Manual de producto de GFI. Guía del usuario

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1 Manual de producto de GFI Guía del usuario

2 La información y contenido de este documento se proporciona sólo para fines informativos y se proporciona "tal cual", sin garantía de ningún tipo, ya sea expresa o implícita, incluyendo pero no limitadas a las garantías implícitas de comercialización, idoneidad para un propósito particular y ausencia de infracción. GFI Software no se hace responsable de ningún daño, incluyendo daños consecuentes, de cualquier naturaleza, que puedan deberse a la utilización de este documento. La información se ha obtenido de fuentes disponibles públicamente. A pesar de los esfuerzos razonables que se han hecho para asegurar la exactitud de los datos facilitados, GFI no reclama, promete o garantiza la integridad, exactitud, actualidad o adecuación de la información y no es responsable de errores tipográficos, fuera de la información actualizada, o errores. GFI no ofrece ninguna garantía, expresa o implícita, y no asume ninguna obligación legal ni responsabilidad por la exactitud o la exhaustividad de la información contenida en este documento. Si estima que existe algún error objetivo en este documento, póngase en contacto con nosotros y revisaremos sus dudas tan pronto como sea posible. Todos los nombres de productos y empresas mencionados aquí pueden ser marcas comerciales de sus respectivos titulares. Microsoft y Windows son marcas registradas o marcas comerciales de Microsoft Corporation en Estados Unidos y otros países. GFI Archiver es propiedad de GFI SOFTWARE Ltd GFI Software Ltd. Reservados todos los derechos. Versión del documento: V Última actualización (mes/día/año): 18/02/2015

3 1 Uso de GFI Archiver Inicio de sesión en GFI Archiver Exploración de elementos archivados Trabajar con elementos archivados Búsqueda de elementos archivados Uso de Búsqueda simple Uso de Búsqueda avanzada Búsqueda de correo electrónico con smartphones Acceso a varios buzones GFI MailInsights Generación de informes de MailInsights Programación de informes de MailInsights Flujo de comunicación Uso de correo web Respuesta de correo electrónico Uso del almacenamiento Cuentas inactivas Palabras inapropiadas Spammers internos Fuera de las horas de oficina Detección de pérdida de datos Búsqueda de trabajo Búsqueda de frase Informe de trafico de usuarios Informe de temas de correo electrónico Informe de indicadores del rendimiento del correo electrónico Informe de mensajes de correo electrónico grandes Cambiar las preferencias de usuario 46 2 Configuración de acceso del cliente Instalación de Outlook Connector Requisitos del sistema de Outlook Connector Software Hardware Descarga de GFI Archiver Archive Assistant 49 3 Configuración de Archive Assistant Implementación de File Archive Assistant Descarga de File Archive Assistant Configuración de File Archive Assistant Adición de una carpeta de sincronización Implementación de la App de GFI Archiver para Windows 8/RT Requisitos del sistema Configuración de GFI Archiver Touch App Configuración del acceso al cliente IMAP de GFI Archiver Configuración de IMAP en Android Configuración de IMAP en Apple Mail

4 3.3.3 Configuración de IMAP en ios Configuración de IMAP en Microsoft Outlook Configuración de IMAP en Microsoft Outlook Configuración de IMAP en Microsoft Outlook Configuración de IMAP en Microsoft Outlook Configuración de IMAP en Outlook 2011 para Mac Configuración de IMAP en Mozilla Thunderbird Configuración de IMAP en Windows Live Mail 66 4 Glosario 68 5 Índice 73

5 1 Uso de GFI Archiver GFI Archiver le ayuda a mantener un almacén de correspondencia de correo electrónico, elementos de calendario y documentos al que se puede acceder fácilmente, lo que elimina la necesidad de archivos PST y a cumplir el creciente número de regulaciones normativas y de ediscovery. Con las capacidades de generación de informes de las herramientas de inteligencia empresarial de MailInsights se puede sacar el máximo partido de los elementos archivados. Identifique los riesgos legales y administre la productividad con informes basados en la información crítica de la empresa en su archivo. En las siguientes secciones encontrará información relativa a: Inicio de sesión en GFI Archiver Exploración de mensajes de correo electrónico archivados Trabajo con mensajes de correo electrónico Búsqueda de mensajes de correo electrónico archivados Acceso a varios buzones Generación de informes de MailInsights Cambio del idioma de la interfaz de usuario y de otras opciones 1.1 Inicio de sesión en GFI Archiver Para iniciar sesión en GFI Archiver, seleccione una de las siguientes opciones: Vaya a Inicio > GFI Archiver > GFI Archiver. La aplicación se carga en el explorador de Internet predeterminado. Escriba sus credenciales del dominio (nombre de usuario y contraseña que usa para iniciar sesión en Windows ) cuando se le soliciten. También puede escribir la siguiente dirección URL en el explorador de Internet: del host de GFI Archiver>/<nombre de la carpeta virtual de GFI Archiver> Por ejemplo: De manera predeterminada, GFI Archiver no requiere credenciales para iniciar sesión. En su lugar usará las credenciales del usuario con sesión iniciada. Al cerrar la sesión del explorador también se cierra la sesión del usuario con sesión iniciada en GFI Archiver. Para iniciar sesión como otro usuario, cierre la sesión de su perfil e inicie sesión utilizando otro usuario de Windows. Si va a iniciar sesión desde un equipo que no esté unido al dominio en el que GFI Archiver está instalado, se le solicitará que escriba las credenciales usadas para iniciar sesión en el dominio en el que GFI Archiver está instalado. GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 5

6 1.2 Exploración de elementos archivados 1. En GFI Archiver, seleccione la ficha Archivar. Captura de pantalla 1: Exploración de mensajes de correo electrónico archivados 2. En la ficha Archivo se pueden ver los elementos archivados de todos los buzones a los que se le ha concedido acceso. También puede realizar varias acciones, como se describe en la tabla que encontrará a continuación. Permite buscar correos electrónicos. Escriba las palabras o frases que desea buscar y haga clic. Los resultados aparecen en el panel de correos electrónicos. Oculta el panel de vista previa de correo. Muestra el panel de vista previa de correo. En el panel de vista previa de correo, permite cambiar entre mostrar los correos electrónicos en la parte inferior o el lateral de la página con la lista de correos electrónicos. Muestra los mensajes de correo electrónico en la vista de mensaje. GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 6

7 Muestra los mensajes de correo electrónico en la vista de buzón. Cambiar a vista de calendario y mostrar los elementos de calendario archivados Cambie a la vista del historial de archivos y muestre una lista de archivos archivados por File Archive Assistant. Muestra la lista de buzones a la que tiene acceso el usuario con sesión iniciada. En la lista de cuentas, seleccione el Almacén de archivos para ver los buzones para formar la opción Mostrar cuentas en archivo. Haga clic en Cerrar para salir de la lista Cuentas. Elimina los mensajes de correo electrónico seleccionados si el administrador del sistema ha habilitado la eliminación de mensajes de correo. Si la eliminación de mensajes de correo no está habilitada, no aparecerá este icono. No es posible eliminar correos electrónicos de almacenes de archivo de sólo lectura o cuando se habilita la conservación por razones legales. De manera predeterminada, GFI Archiver muestra 25 elementos por página. Para cambiar este valor, haga clic en el nombre de usuario que se muestra en la esquina superior derecha de la pantalla y cambie el valor de la opción Número de correos electrónicos que se muestran por página. Haga clic en Guardar. 1.3 Trabajar con elementos archivados En la pestaña Archivo de GFI Archiver, puede ver los distintos tipos de elementos archivados y realizar acciones en ellos. Conmute entre las conversaciones de correo electrónico y los elementos de calendario con los controles proporcionados en la barra de tareas. Para obtener más información, consulte Exploración de elementos archivados (página 6). Para ver un correo electrónico o un archivo almacenado, selecciónelos en la vista de buzón o de mensaje. El elemento seleccionado se mostrará en el panel de vista previa. Haga doble clic en cualquiera de los correos electrónicos o archivos almacenados para verlo en la ventana de vista de correo electrónico. GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 7

8 Captura de pantalla 2: Trabajo con elementos archivados en GFI Archiver Para abrir un elemento de calendario archivado, cambie a la vista de calendario. Seleccione el elemento que desea ver. Haga clic una vez en el elemento para ver sus detalles en la ventana de calendario. En función del tipo de elemento archivado seleccionado, se pueden realizar las siguientes acciones al ver su contenido: Ver encabezado de correo electrónico/elemento de calendario. Haga clic para ver los encabezados del correo electrónico o del elemento de calendario. Éstos se muestran en un panel. Para cerrar el panel, vuelva a hacer clic en este botón o seleccione Cerrar. Ver hilo de conversación Haga clic en este botón para ver toda la conversación en la ventana de vista de correo electrónico. Se muestran todos los correos electrónicos que forman parte de la conversación. Para cerrar el panel, vuelva a hacer clic en el botón o seleccione Cerrar. GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 8

9 Editar etiquetas de correos electrónicos o elementos de calendario (personales y globales) Permite clasificar correos electrónicos y elementos de calendario mediante etiquetas. Esta característica es útil en las búsquedas de tipos de elementos archivados concretos. Por ejemplo, buscar todos los elementos con la etiqueta Importante. Para agregar una etiqueta: 1. En "Etiquetas disponibles", escriba una etiqueta nueva o seleccione una existente. 2. Haga clic en Etiqueta de correo electrónico para asignar la etiqueta escrita o seleccionada al correo electrónico. Para quitar una etiqueta asignada previamente: 1. Seleccione una etiqueta asignada previamente. 2. Haga clic en Quitar etiqueta. Para cerrar el panel, vuelva a hacer clic en este botón o seleccione Cerrar. Las etiquetas aparecen en el campo Etiquetas en color negro. Las etiquetas asignadas a un nivel de la organización a través de las directivas de categorización están en color rojo. Las etiquetas de las directivas de categorización no se pueden quitar de un correo electrónico. Restaurar correo electrónico/elemento de calendario. Restaura mensajes de correo electrónico o elementos de calendario mediante la característica OneClick Restore, que restaura un elemento archivado a un buzón específico o reenvía una copia a una dirección de correo electrónico. En el panel de restauración de correo electrónico, escriba la dirección de correo electrónico a la que se va a enviar una copia del elemento actual y haga clic en Restaurar correo electrónico/elemento de calendario. Guardar correo en el disco (formato EML) Descarga todo el correo electrónico en el disco, incluidos los datos adjuntos, en formato.eml. Este formato es compatible con varios clientes de correo electrónico, como Microsoft Outlook Express, Windows Mail y Mozilla Thunderbird. En el cuadro de diálogo Descarga de archivos, seleccione Guardar y seleccione la ubicación en la que desea guardar el archivo. Guardar correo en disco (formato MSG) Descarga todo el correo electrónico en el disco, incluidos los datos adjuntos, en formato.msg, que es compatible con Microsoft Outlook. En el cuadro de diálogo Descarga de archivos, seleccione Guardar y seleccione la ubicación en la que desea guardar el archivo. Descargar elemento de calendario Descarga todo el correo electrónico en el disco, incluidos los datos adjuntos, en formato.msg, que es compatible con Microsoft Outlook. En el cuadro de diálogo Descarga de archivos, seleccione Guardar y seleccione la ubicación en la que desea guardar el archivo. Imprimir correo electrónico/elemento de calendario. Muestra el elemento archivado en un formato para imprimir en una ventana nueva del explorador. Para imprimir el elemento, use la función de impresión del explorador. Mostrar imágenes en correo electrónico Este botón se usa para mostrar las imágenes incrustadas en el correo electrónico. GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 9

10 Marcar como no SPAM Este botón se usa para marcar como no SPAM mensajes de correo electrónico que una solución anti-spam identificó previamente como SPAM. Requiere que se configure una directiva de retención de SPAM. Eliminar correo electrónico/elemento de calendario Elimina el elemento actual si el administrador del sistema ha habilitado la eliminación de correos electrónicos. Si la eliminación de mensajes de correo no está habilitada, no aparecerá este icono. No es posible eliminar elementos archivados de Almacenes de archivo de solo lectura o cuando se habilita la conservación por razones legales. Descargar Mostrar eventos de elemento de calendario Haga clic en este botón para ver los eventos de elemento de calendario en la ventana de vista de correo electrónico. Al ver los archivos almacenados, se proporciona un vínculo Descargar adicional en el cuerpo. Haga clic en este vínculo para descargar el archivo y guardarlo en disco. 1.4 Búsqueda de elementos archivados Al buscar elementos archivados, tales como mensajes de correo electrónico, archivos, elementos de calendario o faxes,gfi Archiver consulta el índice de correos electrónicos y recupera todos los elementos que coincidan, con sus respectivos archivos adjuntos. En GFI Archiver, puede buscar por: Búsqueda rápida Use el cuadro de texto de la barra de herramientas para buscar todos los mensajes de correo electrónico del usuario seleccionado en todos los almacenes de archivo. En el cuadro de texto Búsqueda rápida se pueden usar los siguientes comodines:? : cualquier carácter individual *: cualquier cadena de caracteres Búsqueda simple Búsqueda avanzada Por ejemplo: Para buscar mensajes de correo electrónico que contengan la palabra "Swiss", escriba "sw??s" o "sw*s". Expanda Búsqueda rápida para filtrar la búsqueda por criterios simples como el remitente, destinatario, asunto, fecha y otra información. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda simple (página 11). Use las opciones avanzadas para disfrutar de un número mayor de opciones de búsqueda. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda avanzada (página 13). Los mensajes de correo electrónico que coinciden con la consulta de resultados aparecen en el panel de correos electrónicos. GFI Archiver muestra un máximo de 25 mensajes de correo electrónico por página. Si en las consultas aparecen más de 25 mensajes de correo electrónico que coincidan, GFI Archiver los muestra en varias páginas. Use el control deslizante de la parte inferior del panel de correos electrónicos para pasar de una página a la siguiente. GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 10

11 1.4.1 Uso de Búsqueda simple Búsqueda simple es una extensión de la función Búsqueda rápida que permite utilizar más criterios de búsqueda al buscar mensajes de correo electrónico, archivos, elementos de calendario o mensajes de fax/sms en todos los almacenes de archivo. Para usar Búsqueda simple: 1. En la pestaña Archivo, haga clic en el icono desplegable que hay al lado del cuadro de texto Buscar. Captura de pantalla 3: Opciones de Búsqueda simple 2. En el área Buscar, seleccione Correo electrónico para buscar mensajes de correo electrónico en todos los almacenes de archivo. Utilice las siguientes funciones de búsqueda: Contiene Asunto Fecha de envío De Para Adjunto Opciones avanzadas Restablecer Guardar Buscar Introduzca la palabra clave que desea buscar. También puede usar los siguientes comodines:? : cualquier carácter individual *: cualquier cadena de caracteres Buscar mensajes de correo electrónico con un asunto concreto. Define la fecha en que se envió el mensaje de correo electrónico que se va a buscar. Especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar de Active Directory del remitente de correo electrónico cuyos mensajes se buscan. Especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar de Active Directory del destinatario de correo electrónico cuyos mensajes se buscan. Busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido específico en los archivos adjuntos. Haga clic en el vínculo Opciones avanzadas para disfrutar de un número mayor de opciones de búsqueda. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda avanzada (página 13). Restablece las condiciones de búsqueda y permite empezar de nuevo. Guarda las condiciones de búsqueda como una consulta guardada que se puede utilizar en cualquier momento. Las búsquedas guardadas aparecen en la ventana Clasificaciones, dentro de la ficha Archivar. Inicia la búsqueda de mensajes de correo electrónico archivados. Los resultados se devuelven en función de las condiciones seleccionadas. GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 11

12 3. En el área Buscar, seleccione Archivo para buscar archivos almacenados en todos los almacenes de archivo. Utilice las siguientes funciones de búsqueda: Nombre de archivo Tipo de archivo Fecha de última modificación Opciones avanzadas Buscar Restablecer Guardar Escriba el nombre completo, o una parte, del archivo que desea buscar. También puede usar los siguientes comodines:? : cualquier carácter individual *: cualquier cadena de caracteres Especifique uno de los tipos de archivo de la lista de disponibles o seleccione Todos (valor predeterminado). Seleccione una opción en la lista, o bien seleccione Personalizar y especifique un intervalo de fechas con los controles de calendario. Haga clic en el vínculo Opciones avanzadas para disfrutar de un número mayor de opciones de búsqueda. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda avanzada (página 13). Inicia la búsqueda de mensajes de correo electrónico archivados. Los resultados se devuelven en función de las condiciones seleccionadas. Restablece las condiciones de búsqueda y permite empezar de nuevo. Guarda las condiciones de búsqueda como una consulta guardada que se puede utilizar en cualquier momento. Las búsquedas guardadas aparecen en la ventana Clasificaciones, dentro de la ficha Archivar. 4. En el área Buscar, seleccione Calendario para buscar elementos de calendario almacenados en todos los almacenes de archivo. Utilice las siguientes funciones de búsqueda: Contiene Organizador Asunto Asistentes invitados Inicio del evento Ubicación Opciones avanzadas Buscar Restablecer Guardar Escriba el nombre completo, o una parte, del archivo que desea buscar. También puede usar los siguientes comodines:? : cualquier carácter individual *: cualquier cadena de caracteres Especifique el nombre del organizador del evento. Busque elementos de calendario con un asunto concreto. Especifique el nombre de las personas invitadas a un evento. Seleccione una opción en la lista, o bien seleccione Personalizar y especifique un intervalo de fechas con los controles de calendario. Especifique el nombre de la ubicación en que tiene lugar un evento. Haga clic en el vínculo Opciones avanzadas para disfrutar de un número mayor de opciones de búsqueda. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda avanzada (página 13). Inicia la búsqueda de mensajes de correo electrónico archivados. Los resultados se devuelven en función de las condiciones seleccionadas. Restablece las condiciones de búsqueda y permite empezar de nuevo. Guarda las condiciones de búsqueda como una consulta guardada que se puede utilizar en cualquier momento. Las búsquedas guardadas aparecen en la ventana Clasificaciones, dentro de la ficha Archivar. 5. En el área Buscar, seleccione Fax para buscar mensajes de fax/sms almacenados en todos los almacenes de archivo. Utilice las siguientes funciones de búsqueda: GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 12

13 Contiene Tipo Fecha de envío De Para Opciones avanzadas Buscar Restablecer Guardar Escriba el nombre completo, o una parte, del archivo que desea buscar. También puede usar los siguientes comodines:? : cualquier carácter individual *: cualquier cadena de caracteres Conmute entre fax y SMS por medio de la lista desplegable. Seleccione en la lista disponible la fecha en que se envió el fax o SMS. Especifique la dirección del remitente que se va a buscar. Especifique la dirección del destinatario que se va a buscar. Haga clic en el vínculo Opciones avanzadas para disfrutar de un número mayor de opciones de búsqueda. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda avanzada (página 13). Inicia la búsqueda de mensajes de correo electrónico archivados. Los resultados se devuelven en función de las condiciones seleccionadas. Restablece las condiciones de búsqueda y permite empezar de nuevo. Guarda las condiciones de búsqueda como una consulta guardada que se puede utilizar en cualquier momento. Las búsquedas guardadas aparecen en la ventana Clasificaciones, dentro de la ficha Archivar. La opción Búsqueda de faxes sólo se muestra cuando la pestaña Búsqueda de archivado de faxes la habilita el administrador de GFI Archiver Uso de Búsqueda avanzada Búsqueda avanzada es una extensión de la función Búsqueda simple que permite utilizar una amplia gama de criterios de búsqueda al buscar elementos archivados. Para usar Búsqueda avanzada 1. En la pestaña Archivo, haga clic en el icono desplegable que hay al lado del cuadro de texto Búsqueda rápida y seleccione Opciones avanzadas. Captura de pantalla 4: Opciones de Búsqueda avanzada 2. En el área Opciones de búsqueda avanzada, use las siguientes funciones de búsqueda avanzada: GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 13

14 Buscar en los correos electrónicos Almacén de archivos Fecha de envío Incluye todos/cualquiera Seleccione el usuario de Active Directory en la lista de disponibles. Define el Almacén de archivo en el que se realizará la búsqueda. Seleccione uno o varios Almacenes de archivo en la lista disponible de Almacenes de archivo. Define la fecha en que se envió el mensaje de correo electrónico que se va a buscar. Define si se muestran los elementos que cumplen todas las condiciones o los que cumplen cualquiera de las condiciones. En la lista desplegable, seleccione: Todos: muestra los elementos archivados que cumplen al menos una de las condiciones especificadas. Cualquiera: muestra los elementos archivados que cumplen todas las condiciones especificadas. GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 14

15 Haga clic en este botón para agregar condiciones. Las condiciones disponibles son: Asunto: busque mensajes de correo electrónico que tengan un asunto concreto. Remitente: especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar de Active Directory del remitente de correo electrónico cuyos mensajes se buscan. Destinatario: especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar de Active Directory del destinatario de correo electrónico cuyos mensajes se buscan. CCO: especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar de Active Directory del destinatario cuya dirección se ha escrito en el campo CCO. Fecha de envío: busque los correos electrónicos enviados antes de una fecha concreta, después de ella o en dicha fecha. Escriba o seleccione una fecha y seleccione Es antes, Es después o Es exactamente. Fecha de recepción: busque los mensajes de correo electrónico recibidos antes de una fecha concreta, después de ella o en dicha fecha. Escriba o seleccione una fecha y seleccione Es antes, Es después o Es exactamente. Fecha de inicio: busque elementos de calendario que comiencen antes de una fecha especificada. Tamaño (KB): busque los elementos que sean mayores, menores o iguales a un tamaño concreto. Escriba un tamaño y seleccione Es mayor que, Es menor que y Es exactamente. Id. de mensaje: busque usando el campo Id. de mensaje del encabezado del mensaje. Escriba o pegue el Id. del mensaje del correo electrónico que busca. Correo electrónico completo - Permite buscar mensajes de correo electrónico que tengan contenido específico en el cuerpo del correo o sus adjuntos. Cuerpo: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido específico en el cuerpo. Datos adjuntos: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido específico en los datos adjuntos. Contiene documento: busque solo los mensajes de correo electrónico que tengan archivos adjuntos. Carpeta: busque en los elementos de una carpeta de buzones concreta. Carpeta/subcarpetas: busque los elementos de una subcarpeta concreta de una carpeta de buzones. Etiqueta: busque los mensajes de correo electrónico que contengan una etiqueta específica. Haga clic en, que se muestra junto a una condición de búsqueda, para quitarla. GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 15

16 Excluye todas estas condiciones Define una lista de condiciones que los elementos archivados NO tendrá que cumplir para que se devuelva como resultado de la búsqueda. Haga clic en y seleccione las condiciones que desea aplicar. Las condiciones que se pueden seleccionar son similares a las que se han descrito con anterioridad. Haga clic en búsqueda., que se muestra junto a un criterio de búsqueda, para quitarlo de la Volver a opciones básicas Restablecer Guardar Buscar Haga clic para volver a la función Búsqueda simple. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda simple (página 11). Restablece las condiciones de búsqueda y permite empezar de nuevo. Guarda las condiciones de búsqueda como una consulta guardada que se puede utilizar en cualquier momento. Las búsquedas guardadas aparecen en la ventana Clasificaciones, dentro de la ficha Archivar. Inicia la búsqueda de elementos archivados. Los resultados se devuelven en función de las condiciones seleccionadas Búsqueda de correo electrónico con smartphones En GFI Archiver se pueden buscar mensajes de correo electrónico con un smartphone. Esta característica es compatible con los siguientes sistemas operativos para móviles: Android 2.1+ Apple iphone ios 4 Blackberry OS5+ Para realizar una búsqueda simple: 1. Inicie el explorador de Internet en el smartphone y escriba la dirección URL en la que se encuentre GFI Archiver con el siguiente formato: del host de GFI Archiver>/<nombre de la carpeta virtual de GFI Archiver> Por ejemplo: 2. Inicie sesión con sus credenciales. La interfaz de usuario móvil utiliza la misma configuración de idioma que la que haya configurado el usuario en GFI Archiver. Para obtener más información, consulte Cambiar las preferencias de usuario (página 46). 3. Escriba el texto que desea buscar y haga clic en Buscar. GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 16

17 4. Examine los resultados que se muestran con los controles que se proporcionan para tal fin. Los resultados se clasifican por fecha en orden descendente. La característica de búsqueda en móviles devuelve 10 mensajes de correo electrónico por página. Con los controles que se proporcionan puede examinar otras páginas. El número máximo de resultados es Captura de pantalla 5: Vista de conversación en smartphone 5. Escriba el texto que desea buscar y haga clic en Ver conversación para mostrar los mensajes de correo electrónico relacionados. La interfaz de usuario móvil se centra en la búsqueda de archivos de correo electrónico. Para las características de búsqueda avanzada y exploración, acceda a GFI Archiver desde el equipo. La interfaz de usuario móvil permite que los usuarios accedan SÓLO a su buzón. 1.5 Acceso a varios buzones Desde la ficha Archivo también puede examinar los elementos archivados en los buzones de otros usuarios, siempre que se le haya otorgado acceso a su archivo. Un usuario con derechos GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 17

18 administrativos puede otorgar o revocar el acceso a los buzones de otros usuarios desde la característica Control de acceso de GFI Archiver. La característica Buscar usuario para agregar está deshabilitada si el usuario con la sesión iniciada no tiene acceso a los buzones de otros usuarios o si no hay mensajes de correo electrónico para ver. Captura de pantalla 6: Acceso a varios buzones Para ver los elementos archivados de otro buzón: 1. Escriba el nombre del buzón cuyos elementos archivados va a ver en el cuadro de búsqueda Buscar usuario para agregar. Aparecerá una lista de nombres que coinciden con el que ha escrito (a cuyos mensajes tiene acceso). 2. Seleccione el usuario y haga clic en el símbolo que hay junto al campo de búsqueda. 3. En el campo Examinar conversaciones de:, seleccione el usuario que se acaba de agregar. 4. Examine o busque los elementos archivados que se muestran con los controles que se proporcionan para tal fin. GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 18

19 1.6 GFI MailInsights GFI MailInsights es una utilidad para la generación de informes incluida en GFI Archiver que utiliza los elementos archivados para proporcionar información relativa al uso y a las tendencias de los correos. Utilice esta característica para generar informes de gestión y de recursos humanos que proporcionen información sobre el uso o el uso incorrecto del correo electrónico y los recursos. GFI MailInsights solo está habilitado para los usuarios a los que se haya otorgado los derechos de acceso requeridos. Para obtener más información, póngase en contacto con el administrador del sistema. Los informes disponibles son: NOMBRE DE INFORME Flujo de comunicación Uso de correo web Respuesta de correo electrónico Uso del almacenamiento Cuentas inactivas Palabras inapropiadas Spammers internos Fuera de las horas de oficina Detección de pérdida de datos Búsqueda de trabajo Búsqueda de frase Tráfico de usuarios Supervise los patrones de comunicación de usuarios/grupos dentro y fuera de la organización. Identifique los usuarios que intercambian con mayor frecuencia mensajes de correo electrónico con servicios de correo web. Identifica una potencial fuga de datos o un uso inapropiado del correo electrónico. Vea el tiempo medio que tardan los usuarios en responde al correo electrónico interno y externo. Conozca el impacto de los archivos adjuntos en los costes de almacenamiento de mensajes de correo electrónico. Cree directivas de retención adecuadas para controlar el espacio de almacenamiento relacionado con el correo electrónico. Devuelve una lista de cuentas de usuario que han recibido correo electrónico, pero que no han respondido en el tiempo especificado. Realice un seguimiento del lenguaje inadecuado en el correo electrónico que viole las directivas de la empresa. Descubra qué usuarios internos tienden a incluir demasiados destinatarios en los campos Para/CC/CCO. Devuelve una lista de cuentas de correo internas en las que hay actividad de envío fuera del horario de oficina. Detecte comportamientos que pueden necesitar más investigación. Identifique los mensajes de correo electrónico con números de las tarjetas de crédito más usadas y de la seguridad social, u otros documentos e información confidenciales. Identifique mensajes de correo electrónico enviados o recibidos que contengan currículos o cuyos destinatarios sean sitios de búsqueda de empleo. Busque frases o términos específicos en correos electrónicos archivados. Vea el número de mensajes de correo electrónico que se intercambian entre los usuario o grupos seleccionados y sus contactos. GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 19

20 NOMBRE DE INFORME Temas de correo electrónico Indicadores del rendimiento del correo electrónico Informe de mensajes de correo electrónico grandes Enumere los temas y las palabras comunes que se encuentran en los mensajes de correo electrónico que se intercambian entre los usuario o grupos seleccionados y sus contactos. Analice los mensajes de correo electrónico enviados y recibidos para clasificar la productividad de los usuarios en función de un conjunto de indicadores de rendimiento predefinidos. Identifique mensajes de correo electrónico grandes que pueden ocupar espacio no deseado en su archivo. Los archivos adjuntos de los mensajes de correo electrónico se clasifican en determinadas categorías Generación de informes de MailInsights Los informes generados se envían por correo electrónico al usuario que haya iniciado sesión o a un usuario que se especifique en el campo Reenviar a. Los informes se pueden exportar como adjunto en formato PDF o Excel (.xlsx). Para generar un informe: 1. Seleccione la pestaña MailInsights y elija el informe que desee. 2. Utilice los filtros disponibles seleccionando el valor por el que se va a filtrar. 3. (Opcional) En el camporeenviar a, introduzca la dirección de correo electrónico del destinatario. Al utilizar la opción de reenvío de correo electrónico, el informe lo recibe el usuario que lo genere y aquellos otros que hayan sido especificados en el campo Reenviar a. Puede insertar varias direcciones de correo electrónico separadas por ';' 4. Haga clic en Enviar informe en la parte inferior de cada una de las páginas del informe Programación de informes de MailInsights Todos los informes de MailInsights pueden programarse para que se ejecuten automáticamente. Para programar un informe: 1. Seleccione la pestaña MailInsights y elija el informe que desee. 2. Utilice los filtros disponibles seleccionando el valor por el que se va a filtrar. 3. Haga clic en Programación. GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 20

21 Captura de pantalla 7: Programación de informes de MailInsights 4. En el campo Nombre de informe, introduzca un nombre significativo para el informe. 5. (Opcional) En el campo Reenviar a, introduzca la dirección de correo electrónico del destinatario (o destinatarios). 6. En la lista desplegable Programar informe, seleccione la frecuencia de ejecución del informe. Las opciones disponibles son: Diario, Semanal o Mensualmente. 7. En el campo A, especifique la hora. 8. Haga clic en Guardar y programar informe Flujo de comunicación El gráfico Flujo de comunicación proporciona información general de los mensajes de correo electrónico intercambiados entre los usuarios/grupos seleccionados y sus contactos. GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 21

22 Captura de pantalla 8: Flujo de comunicación de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Informe de Seleccione el usuario o grupo de Active Directory. Destinatarios Incluir Formato de informe Seleccione Internos, Externos o Todos. Especifique el número de resultados hasta un máximo de destinatarios. El valor predeterminado es los 20 primeros. Seleccione el tipo de formato de salida. Los informes se pueden exportar como adjunto en formato PDF o Excel (.xlsx). El informe generado muestra el usuario o grupo seleccionados como una única entidad en el centro de un gráfico. Los contactos se segregan por dominios. Cada clúster de dominio se visualiza en un color diferente. La anchura del borde entre los nodos muestra la fuerza de la relación de correo electrónico entre las distintas entidades. La tabla que hay debajo del gráfico muestra la siguiente información: Correo electrónico de contacto Mensajes de correo electrónico enviados Dirección de correo electrónico de contacto. Número total de mensajes de correo electrónico enviados. GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 22

23 Mensajes de correo electrónico recibidos Total de mensajes de correo electrónico Última comunicación Número total de mensajes de correo electrónico recibidos. Número total de mensajes de correo electrónico enviados y recibidos. Fecha y hora del último mensaje de correo electrónico enviado/recibido Uso de correo web El área Uso de correo web permite generar un informe que muestra la interacción de los usuarios internos con las cuentas de correo electrónico web. Captura de pantalla 9: Uso de correo web de MailInsights El informe se puede filtrar mediante los siguientes criterios: Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Informe de Seleccione el usuario o grupo de Active Directory. Incluir Formato de informe Especifique el número de resultados hasta un máximo de destinatarios, el valor predeterminado es los 20 primeros. Seleccione el tipo de formato de salida. Los informes se pueden exportar como adjunto en formato PDF o Excel (.xlsx). GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 23

24 El informe generado muestra un gráfico que representa el total de mensajes de correo electrónico enviados y recibidos en el periodo especificado. El área Resumen, que se encuentra en la parte superior del informe, muestra los proveedores de correo web más frecuentes, con un resumen de los mensajes de correo electrónico enviados y recibidos por proveedor. La tabla situada bajo el gráfico contiene la siguiente información: Usuario Total de mensajes de correo electrónico Mensajes de correo electrónico enviados Mensajes de correo electrónico recibidos Promedio/día Porcentaje total Dirección de correo electrónico del usuario. Número total de contactos internos. Número total de mensajes de correo electrónico enviados. Número total de mensajes de correo electrónico recibidos. Promedio de mensajes de correo electrónico enviados y recibidos al día. Porcentaje del total de mensajes de correo electrónico web. El informe Uso de correo web abarca los siguientes proveedores de correo web: Hotmail; Gmail; Yahoo!; Live; AOL; Facebook; Yandex.ru; Seznam.cz; Gawab.com; Gmx.com; Mail.ru; Hushmail.com; Rediff.com Respuesta de correo electrónico El informe Capacidad de respuesta del correo electrónico muestra el tiempo medio que tardan los empleados en responder a los mensajes de correo electrónico. GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 24

25 Captura de pantalla 10: Respuesta de correo electrónico de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (últimos 7 días). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Informe de Seleccione el usuario o grupo de Active Directory. Incluir Clasificar por Especifique el número de resultados hasta un máximo de destinatarios, el valor predeterminado es Todos. Especifique el método de clasificación. Las opciones son: Por nombre (predeterminado) Formato de informe Por capacidad de respuesta Seleccione el tipo de formato de salida. Los informes se pueden exportar como adjunto en formato PDF o Excel (.xlsx). El informe generado contiene un gráfico de barras que representa la capacidad de respuesta, en horas, en el eje x y los usuarios en el eje y. Los datos se ordenan en función de los criterios definidos. La tabla situada bajo el gráfico muestra la siguiente información adicional: Usuario Nombre o dirección de correo electrónico del usuario. GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 25

26 Media de respuestas Media de respuestas internas Media de respuestas externas Capacidad de respuesta media de todos los mensajes de correo electrónico (horas). Tiempo medio de respuesta a los usuarios internos (horas). Tiempo medio de respuesta a los mensajes de correo electrónico externos (horas) Uso del almacenamiento El informe Uso del almacenamiento muestra la cantidad de espacio utilizado por diferentes categorías de archivos adjuntos. Captura de pantalla 11: Uso del almacenamiento de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (este mes). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Informe de Seleccione Todos (predeterminado), usuario o grupo de Active Directory Tipo de elemento Formato de informe Seleccione una las siguientes opciones disponibles: Mensajes de correo electrónico, Archivos o Correos electrónicos y archivos. Seleccione el tipo de formato de salida. Los informes se pueden exportar como adjunto en formato PDF o Excel (.xlsx). GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 26

27 El informe generado consta de columnas que representan diferentes categorías de archivos adjuntos. El eje x del gráfico muestra las diferentes categorías de tamaño, y el eje y el tamaño de los archivos adjuntos. Las categorías de archivos adjuntos que contiene el informe de uso del almacenamiento son: Imágenes, Documentos, Música, Vídeos y Otros La tabla situada bajo el gráfico contiene la siguiente información adicional: Fecha Tamaño total Imágenes Documentos Música Vídeos Otros Fecha de la recepción de correo electrónico. Tamaño total del archivo adjunto. Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Imágenes. Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Documentos. Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Música. Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Vídeos. Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Otros Cuentas inactivas El área Cuentas inactivas le permite generar un informe que muestre las cuentas internas que ya no están activas. GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 27

28 Captura de pantalla 12: Cuentas inactivas de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: Ámbito Formato de informe Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (últimos 30 días). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Seleccione el tipo de formato de salida. Los informes se pueden exportar como adjunto en formato PDF o Excel (.xlsx). Una cuenta inactiva es una cuenta que ha recibido mensajes de correo electrónico pero que no ha enviado ninguno en el intervalo de fechas abarcado. El informe devuelve una lista de cuentas inactivas Palabras inapropiadas El área Palabras inapropiadas le permite generar un informe que identifique el uso de lenguaje inadecuado en los mensajes de correo electrónico. Como palabras inapropiadas se pueden incluir palabras que se consideran sexistas, racistas o malsonantes. GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 28

29 Captura de pantalla 13: Palabras inapropiadas de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: Ámbito Destinatarios Formato de informe Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (hoy). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Seleccione Todos, Sólo internos, Sólo externos Seleccione el tipo de formato de salida. Los informes se pueden exportar como adjunto en formato PDF o Excel (.xlsx). El informe generado muestra los datos en una tabla con la siguiente información: Fecha y hora Remitente Asunto Fecha y hora del correo electrónico Dirección de correo electrónico del remitente Asunto del correo electrónico Spammers internos El informe Spammers internos permite generar una lista que identifica las cuentas de correo electrónico interno de los usuarios que incluyen un gran número de destinatarios en sus mensajes de correo electrónico. Este informe tiene en cuenta los destinatarios de los campos Para, CC o CCO. GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 29

30 Captura de pantalla 14: Spammers internos MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: Ámbito Incluir Formato de informe Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (últimos 30 días). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Especifique la cantidad de cuentas de correo electrónico que incluyen hasta un máximo de 1000 usuarios. Seleccione el tipo de formato de salida. Los informes se pueden exportar como adjunto en formato PDF o Excel (.xlsx). Los datos del informe se muestran en forma de tabla con la siguiente información: Nombre de usuario Promedio de destinatarios Nombre o dirección de correo electrónico del remitente. Promedio de destinatarios que han recibido correo electrónico del remitente durante el periodo de tiempo especificado Fuera de las horas de oficina Este informe se usa para identificar a los usuarios internos que envían mensajes de correo fuera de las horas de oficina. GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 30

31 Captura de pantalla 15: Fuera de las horas de oficina de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: Informe de Incluir Ámbito Formato de informe Permite elegir a quiénes se aplica este informe. Genere un informe sobre todos los empleados (opción predeterminada) o sobre un grupo de Active Directory. Especifique el número de resultados que se muestran, hasta un máximo de El valor predeterminado es 50. Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (Este mes). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Seleccione el tipo de formato de salida. Los informes se pueden exportar como adjunto en formato PDF o Excel (.xlsx). GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 31

32 Horas de oficina Semana laborable Días no laborables Especifique un intervalo de horas en función del horario laborable normal de la organización. Seleccione los días laborables de la organización. Los días marcados se consideran parte del horario de oficina normal. Use el calendario para definir los días no laborables de tanto de fechas pasadas como futuras. Las fechas seleccionadas se muestran en la ventana que aparece. Los días no laborables incluyen los festivos y los días en los que cierre la empresa. IMPORTANTE La configuración sólo se guardará cuando el informe se haya generado correctamente. Si sale de la página antes de que se genere el informe, se perderá la configuración. Si se usa el botón Borrar todo, se borrarán las fechas configuradas en todos los años. En los ejemplos siguientes se describe cómo funcionará el informe cuando se configura en escenarios típicos: Escenario 1: Una organización cuyo horario laborable es de lunes a viernes con la hora de inicio y finalización en el mismo día, por ejemplo, de 9.00 a. m. a 6.00 p. m. El informe abarcará los mensajes de correo electrónico enviados entre las 6.00 p. m. y las 9.00 a. m. de lunes a viernes, y todo el día del sábado y domingo. Escenario 2: Una organización en que se trabaja de lunes a viernes. La horas de inicio y finalización van más allá de medianoche, por ejemplo, de 8.00 p. m. a 5.00 a. m. En este caso, el informe abarcará los mensajes de correo electrónico enviados entre las 5.00 a. m. y las 8.00 p. m. de lunes a viernes y los enviados en sábado y domingo. Los mensajes de correo enviados los sábados entre medianoche y las 5.00 a. m. no se tendrán en cuenta, ya que se considera que se han enviado dentro del horario laborable normal. Escenario 3: Una organización en que se trabaja de lunes a viernes. La horas de inicio y finalización van más allá de medianoche; los miércoles son festivos. GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 32

33 El informe abarcará los mensajes de correo electrónico enviados entre las 5.00 a. m. y las 8.00 p. m. de lunes a viernes, los enviados en sábado y domingo y todos los enviados el miércoles de medianoche a medianoche. Los resultados del informe generado se muestran en un gráfico de barras horizontales. Encima del gráfico aparece un resumen del informe que muestra los tres usuarios que han enviado más mensajes de correo electrónico fuera de las horas de oficina. La tabla situada bajo el gráfico muestra la siguiente información adicional: Correo electrónico Número de correos electrónicos enviados Dirección de correo electrónico del usuario Número de mensajes de correo electrónico enviados fuera de las horas de oficina Detección de pérdida de datos Utilice este informe para detectar mensajes de correo electrónico que puedan contener datos confidenciales. El informe detectará mensajes de correo electrónico tanto enviados como recibidos que contengan: Números de las principales tarjetas de crédito (VISA, Mastercard, American Express, Diner s Club, Discover) Números de la seguridad social de los EE.UU. Documentos e información confidenciales El informe analiza el correo electrónico tanto enviado como recibido en busca de un usuario seleccionado. GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 33

34 Captura de pantalla 16: Informe de detección de pérdida de datos de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (últimos 3 meses). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Informe de Destinatarios Formato de informe Permite elegir a quiénes se aplica este informe. Genere un informe sobre todos los empleados (opción predeterminada) o sobre un grupo o usuario de Active Directory. Destinatarios internos, externos o ambos. La opción predeterminada es ambos. Seleccione el tipo de formato de salida. Los informes se pueden exportar como adjunto en formato PDF o Excel (.xlsx). Los resultados del informe generado se publican en una tabla ordenada por fecha de modo ascendente. Encima de la tabla aparece un resumen del informe que incluye los 3 principales remitentes. La tabla contiene la siguiente información: Fecha Remitente Muestra la fecha y la hora del correo electrónico. Dirección de correo electrónico del remitente. GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 34

35 Asunto Asunto del correo electrónico. Las entradas de la columna Asunto contienen un vínculo que permite mostrar el correo electrónico detectado. Tipo de pérdida El tipo de pérdida puede ser: Tarjeta de crédito, número de la seguridad social, datos confidenciales, información médica, Si se detecta más de un tipo de pérdida, sólo se muestra la primera Búsqueda de trabajo Utilice este informe para identificar a aquellos usuarios internos que intercambien correos electrónicos con sitios de búsqueda de empleo. El informe detecta correos electrónicos enviados y recibidos que contengan currículos. El informe puede identificar correos electrónicos tanto enviados como recibidos por un usuario seleccionado. GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 35

36 Captura de pantalla 17: Informe de búsqueda de trabajo de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: Ámbito Informe de Dominios Formato de informe Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (este mes). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Permite elegir a quiénes se aplica este informe. Genere un informe sobre todos los empleados (opción predeterminada) o sobre un grupo o usuario de Active Directory. La lista de dominios de esta área se agregará a los criterios de búsqueda del informe. Agregue dominios escribiendo la dirección URL en el campo disponible y haciendo clic en. Para quitar un dominio, haga clic en. Borrar todo elimina todas las direcciones URL de la lista. La lista predeterminada de sitios de búsqueda de empleo incluye: Monster.com; Jobster.com; jobcentral.com; hotjobs.yahoo.com; careerbuilder.com; indeed.com; simplyhired.com; jobing.com; reed.co.uk; jobsearch.co.uk; monster.co.uk; totaljobs.com; fish4.co.uk; cityjobs.com. Seleccione el tipo de formato de salida. Los informes se pueden exportar como adjunto en formato PDF o Excel (.xlsx). Los resultados del informe generado se publican en una tabla ordenada por fecha de modo ascendente. Un resumen del informe que aparece encima de la tabla muestra los 3 principales usuarios que hayan intercambiado correos electrónicos con dominios de búsqueda de empleo. GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 36

37 La tabla contiene la siguiente información: Fecha Remitente Asunto Muestra la fecha y la hora del correo electrónico. Dirección de correo electrónico del remitente. Asunto del correo electrónico. Las entradas de la columna Asunto contienen un vínculo que permite mostrar el correo electrónico detectado Búsqueda de frase Busque frases o términos específicos en correos electrónicos archivados utilizando el informe de búsqueda de frase. El informe ejecuta consultas de búsqueda en todos los cuerpos de correos electrónicos y en los archivos adjuntos para detectar aquellos mensajes que contengan términos específicos y muestra los resultados en forma de gráfico circular o de líneas apiladas. El informe detecta frases en correo electrónico tanto enviado como recibido de un usuario o grupo seleccionado. GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 37

38 Captura de pantalla 18: Informe de búsqueda de frase de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: Ámbito Informe de Tipo de gráfico Frases Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (este mes). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Permite elegir a quiénes se aplica este informe. Genere un informe sobre todos los empleados (opción predeterminada) o sobre un grupo o usuario de Active Directory. Elija entre gráfico circular o gráfico de barras apiladas El gráfico circular muestra el porcentaje total de correos electrónicos de los resultados encontrados, mientras que el gráfico de líneas apiladas muestra el número de correos electrónicos enviados por día. Las frases pueden estar formadas por 1 o más palabras. Utilice comillas (") para buscar frases exactas o introduzca palabras sin comillas si desea buscar cualquiera de las palabras introducidas. Existe un límite de 10 frases que garantiza que el informe no consuma recursos excesivos o tarde demasiado en ejecutarse. GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 38

39 Formato de informe Seleccione el tipo de formato de salida. Los informes se pueden exportar como adjunto en formato PDF o Excel (.xlsx). Los resultados del informe generado se publican en una tabla ordenada por fecha de modo ascendente. Encima de la tabla aparece un resumen del informe que indica el número total de correos electrónicos y el total de mensajes que coinciden con una frase. La tabla contiene la siguiente información: Fecha Remitente Asunto Frase Muestra la fecha y la hora de envío del correo electrónico. Dirección de correo electrónico del remitente. Muestra el asunto del correo electrónico. Si tiene permiso para ver el correo electrónico, puede hacer clic en las entradas de la columna Asunto para mostrar el correo electrónico detectado. La frase que se encontró en el correo electrónico Informe de trafico de usuarios El gráfico Tráfico de usuarios proporciona información general sobre el número de mensajes de correo electrónico que se intercambian entre los usuario o grupos seleccionados y sus contactos. También muestra direcciones de correo electrónico únicas del correo enviado o recibido. Captura de pantalla 19: Tráfico de usuarios de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 39

40 Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Informe de Seleccione el usuario o grupo de Active Directory. Formato de informe Seleccione el tipo de formato de salida. Los informes se pueden exportar como adjunto en formato PDF o Excel (.xlsx). El informe generado muestra la comunicación con respecto al usuario o grupo seleccionados. Las direcciones de correo electrónico que se muestran en la tabla muestran las distintas comunicaciones intercambiados entre la dirección de correo electrónico concreta y el usuario o grupo seleccionados. La tabla que hay debajo del gráfico muestra la siguiente información: Dirección de correo electrónico Enviados Recibidos Interna Entrante Saliente Dirección de correo electrónico de contacto. Número total de mensajes de correo electrónico enviados. Número total de mensajes de correo electrónico recibidos. Número total de mensajes de correo electrónico internos enviados y recibidos. Número total de mensajes de correo electrónico entrantes de fuera de la organización. Número total de mensajes de correo electrónico salientes enviados a direcciones de fuera de la organización Informe de temas de correo electrónico Este informe muestra los temas que se encuentran en los mensajes de correo electrónico que se intercambian entre los usuario o grupos seleccionados y sus contactos. También muestra las palabras más comunes que se encuentran en los mensajes de correo electrónico. Este informe usa los índices de búsqueda para identificar los términos más usados. GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 40

41 Captura de pantalla 20: Temas de correo electrónico de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Informe de Seleccione el usuario o grupo de Active Directory. Formato de informe Seleccione el tipo de formato de salida. Los informes se pueden exportar como adjunto en formato PDF o Excel (.xlsx). El informe generado muestra el buzón seleccionado (que pertenece a un usuario o a un grupo) al principio del informe. Un resumen del informe muestra las 5 palabras clave más utilizadas del usuario seleccionado y el número total de mensajes de correo electrónico de cada palabra clave. Un gráfico de barras apiladas muestra las 10 palabras clave más usadas en el eje x, mientras que en el eje y muestra el número de veces que se encuentran dichas palabras. Los datos se desglosan en dos tablas debajo del gráfico como se indica a continuación: TABLA Palabras clave más usadas en la organización Temas de correo electrónico Tabla que muestra las palabras clave y el número total de instancias de cada palabra clave. Una tabla que contiene la fecha, el remitente y el asunto de todos los mensajes de correo electrónico encontrados y la frase que se busca. GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 41

42 La tabla Palabras clave más usadas en la organización muestra información de los almacenes de archivo que abarcan el período de tiempo solicitado parcial o completamente. La tabla Temas de correo electrónico muestra sólo información de los mensajes de correo electrónicos recibidos en el periodo seleccionado Informe de indicadores del rendimiento del correo electrónico El informe Indicadores del rendimiento del correo electrónico clasifica la productividad de los usuarios en función de un conjunto de indicadores de rendimiento predefinidos, comparando las tendencias de uso del correo electrónico del usuario a lo largo de un periodo de tiempo. Los resultados son relevantes cuando el informe se realiza sobre un grupo de personas cuya descripción del trabajo coincide, ya que dichas personas tener tendencias de uso del correo electrónico similares. Los cálculos del rendimiento se basan en los mensajes de correo electrónico enviados y recibidos. Los resultados se muestran de acuerdo con los siguientes indicadores: Sociable Toma la iniciativa Expresivo Organizado Responsable Persona afable, a la que le gusta charlar y realizar actividades con otros. Tiene la capacidad de evaluar y emprender actividades de forma independiente. Persona capaz de transmitir pensamientos o sentimientos de forma eficaz. Enfoque sistemático, le gusta el orden y puede encargarse eficazmente de las tareas que se le asignen. Cumple su obligación de realizar algo como parte de un trabajo o función. Determinados mensajes de correo electrónico se pueden excluir del informe, con el fin de eliminar los irrelevantes, como los boletines o las notificaciones automáticas. GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 42

43 Captura de pantalla 21: Informe Indicadores del rendimiento del correo electrónico de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Seleccione Últimos 6 meses o Últimos 12 meses. Informe de Seleccione el usuario o grupo de Active Directory. Mensajes de correo electrónico excluidos Escriba las direcciones de correo que desea excluir del informe. Por ejemplo, puede excluir los boletines o las notificaciones automáticas del sistema. Por ejemplo, *@newsletters.com. GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 43

44 Ponderación Las ponderaciones representan las categorías de usuario que suelen definir a usuarios con un rol concreto. Por ejemplo, cabe esperar que un comercial envíe más mensajes de correo electrónico de los que recibe, mientras que en el caso de un director contable cabe esperar todo lo contrario. Seleccione una las opciones siguientes: Normal: usuario que envía y recibe una cantidad de mensajes de correo electrónico similar. Remitente frecuente: usuario que, desempeñando su función, cabe esperar que envíe más mensajes de correo electrónico de los que recibe. Formato de informe Destinatario: usuario que suele recibir más mensajes de correo electrónico de los que envía. Seleccione el tipo de formato de salida. Los informes se pueden exportar como adjunto en formato PDF o Excel (.xlsx). El informe generado contiene un gráfico de barras con datos codificados por colores. La información del buzón seleccionado (que pertenece a un usuario o a un grupo) se interpreta en dos etiquetas situadas debajo del gráfico. La tabla consta de la siguiente información: TABLA Factores Estadísticas recopiladas Muestra una valoración para cada indicador de rendimiento por mes (o por usuario si el informe se genera para un grupo). Se muestra el número total de mensajes de correo electrónico por usuario (si el informe se genera para un grupo) o por mes. Dirección de correo electrónico (usuario)/mes Total enviados Total recibidos Total de respuestas enviadas Total de mensajes de correo electrónico dirigidos a varios destinatarios recibidos Total de mensajes de correo electrónico dirigidos a varios destinatarios enviados Archivos adjuntos enviados Archivos adjuntos recibidos Informe de mensajes de correo electrónico grandes El informe de correo electrónico grande identifica los mensajes de correo electrónico cuyo tamaño sea superior al especificado que se intercambian entre los usuario o grupos seleccionados y sus contactos. También muestra las categorías del archivo adjunto (por ejemplo vídeo, imágene4s, música, documentos, etc.). GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 44

45 Captura de pantalla 22: Correos electrónicos grandes de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: Ámbito Informe de Tamaño Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Seleccione el usuario o grupo de Active Directory. Define el tamaño total del correo electrónico, en MB (mensaje y archivos adjuntos). En el informe se muestran todos los mensajes de correo electrónico cuyo tamaño es superior al especificado. El tamaño mínimo es 5 MB y es el configurado de manera predeterminada. El informe generado muestra el buzón del usuario o grupo seleccionado al principio del informe. Un resumen del informe muestra los 5 usuarios principales y el tamaño total de los mensajes de correo electrónico del periodo especificado. Dos gráficos muestran una representación gráfica del tamaño de los mensajes de correo electrónicos enviados de forma porcentual, uno es para los principales usuarios y el otro para las categorías de los archivos adjuntos. Por ejemplo, si el usuario A envía 5 mensajes de correo electrónico de 5 MB cada uno (un total de 25 MB) y el usuario B enviar 4 mensajes de correo electrónico de 10 MB cada uno (un total de 40 MB), el usuario B tendrá un porcentaje superior en el gráfico. Los datos se desglosan en una tabla que se muestra debajo del gráfico como se indica a continuación: GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 45

46 TABLA Fecha Remitente Asunto Número de destinatarios Categoría de archivos adjuntos Tamaño Muestra la fecha y la hora de envío del correo electrónico. Dirección de correo electrónico del remitente. Muestra el asunto del correo electrónico. Si tiene permiso para ver el correo electrónico, puede hacer clic en las entradas de la columna Asunto para mostrar el correo electrónico detectado. Número total de destinatarios que han recibido correo electrónico del remitente durante el periodo de tiempo especificado. Las categorías de los archivos adjuntos (por ejemplo vídeo, imágene4s, música, documentos, etc.). Tamaño total del correo electrónico, incluyendo los archivos adjuntos. 1.7 Cambiar las preferencias de usuario 1. Haga clic en el nombre de usuario que se muestra en la esquina superior derecha de la pantalla. 2. En el cuadro desplegable Opciones de idioma, seleccione el idioma que desea que se muestre. 3. En el área Tamaño máximo de página, configure el número de correos electrónicos que se muestran por página. 4. En el área Formato de fecha/hora de informes de auditoría (sólo está disponible si se inicia sesión como administrador), cambie el formato de fecha/hora para mostrar en los informes de auditoría. 5. En el área Establecer la zona horaria, use la lista desplegable para configurar la zona horaria correcta. La fecha y la hora de los mensajes de correos electrónicos de GFI Archiver se mostrarán según este parámetro. 6. Haga clic en Guardar. GFI Archiver 1 Uso de GFI Archiver 46

47 2 Configuración de acceso del cliente GFI Archiver ofrece integración con distintos clientes y tecnologías de correo electrónico para que los usuarios puedan acceder a sus datos archivados desde lugares remotos, cuando estén en la oficina o durante los desplazamientos. Utilice la página Acceso del cliente para descargar y configurar cualquiera de los siguientes elementos: GFI Archiver Outlook Connector GFI Archiver Archive Assistant File Archive Assistant de GFI Archiver GFI Archiver Touch App para Windows 8/RT Acceso a IMAP Un complemento de Microsoft Outlook que permite a los usuarios ver elementos archivados desde su cliente Microsoft Outlook. Una herramienta que permite a los usuarios archivar de forma manual mensajes de correo electrónico, archivos y elementos de calendario que se encuentren en el programa Microsoft Outlook. Un agente que permite a los usuarios almacenar archivos automáticamente desde una carpeta sincronizada o manualmente desde cualquier ubicación de su equipo. Una aplicación que permite a los usuarios buscar datos archivados directamente desde Windows 8 o Windows RT. Configurar una cuenta IMAP en su cliente de correo electrónico preferido para visualizar elementos archivados en buzones a los que pueda acceder. 2.1 Instalación de Outlook Connector Outlook Connector permite a los usuarios sincronizar sus carpetas de Microsoft Outlook con los datos archivados por GFI Archiver. Outlook Connector se puede descargar desde GFI Archiver: 1. Abra GFI Archiver. 2. Seleccione la pestaña Acceso del cliente. 3. Haga clic en la ficha Outlook Connector. 4. Seleccione uno de los vínculos de las opciones de descarga disponibles para descargar Outlook Connector. Las opciones disponibles son: Outlook Connector (Outlook de 32 bits) Outlook Connector (Outlook de 64 bits) Descargue Outlook Connector para la versión de 32 bits de Microsoft Outlook. Descargue Outlook Connector para la versión de 64 bits de Microsoft Outlook. 5. Haga doble clic en el archivo y siga las indicaciones del asistente para realizar la instalación 6. Para comprobar la instalación, confirme en Microsoft Outlook que se ha creado una carpeta llamada GFI Archiver Buzón de. Para obtener información sobre cómo usar Outlook Connector, consulte el manual del mismo Outlook Connector, que se puede encontrar en: Véase también: GFI Archiver 2 Configuración de acceso del cliente 47

48 Requisitos del sistema del Conector de Outlook Requisitos del sistema de Outlook Connector Software Los equipos en los que se implementa Outlook Connector deben poder conectarse al servidor de GFI Archiver. COMPONENTE Versiones de Microsoft Outlook compatibles: 32 y 64 bits Sistemas operativos compatibles Microsoft Outlook 2003 (incluyendo los Service Pack 1, 2, 3 o 4) Microsoft Outlook 2007 (incluyendo los Service Pack 1 o 2) Microsoft Outlook 2010 Microsoft Outlook 2013 Windows 8/8.1 Windows 7 Windows Vista Windows Server 2003 Windows Server 2008 Windows Server 2012 Otros componentes necesarios Windows Server 2012 R2 Internet Explorer 7 o posterior (sólo modo de compatibilidad de Internet Explorer 9)/Mozilla Firefox/Google Chrome/Safari Puerto 80 HTTP (o puerto 443 predeterminado HTTPS para las conexiones seguras): lo usa Outlook Connector para conectarse con GFI Archiver. Outlook Connector no se puede instalar en Microsoft Exchange Server. Si se usa una herramienta de filtrado web, ésta se debe configurar para permitir todas las solicitudes HTTP entre el servidor de GFI Archiver y Outlook Connector. Asegúrese de que el filtro web no bloquea la dirección IP, el nombre NETBIOS y el nombre DNS del servidor de GFI Archiver. Para obtener más información, consulte: GFI Archiver 2 Configuración de acceso del cliente 48

49 2.1.3 Hardware COMPONENTE Procesador Memoria Almacenamiento físico REQUISITOS Procesador a 1 GHz, o superior. Mínima: 512 MB de RAM Recomendada: 2 GB de RAM La instalación de Outlook Connector requiere 20 MB de espacio en el disco físico. Se necesita más espacio para almacenar los encabezados de los mensajes de correo electrónico y los propios correos electrónicos para el acceso sin conexión Descarga de GFI Archiver Archive Assistant Archive Assistant es un complemento instalado en Microsoft Outlook que permite a los usuarios archivar manualmente mensajes de correo electrónico y elementos de calendario del cliente Microsoft Outlook en GFI Archiver. De forma predeterminada, los elementos archivados en GFI Archiver se organizan en una estructura de carpetas idéntica a la del buzón del usuario en Microsoft Outlook. Archive Assistant se puede descargar desde GFI Archiver. IMPORTANTE Archive Assistant no estará disponible para su descarga si Archivado manual no se ha habilitado en GFI Archiver. Para obtener más información al respecto, póngase en contacto con el administrador del sistema. 1. En el equipo donde desee instalar Archive Assistant, inicie sesión en GFI Archiver mediante la interfaz de usuario web. 2. Vaya a Acceso a cliente > Archive Assistant. 3. Haga clic en Descargar Archive Assistant. 4. Espere a que se complete la descarga. El archivo de instalación debería ejecutarse automáticamente. 5. Siga el asistente para completar la instalación. Archive Assistant se puede instalar en Microsoft Outlook 2003, 2007, 2010 y GFI Archiver 2 Configuración de acceso del cliente 49

50 3 Configuración de Archive Assistant Cuando se instala Archive Assistant, la configuración predeterminada es suficiente para que el complemento funcione. Sin embargo, es posible personalizar distintas opciones de acuerdo con las preferencias del usuario. Para cambiar la configuración predeterminada: 1. Abra Microsoft Outlook. 2. En la cinta de Microsoft Outlook, haga clic en Archive Assistant. 3. En el menú desplegable, haga clic en Configuración. Captura de pantalla 23: Archive Assistant Parámetros de configuración de. 4. Haga clic en la ficha Conexión. 5. En el área Autenticación, especifique uno de los métodos de autenticación o ambos: Autenticación de Windows Archive Assistant utiliza sus credenciales de Windows para conectarse al servidor de GFI Archiver. Este método se utiliza cuando está trabajando en un entorno de intranet y está conectado al mismo dominio de Active Directory que el servidor de GFI Archiver. GFI Archiver 3 Configuración de Archive Assistant 50

51 Autenticación personalizada Seleccione este método de autenticación para conectarse a GFI Archiver desde una ubicación remota situada fuera de la red de su organización. El nombre de usuario y la contraseña incluidas en esta sección se autentican en el servidor de GFI Archiver. IMPORTANTE Cuando la autenticación de formularios se configura en el servidor, Archive Assistant requiere una autenticación personalizada. 6. En el área Dirección del servicio de GFI Archiver, seleccione entre las siguientes opciones: Predeterminado Personalizado Ignorar errores de la directiva SSL Este campo contiene la dirección del servidor si Archive Assistant se instala a través de GPO y el administrador del sistema ha implementado también la dirección del servidor. Si el campo está en blanco, recibirá un error al tratar de archivar mensajes de correo electrónico. Especifique manualmente la dirección en la que está instalado GFI Archiver. Esta opción está habilitada de forma predeterminada. Permite que Archive Assistant se conecte con GFI Archiver, ignorando los errores de la directiva SSL al validar el certificado remoto facilitado por GFI Archiver para la autenticación. Esto permite a los usuarios conectarse al servidor de GFI Archiver mediante SSL aunque el servidor esté utilizando un certificado autofirmado, caducado, retirado, comprometido o que no sea válido por otro motivo. IMPORTANTE La dirección del servicio de GFI Archiver está siempre configurada como Predeterminada, aunque Archive Assistant se instale de forma manual. Si el campo está en blanco, realice las siguientes acciones: 1. Póngase en contacto son el administrador del sistema y solicite la dirección del servidor 2. Haga clic en el botón Personalizado y escriba la dirección facilitada en el campo de dirección. 7. Haga clic en la ficha Almacenamiento manual. En General, configure las siguientes opciones de Operaciones de archivado: Reintentar automáticamente en caso de error recuperable Cerrar automáticamente el cuadro de diálogo al finalizar Cuando está seleccionada, Archive Assistant vuelve a intentar archivar automáticamente el correo electrónico seleccionado si se produce un problema del que se recupera. Seleccione esta opción para cerrar automáticamente el diálogo Progreso del archivado después de archivar el correo electrónico seleccionado. 8. Haga clic en la ficha Opciones de eliminación. 9. Configure las siguientes opciones de los mensajes de correo electrónico y de los elementos de calendario de Microsoft Outlook: GFI Archiver 3 Configuración de Archive Assistant 51

52 No eliminar los mensajes archivados Eliminar permanentemente los mensajes archivados inmediatamente Eliminar permanentemente los mensajes archivados después de N días Ejecutar ahora la directiva de eliminación en los mensajes que ya estén archivados Seleccione esta opción para que ningún correo electrónico ni elemento del calendario sea eliminado tras ser almacenado. Cuando está seleccionada, los mensajes de correo electrónico o elementos de calendario se eliminan en cuanto se archivan. Especifique el número de días que se conservarán las copias locales de los mensajes o elementos de calendario después de que se hayan almacenado (el valor predeterminado es 30 días). Cuando está habilitada, el método de retención seleccionado se aplica a todos los mensajes de correo electrónico o elementos de calendario antiguos que hayan sido archivados, pero aún no eliminados. Si esta opción no está seleccionada, la eliminación de mensajes de correo electrónico/elementos de calendario será efectiva exclusivamente en correos electrónicos archivados a partir de ese día. Esta configuración no afecta a los mensajes de correo electrónico y elementos de calendario almacenados en el almacén de archivo de GFI Archiver y no resulta afectada por las políticas de retención configuradas en GFI Archiver. 10. Haga clic en Aceptar. 3.1 Implementación de File Archive Assistant File Archive Assistant permite a los usuarios archivar archivos, tales como documentos o imágenes. Esto se puede hacer manualmente desde cualquier ubicación en su equipo o automáticamente mediante la colocación de los archivos que necesitan archivar en una carpeta sincronizada con GFI Archiver. File Archive Assistant se puede instalar manualmente o a través de los objetos de directiva de grupo (GPO) de Active Directory. La implementación de File Archive Assistant requiere los siguientes pasos: PASO Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso 5 Descarga de File Archive Assistant Instalar File Archive Assistant en los equipos cliente Configurar File Archive Assistant Configurar roles y permisos para el archivado de archivos en GFI Archiver (este paso lo lleva a cabo el administrador del sistema) Configurar los parámetros predeterminados de File Archive Assistant en GFI Archiver (este paso lo lleva a cabo el administrador del sistema) Descarga de File Archive Assistant File Archive Assistant se puede descargar desde GFI Archiver como archivo ejecutable: GFI Archiver 3 Configuración de Archive Assistant 52

53 1. En el equipo donde desee instalar File Archive Assistant, inicie sesión en GFI Archiver mediante la interfaz de usuario web. 2. Vaya a Acceso del cliente > File Archive Assistant. 3. Seleccione una de las siguientes opciones: Descargar la versión de 32 bits Descargar la versión de 64 bits 4. Seleccione Ejecutar para iniciar el asistente para instalación de inmediato o seleccione Guardar para descargar el archivo de instalación en la ubicación que desee. A continuación, haga doble clic en el archivo descargado para ejecutarlo. 5. Siga el asistente para completar la instalación. Véase también: Configuración de File Archive Assistant Configuración de File Archive Assistant File Archive Assistant se puede instalar manualmente o a través del administrador del sistema mediante Objeto de directiva de grupo (GPO). Para ambos tipos de instalación se tiene que configurar la URL del servidor de GFI Archiver. Esta es la dirección que utiliza File Archive Assistant para conectar con GFI Archiver. Debería poder utilizar File Archive Assistant al iniciar sesión en el equipo. Sin embargo, si la autenticación falla, podrá cambiar la configuración de conexión que permite a File Archive Assistant comunicarse con el servidor de GFI Archiver. Para configurar manualmente File Archive Assistant: 1. En la barra de herramientas de escritorio de Microsoft Windows de su equipo, haga clic con el botón secundario en el icono File Archive Assistant. 2. En la pestaña Conexión, configure las siguientes opciones: Autenticación de Windows Autenticación personalizada Dirección del servidor para GFI Archiver Ignorar errores de la directiva SSL File Archive Assistant utiliza sus credenciales de Windows para conectarse al servidor de GFI Archiver. Este método se utiliza cuando está trabajando en un entorno de intranet y está conectado al mismo dominio de Active Directory que el servidor de GFI Archiver. Seleccione este método de autenticación para conectarse a GFI Archiver desde una ubicación remota situada fuera de la red de su organización. El nombre de usuario y la contraseña incluidas en esta sección se autentican en el servidor de GFI Archiver. Proporcione la dirección del servidor en la que está instalado GFI Archiver. Si File Archive Assistant está instalado mediante GPO, la dirección del servidor se proporcionará automáticamente en el campo Predeterminado. Si el campo de dirección del servidor está en blanco, recibirá un error al tratar de archivar mensajes de correo electrónico. Si está opción está habilitada, File Archive Assistant ignora los errores del certificado de seguridad al intentar conectar con el servidor de GFI Archiver. Esto permite a los usuarios conectarse al servidor de GFI Archiver mediante SSL aunque el servidor esté utilizando un certificado autofirmado, caducado, retirado, comprometido o que no sea válido por otro motivo. GFI Archiver 3 Configuración de Archive Assistant 53

54 Los usuarios pueden seleccionar los métodos de autenticación de Windows y autenticación personalizada, siempre que las credenciales de usuario introducidas en el campo Autenticación personalizada sean del mismo usuario con la sesión iniciada en el equipo. La aplicación intentará utilizar la autenticación de Windows de forma predeterminada, pero si esto falla, intentará utilizar la configuración de Autenticación personalizada. IMPORTANTE Si inicia sesión en Windows e introduce las credenciales de autenticación personalizada para un usuario distinto, se borrará todos el historial de actividades y se deshabilitarán las carpetas sincronizadas. Se tienen que crear carpetas sincronizadas nuevas para el usuario nuevo (se crea una carpeta sincronizada nueva predeterminada si esta función se configura en GFI Archiver). 3. Haga clic en Aplicar. 4. Haga clic en Aceptar Adición de una carpeta de sincronización La sincronización de archivos permite a los usuarios sincronizar archivos entre su equipo y GFI Archiver. Los archivos colocados en las carpetas de sincronización se cargan automáticamente en GFI Archiver. Para agregar carpetas de sincronización, haga clic con el botón secundario en el icono File Archive Assistant de la bandeja del sistema para abrir el cuadro de diálogo de configuración. En la página Configuración de File Archive Assistant: 1. Haga clic en la pestaña Carpetas de sincronización. 2. Haga clic en Agregar para abrir el asistente para carpetas de sincronización. 3. Haga clic en Desplácese para seleccionar la carpeta de destino en el servidor de GFI Archiver. Entre las opciones adicionales se incluyen las siguientes: Agregar buzón Nueva carpeta Esta función permite agregar el buzón de otro usuario como destino para sus elementos archivados. Introduzca un nombre de usuario de Active Directory en el campo Buscar buzón. Una vez seleccionado el nombre, haga clic en Agregar buzón. Para agregar el buzón de otro usuario, deberá tener acceso a ese buzón. Para crear una nueva carpeta de destino en el servidor de GFI Archiver, haga clic en Nueva carpeta. 5. Revise la ruta de la carpeta de destino y haga clic en Siguiente. 6. Desplácese para seleccionar la carpeta de destino en su equipo. Esta carpeta se sincronizará con GFI Archiver y todos los archivos que contenga se archivarán automáticamente en GFI Archiver. 7. Revise la ruta de la carpeta local y haga clic en Siguiente. GFI Archiver 3 Configuración de Archive Assistant 54

55 8. Haga clic en Finalizar. 3.2 Implementación de la App de GFI Archiver para Windows 8/RT GFI Archiver Touch App permite a los usuarios conectar con su almacén desde Windows 8 o Windows RT. Los usuarios pueden examinar el almacén de archivo de GFI Archiver y acceder a los mensajes de correo electrónico, archivos, faxes y SMS archivados. GFI Archiver Touch App se puede descargar desde: Requisitos del sistema Procesadores compatibles Sistemas operativos compatibles Otros x86, x64 y ARM Microsoft Windows 8, 8.1 o RT Conexión HTTP con el servidor de GFI Archiver Configuración de GFI Archiver Touch App Una vez descargado GFI Archiver Touch App, tendrá que configurar los parámetros de conexión que permiten a la app descargar datos del servidor de GFI Archiver. 1. Abra GFI Archiver Touch App. GFI Archiver 3 Configuración de Archive Assistant 55

56 2. Introduzca la siguiente información: Host URL Username/ Address Contraseña Domain Escriba el nombre del servidor donde está instalado GFI Archiver. Introduzca la dirección de GFI Archiver con este formato: Escriba el nombre de usuario que utiliza para acceder a la interfaz de usuario de GFI Archiver o su dirección de correo electrónico. Introduzca la contraseña asociada a su nombre de usuario de GFI Archiver o su dirección de correo electrónico. Introduzca la dirección del dominio de Active Directory en la que está instalado GFI Archiver. GFI Archiver 3 Configuración de Archive Assistant 56