablar de Ejercicio nos referimos al año, por lo que esta opción la utilizaremos principalmente cuando haya un cambio de año. Para cambiar el Ejercicio utilizaremos las flechitas de arriba y debajo que aparecen al lado del año. Serie El tener varias Series a la vez nos permite tener por separado distintas facturaciones. Todos los mantenimientos y datos de la empresa serán los mismos para todas las Series. Para cambiar la Serie se deberá seleccionar la casilla y escribir simplemente la letra que queremos asignar a la nueva Serie (Ejemplo: A, B, C,...) Envío s (Mailing) Desde esta pantalla tenemos la opción de enviar un de forma masiva a todos nuestros clientes, proveedores o empleados. Como podemos observar nos aparecen cuatro casillas, Enviar a Clientes, Enviar a Proveedores, Enviar a Empleados. También tenemos la opción de filtrar más selección por Código Postal, es decir, si queremos enviar el a nuestros clientes pero sólo a los de una zona en concreto marcaremos la opción de Enviar a Clientes y especificaremos el código postal de la zona a la que correspondan. Podemos hacer un mailing a los clientes que cumplan años en una fecha concreta, para ello marcaremos la casilla de Aniversario y seguido indicaremos la fecha.

107 Seguido escribiremos el Asunto del en el campo Asunto y en la pantalla grande el texto del . Una vez tengamos listo el para enviar lo haremos click sobre este botón (enviar e- mail) y nos aparecerá la pantalla con todos los destinatarios seleccionados. En el caso que queramos omitir el envío a alguno de los destinatarios desmarcaremos la muesca de enviar.

108 Volveremos a hacer click este botón (enviar ) y nos aparecerá un menaje indicando que se ha mandado correctamente (ver imagen) Envío de SMS Funciona de la misma manera que el envío de s pero enviando mensajes a los móviles de nuestros clientes. Envío a Clientes con visita concertada en Planificador. Si marcamos esta opción se enviará un SMS al móvil a todos aquellos clientes que tengan reservada visita con nosotros en el Planificador en la fecha que indiquemos. Envío a Clientes con visita concertada en Planificador. Si marcamos esta opción se enviará un SMS al móvil a todos aquellos clientes que tengan reservada visita con nosotros en la Agenda en la fecha que indiquemos. Envío a un número en concreto. Si marcamos esta opción se enviará un SMS al móvil al número de teléfono que indiquemos.

109 Podemos consultar en cualquier momento cual es el estado de nuestros mensajes pulsando el botón de Ver Estado SMS. También podemos hacer una consulta de los SMS ya enviados para saber cuándo se enviaron. Inventario Esta opción es la que nos permite poner al día el Stock y PMC de los artículos del programa. Podemos hacer un inventario de un artículo determinado, de una familia entera o directamente de todo el almacén. En la parte superior de la pantalla nos aparecen las casilla para poder hacer lo filtros necesarios. - En el caso que lo hagamos de un artículo en concreto lo seleccionaremos con la ayuda de las lupas en la casilla de Desde Artículo y en la de Hasta Artículo, pulsaremos el botón de Seleccionar. - En el caso que lo hagamos de una familia en concreto la seleccionaremos con la ayuda de las lupas en la casilla de Desde Familia y en la de Hasta Familia, pulsaremos el botón de Seleccionar. - En el caso que lo hagamos de todo el almacén pulsaremos directamente el botón de Seleccionar dejando las casillas vacías. Una vez se pulsa el botón de Seleccionar nos aparecerá en la cuadrícula todos los artículos que correspondan al filtro que hayamos creado.

110 Podemos ver que aparece el Stock Nuevo (en el cual por defecto nos aparece el que hay actualmente), el P.Coste y el Stock Actual. Con la opción de Todos a 0 dejaríamos la columna de Stock Nuevo a 0 con lo que nos puede resultar más fácil el recuento de los artículos del almacén. En esta columna es donde introduciremos el Nuevo Stock de cada artículo. Si para hacer el recuento de los artículos necesitáramos un listado de artículos con el stock actual, pulsaríamos sobre el botón de imprimir, Listado Inventario Vacío. El listado (como todos los demás listados lo podemos visualizar, modificar, imprimir en PDF o enviar por ). En la columna de P. Coste es donde aparece el Precio de Coste que tiene actualmente el artículo en su ficha, que si se desea se puede modificar manualmente. Una vez hayamos terminado de modificar los datos debemos completar el Inventario, por lo que deberemos pulsar el botón de Aceptar. Al Aceptar nos aparecerá este mensaje:

111 Si le decimos que No nos dejará seguir trabajando con el Inventario y si le decimos que Si finalizará el Inventario con lo que aparecerá directamente la barra de Impresión Inventario que hemos visto antes. Traspaso de Tickets / Facturas Podemos traspasar Tickets de una serie de facturación a otra, para ello deberemos seleccionar la serie origen de los tickets. Filtraremos por número de factura o por fecha factura y pulsaremos Seleccionar. Una vez tengamos los tickets en pantalla, marcaremos la casilla de la derecha de los tickets que queremos traspasar, indicaremos a que Serie y pulsaremos Traspasar. Al Traspasar nos aparecerá este mensaje:

112 Etiquetas de Productos y Servicios Desde esta pantalla podremos imprimir etiquetas de códigos de barras de nuestros productos. Deberemos indicar los filtros de los productos que queremos listar e indicar la cantidad de etiquetas que queremos de cada uno de ellos. Actualizar tarifas de venta Desde aquí podremos actualizar las tarifas de venta de nuestros productos y servicios. Actualizar Tarifa A Primero deberemos indicar los filtros de los artículos que queremos listar e indicar el % a Incrementar o Descontar sobre esta tarifa. Actualizar Tarifa B, C, D y E respecto a la A Primero deberemos indicar los filtros de los artículos que queremos listar e indicar el % a Incrementar o Descontar sobre estas tarifas respecto a la tarifa A.

113 Actualizar Puntos de Promoción Desde aquí podremos actualizar los puntos de promoción de los artículos y servicios de forma masiva. Primero deberemos hacer el filtro por artículos o familias de aquellos servicios que queramos actualizar. Cambio de Código de Artículos Desde aquí podremos cambiar el código de un artículo. El código del artículo no sólo se cambiará en la ficha del artículo, sino que además se cambiará en todo su histórico. Cambio de Código de Clientes Desde aquí podremos cambiar el código de un cliente. Si tenemos duplicado el código de un cliente y hay ventas hechas con los dos códigos, podemos fusionar todas las ventas en uno de los dos códigos ya existentes. Para hacerlo seleccionaremos el código de ese cliente que queremos que desaparezca e indicaremos en nuevo código el segundo código del cliente. Para fusionar las ventas será necesario marcar la opción de Traspasar ventas a Nuevo Código de Cliente si ya existe.

114 Cambio de Código de Proveedores Desde aquí podremos cambiar el código de un proveedor, seleccionando con la lupa el código que queremos cambiar e indicando el nuevo código en la casilla de Nuevo Código. Modificación Masiva de Artículos Desde aquí podremos cambiar de forma masiva los datos más importantes de los artículos, como por ejemplo descripción, precios de venta, precio de coste, stock y código de barras. También podemos añadir o eliminar de forma rápida productos y servicios.

115 Configuración de la Empresa Esta es la pantalla que va a dirigir al programa según los parámetros que le hayamos indicado, por esta razón es muy importante que antes de empezar a trabajar con el programa vengamos a esta pantalla y configuremos la empresa a nuestras necesidades. Se divide es 8 apartados: Empresa Parte en la que Configuraremos los datos personales y Fiscales de nuestra Empresa. Hemos de saber que los datos que introduzcamos en esta pantalla serán los que aparezcan a la hora de imprimir los pedidos, albaranes y facturas tanto a nuestros clientes como a nuestros proveedores. En la parte inferior de la pantalla nos aparece una casilla en la que podemos introducir el Logotipo para que aparezca en nuestros documentos. Para buscar el logotipo podemos utilizar la lupa. Las tres siguientes casillas son para configurar la cantidad de decimales (para todo el programa): Decimales que queremos tener en Importes Decimales que queremos tener en Precios Decimales que queremos tener en Cantidades Y por último marcar la casilla correspondiente a la actividad de la empresa, sea Peluquería, Estética o ambas cosas. Según la opción que marquemos variará la Ficha Técnica de Cliente en Mantenimiento de Clientes.

116 General En esta pantalla únicamente debemos marcar si queremos Controlar Stock de Almacén o no. Si marcamos esta casilla el programa tendrá un control de todo el stock (de artículos), tanto al comprar como al vender. Si marcamos No Controlar Stock no tendrá ningún tipo de control con el stock (se utiliza especialmente para empresas que trabajan con Servicios y no Materia Prima). Podemos marcar la opción que nos Avise si hay ruptura de Stock, Ruptura de Stock Mínimo y Stock Máximo. Aquí también indicamos los Tipos de IVA que queremos tener predeterminados en el programa. Por defecto los que aparecen son el 16%, el 7% y el 4%.Y el IRPF profesional. La Ruta de Destino para documentos PDF. En esta ruta es donde se guardaran todos aquellos documentos que guardemos en formato PDF a la hora de imprimir. Por defecto aparece la ruta: \DOCUMENTOS\, la cual podemos modificar si lo deseamos. Si activamos la Webcam podremos hacer fotografías a nuestros productos, clientes y empelados de una forma rápida y fácil. La Ruta de Destino para Fotografías. En esta ruta es donde se guardaran todas aquellas fotos hechas desde la webcam. Por defecto aparece la ruta: \FOTOGRAFIAS\, la cual podemos modificar si lo deseamos. Desde aquí indicaremos la Impresora que utilizaremos para Tickets, la que utilizaremos para Listados e indicaremos si tenemos cajón conectada a la impresora de tickets. Número del primer Cliente y Cantidad de 0 a añadir en el código del cliente. En esta casilla pondremos el número que queremos que sea el primer cliente e indicaremos que cantidad de dígitos queremos que aparezcan antes de ese número. Activar Numeración Automática en Código de Bonos Cliente. Si queremos que el programa nos asigne un número a la hora de vender un bono, deberemos marcar esta casilla.

117 Tenemos la opción de determinar si queremos activar la validación de los Bonos con Deuda. Al crear el bono informaremos el número de sesiones y el nº de sesiones máximo que puede consumir sin haber pagado la totalidad del bono. Según la opción que marquemos el programa nos avisará de que hemos llegado a este número máximo de sesiones, dejándonos continuar con el ticket, o bien bloqueara el cobro del ticket de descuento de la sesión hasta que se nos abone la totalidad del bono. Activar seguridad de Grupos / Usuarios. Marcaremos esta opción cuando queramos que el programa esté controlado por usuarios, por lo que deberemos tener muy claros los códigos de los usuarios y sus contraseñas. Abrir Tickets al Iniciar la Aplicación. Si marcamos esta opción, cuando entremos al programa se nos abrirá la pantalla de Ventas / Tickets automáticamente. Mostrar lista de artículos en Mantenimientos de Productos y Servicios. Marcando esta opción al entrar en el Mantenimiento de Productos y Servicios nos mostrara la lista de Artículos en lugar del árbol de artículos. Si tenemos muchos productos y al entrar en la pantalla de Mantenimiento de Productos y Servicios se ralentiza, se debe activar esta opción. Activar Arqueo y Cierre de Diario. Por defecto aparece marcada, eso significa que al hacer el cierre de caja tendrá en cuenta todos los movimientos realizados con la fecha del cierre. Si esta opción no está marcada el cierre abarcará todos los movimientos realizados desde el último Saldo de Apertura. Activar seguridad de Grupos / Usuarios. Marcaremos esta opción cuando queramos que el programa esté controlado por usuarios, por lo que deberemos tener muy claros los códigos de los usuarios y sus contraseñas. Activar Login de Usuario por inactividad. Activando esta opción podemos definir el tiempo de inactividad con el que automáticamente se bloquea el acceso al Style for Mex. Si superado este tiempo nadie ha usado el ordenador, el programa cerrará la sesión y pide de nuevo Usuario y Password. Aviso de Aniversario de clientes al iniciar la aplicación. Al entrar en la aplicación se muestran los clientes que celebran su aniversario y te permite enviarles un mail o SMS para felicitarles. Con esta opción podemos activar o desactivar esta opción e indicar con cuantos días de antelación queremos que nos avise de los aniversarios. Ventas 1 y 2 Esta es la pantalla más compleja de Configuración de la Empresa. Es muy importante que se informen todas las casillas antes de empezar a trabajar con el programa. Explicaremos brevemente el significado de cada una de estas casillas.

118 IVA Incluido en Ventas. Si lo que queremos es que a la hora de vender, el precio que le indicamos al cliente sea el precio final, es decir, que ya tenga el IVA incluido, deberemos marcar esta casilla. De lo contrario la dejaremos desmarcada. Mostrar Logotipo en las Facturas. Si tenemos el Logotipo de nuestra empresa y queremos que nos aparezca en las Facturas que entregamos a nuestros clientes, deberemos seleccionar esta casilla.

119 Nota: Es muy importante dejar configurada esta opcion antes de empezar a trabajar y no cambiarla una vez ya hayamos trabajado. El modificarlo podría provocar muchas incoherencias en el funcionamiento del programa. Si empezamos a trabajar con IVA incluido en ventas, siempre será IVA incluido en ventas. Sólo Mostrar Total en Tickets Táctil. Si marcamos esta opción nos aparecerá el campo del total mucho más grande en la pantalla de ventas. Actualizar PVP Tarifa A al modificar PVP en Tickets. Marcar esta opción significa que cada vez que cambiemos un precio del un artículo en un ticket cambiará en precio de venta en la ficha del artículo. Cambiar Empleado por C. Alternativo en Tickets. Si marcamos esta casilla, cada vez que hagamos una venta en lugar de aparecer una pantalla con las fotos de los empleados, aparecerá una casilla para marcar un código donde cada empleado deberá marcar su código en lugar de su foto. Mostrar pantalla de Confirmación de Cambio al cobrar. Por defecto aparece marcada y significa que cada vez que cobramos un ticket se nos muestra una pantallita con el cambio a devolver. Activar PDA en Tickets de Ventas. Si vamos a emitir tickets desde una PDA debemos tener marcada esta opción además de disponer del Módulo de PDA. Pedir Cliente al Crear Tickets de Ventas. Si marcamos esta opción nos aparecerá la pantalla de Mantenimiento de Clientes antes de entrar al Ticket de Venta. Pedir C. Alternativo al cambiar Cliente en Tickets. Si marcamos esta casilla, cada vez que hagamos una venta en lugar de aparecer la pantalla de Mantenimiento de Clientes, aparecerá una casilla para marcar un código alternativo de cliente. Este código lo podemos tener marcado en una Tarjeta de Cliente. Pedir Contraseña al Salir de Ticket sin Cobrar. Cuando esta casilla esté marcada no podremos cerrar ningún ticket abierto que no haya sido cobrado, a no ser que se le indique la contraseña del Administrador. Permitir Modificar Fecha en Tickets. Con esta tendremos al opción de poder modificar la fecha de los tickets a la hora de crearlos. Abrir Nuevo Ticket al Cobrar. Marcando esta casilla se abrirá un ticket automáticamente a la hora de cobrar. Mostrar Bonos por Tickets en Definición de Bonos. Hay una tercera opción de trabajar con Bonos en el programa, y ésta es valorar todos nuestros servicios y productos en cantidad de tickets y que a la hora de consumir estos servicios el cliente nos pague con los tickets adquiridos anteriormente Pedir Empleado al Añadir Línea al Ticket. Si queremos que cada vez que marquemos un servicio nos pregunte qué empleado lo ha realizado deberemos tener marcada esta opción. No pedir Empleado al Crear Ticket. Por defecto cada vez que abrimos un ticket nos pregunta qué empleado lo realiza, si queremos evitar que nos lo pregunte desmarcaremos esta opción. No Modificar Tickets Cobrados. Si esta opción no está marcada podremos modificar cualquier dato de un ticket ya cobrado, siempre y cuando no esté el día cerrado y si está marcada no podremos modificar nada de él. Si esta opción está marcada y nos equivocamos en cualquier dato del ticket, deberemos abonar ese ticket y volverlo a hacer correctamente.

120 Porcentaje de Importe Comisionable Cuando 2 Empleados han Realizado un Servicio. El % que se indique aquí será el que aplique automáticamente cuando un mismo servicio lo realicen 2 empleados. Éste % corresponderá al 1er empleado y el resto al 2º empleado. Nº Copias del Ticket. Por defecto el programa imprime un ticket a la hora de Cobrar e Imprimir, pero si queremos que imprima más de 1 copia deberemos indicarlo en esta casilla. Hay 3 opciones que nos permiten modificar el Cliente por defecto, el Empleado por defecto y la Forma de Pago para Bonos (si queremos que sean como predeterminados unos diferentes a los que vienen asignados en el programa). La forma de pago para Bonos se recomienda no tocarla. Podemos Modificar el Diseño de Impresión del Ticket de Ventas, pero lo podrá hacer una persona experta en Diseñador de Informes o contactar con un Técnico de Style for Mex para realizar estos cambios. Si utilizamos un Visor de TPV deberemos marcar la opción de Activar Visor en Ventas. Activar sistema de puntos. Este Sistema de Puntos está creado para tener la opción de premiar a nuestros clientes habituales. El funcionamiento es muy sencillo, únicamente deberemos Activar el Sistema marcando esta casilla. Seguido indicaremos cada cuantos Euros entregaremos un punto a nuestros clientes. Y para finalizar le indicaremos al programa que nos avise cuando el cliente tenga una cierta cantidad de puntos. (El premio se regirá a la imaginación de cada empresa). 1 Punto cada Euros. En esta casilla es donde indicaremos cada cuantos Euros le entregaremos un punto a nuestros clientes. Aviso cada Euros. Y en esta otra casilla donde indicaremos al programa cada cuantos puntos queremos que nos avise. Compras IVA Incluido en Compras. Sigue el mismo sistema que en ventas. Si los precios que nos cobra nuestro proveedor llevan el IVA incluido, marcaremos la casilla, de lo contrario la dejaremos desmarcada. Mostrar Logotipo en los Pedidos de Proveedor. Si queremos que nos aparezca en los Pedidos que le entregamos a nuestros proveedores, deberemos seleccionar esta casilla. Mostrar Logotipo en los Albaranes de Proveedor. Si queremos que nos aparezca en los Albaranes que le entregamos a nuestros proveedores, deberemos seleccionar esta casilla. Imprimir Etiquetas en la Entrada de Artículos. Si está marcada esta opción al hacer un albarán de entrada de material nos preguntará si queremos imprimir las etiquetas de los artículos entrados. Calcular Precio Medio de Coste. Si queremos que el programa calcule automáticamente cada vez que compramos el PMC en cada uno de los artículos, deberemos marcar esta casilla. El PMC lo podemos visualizar en Mantenimiento de Artículos.

121 Ver todos los Pedidos. Si queremos que en Compras / Pedidos de Proveedor nos aparezcan todos los Pedidos creados hasta la fecha, marcaremos esta casilla. Ver sólo Pedidos del Ejercicio Activo. Si sólo queremos que nos aparezcan aquellos que correspondan al Ejercicio en curso, marcaremos esta casilla. Ver sólo Pedidos Pendientes de Cursar Albarán. Si de lo contrario, sólo queremos que nos aparezcan aquellos que estén pendientes de albaranar, marcaremos esta otra casilla. Comunicaciones Si disponemos del Módulo de Comunicaciones, desde esta pantalla deberemos configurar qué Tienda es la que ocupa nuestra empresa en ese módulo, si es Central o Sucursal y los datos de comunicación (estos datos son proporcionados por Style for Mex cuando algún usuario adquiere el Módulo de Comunicaciones).

122 Tener estos datos bien configurados también nos servirá para poder descargar las facturas, actualizaciones y notificaciones emitidas por Style for Mex a cada uno de los usuarios. Planificador Desde aquí indicaremos la hora de Inicio y de Fin de nuestra jornada y será lo que se muestre en el Planificador de Empelados y Recursos. Y podremos indicar la manera de solaparse las notas en el Planificador.

123 Mantenimientos Desde esta pantalla podremos configurar las pestañas que queremos que nos aparezcan en las fichas técnicas de nuestros clientes, junto con la numeración que deseamos tenga el primer cliente, también podremos activar la firma digital en el área de consentimientos

124 Factura electrónica Área destinada a colocar los ficheros necesarios para activar la factura electrónica Numeración de Tablas En esta pantalla nos aparece el contador de las tablas que llevan un control de numeración. Es muy importante que no se toque sin saber exactamente las razones ya que podría provocar duplicados de códigos.

125 Nota: Es muy importante que al finalizar la acción de cambiar la Numeración de Tablas el contador vuelva a estar exactamente igual que estaba al principio. No seguir bien estos pasos podría generar duplicados en facturas. Importar Base de Datos Desde aquí podremos importar una base de datos ya sea de Peluquería, Estética o ambas cosas. Importar estos datos eliminará todos los datos introducidos en el programa por lo que deberemos tener mucho cuidado al hacerlo pues podríamos perder todo aquello introducido. Reindexación Acción que reindexa las tablas del programa. Principalmente para uso del Departamento de Soporte Técnico. Copia de Seguridad Desde aquí tendremos opción a realizar una copia de seguridad del programa siempre que tengamos dicho módulo instalado. Al pinchar sobre Copia de Seguridad se nos abrirá un cuadro de advertencia antes de confirmar la acción.

126 Depurador del Programa Pantalla para uso exclusivo del Departamento de Soporte Técnico.

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